Giáo trình mô đun Tổ chức hội họp khuyến nông

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: TỔ CHỨC HỘI HỌP KHUYẾN NÔNG

NGÀNH/NGHỀ: KHUYẾN NÔNG LÂM

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Lào Cai, năm 2017

1

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép

dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu

lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình “Tổ chức hội họp khuyến nông” là giáo trình dùng cho chương trình

đào tạo hệ Cao đẳng. Nội dung cuốn giáo trình cung cấp cho học sinh một số kiến thức

cơ bản về các bước lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội

thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi.

Giáo trình “Tổ chức hội họp khuyến nông” giúp cho người học có khả năng thực

hiện hoạt động xây dựng các tổ chức hội họp nhằm giúp người học xây dựng và tổ chức

thực hiện trong hoạt động khuyến nông.

Bố cục của giáo trình gồm có:

Bài 1: Tổ chức họp

Bài 2: Tổ chức tham quan

Bài 3: Tổ chức hội thảo đầu bờ

Bài 4: Tổ chức trình diễn

Bài 5: Tổ chức hội thi

Trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã tham khảo nhiều giáo trình, tài liệu tham

khảo của các tác giả có chuyên môn sâu về những lĩnh vực có liên quan. Tuy có nhiều cố

gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu xót, rất mong muốn nhận được những ý kiến

tham gia, đóng góp để hoàn thiện giáo trình.

Xin chân thành cảm ơn!

Lào Cai, ngày tháng năm 2017

Tham gia biên soạn

1. Nguyễn Thị Lan Anh

2. Dương Thị Thảo Chinh

3

MỤC LỤC

Contents

BÀI 1: TỔ CHỨC HỌP ..................................................................................................................6

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT ...............................................................................................6

1.1. Mục đích, mục tiê u ...................................................................................................................6

1.2. Các bước tổ chức cuộc họp .......................................................................................................7

1.3. Chuẩn bị họp .............................................................................................................................8

1.4. Tổ chức cuộc họp .....................................................................................................................9

Phần 2: HƯỚNG DẪN THỰC HÀN H .........................................................................................14

BÀI 2: TỔ CHỨC THAM QUAN ................................................................................................16

P hần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .............................................................................................16

2.1. Khái niệm ...............................................................................................................................16

2.2. Xác định mục đích chuyến thăm quan ...................................................................................16

2.3. Nguyên tắc ...............................................................................................................................16

2.4. Lợi ích của đi tham quan học tập ............................................................................................16

2.5. Một số lời khuyên cho tổ chức tham quan .............................................................................17

2.6. Chuẩn bị chuyến tham quan ...................................................................................................18

2.7. Tổ chức chuyến tham quan .....................................................................................................19

2.8. T hảo luận, đánh giá, báo cáo kết quả chuyến thăm quan .......................................................20

Phần 2. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH .........................................................................................21

BÀI 3. TỔ CHỨC HỘI THẢO ĐẦU BỜ .....................................................................................22

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .............................................................................................22

3.1. Khái niệm, mục đích hội thảo đầu bờ .....................................................................................22

3.2. N guyên tắc ..............................................................................................................................22

3.3. Ưu điểm và nhược điểm của hội thảo đầu bờ .........................................................................22

3.4. Các bước thực hiện tổ chức hội thảo đầu bờ ..........................................................................23

Phần 2. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH .........................................................................................26

BÀI 4. TỔ CHỨC TRÌNH DIỄ N ..................................................................................................27

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .............................................................................................27

4.1. Trình diễn phương pháp .........................................................................................................27

4.2. Trình diễn kết quả ...................................................................................................................29

Phần 2. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH .........................................................................................37

BÀI 5. TỔ CHỨC HỘI THI ..........................................................................................................41

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT .............................................................................................41

5.1. Khái niệm và mục đích hội thi ...............................................................................................41

5.2. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp hội thi .................................................................41

5.3. Trường hợp áp dụng phương pháp hội thi ..............................................................................42

5.4. Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch hội th i ...........................................................................42

5.5. Chuẩn bị ..................................................................................................................................43

5.6. Tổ chức hội thi ........................................................................................................................44

Phần 2. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH .........................................................................................45

TÀI LIỆU THAM KHẢ O .............................................................................................................46

4

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN 1

Tên mô đun: Tổ chức hội họp khuyến nông

Mã mô đun: MĐ21

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun

- Vị trí: Học sau các môn học cơ sở

- Tính chất: Là môn đun chuyên ngành

- Ý nghĩa và vai trò mô đun: Môn học này có thể được sử dụng độc lập trong đào

tạo ngắn hạn theo nhu cầu của người học.

Mục tiêu của mô đun

- Về kiến thức:

Trình bày được các bước lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp, tổ chức thăm quan, tổ

chức hội thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi.

- Về kỹ năng:

Lập được kế hoạch và tổ chức được cuộc họp, tổ chức thăm quan, tổ chức hội

thảo đầu bờ, tổ chức trình diễn kết quả, tổ chức trình diễn, tổ chức hội thi.

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Có năng lực tư duy sáng tạo, khám phá tìm tòi;

+ Có khả năng trau dồi phát triển năng lực đánh giá và tự đánh giá;

+ Phát triển được kỹ năng sử dụng và khai thác, xử lý tài liệu của ngành học có hiệu

quả.

+ Có tinh thần học hỏi, chia sẻ, học tập kinh nghiệm, sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau

trong cộng đồng.

