Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình

Chương 4

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

PGS.TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN

Nội dung nghiên cứu:

• Tổ chức một buổi thuyết trình thành công.

• Thu hút sự chú ý của khán thính giả.

• Sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu

quả.

4.1. Tổ chức một buổi

thuyết trình thành công.

Để có những buổi thuyết trì nh thành cô ng,

cần phải: biết mì nh, biết người, biết chọn

chủ đề thuyết trì nh phù hợp, xâ y dựng đề

cương bài nó i một cá ch khoa học, rè n

luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng

cá c cô ng cụ phụ trợ một cá ch hiệu quả,

làm cho người nghe phải tập trung theo

dõ i bài nó i của mì nh.

Quy trì nh TOPP

Quy trì nh TOPP (The Oral Presentation

Process) gồm 5 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Phâ n tí ch khá n thí nh giả.

• Giai đoạn 2: Xá c định chủ đề và nội dung

thuyết trì nh.

• Giai đoạn 3: Phá c thảo bài thuyết trì nh.

• Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trì nh.

• Giai đoạn 5: Thuyết trì nh thử.

Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả

• Cần xá c định rõ khá n thí nh giả của bạn là

ai?

• Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết

trì nh của bạn?

• Hã y chú ý đến câ u hỏi: “Vấn đề này có lợi

í ch gì cho tôi?” (What’s in it for me –

WIIFM) – câ u hỏi mà người nghe luô n đặt

ra trong suốt quá trì nh nghe bạn nó i.

(Câ u hỏi thảo luận 1, tr.111)

Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và

nội dung thuyết trình

Để làm việc này cần sử dụng quy tắc

ABC, trong đó:

• Analyse

• Brainstorm

• Choose

Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và

nội dung thuyết trình (tt)

• Analyse – phâ n tí ch để xá c định rõ chủ đề và nội

dung chí nh của bài thuyết trì nh.

• Brainstorm – động nã o suy nghĩ để tì m ra

những nội dung cần thuyết trì nh, những điểm

cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài

liệu cần thiết để phục vụ cho việc thuyết trì nh.

• Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù

hợp nhất cho bài diễn văn và những nội dung,

điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý

trong bài.

(Câ u hỏi thảo luận 2 và 3, tr. 113 và 114)

Giai đoạn 3: Phác thảo

bài thuyết trình

• Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trì nh.

• Hã y xá c định bạn sẽ mở đầu, phá t triển và

kết thúc bài thuyết trì nh như thế nào.

• Hã y hạ bút viết những điều bạn dự định

thuyết trì nh ra giấy.

Giai đoạn 3: Phác thảo

bài thuyết trình (tt)

Các cách trình bày có thể lựa chọn:

• Chữ cái ưu tiên (Acrostic).

• Theo thứ tự tăng hay giảm dần

(Ascending/Descending).

• So sánh và đối chiếu (Comparison and

Contrast).

• Theo trình tự thời gian (Chronological).

• Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect).

Giai đoạn 3: Phác thảo

bài thuyết trình (tt)

• Chung đến riêng/ từ tổng quát đến cụ thể/

từ rộng đến hẹp (General to Specific).

• POP (Problem, Options, Proposal).

• Vấn đề và giải pháp (Problem and

Solution).

• Sắp xếp theo không gian (Spatial).

(xem chi tiết tr. 115 – 118)

(Câu hỏi thảo luận 4, tr.118)

Giai đoạn 3: Phác thảo

bài thuyết trình (tt)

Bố cục một bài diễn thuyết:

• Phần giới thiệu (hay phần mở đầu).

• Phần thân bài.

• Phần kết luận.

(Xem chi tiết tr. 118 – 121)

Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh

bài thuyết trình

• Hã y đọc bài diễn văn đã được phá c thảo,

tự đọc một mì nh kết hợp với canh thời

gian xem có phù hợp khô ng và đọc cho

người khá c nghe. Lắng nghe ý kiến phản

hồi về bài thuyết trì nh. Đặc biệt chú ý

những ý kiến đánh giá chất lượng của bài

thuyết trì nh: bài có hay khô ng? Có dễ hiểu

khô ng? Có khả năng cuốn hút người nghe

khô ng? Những nhược điểm cần khắc

phục.

Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh

bài thuyết trình (tt)

• Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ

sung, hoàn thiện lại bài thuyết trì nh. Chú

ý: sử dụng cá c biện phá p tu từ để chuốt lại

bài diễn văn cho hay hơn, đẹp hơn.

