Bài giảng Kỹ năng tiến hành cuộc họp

Sự cần thiết của cuộc họp

 Phát huy sức mạnh tổng hợp của tập thể.

 Giải quyết các vấn đề

1. Tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương.

2. Giải pháp cho các hoạt động của tổ chức.

 Giải quyết những vấn đề mà 1 nhân không thể thực

hiện được.

Những cuộc họp thường gặp

Phân loại theo quy mô cuộc họp.

 Cuộc họp lớn: Đại hôi, hội nghị, hội thảo có quy mô

lớn…

 Cuộc họp có quy mô nhỏ: Họp ban chỉ đạo, họp Ủy

ban hội, họp Ban chấp hành, họp các Câu lạc bộ, các

Tổ, Đội tuyên truyền…vv

( Nội dung chính được đề cập trong bài )

Những cuộc họp thường gặp

Phân loại theo hình thức họp:

• Họp bàn: Nội dung họp chưa được chuẩn bị trước

nhưng chưa đầy đủ, hay thống nhất, thông qua.

• Họp triển khai: Nội dung cuộc họp đã được chuẩn bị

trước đầy đủ, thường được họp ở những cuộc họp cấp

dưới.

Phân loại theo tính thường quy:

• Cuộc họp chính thức

• Cuộc họp không chính thức

Các bước tiến hành cuộc họp

1. Xác định và chuẩn bị cuộc họp.

2. Tiến hành chính thức cuộc họp.

3. Giám sát, kiểm tra và giải quyết các vấn đề phát

sinh theo nghị quyết của cuộc họp.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.

+ Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

+ Mục tiêu, kế hoạch đề ra cho tổ chức, chủ trương, kế

hoạch của cấp trên.

+ Tình hình thực tế: Khả năng về nhân sự, trang thiết

bị và kinh phí, điều kiện ngoại cảnh.

+ Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lại.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

2. Lựa chọn thành phần tham dự họp.

– Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giải

quyết vấn đề của cuộc họp.

– Những thành phần ngoài quy định có lý do chính

đáng.

Thành phần của cuộc họp

 Chủ tọa cuộc họp.

 Thành phần tham dự chính thức.

 Thư ký cuộc họp

 Khách mới, các thành phần phục vụ cuộc họp ( có thể có hoặc

không)

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

3. Lựa chọn tên cuộc họp:

+ Đặt tên theo thành phần cuộc họp.

VD: Họp BCH chi hội, Họp BCH chi hội mở rộng…

+ Đặt tên theo mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.

VD: Họp bàn kế hoạch tổ chức...

+ Đặt tên theo tính chất thường quy, không thường

quy của cuộc họp.

VD: Họp BCH chi hội bất thường

+ Đặt tên theo cách phối hợp các hình thức trên

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

4. Lựa chọn thời gian địa điểm cuộc họp: Đảm bảo phù

hợp điều kiện các thành phần tham dự và khả năng

tổ chức.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp:

+ Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: Các điều

kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản

liên quan tới cuộc họp…vv

+ Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề,

phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án.

+ Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các cá nhân có trách nhiệm

hoặc liên quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quả

cuộc họp.

+ Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến

phù hợp với điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần

cá nhân từng thành phần tham dự ( Nếu có thể )

+ Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình

huống ngoài ý muốn.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

6. Chuẩn bị về các điều kiện vật chất cho cuộc họp.

7. In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp,

viết giấy mời ( Nếu có )

Tiến hành chính thức cuộc họp

1. Mời hoặc gửi giấy mời.

+ Khi đã thực hiện đầy đủ nội dung bước 1

+ Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần,

mục đích, nhiệm vụ cuộc họp.

+ Tránh thay đổi nội dung ghi trong giấy mời.

Tiến hành chính thức cuộc họp

2. Đón tiếp đại biểu.

+ Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gian

để đón tiếp đại biểu.

+ Có thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền đón tiếp

đại biểu.

3. Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp,

giới thiệu thành phần tham dự ( Đã mời những ai,

vắng ai, có lý do, không có lý do), chương trình làm

việc của cuộc họp.

Tiến hành chính thức cuộc họp

4. Nêu và xin ý kiến về yêu cầu nhiệm vụ của mỗi thành phần

tham dự cuộc họp.

