Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Đàm phán và hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

CHƯƠNG 6

ĐÀM PHÁN

VÀ HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ

ĐÀM PHÁN KINH DOANH

6.1 Đàm phán và đặc điểm của đàm phán thương lượng

6.1.1 Khái niệm

Đàm phán, thương lượng: quá trình các bên cùng trao đổi,

bàn bạc với nhau để đưa ra một giải pháp chung thống nhất

cho một vấn đề nào đó.

6.1.2 Đặc điểm của đàm phán thương lượng

+ Trong đàm phán, các bên vừa theo đuổi lợi ích của mình, vừa phải

điều chỉnh lợi ích đó để xích lại gần nhau đi đến sự nhất trí.

+ Trong mỗi cuộc đàm phán luôn có hai mặt: hợp tác và xung đột, nói

cách khác, đàm phán là sự thống nhất giữa hợp tác và xung đột.

+ Đàm phán thương lượng là sự thoả mãn có giới hạn lợi ích của mỗi

bên

+ Thương lượng phải dựa trên cơ sở Pháp luật, lấy Pháp luật làm

chuẩn

+ Đàm phán thương lượng vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật

6.2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh

6.2.1 Bối cảnh đàm phán

+ Ý nghĩa

 Thô ng tin

 Là nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán

 Phản ánh thực trạng và cơ sở để đưa ra quyết định

+ Nội dung

 Tình hình kinh tế của đối tác

 Vấn đề ưu tiên

 Giá cả

 Nhu cầu thực sự

 Sức ép từ bên ngoài

+ Yêu cầu: dấu kín bối cảnh của mình – thăm dò bối cảnh of họ

+ Làm gì để thăm dò?

 Triển khai sớm (có đủ thời gian)

 Hoạt động tình báo

 Khi giao tiếp hỏi nhiều hơn nói

 Tìm đúng đối tượng

 Quan sát trong quá trình đàm phán để suy đoán

6.2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh (1)

6.2.2. Thời gian

+ Đàm phán là một quá trình có điểm đầu - điểm kết

+ Gần đến điểm kết thì mới có hiệu quả

+ Bí mật kết điểm là nguyên tắc số 1 (Lộ nhiều khi bị thua

thiệt, đối phương sẽ ép ta)

+ Kinh nghiệm cho thấy: Kết quả các cuộc đàm phán được

kết thúc ở 1/5 thời gian cuối của tổng thời gian đàm phán

+ Một số lời khuyên:

 Phải biết kiên nhẫn

 Cần học cách nâng cao khả năng tự vệ

 Bí mật điểm kết của mình

 Không nên cứng nhắc để mất cơ hội

 Quan sát để đàm phán

6.2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh (2)

6.2.3. Quyền lực

+ Ai cũng có quyền lực – Mạnh hay yếu

phụ thuộc rất lớn vào lòng tự tin của

ta mạnh mẽ hay yếu ớt.

+ Có nhiều loại quyền lực

Quyền lực hợp phá p

Quyền lực chuyên mô n...

Các chủ thể khi tham gia đàm phán cần

nghiên cứu, chuẩn bị để tạo ra quyền lực,

tạo uy khi giao tiếp với đối tác.

6.3 Nội dung của một giao dịch thương mại

+ Giao tiếp kinh doanh có nhiều lĩnh vực, tuy nhiên lĩnh vực

thương mại mua bán sản phẩm là vấn đề quan trọng với

các doanh nghiệp

6.3 Nội dung của một giao dịch thương mại (1)

6.3.1. Một số khái niệm

+ Kinh doanh: “ Là việc thực hiện một, một số, hoặc tất

cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất

đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị

trường nhằm mục đích sinh lời “ (Luật Doanh nghiệp

2005)

+ Trao đổi: (Hành vi cụ thể Mua – Bá n)

+ Giao dịch: là một cuộc trao đổi tự nguyện mang tín

thương mại

+ Tiêu thụ sản phẩm

Là bán hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu

được tiền hoặc được quyền thu tiền bán hàng (Hiệp hội Kế

toán Hoa kỳ)

6.3 Nội dung của một giao dịch thương mại (2)

6.3.2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại

a. Tên và chủng loại hàng hóa trong mua bán

+ Tên hàng là điều khoản quan trọng nhất.

