Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình: Góc nhìn từ thực tiễn hoạt động kinh doanh tại một số công ty xăng dầu khu vực miền Trung

Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
TIP CN HTHNG THÔNG TIN KTOÁN THEO CHU TRÌNH:  
GÓC NHÌN TTHC TIN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TI MT SỐ  
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VC MIN TRUNG  
Trn Thị Phương Thảo  
Tóm tt  
Tiếp cn hthng thông tin kế toán theo chu trình là cách tiếp cận hướng đến các đối tượng sdng thông  
tin kế toán. Cách tiếp cn mới này có ý nghĩa to lớn trong tchc hthng thông tin kế toán phù hp vi  
điều kin ng dng công nghệ thông tin, đặc bit khi các tchc có ng dng hthng hoạch định ngun  
lc doanh nghip (Enterprise Resource Planning - ERP). Nhn thức đúng bản cht ca hthng thông tin  
kế toán theo chu trình để tchc hthng thông tin kế toán hiu qu, cung cp thông tin hu ích cho hot  
động qun lý là hết sc quan trng. Bài báo sdụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết để tng hp và hệ  
thng hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước vcách tiếp cn hthng thông tin kế toán theo chu trình.  
Trên nn tng lý thuyết đó, tác giả sdụng phương pháp khảo sát thc tế ti mt số công ty xăng dầu khu  
vc Miền Trung để đánh giá thc trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thin hthng thông tin kế toán theo  
chu trình ti nhng công ty trên.  
Tkhóa: Hthng thông tin kế toán, Tiếp cn theo chu trình.  
THE CYCLICAL APPROACH TO ACCOUNTING INFORMATION  
SYSTEMS: PRACTICAL VIEW OF BUSINESS ACTIVITIES IN  
SOME PETROLEUM COMPANIES IN THE CENTRAL REGION  
Abstract  
The cyclical approach to accounting information systems is an approach targeting those who use  
accounting information. This new approach has great significance in the organization of accounting  
information systems in terms of applying information technology, especially when Enterprise Resource  
Planning (ERP) is applied. It is very important to be aware of the true nature of the cyclical accounting  
information system in order to effectively organize the accounting information system and to provide  
useful information for management activities. Theoretical research method is used to synthesize and  
systematize domestic and foreign studies on the cyclical approach to accounting information systems. On  
that theoretical basis, the author uses the survey method at some petroleum companies in the Central  
region to assess the current situation and offer solutions to improve the cyclical accounting information  
systems for these companies.  
Key words: Accounting information system, cyclical approach.  
JEL classification: G; G3  
ca từng hướng tiếp cận để đưa ra định hướng tổ  
chc HTTTKT phù hp cho doanh nghip. Các  
cách tiếp cn hin ti HTTTKT gm cách tiếp cn  
hướng đến đối tượng kế toán, cách tiếp cn theo  
chu trình, cách tiếp cận theo hướng tchc công  
tác kế toán và bmáy kế toán, cách tiếp cn  
HTTTKT với tư cách là một hthng thông tin.  
Trong những năm gần đây, đã có nhiều  
nghiên cu tiếp cn HTTTKT theo chu trình, cách  
tiếp cận này hướng đến các đối tượng sdng  
thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ tng loi  
thông tin kế toán cn thiết cho ai, cho bphn  
chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để  
tchc ghi nhn, theo dõi báo cáo hoc phân  
quyn truy cp khai thác dliệu đó một cách  
nhanh chóng và chính xác. Theo đó, sự phi hp  
gia các phòng ban, bphn trong doanh nghip  
din ra nhịp nhàng, đồng btheo mt chu trình  
chun, khác vi tchc HTTTKT theo tng phn  
hành, theo dõi và cung cp thông tin theo từng đối  
1. Đặt vấn đề  
Hthng thông tin kế toán (HTTTKT) là mt  
hthng thu thp, xlý, tng hợp và lưu trữ dữ  
liu nhm cung cp thông tin kế toán hu ích phc  
vcho vic lp kế hoch, kim soát, phi hp và  
phân tích và ra quyết định. Tchc HTTTKT hiu  
quả, phát huy đầy đủ vai trò ca hthng này  
trong điều kin ng dng công nghthông tin  
nhm to ra nhng thông tin kế toán hu ích là  
mt trong nhng mối quan tâm hàng đầu ca bt  
kdoanh nghip nào.  
HTTTKT là mt hthng bao gm nhiu yếu  
tcu thành, mi yếu tố có tính độc lập tương đối  
nhưng có mối liên hcht chvi nhau. Vì vy,  
tiếp cn tng thkhi nghiên cu vHTTTKT là cn  
thiết, nhm hiu rõ mi liên gia các yếu tcu  
thành, tchc phi hp tt các hoạt động chc  
năng trong hệ thng. Tuy nhiên, tùy thuc vào mc  
tiêu nghiên cu có thtiếp cận HTTTKT dưới  
nhiều góc độ khác nhau, nhn din tm quan trng  
84  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
tượng kế toán. Điều này hoàn toàn phù hp khi tổ  
chức HTTTKT trong điều kin ng dng hthng  
hoạch định ngun lc doanh nghiệp (ERP). Hơn  
nữa, HTTTKT trong điều kin ng dng ERP đòi  
hỏi các bước công vic phải được thc hin theo  
qui trình đặt ra, các dliu ca các bphn chc  
năng và dữ liu kế toán phải đồng nhất. Khi đó,  
thông tin kế toán không nht thiết cp nht hoàn  
toàn bi bphn kế toán mà có thể được tích hp  
tcác bphận liên quan khác. Như vậy, khi ng  
dng ERP, nhim vca kế toán là kiểm tra, đối  
chiếu và khai thác dliệu được cp nht tbộ  
phận khác để tiếp tc xlý chkhông phi nhp  
li chng tgc do bphn khác chuyển đến. Vì  
vy, tchc HTTTKT theo chu trình là cn thiết  
để tăng cường trao đổi thông tin gia các phn  
hành kế toán cũng như giữa mi phn hành kế toán  
vi các bphn chức năng khác của doanh  
nghiệp; và có ý nghĩa quan trọng trong vic ng  
dng ERP ti doanh nghip.  
