Giáo trình Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán - Nghề: Kế toán doanh nghiệp
CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÀNG HẢI I
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: KỸ NĂNG LÀM
VIỆC NHÓM TRONG KẾ TOÁN
NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành theo quyết định số: QĐ/ ngày……tháng……năm……của……………………)
Hải Phòng, năm 2018
1
LỜI GIỚI THIỆU
Ngày nay, làm việc nhóm trở thành một vấn đề của khoa học, các nhóm nhỏ
trở thành đối tượng nghiên cứu khoa học. Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp và lớn
hơn nữa là nhiều quốc gia đã thực sự quan tâm và thúc đẩy việc đào tạo kỹ năng
làm việc nhóm. Ở Nhật Bản, các em học sinh nhỏ tuổi đã sớm được định hướng và
rèn luyện tinh thần hợp tác, tương hỗ với những người khác. Còn người Mỹ thì
khẳng định rằng để có một cường quốc Mỹ như ngày nay là vì mỗi công dân đều
biết làm việc theo nhóm và hướng tới một mục tiêu chung. Vì vậy, vấn đề làm việc
theo nhóm không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của từng cá nhân hay những
nhóm khác nhau trong xã hội mà còn quan trọng đối với cả một quốc gia và rộng
hơn nữa là toàn thế giới. Đặc biệt đối với tất cả các bạn sinh viên, rèn luyện kỹ
năng làm việc nhóm hiệu quả giúp họ tối đa hóa cơ hội việc làm cho bản thân và
tối ưu hóa những công việc mà họ tham gia.
Tài liệu giảng dạy Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán cung cấp cho sinh
viên những kiến thức và kinh nghiệm làm việc theo nhóm, tạo nền tảng cho việc
tham gia tích cực và hiệu quả vào các nhóm khác nhau, từ nhóm gia đình đến xã
hội, từ nhóm học tập đến vui chơi giải trí, từ nhóm lao động đến sáng tạo, …
Tài liệu giảng dạy Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán bao gồm các nội
dung chính sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm
Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm
Tài liệu giảng dạy Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán được sử dụng làm
tài liệu học tập chính cho sinh viên khối ngành kinh tế, đặc biệt là cho sinh viên
ngành Kế toán tại trường Cao đẳng Hàng Hải I.
Tác giả khi vọng cuốn sách sẽ trở thành tài liệu học tập, nghiên cứu hiệu quả
bởi sự cô đọng kiến thức cơ bản và hệ thống các câu hỏi, bài tập tình huống có tính
ứng dụng trong thực tiễn.
Trong quá trình biên soạn, tác giả đã cố gắng trình bày các nội dung một
cách súc tích, dễ hiểu nhưng vì kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên không
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của các đồng nghiệp và những người quan tâm để cuốn sách được hoàn thiện
hơn trong lần tái xuất bản sau.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày 20 tháng 01 năm 2018
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: ThS. Mai Thị Len
3
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU........................................................................................... 3
MỤC LỤC...................................................................................................... 4
DANH MỤC BẢNG...................................................................................... 7
DANH MỤC HÌNH ....................................................................................... 8
1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 11
1.2. Lợi ích của làm việc nhóm ...................................................................... 16
2. Quy mô và phân loại nhóm .......................................................................... 17
2.2. Phân loại nhóm.......................................................................................... 18
4. Vai trò của các thành viên trong nhóm ........................................................ 21
5. Đặc điểm tâm lý nhóm ................................................................................. 22
5.1. Hiện tượng lây lan tâm lý......................................................................... 23
5.2. Dư luận tập thể .......................................................................................... 24
5.3. Áp lực nhóm.............................................................................................. 24
6. Ứng dụng...................................................................................................... 25
6.1. Câu hỏi ôn tập lý thuyết ............................................................................ 25
6.2. Bài tập trắc nghiệm ................................................................................... 26
6.3. Bài tập tình huống ..................................................................................... 27
6.3.1. Bài tập tình huống mẫu .......................................................................... 27
6.3.2. Bài tập tình huống thực hành ................................................................. 30
1.1. Xây dựng mục tiêu................................................................................... 33
4
2.2. Nguyên tắc làm việc nhóm ...................................................................... 40
4. Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm................................................................ 49
4.1. Quan niệm mới về xung đột .................................................................... 49
4.2. Nguồn gốc của xung đột.......................................................................... 50
