Tài liệu Tạo thiện cảm trong giao tiếp

TẠO THIỆN CẢM TRONG GIAO TIẾP

Tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không phải ai cũng dễ

dàng làm được. Nhỏ thôi, có khi đó là quần áo bạn mặc, hay là một là nụ cười,

...nhưng bạn có thể nhận được bao điều tốt đẹp, hoặc có thể mất cả một hợp đồng

làm ăn!

Bạn có luôn chuẩn bị chu đáo trước khi gặp ai đó? Bạn có để ý đến trang phục,

trang sức hay nước hoa của mình? "Trang phục là thông điệp không lời, cách bạn

mặc cũng là cách để bạn chuyển tải thông tin", hoa hậu Ngọc Khánh chia sẻ. Quả

thật, một bộ trang phục có giá trị không hẳn lúc nào cũng thích hợp và tôn lên bạn

là ai!

Đến một buổi xin việc trong vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng, bạn lại

mặc quần jeans đánh bạc, áo pull; hay đến gặp đối tác là một chuyên gia thời trang

trong một quán cà phê trẻ trung, bạn lại "kín cổng cao tường" trong bộ sơ mi tuềnh

toàng và cổ điển..., thì có thể bạn đã mất điểm từ cái nhìn đầu tiên của những người

mà bạn sắp giao tiếp. Hay trang sức quá cồng kềnh, hoặc không hợp tuổi? Nước

hoa thì quá nặng mùi, mà bạn không biết chắc người gặp mình có bị chứng dị ứng

với những loại mùi hương hay không!...

Một "nghệ thuật" rất quan trọng để đem đến thiện cảm trong giao tiếp chính là

ngôn ngữ của bạn. Câu nói của ông bà ta "Chim khôn hót tiếng rảnh rang/ Người

khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe"... xem chừng không bao giờ sai. Một giọng nói

nhẹ nhàng, thanh tao; lên giọng, xuống giọng đúng lúc sẽ luôn dễ dàng đi vào lòng

người hơn đó là những nói oang oang một cách không ý thức.

Một cán bộ nhân sự ngân hàng Vietcombank bộc bạch : "Tôi rất bức xúc khi

thấy không ít bạn SV thực tập, hoặc SV mới ra trường, dù đã được huấn luyện

trước, nhưng hình như không có ý thức mở một nụ cười và lời chào thân thiện khi

gặp những đồng nghiệp đi trước trong cơ quan.

1

Tôi nghĩ nhà trường phổ thông hoặc giảng đường ĐH cần có hình thức giáo dục

những kỹ năng sống này cho các bạn trẻ ấy, bởi đó là những điều quan trọng trong

cuộc sống và làm người khác có thể yêu hay ghét bạn dù chưa nói với nhau lời

nào"...

Để ghi điểm, bạn còn phải ghi nhớ những chuyện tưởng chừng như nhỏ mà

không nhỏ : tên gọi của người đang trò chuyện với bạn. Lần sau khi gặp lại, bạn có

thể quên nhưng hãy khéo léo xin lỗi họ là bạn quên, thay vì gọi họ bằng những

danh xưng "cô ấy ơi", "chị ấy ơi"... trong khi tuổi tác và vai vế của bạn không cho

phép.

Ngoài ra, nếu ghi nhớ về sở thích của họ thì càng tốt cho bạn, sẽ giúp bạn dễ

chiếm cảm tình của họ hơn. Và cả lời khen, bạn có "tiết kiệm" lời khen không?

Một lời khen cho vợ, cho chồng, cho con và rộng hơn đó là đồng nghiệp... - bạn có

thường xuyên gửi đến họ đúng cách, đúng lúc, hay bạn cho đó là chuyện không

quan trọng.

Lắng nghe cũng là một nghệ thuật, từ ánh mắt đến tư thế của bạn. Bạn hãy tập

cho mình một cách lắng nghe đúng mực, đôi mắt không quá "dán sát" vào người

đang nói, hoặc lại không có sự tập trung; những cái gật đầu nhè nhẹ khi đang nghe

người khác nói cũng sẽ giúp mọi người đánh giá cao bạn. Quan trọng, bạn cũng

nên ghi nhớ : Nói thật ít và lắng nghe thật nhiều...

Giao tiếp là một hoạt động mà bạn phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi

nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông. Để hoàn thiện, bạn

cần cả một quá trình và đôi lúc cần được học bài bản. Bởi có được sự thiện cảm

trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được nhiều điều bạn mong muốn...

Hòa đồng và tạo thiện cảm ngay lần đầu gặp mặt

2

Liệu bạn đã bao giờ tiếp xúc với một người xa lạ, và chỉ một thoáng sau bạn đã

tự nhủ "Người này với mình có những ý nghĩ thật giống nhau!" Hẳn có chung một

"tần sóng". Đó là cảm giác thật lạ lùng, gần như là một tình yêu sét đánh.

