Bài giảng Quản lý học - Chương 6: Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý,

đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực

con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức.

 Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một

cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc.

 Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý

(cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài

chính,…)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

1

CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:

 Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận

 Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết

để thực hiện mục tiêu

 Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công

việc)

 Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân

cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ

 Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

2

Cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có

mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,

có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm

thực hiện các hoạt động của tổ chức.

 Cơ cấu tổ chức:

1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức

2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

3

Ví dụ cơ cấu tổ chức

Giám đốc

T.P

Marketing

Kỹ thuật

Sản xuất

Nhân sự

N/c và dự báo

t/trường

Thiết kế sản

phẩm

Phân

xưởng 1

Tuyển dụng

Đào tạo

Quảng

cáo

Phân

xưởng 2

Kỹ thuật điện

Quản lý

bán hàng

Công cụ dụng

cụ

Kỹ thuật cơ khí

Tiền lương

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

4

Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

 Thuộc tính chuyên môn hóa công việc

 Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ

chức

 Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý

 Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

trong tổ chức

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

5

Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức

 Các công việc được chia nhỏ

 Các hoạt động mang tính chất lặp lại

 Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các

hoạt động, các công việc tương đồng nhau

 Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong

1 đơn vị của cơ cấu tổ chức

 Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

6

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và

quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức

vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn gắn

liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân.

VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền

hạn của nhân viên

VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

7

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

 Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

 Quyền hạn trực tuyến

 Quyền hạn tham mưu

 Quyền hạn chức năng

Chú ý: Mối quan hệ quyền hạn ở các tổ chức khác

nhau là khác nhau

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

8

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản

lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới.

VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

9

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó

họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn

cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm. Nhà quản lý

trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này,

còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng.

VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong

phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám

đốc

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

10

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn chức năng: là quyền hạn được trao cho 1 cá

nhân (hoặc 1 bộ phận) được ra quyết định và kiểm soát

những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.

VD: nhân viên phòng hành chính thực hiện kiểm soát việc

chấp hành giờ giấc đi làm của nhân viên của các phòng

ban khác

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

11

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

Hai xu hướng phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản

lý trong tổ chức:

Tập trung: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó mọi

quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất

của tổ chức.

Phân quyền: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó quyền

ra quyết định được phân tán cho những cấp quản lý thấp

hơn.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

12

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

 Khi xem xét 1 tổ chức A, làm thế nào để biết tổ chức đó có mức

độ phân quyền cao hay thấp?

 Mức độ phân quyền cao khi:

 Một tỷ trọng lớn các quyết định được thực hiện ở cấp quản lý thấp

(cấp trung và cấp cơ sở)

 Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp có vai trò quan

trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn.

 Tính độc lập trong quá trình RQĐ ở cấp quản lý thấp trong tổ chức

(ko fải xin ý kiến cấp trên)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

13

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

 VD phân quyền cao: Trong doanh nghiệp, quản đốc phân

xưởng được quyền RQĐ về:

 PA kỹ thuật thực hiện sản xuất

 Chủng loại vật tư sử dụng

 Máy móc thiết bị sử dụng

 Lựa chọn công nhân….

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

14

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

Tập trung cao

Phân quyền cao

- Nhà quản lý cấp cao bị sa lầy - Sự ko nhất quán trong các

vào các QĐ tác nghiệp, các

công việc mang tính sự vụ

QĐ quản lý, các chính sách

của các bộ phận

- Tính cục bộ trong các QĐ

quản lý của các bộ phận

khác nhau

=> làm giảm chất lượng các QĐ

mang tính chiến lược

- Ko thu hút cấp quản lý thấp - Mất khả năng kiểm soát của cấp

hơn vào quá trình RQĐ trên đối với cấp dưới

=> giảm sự sáng tạo, sự quan VD: Mỗi bộ phận trong tổ chức lại

tâm và ủng hộ của cấp quản lý

thấp hơn đối với các QĐ quản lý

có các QĐ, các chính sách

khác nhau, ko thống nhất

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

15

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

 Ủy quyền: là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một

số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện => chế

độ trách nhiệm kép.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

16

Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả

1) Người được ủy quyền phải là người hiểu biết công việc đó (có

năng lực để làm) và trực tiếp làm việc đó (tránh ủy quyền lại)

2) Việc ủy quyền phải ko làm giảm trách nhiệm của người ủy

quyền. Tức là vẫn phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

17

Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả

3) Gắn chặt quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích trong quá trình thực

hiện ủy quyền đối với cấp dưới

 Quyền hạn để thực hiện trách nhiệm

 Trách nhiệm để ko lạm dụng quyền hạn được giao

 Lợi ích là động lực thúc đẩy cấp dưới t/hiện công việc được ủy quyền

4) Ủy quyền phải là sự tự giác

 Cấp trên tự giác trao quyền cho cấp dưới, chấp nhận những giải

pháp và quyết định của cấp dưới

 Cấp dưới: tự giác, ko cảm thấy bị áp đặt trong quá trình thực hiện.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

18

Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Cơ cấu tổ chức theo bộ phận: bao gồm các bộ phận mang

tính độc lập tương đối, thực hiện những nhiệm vụ nhất

định

=> Việc phân chia tổ chức theo bộ phận cho phép mở rộng

hoạt động của tổ chức (khi quy mô tăng -> số lượng các bộ

phận tăng và nhà quản lý vẫn kiểm soát được mọi hoạt động)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

19

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận

 Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu tổ chức đơn giản)

- Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có 1 cấp

trên và một số cấp dưới.

- Người lãnh đạo trực tiếp điều hành mọi việc và chịu hoàn

toàn trách nhiệm về sự tồn tại của tổ chức.

- Cơ cấu này chỉ phù hợp với các tổ chức nhỏ.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

20

Bài giảng Quản lý học - Chương 6: Chức năng tổ chức - Nguyễn Quang Huy