5. Tăng cường động lực làm việc..................................................................... 55
6. Ứng dụng...................................................................................................... 60
6.1. Câu hỏi ôn tập lý thuyết........................................................................... 60
6.2. Bài tập tình huống.................................................................................... 60
6.2.1. Bài tập tình huống mẫu......................................................................... 60
6.2.2. Bài tập tình huống thực hành ............................................................... 61
1. Những vấn đề chung về lãnh đạo................................................................. 63
1.1. Khái niệm.................................................................................................. 63
1.2. Vai trò của người lãnh đạo........................................................................ 64
2.1. Kỹ năng lập kế hoạch............................................................................... 66
5
2.1.1. Các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch...................................................... 67
2.1.2. Mô hình bản kế hoạch............................................................................ 68
2.2. Kỹ năng tổ chức công việc ...................................................................... 69
2.2.2. Kiểm tra, đánh giá.................................................................................. 70
3. Ứng dụng...................................................................................................... 74
3.1. Câu hỏi ôn tập lý thuyết........................................................................... 74
3.2. Bài tập tình huống.................................................................................... 74
3.2.1. Bài tập tình huống mẫu......................................................................... 74
3.2.2. Bài tập tình huống thực hành ............................................................... 78
6
DANH MỤC BẢNG
TT
Tên bảng
Trang
1 Bảng 1.1. Trích bảng đánh giá mục tiêu phát triển năng lực
nhân viên của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Việt Nam
ACB năm 2014
27
2 Bảng 2.1. Bảng nguyên tắc ngầm
37
63
64
64
3 Bảng 3.1. Mô hình một bản kế hoạch quý/tháng/tuần
4 Bảng 3.2. Mô hình một bản kế hoạch năm
5 Bảng 3.3. Kế hoạch ngày thứ 7 của một doanh nhân
6 Bảng 3.4. Bảng tổng hợp phẩm chất, kỹ năng có thể học hoặc
rèn luyện được
74
7
DANH MỤC HÌNH
TT
1
Tên hình
Trang
Hình 1.1. Biểu tượng nhóm
12
2
Hình 1.2. Mô hình Tuckman về các giai đoạn phát triển của
nhóm
18
3
4
5
6
7
8
8
9
Hình 2.1. Nguyên tắc SMART
34
38
41
48
52
56
57
66
69
Hình 2.2. Năm nơi làm việc tốt nhất
Hình 2.3. Quá trình giao tiếp
Hình 2.4. Xung đột
Hình 2.5. Các biện pháp giải quyết xung đột
Hình 2.6. Quá trình hình thành động lực
Hình 2.7. Tháp phân cấp nhu cầu của A. Maslow
Hình 3.1. Mô hình lập kế hoạch 5W1H
10 Hình 3.2. Quy trình tuyển dụng của Công ty Hoàng Long
8
TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
Tên môn học: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRONG KẾ TOÁN
Mã môn học: MH 6340302.38
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:
- Vị trí:
Môn học Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán thuộc nhóm các môn học tự
chọn được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học chung, các môn cơ sở
và một số môn chuyên môn. Môn học có vị trí quan trọng trong khoa học kinh tế
quản lý nói chung và khoa học kế toán nói riêng.
- Tính chất:
Môn học Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán cung cấp những kỹ năng cơ
bản, nền tảng giúp đạt hiệu quả giao tiếp trong môi trường làm việc nhóm công sở
nói chung và môi trường làm việc nhóm kế toán nói riêng.
- Ý nghĩa và vai trò của môn học:
+ Trang bị kiến thức cho người học về kỹ năng làm việc nhóm
+ Tạo kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức:
Trình bày được vai trò quan trọng của làm việc nhóm, các kiến thức cơ bản
liên quan đến nhóm; Các yếu tố để tạo lập môi trường làm việc hiệu quả, các biện
pháp giải quyết mâu thuẫn nhóm; Vai trò và những tố chất, kỹ năng cần thiết của
người lãnh đạo.
- Về kỹ năng:
+ Phân tích, chứng minh được vai trò quan trọng của làm việc nhóm
+ Xây dựng nhóm
+ Giải quyết được mâu thuẫn nhóm
+ Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả
+ Lập kế hoạch và tổ chức, điều hành cuộc họp
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Có ý thức tích cực, chủ động trong quá trình học tập;
9
+ Làm việc hiệu quả trong môi trường làm việc nhóm nói chung và môi
trường làm việc nhóm kế toán nói riêng.
Nội dung môn học:
10
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM
Mã chương: MH.6340302.38.01
Giới thiệu:
Theo nhận xét của nhiều nhà quản lý nước ngoài, thanh niên Việt cần cù,
chăm chỉ, bền bỉ và có sức chịu đựng cao trước áp lực trong cuộc sống và công
việc nhưng lại hạn chế trong việc phối hợp cùng đồng đội. Trong khi đó, làm việc
theo nhóm là yêu cầu khách quan của đa số các lĩnh vực trong thời kỳ hiện đại. Vì
vậy, một trong những ưu tiên tuyển dụng hiện nay (và cả trong tương lai) là nhân
viên hay người quản lý đều phải biết kỹ năng làm việc nhóm. Để có hiệu quả làm
việc cao hơn, để đạt được mục tiêu cao hơn, chúng ta buộc phải có kỹ năng mới,
thói quen mới - thói quen hợp tác.
