Dự án phát triển đô thị Đồng Hới - Phần 9: Quản lý thời gian

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT

COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM

DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI

HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ

TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC

DỰ ÁN PTĐTĐH

9. Quản lý thời gian

Tháng 3/2006

Dựa theo “Quản lý thời gian” của Polly Bird, “Quản lý thời gian cá nhân dành cho những nhà quản lý bận

rộn” của Gerard M.Blair và tài liệu của trường Đại học Florida

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tất cả mọi người trên trái đất - Bill Gates, Bill Clinton và bạn - đều

có quỹ thời gian giống nhau. Theo các chuyên gia về Quản lý Thời

gian, chúng ta dành 50% thời gian của mình để xử lý thông tin và

80% lượng thông tin đó không có giá trị. Do vậy, vấn đề không phải

là chúng ta có bao nhiêu thời gian mà là cách chúng ta sử dụng nó.

Điểm mấu chốt là làm thế nào chúng ta sử dụng thời gian một cách

có hiệu quả.

Trong tài liệu này, bạn sẽ học được một số lời khuyên và hướng dẫn

làm thế nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả, làm được nhiều

việc hơn với lượng thời gian ít hơn và có thể dành thêm thời gian

cho bản thân và gia đình.

1. Quản lý thời gian là gì?

“Quản lý Thời gian là hành động kiểm soát các sự kiện và

trọng tâm của Quản lý Thời gian chính là bản thân bạn.” Quản

lý Thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian; đó là

quản lý bản thân bạn trong mối liên hệ với thời gian. Điều này

có nghĩa là phải thay đổi những thói quen và hoạt động làm

lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng thử nghiệm các

phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép bạn tìm ra

cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian.

Quản lý thời gian sẽ cải thiện 3 khía cạnh dưới đây trong công

việc của bạn:

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

1

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

• Hiệu quả – có tác động rõ ràng hoặc tác động như mong

muốn

• Năng suất – năng suất với thời gian lãng phí hoặc nỗ lực

bỏ ra ở mức tổi thiểu

• Dễ dàng – dường như không cần nỗ lực; một cách tự

nhiên, dễ dàng

2. Cái gì ảnh hưởng đến Thời gian?

Chúng ta đều cần thời gian cho bất kỳ việc gì. Một số sự kiện

hay hoạt động phụ thuộc vào bên ngoài như hội họp, nghĩa vụ

gia đình, công việc; một số hoạt động khác có thể tự kiểm soát

như chuyện phiếm với đồng nghiệp, gọi điện thoại, làm việc

riêng hay đơn thuần là “đi loanh quanh”.

3. Nguyên tắc 80:20

Nguyên tắc 80:20 còn được gọi là nguyên tắc Pareto, cho

rằng thông thường 80% các kết quả đạt được chỉ cần đến

20% lượng thời gian đã tiêu tốn. Điều này có nghĩa là 80%

thời gian tiêu tốn dùng để đạt 20% kết quả còn lại. Đây là một

sự lãng phí thời gian ghê gớm?! Mặc dù tỷ lệ này không phải

khi nào cũng là 80:20 nhưng trong công việc hàng ngày chúng

ta uôn bắt gặp hiện tượng mất cân bằng đó.

4. Quản lý thời gian cá nhân

Hậu quả của việc không quản lý tốt thời gian là bị lỡ hẹn, các

cuộc họp không đạt được mục đích nào cả hoặc bị huỷ bỏ do

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

2

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

có những công việc khác chen ngang, v.v...Tình trạng đó sẽ

làm cho bản thân bạn và người khác thất vọng, căng thẳng

thần kinh và giảm hiệu quả làm việc. Do vậy chúng ta phải

chấm dứt ngay tình trạng không quản lý được thời gian.

