Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh

CHƯƠNG 7

TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Mục đích:

+ Nắm vững những nguyên tắc cơ bản để tổ

chức đàm phán kinh doanh

+ Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán

+Vận dụng vào thực tiễn hoạt động mua bán

hàng hoá

7.1. Những nguyên tắc cơ bản để tổ chức đàm phán kinh doanh

Gồm 6 nguyên tắc và 9 chỉ dẫn

7.1.1. Nguyên tắc

- Biết rõ mình

- Hiểu rõ đối tác

- Có niềm tin

- Luận chứng chi tiết, lập luận sắc xảo, minh chứng cụ thể, dẫn giải rõ ràng.

- Tác động vào sở thích làm tan nghi ngờ của đối tác

- Biến đổi, chuyển hoá nhu cầu của đối tác vào quyết định cuối cùng của thẩm phán.

7.1.2 Chỉ dẫn cần thiết

- Chú ý nghe đối tác đến cùng

- Không bao giờ được coi thường ý nghĩa về sự thành kiến của đối tác

- Không được hiểu lầm nội dung và cách giải thích sai lầm

- Tôn trọng đối tác

- Hoà nhã, thân mật, xã giao, lịch sự

- Kiên định, bình thản, không nôn nóng, tự ái

- Làm thế nào đối tác có thể hiểu được yêu cầu của ta

- Linh hoạt, biến ảo trong kỹ thuật đàm phán

- Kiên trì với mục tiêu, nhân nhượng có nguyên tắc, bỏ qua cái thứ yếu để đạt được cái

chủ yếu.

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh

7.2.1. Tổ chức nhân sự đoàn đàm phán

+ Những câu hỏi chính:

- Ai tham gia đàm phán?

- Thẩm quyền của từng thành viên thế nào?

- Trách nhiệm của từng thành viên thế nào?

+ Cơ cấu một đoàn đàm phán gồm:

- Trưởng đoàn:

Nhiệm vụ

Chức năng

- Các chuyên gia đàm phán ở từng lĩnh vực chuyên môn (Họ là chuyên

gia thị trường, giá, luật, văn hoá…)

Nhiệm vụ

Chức năng

- Thư ký đoàn đàm phán

Nhiệm vụ

Chức năng

- Ngoài ra còn có một số thành viên khác (quan sát viên)

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (1)

7.2.2. Quá trình hoạt động của một cuộc đàm phán kinh doanh

7.2.2.1. Mở đầu đàm phán

a) Vai trò

+ Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán

+ Tạo bầu không khí thuận lợi

+ Lôi cuốn sự chú ý

+ Kích thích sự quan tâm, nắm quyền chủ động

b) Công việc thường làm

+ Lễ nghi ban đầu khi gặp gỡ

+ Bài phát biểu của trưởng đoàn về nguyên nhân, lý do và yêu cầu của cuộc đàm phán với đối tác.

c) Phương pháp mở đầu

+ Hoạt động mở đầu rất quan trọng có thể xảy ra:

- Diễn ra tốt đẹp

- Gượng ép

- Kết thúc đàm phán (Xấu nhất)

+ Kết quả mở đầu phụ thuộc và việc mở đầu như thế nào. Một vài phương pháp mở đầu có thể sử

dụng mang lại kết quả tốt:

- Làm dịu căng thẳng

- Kiếm cớ

- Kích thích trí tưởng tượng

- Mở đầu trực tiếp

+ Một vài lời khuyên khi mở đầu đàm phán

- Lời phát biểu gọn gang, xúc tích

- Giới thiệu đầy đủ, đúng phong tục văn hoá

- Trang phục, tư thế phù hợp

- Bố trí địa điểm thích hợp

- Hãy vận dụng nhập tâm để mở đầu…

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (2)

7.2.2.2. Truyền đạt thông tin (tiếp nhận thông tin từ đối tác)

a) Vai trò, mục đích

b) Những công việc thường có trong truyền đạt thông tin

+Thông báo những thông tin cơ bản, mục đích cho đối tác

+Đặt câu hỏi

+Nghe đối tác trình bày

+Quan sát, phân tích phản ứng của đối tác

c) Những kỹ thuật và khó khăn khi truyền đạt thông tin

+ Kỹ thuật truyền đạt thông tin

- Kỹ năng nói

- Kỹ năng nghe

- Kỹ năng thể hiện hành vi phi ngôn ngữ

- Một vài lời khuyên:

Chớ nói dài

Phản ứng có văn hoá

Thô ng tin rõ rang, chí nh xá c

Sử dụng các thiết bị truyền tin

-Quan sát phản ứng của đối tác khi truyền đạt thông tin:

Phải có kinh nghiệm, kiến thức tâm lý

Khi cần thiết phải thăn dò

Điều chỉnh hành vi, lời nói của mình khi cần thiết

+ Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin

- Tản mát thông tin, mất (Quan trọng nhất)

- Quá tải

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (3)

7.2.2.3. Lập luận thuyết phục (Phản bác lập luận của đối tác)

a) Khái niệm: lập luận là gì?