Chương 1 cung cấp cho sinh viên một cái nhìn tổng quan về nhóm, cách
phân loại nhóm, đặc điểm tâm lý diễn ra trong nhóm, cách chấp nhận sự khác biệt
của người khác .... nhằm định hướng cho sinh viên cách thức làm việc nhóm mang
tính đồng đội một cách đúng nghĩa.
Mục tiêu:
- Trình bày được vai trò quan trọng của làm việc nhóm
- Hiểu được các kiến thức cơ bản về nhóm như khái niệm, quá trình phát
triển nhóm, đặc điểm tâm lý nhóm
- Phân tích, chứng minh được vai trò làm việc nhóm nói chung và làm việc
nhóm trong kế toán nói riêng
Nội dung chính:
1. Các khái niệm và tầm quan trọng của làm việc nhóm
1.1. Các khái niệm
Khái niệm Kỹ năng
Sự thành công của con người ngày nay được đánh giá là dựa vào ba yếu tố
căn bản: Kiến thức, kỹ năng và thái độ. Ngân hàng Thế giới khẳng định rằng thế kỉ
21 là “Kỷ nguyên của một nền kinh tế dựa vào kỹ năng”. Việc tiếp thu kiến thức
và vận dụng kiến thức vào đời sống thực tiễn là một khoảng cách rất lớn. Tuy
nhiên, chỉ có vận dụng kiến thức vào thực tế hay việc thực hiện các kỹ năng mới
đem lại một kết quả cụ thể. Bất kỳ một công việc hay một hoạt động nào đều đòi
hỏi những kỹ năng tương ứng. Và để đạt hiệu quả cao trong các hoạt động hay
công việc thì mỗi người đều cần phải rèn luyện các kỹ năng một cách thành thục,
nhuần nhuyễn và hiệu quả. Các nước phát triển như Mỹ, Úc, Canada, Anh, Pháp,
11
Singapore … đều coi trọng việc rèn luyện và phát triển các kỹ năng nhằm xây
dựng nguồn nhân lực mạnh, tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng
của cuộc sống. Kỹ năng được phân làm 2 loại:
- Kỹ năng nghề nghiệp: Là các kỹ năng liên quan đến các ngành nghề cụ thể
như kỹ năng lái xe, đánh máy, khoan, hàn, tiện, bán hàng, tư vấn, kế toán, giám
sát, quản lý, …
- Kỹ năng sống: Là những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống hàng ngày như
kỹ năng giao tiếp, ứng xử, lắng nghe, thuyết trình, hợp tác, chia sẻ, tư duy sáng
tạo, học và tự học, quản lý bản thân, giải quyết vấn đề, …
Vậy Kỹ năng là gì?
Theo từ điển tiếng Việt: “Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu
được trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế”.
Theo từ điển giáo khoa tiếng Việt: “Kỹ năng là khả năng thực hành thành
thạo”. Tổng hợp các khái niệm trên, có thể đưa ra một khái niệm như sau: “Kỹ
năng là hành động tự động hóa một cách thành thục và hiệu quả nhờ quá trình
học tập và rèn luyện”.
Nguồn gốc hình thành nên “kỹ năng” xuất phát từ lý thuyết phản xạ có điều
kiện và không có điều kiện. Con người từ khi sinh ra, lớn lên và tham gia vào các
hoạt động trong đời sống thực tế đều hoạt động theo phản xạ. Phản xạ không điều
kiện (gần như là theo bản năng) có ngay từ khi con người vừa mới sinh ra, không
cần học tập. Còn phản xạ có điều kiện là kết quả của quá trình học tập, rèn luyện
trong đời sống thực tiễn. Vì vậy thực chất kỹ năng của mỗi cá nhân có nguồn gốc từ
phản xạ có điều kiện. Bản thân chúng ta sinh ra đều chưa có bất kì một kỹ năng nào
(ngoài bản năng). Thế nên để đạt được các kỹ năng thì tất cả mọi cá nhân đều phải
học tập và rèn luyện. Đó là lí do khiến bất kỳ quốc gia nào trên thế giới ngày nay
đều chú trọng việc hình thành và phát triển các cơ sở đào tạo kỹ năng nghề nghiệp
và kỹ năng sống nhằm giúp con người sống và làm việc hiệu quả hơn.
