Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

-------

ThS. Trần Nhật Minh

ThS. Trần Hữu Trần Huy

ThS. Nguyễn Thị Trường Hân

Hồ Thanh Trúc

KỸ NĂNG

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thành phố Hồ Chí Minh, 2016

LỜI NÓI ĐẦU

Các bạn sinh viên thân mến!

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho

thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp.

Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định, lý do quan

trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành

công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn Kỹ năng mềm ra

đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ

khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều

lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này.

Tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian” này được đúc kết từ những

kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm

công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau. Mong muốn của các tác giả

được chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một

kế hoạch tốt nhất trong vấn đề tổ chức công việc của bạn và quản lý thời gian của mỗi

người trong một ngày để đạt được hiệu quả cao. Để học tốt và ứng dụng được những kiến

thức này, yêu cầu người học bên cạnh việc tham gia đầy đủ các hoạt động tại lớp, cũng

còn rất cần thiết sự tự học và tham khảo của các bạn để hoàn tất các bài tập tình huống

được đưa ra trong tài liệu này.

Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ là những yếu tố quí giá giúp cho tài liệu này hoàn

thiện hơn trong những lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ

năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng.

Chúc các bạn thành công!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2016

Nhóm biên soạn tài liệu

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………………………….1

PHẦN 1 – KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ……………………………………..2

Khái niệm…………….………………………………………………………………2

Tổ chức công việc bộ phận…………………………………………………………..2

Tổ chức công việc cá nhân …………………………………………………………..7

PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ……………………………………..13

Giai đoạn 1: Nhận biết ……………………………………………………………..15

Giai đoạn 2: Phân tích ……………………………………………………………..17

Giai đoạn 3: Lập trật tự ưu tiên …………………………………………………….22

Giai đoạn 4: Nhận diện kẻ cắp thời gian …………………………………………..24

Giai đoạn 5: Lập kế hoạch………………………………………………………….31

Kết luận: 10 bí quyết quản lý thời gian …………………………………………….35

PHẦN 3 – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP ………………………….36

Tình huống: Một ngày làm việc của Giám đốc Huy ……………………………….36

Bài tập 1: Những điều quan tâm …………………………………………………..41

Bài tập 2: Mục tiêu của bạn ………………………………………………………..42

Bài tập 3: Ảnh hưởng đối với thời gian – các yếu tố khác …………………………43

Bài tập 4: Kiểm soát và chủ động ………………………………………………….44

Bài tập 5: Quan trọng và khẩn trương ……………………………………………..45

Bài tập 6: Kẻ cắp thời gian của tôi …………………………………………………46

Bài tập 7: Sắp xếp bàn làm việc của tôi ……………………………………………46

Bài tập 8: Tôi có cầu toàn? …………………………………………………………47

Bài tập 9: Loại trừ kẻ cắp thời gian ……………………………..…………………48

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………49

PHẦN 1 - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại

trong việc lên kế hoạch để thành công.

(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)

William Arthur Ward

I/ KHÁI NIỆM

1. Định nghĩa

• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm

và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan

hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp.

• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao.

• Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa

trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.

2. Mục đích

Thông qua việc nghiên cứu phần này, bạn sẽ thực hiện được các việc sau:

• Tổ chức công việc được giao.

• Tổ chức mạng lưới công việc.

• Sắp xếp hồ sơ.

• Sắp xếp vị trí làm việc.

• Xác định thứ tự ưu tiên công việc.

• Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Có rất nhiều người hay than phiền trong quá trình làm việc của mình, đại loại như:

“Sao công việc của tôi rối tung lên thế này?”, “Tại sao những thứ tôi cần bình thường

thì vẫn thấy mà giờ đây nó biến đi đâu mất rồi?”, “Tại sao cái file tôi đã lưu rồi mà

giờ tìm lại thì không biết nó nằm đâu rồi?” … Đó chính là những dấu hiệu cho thấy

bạn đã chưa thật sự tổ chức tốt công việc cho cá nhân mình. Để khắc phục được

những hiện tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân tốt.

5 bước sau đây khi thực hiện đúng sẽ giúp bạn có được kỹ năng quan trọng này:

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

• Sắp xếp hồ sơ

1

• Sắp xếp nơi làm việc

• Quản lý thông tin

• Lập kế hoạch công việc

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1. Phân loại công việc

- Với công việc có tính chất thường xuyên: Là các công việc lặp lại theo một chu

kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:

• Tần suất thực hiện?