Những vấn đề cơ bản của Quản lý Thời gian Cá nhân được

tóm tắt thành 5 lời khuyên dưới đây:

1. Lập thứ tự ưu tiên công việc của bạn;

2. Hoàn thành công việc ngay từ lần đầu tiên;

3. Không lãng phí thời gian;

4. Giao công việc;

5. Tránh chần chừ.

Lời khuyên thứ 1: Lập thứ tự ưu tiên công việc của bạn

Tất cả các nhà quản lý tốt đều bắt đầu từ công việc lập kế

hoạch. Công cụ lập kế hoạch đơn giản nhất là “danh sách

những việc cần làm”. Điểm mấu chốt là tập trung vào những

nhiệm vụ quan trọng và việc nhỏ có thể hoàn thành nhằm

tránh tình trạng bỏ sót. Lập danh sách các việc cần làm rất

quan trọng vì nó bao gồm những việc cần làm và việc không

cần làm để bạn ghi nhớ. Trước hết, liệt kê tất cả các công việc

cần được hoàn thành và sắp xếp chúng theo thứ tự quan

trọng. Bạn có thể viết danh sách trong sổ tay cá nhân hoặc

trong máy vi tính để bạn có thể xem nó hàng ngày. Danh sách

này cần sát với thực tế vì nếu có quá nhiều việc thì có thể bạn

sẽ nản chí.

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

3

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

Bảng 1: Ví dụ về danh sách những việc cần làm

Mức độ

ưu tiên

Công việc

Thời hạn hoàn Phân loại

thành

Đọc tài liệu về Quản lý thời

gian

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

hàng tuần

Trình báo cáo Đánh giá hoạt

động nội bộ

1

2

Hôm nay

Ngày mai

Học tập

Công việc

2

3

Dự đám cưới cháu

Đưa xe đi bảo dưỡng

V.v...

25/4 – 11:30

Tuần tới

Việc riêng

Một số công việc có thể phải để sang ngày hôm sau nếu bạn

không hoàn thành chúng vào cuối ngày hôm nay được. Trong

bất cứ trường hợp nào thì không được gạch bỏ những công

việc ra khỏi danh sách nếu bạn chưa hoàn thành chúng.

Chẳng hạn như đối với những báo cáo cần ý kiến đóng góp

từ những người khác thì việc bạn vẫn để chúng trong danh

sách sẽ giúp bạn kiểm tra tình hình các góp ý phản hồi đó.

Nếu như công việc cần ưu tiên nhất là công việc lớn thì hãy

chia nó thành nhiều việc nhỏ, như thế sẽ làm giảm đi tình

trạng quá tải công việc. Bảng 2 dưới đây là danh sách những

điều cần nhớ khi lập thứ tự ưu tiên công việc của bạn.

Bảng 2: Những điều cần nhớ

1. Đừng làm quá tải danh sách – hãy sát với thực tế!

2. Sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ quan trọng.

3. Lập kế hoạch thời gian cho những gián đoạn và

các lỗi.

4. Lập kế hoạch thời gian cho những công việc lâu

dài và cho những việc trước mắt

Nguồn: Mind Tools, Inc.

Bước thứ 2 trong lập thứ tự ưu tiên là hỏi xem việc gì quan

trọng và việc gì cần làm gấp? Khi một việc cần ta chú ý ngay

thì đó là việc cần làm gấp. Một việc là rất quan trọng nếu nó

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

4

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

liên quan đến những giá trị cốt lõi của bạn hoặc những động

lực trong cuộc sống. Khi đó, mỗi quyết định sẽ rơi vào một

trong bốn trường hợp sau:

Bảng 3: Ma trận thể hiện mức cấp thiết / tầm quan trọng

Cấp thiết

Không cấp thiết

Quan trọng

Phải làm ngay!

Lên kế hoạch làm sau!

Không quan trọng

Giao cho ai đó hoặc làm Không cần làm!

sau!

