Bài giảng Xây dựng và quản lý nhóm làm việc

Xây dựng và quản lý nhóm làm

việc

PGS. TS. Trần Văn Bình

1

Hiểu thế nào về nhóm

⚫ Làm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả

mọi phương thức quản lý thành công.

⚫ Quản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức

lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản

lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có kinh

nghiệm.

2

International Executive Master of Business Administration

Tæ chøc nhãm lµm viÖc

Lµ c c k quan tr ng trong i u ki n kinh doanh hi n

nay vì :

⚫ Chñ nghÜa c¸ nh©n

⚫ Chuyªn m«n hẹp

Kh ng c n quan trọng

⚫ QuyÒn lùc ¸p ®Æt

⚫ Sù kång kÒnh nhiÒu tÇng cÊp

Thay b»ng TÝnh tËp thÓ

Sù ®a d¹ng vÒ chuyªn m«n vµ c«ng viÖc

Tù chñ, giao quyÒn

Ph¶n øng nhanh, gän

3

International Executive Master of Business Administration

Lµm viÖc theo nhãm

®iÓm m¹nh

N u nh m t t

⚫ KÕt hîp vµ céng hưëng thÕ m¹nh cña mäi

ngưêi

Đ lµ: 1 + 1 = m t s l n h n 2

⚫ Ph©n c«ng lao ®éng, tiÕt kiÖm thêi gian

⚫ T¹o kh«ng khÝ vui vÎ, kh«ng lÎ loi

⚫ T¹o sù thi ®ua, c¹nh tranh

⚫ Gióp ®ì, chia sÎ kinh nghiÖm vµ häc tËp lÉn

nhau

⚫ …

4

International Executive Master of Business Administration

Lµm viÖc theo nhãm

Khã khăn

 Khã nhÊt trÝ trong nhãm

 Khã ra quyÕt ®Þnh nhanh

 Chia sÎ quyÒn lîi vµ tr¸ch

nhiÖm

 C¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nh

 Khã trao ®æi th«ng tin

 Khã l·nh ®¹o

5

International Executive Master of Business Administration

Định nghĩa nhóm

Có rất nhiều định nghĩa về nhó m tuy nhiên tất cả

đều ngụ ý rằng:

• Có nhiều hơn một người tham gia

• Phải có sự tương tá c lẫn nhau

• Mục đích hay dự định chung

• Cùng nổ lực làm việc tập thể

6

International Executive Master of Business Administration

Khái niệm nhóm làm việc

⚫ Nhãm lµ sù liªn kÕt cña 2 hay nhiÒu c¸ nh©n cã

sù t¸c ®éng qua l¹i vµ phô thuéc lÉn nhau nh»m

tho¶ m·n những nhu cÇu nµo ®ã cña c¸c thµnh

viªn vµ cïng ®¹t tíi những môc tiªu chung.

⚫ Thô ng thường, nhó m làm việc là một tập thể cá c

cá nhâ n có cá c kỹ năng bổ sung cho nhau để

phục vụ cho mục đích chung với trá ch nhiệm tập

thể

7

International Executive Master of Business Administration

Đặc điểm nhóm làm việc

⚫ Nhãm víi những con ngưêi kh¸c nhau t¹o ra

văn ho¸ nhãm

➢ Th i quen lµm vi c vµ sinh ho t

➢ Quan h giữa c c thµnh viªn

➢ NiÒm tin, tiªu chuÈn vµ tiªu th c nh gi

chung

8

International Executive Master of Business Administration

Mục tiêu của hình thành nhóm

Tùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhó m sẽ là:

⚫ Nâ ng cao năng suất sản xuất;

⚫ Nâ ng cao chất lượng sản xuất;

⚫ Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trì nh ra

quyết định nhằm nâ ng cao mức độ thỏa mã n cô ng việc

của họ;

⚫ Xem xé t hệ thống và thực tế làm việc để giảm lã ng phí

thời gian;

⚫ Xâ y dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khá ch hàng để

nắm rõ cá c nhu cầu của thị trường.

9

International Executive Master of Business Administration

Nhóm chính thức và phi chính

thức

Nhó m chí nh thức: do doanh nghiệp thiết lập

và thừa nhận một cá ch điển hì nh, do đó có

những mục tiêu cụ thể nhằm gó p phần tiến tới

những mục tiêu chung của doanh nghiệp

Nhó m phi chí nh thức là cá c nhó m được thiết

lập thô ng qua tương tá c và tiếp xúc giữa

những thành viên trong doanh nghiệp

10

International Executive Master of Business Administration

Các hình thức nhóm

⚫ Nhóm điều hành

⚫ Nhóm đa chức năng

⚫ Nhó m kinh doanh

⚫ Nhóm hỗ trợ chính thức

⚫ Nhóm dự án

⚫ Nhóm tao ra sự thay đổi

⚫ Nhó m «nó ng »

⚫ Nhóm công tác tạm thời

11

International Executive Master of Business Administration

Các hình thức nhóm …

Quản lý các hoạt động hàng ngày của một tổ

Nhóm đa chức năng do một

chức hoặc một bộ phận. Thường xuyên có

những cuộc họp theo chương trình hoặc theo

báo cáo.

trưởng nhóm điều hành. Các

thành viên được chọn theo vai

trò.

• Căn cứ thông tin của các bộ phận cấp dưới.

Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ

chức cuộc họp để giải quyết

Tháo gỡ những trở ngại bằng cách trao đổi

những ý tưởng khác nhau về các nhiệm vụ

cụ thể, chẳng hạn khởi xướng một sản phẩm

mới;

Nhóm làm việc theo đa ngành,

lien phòng ban, được hình thành

ở mọi cấp trong công ty

• Các thành viên của nhóm dung những lĩnh

vực chuyên môn và kỹ năng khác nhau để

giải quyết một vấn đề hay công việc.

Điều hành một bộ phận và tối ưu hóa các kết

quả;

• Phụ thuộc vào Trưởng nhóm – người thường

xuyên có những thay đổi đối với nhóm để

tối ưu hóa cách làm việc và thường chịu sự

giám sát tương đối chặt chẽ.

Một nhóm người chịu trách

nhiệm điều hành lâu dài một dự

án hoặc một bộ phận trong tổ

chức

Mang nặng cách làm việc theo thói quen,

chẳng hạn như văn thư, và hiệu quả của bộ

phận này không thể thiếu đối với thành công

chung của nhóm;

Nhóm này hỗ trợ và cung cấp

các dịch vụ như tài chính, hệ

thống thông tin, hành chính và

bố trí nhân sự

• Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đưa ra

phạm vi nâng cao năng suất theo cách làm

việc nhóm.

12

International Executive Master of Business Administration

Các hình thức nhóm …

Một nhóm gồm những người

được chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết và kỹ

luật làm việc nghiêm;

• Phụ thuộc vào hiểu biết, sự gần gũi giữa các

thành viên và cách thức tổ chức làm việc

được tuyển chọn và làm việc với

nhau trong thời gian của dự án,

ví dụ dự án xây dựng một

xưởng sản xuất mới

Nhóm gồm các chuyên gia có

nhiệm vụ tạo ra sự thay đổi. Giá

trị công việc phụ thuộc vào khả

năng của tập thể nhóm. Đôi khi

công việc này không phụ thuộc

vào sour trường của nhóm.

căn bản các kết quả thong qua ứng dụng các

phương pháp mới;

• Lãnh đạo bởi những người tin tưởng vào sự

thay đổi và cống hiến nhiều cho tổ chức.

Là bộ phận độc lập với các bộ

phận khác và thường xuyên làm

việc ở các địa điểm xa công ty

nhập thị trường mới hoặc tạo ra chương

trình sản phẩm mới;

• Gồm những người đạt được thành tích cao,

độc lập, linh hoạt, nghiên cứu nhiều tình

huống và đạt kết quả nhanh chóng.

Là bộ phận được thành lập trong

thời gian ngắn để nghiên cứu

hoặc giải quyết một vấn đề hoặc

công việc cụ thể và báo cáo kết

quả cho ban quản lý

thao gỡ những vướng mắc trong sản xuất,

hoặc tham gia những nhiệm vụ tương tự,

thường làm việc dưới áp lực cao;

• Sử dụng quy trình không chính thức và đưa

ra các khả năng lựa chọn.

13

International Executive Master of Business Administration

Thành lập nhóm

⚫ Nhóm được thành lập xuất phát từ yêu cầu

của DN, tổ chức, cộng đồng.

⚫ Nhóm có thể theo mô hình Nhóm chính thức

hoặc Nhóm phi chính thức.

⚫ Nhóm gồm có trưởng nhóm và các thành

viên của nhóm.

⚫ Nhóm phải có mục đích rõ ràng và có đủ các

nguồn lực để đạt được mục đích đó

14

International Executive Master of Business Administration

Thành phần của nhóm

Thành phần của nhó m có thể là:

⚫ Những người bạn;

⚫ Những đồng nghiệp;

⚫ Những người hoàn toàn xa lạ;

⚫ Thậm chí là những « đối thủ »

15

International Executive Master of Business Administration

Phẩm chất cần có của trưởng

nhó m

Khả năng truyền thông

Tầm nhìn

Sự tự tin

Kỹ năng phân công

Khả năng quan sát

Tập trung vào kết quả

Khả năng hội nhập

Khả năng làm việc

Tính chu đáo

Lòng can đảm

theo nhóm

16

International Executive Master of Business Administration

Trách nhiệm của trưởng nhóm

Trá ch nhiệm của trưởng nhó m gồm:

⚫ Trá ch nhiệm đối với cô ng việc

⚫ Trá ch nhiệm đối với cá nhâ n

⚫ Trá ch nhiệm đối với Nhó m

17

International Executive Master of Business Administration

Trách nhiệm đối với công việc

⚫ Lã nh đạo nhó m đạt được mục tiêu

cô ng việc là trá ch nhiệm chí nh của

người lã nh đạo nhó m

18

International Executive Master of Business Administration

Trách nhiệm đối với cá nhân

⚫ Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong

nhó m;

⚫ Phân công công việc phù hợp;

⚫ Giải thích vai trò của từng cá nhân đối với

công việc chung của nhóm;

⚫ Đánh giá thực hiện công việc của từng cá

nhâ n;

⚫ Bảo vệ cá nhân khi cần thiết

19

International Executive Master of Business Administration

Trách nhiệm đối với Nhóm

⚫ Đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp

trên;

⚫ Đại diện cho cấp trên trước nhóm;

⚫ Phối hợp giữa nhóm với các bộ phận khác

hoặc nhóm khác.

20

International Executive Master of Business Administration

Bài giảng Xây dựng và quản lý nhóm làm việc - Trần Văn Bình