Bài giảng Quản lý học - Chương 5: Chức năng lập kế hoạch (Planning)

CHƯƠNG 5

CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn

phương thức để thực hiện các mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là việc định ra những công việc dự định làm

trong thời gian nhất định với cách thức, trình tự và thời hạn

tiến hành.

Lập kế hoạch liên quan tới việc phân tích các thông tin quá

khứ, hiện tại và dự báo tương lai của tổ chức và môi trường.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

1

CHƯƠNG 5

CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)

 VD: Lập kế hoạch SX trong tháng của 1 doanh nghiệp

 Đó là việc xác định những công việc phải làm trong

tháng

 Liên quan đến việc phân tích năng lực sản xuất hiện

có, đơn đặt hàng hiện có

 Liên quan đến dự báo khi đặt ra mục tiêu về số lượng,

chất lượng, mẫu mã SP, dự báo về đơn hàng trong

tháng,…

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

2

Vai trò của lập kế hoạch

 Bạn thử hình dung một bộ phận sản xuất gồm 20 công nhân hoạt

động không có kế hoạch?

 Các công việc được tiến hành không khoa học, không có trình tự

 Có những thời điểm công nhân bị quá tải công việc, có thời điểm

công nhân không có việc để làm

 Đang sản xuất phát sinh thiếu vật tư, thiếu vốn

 Khó phối hợp công việc giữa các nhóm công nhân

 Nhà quản lý khó điều hành hoạt động

 Công việc trở lên lộn xộn khi có những biến động (đơn hàng tăng

lên, làm thêm 1 dự án mới, công nhân xin nghỉ ốm,…)

 Khó kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

3

Vai trò của lập kế hoạch

 Vai trò định hướng của lập kế hoạch trong quản lý

thông qua mục tiêu

 Kế hoạch sản xuất tháng/quý/năm => Định hướng cho bộ

phận sản xuất trong từng giai đoạn tháng/quý/năm

 Chiến lược sản xuất => Định hướng trong dài hạn cho bộ

phận sản xuất.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

4

Vai trò của lập kế hoạch

 Vai trò phối hợp các hoạt động, tạo khả năng điều

hành tác nghiệp của nhà quản lý

 Liệt kê các công việc, các hoạt động cần thiết để thực hiện

mục tiêu

 Sắp xếp một cách khoa học các công việc, phân bổ nguồn

lực một cách hợp lý để thực hiện mục tiêu => tránh sự manh

mún, lãng phí, kém hiệu quả

 Là căn cứ cho việc điều hành tác nghiệp (Ai, phải làm gì, thời

gian nào)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

5

Vai trò của lập kế hoạch

 Lập kế hoạch giúp tổ chức đối phó một cách hiệu quả với những

thay đổi trong tổ chức và ngoài môi trường

 Các hoạt động trong tổ chức và đảm bảo tính hướng đích khi thực

hiện các mục tiêu theo kế hoạch

 Có thể điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi từ bên trong và

bên ngoài tổ chức

 VD: Đơn đặt hàng tăng lên: căn cứ trên kế hoạch=> điều chỉnh

nguồn lực thực hiện (Máy móc, thiết bị, nhân công, vốn,..)

 VD: Nhân viên xin nghỉ việc đột xuất=>điều chỉnh tăng ca, tuyển

thêm LĐ thời vụ,…

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

6

Vai trò của lập kế hoạch

 Lập kế hoạch là căn cứ cho hoạt động kiểm tra

 Kiểm tra tiến độ thực hiện

 Kiểm tra nguồn lực thực hiện

 Kiểm tra việc thực hiện của nhân viên

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

7

CHƯƠNG 5

CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)

 Kết quả của việc lập kế hoạch là bản kế hoạch. Bản

kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải

pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một

tổ chức hoặc một hệ thống nhất định

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

8

Câu hỏi thuyết trình nhóm

 Nêu tên 1 tổ chức mà bạn quan tâm?

 Hãy nêu tên 1 kế hoạch mà bạn quan tâm? (kế hoạch của tổ

chức đó hoặc 1 phân hệ, 1 bộ phận của tổ chức đó)

 Hãy xác định những nội dung cốt yếu của kế hoạch đó: các mục

tiêu (cụ thể hoá thông qua chỉ tiêu); cách thức để thực hiện mục

tiêu ( giải pháp cơ bản của mục tiêu)

 Sử dụng quy trình lập KH và một số mô hình phù hợp để phản

ánh hoạt động cần tiến hành nhằm có được KH kể trên. (sử

dụng cách tiếp cận chuẩn tắc: ai làm bằng nguồn lực nào?)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

9

Các bộ phận của bản kế hoạch

 Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý

mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể được

thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, có

thể là những mong muốn của nhà quản lý; cũng có thể là những

sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đặt

ra những thách thức đối với nhà quản lý.

