Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

KỸ NĂNG TỔ CHỨC

VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

1

NỘI DUNG CHÍNH

❖ Vai trò của người tổ chức và điều hành

cuộc họp

❖ Nguyên tá c cơ bản khi tổ chức và điều

hành cuộc họp

❖ Kỹ năng cần thiết của người tổ chức

và điều hành cuộc họp

❖ Kỹ năng hiểu được người khá c

2

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC

VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

Đặc điểm chí nh của người

tổ chức và điều hành cuộc

Đặc điểm

họp -> đóng vai trò khoa

học, khá ch quan, trung lập

Vai trò chí nh của người tổ

chức và điều hành cuộc

họp -> chuẩn bị và hướng

dẫn quá trì nh trước, trong

khi diễn ra cuộc họp

3

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC

VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)

❖ Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những

thoả thuận

+ Mục tiêu ?

➢ Người tổ chức cần sắp xếp

hoặc thoả thuận về

+ Thời gian và địa điểm ?

+ Thành phần ?

+ Nội dung ?

+ Tiến độ ?

+Thực hiện chương trì nh

+ Quản lý sự kiện diễn biến

+ Kỹ thuật và phương phá p

được sử dụng …

➢Người điều hành cần

sắp xếp hoặc thoả thuận về

4

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ

CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

+ Có trá ch nhiệm làm cho moi người

hiểu rõ mục tiêu cuộc họp;

+ Khô ng nên dùng uy tí n cá nhâ n để

Trách nhiệm

và cá ch làm

gâ y ảnh hưởng cá c thành viên khá c

+ Nên có hội ý và thô ng nhất trong điều

hành, khô ng giải quyết vấn đề phá t

sinh một mì nh

+ Tạo mô i trường mọi người cùng

tham gia -> có nhiều ý tưởng hay

+ Làm đúng chức năng phần việc

theo kế hoạch đã thống nhất

+ Khô ng cho phé p chỉ trí ch hoặc có

phâ n biệt đối xử với những thành viên

khá c nhau …..

5

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC

VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)

1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu

Nhiệm vụ chính

khi điều hành

2. Khai mạc

3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu

và phương phá p làm việc

4. Điều hành cuộc họp

- Bá m sá t CT (trá nh lan man)

- Duy trì kỷ luật

- Hướng dẫn thảo luận

(chung/nhó m)

5. Đánh giá kết quả cuộc họp

6. Tổng kết và bế mạc

6

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM

+ Phá t huy tí nh tí ch cực của cá c thành viên

+ Khuyến khí ch tất cả cá c thành viên trong

nhó m có ý kiến riêng của mì nh

+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên

cùng tham gia

+ Cẩn thận lắng nghe cá c ý kiến đóng gó p,

khô ng nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ

+ Chấp nhận cá c ý kiến khá c nhau và biết

gợi mở vấn đề cùng trao đổi

+ Khô ng đưa nhiều ý kiến để á p đảo tinh

thần cá c thành viên

+ Cần có thành viên ghi ché p nội dung

+ Cần có thành viên trì nh bày kết quả ….

7

DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG

CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM

1. Sử dụng giọng nó i có hiệu quả

2. Kể cá c câ u chuyện, giai thoại

20 CÁ CH

3. Di chuyển trong khi nó i

4. Thay đổi cá ch thuyết trì nh

5. Hì nh thức tài liệu

6. Ké t hợp BCV tham gia cá c chủ đề

7. Sử dụng cá c cô ng cụ trực quan

8. Đặt câ u hỏi

9. Tổ chức hoạt động theo nhó m nhỏ

10.Cá nhâ n hoá việc thuyết trì nh

(có sự tương tá c)

8

DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG

CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)

