Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Kỹ năng viết

Chương 5

KỸ NĂNG VIẾT

PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

• Cách viết các thư tín trong kinh doanh.

• Cách viết các báo cáo.

• Cách viết các tài liệu hướng dẫn.

5.1. Viết và sự cần thiết phải có

kỹ năng viết tốt

• Viết, theo nghĩa đen, là tạo thành chữ

bằng những né t vạch ra (Nguyễn Lâ n, Từ

điển Từ và Ngữ Việt Nam, tr. 2025). Viết là

dùng chữ để nó i lên ý kiến của mì nh trên

giấy/ trên má y, trên màn hì nh,… để người

đọc hiểu được mì nh muốn gì ? Cần gì ?

• Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan

trọng.

Tầm quan trọng của kỹ năng viết:

Sản phẩm của viết là văn. Văn chí nh là

người. Đọc một bài viết của bạn, dù là

một bài văn, một bài bá o, một bức thư,

một bản bá o cá o hay kế hoạch, một thô ng

bá o hay tài liệu hướng dẫn,… người đọc

có trì nh độ, tinh tế sẽ đoán biết được bạn

là ai? Trì nh độ ra sao? Những điều bạn

viết ra có đáng tin cậy khô ng? Có nên làm

theo khô ng?

Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):

• Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được

sự cảm tì nh của cấp trên, của người có

quyền tiếp nhận và sắp xếp cô ng việc

cho bạn(xem tr.150-151).

• Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt

qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150).

• Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và

giữ được khá ch hàng (xem tr.151-152).

Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):

Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao

tiếp bằng hì nh thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong

cá c trường hợp sau:

• Thô ng tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng

trong tương lai (Cá c bá o cá o, cá c đề á n, kế hoạch,

thô ng bá o,…).

• Thô ng tin (cá c hợp đồng, bản ghi nhớ, thoả thuận, cá c

thư thương mại, bản hướng dẫn,…) cần được lưu giữ

để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giá m sá t cô ng việc và

giải quyết tranh chấp (nếu có ) sau này.

• Thô ng tin cần được kiểm soá t chí nh xá c ngày giờ, địa

điểm nhận được thô ng tin (cá c thô ng bá o, tài liệu hướng

dẫn,…).

• Cá c thô ng tin cần giữ bí mật (cá c số liệu, tài liệu,…)…

Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):

• Hã y luô n nhớ những gì bạn viết ra là

hì nh ảnh của chí nh bạn, nên khi viết bạn

phải hết sức cẩn thận, cần nắm vững và

vận dụng tốt nguyên tắc 7C (Clear,

Concise, Correct, Complete, Consistency,

Courteous và Cautious) đã được trì nh bày

ở chương 2.

Kết cấu một bài viết:

• Phần I (Mở bài): nêu vấn đề, xá c định rõ mục

đích, lý do viết bài và cá c câ u hỏi cần được giải

quyết.

• Phần II (Thâ n bài): Tập trung trì nh bày, giải

quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy

những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bì nh

luận về những luận điểm đó.

• Phần III (Kết luận): Tó m tắt những luận điểm đã

được trì nh bày ở phần II và trả lời cho những

câ u hỏi đã được đặt ra ở phần I.

Các bước để thực hiện một bài viết:

• Phâ n tí ch người đọc/ người sử dụng bài

viết, xá c định rõ mục tiêu họ đến với bài

viết, họ cần gì , muốn gì , bài viết có thể

giúp í ch được gì cho họ.

• Xá c định rõ mục tiêu bài viết. Trên cơ sở

xá c định được người đọc, cần xá c định

mục tiêu, chiến lược viết bài và gắn kết ba

yếu tố này với nhau.

Các bước để thực hiện một bài viết(tt):

• Phá c thảo bài viết: Thu thập tài liệu,

chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương

chi tiết, viết bản thảo.

