Tài liệu Hướng dẫn thực tập tốt nghiệp

CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÀNG HẢI I

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số.....QĐ/ ngày......tháng........năm....của ...........)

Hải Phòng, năm 201

1

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được

phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham

khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh

doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2

LỜI GIỚI THIỆU

Thực tập tốt nghiệp là khóa huấn luyện thực tế cho sinh viên chuyên ngành

kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất. Để có thể hoàn thành tốt khóa huấn

luyện này, các sinh viên cần nắm vững các kỹ năng làm việc của kế toán viên

cùng với các kiến thức liên quan. Tài liệu hướng dẫn thực tập tốt nghiệp được

biên soạn nhằm mục đích chuẩn hóa giáo trình dạy học, tạo thuận lợi cho việc

thực tập và hướng dẫn thực tập của giảng viên và sinh viên khoa Kinh tế, trường

Cao đẳng hàng hải 1.

Tài liệu hướng dẫn thực tập tốt nghiệp giới thiệu những nội dung về tìm

hiểu công tác tổ chức, công tác kế toán của doanh nghiệp.Từ đó hình thành

những kiến thức thực tế nghề nghiệp ban đầu, củng cố kiến thức đã học tập ở

trường, tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm để sớm thích ứng với công tác kế toán

khi tốt nghiệp ra trường.

Trong quá trình biên soạn, tác giả đã có nhiều cố gắng để đảm bảo được

tính khoa học, hiện đại, giúp người đọc dễ dàng nắm được công tác tổ chức,

công tác kế toán của doanh nghiệp. Nhưng do thời gian biên soạn hạn hẹp nên

không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến

đóng góp của các thày giáo, cô giáo và sinh viên trong quá trình sử dụng để

giáo trình được sửa chữa, bổ sung hoàn thiện hơn trong lần xuất bản sau.

Trân trọng cám ơn!

Hải Phòng, ngày tháng năm 201

Chủ biên

Th.s Nguyễn Thị Thu Hà

3

MỤC LỤC

Lời giới thiệu .............................................................................................................. 3

Mục lục ....................................................................................................................... 4

Danh mục các chữ viết tắt ......................................................................................... 5

Danh mục các biểu đồ và đồ thị ................................................................................ 6

BÀI I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP .......................................... 8

1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp ............................................. 8

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp ................................................. 9

3. Những chức năng, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp............................................ 10

4. Những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp ........................................................ 10

5. Bài thực hành ứng dụng .......................................................................................... 10

BÀI II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TRONG DN............. 11

1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán........................................................................ 11

2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ........................................................ 11

3. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán........................................................................ 12

4. Tổ chức bộ máy kế toán.......................................................................................... 20

5. Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán nội bộ.............................................................. 25

6. Bài thực hành ứng dụng .......................................................................................... 26

BÀI III: LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ................................................................... 27

1. Khái niệm ................................................................................................................ 27

2. Các yếu tố của chứng từ kế toán ............................................................................. 27

3. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán .................................................................. 29

4. Danh mục một số chứng từ kế toán......................................................................... 30

5. Phương pháp lập một số chứng từ kế toán cơ bản ................................................ 31

6. Bài thực hành ứng dụng ......................................................................................... 63

BÀI IV: ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN........................................................................ 65

1. Khái niệm ................................................................................................................ 65

2. Một số quy định về định khoản kế toán.................................................................. 65

3. Phương pháp định khoản kế toán............................................................................ 66

4. Bài thực hành ứng dụng .......................................................................................... 66

BÀI V: GHI SỔ KẾ TOÁN...................................................................................... 68

1. Khái niệm ................................................................................................................ 68

2. Phương pháp ghi sổ và chữa sổ kế toán.................................................................. 69

3. Danh mục một số sổ kế toán ................................................................................... 71

4. Nội dung và phương pháp ghi sổ kế toán ............................................................... 73

5. Bài thực hành ứng dụng .......................................................................................... 114

PHỤ LỤC I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN..................................................................... 115

PHỤ LỤC II: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN........................................... 147

PHỤ LỤC III: SỔ KẾ TOÁN .................................................................................. 154

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 219

4

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

BQLDA

BQGQ

BĐSĐT

BHXH

CHÚ THÍCH

Ban quản lý dự án

Bình quân gia quyền

Bất động sản đầu tư

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

BH TNLĐ- BNN

DN

Bảo hiểm thất nghiệp

Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Doanh nghiệp

GBC

Giấy báo Có

GTCL

Giá trị còn lại

KPCĐ

NG

Kinh phí công đoàn

Nguyên giá

NSNN

SXKD

TK

Ngân sách Nhà nước

Sản xuất kinh doanh

Tài khoản

TSCĐ HH (VH)

TGNH

Thuế GTGT (VAT)

UNC

Tài sản cố định hữu hình (vô hình)

Tiền gửi ngân hàng

Thuế giá trị gia tăng

Ủy nhiệm chi

UPCOM

VL, CCDC

VD

Unlisted public company market

Vật liệu, công cụ dụng cụ

Ví dụ

XDCB

Xây dựng cơ bản

5

DANH MỤC BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ

TT

1

Tên biểu đồ và đồ thị

Trang

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ của hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký- Sổ cái