11. Nêu những ý nghĩ hài hước

12. Sử dụng các giao tiếp không lời

20 CÁ CH

13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng

14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm

15. Khuyến khich sự cạnh tranh

16. Vận dụng cách tiếp cận mới

17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề

18. Giải quyết tình huống

19. Nghỉ giải lao -> hội ý

20. Hãy nhiệt tình …

9

KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

➢ Kỹ năng hiểu người khác

➢ Kỹ năng trình bày

➢ Kỹ năng giao tiếp

➢ Kỹ năng truyền đạt thông tin

➢ Kỹ năng lắng nghe

➢ Kỹ năng đặt câu hỏi

➢ Kỹ năng thuyết phục

➢ Kỹ năng tổng hợp

➢ Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản

hồi

➢ …

10

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

Hướng ngoại

Sức mạnh đến từ bên ngoài

Hướng nội

Sức mạnh nội tại

-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi

người

-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi

-Hay nói và dẽ tiếp cận

-Dễ kết bạn

-Cần nơi yên tĩnh

-Ít bạn

-Thường nói thẳng

-Hay nói ý nghĩ ra ngoài

-Dễ nói về bản thân

-Kín đáo, không dễ nói chuyện

-Suy nghĩ trước khi hành động

-Nghĩ trước khi nói

11

SỬ DỤNG THÔNG TIN

CỤ THỂ

Đánh giá thực tế KQ

KHÁ I QUÁ T

Nhìn tổng thể

-Thực tế và khô n ngoan

-Tuâ n thủ quy định, cô ng việc chí nh

xá c và tỉ mỉ

-Thí ch thể hiện cô ng việc

- Hay bị lô i cuốn bởi cá c hữu í ch

- Hay sử dụng nhiều phương phá p

có sắn ….

-Có đầu ó c tưởng tượng và tư duy

-Khô ng quan tâ m nhiều quy định, thấy

cá i chung của sự vật hơn là chi tiết

-Cho tương lai là quan trọng

-Thí ch suy gẫm

-Dễ bị lô i cuốn bởi tí nh sá ng tạo

-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …

12

RA QUYẾT ĐỊNH

Tình cảm

Lý trí

-QĐ do trái tim điều khiển

-Tình cảm là quan trọng

-Cá c quyết định KQ

-Suy nghĩ hợp lý và KH

-Có kỹ năng phâ n tí ch, yêu

thí ch nguyên tắc

-Í t khi thể hiện tì nh cảm

-Thường có chứng kiến rõ ràng

…..

-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng

-Hay biểu lộ tình cảm

-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu

cá nhâ n

-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè

13

HOẠT ĐỘNG

Linh

động

Kế

hoạch

-Thích sắp đạt công việc trước

-Thích để mở và dễ dàng

-Bảo đảm thời gian đúng KH

-Có thể thay đổi những sắp đặt

-Dễ trì hoãn việc ra QĐ

-Làm việc chăm chỉ và đáng tin

cậy

-Làm việc chăm chỉ nhưng theo

ngẫu hứng

-Lập KH và tổ chức nề nếp

-Thoải mái khi đã ra QĐ

-Hay vội vã

-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt

-Thường ung dung

14

SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN

Hướng ngoại

Hướng nội

Lấy sực mạnh

từ đâu ?

75%

25%

Tiếp nhận thông

tin như thế nào ?

Khá i quá t

25%

Cụ thể

75%

Xử lý thông tin

như thế nào ?

Lý trí

50%

Tình cảm

50%

Tổ chức công việc

như thế nào ?

Kế hoạch

Linh hoạt

50%

15

HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT

❖ Mỗi người có thiên hướng, cá tí nh và nhận

thức khá c nhau

❖ Vai trò của người tổ chức và điều hành

khô ng phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà

thừa nhận và sử dụng sự khá c nhau của

cá c thành viên

❖Sự khá c biệt của cá c cá nhâ n tạo nên sự

cộng hưởng của tập thể, của nhó m

=> Hã y phá t huy mặt mạnh của từng thành

viên và tô n trọng cá tí nh của mỗi người …

16

Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe

của các vị đại biểu

17