• Rà soá t và kiểm tra bản thảo: đọc lại bản

thảo thật kỹ, tốt hơn hết là nhờ người có

trì nh độ cao hơn đọc hộ, phá t hiện những

sai só t, thiếu hụt, trên cơ sở đó tiến hành

sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài viết.

• Hoàn chỉnh bài viết và phá t hành/ gửi đến

người đọc.

5.2. Cách viết các thư tín

trong kinh doanh.

• Thư, theo nghĩa đen, là giấy của một người gửi

cho một người khá c để nó i lên ý kiến hay tì nh

cảm của mì nh (Nguyễn Lâ n, Từ điển Từ và Ngữ

Việt Nam, tr.1779).

• Malcolm Forbes, Chủ tịch và Tổng biên tập của

Tạp chí Forbes đã nó i: “Một bức thư tốt có thể

giúp bạn có được vị trí làm việc ưng ý, giúp bạn

thoá t khỏi những cạm bẫy đen tối, mang lại bạc

tiền, của cải cho bạn. Thật là dại dột, nếu ai đó

đã tự vứt đi cơ hội của mì nh bằng cá ch viết một

bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ”.

Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

(Business Mail Writing Process –

BizMailWP).

Quy trì nh 5D:

• Bước 1: Xá c định mục đích và cá ch đạt được

mục đích (Determing the End(s) and the

Means).

• Bước 2: Xá c định người đọc và bối cảnh có liên

quan (Defining the Reader and the Situation).

• Bước 3: Viết phá c thảo bức thư (Developing the

Message).

• Bước 4: Kiểm tra, phá t hiện những thiếu hụt,

sai só t (Detecting Deficiencies).

• Bước 5: Phá t hành bức thư (Distributing the

Message).

Bước 1: Xác định mục đích và

cách đạt được mục đích.

• Trước khi viết một bức thư, bức điện hay

một thô ng bá o,… bạn cần phải xá c định

rõ : bạn viết văn bản này để làm gì ? Hay

nó i cá ch khá c, phải xá c định rõ : mục đích

của việc mì nh làm.

• Khi đã xá c định được rõ mục đích, thì bạn

dễ dàng lựa chọn được thể loại thư, giọng

văn, mạch văn và phương tiện thể hiện

thí ch hợp.

Bước 2: Xác định người đọc

và bối cảnh có liên quan.

Cô ng việc hết sức quan trọng là phải xá c định rõ :

• Người đọc của bạn là ai? (Xá c định được tiểu

sử của người đó thì càng tốt).

• Trì nh độ văn hoá , ngoại ngữ, chí nh trị - xã hội,

phá p luật,… của họ ra sao?

• Đặc biệt trì nh độ chuyên mô n có liên quan đến

lĩnh vực bạn viết thư, điện, thô ng bá o như thế

nào?

• Những mối quan tâ m, kỳ vọng của họ đối với

lĩnh vực bạn viết thư tí n, thô ng bá o…?

• Bạn mong muốn gì từ người đọc, sau khi họ đã

đọc xong bức thư/ điện/ thô ng bá o của bạn?

Bước 2: Xác định người đọc

và bối cảnh có liên quan (tt).

• Khi xá c định được người đọc, bạn hã y đừng quên

xem xé t bối cảnh diễn ra sự kiện (Thời điểm, tì nh

hì nh kinh tế, chí nh trị - xã hội,… vào thời điểm ấy)

và chọn cá ch xưng hô phù hợp.

• Chú ý: Nếu có nhiều người đọc thì bạn càng phải

cẩn trọng hơn, ngay cả khi xếp thứ tự tên và địa chỉ

của người nhận bạn cũng phải lưu tâ m đến thứ

hạng, cấp bậc, địa vị của họ. Nếu sai só t, bạn có

thể làm mất lò ng một số người và điều đó sẽ gâ y

bất lợi cho bạn.

• Hã y luô n nhớ: khả năng thành cô ng trong giao tiếp

tỷ lệ thuận với mức độ hiểu biết về đối tá c của bạn.