Cách để trở nên thân thuộc

Những người yêu nhau gọi đó là "sét đánh". Những người bạn mới thì nói đó là

"tương phùng". Nó giống như một cảm giác thật kì diệu, cảm giác bỗng nhiên thấy

nồng ấm, gần gũi, gắn bó lạ lùng như thế "Chúng ta đã từng là những người bạn

của nhau".

Để có thể bước ngay vào "tần sóng" của một ai đó không hề khó. Ngôn ngữ là

cách giúp bạn nhanh chóng nhận được sự tương hợp với bất kì ai mà bạn gặp. Nếu

bạn đứng trên một đỉnh núi và hô to "xin chào", tiếng vang sẽ vọng lại. Tôi gọi đó

là thủ thuật "tiếng vọng" bởi vì giống như tiếng vọng trên núi, bạn sẽ gợi lại cho

đối tượng giao tiếp của mình chính xác những từ mà họ đã dùng.

Kiểu ngôn ngữ chỉ ra rằng "chúng ta có cùng tần số"

Khi bạn muốn cho ai cảm giác là bạn và họ giống nhau, hãy sử dụng ngôn ngữ

của họ chứ không phải ngôn ngữ của bạn. Giả sử bạn đang bán xe hơi cho một

người mẹ trẻ mà theo cô ấy, vấn đề cô quan tâm nhất là an toàn vì cô có một đứa

con nhỏ mới chập chững tập đi. Khi giải thích về các đặc tính an toàn của xe hơi,

hãy sử dụng từ cô ấy dùng. Đừng sử dụng bất kì từ nào bạn vẫn dùng để tả trẻ con.

Đừng nói "cái khóa bảo vệ trẻ em" mà bạn vẫn thường sử dụng trong bán hàng,

thậm chí bạn có thể gọi đó là "khóa bảo vệ trẻ chập chững tập đi". Khi người mẹ

nghe thấy từ "trẻ chập chững tập đi" từ bạn, cô ấy sẽ có cảm giác bạn như một

người thân bởi vì đó là từ mà những người thân vẫn thường dùng để gọi đứa con

yêu của cô ấy. Nếu như khách hàng của bạn nói "đứa trẻ" hay "con nhỏ" thì tốt

nhất hãy lặp lại từ họ đã sử dụng.

Trong các bữa tiệc

3

Một bữa tiệc thường tập hợp nhiều kiểu người khác nhau. Người đầu tiên bạn

nói chuyện là một luật sư, người luôn nói với bạn rằng "nghề nghiệp" của cô ấy

thường không được coi trọng. Đến lượt bạn nói, hãy dùng lại từ "Nghề nghiệp".

Nếu bạn dùng từ "công việc", nó sẽ tạo ra một rào cản vô hình giữa bạn và người

đối thoại đó.

Người tiếp theo bạn gặp là một công nhân xây dựng và anh ấy bắt đầu cuộc trò

chuyện bằng cách nói về "công việc" của mình. Bạn sẽ gặp phiền toái nếu nói

"trong nghề nghiệp của tôi...". Anh ấy sẽ nghĩ bạn là người kiêu căng, khoe mẽ.

Nếu như bạn chú ý nghe, bạn sẽ thấy sự tinh tế trong ngôn ngữ vốn thật lạ lẫm

với bạn trước đây. Liệu bạn có tin rằng sử dụng sai từ đồng nghĩa cho một từ

dường như không hề phức tạp như từ "có" sẽ khiến cho người khác nghĩ bạn chẳng

hiểu gì về thế giới của họ không? Ví dụ như, người yêu loài mèo thích nói về việc

"có" những con mèo. Nhưng người nuôi ngựa sẽ nói là "sở hữu" những con ngựa.

Điều này không phải là cái gì đó lớn lao. Nhưng nếu bạn dùng sai từ, đối tượng

giao tiếp sẽ ngay lập tức khẳng định một kẻ ngoại lai trong lĩnh vực của họ.

"Tiếng vọng" trong nghề nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, khách hàng luôn hi vọng người bán là

người am hiểu lĩnh vực đó chứ không đơn thuần chỉ là một người bán. Họ luôn

cảm thấy bạn không hề biết chút gì về ngành nghề của họ nếu bạn không nói được

ngôn ngữ chuyên ngành mà họ vẫn thường dùng.

Tôi có một người bạn tên là Penny, đó là người bán đồ nội thất văn phòng.