• Sử dụng những phương tiện nghe nhì n

thí ch hợp để làm cho bài thuyết trì nh đạt

hiệu quả cao hơn.

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử

Chuẩn bị về mặt ngô n ngữ:

• Hã y đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang

diễn thuyết trước cô ng chúng.

• Hã y chè n thêm những từ ngữ, câ u chuyển ý,

chuyển đoạn cho bài diễn văn sinh động, thể

hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao.

• Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại

những điểm chí nh cần nhấn mạnh trong bài

thuyết trì nh (những người có trí nhớ tốt khô ng

cần làm việc này).

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt)

• Thuyết trì nh thử kết hợp với cá c thẻ gợi ý

(nếu có ). Và những slide đã được chuẩn

bị.

• Hã y suy nghĩ bạn sẽ mặc gì , trang điểm ra

sao khi thuyết trì nh và chuẩn bị trang phục

cho buổi thuyết trì nh đó;

• Tổng hợp lại tất cả. Hã y tưởng tượng bạn

đang diễn thuyết trước cô ng chúng và tập

dượt lại một lần nữa.

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt)

Chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể:

Những điều nên làm:

• Né t mặt tươi tắn, á nh mắt ấm á p.

• Người đứng thẳng, phần trên hướng về phí a

khá n giả, thể hiện sự tự tin, nhiệt tì nh.

• Đưa tay ra, cử động tay một cá ch chủ động (có

thể dang rộng hai tay, thể hiện sự tự tin, cởi mở

hoặc giơ một tay khi cần nhấn mạnh một điểm

nào đó) để lô i cuốn khá n giả chú ý lắng nghe.

• Luô n kiểm soá t được mọi cử động của cơ thể.

Kiểm soá t được bài nó i.

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt)

Những điều nên tránh:

• Đứng im, mặt tá i nhợt, tay châ n run lập cập, thể

hiện sự mất bì nh tĩnh, khô ng tự tin, quá căng

thẳng.

• Tay để trong túi quần, túi á o thể hiện sự thiếu

nhiệt tì nh, hoặc làm cao, khô ng tạo được sự gần

gũi với người nghe.

• Hai tay để sau lưng, hoặc thu trước bụng, người

đung đưa liên tục thể hiện sự thiếu tự tin, tư duy

khô ng mạch lạc, khô ng làm chủ được bài nó i.

Giai đoạn 5: Thuyết trình thử (tt)

Những điều nên tránh(tt)

• Khô ng kiểm soá t được mọi hành động của cơ

thể: đầu cúi gằm, mắt nhì n chằm chằm vào

slide, vào màn hì nh, vào bài viết đã chuẩn bị sẵn

và đọc như má y một cá ch vô cảm, khô ng biết

điều gì diễn ra xung quanh; Hoặc đứng một

cá ch vô thức, tuỳ tiện, châ n co châ n duỗi, tì cả

người vào bàn, hay bục giảng,…(xem hì nh 4.6).

• Nhì n lên trần nhà, nhì n vào tường, khô ng dá m

nhì n vào khá n giả, nhăn trá n suy nghĩ, nhưng

nghĩ mã i khô ng ra…

Hình thức bề ngoài khi thuyết trình:

• Một phong thá i tự tin, đĩnh đạc, giọng nó i

rõ ràng, mạch lạc, truyền cảm.

• Trang phục chỉnh tề lịch sự, được ủi (là)

phẳng phiu, cẩn thận, phù hợp với lứa tuổi

của người thuyết trì nh. Lưu ý: Thuyết trì nh

viên nên ăn mặc chỉnh tề hơn khá n giả.

• Đầu tó c gọn gàng, phụ nữ nên trang điểm

nhẹ.

Hình thức bề ngoài khi thuyết trình-tt

• Trước khi khá n giả đến, nên đến tận nơi

quan sá t hiện trường, thử â m thanh, á nh

sá ng, cô ng cụ hỗ trợ nghe nhì n để chọn

chỗ đứng và thế đứng gâ y ấn tượng tốt

nhất.

• Sau khi được giới thiệu, hã y tiến đến vị trí

đã chọn trước để diễn thuyết, đi một cá ch

tự tin, người thẳng, đầu ngẩng cao, miệng

mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với khá n giả

và bắt đầu nó i một cá ch tự tin.

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình - Đoàn Thị Hồng Vân