5

BÀI 1: TỔ CHỨC HỌP

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT

1.1. Mục đích, mục tiêu

1.1.1. Xác định mục đích

Cuộc họp là nơi để Khuyến nông lâm truyền đạt cho nông dân các chính sách của

nhà nước về phát triển nông thôn, những cách làm ăn mới, những biện pháp kỹ thuật mới

... Đồng thời, nông dân cũng có thể thảo luận công khai những vấn đề của họ hoặc đưa ra

những đề xuất mới, những quyết định mới.

1.1.2. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ cuộc họp

Một cuộc họp có thể được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu nhất định. Để

xác định được cụ thể mục tiêu của hoạt động cuộc họp, cần trả lời câu hỏi: Cuộc họp

được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa

của việc giải quyết những vấn đề đó cụ thể ra sao?

Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng và cần được diễn đạt chính xác, ngắn gọn trong

một câu. Xác định mục tiêu cuộc họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhà quản lý cần tìm

hiểu mức độ chịu trách nhiệm của bản thân với những vấn đề sẽ đem ra họp.

Khi xác định mục tiêu cuộc họp, cần xác định những nội dung cần kết luận thống

nhất ý chí của những người dự họp, thậm chí cần nghiên cứu phương án, xây dựng dự

thảo, định hướng trước kết luận của cuộc họp.

Các vấn đề, lý do triệu tập cuộc họp:

- Xác định lý do triệu tập cuộc họp là việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức

cuộc họp; trên cơ sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề thông qua

cuộc họp trong mối quan hệ với những phương thức khác về tính mục đích, điều kiện

triển khai và kết quả hướng tới.

Để xác định lý do tổ chức cuộc họp, cần trả lời hai câu hỏi cơ bản sau:

+ Có nhất thiết phải triệu tập cuộc họp hay không?

+ Còn có cách nào khác hiệu quả hơn để xử lý được vấn đề đó?

Mời nông dân đến họp là một trong những phương pháp khuyến nông theo nhóm

phổ biến nhất hiện nay. Có những loại họp như sau:

6

Hình 1.1: Họp thôn

* Họp thông báo: là cuộc họp phổ biến cho họ một chỉ thị hoặc một thông tin mới

nào đó cần cho họ và thu thập ý kiến của dân đối với vấn đề thông báo.

* Họp lập kế hoạch: là cuộc họp thảo luận về một vấn đề cụ thể nào đó để đưa ra

các giải pháp và quyết định những công việc cần làm tiếp theo.

* Họp nhóm có chung lợi ích/ nhóm sở thích: là cuộc họp của những nhóm có

chung lợi ích (nhóm làm vườn, làm cà phê, làm ruộng, nhóm thả cá ...) để truyền đạt và

thảo luận những chủ đề riêng của nhóm.

* Họp chung cộng đồng: Là cuộc họp toàn thể cộng đồng để nghe phổ biến và thảo

luận những vấn đề chung. Thỉnh thoảng, khuyến nông cần tổ chức những cuộc họp như

vậy để các nhóm lợi ích khác không cảm thấy hoạt động của họ tách biệt với cộng đồng.

Trong mọi trường hợp, chỉ nên mời họp khi nhận thấy cuộc họp thật sự cần thiết và có tác

dụng. Nếu làm cho nông dân cảm thấy bị mất thời gian cho một cuộc họp vô nghĩa, họ sẽ

từ chối đến dự những cuộc họp tiếp theo và điều đó sẽ gây khó khăn cho công việc

khuyến nông. Khi đã quyết định mời họp phải chuẩn bị một cách chu đáo về mục đích,

nội dung, chương trình làm việc để đảm bảo cho cuộc họp thành công. Nếu cần, phải xin

ý kiến lãnh đạo địa phương hoặc trưởng nhóm sở thích để nhất trí về mục đích và nội

dung cuộc họp. Có thể viết trước mục đích và những nội dung chính của cuộc họp lên

một tờ giấy khổ lớn, sau đó xác định những nội dung nào là quan trọng nhất, cuộc họp

phải giải quyết những vấn đề gì .. để căn cứ vào đó mà điều hành cuộc họp.

1.2. Các bước tổ chức cuộc họp

Mục tiêu, kết quả mong

Bước 1

Chuẩn

bị

Xây d

ựng chương trình

Các câu hỏi yêu cầu hoàn

nội dung:

Chuẩn bị

Hoàn thiện

Lựa chọn phương

Phòng họp

Thời gian và địa điểm

Chuẩn

bị

phương tiện,

phụ trợ

7

Mời đại biểu

Công cụ hỗ trợ

Bước 2

- Khai mạc, giới thiệu đại biểu

- Thông qua nội dung

Tổ chức

họp

- Thông qua biên bản trước

- Trình bày nội dung các chủ đề

- Thảo luận

- Tóm tắt nghị quyết, kế hoạch hành động

- Kết thúc

1.3. Chuẩn bị họp

1.3.1. Chuẩn bị phương tiện, vật chất

Điều kiện cơ sở vật chất có quyết định rất lớn đến chất lượng cuộc họp, hội nghị.

Đối với mỗi loại cuộc họp, hội nghị khác nhau có những yêu cầu về cơ sở vật chất khác

nhau. Những nơi tổ chức cuộc họp, hội nghị phải đảm bảo các yêu cầu cần thiết về vị trí,

chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo các tiêu chuẩn về tiếng ồn, không khí, phòng

tránh cháy nổ...

Bố trí nơi họp, quét dọn sạch sẽ, sắp xếp lại bàn ghế. Chuẩn bị trước những thứ

cần thiết như giấy, bút, bảng, phấn và các phương tiện nghe nhìn khác.

Chuẩn bị đầy đủ nước uống cho mọi thành viên dự họ.

1.3.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Đối với những cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình cuộc

họp thường đơn giản.

Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì công việc

chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội dung chi tiết, cụ thể, phân công

nhiệm vụ rõ ràng cho từng người với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ.

Chương trình cuộc họp tạo nên cấu trúc cơ bản của cuộc họp. Khi các mục tiêu,

nội dung cơ bản của cuộc họp đã được xác định cần xây dựng chương trình cuộc họp theo

các yêu cầu sau:

+ Cấu trúc cuộc họp rõ ràng, có thứ tự ưu tiên và ưu tiên thời gian cho các vấn đề

chính. Nếu trong nội dung cuộc họp có những phần công việc độc lập hoặc tương đối độc

lập với nhau có thể chia cuộc họp ra các phần riêng biệt.

Chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung chính:

- Thứ tự tiến hành các nội dung công việc.

- Tên và nội dung công việc.

- Người chịu trách nhiệm về từng công việc.

8

- Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc (dự kiến tới phút).

- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các tài liệu, văn kiện cho hội nghị.

+ Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên bản, người ghi biên bản có thể là thư ký

đương nhiên đối với những cuộc họp của cơ quan, tổ chức do bộ phận thư ký, tổng hợp

chịu trách nhiệm theo quy định của cơ quan, tổ chức cuộc họp hoặc do cuộc họp hoặc

người có thẩm quyền giao tại cuộc họp.

+ Người thư ký này phải được dự kiến trước.

+ Thư ký cuộc họp phải là người có năng lực chuyên môn nhất định, phù hợp với

nội dung cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp có tính chuyên môn cao.

+ Thư ký phải được bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng.

+ Cần chuẩn bị đầy đủ giấy, bút và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho thư ký

cuộc họp làm việc.

1.4. Tổ chức cuộc họp

1.4.1. Chào hỏi, khai mạc, giới thiệu đại biểu

Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, Chủ tọa đọc diễn văn hoặc lời khai mạc cuộc họp.

Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu được mục đích chính, những mục tiêu mà cuộc họp

hướng tới, các nội dung cụ thể cuộc họp sẽ tiến hành.

Lời hát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề một cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi họp

bắt đầu thuận lợi. Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc trong cuộc họp và duy trì tính

phát triển liên tục, logic của cuộc họp.

Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt để người nghe

hình thành ấn tượng về người nói.

Cần xuất hiện trước đại biểu một cách tự tin và tỏ ra hào hứng với buổi làm việc.

Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong thái của chủ tọa được kết hợp một cách tổng hợp với nhau

để tạo mối quan hệ thân thiện ngay từ đầu cuộc họp.

1.4.2. Thông qua nội dung họp

Để điều hành cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả với tư cách là người

chủ trì, điều hành cuộc họp cần phải có những kỹ năng cơ bản sau:

Sau nghi thức mở đầu cuộc họp,

Chủ tọa đọc diễn văn hoặc lời khai mạc

cuộc họp. Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích,

nêu được mục đích chính, những mục tiêu

mà cuộc họp hướng tới, các nội dung cụ thể

cuộc họp sẽ tiến hành.

Lời phát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn

đề một cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi

họp bắt đầu thuận lợi. Chủ tọa cần nói rõ

9

Hình 1.2: Thông qua chương trình họp thôn

cách thức làm việc trong cuộc họp và duy

trì tính phát triển liên tục, logic của cuộc

họp.

Về soạn thảo diễn văn, lời phát biểu khai mạc cần chú ý: diễn văn là loại văn viết

nhưng dùng để nói (đọc thành lời) nhưng cử tọa lại nghe. Thực chất, diễn văn là lời kêu

gọi cử tọa chuyển trạng thái, chú ý lắng nghe, tích cực đóng góp ủng hộ, là lời kêu gọi

hành động. Vì vậy diễn văn cần đảm bảo tính khuôn mẫu, trang trọng. Song bên cạnh đó

lại cần có tính cụ thể, cá biệt, có tính đặc thù cho từng cuộc họp, từng loại thành phần cử

tọa, từng thời điểm khác nhau.

Chủ tọa cần hết sức tránh tình trạng đọc văn bản đã in sẵn (thường là các bản báo

cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu. Người Chủ tọa chỉ nêu lại ý chính của văn bản và

gợi ý sâu vào các vấn đề cần thảo luận, tránh gây lãng phí thời gian và ức chế cho người

dự. Với những vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi mà đại biểu dự họp không được

nghiên cứu chuẩn bị ý kiến trước thì cuộc họp thường bị kéo dài và khó thành công.

Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội

dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề

còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày

toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.

Khi tiến hành bài thuyết trình trong cuộc họp cần chú ý tạo mối quan hệ, ấn tượng

ban đầu. Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt để người nghe

hình thành ấn tượng về người nói. Cần xuất hiện trước đại biểu một cách tự tin và tỏ ra

hào hứng với buổi làm việc. Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong thái của chủ tọa được kết hợp

một cách tổng hợp với nhau để tạo mối quan hệ thân thiện ngay từ đầu cuộc họp

Sau khi đã tạo được bầu không khí tiếp xúc xong, chuyển sang triển khai nội dung.

Hình thức triển khai được quyết định bởi kế hoạch nội dung đã chuẩn bị từ trước.

Nghe và ghi chép các vấn đề (câu hỏi) mà các thành viên khác nêu ra một cách

tích cực. Lắng nghe người khác ngay trong cuộc họp là để hiểu đối tượng, để thể hiện sự

tôn trọng đối với đối tượng. Lắng nghe các bên để tác động đến hành vi hoạt động của họ

một cách hiệu quả nhất.