Mặc dù Danh sách Những Việc Cần làm rất đơn giản nhưng

cực kỳ hữu ích vì đây là phương pháp tổ chức bản thân bạn

và cũng là cách giảm căng thẳng thần kinh. Thông thường,

nếu bạn có những vấn đề tưởng chừng quá lớn hoặc đòi hỏi

quá nhiều thời gian của bạn thì bạn có thể sẽ rơi vào trạng

thái không kiểm soát được và cảm thấy bị quá tải với công

việc.

Lời khuyên thứ 2: Hãy hoàn thành công việc ngay từ lần

đầu tiên

30% thời gian của một nhà quản lý được dùng cho việc “giải

quyết tình huống khẩn cấp” hoặc giải quyết những vấn đề

đáng lẽ ra không phải là vấn đề. Những vấn đề này là do sai

lầm mà các nhà quản lý và cấp dưới mắc phải khi họ thực

hiện công việc của mình. Phương pháp để tránh mắc phải sai

lầm là nhận thấy được nguyên nhân dẫn đến sai lầm và sau

đó giải quyết nguyên nhân đó, xác định những gì nên làm và

không nên làm để tránh tái phạm.

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

5

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

Một cách rất hữu ích là bạn nên hỏi đồng nghiệp và cấp dưới

xem việc bạn đang làm có gây thêm phức tạp cho công việc

của họ không. Nhưng phải đảm bảo rằng bạn không khiển

trách họ nếu họ chỉ trích những việc đó. Nếu cấp dưới của

bạn đề xuất giải pháp thì bạn phải xem xét đề xuất đó. Lợi ích

của phương pháp này là nhận được sự tôn trọng và tin tưởng

từ đồng nghiệp và cấp dưới cũng như giải quyết các vấn đề

trong công việc hàng ngày. Điều này sẽ hạn chế tối đa lượng

thời gian dành cho mỗi công việc.

Một người quản lý tốt cần có khả năng phát hiện các dạng lỗi

lầm và có giải pháp đơn giản giải quyết vấn đề đó. Chẳng hạn,

nếu cấp dưới đang gặp khó khăn để nhớ cách sử dụng máy

photocopi thì bạn có thể dán bảng hướng dẫn cách sử dụng

gần máy phôtô để tránh mất nhiều thời gian phải giải thích cho

từng người một. Nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian hàng ngày

thì bạn có thể sử dụng thời gian đó để làm thêm việc khác.

Phải đề ra mục tiêu hoàn thành công việc đúng ngay từ lần

đầu. Điều này không chỉ khiến cho mỗi công việc trở thành

một thách thức cho bản thân - do đó sẽ làm cho những công

việc chán ngắt trở nên thú vị hơn, mà còn đẩy nhanh tốc độ

thực hiện toàn bộ quy trình công việc. Bạn có thể thực hiện

công việc đúng ngay trong lần đầu tiên bằng cách chuẩn bị

trước. Ví dụ như bạn phải đọc tất cả tài liệu liên quan trước

khi tham dự một cuộc họp.

Lời khuyên thứ 3: Không lãng phí thời gian

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

6

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

Khi đồng nghiệp hay cấp dưới không hoàn toàn hiểu mục đích

công việc của họ thì họ sẽ dành nhiều thời gian để tìm hiểu ý

nghĩa của những việc họ làm. Điều này có thể dẫn đến công

việc được thực hiện không đúng, làm lãng phí thời gian. Đó

chính là tại sao cần phải giải thích ngay từ đầu mục đích, ý

nghĩa và quy trình thực hiện công việc. Đồng nghiệp và cấp

dưới sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ hiểu được công việc

giao cho họ.

Một cách khác để giảm thiểu lãng phí thời gian là cắt giảm

thời gian dành cho hội họp. Bảng 4 trình bày tóm tắt về những

mẹo để đơn giản hoá các cuộc họp (xem Tài liệu số 1: Điều

hành Cuộc họp). Nếu bạn là một người tổ chức cuộc họp hay

chủ tọa, bạn phải đảm bảo tất cả mọi thứ sẵn sàng và được

chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu. Các cuộc họp cần được

lên kế hoạch trước để các đồng nghiệp và cấp dưới có thể rà

soát lại và xử lý thông tin và chuẩn bị ý tưởng hay câu hỏi

trước cuộc họp. Điều này đảm bảo cuộc họp thu được nhiều

kết quả hơn.