Mt số công ty xăng du khu vc Min Trung  
nhng công ty mà tác giả đã khảo sát thc tế, là  
những đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng  
du và kinh doanh vn tải xăng dầu bằng đường  
b, vi 51% vn góp công ty chu schi phi chủ  
yếu ca Tập đoàn Xăng du Việt Nam. Cơ cấu tổ  
chc ca nhng công ty trên phc tp gm nhiu  
chi nhánh, hthng cửa hàng xăng dầu nm phân  
tán trên nhiều địa bàn, thêm vào đó với sbiến  
động phc tp của giá xăng dầu hin nay thì yêu  
cầu trao đi chia sthông tin gia kế toán ti công  
ty vi các chi nhánh, cửa hàng cũng như các  
phòng ban nhanh chóng, kp thi, chun xác là cp  
thiết. Tuy nhiên, vic tchc hthng thông tin  
kế toán ti các công ty trên vn còn nhiu bt cp,  
vướng mắc. Để đáp ứng yêu cu cung cp thông  
tin và kim soát hiu quhoạt động, cn có mt  
phn mm phù hp có khả năng kết ni mi  
nghip v, bphn trong doanh nghip là vấn đề  
mà ban lãnh đạo các công ty quan tâm. Gii pháp  
ERP là ưu tiên hàng đầu để gii quyết bài toán  
trên, giúp doanh nghip phá vỡ được tình trng  
“nghẽn mạch” giữa các bphn trong quá trình  
tương tác và tiếp cn thông tin.  
nhng công việc đó chính là hoàn thin HTTTKT  
để phù hp vi vic ng dng ERP.  
2. Tng quan tài liu nghiên cu  
Hiện nay , đã có nhiều tác ginghiên cu tiếp  
cận HTTTKT theo chu trình, điều này xut phát  
tvic nhìn nhn trong quá trình hoạt động ca  
mt tchc có nhng công việc được lặp đi lặp  
li một cách thường xuyên, liên tc theo mt  
trình tnhất định qua nhiu khâu, nhiều giai đoạn  
do nhiu bphn, nhiu cá nhân tham gia thc  
hin. Chng hn, trong doanh nghip sn xut, có  
thtchc các hoạt động thành bốn chu trình cơ  
bn là chu trình bán hàng và thu tin, chu trình  
mua hàng và thanh toán, chu trình sn xut và tài  
chính (Romney và Steinbart, 2012;Wikinson và  
Cerullo, 1997). Nghiên cứu này là cơ sở để tác giả  
hthng lý thuyết các chu trình trong cách tchc  
HTTTKT theo chu trình.  
Trong điều kin hi nhp kinh tế hin nay,  
nhu cu thông tin và quy mô hoạt động ca doanh  
nghip không ngừng gia tăng. Sự phát trin này  
cùng vi áp lc cnh tranh ngày càng gay gt và  
yêu cu qun lý liên tc thay đổi đã đặt ra nhng  
thách thc không nhcho HTTTKT hin hành  
chưa kịp thích ng ca doanh nghip. Bên cnh  
đó việc sdng phn mm kế toán riêng lẻ, độc  
lp vi các phn mm qun lý các bphn chc  
năng chỉ đáp ứng được yêu cu thông tin trong bộ  
phn kế toán, còn khi cung cp thông tin cho các  
bphận khác thường thc hin thcông, hiu quả  
không cao. Vì vy giải pháp ERP giúp đảm bo  
các hoạt động được din ra nhp nhàng, nâng cao  
hiu qukhai thác và sdng thông tin gia các  
bphận. Nhưng khi ng dng công nghthông tin  
nói chung và ERP nói riêng thì cn phải thay đổi  
cách tiếp cn tchc HTTTKT, và tiếp cn  
HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cn phù hp.  
Điều này được phân tích rõ trong nghiên cu  
“Tiếp cn theo chu trình – Cơ sở năng cao hiệu  
quca hthng thông tin kế toán” của tác giả  
Nguyn Mnh Toàn (2011). Nghiên cu này tổ  
chc các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là  
chu trình bán hàng và thu tin, chu trình mua hàng  
và thanh toán, chu trình sn xut và chu trình tài  
chính. Nghiên cứu này là cơ sở để tác gitchc  
các chu trình và định hướng hoàn thin HTTTKT  
tại các đơn vị kho sát.  
Hơn thế na Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đã  
áp dng thành công hthng qun trngun lc  
doanh nghip ERP, với điều kin này, bắt đầu từ  
năm 2018 Tập đoàn đã có lộ trình trin khai ERP  
cho các công ty con, đơn vị trc thuc. Nm trong  
xu thế này, vic ng dng hthng ERP là mt  
định hướng không xa và các công ty đã có kế hoch  
trin khai trong thi gian tới. Nhưng trước tiên để  
vn hành mt hthng hiện đại thì các công ty cn  
có cuc ci cách từ giai đoạn ban đầu và mt trong  
Qua các nghiên cu trên, tác gihthng hóa  
các lý thuyết vHTTTKT theo chu trình nhm  
nâng cao hiu biết vbn cht cách tiếp cn trên.  
Đồng thi vì mi loi hình doanh nghiệp có đặc  
thù kinh doanh riêng, vì vy tác givn dng vào  
thc tin hoạt động kinh doanh ca mt scông  
ty xăng dầu khu vc Miền Trung để tìm hiu thc  
85  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
trng HTTTKT, từ đó đề xut gii pháp hoàn thin  
HTTTKT theo chu trình ti các công ty trên.  
3. Nhng nội dung cơ bản vtchc hthng  
thông tin kế theo chu trình  
Mi doanh nghip có thkhác nhau vngành  
nghề, lĩnh vực kinh doanh tuy nhiên hoạt động chủ  
yếu trong doanh nghiệp đều tchc thành bn chu  
trình cơ bản gm chu trình doanh thu, chu trình cung  
ng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.  
