Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

10/28/2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

- Khoa Quản trị Kinh doanh -

KỸ NĂNG

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Hà Nội, tháng 02/2012

MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN

1

10/28/2012

KHI LÀ SINH VIÊN FTU….

BỐ MẸ NGHĨ

XÃ HỘI NGHĨ

LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ

SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ

2

10/28/2012

VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????

3

10/28/2012

www.themegaller y .com

4

10/28/2012

CẤU TRÚC

 Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả:

Khái niệm, Phân loại, Vai trò.

 Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.

 Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

1. Khái niệm:

Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các

công việc được giao

Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác

định những công việc cần phải làm và

phân công cho các cá nhân, đơn vị

liên quan tạo ra mối liên hệ ngang

dọc trong nội bộ công việc, tổ chức

5

10/28/2012

1. KHÁI NIỆM:

Tổ chức công viện là một quá trình ấn

định những mục tiêu và xác định biện

pháp tốt nhất để thực hiện được

những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện

cũng như với những mục đích.

BÀI TẬP 1:

Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu

được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin

soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên

không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên

kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi

người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2

người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính

theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy

4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất

là bao lâu, và đi như thế nào?

6

10/28/2012

2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến

trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.

 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.

 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp

sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi

của mội trường bên ngoài.

 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả,

thành tựu của cá nhân, tổ chức.

II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG

VIỆC HIỆU QUẢ

7

10/28/2012

TRÒ CHƠI 1:

8

10/28/2012

1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có

thể tổ chức và quản lý công việc một cách

hiệu quả.

1.1. KHÁI NIỆM

 Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá

nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng

thời gian xác định

 Mục tiêu : Management by Object (MBO)

9

10/28/2012

1.2. VAI TRÒ

 Là phương tiện để đạt được mục đích.

 Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập

kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn

lực.

 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt

động.

 Quyết định hiệu quả hoạt động của cá

nhân, tổ chức.

1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:

 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của

nguyên tắc SMART:

Specific

Time

Mesuarable

Bound

Realistic

Achievable

10

10/28/2012

NGUYÊN TẮC SMART

 S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

 M-Measurable: Đo đếm được

 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của

mình

 R-Realistic: Thực tế, không viển vông

 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch

ra.

Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc

SMART thành SMARTER, trong đó, E là

Engagement – liên kết và R là Relevant – thích

đáng

SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU

 Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt

động trong tương lai.

EX:

- Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách

chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh,

trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh

đạt 850 điểm TOIEC.

- Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt

bằng được mốc : 900 điểm TOIEC….

11

10/28/2012

MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

 Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm

soát được kết quả.

 “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết

quả…”

EX:

Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay

khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay

trong ngày nhận được

=> Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các

chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.

ACHIEVABLE – VỪA SỨC

 Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng

nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể

đạt được.

12

10/28/2012

REALISTICS – THỰC TẾ

 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả

năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp

bạn. (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)

TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN

 Mọi công việc đều phải có thời hạn cụ thể để hoàn

thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

 Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà

vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

13

10/28/2012

SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC

 Engagement – liên kết: Tổ chức phải đảm liên

kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể

khác.

 Relevant – thích đáng: Mục tiêu phải thích

đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.

THẢO LUẬN 1:

 Chia nhóm: 5-8 bạn/nhóm.

 Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi:

“Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn

kinh doanh thứ gì? Tại sao?”

 Thời gian chuẩn bị: 20 phút.

Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý

tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải

thích cho lựa chọn của mình.

14

10/28/2012

BÀI TẬP VỀ NHÀ SỐ1

 Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay

Mục tiêu

tổng quát

(cho cả

Mục tiêu

của giai

đoạn (5

năm tới)

Mục tiêu

cụ thể

Chỉ số đo

lường hiệu hành động

quả

Kế hoạch

Yêu cầu trợ

giúp

cuộc đời)

15

10/28/2012

THE BEST WAY TO PREDICT THE

FUTURE IS TO CREATE IT

CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

PLAN

ACTION

DO

CHECK

Chu trình PDCA

(DEMING)

16

10/28/2012

2. LẬP KẾ HOẠCH

 Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc

cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương

pháp thực hiện

17

10/28/2012

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

18

10/28/2012

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

Mục tiêu +

= Mộng mơ

+ Hành động = Qua ngày

37

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

Mục tiêu + Hành động = Kết quả

Mục Hành Sống

+

=

tiêu động đẹp

19

10/28/2012

VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Tư duy có hệ thống trong quản lý thời

gian

 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu

 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để

phối hợp với các thành viên nhóm

 Sẵn sàng ứng phó đối với những thay

đổi môi trường bên ngoài

 Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế

hoạch tiết kiệm 15-20p

QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Xác định

Mục tiêu

Thu thập

thông tin

Phân tích

Tình hình

Hình thành

Chiến lược

Kiểm tra

Điều chỉnh

Tổ chức

Thực hiện

Lựa chọn

Chiến lược

Lập Kế hoạch

20

Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - Đại học Ngoại thương