Bảng 4: Lời khuyên để tổ chức cuộc họp

1. Thông báo trước mục đích cuộc họp

2. Đưa ra định mức thời gian cho việc trả lời và

ra quyết định

3. Bám sát chương trình họp

4. Kết thúc cuộc họp bằng một kế hoạch hành

động

5. Thực hiện các quyết định

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

7

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

Bạn cần dành thời gian để sắp xếp những giấy tờ bạn để trên

bàn và bỏ đi những gì không cần thiết như báo cũ, bản thảo

của báo cáo đã hoàn chỉnh và những thông tin không còn liên

quan đến công việc của bạn. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quát rõ

ràng hơn về những công việc đang đợi bạn và cần bạn chú ý

quan tâm.

Lời khuyên thứ 4: Biết cách giao công việc

Nếu bạn có một việc mà cấp dưới có thể thực hiện được thì

thay vì bạn tự mình làm, bạn nên hướng dẫn họ làm – sau đó,

bạn chỉ cần dành một ít thời gian để giám sát công việc; chắc

chắn bạn sẽ tốn ít thời gian hơn nhiều so với khi bạn tự làm.

Vì mục tiêu cần đạt được là quản lý thời gian hiệu quả nên

giao việc được coi là một công cụ hữu ích trong số các công

cụ quản lý thời gian. Mặc dù giao việc có thể không thực sự

tiết kiệm thời gian nhưng mục đích thực sự của nó là giao việc

cho người phù hợp có khả năng thực hiện hiệu quả hơn. Nếu

bạn là một nhà quản lý dành nhiều thời gian giám sát cấp

dưới thì tốt hơn là bạn nên phân công cho một người khác

làm những việc nhỏ như trực điện thoại, sắp xếp công văn,

v.v..

Điều này đòi hỏi bạn phải có tự tin và niềm tin nhất định, bạn

phải để người trợ lý hoàn thành công việc theo cách của anh

ta. Sẽ hiệu quả hơn nến chúng ta gắn kết trách nhiệm với kỹ

năng và sở thích cá nhân của mỗi người.

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

8

Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian

Lời khuyên thứ 5: Tránh chần chừ

Chần chừ là kế trì hoãn làm một việc nào đó. Quản lý thời

gian gặp khó khăn nhất khi con người chần chừ. Một số người

chần chừ vì đơn giản họ không muốn làm việc. Công việc có

thể chỉ đơn giản là xếp tài liệu vào túi và công việc bị chần

chừ là do người thực hiện sợ thất bại, thiếu thông tin đầy đủ

cho công việc, thói quen xấu hay thậm chí có thể là do công

việc tẻ nhạt.

Tác hại của chần chừ là công việc vẫn phải được thực hiện và

nếu trì hoãn thường xuyên thì cuối cùng bạn sẽ càng căng

thẳng hơn khi thời hạn hoàn thành càng đến gần. Kết hợp

giữa lập thứ tự ưu tiên, tuân thủ thời hạn mình đặt ra và kỷ

luật cá nhân sẽ giúp bạn dễ dàng vượt qua thói quen chần

chừ của mình.

Một phương pháp khác là chia nhỏ những công việc tẻ nhạt

và ít thử thách thành những công việc nhỏ hơn có thể dễ dàng

hoàn thành cùng với thời hạn bắt đầu thực hiện và kết thúc

công việc.

Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới

9

Muốn biết thêm thông tin và tài liệu:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

Dự án Phát triển Đô thị Đông Hới

19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình

ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn

Dự án Phát Triển Đô thị Đồng Hới do

Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thuỵ Sỹ tài trợ