* Chu trình doanh thu  
Hai chức năng chính của chu trình doanh thu  
là bán hàng và thu tin. Chu trình này liên quan  
đến bn phân h: nhận đặt hàng, gi hàng, lp hóa  
đơn và thu tin. Mc tiêu chyếu ca chu trình  
doanh thu là phi hp nhp nhàng và hiu qugia  
các bphn trong vic bán hàng, theo dõi thanh  
toán và thu tin khách hàng. Trong chu trình  
doanh thu liên quan đến mi quan hmt thiết  
gia hthng thông tin bán hàng thuc phòng  
kinh doanh và hthng thông tin kế toán thuc  
phòng kế toán. Để thc hiện đồng bộ các giai đoạn  
trong chu trình doanh thu đòi hỏi phi có sphi  
hợp đồng bgia bphn bán hàng, giao hàng,  
thkho, kế toán hàng tn kho, kế toán thanh toán  
và kế toán tng hp. Nếu có sự gián đoạn hoc  
không đồng bsdẫn đến sai sót trong vic ghi  
nhn, phn ánh doanh thu và thu tin gây mt thi  
gian và tht thoát trong quá trình thng kê doanh  
thu, stin thu tviệc bán hàng cũng như công nợ  
khách hàng.  
được xem như chiếc cu ni gia chu trình cung  
ng và chu trình doanh thu. Chức năng chính của  
chu trình chuyển đổi là hch toán chi phí sn xut  
trong quá trình hoạt động sn xut kinh doanh.  
Trong doanh nghiệp thương mại chu trình chuyn  
đổi tương đối đơn giản so vi doanh nghip sn  
xut. Hthng kế toán chi phí trong quá trình tiêu  
thhàng hóa: chi phí giá vn hàng bán, chi phí  
lương nhân viên, khấu hao tài sn cố định, kế toán  
thanh toán, kế toán hàng tn kho, thkho và các  
chi phí bng tiền khác…Để thc hin tt các chc  
năng trên đòi hỏi các bphận có liên quan như bộ  
phn nhân s, kế toán tài sn cố định, kế toán  
thanh toán, kế toán hàng tn kho và các bphn  
khác có liên quan khác phi phi hp cht ch.  
* Chu trình tài chính  
Chc năng của chu trình tài chính là huy  
động vn và sdng vn có hiu qu. Vì vy, hệ  
thng thông tin kế toán trong chu trình tài chính  
có nhim vghi nhn tt ccác hoạt động liên  
quan đến việc huy động vốn cũng như theo dõi,  
cung cp thông tin vtình hình và sbiến động  
ca tng loi tài sn, phc vcông tác qun lý,  
bo vvà sdng hiu qutài sn ca doanh  
nghip. Các hoạt động trong chu trình tài chính  
bao gồm: huy động vốn, đầu tư xây dựng, mua  
sm tài sn cố định và hthng kế toán tng hp  
lập báo cáo tài chính. Để thc hin tt chu trình  
tài chính, đòi hỏi phi loi trừ được các bút toán  
trùng trong công tác kế toán, tính toán và cp nht  
số dư các tài khoản đồng thi kết chuyn dliu  
trên tài khon tng hp. Xlý tt các vấn đề đó  
chu trình tài chính trong doanh nghip sphát huy  
hiu qutối đa.  
* Chu trình cung ng  
Chức năng chính của chu trình cung ng là  
mua hàng và thanh toán tin cho nhà cung cp.  
Chu trình này liên quan đến các phân h: mua  
hàng, nhn hàng, theo dõi thanh toán và chi tin.  
Mc tiêu ca chu trình là tạo điều kin thun li  
cho vic mua hàng và thanh toán cho nhà cung cp  
khi phát sinh nhu cu vnguyên liu vt liu, hàng  
hóa và dch v. Chức năng của tài chính kế toán  
trong chu trình mua hàng và thanh toán là tham  
gia qun lý và kim soát hàng tn kho, hch toán  
chi tiết và tng hp hàng tn kho, theo dõi các  
khon phi trnhà cung cp, cung cp thông tin  
liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán.  
Yêu cầu đặt ra đối vi hoạt động cung ng là phi  
cung ứng đầy đủ và kp thi tt cvật tư, hàng  
hóa, dch vụ để đảm bo hoạt động ca doanh  
nghip không bị gián đoạn, đồng thời không để  
tn kho quá mc cn thiết gây ứ đọng vn và làm  
tăng các khoản chi phí bo qun.  
4. Phương pháp nghiên cứu  
Bài viết sdng tng hợp các phương pháp  
nghiên cu:  
- Phương pháp nghiên cứu ti bàn (desk  
study): Trên cơ sở dliu ngun (dliu thu thp  
tnhng tài liu có liên quan) và các dliu thứ  
cp (dliệu đã được xlý qua các công trình  
nghiên cu, bài viết…), tác giả rút ra mt svn  
đề lý luận liên quan đến ni dung nghiên cu ca  
bài viết.  
- Phương pháp phân tích, đánh giá thực trng:  
da trên kết qukho sát thc tế bng hình thc  
phng vấn chuyên sâu để đưa ra những quan điểm,  
đánh giá và đề xut các gii pháp thc thi. Tác giả  
tiến hành kho sát tại 01 công ty xăng dầu trên địa  
bàn Tnh Quảng Ngãi và 02 công ty xăng dầu ti  
Thành phố Đà Nẵng.  
* Chu trình chuyển đổi  
Chu trình chuyển đổi là quá trình biến đổi các  
yếu tố đầu vào trở thành đầu ra ca doanh nghip  
86  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
Ni dung kho sát tchc HTTTKT theo chu trình  
Tìm hiu thc trng tchc HTTTKT ti doanh nghip, nhu cu sdng thông  
Mc tiêu kho sát  
Đối tượng kho sát  
tin kế toán ca các bphn chức năng, cũng như sự cn thiết cung cp thông tin  
kế toán xut phát tnhu cu này.  
