Bài giảng Nghệ thuật lãnh đạo - Chương 9: Truyền thông lãnh đạo

Nhà lãnh đạo truyền thông

như thế nào

Chương 9

Truyền Thông Lãnh Đạo

Hình 9.1 Quá trình truyền

thông

Truyền thông

 Là một quá trình qua đó thông tin và sự

hiểu biết được truyền đi giữa người gởi

và người nhận.

Nhiễu

Nhà lãnh đạo mã

hóa thông điệp

Người nhận giải mã

thông điệp

Kênh

Thông điệp phãn hồi được mã hóa và gởi đi

Vòng phãn hồi

Truyền thông – quản trị vs

lãnh đạo

Hình 9.2 Nhà lãnh đạo là nhà

quán quân truyền thông

 Truyền thông quản trị

Mục đích định hướng:

Hướng sự chú ý vào

viễn cảnh/giá trị, kết

quả mong đợi; sử dụng

sự thuyết phục



Nhà quản trị là “ người xử lý thông tin”

Nhà lãnh đạo

như là

nhà quán quân

truyền thông

Đàm luận

chiến lược

Môi trường mở

Lắng nghe

Sáng suốt

 Truyền thông lãnh đạo

Nguồn bên

trong và

bên ngoài



Các nhà lãnh đạo thường truyền thông với

một bức tranh lớn như là viễn cảnh chứ

không nói về sự kiện hay những mẩu

thông tin

Phương pháp

Sử dụng kênh giàu

Những câu chuyện và

ẩn dụ

Truyền thông không

chính thức

Đối thoại

1

Lãnh đạo các cuộc đối thoại

chiến lược

Tạo ra một môi trường truyền

thông mở

 Bốn thành phần chính cho những cuộc

đối thoại là:

 Truyền thông mở là chia sẻ tất cả các

loại thông tin trong công ty, đặc biệt là

nó bất kể các chức năng và cấp bậc.



môi trường truyền thông mở,

tích cực lắng nghe,

sự sáng suốt,



Giúp những người phục tùng trở nên hữu

hiệu hơn



Giúp tổ chức hưởng lợi từ tất cả trí tuệ của

và đối thoại.

nhân viên

Hình 9.4: 10 bí quyết lắng

nghe hiệu quả

Lắng nghe

Bí quyết

Người lắng nghe tồi Người lắng nghe giỏi

 Là kỹ năng nắm bắt và hiểu chính xác ý

nghĩa của các thông điệp.

1. Lắng nghe tích cực

Bị động, thiếu trịnh

trọng

Đặt câu hỏi; diễn giải

những gì đã nghe

2. Tìm kiếm lĩnh vực

Lờ đi những chủ đề khô Tìm kiếm cơ hội, học

quan tâm

khan

hỏi những điều mới

3. Chống lại sự chi

phối

Dễ bị chi phối

Chống sự sao nhãng;

biết cách tập trung;

khoan dung những thói

quen xấu

4. Lợi dụng thực tế là

suy nghĩ nhanh hơn người nói chậm

lời nói

Xu hướng mơ màng với Thách thức, đoán

trước, tóm tắt, lắng

nghe giữa các đoạn lời

và giọng nói

Hình 9.4: 10 bí quyết lắng

nghe hiệu quả (t.t.)

Hình 9.4: 10 bí quyết lắng

nghe hiệu quả (t.t.)

Bí quyết

Người lắng nghe tồi Người lắng nghe giỏi

Bí quyết

Người lắng nghe tồi Người lắng nghe giỏi

5. Phản hồi

Ít lưu tâm

Cho thấy sự thích thú,

phản hồi tích cực

9. Cố gắng khi nghe

Không nỗ lực, chú ý giả Chăm chú lắng nghe;

tạo

kết hợp giữa thân hình

và ánh mắt.

6. Phán đoán nội dung Lơ đễnh nếu cách diễn Có sự phán đoán nội

đạt kém

dung; bỏ qua lỗi truyền

đạt

10.Luyện tập trí óc

Ngại tiếp nhận những

thông tin khó

Sử dụng những thông

tin/tư liệu khó để rèn

luyện trí óc

7. Giữ lửa

Có định kiến từ trước;

dễ tranh cãi

Không đưa ra đánh giá

cho đến khi đã hiểu rõ

8. Lắng nghe ý kiến

Lắng nghe các sự kiện Lắng nghe các chủ đề

trọng tâm

2

Sự sáng suốt

Đối thoại

 Nhờ có sự sáng suốt, người lãnh đạo sẽ

khám phá ra những thông điệp không

rõ ràng ẩn sau những tương tác bằng

lời nói, những phàn nàn, các hành vi và

hành động

 Khi đối thoại, người ta cùng nhau tạo ra

những dòng chảy ý nghĩa chung cho

phép họ hiểu lẫn nhau và chia sẻ những

quan điểm về thế giới

Nhà lãnh đạo là nhà quán

quân về truyền thông

H 9.5 Sự khác nhau giữa đối thoại và

thảo luận

Đàm luận

Ít hiểu nhau, bất đồng,

quan điểm trái ngược,

 Họ sử dụng kỹ năng truyền thông

thuyết phục mọi người về viễn cảnh của

tổ chức và gây ảnh hưởng để mọi người

hành động đạt được mục tiêu.