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ của hình thức Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ của hình thức Nhật ký chứng từ

Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán trên máy vi tính

Sơ đồ 2.6: Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung

Sơ đồ 2.7: Bộ máy kế toán theo mô hình phân tán

Sơ đồ 2.8: Bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Sơ đồ 1.9: Quy trình kế toán các khoản tạm ứng

Sơ đồ 1.10: Quy trình kế toán chi phí trả trước

Sơ đồ 1.11: QTKT các khoản cầm cố, thế chấp, ký cược

Sơ đồ 2.1: Quy trình kế toán nhập kho VL, CCDC

Sơ đồ 2.2: Quy trình kế toán xuất kho VL, CCDC

Sơ đồ 3.1: Quy trình kế toán tăng TSCĐ

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Sơ đồ 3.2: Quy trình kế toán giảm TSCĐ

Sơ đồ 3.3: Quy trình kế toán khấu hao TSCĐ

Sơ đồ 4.1: Quy trình kế toán tiền lương

6

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN

Tên mô đun: Thưc tập tốt nghiệp

Mã mô đun: MĐ 6340302.30

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:

- Vị trí: Thực tập tốt nghiệp là mô đun được học sau tất cả các môn chuyên môn

của nghề kế toán doanh nghiệp và là cơ sở để xét tốt nghiệp cho người học trước

khi ra trường.

- Tính chất: Nâng cao nhận thức về chuyên môn nghiệp vụ, thực tập thành thạo

kỹ năng thực hành các công việc kế toán để sau khi tốt nghiệp có khả năng tay

nghề vững trong thực hiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp.

- Ý nghĩa và vai trò: Thông qua đợt thực tập tốt nghiệp, người học tiếp cận với

thực tiễn công tác kế toán tài chính tại doanh nghiệp. Học tập, rèn luyện phong

cách làm việc của người cán bộ tài chính kế toán. Hình thành những kiến thức

thực tế nghề nghiệp ban đầu, củng cố kiến thức đã học tập ở trường, tích luỹ

kiến thức và kinh nghiệm để sớm thích ứng với công tác kế toán khi tốt nghiệp

ra trường.

Mục tiêu môn học:

- Kiến thức:

+ Khái quát được lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

+ Tìm hiểu được công tác tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán của

doanh nghiệp

+ Trình bày được chương trình luân chuyển chứng từ kế toán

- Kỹ năng:

+ Lập được các chứng từ kế toán

+ Ghi được sổ kế toán

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động sáng tạo,

có kỷ luật và tác phong công nghiệp;

+ Có khả năng phân tích, xử lý thông tin;

+ Sẵn sàng làm nhân viên kế toán tại doanh nghiệp.

Nội dung môn học:

7

BÀI 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

Mã bài: MĐ 6340302.30.01

Giới thiệu:

Hạch toán kế toán là môn khoa học phản ánh, giám đốc các mặt hoạt động

kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp. Vì vậy, phạm vi thực tập của sinh

viên là các doanh nghiệp. Do đó, tìm hiểu khái quát chung về doanh nghiệp thực

tập là công việc đầu tiên khi sinh viên đến thực tập.

Mục tiêu:

- Trình bày được khái quát chung về doanh nghiệp: Quá trình hình thành và phát

triển của công ty; Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty; Những chức

năng, nhiệm vụ chính của công ty….

- Khái quát được về doanh nghiệp thực tập

- Lựa chọn doanh nghiệp thực tập phù hợp với chuyên ngành đào tạo

Nội dung chính:

1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được

đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Doanh nghiệp nào cũng có một quá trình hình thành từ lúc thành lập và phát

triển đến thời điểm nghiên cứu. Để nghiên cứu được vấn đề này, sinh viên cần

phải giải quyết một số câu hỏi sau:

- Tên doanh nghiệp;

- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

- Số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có);

- Năm thành lập;

- Ngành, nghề kinh doanh;

- Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối

với công ty cổ phần;

- Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp

danh đối với công ty hợp danh, của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công

ty trách nhiệm hữu hạn, của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn

góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn

8

và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của

cổ đông sáng lập;

- Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ

phần;

- Những chặng đường phát triển của doanh nghiệp qua từng thời kỳ;

- Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

- Những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà bộ máy quản lý sẽ tổ chức khác

nhau. Ở đây, tác giả giới thiệu hai loại hình doanh nghiệp mà sinh viên có khả

năng tiếp cận trong quá trình thực tập.

2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một

trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định

khác:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc

Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông

là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải

có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên

độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên

độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc

quản lý điều hành công ty.

Trường hợp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội

đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp

luật của công ty; trường hợp Điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch Hội

đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp có hơn

một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc

hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn

Cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá

nhân làm chủ sở hữu:

9

+ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu có

Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

+ Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc

Tổng giám đốc.

+ Quyền, nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được quy định tại Điều lệ

công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký với Chủ tịch

công ty.

- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên,

Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty trách

nhiệm hữu hạn có từ 11 thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường

hợp có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu

quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của

Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

3. Những chức năng, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp có những chức năng,

nhiệm vụ khác nhau do Điều lệ công ty quy định.

4. Những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp

Cơ chế kinh doanh của Nhà nước thay đổi, thị trường cạnh tranh gay gắt do

nhiều thành phần kinh tế tham gia, giá cả biến động thất thường, liên tục không

theo quy luật, vốn đầu tư cho sản xuất hạn hẹp…. Tất cả đều mang đến cho từng

doanh nghiệp những thuận lợi, khó khăn riêng

5. Bài thực hành ứng dụng

Câu 1: Trình bày quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp thực tập?

Câu 2: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp thực tập?

Câu 3: Nêu những chức năng, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp thực tập?

Câu 4: Trình bày những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp thực tập?

Gợi ý:

Để trả lời những câu hỏi trên, sinh viên cần thu thập tài liệu tại phòng tổ

chức hành chính của doanh nghiệp

10

BÀI 2:

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

TRONG DOANH NGHIỆP

Mã bài: MĐ 6340302.30.02

Giới thiệu:

Tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu

thành, bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức vận dụng các phương pháp kế

toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng chính sách,

chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị nhằm đảm bảo cho công tác

kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều

hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

Mục tiêu:

- Trình bày được nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp;

- Thu thập được nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp thực tập;

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ

phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán

để việc thực tập diễn

Nội dung chính:

1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Tại Điều 117 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định:

- Các loại chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ

động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt

động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của

Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra,

kiểm soát và đối chiếu.

- Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng

mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung

ghi chép chứng từ kế toán theo Thông tư này.

- Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng

điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng

từ tại các văn bản đó.

2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

11

Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong

toàn bộ hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp. Những công việc chính của nội

dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là:

- Xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản chi tiết áp dụng ở

đơn vị.

- Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép các tài khoản kế toán tổng hợp

và tài khoản kế toán chi tiết.

Hiện nay, Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế

đều phải thực hiện áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp

ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC

của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

3. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán.

3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ

Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và

theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu

trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế

toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số

liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán

phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ

Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào

các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật

ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng

nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào

các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp

vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

12

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và

bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập

các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát

sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng

số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký

đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Chứng từ kế toán

Sổ,thẻ kế toán chi tiết

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung

3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình

tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một

quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ

Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

13

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết

xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số

liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được

ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu

xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3

ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã

ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên

quan.

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong

tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành

cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng

tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào

số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế

từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát

sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản

trên Nhật ký - Sổ Cái.

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -

Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền

Tổng số phát sinh Nợ =

Tổng số phát sinh

của cột “Phát sinh” =

ở phần Nhật ký

của tất cả các TK

Có của tất cả các TK

Tổng số dư Nợ các tài khoản

=

Tổng số dư Có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào

số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài

khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ

Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa

sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài

chính.

14

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ

kế toán

chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng

hợp chứng từ

kế toán cùng

loại

Bảng

tổng hợp

chi tiết

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ của hình thức Nhật ký- Sổ cái

3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi

sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng

Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ

được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong

Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế

toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

15

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập

Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ

ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm

căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên

quan.

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số

phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.

Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi

tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số

phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng

nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số

dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải

bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải

bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

16

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ

kế toán

chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán

cùng loại

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ Cái

Bảng

tổng hợp

chi tiết

Bảng cân đối số

phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ

3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT)

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của

các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài

khoản đối ứng Nợ.

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự

thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài

khoản).

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng

một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý

kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

17

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Nhật ký chứng từ;

+ Bảng kê;

+ Sổ Cái;

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi

trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối

với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất

phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng

phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và

Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn

cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ

chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối

chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng

tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng

từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế

toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng

các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập

các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu

tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê

và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

18

Chứng từ kế toán và các

bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

Bảng kê

NHẬT KÝ

CHỨNG TỪ

Bảng tổng hợp chi

tiết

Sổ Cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chứng từ

3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

a) Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán

trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong

bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in

được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán

được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán

đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

b) Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài

khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,

biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế

toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc

Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

19

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các

thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu

tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,

trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm

tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.

SỔ KẾ TOÁN

PHẦN MỀM

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

KẾ TOÁN

- Sổ tổng

hợp

BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG LOẠI

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán

MÁY VI TÍNH

quản trị

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán trên máy vi tính

4. Tổ chức bộ máy kế toán.

4.1. Những công việc chính của nội dung tổ chức tổ chức bộ máy kế toán

- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị cho phù hợp với

đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt động.

- Xác định biên chế cán bộ nhân viên bộ máy kế toán đơn vị chính và các đơn

vị phụ thuộc/ trực thuộc. Phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế toán

và phân công nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán.

- Tổ chức bồi dưỡng, cập nhật và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn,

khoa học kỹ thuật quản lý và các vấn đề về đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ

nhân viên kế toán.

4.2. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán

4.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

20

Tài liệu Hướng dẫn thực tập tốt nghiệp - Nghề: Kế toán doanh nghiệp