 Trình bày các vấn đề để cuộc họp giải quyết: Có 2 cách



Trình bày tổng thể các nội dung cần giải quyết



Trình bày, bàn bạc, thống nhất từng phần việc của cuộc họp

 Rà soát lại các phần việc của cuộc họp, nếu đã hoàn thành thì

có thể kết luận cuộc họp



Kết luận từng phần việc.

Kết luận toàn bộ.

Nội dung thống nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành.

Phần việc chưa thống nhất, chưa bàn bạc cũng được thể hiện ở kết luận

 Xin ý kiến cuộc họp về kết luận

 Thư ký đọc công khai biên bản cuộc họp, biên bản được

thông qua nếu 100% ý kiến tán thành.

Giám sát kiểm tra giải quyết các vấn đề phát sinh

theo nghị quyết của cuộc họp

 Tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành chính thức.

 Thực hiện nghị quyết cuộc họp phải đảm bảo, trường

hợp đặc biệt cần nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể nếu

không đúng với nghị quyết.

Đảm bảo 1 cá nhân trong tổ chức không được tùy tiện

thực hiện, tùy tiện thay đổi những nội dung đã được

thống nhất trong cuộc họp.

Câu hỏi đánh giá

1. Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì? Vấn đề này hiện nay có

thực sự cần thiết trong công tác không? Có cần phải họp

không?

2. Những người nào sẽ tham gia cuộc họp? Tại sao lại là những

người này? Có thể mở rộng thêm hoặc thu hẹp thành phần

họp không?

3. Cuộc họp này ai là người chủ trì cuộc họp? Tại sao? Ai là thư

kí cuộc họp? Tại sao?

4. Cuộc họp này được tiến hành ở đâu? Thời gian nào? Với thời

gian và địa điểm đó có phù hợp với các thành phần tham gia

cuộc họp và khả năng tổ chức không? Tại sao?

5. Bằng cách nào để cuộc họp là kết quả lao động trí tuệ cao

nhất của tập thể gồm các thành phần tham gia cuộc họp?

Câu hỏi đánh giá

6. Với thời gian của cuộc họp làm thế nào để cuộc họp hoàn

thành được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra?

7. Để cuộc họp đạt kết quả tốt cần xin trao đổi xin ý kiến trước

với người nào không? Tại sao? Những văn bản, tài liệu nào

cần cho cuộc họp?

8. Cuộc họp có thể xảy ra những tình huống ngoài ý muốn nào

không? Biện pháp khắc phục?

9. Cuộc họp cần chuẩn bị gì về địa điểm như bàn ghế, âm thanh,

ánh sáng, trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí… không?

10. Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ đặt ra chưa?

11. Kết quả cuộc họp có đem lại giá trị thiết thực nào cho hoạt

động của tổ chức không? Nếu có ( hay không ) thì sao?

Cuộc họp tồi dẫn đến

- Quyết định tồi

- Chính sách tồi

- Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn

- Gián đoạn công việc

- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm

vụ lớn quan trọng

- Tinh thần thấp

- Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động

- Phí thời gian và tiền bạc …

Vai trò người chủ tọa cuộc họp

 Chuẩn bị trước cuộc họp:

 Các mục để thảo luận, cụ thể ai sẽ dẫn.

 Thời gian chương trình, thời gian nghỉ.

 Các vấn đề hành chính, tài liệu

 Đảm bảo biên bản cuộc họp được phát đúng lúc.

 Bố trí cuộc họp, chỗ ngồi cho đại biểu.

 Chuẩn bị về cá nhân:

 Trang phục

 Diện mạo

 Kiểm soát cảm xúc.

 ……..

Kiểm soát

 Diễn biến quá trình họp

 Chủ tọa là người thông báo hình thức và chương trình họp

 Biên bản cuộc họp

• Kiểm soát

 Thời gian

 Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người

 Đặt câu hỏi tóm tắt

 Cách ứng xử của mọi người

 Đạt được quyết định rõ ràng

 Đóng góp cách nói

 Hình thức, ngôn ngữ, cử chỉ tỏ ra tự tin

 Tốc độ của cuộc họp