Những người trong ngành in ấn xuất bản, quảng cáo, truyền hình và một số luật sư

là những khách hàng của cô ấy. Mặt hàng mà Penny bán là "đồ nội thất văn

phòng". Tuy nhiên, cô ấy nói với tôi là, nếu cô ấy sử dụng từ "văn phòng" đối với

tất cả các khách hàng của mình, thì họ sẽ khẳng định rằng cô ấy chẳng biết tí gì về

nghề của họ. Cô ấy nói rằng khách hàng là nhân viên làm trong ngành quảng cáo

4

sẽ luôn nói về "công ty" quảng cáo của anh ta. Khách hàng là một người làm trong

ngành xuất bản thì gọi đó là "nhà xuất bản". Luật sư sẽ luôn nói về đồ đạc dùng

cho "văn phòng" của anh ấy, và khách hàng là một người làm cho đài phát thanh sẽ

sử dụng từ "nhà đài" thay cho từ "văn phòng". Penny nói rằng "Đó chính là lĩnh

vực họ đang hoạt động và họ luôn gọi tên văn phòng của mình theo một ngôn ngữ

riêng. Nếu tôi muốn bán được hàng, tốt nhất tôi nên sử dụng đường thuật ngữ của

họ."

Thành công nhờ giao tiếp

Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao

tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó

giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến.

Do đó hãy không ngừng cải thiện và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để

gặt hái thành công.

Sắp xếp suy nghĩ trước khi nói

Nếu không có tổ chức, bạn sẽ nói ngay những điều mình nghĩ một cách rời rạc,

thiếu logic, thậm chí lỡ lời, nói cả điều không nên nói. Để tránh tình huống đó, hãy

cố gắng sắp xếp suy nghĩ của mình theo trình tự trước khi nói.

Nếu tham gia một cuộc đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm (nhưng

không quá chậm chạp, ngắt quãng dài) để có thời gian suy nghĩ và phản ứng một

cách thích hợp.

Lắng nghe mọi người xung quanh

Hãy để ý những người xung quanh bạn và xác định ai là người giao tiếp tốt, ai

là người không khéo léo trong ăn nói. Từ thực tế của họ, bạn có thể rút ra kinh

nghiệm cho bản thân : học hỏi ưu điểm của người giao tiếp tốt và tránh sai lầm của

người không khéo léo.

5

Tuy nhiên, bạn không nên copy y nguyên cách nói chuyện của người khác. Hãy

tự tạo cho mình một phong cách tự tin, riêng biệt để ai cũng có thể nhận thấy đó

chính là bạn.

Không phản ứng lại ngay lập tức

Cũng như lời khuyên đầu tiên, bạn nên dành khoảng 10 - 15 giây để hình thành

suy nghĩ của mình thay vì phản ứng lại ngay tức khắc trước một câu hỏi hay lời đề

nghị.

Đọc nhiều

Đây là điều rất cần thiết bởi nó là nguồn kiến thức của bạn và khi có kiến thức

bạn sẽ có cơ sở để giao tiếp tự tin và hiệu quả hơn. Do đó, hãy tích cực đọc những

bài báo hay, câu chuyện ý nghĩa cả trong và ngoài lĩnh vực của bạn. Nhờ đó, bạn

cũng có thể đa dạng hóa chủ đề cho các cuộc nói chuyện với đồng nghiệp và sếp

ngoài công việc.

Xây dựng tự tin

Phải tự tin bạn mới có thể phát biểu trước đám đông và mạnh dạn chia sẻ ý kiến

của mình. Và để xây dựng sự tự tin, bạn phải không ngừng bồi dưỡng kiến thức

cho bản thân.

Thể hiện ngôn ngữ cử chỉ hợp lý

Bạn đã hội tụ những điều trên nhưng vẫn còn một yếu tố không thể thiếu để

giao tiếp thành công : ngôn ngữ cử chỉ. Ngôn ngữ cử chỉ phải song song và phù

hợp với lời nói của bạn. Vai thẳng và nghiêm chứng tỏ bạn đã sẵn sàng cho cuộc

nói chuyện. Lưu ý ở công sở, bạn không thể nói chuyện với sếp và đồng nghiệp

trong tư thế thoải mái như ở nhà.

6

BÍ QUYẾT GIAO TIẾP CỦA ABRAHAM LINCOLN

Chỉ có sự thay đổi là vĩnh viễn và bất tử - Arthur Schopenhauer

Cũng một phần nhờ việc áp dụng một số nguyên tắc giao tiếp đơn giản, nhanh

chóng và hiệu quả, Abraham Lincoln đã thu được kết quả đáng ngạc nhiên. Từ một

người thuộc tầng lớp thấp nhất trong xã hội, ông trở thành một trong những vị tổng

thống vĩ đại nhất nước Mỹ. Dưới đây là 7 bí quyết quan trọng nhất trong giao tiếp

và lãnh đạo mà Lincoln đã hiểu và nắm bắt được.