+ Để không nghe nhầm, Chủ tọa nên tạo thói quen ghi lại trên giấy. Vừa ghi nhớ

vừa hỏi lại những từ có nhiều nghĩa như từ đồng âm khác nghĩa, danh từ riêng, hay

những thông tin quan trọng như: con số, ngày giờ... Phải ghi lại những thông tin cơ bản

như chủ đề thảo luận, thời gian, tên người, số liệu, nội dung đã trao đổi giữa các bên ...

+ Đừng tỏ thái độ ủng hộ hay phản đối ngay khi chưa phân tích vấn đề thấu đáo.

Tiếp nhận thông tin từ người khác một cách công bằng và mang tính xây dựng.

+ Khi trả lời các câu hỏi cần lựa chọn cách trả lời cụ thể, rõ ràng và thận trọng,

lựa chọn từ ngữ đơn giản, dễ hiểu.

+ Trong quá trình thảo luận, tránh để rơi vào độc thoại giữa hai người. Thay đổi

không khí bằng những câu hỏi đơn giản như: “Mời các ông/ bà/ đồng chí khác...”.

10

+ Tránh trường hợp làm cho người nghe không hiểu điều mà Chủ tọa trình bày.

Đừng để rơi vào tình huống bị động. Cần kết thúc phần phát biểu của mình bằng những

lời lẽ và cử chỉ thân thiện; tạo cơ hội để mọi người tiếp tục trao đổi, thảo luận những nội

dung chưa thống nhất.

Đối với những vấn đề quan trọng, phức tạp thì rất cần chú trọng tới các lập luận,

các căn cứ viện dẫn, các dẫn chứng từ thực tiễn, các câu nói, kể cả ca dao, tục ngữ, châm

ngôn thích hợp nhằm thuyết phục các đại biểu, đối tượng khác.

Vũ khí quan trọng của những nhà quản lý giỏi là kỹ năng đặt câu hỏi. Bởi vì chính

những câu hỏi là lý do dẫn dắt và khiến câu chuyện tiếp diễn, đồng thời thu hút đối tượng

tham gia vào cuộc trò truyện và chia sẻ thông tin với mình. Và đó cũng là cách mà nhà

quản lý tìm kiếm thông tin, đặc biệt là những thông tin mà họ còn chưa biết. Việc đặt câu

hỏi đúng mang lại những lợi ích sau:

+ Tập trung được suy nghĩ của người khác.

+ Tạo được quan điểm chung.

+ Xây dựng và củng cố được mối quan hệ tốt.

+ Xoa dịu được những mâu thuẫn trong các cuộc tranh luận.

+ Thể hiện sự chân thành, quan tâm đến người khác.

+ Thể hiện sự thu hút cả tập thể.

+ Truyền tải được sự tinh tế và nhạy bén của mình.

+ Khơi dậy những suy nghĩ và nhận được tư vấn của người khác.

Để có thể đặt được câu hỏi hiệu quả cần rèn luyện những kỹ năng sau:

+ Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần

hỏi, nếu còn thời gian mới đến các câu nên hỏi, chú ý các câu nên hỏi là những câu mang

tính chất tìm hiểu thêm. Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: nếu, ai, tại sao, cái

gì, khi nào, cách nào… Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp Chủ tọa hết câu hỏi

thì đưa ra câu: “Còn cách nào tốt hơn không?”.

+ Hãy bắt đầu từ việc không định kiến trước câu hỏi, không dùng những câu hỏi

áp đặt như: “Tôi muốn...”, “Tôi thấy rằng...”, mà hãy dùng những cụm từ có mức độ nhẹ

như: “Theo ý kiến tôi thì...”, “Theo cảm nhận của tôi thì...”,... Bản thân Chủ tọa cũng

phải tập thói quen kiên trì lắng nghe vì khi người khác trả lời câu hỏi họ cũng xem xét

thái độ người nghe đối với câu trả lời của họ như thế nào.

+ Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề

là một câu hỏi.

Tình huống xích mích lẫn nhau trong cuộc họp: Để xử lý tình huống này, người

điều hành cần: giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút sự chú ý của những người dự

họp và lập lại trật tự một cách dứt khoát và nhẹ nhàng nhất có thể; sau đó cần nhấn mạnh

lại tầm quan trọng của hoạt động cuộc họp đang diễn ra, nhấn mạnh sự hợp tác cần thiết

11

để đạt được mục tiêu của hoạt động này, đồng thời khuyến khích sự tham gia của tất cả

những người có mặt vì sự thành công chung.

Tình huống thời gian cuộc họp bị kéo dài: Nếu tình huống này xảy ra, cần thiết có

một cuộc họp bổ sung được tổ chức vào một thời điểm gần nhất có thể để tránh tình trạng

vội vàng đưa ra những kết luận áp đặt, duy ý chí mà hậu quả tiêu cực là hầu như có thể

dự đoán được một cách chắc chắn. Trong trường hợp này, những việc cụ thể mà người

điều hành cần làm là: nhắc lại mục đích của hoạt động cuộc họp; tóm tắt những quan

điểm khác biệt đã được phát biểu; nhấn mạnh đến thời hạn và sự khẩn trương cần thiết để

có được những giải pháp xử lý vấn đề; phân công những công việc cụ thể cho cuộc họp

bổ sung sau đó; xác định rõ những yêu cầu đối với cuộc họp bổ sung này; xác định thời

điểm cho cuộc họp đó.

Tình huống cuộc họp trầm lắng. Để xử lý tại chỗ tình huống này, người điều hành

cần tự mình tỏ ra hăng hái hơn, chủ động đưa ra những vấn đề tranh luận, có thể khuyến

khích sự tham gia bằng cách trao quyền luân phiên giữ vai trò điều hành những nội dung

cụ thể của hoạt động cuộc họp cho những đối tượng khác nhau.