“Là quá trình sắp xếp những ý nghĩa, lý lẽ một cách có hệ thống để

trình bày nhằm chứng mình cho một kết luận về một vấn đề nào

đó”

b) Tác dụng của lập luận: những kết quả có thể đạt được sau lập luận:

+ Thuyết phục tuyệt đối

+ Chí í t ½

+ Hiện tại là không nhưng có khả năng

+ Hình thành ý tưởng mới, giảm nhẹ căng thẳng

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (4)

c) Các phương pháp lập luận:

* Phương pháp lập luận hùng biện (cơ sở dựa trên những thông tin chính xác,

có tính khoa học, logic chặt chẽ, có tính chuyên môn, nghiệp vụ)

- Phương pháp cơ bản

- Phương pháp vạch ra mâu thuẫn

- Phương pháp rút ra kết luận

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp Vâng…Nhưng

- Phương pháp chia cắt

- Phương pháp gậy ông đập lưng ông

* Phương pháp lập luận tự biện (nguỵ biện)

Dùng thông tin, luận cứ…thực chất là sai nhưng làm ra vẻ đúng để phản công đối tác

trong đàm phán. Chú ý khi dùng phải thận trọng (con dao 2 lưỡi)

- Phương pháp phóng đại

- Phương pháp hài hước

- Phương pháp dựa vào uy tín

- Phương pháp chuyển hướng

- Phương pháp lừa phỉnh

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (5)

d) Chiến thuật trong lập luận: là quá trình triển khai, phát

triển kỹ thuật lập luận trong từng tình huống cụ thể.

+ Nội dung đó bao gồm:

- Sử dụng luận cứ

- Lựa chọn kỹ thuật

- Tránh áp lực, căng thẳng trong lập luận

- Kích thích sự ham muốn

- Lập luận 2 chiều

+Những điểm cần chú ý trong lập luận

- Thứ tự trình bày ưu - nhược

- Trình bày phù hợp của lập luận với đối tác thương lượng

- Rút ra kết luận (quan trọng nhất)

7.2. Nội dung tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh (6)

7.2.2.4. Ra quyết định - Kết thúc đàm phán

+ Đây là công đoạn cuối cùng của đàm phán

+ Xem xét nhiệm vụ của từng giai đoạn

+ Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định

- Tăng tốc trực tiếp

- Tăng tốc gián tiếp

+Quyết định cuối cùng của hai bên.

BÀI 8. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA GIAO

TIẾP KINH DOANH

Mục đích:

+ Thấy được tầm quan trọng của pháp

luật trong hoạt động kinh doanh

+ Nội dung cơ bản của một hợp đồng

thương mại

+ Một số chú ý khi soạn thảo hợp đồng

thương mại

8.1. Tầm quan trọng của pháp luật trong hoạt động kinh doanh

8.1.1. Một số vấn đề cơ bản của pháp luật

- Một số khái niệm

+ Luật kinh tế

+ Luật thương mại

+ Luật kinh doanh

+ Luật doanh nghiệp

- Chức năng của pháp luật trong hoạt động kinh doanh

+ Chức năng điều chỉnh các quan hệ kinh doanh trong nền kinh tế quốc dân

+ Chức năng bảo vệ các quan hệ kinh doanh được pháp luật điều chỉnh

+ Chức năng giáo dục

- Các hình thức thể hiện cơ sở pháp lý

+ Hiến pháp

+ Luật

+ Pháp lệnh

+ Nghị quyết

+ Nghị định

+ Thông tư

+ Hợp đồng kinh tế

8.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng kinh tế trong giao tiếp kinh doanh

thương mại

8.2.1. Một số vấn đề chung

a) Một số thuật ngữ

+ Thương mại: Chung nhất là hoạt động nhằm mục đích sinh lời, bao gồm các hoạt động

mua bán hang hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động

nhằm mục đích sinh lời khác.

+ Thương nhân: Là các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp và cá nhân hoạt động

thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh.

Các loại thương nhân: Thương nhân Việt Nam, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

b) Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động thương mại

- Bình đẳng trước pháp luật

- Lý do, tự nguyện thoả thuận trong hoạt động thương mại

- Áp dụng thói quen trong hoạt động thương mại được thiết lập giữa các thương

nhâ n.

- Áp dụng tập quán trong hoạt động thương mại

- Bảo vệ lợi ích chính đáng của người sản xuất, người tiêu dung

- Thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu trong hoạt động thương mại.

8.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng kinh tế trong giao tiếp kinh doanh thương

mại

8.2.2. Hợp đồng thương mại

a) Giới thiệu chung về hợp đồng thương mại

- Khái niệm

- Đặc điểm

- Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng thương mại

b) Kết cấu nội dung cơ bản của hợp đồng thương mại

- Phần mở đầu

+ Quốc hiệu (giữa các thương nhân trong nước)

+ Số và ký hiệu hợp đồng

+ Những căn cứ để xây dựng hợp đồng

+ Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng

- Thông tin về những chủ thể hợp đồng

+ Tên thương nhân

+ Địa chỉ

+ Số điện thoại, fax

+ Số hiệu tài khoản, tại ngân hàng

- Người đại diện ký hợp đồng

Chú ý

Phần điều khoản căn bản 2 bên cùng thoả thuận

● Phần điều khoản về đối tượng hợp đồng

● Điều khoản về số lượng hàng hoá

● Điều khoản về chất lượng hàng hoá

● Điều khoản về giá cả

● Điều khoản về phương thức thanh toán

● Điều khoản về địa điểm và thời gian giao hang

● Điều khoản về bao bì

● Điều khoản khác (Tuỳ thuộc vào từng loại hợp đồng và thoả thuận)

8.2. Nội dung cơ bản của hợp đồng kinh tế trong giao tiếp kinh doanh

thương mại

Phần cuối hợp đồng

● Phần này ghi rõ số lượng hợp đồng, có giá trị như nhau

● Đại diện các bên ký hợp đồng

c) Một số chú ý khi soạn thảo hợp đồng thương mại

- Từ ngữ phải chính xác, cụ thể, đơn ngữ

- Dùng từ thông dụng, phổ thông, cấm dùng từ địa phương

- Không tuỳ tiện ghép chữ, thay đổi từ ngữ pháp lý

- Không dùng thừa chữ

- Không dùng chữ vv, hoặc…

- Văn phạm phải dứt khoát, rõ ràng, đủ ý.

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 7+8