Khái niệm Nhóm
12
Hình 1.1. Biểu tượng nhóm
Việc sử dụng nhóm trong các tổ chức trong những năm vừa qua được coi
như một sự “bùng nổ ngoạn mục”. Liệu trên thế giới này có nơi nào đó mà cấu trúc
nhóm trở nên vô nghĩa? Câu trả lời là: “Không!”. Ai cũng thấy sức mạnh của nhóm
là rất lớn và xu hướng tăng cường, củng cố, thúc đẩy nhóm đang lan rộng ở hầu hết
mọi nơi, mọi chỗ. Vậy nhóm có phải đơn thuần là nhiều người tập hợp lại với nhau
không? Có rất nhiều khái niệm khác nhau được các chuyên gia, các nhà nghiên cứu
đưa ra:
“Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác và
phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể”.
“Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng
cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung”.
Trên cơ sở các khái niệm về nhóm, nhiều người công nhận rằng: Nhóm là
một tập hợp những người có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi
phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được
mục tiêu chung của cả nhóm.
Trong xã hội luôn tồn tại rất nhiều kiểu nhóm khác nhau: Nhóm gia đình, bạn
bè, xóm giềng, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, ... Nhóm có thể
được thành lập dựa trên mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung của các
thành viên. Một người có thể cùng lúc là thành viên của nhiều nhóm khác nhau.
Nhưng một khi đã là thành viên của một nhóm nào đó, họ đều đảm nhận một vai trò
nhất định và thể hiện tinh thần trách nhiệm đối với công việc cũng như với các
13
thành viên khác trong nhóm. Mỗi người đều có ý nghĩa riêng của mình, mỗi
người đều có lí do để tồn tại trong nhóm đó và mỗi người là một mắt xích không
thể thiếu trong chuỗi liên kết nhóm. Chẳng hạn trong nhóm gia đình, các vai trò
khác nhau như ông, bà, bố, mẹ, con trai, con gái hay trong một nhóm thực hiện dự
án xây dựng bao gồm chủ đầu tư, giám đốc dự án, kế toán, thư ký, nhân viên hành
chính,… ; một nhóm thiết kế phần mềm mới bao gồm quản lý dự án, trưởng nhóm,
thiết kế hệ thống, lập trình viên, kiểm thử. Làm việc nhóm không phải là ỷ lại, dựa
dẫm, đùn đẩy hay thậm chí phó mặc cho các thành viên khác trong nhóm. Người có
trách nhiệm là người làm việc với tính tự giác và tinh thần kỷ luật cao độ. Họ biết
mình cần phải đầu tư thời gian, công sức để hoàn thành nhiệm vụ, thậm chí đôi khi
còn phải biết hy sinh “cái tôi” vì thành công chung của cả nhóm. Hơn ai hết, họ
hiểu rằng khi một đội bóng chiến thắng, tất cả các thành viên đều chiến thắng và
khi đội bóng bại trận, tất cả họ đều thua.
Mỗi người là một tính cách, hoàn cảnh, khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm khác
nhau nhưng khi đã là thành viên của một nhóm thì phải tuân thủ các quy tắc chung
của nhóm. Quy tắc nhóm giúp cho một nhóm hoạt động chặt chẽ. Nếu không có
quy tắc hoạt động chung, các thành viên trong nhóm thường có xu hướng hành
động tự do theo ý muốn của cá nhân dẫn đến một nhóm hoạt động hời hợt, lỏng lẻo.
Các thành viên trong nhóm được liên kết với nhau thông qua quá trình tương
tác qua lại đa chiều, điều này tạo nên sức mạnh tổng hợp của nhóm và mang lại một
kết quả lớn lao. Tương tác được biểu hiện thông qua sự trao đổi, trò chuyện, chia
sẻ, thông báo, hội họp, thảo luận, thậm chí cả những cuộc tranh cãi, xung đột, ...
nhằm giải quyết những vấn đề chung của nhóm. Tương tác càng nhiều, các thành
viên nhóm càng hiểu nhau hơn, tin tưởng hơn, gắn kết hơn và dễ đạt được sự đồng
thuận. Vì vậy chất lượng của sự tương tác quyết định thành công của một nhóm.