Nếu muốn giao tiếp một cách hiệu quả, bạn phải có điều gì đó để nói

Giao tiếp chính là chia sẻ. Nhưng bạn không thể chia sẻ những gì bạn không

biết. Một nhà văn hay một người diễn thuyết dù có nói hay như thế nào đi nữa

nhưng nếu họ không muốn đề cập đến 1 vấn đề hoặc điều mà họ nói là không đúng

thì sớm hay muộn, họ sẽ bị lật tẩy.

Lincoln đã viết thư cho một luật sư: “Thực ra điều đó rất đơn giản, bạn chỉ cần

chăm chỉ và kiên trì. Hãy lấy những cuốn sách, đọc và nghiên cứu chúng kỹ

lưỡng… Vấn đề chính ở đây là lao động, lao động và lao động.”

Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh.

Nếu bạn muốn trở thành một người diễn thuyết có khả năng thuyết phục thì nói

đúng thôi thì chưa đủ. Khán giả sẽ nhanh chóng quên mất các sự kiện, các con số

và các lý lẽ mà bạn đưa ra. Tuy nhiên, họ sẽ nhớ những câu chuyện và những ví dụ

cũng như hình ảnh và chất thơ trong lời nói của bạn. Đừng nói mà hãy chỉ cho

khán. Hãy tạo nên một bức tranh và họ sẽ mang nó theo.

Đặt câu hỏi

Khi còn là một luật sư, Lincoln đã nhận thấy sức mạnh của các câu hỏi có thể

kháng kiện.Những câu hỏi hay có tác dụng rất lớn trong giao tiếp và lãnh đạo. Tuy

nhiên, chúng lại thường không được sử dụng triệt để. Bạn có thể dùng câu hỏi để

thu thập thông tin hay để dẫn dắt cuộc đối thoại. Thông thường, người đối thoại

7

thậm chí sẽ không biết là bạn đang dẫn câu chuyện. Thông qua các câu hỏi, bạn có

thể khiến họ nghĩ tới một chủ đề mà trước đó họ chưa từng nghĩ tới và hướng họ

xem xét vấn đề đó theo một góc nhìn khác

Am hiểu người nghe

Nếu bạn muốn diễn thuyết có hiệu quả, bạn phải tìm hiểu thính giả của mình

càng nhiều càng tốt. Hãy xem xét những người bạn bạn đang cố gắng giao tiếp là

ai. Một số người muốn nghe tất cả các chi tiết. Một số người khác lại chỉ muốn

nghe tóm tắt. Một số người bị dẫn dắt bởi cảm xúc, một số khác lại không tin vào

cảm xúc.

Hãy để ý tới khán giả để quyết định họ có sẵn sàng nghe, sẵn sàng làm theo

không. Henry Davi Thorea đã từng nói: “Để nói sự thật, bạn phải mất hai lần. Một

lần để nói và một lần để lắng nghe”.

Thuyết phục khán giả rằng bạn là người tốt nhất và hiểu rõ những sở thích

của họ

Khi bạn nói trước đám đông, bạn sẽ tạo ra tác động lớn nhất nếu bạn nghĩ tới

bản thân mình, bạn không nên chỉ diễn thuyết mà hãy nói như là bạn đang nói

chuyện với một người bạn về chủ đề mà bạn cho là quan trọng với họ.

Lincoln đã trích dẫn trong các bài nói chuyện của mình: “Một giọt mật ong thu

hút nhiều ruồi hơn là một gallon mật đắng”. Ông còn khuyên: “Nếu bạn muốn

chiến thắng một người mà khiến họ phục thì đầu tiên hãy thuyết phục anh ta rằng

bạn là một người tốt…Ngược lại, cố gắng hướng anh ta đánh giá theo cách của

bạn, hoặc ra lệnh cho anh ta hành động, hoặc khiến anh ta nghĩ rằng mình bị bỏ rơi

và xa lánh thì anh ta sẽ tự dằn vặt mình, khép mọi cánh cửa tới suy nghĩ và tình

cảm của anh ta…”.

Cân nhắc các hệ lụy của thông điệp bạn gửi đi

8

Hãy cân nhắc tác động của những thông điệp mà bạn gửi tới khán giả trước khi

bạn thực sự gửi nó đi. Nếu bạn định nói điều gì đó khiến ai đó không hài lòng, hãy

tự hỏi: “Một thông điệp đầy sự tức giận sẽ mang lại điều gì?”, “Nó có phá vỡ mối

quan hệ đó không?”, hoặc “Điều đó có tạo ra hậu quả gì không?”. Lincoln đã từng

viết: “Không một người nào vừa tự đánh giá bản thân mà vẫn có thể tự đấu tranh.

Thà tước lấy quyền của một con vật hơn là để cho nó cắn rồi mới trừng phạt”.