+ Tên hàng là một bộ phận của nhãn hiệu, cái ta đạt

được, biết rõ nguồn gốc và phân biệt được với những

cái cùng loại khác.

+ Yêu cầu này thật cụ thể

 Tên thông thường, đi kèm với tên thương mại, tên khoa học

 Tên đi cùng với nguồn gốc sản xuất

 Tên đi cùng với địa danh sản xuất ra nó

 Tên đi cùng với quy cách, tính năng, công dụng

 Tên đi cùng với số hiệu, danh mục hàng hóa….

6.3.2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại

b. Chất lượng hàng hóa trong mua bán

+ Yếu tố chất lượng rất phức tạp, do vậy có thể dùng

 Chất lượng theo mẫu

 Chất lượng theo tiêu chuẩn quy định (ISO 2000….)

 Chất lượng dựa vào nhãn hiệu, thương hiệu…

+ Sử dụng yếu tố chất lượng để đưa ra các điều kiện mua bán.

c. Giao dịch về số lượng hàng hóa mua bán

+ Phản ánh mặt lượng của hàng hóa tham gia trao đổi

+ Yêu cầu thể hiện những: đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, phương pháp

quy định số lượng, trọng lượng của các hang hóa (tàu thủy…)

+ Một vài chú ý:

 Nhiều đơn vị

 Quy định về số lượng: Không được thay đổi (cái, chiếc…) các loại kê

khai khi giao dịch số lượng lớn có quy định dung sai, hoặc khó khăn

phát sinh do phương tiện vận chuyển (Than, quặng…vận chuyển tàu

thủy…)

 Tính trọng lượng: (Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì)

6.3.2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại

d. Bao bì: (Bao bì liên quan đến vận chuyển)

….an toàn..)

+ Quy định về chất lượng bao bì

+ Phương thức cung cấp

+ Giá cả bao bì

e. Giao dịch về giá cả hàng hóa

+ Nhận thức về giá

+ Vai trò của giá

+ Khi giao dịch cần:

Mức giá

Phương pháp tính mức giá

Giảm giá, chiết khấu….

6.3.2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại

f. Giao dịch về địa điểm và thời hạn giao hàng

+ Địa điểm

 Liên quan đến chi phí vận chuyển

 Trách nhiệm hàng hóa

 Các điều kiện đi kèm

+ Thời hạn: là thời hạn phải thực hiện nghĩa vụ giao hàng

g. Thanh toán và cách thức giao dịch

- Thống nhất phương thức thanh toán

- Điều kiện và thời hạn thanh toán

- Trách nhiệm và quyền lợi

- Thời hạn kết thúc giao dịch

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh

Quy trình hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

Nghiên cứu HĐ

Chuẩn bị

Xây dựng KH

Đàm phán

Kiểm tra – Tập dượt

các phương án

• Cơ sở, nguyên tắc

• Nội dung xây dựng

• Hoàn thiện kế hoạch

• Rà soát kiểm tra

• Tập dượt

• Điều chỉnh

• Các hoạt động cơ bản

• Thu thập, phân tích

xử lý thông tin

• Nghiên cứu cấu trúc

• Nghiên cứu yêu cầu, ND

• Nghiên cứu CB kỹ thuật

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (1)

a. Vai trò của công tác chuẩn bị đàm phán

+ Chuẩn bị tốt, phù hợp, chủ động, tự tin, tiết kiệm, thành

công, và ngược lại nếu chuẩn bị không tốt sễ dẫn đến

thất bại

+ Chuẩn bị tốt quyết định 50% thành công của đàm phán

+ Công tác chuẩn bị rất khó khăn và phức tạp nên cần:

 Tạo đủ điều kiện thời gian cho công tác chuẩn bị

 Làm việc có phương pháp, theo kế hoạch

b. Các hoạt động chính cần phải chuẩn bị (Theo sơ đồ

trên)

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (2)

c. Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu của đàm phán

+ Đây là khâu chuẩn bị có ý nghĩa quyết định cho quá trình đàm phán

+ Chiếm nhiều thời gian trong công tác chuẩn bị

+ Các tài liệu cần thu thập

 Tùy theo nội dung đàm phán để thu thập tài liệu cho phù hợp

 Tài liệu thứ cấp – Tài liệu sơ cấp

 Yêu cầu của tài liệu thu thập

 (8 yêu cầu cơ bản – chính xác, kịp thời, đầy đủ, có ích, thẩm quyền tối ưu, bí mật,

hệ thống)

 Quy trình thu thập thông tin

 Lực chọn và hệ thống hóa tài liệu thu thập, xử lý tài liệu

 Phân tích tài liệu thu thập

 Phân tích để làm gì

⚫ Xác định độ tin cậy, tính pháp lý

⚫ Thấy được bản chất, mối liên hệ các hiện tượng

⚫ Dự đoán

Yêu cầu :

⚫ Cẩn thận, tỉ mỷ

⚫ Có khả năng

⚫ Có phương pháp

⚫ Nắm vững nội dung, khối lượng công việc

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (3)

d. Nghiên cứu cấu trúc cuộc đàm phán

+ Cấu trúc là tổng hợp các công đoạn đã được phân chia trong toàn bộ quá trình

đàm phán theo một tiêu thức nào đó

+ Có nhiều tiêu chí để cấu trúc

Chung nhất dựa vào bản chất và ý nghĩa của từng giai đoạn ta có:

1. Mở đầu

2. Truyền đạt thông tin

3. Lập luận

4. Vô hiệu hóa lập luận đối tác

5. Ra quyết định

+ Yêu cầu

 Định giới hạn cụ thể cho từng giai đoạn

 Làm rõ nội dung từng giai đoạn

 Viết báo cáo sơ bộ về công tác chuẩn bị

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (4)

e. Nghiên cứu yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phán

+ Làm rõ yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phán (Rất quan trọng)

 Chuyên môn (Tập trung vào Mục đích chính)

 Chiều sâu, nghiệp vụ

 Khá ch quan

 Đáng tin cậy

+ Cần có nhiều phương án cho một cuộc đàm phán

f. Nghiên cứu các phương pháp sử dụng trong đàm phán

+ Phương pháp chung

+ Phương pháp cụ thể

Đưa ra từng tình huống dự kiến và phương pháp sử dụng

g. Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật hậu cần cho đàm phán

- Khối lượng công việc

- Cấu trúc

- Hình thức nội dung

- Phân nhóm, lực lượng đàm phán

- Hậu cần

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (5)

6.4.2. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh

(Đây là công việc đặc biệt quan trọng)

a) Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch

 Vạch ra được quy trình đàm phán đúng, hợp lý

 Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện

 Dự báo được - giải pháp chủ động thích ứng trong đàm phán

b) Cơ sở và nguyên tắc xây dựng kế hoạch đàm phán

+ Câu hỏi chính:

 Chúng ta đang ở đâu?

 Chúng ta muốn đến đâu?

 Cần đạt mục tiêu gì?

 Làm gì để đạt mục tiêu?

+ Nguyên tắc

 Tập trung

 Dân chủ

 Linh hoạt

c) Nội dung xây dựng kế hoạch đàm phán

+ Kế hoạch tổng thể - Kế hoạch chi tiết

+ Kế hoạch chung - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch chiến thuật - Kế hoạch thực

hiện cụ thể (Hành động)

6.4. Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (6)

6.4.3. Kiểm tra, tập dượt các phương án

+ Kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị, xây dựng kế

hoạch

+ Có sai só t, sửa chữa, hoàn thiện công tác chuẩn bị

+ Tập dượt để

 Thuần thục

 Phát hiện sai sót

 Điều chỉnh hoàn thiện tiếp