Bất cứ nhóm nào được thành lập cũng đều có lí do và mục tiêu nhóm là lí do
hàng đầu để thành lập nhóm hoặc để cuốn hút các cá nhân gia nhập nhóm. Mục tiêu
giúp cho nhóm xác định rõ nhiệm vụ cần phải làm và là nguồn năng lượng khơi dậy
lòng nhiệt tình, tận tâm của mỗi thành viên. Là thành viên của một nhóm, cần phải
cam kết phấn đấu để đạt được mục tiêu chung. Ví dụ nhóm các nhà khoa học
Trường Đại học Pennsylvania (Mỹ) đã cho ra mắt chiếc máy tính điện tử đầu tiên
trên thế giới năm 1946, nhóm kỹ sư hãng IBM đã nỗ lực mang đến cho loài người
chiếc máy tính cá nhân đầu tiên năm 1981, nhóm Apollo đã đưa con người đặt chân
lên mặt trăng lần đầu vào năm 1969 hay một đội bóng đặt mục tiêu phải giành được
chiến thắng trong trận đấu sắp tới, …
Khái niệm Kỹ năng làm việc nhóm
14
Chắc hẳn ai cũng đã từng tham gia vào một trò chơi đồng đội nào đó như
bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, chèo thuyền, kéo co, đánh đu; các nhóm nhảy,
múa, hát, đàn, ... Thành công của nhóm phụ thuộc vào quá trình tương tác và sự
đóng góp của tất cả các thành viên. Một đội bóng thành công không có chỗ cho
những kẻ lười biếng, trì trệ. Một nhóm hát không thể thành công nếu có những
thành viên thiếu sự nhiệt tình, hăng say và hành động “lỗi nhịp” so với nhóm.
Nhóm trong công việc cũng vậy, để đạt được thành công, không chỉ cần họ nói mà
cần họ phải bắt tay với những người khác để triển khai hành động một cách nghiêm
túc.
Trên thực tế có những người không hề thích thú với việc bắt tay hợp tác với
người khác, không thể hòa hợp với người khác, không biết cách tạo ra các mối
quan hệ tốt đẹp, thậm chí thường gặp phải những rắc rối hay xung đột với các thành
viên trong nhóm vì một lẽ họ chưa có kỹ năng làm việc nhóm.
Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong
một nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất cả các thành viên và thúc
đẩy hiệu quả công việc.
Để đạt được kỹ năng làm việc nhóm thì bắt buộc mỗi cá nhân phải đảm bảo
ba yếu tố sau:
Thứ nhất, khả năng tương tác với các thành viên khác. Theo John C Maxwell
thì cách thức để xây dựng và phát triển nhóm là giữa các cá nhân phải có sự tương
tác với nhau như một chuỗi phản ứng hóa học. Vấn đề quan trọng của nhóm không
phải là số lượng bao nhiêu người mà là sự tương tác như thế nào. Nhóm thực chất
phải là nhóm những cá nhân luôn biết hợp tác, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau, tạo
động lực cho nhau phát triển. Sự tương tác là chất men gây tác động mạnh mẽ đến
suy nghĩ và là chất xúc tác cho những hành động của mỗi cá nhân trong nhóm. Chỉ
có sự tương tác mới có thể tạo ra sức mạnh lớn nhất của nhóm. Vì vậy nó có ý
nghĩa rất lớn đối với thành công của từng thành viên cũng như của cả nhóm.
Thứ hai, phát triển tiềm năng, năng lực của bản thân cũng như của tất cả các
thành viên trong nhóm. Một người được coi là có kỹ năng làm việc nhóm nếu biết
cách phát triển tiềm năng và năng lực của chính mình và đồng đội. Môi trường làm
việc nhóm là nơi để mỗi thành viên thể hiện, khám phá, tìm hiểu chính mình và
những người khác, từ đó biết phát huy những điểm mạnh, hạn chế điểm yếu và
hoàn thiện bản thân.
Thứ ba, thúc đẩy hiệu quả công việc. Một thành viên tốt luôn đặt hiệu quả
công việc lên hàng đầu. Vì vậy, họ sẵn sàng chấp nhận những ràng buộc của nhóm
15
về các quy tắc, quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm; cam kết hành động, nỗ lực hết
mình để công việc tiến triển và đạt được kết quả mong muốn. Một nhóm không thể
thành công nếu như mỗi thành viên không biết tập trung vào hiệu quả công việc mà
bị phân tán bởi các yếu tố ngoài lề.
