Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - Đại học Ngoại thương
10/28/2012
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
- Khoa Quản trị Kinh doanh -
KỸ NĂNG
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Hà Nội, tháng 02/2012
MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN
1
10/28/2012
KHI LÀ SINH VIÊN FTU….
BỐ MẸ NGHĨ
XÃ HỘI NGHĨ
LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ
SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ
2
10/28/2012
VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????
3
10/28/2012
CẤU TRÚC
Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả:
Khái niệm, Phân loại, Vai trò.
Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.
Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
1. Khái niệm:
Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các
công việc được giao
Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác
định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, đơn vị
liên quan tạo ra mối liên hệ ngang
dọc trong nội bộ công việc, tổ chức
5
10/28/2012
1. KHÁI NIỆM:
Tổ chức công viện là một quá trình ấn
định những mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện được
những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện
cũng như với những mục đích.
BÀI TẬP 1:
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu
được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin
soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên
không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên
kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi
người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2
người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính
theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy
4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất
là bao lâu, và đi như thế nào?
6
10/28/2012
2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến
trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.
Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp
sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi
của mội trường bên ngoài.
Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả,
thành tựu của cá nhân, tổ chức.
II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG
VIỆC HIỆU QUẢ
7
10/28/2012
TRÒ CHƠI 1:
TRÒ CHƠI 1:
8
10/28/2012
1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU
Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có
thể tổ chức và quản lý công việc một cách
hiệu quả.
1.1. KHÁI NIỆM
Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá
nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng
thời gian xác định
Mục tiêu : Management by Object (MBO)
9
10/28/2012
1.2. VAI TRÒ
Là phương tiện để đạt được mục đích.
Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập
kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn
lực.
Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt
động.
Quyết định hiệu quả hoạt động của cá
nhân, tổ chức.
1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của
nguyên tắc SMART:
Specific
Time
Mesuarable
Bound
Realistic
Achievable
10
10/28/2012
NGUYÊN TẮC SMART
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
M-Measurable: Đo đếm được
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của
mình
R-Realistic: Thực tế, không viển vông
T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch
ra.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc
SMART thành SMARTER, trong đó, E là
Engagement – liên kết và R là Relevant – thích
đáng
SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU
Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt
động trong tương lai.
EX:
- Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách
chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh,
trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh
đạt 850 điểm TOIEC.
- Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt
bằng được mốc : 900 điểm TOIEC….
11
10/28/2012
MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC
Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm
soát được kết quả.
“Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết
quả…”
EX:
Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay
khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay
trong ngày nhận được
=> Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các
chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.
ACHIEVABLE – VỪA SỨC
Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng
nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể
đạt được.
12
10/28/2012
REALISTICS – THỰC TẾ
Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả
năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp
bạn. (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)
TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN
Mọi công việc đều phải có thời hạn cụ thể để hoàn
thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà
vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
13
10/28/2012
SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC
Engagement – liên kết: Tổ chức phải đảm liên
kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể
khác.
Relevant – thích đáng: Mục tiêu phải thích
đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.
THẢO LUẬN 1:
Chia nhóm: 5-8 bạn/nhóm.
Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi:
“Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn
kinh doanh thứ gì? Tại sao?”
Thời gian chuẩn bị: 20 phút.
Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý
tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải
thích cho lựa chọn của mình.
14
10/28/2012
BÀI TẬP VỀ NHÀ SỐ1
Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay
Mục tiêu
tổng quát
(cho cả
Mục tiêu
của giai
đoạn (5
năm tới)
Mục tiêu
cụ thể
Chỉ số đo
lường hiệu hành động
quả
Kế hoạch
Yêu cầu trợ
giúp
cuộc đời)
15
10/28/2012
THE BEST WAY TO PREDICT THE
FUTURE IS TO CREATE IT
CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
PLAN
ACTION
DO
CHECK
Chu trình PDCA
(DEMING)
16
10/28/2012
2. LẬP KẾ HOẠCH
Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc
cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương
pháp thực hiện
17
10/28/2012
18
10/28/2012
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu +
= Mộng mơ
+ Hành động = Qua ngày
37
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu + Hành động = Kết quả
Mục Hành Sống
+
=
tiêu động đẹp
19
10/28/2012
VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
Tư duy có hệ thống trong quản lý thời
gian
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để
phối hợp với các thành viên nhóm
Sẵn sàng ứng phó đối với những thay
đổi môi trường bên ngoài
Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế
hoạch tiết kiệm 15-20p
QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
Xác định
Mục tiêu
Thu thập
thông tin
Phân tích
Tình hình
Hình thành
Chiến lược
Kiểm tra
Điều chỉnh
Tổ chức
Thực hiện
Lựa chọn
Chiến lược
Lập Kế hoạch
20
Tải về để xem bản đầy đủ
247 trang
24182
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - Đại học Ngoại thương", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ky_nang_to_chuc_cong_viec_va_quan_ly_thoi_gian_dai.pdf