Trau dồi khả năng mỗi ngày

Lincoln luôn thể hiện hết mình với những ý tưởng hay nhất và những phương

thức giao tiếp tốt nhất của ông. Khi còn là một thanh niên, ông đắm mình vào các

cuốn sách như như tiểu sử của George Washington, các nhân vật như Cicero,

Demonsthenes, Franklin, và các vai kịch như Hamlet, Falstaff và Henry V. Sự tự

tiến bộ không cần kinh nghiệm cá nhân. Lincoln tự mài giũa các kỹ năng giao tiếp

bằng cách trở thành thành viên của các nhóm văn học và các hội phê bình.

Và Lincoln cũng tìm kiếm sức mạnh của sự chỉ trích. Ông nhận ra rằng một lời

chỉ trích đúng khi bạn làm sai còn có ích hơn hàng ngàn câu nói tâng bốc bạn. Tuy

nhiên, Lincoln không để sự chỉ trích làm huỷ hoại sự tự tin và ý chí lãnh đạo. Sự

chỉ trích chỉ là phương tiện thông tin.

Hãy làm mọi việc hàng ngày. Dù đó là việc nhỏ nhất nhưng sẽ có ích cho bạn.

Đó là cách giúp bạn trở thành người giao tiếp giỏi – hãy tiến từng bước một.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP – HÀNH TRANG CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG

Một doanh nhân thành công khi chiếm được sự đồng tình của khách hàng. Một

nhà quản lý hiệu quả khi biết nghe nhân viên nói và biết nói nhân viên nghe. Kỹ

năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành công.

9

Trong môi trường kinh tế xã hội phát triển đầy cạnh tranh như ngày nay,

chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại cho bạn một vị trí

xứng đáng. Mỗi người cần phải nỗ lực làm việc, học hỏi thật nhiều trên con đường

xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Nhưng cho dù có chất cả núi kiến thức trong

bụng, đổ hàng tấn công sức cho công việc mà không có sự trao đổi thông tin với

mọi người, không có sự giúp đỡ hay nhất là không có sự tin tưởng của người khác,

bạn cũng khó gặt hái được thành công. Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí kíp

không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.

Một kỹ sư cơ khí giỏi có thể sẽ mãi là kỹ sư nếu không trình bày rõ ràng những

phương án sản xuất mới của mình. Một nhà kinh tế học sẽ không được trọng dụng

nếu không làm người khác hiểu được những chiến lược kinh doanh mới. Và hơn

thế nữa, người quản lý càng cần có kỹ năng giao tiếp để thông tin giữa nhân viên

và cấp quản lý được trao đổi một cách hiệu quả. Người ta có thể dễ dàng tìm được

một bảng điểm, một học bạ đầy ắp điểm giỏi ở rất nhiều trường ĐH trên toàn quốc,

nhưng làm sao biết được đằng sau những dấu son trên tờ giấy học bạ ấy là con

người như thế nào.

Trong học tập, học sinh phải chăm chỉ làm bài tập. Trong công việc, người ta

cần có kiến thức chuyên môn tốt để làm tốt những công việc được giao. Trong

cuộc sống, người ta muốn được nhiều người yêu mến. Thế nhưng, nếu không có kỹ

năng giao tiếp, làm sao một học sinh có thể trình bày thắc mắc với thầy cô giáo,

làm sao người ta trình bày những sáng tạo của mình trong công việc, làm sao người

ta biết cười để chiếm lấy tình cảm của mọi người? Kỹ năng giao tiếp thật sự là

miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đời.

Lợi ích của kỹ năng giao tiếp rõ ràng đến nỗi không ai là không hiểu. Nhưng có

một kỹ năng giao tiếp tốt thật ra lại là điều khó đạt được. Ta vẫn thường bắt gặp

hình ảnh cãi vã giữa hai người đàn ông mặc quần tây áo sơmi chỉ vì một va chạm

10

nhỏ trong giao thông thay vì một câu xin lỗi hay phàn nàn nhỏ nhẹ. Nhớ lại thời đi

học, hình như bản thân ta vẫn hay ấp úng ngại ngùng mỗi khi giơ tay phát biểu một

điều mình biết rõ. Một tập thể cũng có thể bị chia rẽ chỉ vì một câu nói không

khéo, một cử chỉ chưa đẹp của một thành viên. Hai người có thể mãi mãi không

hiểu nhau chỉ vì không với tay chào khi tình cờ gặp ở đâu đó.