Nếu tình trạng cuộc họp trầm lắng có nguyên nhân từ khâu tổ chức hoạt động này

thì cần xem xét lại những nội dung sau:

+ Mục đích cuộc họp có thực sự cần thiết?

+ Kế hoạch cuộc họp có thực sự được xây dựng tốt? Chương trình nghị sự có thực

sự hợp lý?

+ Công tác chuẩn bị và cung cấp thông tin cho các đối tượng tham gia cuộc họp có

được chu đáo, đầy đủ và kịp thời hay không?

+ Việc bố trí phòng họp và các trang thiết bị có ảnh hưởng tiêu cực đến bầu không

khí cuộc họp? .v.v. Nếu tình trạng trầm lắng trong hoạt động cuộc họp vẫn tiếp tục diễn

ra và chứng tỏ đây là một nét văn hóa của tổ chức thì việc xử lý tình trạng này không còn

là nhiệm vụ tức thời của người điều hành mà trở thành vấn đề cần giải quyết trong quá

trình xây dựng văn hóa tổ chức.

Tình huống bất bình với người điều hành. Để xử lý tình huống không mong muốn

này, người điều hành hoạt động cuộc họp cần luôn ghi nhớ: tránh mọi sự đối đầu trong

quá trình điều hành cuộc họp; chú ý lắng nghe những ý kiến chống đối với thái độ bình

tĩnh, tự tin; tránh những bình luận tức thời có thể dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng;

thể hiện rằng mình đã hiểu vấn đề được đề cập; cố gắng tìm ra mối liên hệ giữa vấn đề

căng thẳng được đặt ra với chủ đề chính của hoạt động cuộc họp đang được tổ chức, từ

đó khéo léo đưa câu chuyện trở về với nội dung chương trình đã định.

1.4.3. Thảo luận

Khi cần tạo những ý tưởng chung, hãy cân nhắc tới việc sử dụng thủ thuật để

khuyến khích người họp tham gia phát biểu ý kiến để họ nghĩ ra càng nhiều giải pháp, đề

xuất và ý tưởng càng tốt.

12

Để khuyến khích mọi người thảo

luận, phát biểu ý kiến, người chủ trì,

điều hành cần chú ý:

- Nêu rõ những điểm cần thảo

luận hoặc phát biểu ý kiến.

- Mời mọi người cho ý kiến.

Trên thực tế, trong một số trường hợp

cần chỉ định trực tiếp một người am

hiểu nhất về vấn đề phát biểu ý kiến

trước để phá vỡ sự e ngại, tạo không

khí chung.

Hình 1.3: Lấy ý kiến người dân

- Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong

trường hợp bản thân chủ trì, điều hành cho rằng ý kiến của họ là hợp lý nhưng chưa đủ

thông tin để ra quyết định. Đừng vội đưa ra ý kiến mang tính áp đặt.

- Kiểm soát những người hay cắt ngang và những người hay áp đảo trong cuộc

họp; tạo cơ hội cho những người ít nói cùng tham gia ý kiến.

- Khi mọi người phát biểu ý kiến, hãy viết lại tất cả những ý kiến đó. Cần có thái

độ tích cực và động viên về những vấn đề mọi người phát biểu. Không nên ngắt quãng,

đừng chỉ trích, đánh giá những gợi ý cho tới khi tất cả mọi người đã phát biểu và bản thân

đã sẵn sàng đánh giá danh sách những ý tưởng đó và quyết định các bước tiếp theo cần

thực hiện.

1.4.4. Kết luận

Kết thúc cuộc họp nên thực hiện những công việc sau:

- Tóm tắt một thông điệp

+ Thông điệp gửi đến người nghe phải khớp với mục tiêu ban đầu đặt ra.

+ Thông điệp phải chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

+ Không dông dài, không dùng những câu nói gây ức chế cho người nghe.

- Gợi mở những nội dung cần tiếp tục quan tâm Cần khái quát những nội dung,

thông điệp đã được trình bày trong cuộc họp trên cơ sở đó nêu ra cho người nghe những

nội dung, thông điệp cần tiếp tục quan tâm trong thời gian tới, hoặc trong tương lai.

- Tạo dựng ý kiến, quan điểm Kết thúc cuộc họp cần:

+ Đưa ra một nhận xét, đánh giá.

+ Đưa ra một luận điểm, quan điểm.

+ Tuyên truyền, cổ vũ, kêu gọi. Một lời kết thúc lịch sự cũng tạo ấn tượng tốt cho

người nghe. Khi thực hiện xong bài nói, dù rằng cuộc họp đó thành công hay không thì

người trình bày cũng phải cảm ơn người nghe trước khi ra về và hứa hẹn sẽ liên lạc lại

với họ khi họ có nhu cầu. Cần biết kết thúc đúng lúc.

13

Tóm lại, cùng với các kết quả đạt được từng phần trong quá trình điều hành cuộc

họp, khi kết luận và kết thúc cuộc họp, người điều hành cuộc họp cần khẳng định các nội

dung:

+ Các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội dung và cả các biện pháp, phân

công thực hiện (nếu có) của các nội dung đã thống nhất. Các vấn đề chưa được nhất trí,

nếu chưa được nhất trí thì các lý do chính là gì, gồm các nội dung cụ thể gì, phương án

giải quyết tiếp theo.

+ Thông qua biên bản cuộc họp.

+ Thông qua Nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có).

+ Đánh giá và kết thúc cuộc họp. Cuối cùng có thể có diễn văn bế mạc.

+ Lưu ý các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự họp.