Các cp qun lý các bphn: Phòng kinh doanh kthut, Phòng Tchc tng  
hp, Các cửa hàng xăng dầu, Xí nghip vn ti và nhân viên Phòng Kế toán Tài  
chính.  
Phương pháp phỏng vn chuyên sâu, trc tiếp được thc hin vào thời điểm thích  
hp với người tham gia phng vn.  
Trong quá trình phng vn tác githc hin ghi chép ni dung phng vn và tng  
hp kết quphng vn  
- Đối vi mi chu trình ca hoạt động kinh doanh, vi công việc được phân công  
anh/chhãy mô tnhim vcủa mình trong chu trình đó? Sự kết ni gia các bộ  
phận liên quan đến chu trình đó như thế nào?  
- Đối vi bphn, công vic ca mình, Anh/chhãy cho biết nhu cu thông tin  
ca bphn mình là gì và Anh/chcó nhu cu sdng thông tin kế toán hay  
không? (cn thông tin kế toán gì và mục đích sdụng thông tin đó).  
- Anh/chcó ý kiến như thế nào vhthng thông tin kế toán và thc trng cung  
cp thông tin kế toán hin nay?  
Phương pháp khảo sát  
Câu hi kho sát  
Hoạt động kinh doanh chính ca mt scông  
ty xăng dầu khu vc Min Trung là hoạt động kinh  
doanh xăng dầu, trong đó chu trình doanh thu và  
chu trình cung ng là hai chu trình chính. Thêm  
vào đó, từ kết qukho sát tác ginhn thy tổ  
chc thông tin theo chu trình doanh thu và chu  
trình cung ng ti các doanh nghip còn nhiu tn  
ti. Vì vy, bài viết tp trung phân tích hn chế và  
đề xuất định hướng hoàn thin hai chu trình trên.  
5. Kết qukho sát và tho lun  
toán ni b) do nhà cung cp xuất, sau đó và  
chuyển hàng đến địa điểm người mua yêu cu,  
khách hàng xác nhn nhn hàng trc tiếp trên hóa  
đơn. Lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) về  
phòng kinh doanh nhp liu vào máy, liên 3 làm  
căn cứ tính cước vn chuyn ni b. Phòng kinh  
doanh sxuất hóa đơn cho khách hàng và cập nht  
vào phn mềm, định kdliu hàng hóa xut bán  
sẽ được chuyn vphòng kế toán.  
* Đối vi bán lẻ  
Công ty có hai phương thức bán lcho khách  
hàng trc tiếp ti cửa hàng xăng dầu : bán ltrc  
tiếp cho người tiêu dùng, thu tin ngay và bán lẻ  
công ncho khách hàng mua nhiu ln, thu tin  
mt ln theo giá bán trên hợp đồng đã ký kết. Ca  
hàng thc hin bán, xuất hóa đơn cho khách hàng,  
tng hp giao dch ri gi về văn phòng công ty  
hạch toán. Đối vi khách hàng mua lkhông ly  
hóa đơn thì các cửa hàng đến cui ngày da trên  
sgiao ca viết hóa đơn cho lượng bán còn li sau  
khi trừ lượng bán đã xuất hóa đơn. Cuối tháng,  
ca hàng gi các báo cáo (Cân đối tin, Báo cáo  
công nợ…) về Công ty để kiểm tra đối chiếu.  
Do đặc trưng của xăng dầu dễ bay hơi, trong  
quá trình vn chuyển cũng như xuất, nhập xăng tại  
bn bnên vic theo dõi hao hụt được thc hin  
thường xuyên, vào cui tháng. Kế toán ti ca  
hàng xăng dầu da vào báo cáo nhp xut cui  
tháng và tlhao hụt xăng dầu do công ty qui định  
để xác định lượng hao hụt xăng dầu trong tháng.  
Ngoài dliu chi tiết bán hàng thì mi ca  
hàng xăng dầu ttheo dõi trên phn mm ACESS,  
cui tháng chuyn dliu mt ln vphòng kế  
toán kiểm tra, đi chiếu.  
5.1. Đối vi chu trình doanh thu  
* Đối vi bán buôn  
Khách hàng của công ty là các đơn vị có nhu  
cầu mua xăng dầu chính vi khối lượng ln. Công  
ty cung cp hàng hóa và thu tiền như hợp đồng đã  
ký kết gia hai bên. Việc giao hàng cho khách được  
thc hiện theo phương thức giao hàng thng, giá  
bán áp dng cho từng khách hàng. Theo phương  
thc này công ty mua hàng ca các công ty thành  
viên trc thuc tập đoàn như: Công ty xăng dầu khu  
vực V,Công ty Xăng dầu Tha Thiên Huế, Qung  
Trị…sau đó tiến hành bán thng cho khách hàng  
mà không cn nhp qua kho công ty, chuyn thng  
đến địa điểm theo yêu cu ca khách hàng. Tt cả  
các công vic tnhận đơn đặt hàng đến khi hp  
đồng kinh tế được ký kết và trin khai do phòng  
kinh doanh đảm nhn. Vic phê chuẩn các điều  
kin thanh toán sphthuc vào thông tin công nợ  
do phòng kế toán cung cấp. Căn cứ vào các thông  
tin trên hợp đồng như thời gian giao hàng, địa điểm  
giao hàng, chng loi hàng hóa, Phòng kinh doanh  
thông báo Xí nghip vn tải điều lái xe đi nhận và  
giao hàng. Lái xe đến nhận hàng kèm Hóa đơn  
GTGT (liên 2 giao cho người mua, liên 3 thanh  
87  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
* Nhn xét vtchc thông tin kế toán trong  
chu trình doanh thu  
* Quy trình mua vật tư, phụ tùng, săm lốp,  
bình điện và thanh toán  
Thông tin danh mục như khách hàng, nhà  
cung cấp,…không được khai báo mc chung  
toàn công ty, mà được khai báo riêng theo tng  
đơn vị dẫn đến khó khăn trong việc tng hp  
thông tin chung. Ví dviệc xác định công nca  
1 khách hàng có giao dch vi tt ccác ca hàng  
xăng dầu thuc công ty phi tng hp thcông,  
không quản lý được hn mc công nkhách hàng.  