Với tầm quan trọng của giao tiếp, ngày nay, đã có những khóa học về kỹ năng

giao tiếp trong kinh doanh, trong công việc được đăng tải trên internet . Thế

nhưng, cái cơ bản của kỹ năng giao tiếp đến từ những điều rất nhỏ nhặt trong cuộc

sống. Thay vì sai khiến, hãy dùng một lời nói nhỏ nhẹ đi kèm một nụ cười, cái bạn

nhận được không chỉ là sự giúp đỡ mà còn là sự sẵn lòng của người khác. Chủ

động vẫy chào khi gặp người quen để họ biết bạn luôn muốn gặp họ. Thay vì cằn

nhằn vì phải chờ đợi trong một cuộc hẹn, hãy biết lắng nghe lí do của người đến

trễ. Luôn chào tạm biệt với mọi người khi ra về. Tập suy nghĩ trước khi nói để

không nói những điều ngớ ngẩn.Thay vì lí nhí, hãy nói to rõ những kế hoạch,

những dự định của mình để chứng tỏ lòng tin của bạn trước rồi sếp sẽ tin bạn như

chính bạn tin ở bản thân…

Còn nhiều lắm những “tuyệt chiêu” để bạn chứng tỏ bản thân, “PR” những ưu

điểm của mình. Trong kinh tế quan niệm rằng, đồng tiền phải chảy thì nó mới sinh

sôi. Còn trong cuộc sống, thông tin phải trao đổi thì mới sinh tình cảm, sinh quan

hệ và cụ thể hóa ý tưởng thành hiện thực. Trong phạm vi của bài viết, Hiếu Học

chỉ xin giới thiệu rất sơ lược về kỹ năng giao tiếp như là một công cụ để trao đổi

thông tin, tình cảm với mọi người trong mọi mặt của cuộc sống, từ quan hệ xã hội

đến công việc. Kỹ năng giao tiếp là vấn đề lớn, bao gồm nhiều kỹ năng nhỏ không

chỉ đơn giản là nói cho hay, như giao tiếp bằng miệng, bằng tai, bằng cử chỉ, văn

bản, giao tiếp trong kinh doanh, trong công việc, trong học hành và trong từng

ngành nghề cụ thể, và Hiếu Học sẽ giới thiệu đến các bạn trong thời gian sắp tới.

11

“Đừng đợi người khác khám phá bạn, hãy chỉ cho người ta thấy giá trị của con

người bạn.”

Những kỹ năng giao tiếp xã hội cần có

Điều tiết tâm trạng

Để có niềm vui, trước hết bạn phải là người vui vẻ. Sẽ có những lúc bạn mệt mỏi

mà chẳng muốn cười tẹo nào, nhưng chắc chắn bạn biết cách “làm giả” nụ cười.

Điều kỳ cục là: những nghiên cứu khoa học chứng minh rằng việc bạn dù chỉ là giả

tạo để có một nụ cười thực sự có thể gợi lên cảm giác muốn cười. Cười hay ngáp

đều có tính chất lan truyền, vì vậy bạn cứ thoái mái mà cười.

Vậy nếu bạn đang cảm thấy chán nản, hãy suy nghĩ về những điều tích cực như

ngày cưới của bạn, một trong những sự kiện quan trọng xảy ra trong thời thơ ấu

của bạn hoặc của con bạn, cú đánh golf tuyệt vời nhất mà bạn đã thực hiện,… hoặc

thậm chí hãy nghĩ xem bạn trông tuyệt vời thế nào trong chiếc quần jeans yêu

thích.

Tóm lại, bất cứ khi nào bạn bắt đầu với những suy nghĩ tiêu cực, hãy lái suy nghĩ

của bạn vào thị trấn hạnh phúc với những ký ức ngọt ngào. Và đừng quên, màu sắc

cũng ảnh hưởng tới tâm trạng đấy. Những màu sắc sặc sỡ sẽ tốt hơn là những màu

đen, xám, nâu.

Tạo ra kỉ niệm

Nếu bạn cảm thấy lạc lõng trong bữa tiệc, hãy “nấp” sau chiếc máy ảnh. Chụp ảnh

là cách nhanh nhất phá tan sự ngượng ngùng trong giao tiếp. Với máy ảnh kỹ thuật

số, bạn sẽ có hàng tỉ cơ hội “chộp” được những bức ảnh tuyệt vời. Mấu chốt là hãy

hô hào mọi người lại gần nhau và hãy chụp những bức ảnh bất kỳ. Điều thú vị nằm

ở lúc bạn upload ảnh.

12

Điều quan trọng là hãy chia sẻ những bức ảnh bạn đã chụp qua những mạng chia sẻ

như Flickr, Picasa hay Shutterfly. Đây là cơ hội bạn nhận được những phản hồi,

chia sẻ của những người bạn quen trong bữa tiệc.

Giới thiệu bản thân

Khi ở chỗ đông người mà bạn không quen biết ai cả, hãy giải quyết sự cô độc bằng

cách cổ điển: bước về phía một người nào đó, đưa tay ra, mỉm cười và nói “Xin

chào, tôi là …, rất vui được làm quen với bạn.” Tảng băng trong giao tiếp sẽ được

phá vỡ.