đánh giá người khác

Đối thoại

Thảo luận

Thể hiện cảm xúc

Thăm dò giả định

Tạm dừng qui kết

Xây dựng điểm chung

Khẳng định vị trí

Biện hộ bằng lý lẽ

Thuyết phục người khác

Tạo nên sự đối lập

Kết quả

Quyết định ngắn hạn

Thỏa thuận dựa trên sự

hợp lý

Những ý kiến đối lập bị

hạ gục

Giải pháp dài hạn, đổi

mới

Hợp nhất nhóm

Ý nghĩa được chia sẻ

Chuyển đổi quan điểm

Giữ vững quan điểm

4 bước để thực hành nghệ

thuật thuyết phục

Lựa chọn các kênh truyền

thông phong phú

 Tạo lập sự tin cậy

 Mức độ phong phú của kênh:



Là số lượng thông tin có thể được truyền

đi trong suốt một cuộc nói chuyện.

Chịu ảnh hưởng của 3 đặc tính:

 Xây dựng mục tiêu trên nền tảng chung

 Làm cho vị trí của bạn thuyết phục

 Liên kết xúc cảm



khả năng xử lý các tín hiệu cùng một lúc;

khả năng đơn giản hóa vấn đề và phản hồi;

khả năng thiết lập sự tập trung cá nhân

3

Hình 9.6 Mức độ phong phú

Sử dụng các kênh truyền thông

điện tử một cách hiệu quả

của kênh

Electronic

mail, IM, Web,

intranet

Nói chuyện

trực diện

 Các phương tiện truyền thông bằng

điện tử có rất nhiều lợi thế nhưng cũng

có những bất lợi:

Báo cáo

chính thức

Nhược điểm

Không trực tiếp

Một chiều

Ưu điểm

Trực tiếp

Hai chiều

Phản hồi nhanh

Chậm phản hồi

Mức độ

phong phú

cao

Mức độ

phong phú

thấp



Tăng khả năng sai sót

Nhược điểm

Không hồ sơ lưu

Tự phát



Lấy đi của con người yếu tố “nhân văn”

Ưu điểm

Có hồ sơ lưu

Dự tính trước

Dễ phổ biến

Khó phổ biến

Bản ghi nhớ,

thư tín

Điện thoại

Hình 9.7 Những điều nên và

Một số lời khuyên cho việc sử dụng

không nên đối với thư điện tử.

các phương tiện thông tin điện tử:

Nên:

 Kết hợp giữa công nghệ cao với việc

tiếp xúc trực tiếp

 Xem xét trong từng hoàn cảnh

 Đọc hai lần trước khi bạn bấm vào nút



sử dụng e-mail để sắp đặt các cuộc họp, tóm tắt

lại các buổi nói chuyện hay theo dõi những thông

tin đã được thảo luận trực diện.

viết ngắn và tập trung vào các điểm chính, bởi vì

có nhiều người đọc e-mail trên các thiết bị cầm tay

với màn hình nhỏ.

“Gửi”

sử dụng e-mail để chuẩn bị trước cho một cuộc

họp cho một nhóm người. Ví dụ, rất thuận tiện khi

gửi tài liệu đồng thời đến nhiều người và yêu cầu

họ cho đánh giá phê bình trước khi bước vào cuộc

họp.

 Biết đâu là giới hạn

Hình 9.7 Những điều nên và

không nên đối với thư điện tử.

Hình 9.7 Những điều nên và

không nên đối với thư điện tử.

Không nên:

Nên:

 sử dụng e-mail để thảo luận vấn đề với

đồng nghiệp chỉ ngồi cách bạn có một dãy

ghế không xa. Hãy sử dụng phương pháp

tiếp cận truyền thống để trao đổi với

nhau.

 chỉ trích nặng nề bạn bè hoặc đồng nghiệp

– và đặc biệt không sao chép lại nội dung

của người khác trong thông điệp.

 sử dụng email để truyền phát các báo

cáo chuẩn.

 hành động như một nhà báo. Sử dụng

các dòng tiêu đề để thu hút sự chú ý

của độc giả.

4

Hình 9.7 Những điều nên và

không nên đối với thư điện tử.

Những câu chuyện và phép ẩn

dụ

Không nên:

 Kể chuyện là một cách rất thuyết phục

để nhắn gửi các thông điệp bởi vì một

câu chuyện gợi lên bao gồm cả hình

ảnh của thị giác và cảm xúc.

 Một câu chuyện thường dễ nhớ hơn rất

nhiều.

 sử dụng e-mail để khởi sự hoặc duy trì

một mối hiềm khích.

 viết bất cứ thứ gì mà bạn không muốn

nó xuất hiện trên mặt báo. E-mail với

những thông tin nhạy cảm và phức tạp

có thể bị tiết lộ theo một cách thức nào

đó mà bạn khó có thể biết được.

Truyền thông không chính

thức

 Truyền thông không chính thức là tạo

dựng một môi trường truyền thông mở

và bao gồm sự tương tác vượt ra khỏi

khuôn khổ các kênh chính thức và được

phép. Truyền thông không chính thức

quan trọng không chỉ bởi vì nó biểu

trưng viễn cảnh mà còn bởi vì nó có tác

động mạnh mẽ đến mọi người.

Kết thúc chương 9

Thank You!

5