 Mục tiêu có thể là định tính hoặc định lượng (các chỉ tiêu)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

10

Các bộ phận của bản kế hoạch

 Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện

để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

 Nguồn lực: là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để thực

hiện mục tiêu. Bất kì tổ chức nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ

chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các

loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình. Các

nguồn lực gồm:

 Các nguồn lực hữu hình (vật tư, nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị,

các nguồn lực vật chất..)

 Các nguồn lực vô hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ...)

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

11

Mẫu 1 bản kế hoạch tác nghiệp

Trách nhiệm thực Thời gian thực

Nguồn lực cần thiết

Rủi ro

hiện

Cơ

chế

báo

cáo/

Nhiệm

vụ phải

thực hiện

Mục

tiêu/

Trách

nhiệm

chính

Trách

nhiệm

hỗ trợ

Cách

khắc

phục

Chỉ tiêu

(hoạt

động)

Bắt

đầu

Kết

thúc

Rủi

ro

giám

sát

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

12

Ví dụ

về sơ đồ ngang trong lập kế hoạch và kiểm tra

Thời gian (tuần)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

X1

X2

X3

X4

X5

X6

X7

X8

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

13

Hệ thống kế hoạch trong tổ chức

 Theo thời gian:

 Kế hoạch ngắn hạn: <= 1 năm

 Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm

 Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm

 Theo cấp của kế hoạch

 Kế hoạch chiến lược: xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức

 Kế hoạch tác nghiệp: cụ thể hóa KH chiến lược thành các KH tuần,

tháng, quý, năm, KH vật tư, KH nhân công, KH NVL,…

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

14

Theo cấp của kế hoạch

KH chiến lược

KH tác nghiệp

Thời gian

Từ 2-3 năm trở lên

Dưới 1 năm

Phạm vi ảnh hưởng

Phạm vi rộng, thường liên quan đến Phạm vi hẹp, trong 1 mảng

toàn bộ tổ chức

hoạt động hoặc 1 bộ

phận của tổ chức

Mức độ cụ thể

Mối quan hệ

Mục tiêu thường mang tính định tính, Mục tiêu mang tính định lượng,

không cụ thể cụ thể, chi tiết

Liên quan đến mối quan hệ của tổ Chủ yếu liên quan đến mối

chức với bên ngoài

quan hệ giữa các bộ

phận và cá nhân trong tổ

chức

Cấp LKH

HĐQT và nhà quản lý cấp cao

Nhà quản lý cấp trung và cấp

cơ sở

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

15

Theo hình thức thể hiện

 Chiến lược: là tổng thể các quan điểm, tư tưởng, các giải

pháp và công cụ để thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ

chức

 Chính sách: là quan điểm, phương hướng, cách thức

chung để ra quyết định trong phạm vi nào đó của tổ chức.

 VD: Chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực, chính sách tạo động lực

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

16

Theo hình thức thể hiện

 Thủ tục: là hướng dẫn chuỗi hành động theo thời gian. Đó là loại

hình kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều

hành hoạt động.

 Quy tắc: là loại hình kế hoạch giải thích rõ việc được làm –

không được làm.

 Chương trình: là tổng thể các chính sách, các thủ tục, các quy

tắc, các công việc cần thực hiện, các nguồn lực thực hiện theo

không gian và thời gian

 Ngân quỹ

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

17

Cách tiếp cận lập kế hoạch

 Lập kế hoạch từ trên xuống: Nhà quản lý cấp cao lập kế

hoạch trước. Các nhà quản lý cấp dưới lập kế hoạch trên

cơ sở kế hoạch của cấp trên

 Ưu điểm:

 Tính thống nhất trong hệ thống kế hoạch

 Giữ được định hướng và mục tiêu của tổ chức

 Củng cố vai trò của cấp trên đối với cấp dưới

 Nhược điểm:

 KH ko sát với thực tế

 Cấp dưới thụ động, ít sáng tạo

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

18

Cách tiếp cận lập kế hoạch

 Lập kế hoạch từ dưới lên: Nhà quản lý cấp cơ sở lập kế hoạch

trước. Nhà quản lý cấp trên lập kế hoạch trên cơ sở kế hoạch

của cấp dưới gửi lên.

 Ưu điểm:

 KH sát với thực tế => khả thi

 Phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới

 Nhược điểm:

 Không thống nhất trong hệ thống kế hoạch

 Khó giữ được định hướng và mục tiêu chung của tổ chức

 Giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới.

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

19

Quy trình lập kế hoạch

Phân tích

môi trường

Phân tích

mụctiêu

Xây dựng

phươngán

Đánh giá lựa chọn phương

án tối ưu

Kếhoạch

14/04/2014

Th.S Nguyễn Quang Huy

20

Bài giảng Quản lý học - Chương 5: Chức năng lập kế hoạch (Planning) - Nguyễn Quang Huy