Khi kết thúc cuộc họp như lịch trình, người chủ trì cuộc họp cần tổng kết những kết quả

đạt được trong cuộc họp, cần liệt kê tất cả những quyết định đã được đưa ra.

Vào cuối buổi họp, nên xác định và liệt kê danh sách “Những bước tiếp theo”.

Hãy áp dụng câu hỏi ai, cái gì, ở đâu và khi nào cho từng nhiệm vụ.

Tổng kết cuộc họp với ý kiến kết quả nhất trí về cách giám sát những bước tiếp

theo. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy

đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Phần 2: HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

PHIẾU HƯỚNG DẪN THẢO LUẬN NHÓM

CÔNG VIỆC: Xây dựng cuộc họp thôn (bản) tại địa phương

1/B1/MĐ1

Bước Nội dung

Yêu cầu kỹ thuật

Dụng cụ,

Ghi chú

công

trang thiết bị

việc

1

Chuẩn bị

họp

- Chia thánh 4 nhóm và mỗi nhóm Nhà văn hóa,

xây dựng cuộc họp thôn (bản) với loa đài, bàn

nội dung khác nhau

ghế, giấy mời,

tài liệu in ấn ...

- Phân vai cho từng thành viên

trong nhóm

- Chuẩn bị phương tiện, vật chất

Đảm bảo để tiến hành cuộc họp

- Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Yêu cầu xác định được mục tiêu,

mục đích cuộc họp; nội dung cuộ

họp, giấy mời đại biểu; ...

14

2

3

Tổ chức

- Tổ chức cuộc họp diễn ra đúng Nhà văn hóa,

cuộc họp

theo kế hoạch.

nước uống...

- Phân công người chịu trách

nhiệm từng nhiệm vụ cụ thế

- Thảo luận, ghi chép, lấy ý kiến

theo đúng trình tự

Kết luận

- Thông qua được biên bản của

Kéo, bao tải,

cuộc họp

thúng

- Lấy ý kiến đồng thuận của tất cả

mọi người trong cuộc họp

- Đưa ra kết luận cuối cùng trong

cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể,

thể hiện được đầy đủ tính chất,

nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Tổ chức hội họp cần xác định mục tiêu gì?

2. Trình bày các bước lập kế hoạch cuộc họp

3. Để tổ chức cuộc họp cần chuản bị những gì?

4. Trình bày nộ dung tổ chức cuộc họp?

15

BÀI 2: TỔ CHỨC THAM QUAN

Phần 1: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT

2.1. Khái niệm

Tham quan là phương pháp khuyến nông trong đó nông dân được tổ chức đi đến nơi

đang diễn ra một côn việc nào đó nằm trong chủ đề của khuyến nông để rút kinh nghiệm

và đi đến hành động cụ thể. Tham quan theo ngôn ngữ Hán – Việt có nghĩa là “Tham

gia” vào một chuyến đi ở một nơi cụ thể và “Quan sát” những gì thấy được. Đây là

phương pháp khuyến nông tạo điều kiện để nông dân học tập theo phương châm “trăm

nghe không bằng một thấy” và “đi một ngày đàng học một sàng khôn” để họ trao đổi và

học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.

2.2. Xác định mục đích chuyến thăm quan

Nông dân thường rất muốn đi thăm các cơ sở

khác để tìm hiểu xem người dân ở những nơi đó

làm ăn ra sao, họ trồng cây gì, nuôi những con gì,

họ gặp những khó khăn gì, sinh kế ra sao,... Đi tham

quan còn giúp nông dân so sánh cách làm ăn của

mình với người khác và trao đổi kinh nghiệm với

nhau. Do vậy, điều quan trọng là nơi được chọn đến

tham quan phải có những điều kiện canh tác tương

tự với địa phương của người đi tham quan.

2.3. Nguyên tắc

- Chọn nơi đến thăm quan có những điều kiện

canh tác tương tự với địa phương người đi thăm quan

- Phải chuẩn bị chu đáo để đảm bảo an toàn và hiệu quả của chuyến đi

2.4. Lợi ích của đi tham quan học tập

- Nâng cao động cơ học tập: Tham

quan tạo điều kiện thuận lợi cho học tập

nhờ một môi trường mới rộng và thoáng

hơn lớp học, một không khí học tập khác

hẳn,...

- Gắn lý thuyết với thực hành như:

tham quan mang lại cho học viên một cái

nhìn khách quan hơn. Đây là một dịp tốt

để họ đối chiếu lý thuyết với thực tiễn

nhằm tìm ra sợi dây liên kết chúng với

Hình 2.1: Tham quan và học tập mô hình

nhau.

16

- Cải thiện khả năng phân tích và tổng hợp : tham quan giúp học viên tiếp thu một

cách thức tiếp cận và một phương pháp phân tích tổng thể. Đừng quên rằng rất nhiều ý

tưởng, phát minh và khám phá mới được nảy sinh ngoài trời chứ không phải ở trong

phòng học hay phòng thí nghiệm.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi: tham quan học tập là phương pháp học qua

trao đổi hiệu quả nhất. Mọi người được tự do trao đổi và đi sâu vào những chủ đề mà

mình đặc biệt quan tâm. Như vậy học viên sẽ có trách nhiệm hơn đối với việc học của

bản thân.

- Gây dựng các mối quan hệ: tham quan cũng nhằm thiết lập mối quan hệ giữa

những người dân tham gia mô hình với kỹ thuật viên và cán bộ nghiên cứu với mục đích

tăng cường đối thoại. Các mối quan hệ đó sẽ tạo thuận lợi cho sự phối hợp giữa các bên

khi xây dựng những mô hình áp dụng sau này.