1.2. Lợi ích của làm việc nhóm
Con người sinh ra là để hợp tác cùng nhau. Những mối quan hệ tốt đẹp
mang lại cho chúng ta niềm vui, hạnh phúc, những trải nghiệm thú vị, giúp nâng
cao giá trị bản thân mỗi người cũng như giá trị cuộc sống. Theo nghiên cứu, khi ở
bên cạnh những người khác, chúng ta có xu hướng cười nhiều hơn gấp 30 lần khi ở
một mình, tình trạng một số bệnh trở nên dịu đi. Những người cảm nhận được tình
đồng đội sẽ gắn bó hơn với công việc, duy trì năng suất làm việc cao, phát huy sự
sáng tạo, tạo ra lợi nhuận cho công ty và nâng cao mức độ hạnh phúc cho chính
bản thân họ. Việc có thêm những người cộng sự sẽ làm thay đổi nhận thức và cách
thức hành động của con người. Trong một cuộc thí nghiệm, người ta đề nghị các
tình nguyện viên ước tính trọng lượng của giỏ khoai tây trước khi nhấc nó lên. Một
số người được rỉ tai rằng sẽ có người giúp nhấc giỏ khoai đó đã ước lượng giỏ
khoai nhẹ hơn so với những người biết chắc rằng họ phải tự nhấc lên một mình.
Trong một cuộc nghiên cứu khác, nhà xã hội học đã yêu cầu 200 sinh viên sắp xếp
các đồ vật theo trọng lượng và khi tính toán con số ước tính của cả nhóm, nhà xã
hội học thấy nó chính xác tới 94%, chính xác hơn tất cả, trừ năm số ước tính cá
nhân. Trên truyền hình Mỹ có một chương trình trò chơi “Ai là triệu phú”. Khi
người chơi lúng túng để lựa chọn câu trả lời, anh ta có 3 sự trợ giúp: 50/50 (loại bỏ
2/4 đáp án), gọi điện thoại cho người thân và thăm dò ý kiến khán giả trong trường
quay. Theo khảo sát của các chuyên gia, sự trợ giúp từ phía khán giả - tập hợp
ngẫu nhiên những người rỗi rãi vào một buổi chiều cùng xem trực tiếp chương
trình lại có câu trả lời đúng tới 91% số lần trả lời, trong khi ý kiến từ những người
thân – những cá nhân có thể nói là “có hiểu biết” đã được người chơi lựa chọn từ
trước đưa ra câu trả lời đúng 65%. Rất nhiều nghiên cứu tương tự đã chứng tỏ
rằng, nếu tập hợp một nhóm lại để trả lời một câu hỏi hoặc giải quyết một vấn đề,
thì giải pháp của nhóm sẽ tốt hơn hẳn so với đại đa số cá nhân trong nhóm, nếu có
nhiều đáp án để lựa chọn, nhóm sẽ đưa ra được câu trả lời sát với câu trả lời tối ưu.
Một ví dụ đơn giản, nếu một ngày bạn đang chuẩn bị ra đường mà nhìn thấy bầu
trời âm u, bạn không biết có nên mặc áo mưa hay không thì tốt nhất bạn nên nhìn
ra đường để xem mọi người qua lại có mặc áo mưa không, từ đó có thể đưa ngay ra
quyết định cho mình. Rõ ràng, khi chúng ta sống và làm việc trong một cộng đồng
lớn hay một nhóm nhỏ thì những người xung quanh luôn mang lại những lợi ích
thiết thực cho chúng ta.
16
Có thể tổng hợp lại 7 lợi ích mà nhóm mang lại cho mỗi cá nhân cũng như
cho cả nhóm như sau:
- Thỏa mãn nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của mỗi thành viên (khi họ
đứng một mình khó mà thể hiện được).
- Cái “tôi” cá nhân bị phá vỡ, sự thân thiện và cởi mở được thúc đẩy.
- Môi trường hứng khởi và giàu động lực.
- Nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều cơ hội phát triển.
- Công việc được thực hiện tốt hơn vì có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn,
khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả.
- Luôn sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và nguy cơ rủi ro.
- Chia sẻ trách nhiệm công việc và cam kết vì mục tiêu chung của cả nhóm.
Ủy thác công việc hiệu quả.
2. Quy mô và phân loại nhóm
2.1. Quy mô nhóm
Chúng ta hiểu sức mạnh tổng hợp của nhóm có thể tạo nên kết quả phi
thường. Như vậy nhóm có phải càng đông thành viên càng tốt? Câu trả lời là không
có con số nào là lý tưởng. Số thành viên của nhóm nên tùy thuộc vào mục tiêu và
công việc phải làm để đạt được mục tiêu đó. Theo các nhà nghiên cứu, nhóm nhỏ
(dưới 10 người) thường đạt hiệu quả cao hơn khi họ có nhiều cơ hội để tiếp xúc
“mặt đối mặt”. Các nhóm lớn (trên 10 người) chỉ có thể thành công nếu nhiệm vụ
đơn giản, ngược lại, họ dễ thất bại nếu công việc đòi hỏi sự phức tạp và nhiều kỹ
năng cụ thể. Lí do căn bản là vì nhóm càng đông thì tính liên kết càng bị suy yếu,
dễ gây chia rẽ, bè phái và tự tạo các nhóm nhỏ.