• Người thực hiện?

• Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

- Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất hoặc không ổn định: Cần

phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm

việc sẽ không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50%.

1.2. Lưu đồ thời gian

Quan trọng

B - Không khẩn cấp

và quan trọng

A - Khẩn cấp và

quan trọng

Không khẩn cấp

Khẩn cấp

B - Khẩn cấp và

không quan trọng

C - Không khẩn

cấp và không quan

trọng

Không quan trọng

Trong bốn nhóm công việc, dễ nhận thấy nhóm công việc A phải làm đầu tiên và

nhóm công việc C làm cuối cùng. Cụ thể như sau:

- Nhóm A: Quan trọng và khẩn cấp

Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp

đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong

sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng..

- Nhóm B:

2

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc

nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà

cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

+ Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa

mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc

bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi

đi.

Các công việc này (B) có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc (A) quan trọng và

khẩn cấp. Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song. Việc thực

hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

• Thời hạn giải quyết vấn đề.

• Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn

có thể xác định lịch cho từng công việc.

- Nhóm C: Không khẩn cấp và không quan trọng

Ví dụ: Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ quần áo mới, đổi điện thoại di động ...

Đáng tiếc là nhiều người lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không

quan trọng.

Bài tập ghi nhớ:

Hãy liệt kê ra giấy tất cả những công việc bạn phải làm hoặc dự định làm trong vòng

24 giờ tới, sau đó hãy sắp xếp lại theo các thứ tự ưu tiên, vẽ lưu đồ và đưa các công

việc tương ứng vào các vị trí đúng của nó. Sắp xếp lại kết quả theo thứ tự A – B – C

và lên kế hoạch thời gian để thực hiện nó.

2. Sắp xếp hồ sơ

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống như thế này chưa?

• Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?

• Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào

ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?

• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng

bạn nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng?

• Một nhân viên nghỉ việc, anh ta không làm đơn, bây giờ bạn không biết hồ sơ

của anh ta thế nào…

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

3

2.1. Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.

Mẫu dưới đây là một gợi ý cho bạn để quản lý hồ sơ:

Stt Tên

Hồ

Người Người Vị

Dạng hồ sơ

Cách

thức,

phân

loại

Ngày Ngày

quản

lý

được

đọc

HS

trí

phát

sinh

HS

cất

Văn Trong

CD-

Sơ

để

HS

bản

ổ cứng R/đĩa

máy vi mềm

tính

sắp

xếp

1

2

3

• Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ

toàn bộ phận của bạn.

• Khi nhân viên lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký

tên duyệt danh mục này.

• Hãy tổ chức 1 tháng 1 hoặc 2 lần, bạn yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào

danh mục.

2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

- Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.

- Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các

thông tin nhưng chưa xử lý.

- Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin

cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.

Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

• Input (Đầu vào)

• Output (Đầu ra)

• Quy định backup dữ liệu.

4

• Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.

• Quy định quét virus định kỳ.

• Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

- Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Microsoft Office).

- Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài

lại máy)).

- Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

- Lúc soạn thảo thì lưu trên desktop rồi sau đó quên di chuyển vào folder cần

thiết, và khi desktop đầy rác thì xóa đi hoặc máy bị hư phải cài lại.

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất

cho người sử dụng:

• Fax

• Điện thoại bàn

• Máy in

• Photo

• …

4. Quản lý thông tin

4.1. Phân loại thông tin:

• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)

• Giữa các nhân viên nội bộ.

• Input (thông tin đầu vào)

• Output (thông tin ra).

4.2. Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.

• Sổ giao việc

• Sổ giao nhận thông tin

• Sổ công văn đến – đi.

• Sổ giao nhận sản phẩm

• Sổ giải quyêt công việc

5

4.3. Lưu đồ thông tin

Thiết lập lưu đồ thông tin để luôn nắm chắc và nhận biết tiến độ công việc cũng như

tránh những nhầm lẫn tai hại trong quá trình xử lý thông tin.

Ví dụ: Lưu đồ tiếp nhận và xử lý hồ sơ cán bộ được cử đi học theo đề án 322

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận.

Trường hợp chưa trả lời được, hãy email cho khách biết thời hạn bạn trả lời.

• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại”

vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này

đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định

nào đó.

• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. Bạn đã từng nghe nguyên

tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách

hàng. Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính

khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào?

Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được

chưa? Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu

khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.

4.5. Sổ giải quyết công việc

Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn. Sổ giải quyết

công việc gồm các nội dung:

6

• Nội dung công việc

• Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)

• Thời hạn

• Diễn giải

• Kết quả/ngày hoàn thành.

5. Lập kế hoạch công việc

• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?

• Bạn biết ngày mai nhân viên của bạn làm gì?

• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.

Để làm tốt bước này, bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M (sẽ được trình bày ở

nội dung tiếp theo).

III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1. Xác định chức năng nhiệm vụ

Hiện nay vẫn còn khá nhiều Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và

nhiệm vụ. Vì vậy chúng ta vẫn thường thấy cụm từ “chức năng nhiệm vụ” đi chung

với nhau khi người ta muốn nói về những việc mà một bộ phận nào đó trong Doanh

nghiệp cần phải đảm bảo việc thực hiện nó theo những tiêu chuẩn được đặt ra từ ban

đầu.

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Vậy còn

nhiệm vụ: đó chính là những tác vụ cụ thể mà bộ phận đó phải thực hiện trong phạm

vi chuyên môn mà mình đảm trách để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể.

Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi

hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản

phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.

Ví dụ: Bộ phận Quản trị Nguồn Nhân lực có chức năng chính là tìm kiếm, đào tạo và

duy trì nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp. Trong phạm vi chức năng đó họ sẽ thực

hiện những nhiệm vụ cụ thể như:

- Lập kế hoạch tuyển dụng

- Thực hiện tuyển dụng

- Định biên nhân sự

7

- Xây dựng mô tả công việc

- Tính toán tiền lương và phụ cấp

- Đưa ra những biện pháp để giữ chân nhân tài

- Xây dựng quan hệ lao động trong Doanh nghiệp ….

Từ những chức năng đó, bạn sẽ đặt câu hỏi: Làm thế nào để thực hiện được nó một

cách hoàn hảo? Dĩ nhiên kiến thức cơ bản của nhà quản trị sẽ cho bạn biết rằng qui

trình để thực hiện sẽ phải trải qua 4 bước tuần tự:

Xác định mục tiêu và

quyết định cách tốt nhất

để đạt được mục tiêu

Hoạch Định

Kiểm Soát

Tổ Chức

Phân bổ và sắp xếp

các nguồn lực

Kiểm tra việc thực hiện

so với những mục tiêu đã

đề ra của tổ chức

Lãnh Đạo

Tác động đến người

khác để đảm bảo đạt

được mục tiêu

Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển

dụng: Bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?

Để thực hiện bước này được hoàn hảo, bạn đừng quên đặt ra mục tiêu cho nhiệm vụ.

Một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu thỏa mãn tiêu chí SMART:

Specify – Cụ thể

Measurable – Đo lường được

Achievable – Có tính khả thi

Realistic – Có thể thực hiện được (trong nguồn lực cho phép)

Time-bound – Có giới hạn thời gian

Bài tập ghi nhớ:

Bạn hãy đặt ra cho mình một mục tiêu cá nhân theo tiêu chí SMART (trong bất kỳ lĩnh

vực nào: học tập, rèn luyện, trau giồi bản thân ….)

8

2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công việc

Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác

hoạch định kế hoạch. Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững

chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc. Đó chính là

phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:

5W

What

Why

1H

2C

5M

How

Control

Check

Manpower

Money

Where

When

Who

Material

Machines

Methods

Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức

công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:

• What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?

• Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?

• Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?

• When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?

• Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu

trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?

• How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?

• Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?

• Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?

• Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?

• Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?

• Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?

• Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?

• Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?

Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên,

chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung …

9

Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm – 30 phút)

Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ

thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của Công ty mình.

3. Định biên công việc.

Bây giờ bạn hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.

• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức –

lãnh đạo – kiểm tra.

• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm

• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình

cần bao nhiêu người.

• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.

• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức

danh.

• Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức

ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.

4. Lập các bản mô tả công việc:

Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh.

• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức

danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm

vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

• Sử dụng định biên nhân sự để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp.

5. Sắp xếp công việc cho nhân viên:

Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường

xuyên.

• Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản

mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.

• Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.

10

5.1. Đối với công việc thường xuyên:

Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân

viên thực hiện, bao gồm:

• Cách thức thực hiện (How).

• Nguồn lực để thực hiện (5M).

• Tần suất thực hiện.

Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch

làm việc tuần của họ.

5.2. Công việc không thường xuyên

Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.

• Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (Why).

• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) của công ty.

• Giải thích phương pháp thực hiện (How).

Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý

• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?

• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên

khi nó xuất hiện trong tương lai.

• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường

xuyên. Và như vậy lần sau nếu có gặp lại công việc đó thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn

rất nhiều.

11

PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc

sống.

Benjamin Franklin

Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa

thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật

tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một

thành công tươi đẹp.

Louisa May Alcott

Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho

mình. Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có thể đạt

được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ chức, sắp xếp

thời gian cho bản thân mình.

Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng

24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ

sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập

trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều

mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng.

Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn

cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc

xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian

hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận

trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy

tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian

có được.

Bạn cần xác định và phân tích việc sử dụng thời gian của bạn hiện nay. Chúng tôi đề nghị

hãy giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực tế có thể

giúp bạn khắc phục. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng, trong đó bạn sẽ

quản lý thời gian của mình một cách đều đặn.

12

Quản lý thời gian

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã

dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn

phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục

- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

- Giảm căng thẳng (stress)

- Tăng hiệu quả công việc

- Tăng niềm vui trong công việc

- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

- Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ

giải trí.

Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả

MÔ HÌNH 5A ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN

1) AWARE

2) ANALYSE

3) ATTACK

4) ASSIGN

5) ARRANGE

6) SAVE TIME,

BETTER USE

13

1. AWARE: Nhận biết: để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. Sau đó sắp xếp ưu

tiên

2. ANALYSE: Điều cần làm

3. ATTACK: Tấn công kẻ cắp thời gian ® loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình.

4. ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên

5. ARRANGE: Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch

6. SAVE TIME, BETTER USE: Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

1. Awareness: Nhận biết

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp

xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách

thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.

2. Analysis: Phân tích điều cần làm.

Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại

và những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì

để tốt hơn.

3. Attack: Tấn công kẻ cắp thời gian

Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi

bạn chú tâm vào những điều cần yếu.

4. Asignment: Lập trật tự ưu tiên

Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở.

Cần làm những việc này một cách đều đặn.

5. Arrangement: Sắp đặt kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn

thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải có kế

hoạch thông minh.

Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này:

1. AWARENESS: Nhận biết

Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian. Một,

bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi đâu

và muốn thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó.

Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát công

việc. Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách

14

nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết. Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc tức là

tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính của cơ

quan. Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.

Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ về

con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan bạn cần đạt được

điều gì ?

Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng. Bạn biết sơ qua những liên quan đến

mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng. Hãy làm như sau:

Ø Quan trong / Ưu tiên :

Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp / kinh

doanh). Nhớ phải giữ thế cân bằng. Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học, cùng lúc muốn

dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc thì xin bạn hãy suy xét

lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái nào quan trọng hơn trong thời

điểm hiên tại :

Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn tất / các

ưu tiên có thay đổi.

Ø Kinh nghiệm quá khứ :

Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng”: lúc nào bạn

đã thành công. Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay.

Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung sướng.

Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.

Ø Thực tế : (khi xác định mục tiêu)

Mục đích phải thực tế. Nếu chỉ cao 1,45 m mà ước mong là ngôi sao trong đội bóng rổ

chuyên nghiệp thì bạn viễn vông lắm đấy.

Ø Rõ ràng :

Mục đích cần rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích và lên

kế hoạch thực hiện.

Ø Viết ra giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót)

Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa dối chính mình khi cho là có thể nhớ

trong đầu các mục đích đa dạng của bạn.

Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.

Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi

viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.

Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên,

làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.

15

Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và giao

tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian

của bạn là : bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác

nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.

Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên quan

đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan

trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm

nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh

được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn

phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.

TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN:

Chịu trách nhiệm về những ai?

Mức độ trách nhiệm đối với họ?

Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng?

Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào?

Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào?

Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài?

Tôi có phải phát huy sáng kiến?

Tôi được quyền hạn gì?

Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao?

Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào?

Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì?

Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra?

Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình được

trách nhiệm của mình.

2. ANALYSE: Phân tích

Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng

thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào?

Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi tiết

họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.

Bạn cần sử dụng thời gian của mình. Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ mình

phải làm gì. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi: Tôi dành thời gian bao lâu

16

Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian - Trần Nhật Minh