- Tạo thuận lợi cho công tác phổ biến: tham quan khuyến khích học viên và cả cộng

đồng mạnh dạn áp dụng một công nghệ mới, một mô hình mới.

- Nâng cao giá trị những người tham gia mô hình như: tham quan góp phần khẳng

định năng lực của những người thực hiện mô hình.

2.5. Một số lời khuyên cho tổ chức tham quan

- Kế hoạch tham quan học tập phải kỹ lưỡng và chi tiết hơn kế hoạch lập cho các

hoạt động tập huấn khác.

- Thông thường phụ nữ không thích xa nhà lâu ngày vì vậy cần chú ý tiêu chí này

trong việc lựa chọn thành viên tham gia và địa điểm sẽ đến tham quan.

- Quy mô của đoàn tham quan phải hợp lí (thông thường từ 15-20 người).

- Hiểu biết về phong tục, tập quán và văn hoá ứng xử của dân địa phương sẽ rất có

ích. Bạn đã có đủ những kiến thức đó chưa?

- Cần nắm vững các quy định về việc lấy các mẫu vật ở thực địa, đây là điều rất

quan trọng.

- Sức khoẻ và sự an toàn cho cả đoàn là những vấn đề quan trọng nhất mà tập huấn

viên phải quan tâm. Vì vậy bạn nên thận trọng khi chọn phương tiện, thức ăn, nước uống

dọc đường.

- Nếu trong đoàn tham quan có một người có khiếu (kể chuyện, hát), hãy đề nghị

người đó khấy động chuyến tham quan khi cần.

- Kiểm tra lại xem bạn đã dự trù đủ kinh phí chưa (đề phòng trường hợp ngoài dự

kiến).

- Hạn chế số lượng các điểm tham quan ở mức cho phép. Thà thăm ít nơi mà tiếp

thu được còn hơn là dự định quá nhiều điểm trong một chuyến đi để cuối cùng phải thúc

ép mọi người nhanh chân lên để chạy kịp với chương trình thời gian. Không nên làm cho

bà con bị mệt mỏi.

17

- Khuyến khích nông dân chủ nhà dẫn dắt chuyến tham quan và làm tất cả các công

việc giới thiệu và trả lời các câu hỏi. Cỏn bộ hướng dẫn đúng vai trũ là người thúc đẩy.

- Chuẩn bị chu đáo các công việc thuộc về hậu cần cho tham quan như: thức ăn, đồ

uống và nơi nghỉ ngơi cho các thành viên đi tham quan.

- Nếu có thể thì nên kết hợp tới thăm quan một hay vài địa điểm du lịch hoặc danh

lam thắng cảnh gần nơi học tập để tăng thêm tính hấp dẫn và phong phú của chuyến tham

quan.

- Đánh giá kết quả chuyến đi tham quan và viết báo cáo tóm tắt các sự kiện trong

chuyến đi và những kết luận đạt được.

2.6. Chuẩn bị chuyến tham quan

2.6.1. Lập kế hoạch tham quan

Để chuyên tham quan được thực hiện thành công và hiệu quả thì cán bộ khuyến

nông cần lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Thời gian, địa điểm tham quan

- Phương tiện thực hiện

- Thành phần tham quan

- Trang thiết bị cần thiết

- Công tác hậu cần

- Kinh phí thực hiện: do ngân sách hay đóng góp.

- Tổ chức thực hiện: Phân công người thực hiện, thời gian hoàn thành.

2.6.2. Thời điểm tiến hành

Thông thường đi tham quan học tập là hoạt động kết thúc một khoá tập huấn. Tuy

nhiên những kết quả thu được từ một cuộc tham quan đôi khi có thể được sử dụng như

một nền tảng quan trọng trong xây dựng nội dung một khoá tập huấn sau này (trải

nghiệm của học viên). Các kết quả của tiến bộ được thử nghiệm (xem tổ chức mô hình)

cần phải rõ ràng (mô hình có thành công hay không).

2.6.3. Chuẩn bị

* Vai trò của tập huấn viên

- Xác định mục tiêu học tập của chuyến tham quan quan: Tại sao phải đi tham

quan? Sau khi đi tham quan học viên có thể làm được những gì?

- Lựa chọn mô hình và địa điểm tham quan quan: Mô hình nào là thích hợp nhất?

Mô hình ấy nằm ở đâu? Đặc điểm của vùng đó như thế nào?

- Gặp gỡ những người sẽ tiếp đón đoàn

+ Thông tin về mục đích, mục tiêu và nội dung của chuyến tham quan nhằm giúp họ

hình dung ra được các công việc mà chúng ta sẽ thực hiện trong thời gian tham quan đồng

thời huy động sử chuẩn bị và ủng hộ của họ.

18

+ Thống nhất phương thức tổ chức và điều hành, bao gồm cách chia nhóm như thế

nào? có hội ý theo nhóm vào cuối buổi hay không, nhóm trưởng là ai? đi thăm địa điểm

nào, thời gian nào kết thúc công việc đó, cách thức làm,…

+ Tìm hiểu đặc điểm tính cách của họ (nói nhiều hay ít nói, cởi mở hay kín đáo,...).

Trên thực tế, ấn tượng ban đầu bao giờ cũng rất quan trọng và việc tận dụng tối đa cảm

tình và sự nhiệt huyết của những người đón tiếp đoàn sẽ đóng góp không nhỏ vào thành

công chung của đợt tham quan.