Vì vậy, càng hiểu biết sâ u sắc, đầy đủ về người

đọc càng tốt.

Bước 3: Viết bản thảo.

• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề: trong phần này cần

nêu rõ mục đích, lý do viết thư, nêu cá c câ u hỏi mà bạn

đang muốn cùng người đọc tì m lời giải đáp.

• Phần thâ n bài: đây là phần dài nhất, quan trọng nhất

của bức thư. Trong phần này, bạn hã y dùng những lý lẽ,

lập luận, những số liệu, tài liệu, sự kiện, hiện tượng,…

để chứng minh cho những luận cứ của mì nh và thuyết

phục người đọc làm theo ý mì nh. Để bức thư có chất

lượng tốt, mang lại hiệu quả cao, bạn có thể sử dụng

chiến lược GIRO để trì nh bày bức thư

• Phần kết luận: Tó m tắt lại những luận điểm đã được

trì nh bày ở phần thâ n bài; Nhấn mạnh những vấn đề

mong muốn được giải đáp; Cá m ơn, hứa hẹn, cam kết,

kí nh chào,…

Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những

thiếu hụt, sai sót và sửa chữa lại.

Sau khi viết xong bản thảo, cần đọc, kiểm tra

kỹ lưỡng từng chữ để phá t hiện những thiếu

hụt, sai só t và sửa chữa lại. Hã y nhớ: đây là

cô ng việc rất quan trọng, khô ng thể thiếu. Gary

Blake, một chuyên gia nổi tiếng về thư tí n, đã

từng nó i: Trong viết thư, nếu khô ng kiểm tra kỹ,

bạn có thể mắc phải những sai lầm, thiếu só t

đáng tiếc, gâ y cho bạn nhiều điều khó xử. Nếu

những sai só t ấy là nhẹ, nó có thể làm cho bạn

phải lúng túng, bối rối vì bị đối tá c hiểu lầm, cò n

những sai só t nặng có thể làm cho bạn phải mất

thời gian, tiền bạc, cơ hội kinh doanh, thậm chí

làm đổ vỡ cả uy tí n của cô ng ty và chí nh bạn.

(Những lỗi cần sửa, xem tr.159)

Bước 5: Phát hành bức thư.

• Bức thư đã hoàn thành, trước khi đóng

dấu, dá n phong bì (đối với thư truyền

thống) hoặc nhấn nút “send” (đối với thư

điện tử) hã y nhì n lại một lần nữa xem bức

thư đã được ký chưa? Đã điền ngày,

thá ng năm đầy đủ chưa? Tài liệu gửi kè m

theo đã sẵn sàng chưa?... Nếu mọi việc

đã sẵn sàng, đầy đủ hã y phá t hành (gửi)

bức thư.

Chiến thuật GIRO.

• Gaining attention (Tạo sự chú ý).

• Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/

Khơi nguồn khát vọng).

• Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn,

trở ngại).

• Orchestrating action (Lên kế hoạch).

(xem chi tiết tr. 160-164)

Những điểm cần lưu ý

khi sử dụng chiến thuật GIRO

• Luô n giữ đạo đức, giữ chữ tí n, khô ng hứa hã o,

nó i bừa.

• Biết cá ch thu hút người đọc nhưng khô ng phó ng

đại quá mức, khô ng nịnh hó t sá o rỗng, trơ trẽn.

• Phải tự tin và biết cá ch hành văn quả quyết, đầy

sức thuyết phục, nhưng khô ng á p đặt, dồn é p

đối tá c.

• Những luận cứ đưa ra phải có tí nh khoa học,

hợp lý thì mới có sức thuyết phục.

• Chú ý ảnh hưởng của văn hó a (văn hó a dâ n tộc,

văn hó a tổ chức và tí nh cá ch cá nhâ n) đến cá ch

viết thư.

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Kỹ năng viết - Đoàn Thị Hồng Vân