Như vậy quy mô của nhóm có thể linh động tăng hoặc giảm theo tính chất
công việc. Theo các nhà nghiên cứu về nhóm thì số lượng thành viên trong nhóm
thông thường nên bố trí như sau:
- Các nhóm vui chơi giải trí: Có thể lên đến 10 – 20 người hoặc hơn nữa.
Trong công việc hạn chế tối đa các nhóm lớn như vậy.
- Các nhóm thảo luận: 5 đến 7 người là lý tưởng (không nên nhiều hơn 7- 9
người), để tạo điều kiện cho tất cả mọi người tham gia đóng góp ý kiến, nhiều ý
tưởng và giải pháp được đề xuất, có thể đạt được sự gắn kết và nhất trí.
- Nhóm đưa ra quyết định: Thường là một nhóm nhỏ 2 - 4 người để dễ đạt
được sự đồng cảm và nhất trí cao. Nhóm này thường được áp dụng trong những
công việc cực kì phức tạp, đòi hỏi các thành viên phải có nhiều kinh nghiệm, kiến
17
thức, kỹ năng và khả năng phối hợp chặt chẽ, ăn ý với nhau. Ví dụ: Nhóm các nhà
sáng lập công ty, nhóm phát minh sáng chế, ...
- Các nhóm giải quyết vấn đề tâm lý: Càng ít càng tốt (chỉ nên 2 người) để
thành viên nhận được đầy đủ sự quan tâm cần thiết, sự tiếp xúc mặt đối mặt giúp
giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
2.2. Phân loại nhóm
Có thể kể ra hàng trăm lí do để hình thành nên các nhóm như nhóm bạn để
tâm giao, nhóm cùng chơi thể thao, nhóm múa, nhóm trao đổi học tập, nhóm
nghiên cứu thị trường, nhóm thiết kế sản phẩm mới, nhóm đồng hương, nhóm ở
cùng phòng, nhóm thích gây hấn, nhóm vô gia cư ... Nhưng như vậy không có
nghĩa là có hàng trăm loại nhóm khác nhau. Các nhà nghiên cứu tổng hợp lại hai
loại nhóm cơ bản: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
- Nhóm chính thức: Là nhóm được hình thành dựa trên nhu cầu của một tổ
chức, trên cơ sở quyết định của các cấp lãnh đạo nhằm thực hiện mục tiêu của tổ
chức đó.
Ví dụ: Nhóm Taurus thiết kế mẫu xe mới của Ford, nhóm Appollo, nhóm
dược sĩ nghiên cứu bào chế loại thuốc mới, ...
Một dạng đặc biệt của nhóm chính thức là nhóm làm việc – một tập hợp
những người lao động có các năng lực bổ trợ cho nhau (kiến thức, kỹ năng và khả
năng), cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu chung.
Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt
được mục tiêu chung. Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin và thực hiện
phần việc của mình dựa vào thông tin của các thành viên còn lại. Họ kết hợp với
nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp
thông tin và nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp
hay liên kết với những nhóm khác trong doanh nghiệp.
Có nhiều hình thức nhóm làm việc khác nhau tùy theo mục đích, đó là:
+ Nhóm các nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, hoạch định
chiến lược và định hướng cho doanh nghiệp;
+ Nhóm nghiên cứu và phát triển sản phẩm;
+ Nhóm nghiên cứu thị trường;
+ Nhóm dự án;
- Nhóm không chính thức: Là nhóm được hình thành một cách tự nhiên dựa
trên những mối tương đồng của các cá nhân nhằm thỏa mãn nhu cầu xã hội của họ.
18
Hai loại nhóm không chính thức thường gặp là nhóm có cùng sự quan tâm/lợi ích
và nhóm bằng hữu/bạn bè (các thành viên có những điểm tương đồng như cùng lứa
tuổi, cùng sở thích, cùng quan điểm chính trị...). Mục tiêu của nhóm không chính
thức không nhất thiết phải liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ: Nhóm bạn bè có một hoặc nhiều đặc điểm chung như sau: Cùng học
tập, cùng tuổi tác, cùng sở thích, cùng vui chơi, cùng quan điểm, ở cùng phòng, ...
Trong các tổ chức, giữa các nhóm chính thức cũng có thể xuất hiện những
nhóm không chính thức. Ví dụ trong một cơ quan, các nhân viên trong các phòng
ban khác nhau có thể tự hình thành nên các nhóm không chính thức để cùng trao
đổi, trò chuyện, cùng đi ăn trưa, cùng mối quan tâm, cùng quan điểm bảo vệ quyền
lợi cá nhân, ...