Vic xét duyệt đơn hàng do phòng kinh  
doanh thc hin, nếu mun biết công nkhách  
hàng nào đó tại mt thời điểm bt kthì phòng  
kinh doanh phải đợi thông tin phòng kế toán báo  
gây chm tr, ảnh hưởng đến việc đánh giá và  
phn hi thông tin li cho khách hàng.  
Quá trình trao đi thông tin hàng hóa và tin  
gia cửa hàng xăng dầu và công ty bchm trvà  
chưa đầy đủ. Văn phòng chỉ theo dõi hàng hóa,  
tin hàng trên ssách, khi mun biết tin hàng,  
hàng hóa thc tế ti các ca hàng thì phi kim kê.  
Xăng dầu nhp, xut do phòng kinh doanh, ca  
hàng xăng dầu theo dõi nhp liệu riêng, đến cui  
tháng dliu mi chuyn vphòng kế toán. Hin  
nay, chính sách giá xăng dầu thay đổi theo giá thế  
gii, 15 ngày sẽ điều chỉnh tăng giảm, chcn thay  
đổi ngày xuất bán trên hóa đơn tại các thời điểm  
giá xăng dầu tăng giảm liên tc, gây tht thu cho  
công ty. Thêm vào đó, tại các cửa hàng xăng dầu  
các vòi bơm chưa tích hợp vi phn mm, vic  
kim kê/giao nhn gia các ca bán hàng ti ca  
hàng thc hin thcông. Mc khác, lúc nhp hàng  
tlái xe, ca hàng ký xác nhận lượng hàng trc  
tiếp trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, sau đó  
theo dõi thcông vào sriêng, chkhông có biên  
bn giao nhận làm căn cứ lp phiếu nhp kho.  
Ti cửa hàng xăng dầu, chphát sinh hao ht  
dtrữ, công ty có quy định về định mc hao ht  
cho tng loi hàng, tuy nhiên hàng tháng ca hàng  
ttính thcông và báo cáo. Vì vy, tại văn phòng  
công ty, kế toán thương mại phi tính toán mt ln  
nữa lượng hao hụt để ghi nhn giá vn  
Khi bphn có yêu cầu đề nghmua vật tư,  
phụ tùng…Cán bộ Phòng Kinh doanh kthut lp  
tờ trình, trình lên lãnh đạo công ty xét duyt. Sau  
khi xét duyt, nhân viên Phòng kinh doanh stiến  
hành kho giá, ký hợp đồng và đặt hàng. Nếu  
trường hp tm ứng trước cho người bán, hp  
đồng và phiếu đề nghtm ứng được chuyn về  
phòng kế toán để thanh toán. Sau khi hàng v,  
nhân viên mua hàng nhn và bàn giao cho bphn  
đề xuất. Sau đó chuyển toàn bchng tlên  
phòng kế toán. Quy trình mua hàng trên thường  
áp dng cho các loi vật tư, phụ tùng giá trnh,  
không thường xuyên. Đối vi vật tư là xăm lốp,  
bình điện, đầu năm, nhân viên Phòng kỹ thuật đi  
kho giá, ký hợp đồng vi nhà cung cp. Hàng  
tháng, dựa vào định mc, skm đã chạy thc tế,  
cán bkthut tự cân đối tiến hành đặt xăm lốp,  
bình điện. Vic theo dõi nhp xuất được giao cho  
mt nhân viên chuyên trách theo dõi dựa trên định  
mc tng xe, hàng tháng, nhân viên tng hp  
chng txuất xăm lốp tng loại xe, hóa đơn mua  
vào chuyn vphòng kế toán hch toán.  
* Nhn xét vtchc thông tin kế toán trong  
chu trình cung ng  
Trong quy trình mua xăng dầu và thanh toán,  
phòng kế toán cũng không theo dõi tức thi công  
nphi trhin ti ca nhà cung cấp mà đợi dữ  
liu phòng kinh doanh cung cp vào cui tháng.  
Vì vy, dxảy ra trường hp chuyn tha tin cho  
nhà cung cp.  
Vic mua vật tư, cấp vật tư chưa được kim  
soát cht ch, hầu như khoán hết vic mua vật tư  
cho cán bchuyên trách phòng kinh doanh kỹ  
thut, dliu cui tháng mi chuyn vphòng kế  
toán. Do đó bộ phn kế toán không ththeo dõi  
kp thời lượng săm lốp mua vào, xut cp cho lái  
xe có đúng thực tế hay không và cũng gặp khó  
khăn trong việc qun lý chi phí phát sinh. Dliu  
gia các phòng ban chng chéo, không hiu quả  
và công vic phòng kế toán dn vcui tháng.  
Đánh giá chung: Các phn mm ng dng  
tại văn phòng công ty và các cửa hàng xăng dầu  
trin khai từ lâu, đều lc hu. Phn mm kế toán  
công ty đang sử dng là phn mềm offline, cài đặt  
riêng cho từng đơn vị, cu trúc dliu riêng, theo  
định kcui tháng mi chuyn dliu về văn  
phòng công ty tng hp. Vì vậy, cơ sở dliu  
chưa đồng nht toàn công ty mà ri rc theo tng  
đơn vị, văn phòng công ty không thể sdng  
thông tin của các đơn vị trc thuc mt cách  
nhanh chóng, chính xác. Ngược lại, đơn vị cp  
5.2. Đối vi chu trình cung ng  
*Quytrìnhmuahànghóaxăngduvàthanhtoán  
Đầu năm, công ty sẽ ký hợp đồng nguyên tc  
vi nhà cung cp vviệc mua bán xăng dầu. Căn  
cvào khả năng kinh doanh của tng ca hàng  
xăng dầu hoặc có đơn hàng bán buôn, phòng kinh  
doanh lp yêu cu mua hàng gi các nhà cung cp.  
Lái xe ti kho ti kho ly hàng (nhận Hóa đơn  
GTGT), chhàng vca hàng hc giao thng cho  
khách hàng (xác nhn giao hàng). Phòng kinh  
doanh nhp liệu hàng mua vào, cân đối báo stin  
cn phi thanh toán báo cho phòng kế toán.  