- Tìm hiểu địa điểm tham quan để đánh giá tính khả thi của chuyến đi và dự kiến

những yếu tố cần thiết: Tìm hiểu và nghiên cứu đặc điểm địa lý, cơ sở hạ tầng và dịch vụ

(mạng lưới điện và đường giao thông, cung cấp nước, nơi ăn nghỉ, trạm y tế,...). Những

địa chỉ và số điện thoại nào có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp? Có thể đi đến nơi

đó bằng những phương tiện gì? Mỗi lần đi cần bao nhiêu thời gian? Đặc điểm văn hoá -

xã hội của vùng đó (phong tục, tập quán, những điều kiêng kịp,…) như thế nào?

- Chuẩn bị và thống nhất với học viên

+ Trình bày mục đích, mục tiêu và nội dung chuyến tham quan;

+ Ngày, giờ, phương tiện di chuyển và địa điểm xuất phát;

+ Phương thức và kế hoạch hoạt động (làm việc theo nhóm? Tập trung cả lớp?

Nhóm trưởng? Thời gian thảo luận? Vai trò trách nhiệm của từng cá nhân? Phương pháp

và thời gian báo cáo kết quả tham quan? Nơi trình bày kết quả tham quan?...);

+ Phân chia trách nhiệm trong chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị (máy ảnh, camera,

băng đài ghi âm, dao, kéo, kìm, búa,...);

+ Những nguyên tắc cơ bản (cách ăn mặc, cách cư xử, yêu cầu về an toàn,...)

+ Hậu cần (đặt vé và phòng trọ, đặt ăn, thông báo với lái xe,…).

* Vai trò của học viên

- Học viên có thể ghép theo nhóm cùng sở thích để thảo luận và thống nhất những

khía cạnh cần tìm hiểu khi tham quan và trong quá trình thảo luận. Sau đó trình bày

nhanh để kiểm tra xem tất cả đã được dự kiến đầy đủ chưa.

- Công tác chuẩn bị này là bước hướng các nhóm tới những chủ đề sẽ được đề cập

khi đi tham quan. Như vậy học viên sẽ tích cực hơn và tiếp thu được nhiều điều hơn

trong quá trình tham quan.

- Trong bước này, cần phải thảo luận trước về 4 câu hỏi sau:

+ Tại sao chúng ta đi tham quan?

+ Chúng ta sẽ tham quan những gì?

+ Chúng ta sẽ gặp những ai?

+ Chúng ta sẽ đặt những câu hỏi nào?

2.7. Tổ chức chuyến tham quan

2.7.1. Vai trò của huấn luyện viên và học viên

a. Vai trò của tập huấn viên

19

- Đại diện đoàn tham quan quan: chịu trách nhiệm giới thiệu những người tham gia,

nói lời cảm ơn,...

- Điều khiển cuộc tham quan quan: nhắc lại mục đích, mục tiêu, nội dung chính của

cuộc tham quan.

- Quản lí và giám sát các hoạt động của đoàn sao cho chuyến tham quan thực sự bổ

ích và lý thú đối với học viên.

- Lắng nghe ý kiến phản hồi để có sự điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo tham quan

đạt hiệu quả cao nhất.

- Ghi chép: ghi lại đầy đủ các vấn đề đã được đề cập, những điểm đã rõ cũng như

điểm còn cần giải thích thêm.

- Tổ chức tổng kết: tổ chức báo cáo và tổng kết nhanh cuối buổi tham quan.

b. Vai trò của học viên

Trong khi tham quan, học viên huy động tất cả các giác quan để làm việc, quan sát

và thiết lập một cuộc đối thoại thực sự giữa mình và những người đón tiếp. Ghi chép

thông tin để có thể làm báo cáo hoàn chỉnh.

2.7.2. Thực hiện chuyến thăm quan

Tập trung tại nơi xuất phát: phổ biến lịch trình của chuyến đi, phong tục tập quán

của nơi đến và những nội dung đến thăm quan trao đổi kinh nghiệm.

Gặp mặt chủ hộ nơi đến thăm quan và khuyens nông viên giới thiệu các thành viên

trong đoàn với chủ hộ

Nghe chủ hộ giới thiệu tóm tắt về kinh nghiệm cách làm kinh tế của gia đình

Cùng chủ hộ đi thăm quan tại hiện trường: vườn, ao, chuồng trại, vừa quan sát, vừa

trao đổi với chủ hộ để làm rõ những thông tin

Kết thúc chuyến thăm quan, cảm ơn chủ hộ và gia đình

2.8. Thảo luận, đánh giá, báo cáo kết quả chuyến thăm quan

- Liệt kê những ý kiến nhận xét về chuyến tham quan quan: chuyến đi có hay, bất

ngờ và dễ chịu không? Các cuộc thảo luận có mang lại nhiều điều bổ ích không? Các ý

kiến có trái ngược nhau không?

- Đề xuất cải thiện những điểm còn chưa hợp lý, hoàn thiện để có thể tổ chức và

phát huy hiệu quả của lần tham quan học tập sau được cao hơn.

- Giải đáp thắc mắc của những người tham gia xung quanh nội dung đợt tham quan;

- Lập kế hoạch tiếp theo sau khi kết thúc tham quan.

- Chuẩn bị báo cáo kết quả: Cần xác định và quán triệt cho những người tham gia

biết về phương tiện, thời gian, phương pháp và phương thức tiến hành.

- Điều hành buổi báo cáo kết quả: xác định rõ những điều đã quan sát được, các

nhận xét và kết luận quan trọng, tạo thuận lợi cho việc trao đổi giữa các thành viên trong

một nhóm và giữa các nhóm với nhau. Đa dạng hoá các hình thức trình bày. Sử dụng

nhiều phương pháp làm việc và hình thức diễn đat khác nhau giúp duy trì được sự tập

trung, chú ý.

20

Giáo trình mô đun Tổ chức hội họp khuyến nông - Ngành/nghề: Khuyến nông lâm