Như vậy, các nhóm có thể tồn tại chồng chéo lên nhau và mỗi cá nhân có thể
cùng lúc chịu sự ảnh hưởng của nhiều nhóm khác nhau. Trong tổ chức, nhóm
chính thức là đối tượng quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo vì nó liên
quan trực tiếp tới mức độ đạt được mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, trên thực
tế, nhiều khi ảnh hưởng của nhóm không chính thức còn mạnh mẽ và rõ nét hơn
nhóm chính thức. Vì thế, các nhà lãnh đạo cần nắm được những thông tin cơ
bản, quan trọng nhất về các nhóm loại này để tìm hiểu nhu cầu cá nhân của
người lao động, từ đó tạo động lực cho người lao động nhằm thúc đẩy họ nỗ
lực hơn trong công việc và làm việc có hiệu quả hơn, giảm thiểu những ảnh
hưởng tiêu cực của nhóm tới lợi ích chung của tổ chức.
3. Các giai đoạn hình thành và phát triển của nhóm
Sự hình thành nhóm thường bắt nguồn từ mục tiêu của nhóm nhưng nó có
phát triển được hay không còn phụ thuộc vào những hoạt động của các thành viên
trong nhóm. Bất kì một cá nhân nào muốn phát triển cũng phải trải qua một quá
trình tìm hiểu, học hỏi, điều chỉnh và dần hoàn thiện bản thân. Nhóm cũng vậy. Nó
cũng phải trải qua các giai đoạn nhất định mà trong đó các hành vi cá nhân sẽ quyết
định sự thành công hay thất bại của nhóm. Tác giả Bruce W.Tuckman (Mỹ) là
người đầu tiên đưa ra một mô hình để giải thích các giai đoạn hình thành và phát
triển nhóm. Năm 1965, Tuckman chia chặng đường của một nhóm thành 4 giai
đoạn là Forming (Hình thành), Storming (Bão táp), Norming (Chuẩn hóa) và
Performing (Thành công/Hoạt động hiệu quả). Đến năm 1997, Tuckman đã thêm
vào một giai đoạn thứ 5 đó là Adjourning (Kết thúc/Thoái trào).
19
Hình 1.2. Mô hình Tuckman về các giai đoạn phát triển của nhóm
Giai đoạn hình thành: Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm làm quen
với nhau, tìm hiểu và thăm dò nhau. Mỗi người đều mang đến nhóm một tính cách,
kỹ năng, kiến thức khác nhau và họ cần có thời gian để bộc lộ mình và hiểu về
người khác. Tuy nhiên, do mọi thứ còn mới lạ nên mọi người vẫn còn giữ thái độ e
dè, gượng gạo, thận trọng, ít chia sẻ. Mối quan hệ giữa các thành viên nhóm vẫn
lỏng lẻo và chưa ăn nhập với nhau.
Giai đoạn bão táp: Đây là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất vì xung đột,
mâu thuẫn dễ dàng bùng nổ trong hầu hết mọi vấn đề của nhóm. Các thành viên
vẫn chưa đạt được sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng; mặt khác họ lại
muốn thể hiện “cái tôi” nhằm khẳng định vai trò và tầm quan trọng của mình.
Những tính cách và quan điểm khác nhau làm nảy sinh tranh luận, tranh cãi, thậm
chí mất đoàn kết và có thể xảy ra rối loạn. Nếu nhóm không biết cách sớm định
hướng mục tiêu, đề ra các quy tắc và tạo tinh thần hợp tác thì nhóm rất dễ tan rã.
Giai đoạn chuẩn hóa: Chính sự khác biệt, những tranh luận, bất đồng trong
giai đoạn bão táp đã giúp mọi người hiểu nhau hơn và từng bước điều chỉnh để tìm
được sự thống nhất. Trong giai đoạn chuẩn hóa, mọi người cần phải hiểu và nắm rõ
những quy định, quy chế và nguyên tắc làm việc để từ đó có những ứng xử và hành
động phù hợp với chuẩn mực chung của nhóm. Hoạt động nhóm dần đi vào sự ổn
định, bắt đầu có sự cởi mở, chia sẻ, tin tưởng, hợp tác giữa các thành viên. Đây là
mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm. Các thành viên tìm thấy sự an toàn.
Giai đoạn thành công: Các thành viên cảm thấy tự do, thoải mái, an toàn khi
trao đổi quan điểm với nhau. Mối quan hệ giữa các thành viên trở nên gắn bó,
20
Tải về để xem bản đầy đủ
83 trang
26/03/2022
11020
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kỹ năng làm việc nhóm trong kế toán - Nghề: Kế toán doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_ky_nang_lam_viec_nhom_trong_ke_toan_nghe_ke_toan.pdf