88  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
dưới cũng chưa truy cập được các dliu liên  
quan đến văn phòng công ty.  
lung quy trình thợp đồng, đặt hàng xut hàng,  
hóa đơn…dữ liệu được tích hp vi kế toán công  
nphi thu nhm qun lý giá bán buôn, đơn đặt  
hàng, khách hàng.  
Qua kho sát, tác gicho rng HTTTKT theo  
chu trình ti mt số công ty xăng dầu khu vc  
Min Trung vẫn chưa hoàn chỉnh để sn sàng ng  
dng ERP. Vì vy, chun hóa qui trình kinh doanh  
là công việc trước hết để hoàn thin HTTTKT ti  
các công ty trên.  
* Quy trình kim soát tín dng  
Đối vi quy trình kim soát tín dng trong  
qun lý bán hàng, trong quá trình thc hiện đàm  
phán ký kết hợp đồng vi khách hàng, phòng  
nghip vkết hp vi Phòng kế toán xác định hn  
mc tín dng cho khách hàng. Sau khi ký hp  
đồng, phòng nghip vkhai báo hn mc tín dng  
vào hthng. Khác vi hthng hin nay, công ty  
theo dõi riêng, phòng nghip vụ đợi thông tin từ  
phòng kế toán báo về để xét duyt.  
Tác gikiến nghị đối vi quy trình khai báo  
dliu khách hàng, thông tin khách hàng nên  
được qun lý tp trung bng cách khi có yêu cu  
to mi khách hàng, toàn bthông tin sẽ được đưa  
về văn phòng công ty để khai báo. Trường hp có  
tn ti trên hthng thì tiếp tc thc hin các  
nghip vụ như bình thường. Nếu không tn ti, gi  
thông tin khách hàng, hn mc tín dng theo mu  
về văn phòng công ty để to mi hoc cp nht  
thông tin nếu có thay đổi. Việc này đảm bo tính  
chính xác ca thông tin, tránh trùng lp và ddàng  
qun lý.  
6. Kiến nghị  
6.1. Đối vi chu trình doanh thu  
Tác giả đưa ra quy trình khai báo dữ liu  
khách hàng và quy trình kim soát tín dng nhm  
qun lý tập trung thông tin và là cơ sở để chun  
hóa quy trình doanh thu bán buôn xăng dầu  
* Quy trình bán buôn xăng dầu  
Tác giả đưa ra quy trình khai báo dữ liu  
khách hàng và quy trình kim soát tín dng nhm  
qun lý tp trung thông tin và là cơ sở để chun  
hóa quy trình doanh thu bán buôn xăng dầu  
* Qui trình khai báo dliu khách hàng, hn  
mc tín dng  
Trong hoạt động bán buôn xăng dầu, tác giả  
kiến nghthay vì phòng kinh doanh xuất hóa đơn  
GTGT như hiện nay chuyn cho phòng kế toán  
kim tra, xut cho khách hàng bán buôn. Trong  
quy trình này, xác định rõ được trách nhim tng  
bphn, ghi nhn giao dch xut, bán hàng theo  
Bng 1: Quy trình bán buôn xăng dầu  
Mô tchi tiết  
Tên công  
Bphn  
vic  
thc hin  
Đầu vào  
Thc hin  
Đầu ra  
Đầu năm, Phòng kinh doanh phối hp vi các  
phòng có liên quan thc hiện đàm phán, ký kết  
hợp đồng, tùy theo tng khách hàng phân loi Hợp đồng  
hn mc tín dng.Trong hợp đồng đầy đủ các đã ký kết  
thông tin loại hàng, điều khoản thanh toán, địa  
điểm giao hàng…  
Phòng  
Kinh  
doanh kỹ  
thut  
Ký kết hp  
đồng  
Hợp đồng  
To mã  
khách  
hàng/Khai  
báo dliu  
Phòng  
Kinh  
doanh kỹ  
thut  
Kiểm tra khách hàng đã có trên hệ thng hay  
chưa, nếu không thì to mu lấy thông tin để Mã khách  
Mu khai báo  
thông tin khách  
hàng  
khai báo khách hàng mi, hn mc tín dung  
áp dng  
hàng  
Phòng  
Kinh  
doanh kỹ  
thut  
Khi khách hàng gi yêu cu giao hàng, tbán  
hàng tạo đơn đặt hàng tham chiếu thợp đng  
đã ký. Các thông tin trên đơn đặt hàng như  
mt hàng, số lượng, ngày giao hàng…  
Hthng skim tra hn mc tín dng ca  
khách hàng da trên thông tin hợp đồng, dữ  
liu công ncp nht tphòng kế toán. Nếu  
tín dụng vượt quá hn mc thì hthng sẽ  
thông báo, gửi đến cp thm quyn phê duyt  
Cp thm quyn phê duyệt đơn đặt hàng, các  
thông tin cp nht bao gm ttrình, lý do phê  
duyệt…  
Nhn yêu cu  
giao hàng từ  
khách hàng  
Đơn đặt hàng  
Phòng  
Kinh  
doanh kỹ  
thut  
Kim tra tín  
dng  
Cp nht tờ  
trình và phê  
duyệt đơn  
hàng  
Phòng  
Kinh  
doanh kỹ  
thut  
Đơn đặt  
hàng đã  
phê duyt  
89  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
Bng 2: Quy trình bán buôn xăng dầu  
Mô tchi tiết  
Tên công  
Bphn  
thc hin  
Phòng  
vic  
Đầu vào  
Thc hin  
Đầu ra  
Căn cứ các đơn đặt hàng đã phê duyệt, Phòng Đơn đặt  
Đặt hàng vi  
nhà cung cp doanh kỹ  
Kinh  
kinh doanh đặt hàng vi nhà cung cp  
hàng gi  
nhà cung  
cp  
thut  
Phòng  
kinh  
Điều động  
doanh, Xí  
Phòng kinh doanh gi thông tin cho Xí nghip  
vn tải điều phối xe đến kho ca nhà cung cp,  
nhn hàng, chuyn thẳng đến khách hàng  
Xác nhn  
phương tiện  
Lnh vn  
chuyn  
vn ti  
nghip  
vn ti  
Hóa đơn GTGT Lái xe giao hàng cho khách hàng, sau khi đã  
ca nhà cung ký xác nhận đã nhận hàng vào lnh vn  
cp, Lnh vn chuyn. Lái xe np lnh vn chuyển, hóa đơn  
Giao và nhn  
Lái xe  
hàng  
chuyn có ký  
xác nhn nhn  
hàng  
GTGT về văn phòng công ty.  