Biết cách “chơi”

Hãy chơi một trò chơi xã hội nào đó chỉ để cho vui. Các ông bố, bà mẹ thường

khuyên con mình nên học chơi một loại nhạc cụ hay môn thể thao nào đó. Thắng,

thua không phải việc quan trọng mà điều quan trọng là những thú vui này giúp con

người hòa nhập với xã hội, chia sẻ với bạn bè, tạo dựng nền tảng cho quan hệ cộng

đồng và thiết lập mối quan hệ cá nhân.

Đôi khi hãy là đôi tai, đừng là cái miệng

Con người ai cũng yêu âm sắc giọng nói của mình. Tuy nhiên, nhiều lúc, bạn bè

cần ta để chỉ lắng nghe mà thôi. Trong những tình huống cần thiết, các cuộc hội

thoại sẽ tập trung vào những lời khuyên, cách gỡ rối hay là cuộc tìm kiếm trong

tâm hồn. Nhưng cũng có lúc, điều bạn cần ta là một đôi tai cực to trong cả tiếng

đồng hồ. Những chuyên gia trong lĩnh vực nhân học gọi trường hợp này là “sự lắng

nghe tích cực”. Hãy là người tích cực trong những tình huống cần thiết, vì nhiều

khi, chính bạn là người cần được người khác lắng nghe.

Chia sẻ hạnh phúc

Có những điều tưởng chừng rất bình thường đối với bạn nhưng lại quý giá đối với

người khác. Hãy bắt đầu bằng những lời khen.

13

Sau đó, hãy nhớ rằng những món quà nhỏ nhắn trong các dịp đặc biệt như sinh

nhật, thăm bệnh rất có ý nghĩa. Hãy đừng quên tặng quà với những ý tưởng tặng

mới lạ, đáng nhớ.

Tham gia vào trào lưu Số

Ngày nay, không một cư dân mạng nào có thể phủ nhận sự kết nối tuyệt vời của

những mạng xã hội như Facebook bởi chúng là cách mà rất nhiều người dùng để

chia sẻ những thông tin cá nhân. Với mạng xã hội, bạn sẽ nhanh chóng và dễ dàng

cập nhật những thông tin về người thân, bạn cũ và những gì đang xảy ra trên thế

giới này.

Đừng quên nói cảm ơn

Cách cổ điển để nói cảm ơn là bạn viết một lá thư tay cảm ơn. Tuy nhiên, nếu công

việc quá bận rộn và việc thư tay tốn thời gian để gửi, hãy gọi điện hoặc viết e-mail

để cảm ơn trước khi quá muộn.

Khi viết e-mail cảm ơn, đừng quên đề cập đến lý do bạn không thể viết thư tay.

Nếu viết e-mail cảm ơn bữa tối bạn đã được mời đến thì đừng quên kể lại một sự

kiện đáng nhớ của bữa tối hôm đó, bày tỏ sự ngưỡng mộ với món tráng miệng

hoặc món ăn nào đó mà bạn được mời cũng như sự nhiệt thành của chủ nhà, gửi

kèm một bức ảnh bạn đã chụp sẽ càng tuyệt vời hơn. Mục đích của thư cảm ơn là

khiến người nhận cảm thấy sự biết ơn của bạn. Vì thế, hãy cảm ơn theo cách mà

bạn có thể bày tỏ sự biết ơn của mình.

Bí quyết giao tiếp hiệu quả

Một trong những bí quyết để trở thành một người giao tiếp tốt là “uốn lưỡi 7 lần

trước khi nói”. Hãy luôn dừng một chút trứơc khi đưa ra câu trả lời.

Một khoảng dừng ngắn (từ 3 đến 5 giây) sẽ mang lại cho bạn cả ba lợi ích sau:

- Thứ nhất, bạn tránh được hành động khiếm nhã là ngắt lời của người đang trò

chuyện khi họ chỉ muốn nghỉ lấy hơi một chút trước khi tiếp tục nói.

14

- Thứ hai, với việc không chen ngang vào cuộc trò chuyện, bạn thể hiện mình suy

nghĩ nghiêm túc trước những lời nói của người đối diện.

- Thứ ba, bạn sẽ lắng nghe người đang trò chuyện tốt hơn. Nhờ vậy, những lời nói

của họ sẽ ngấm sâu vào tâm trí bạn và bạn sẽ hiểu rõ điều họ đang nói. Với một

khoảng dừng ngắn trước khi trả lời, bạn thể hiện mình là một người biết cách giao

tiếp.

Đặt câu hỏi khi cần

Một cách nữa để trở thành một người giao tiếp tốt là đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề.