Phòng tài  
Xuất hóa đơn chính kế  
toán  
Lnh vn chuyn kèm xác nhận đã nhận hàng  
của khách hàng là cơ sở để kế toán xut hóa  
đơn  
Hóa đơn  
GTGT  
Đối vi khách hàng mi phải thanh toán trước  
khi giao hàng, còn đối vi khách hàng truyn  
Phiếu thu/ Giy thng thì tùy theo hn mc tín dng ca tng  
Phòng tài  
chính kế  
Phiếu thu/  
Giy báo  
có  
Thu tin  
báo có  
khách hàng. Khi khách hàng thanh toán, kế  
toán công nợ căn cứ chng tkhai báo vào hệ  
thng, ghi nhn gim công nợ  
toán  
Ngun: Tác gitng hp  
* Quy trình bán lẻ xăng dầu  
phòng công ty qun lý kp thời lượng hàng, công  
nkhách hàng ca tng ca hàng. Sau khi chun  
hóa tng khâu chi tiết, tác gimô tquy trình bán  
lvà thu tiền như sau:  
Tác gihoàn thin tng khâu nhp hàng, xut  
hàng ti cửa hàng xăng dầu, là cơ sở để ca hàng  
xăng dầu có chng tnhp xuất, đồng thời văn  
Bng 3: Quy trình bán lẻ xăng dầu  
Mô tchi tiết  
Bphn  
thc hin  
Tên công vic  
Đầu vào  
Thc hin  
Đầu ra  
Nhn yêu cu mua  
hàng tca hàng  
xăng dầu  
Cửa hàng xăng dầu yêu cu mua hàng,  
các thông tin trên chng tgm mt  
hàng, số lượng, ngày giao…  
Phòng kinh doanh  
kthut  
Yêu cu mua  
hàng  
Tổ bán hàng căn cứ vào yêu cu mua  
hàng, tạo đơn đặt hàng. Các thông tin  
trên đơn đặt hàng bao gm mt hàng,  
số lượng, ngày giao…  
Phòng kinh doanh  
kthut  
Tạo đơn đt hàng  
Đơn đặt hàng  
Phòng kinh doanh phi hp phòng kế  
toán để theo dõi lượng hàng tồn, định  
mc ca tng cửa hàng xăng dầu để  
xét duyệt đơn đt hàng  
Phòng kinh doanh  
kthut/Phòng kế  
toán  
Đơn đặt  
hàng đã  
xét duyt  
Phê duyệt đơn  
hàng  
Căn cứ các đơn đặt hàng đã phê duyệt,  
Đơn đặt  
Đặt hàng vi nhà Phòng Kinh doanh  
Phòng kinh doanh đặt hàng vi nhà hàng gi  
cung cp  
kthut  
cung cp  
nhà cung  
cp  
Phòng kinh doanh gi thông tin cho Xí  
Xác nhận phương nghip vn tải điều phối xe đến kho Lnh vn  
Phòng  
kinh  
Điều động vn ti doanh, Xí nghip  
vn ti  
tin  
ca nhà cung cp, nhn hàng, chuyn  
thẳng đến khách hàng  
chuyn  
90  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
Bng 4: Quy trình bán lẻ xăng dầu  
Mô tchi tiết  
Bphn  
Tên công vic  
thc hin  
Đầu vào  
Thc hin  
Đầu ra  
Hóa đơn GTGT Lái xe giao hàng cho khách hàng, sau  
ca nhà cung cp, khi đã ký xác nhận đã nhận hàng vào  
Lnh vn chuyn lnh vn chuyn. Lái xe np lnh vn  
Giao và nhn hàng Lái xe  
có ký xác nhn  
nhn hàng  
chuyển, hóa đơn GTGT về văn phòng  
công ty.  
Hàng ngày, xut bán hàng cho khách  
hàng, xut hóa đơn cho khách hàng,  
cui ngày tng hp xuất hóa đơn cho  
lượng hàng bán lcòn li không ly  
Hóa đơn  
GTGT,  
Báo cáo  
Bán lti ca Cửa hàng xăng  
hàng xăng dầu  
du  
hóa đơn. Lập báo cáo bán hàng và np bán hàng  
tin vcông ty  
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, Báo cáo  
bán hàng, kế toán ghi nhn doanh thu  
và công nca cửa hàng xăng dầu  
Căn cứ stin cửa hàng xăng dầu np  
vkế toán ghi nhn vào hthng,  
gim trcông ncủa hàng xăng dầu,  
sau đó chuyển báo có vca hàng  
xăng dầu  
Ghi nhn công nợ  
cửa hàng xăng dầu  
Hóa đơn GTGT,  
Báo cáo bán hàng  
Phòng kế toán  
Thu tin ca hàng Phòng tài chính kế  
xăng dầu np vtoán  
Giy báo có,  
Phiếu thu  
Ngun: Tác gitng hp  
Trong quy trình mua vật tư, thiết btác gihệ  
6.2. Đối vi chu trình cung ng  
Trong quy trình mua hàng hóa xăng dầu, tác  
gikiến nghcác công ty nên có sphân chia các  
bước công vic rõ ràng, trách nhim ca các bộ  
phn tham gia. Khi ng dng ERP, thông tin chia  
sgia các bphn dễ dàng hơn, phòng kế toán có  
ththeo dõi giá trhàng hóa mua vào tphòng kinh  
doanh để cân đối thanh toán cho nhà cung cp.  