Đừng bao giờ tự cho mình đã hiểu hết những gì người khác đang nói hay muốn

nói. Hãy hỏi: “Ý bạn muốn nói gì?” nếu bạn chưa hiểu rõ điều họ trình bày.

Người trò chuyện với bạn khó lòng mà từ chối trả lời câu hỏi này. Khi bạn hỏi “Ý

bạn muốn nói gì?”, mọi người sẽ giải thích ý họ rõ ràng hơn. Dựa vào đó, bạn có

thể hỏi tiếp những câu hỏi mở khác và khiến cuộc trò chuyện được tiếp nối một

cách liền mạch.

Nhắc lại và ngắn gọn hơn

Bí quyết thứ ba để trở thành một người giao tiếp tốt là nhắc lại lời của người trò

chuyện với bạn một cách ngắn gọn hơn và bằng ngôn từ của chính bạn. Sau khi gật

đầu và cười, bạn có thể nói: “Để xem tôi có hiểu đúng ý bạn không. Bạn muốn nói

là …”

Nhắc lại lời người khác nói một cách ngắn gọn hơn thể hiện bạn đang thật sự chú

tâm và nỗ lực để hiểu ý nghĩ hay cảm xúc của họ. Điều tuyệt diệu là khi bạn biết

cách lắng nghe, mọi người sẽ thấy bạn thật cuốn hút. Họ sẽ muốn tiếp xúc với bạn

vì họ cảm thấy thoải mái và vui vẻ khi có bạn bên cạnh.

Luôn luôn lắng nghe

Sở dĩ lắng nghe là một công cụ hữu hiệu trong việc phát triển kỹ năng và nghệ

thuật giao tiếp vì nó giúp bạn xây dựng lòng tin. Bạn càng lắng nghe người khác

15

chăm chú, người ta càng tin tưởng bạn hơn. Ngoài ra, lắng nghe cũng góp phần

làm người đối diện cảm thấy được tôn trọng hơn.

Cuối cùng, lắng nghe giúp rèn luyện tính kỷ luật của con người. Do trí óc của bạn

có thể xử lý từ ngữ ở tốc độ 500 – 600 từ một phút, và mọi người chỉ có thể nói ở

tốc độ 100 - 150 từ một phút nên bạn sẽ phải nỗ lực nhiều mới có thể duy trì sự tập

trung khi lắng nghe những lời người khác nói. Nếu bạn không luyện tính kỷ luật

trong giao tiếp, trí óc của bạn sẽ nhanh chóng “phiêu du” nơi khác. Rèn luyện kỹ

năng lắng nghe chính là một cách hay để bạn phát triển tính cách và nhân cách của

chính bạn.

Bài tập dành cho bạn

Đây là hai bài tập bạn có thể thực hiện ngay để luyện kỹ năng giao tiếp:

- Đầu tiên, hãy tập thói quen luôn dừng 3 đến 5 giây sau khi nghe người khác nói

rồi hãy trả lời.

- Thứ hai, hãy luôn hỏi “Ý bạn muốn nói gì?” nếu bạn chưa hiểu rõ những điều

mọi người nói. Việc này sẽ giúp bạn lắng nghe họ tốt hơn.

Để giao tiếp thành công

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người,

với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Sự tinh tế, khéo léo trong cách

ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật, nghệ thuật giao

tiếp.

Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết

thúc cuộc nói chuyện. Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin

hơn nhé.

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các

câu hỏi có liên quan. Nếu bạn từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ

16

những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan

đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới

thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ “Mọi người tham dự có vẻ

rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?”. Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các

chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong

trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm

đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng

trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu

chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề…?",

"Bạn đã bao giờ nghe…". Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như

vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp

để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà.

Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất

tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là người như thế nào.

Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự

mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

17

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng

của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ: "Xin

lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!".

18

GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng

và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh

nhạy trong mọi tình huống, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

Giao tiếp - Doanh nhân cần những kỹ năng gì?!

- Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng

hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành

công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.

Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo

bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận.

Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách

nhưng lại chẳng được lợi lộc gì.

Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với

những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay

có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này.

Kĩ năng 1

- Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh - nó đã trở

thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ

năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như

một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn

giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lý hay các nhà đầu tư, bạn cũng

sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ

hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ

phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày, bạn sẽ phải nói

19

chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự

thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu

của bạn.

Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với

những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay

có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả

năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được

kính nể hơn so với những người khác.

Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ

năng nói của mình - đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan

đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong

buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện.

Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng

hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành

công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.

Kĩ năng 2: Nghe

Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay

mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá

huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động

của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ

doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng

nói: "Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết

cách ăn nói".

Kĩ năng 3: Viết

Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều

không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai

20