thống hóa các bước rõ ràng cho tng bphn, tng  
công việc. Để kim tra xác nhn vic giao hàng  
tác gikiến nghcông ty nên bsung Biên bn  
bàn giao gia bphn kinh doanh (mua hàng) vi  
bphn có nhu cu, chng từ này là căn cứ để kế  
toán kim tra và qun lý chi phí hp lý. Sau khi  
chun hóa, tác gimô tả quy trình mua xăng dầu,  
vật tư như sau  
Bng 5: Quy trình mua xăng dầu, vật tư thiết bị  
Mô tchi tiết  
Thc hin  
Tên công  
Bphn thc  
hin  
vic  
Đầu vào  
Đầu ra  
Phiếu yêu Các bphn có nhu cu gi yêu cầu đến phòng  
Yêu cu mua Bphn có nhu  
cu mua  
kinh doanh kthuật để trình duyt  
hàng  
cu  
hàng  
Xét duyt ttrình vyêu cu hàng hóa, vật tư  
Tờ  
trình đã  
được  
Xét duyt  
yêu cu mua đạo,Phòng kinh  
Ban lãnh  
Ttrình  
hàng  
doanh  
duyt  
La chn  
nhà cung cp doanh kthut  
Phòng kinh  
Phòng kinh doanh kthut tham kho giá, cht  
lượng phù hp trình ý kiến của ban lãnh đạo  
Ký kết hợp đồng mua vật tư kèm với các điều  
kin giá c, thanh toán  
Hp  
đồng  
đã ký  
kết  
Ký kết hp  
đồng  
Phòng kinh  
doanh kthut  
91  
Chuyên mc: Tài chính Ngân hàng - TP CHÍ KINH T& QUN TRKINH DOANH S15 (2020)  
Bng 6: Quy trình mua xăng dầu, vật tư thiết bị  
Mô tchi tiết  
Thc hin  
Tên công  
Bphn thc  
hin  
vic  
Đầu vào  
Đầu ra  
Kim tra mã nhà cung cấp đã tồn tại chưa, khai Mã nhà  
To mã nhà  
cung cp  
Phòng kinh  
doanh kthut  
báo mi nếu chưa có thông tin  
cung  
cp  
Phòng kinh  
doanh kthut  
Đơn đặt  
hàng  
Lập đơn đặt hàng gm các thông tin vật tư, số  
lượng, chng loi, thời gian giao…  
Đặt hàng  
Khi nhà cung cp giao hàng, nhân viên phòng  
kinh doanh kim tra hàng, xác nhn hàng hóa.  
Biên bn Sau đó lập phiếu giao vật tư và chuyn vật tư cho  
giao hàng các bphn có nhu cu. Toàn bchng tgm  
ttrình, hợp đồng, Hóa đơn, Biên bản bàn giao,  
Phòng kinh  
doanh kỹ  
thut/Các bộ  
phn liên quan  
Nhn hàng  
Phiếu giao nhận được chuyn vPhòng kế toán  
Căn cứ vào bchng tkế toán theo dõi tình hình  
Hóa đơn, nhp xut tn vật tư, kế toán thanh toán tiến hành  
biên bn chi trtin cho nhà cung cp. Toàn bchng từ  
Thanh toán  
Phòng kế toán giao nhn, được chuyn cho kế toán tng hp ghi nhn chi  
Phiếu phí. Phòng kinh doanh căn cứ vào dliu trên  
nhp kho điều phi vic cung ng vật tư thiết bị đảm bo  
đúng định mức quy định.  
Ngun: Tác gitng hp  
Qua kho sát tác giả đánh giá thực trng  
ci tiến chu trình doanh thu và chu trình cung ng,  
giúp các công ty hoàn thin HTTTKT, tạo điều  
kin cho vic trin khai hthng ERP sau này  
được thun lợi và đạt hiu quả cao hơn.  
HTTTKT theo chu trình ti mt số công ty xăng  
du khu vc Min Trung còn nhng hn chế, bt  
cp tn ti. Nhng gii pháp tác giả đề xut nhm  
TÀI LIU THAM KHO  
[1]. Alzoubi. (2011). The effectiveness of the accouting information systems under the ERP. Research  
Journal of Finance and Accouting.  
[2]. Công ty Cphn Tin Hc Vin Thông Petrolimex. (2013). Hthng qun lý cửa hàng xăng dầu  
EGAS.  
[3]. Nguyn Mnh Toàn. (2011). Tiếp cn theo chu trình – Cơ sở năng cao hiệu quca hthng thông  
tin kế toán. Tp chí Kế toán & Kim toán, s05/2011.  
[4]. Nguyn Mnh Toàn, Hunh ThHng Hnh. (2011). Giáo trình Hthng thông tin kế toán, Nhà  
Xut bn Tài chính.  
[5]. Romney M.B, Steinbart P.J. (2012). Accounting Information Systems, 12th edition, Prentice Hall.  
[6]. Trn ThThanh Thúy. (2011). Tình hình ng dng ERP và sự tác động của ERP đến tchc  
hthng thông tin kế toán ti các doanh nghip Vit Nam. Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại hc Kinh  
tế Thành phHChí Minh.  
[7]. Wikinson J.W., Cerullo M.J. (1997). Accounting Information Systems, 3rd edition, John Wiley &  
Sons, Inc.  
Thông tin tác gi:  
Ngày nhn bài: 09/12/2020  
Ngày nhn bn sa: 20/12/2020  
Ngày duyệt đăng: 30/12/2020  
1. Trn Thị Phương Thảo  
-Đơn vị công tác: Trường Đại hc Tài Chính Kế toán  
- Địa chemail: tranthiphuongthao@tckt.edu.vn  
92  
pdf 9 trang yennguyen 19/04/2022 3260
Bạn đang xem tài liệu "Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình: Góc nhìn từ thực tiễn hoạt động kinh doanh tại một số công ty xăng dầu khu vực miền Trung", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdftiep_can_he_thong_thong_tin_ke_toan_theo_chu_trinh_goc_nhin.pdf