Bài giảng Kế hoạch hành động - Từ ý tưởng đến kết quả thực tế

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ

MỤC TIÊU

Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn:

• Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế

hoạch

• Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc

• Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc

KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC …

CHỦ ĐỘNG

THÀNH CÔNG

Đi hướng nào hả sếp!

RỐI LOẠN

THẤT BẠI

Thấp

Cao

MỨC ĐỘ PHỨC TẠP

CỦA CÔNG VIỆC

LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH …

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả …

1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn

2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng

3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện

4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ

tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện

5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành

công việc

6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự

liên quan

DATA

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết …

1. Nhân sự thực hiện

2. Công việc phải làm

3. Cách thức xử lý công việc

4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc

5. Nguồn lực được phép sử dụng

HIỆN TẠI

TƯƠNG LAI

MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN

KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN

CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH …

Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau:

QUẢN LÝ CẤP CAO

QUẢN LÝ CẤP TRUNG

QUẢN LÝ CẤP THẤP

NHÂN VIÊN

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến thuật

Kế hoạch hành động

Thực hiện kế hoạch

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH …

1. Phân chia nhỏ công việc (WBS)

2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện

3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm

4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc

5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí

6. Phân tích rủi ro và giải pháp

7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc

PHÂN CHIA CÔNG VIỆC …

Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là

phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi

tiết và cụ thể hơn.

→ Dễ dàng quản lý và thực hiện

→ Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian,

chi phí, nhân sự,…

→ Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý

Tiệc sinh nhật

Hoạch định

Bố trí

Thức ăn

Dọn dẹp

Tiếp khách

Đón tại cổng

Nhận quà

Phòng tiệc

Bàn ghế

Giải trí

Trò chơi

Karaoke

Trang trí

Sân khấu

Sắp chổ ngồi

MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ …

MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng

MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể

TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả

CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả

CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH …

Mục đích

Mục tiêu …

Tiêu thức đánh giá …

Chỉ tiêu kế hoạch …

MT 1

MT 2

MT3

TT 1

CT 1

CT 2

CT3

TT 2

TT3

STT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU TIÊU THỨC… CHỈ TIÊU… ĐIỀU CHỈNH

01 Công việc A

02 Công việc B

03 Công việc C

… …

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét:

1. Kiến thức và kỹ năng

2. Động cơ và thái độ

3. Cơ hội thực hiện

4. Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện

Ma trận giao

trách nhiệm

Phân tích cấu trúc

công việc

Lựa chọn và đánh giá

Nhân sự

LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ

Công việc:

Mục tiêu :

Nhân viên:

STT

Tiêu thức

Yêu cầu

1 2 3 4 5

Trao đổi / Hỗ trợ

01 Kiến thức và kỹ năng

02 Động cơ và thái độ

03 Kinh nghiệm

04 Quan hệ đồng nghiệp

1: Kém ;

2: Cần cố gắng ;

3: Trung bình ;

4: Khá ;

5: Tốt

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM

Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix)

mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những

người thực hiện.

Nhân sự thực hiện

Chủ thể khác

Cấu trúc công việc - WBS

Hùng Linh Hà Lan PGĐ KTT

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

1

2

3

2

1

3

5

2

1

4

5

6

3

5

6

4

2

1

1. Thực hiện chính

2. Hỗ trợ

3. Tư vấn

4. Giám sát

5. Phải được thông báo

5. Phải được chấp nhận …

HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ

Phân tích cấu trúc

công việc

Quan hệ giữa các công việc

và các yêu cầu

Ước tính thời gian

bắt đầu và kết thức

Cấu trúc công việc – WBS

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

Thời hạn

Điều chỉnh

Tuần 2 – Tuần 5

Tuần 1 – Tuần 4

Tuần 2 – Tuần 3

Tuần 4 – Tuần 5

NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH

Cấu trúc công việc – WBS

Thời hạn

Điều chỉnh

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

Tuần 2 – Tuần 5

Tuần 1 – Tuần 4

Tuần 2 – Tuần 3

Tuần 4 – Tuần 5

Cấu trúc công việc – WBS

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

T1

T2

T3

T4

T5

HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ

Phân tích cấu trúc

công việc

Xác định các YTXS

cố định và biến đổi

Ước tính các chi phí

FC, VC và TC

Cấu trúc công việc – WBS

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

FC

VC

TC

Điều chỉnh

PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC

Cấu trúc công việc – WBS

Hoạt động A

FC

VC

TC Điều chỉnh

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

Cấu trúc công việc – WBS

Hoạt động A

Hoạt động B

Hoạt động C

Hoạt động D

…

T1

T2

T3

T4

T5

5 triệu

15 triệu 20 triệu

5 triệu

25 triệu

32 triệu

22 triệu

PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP

Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay sự

hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện.

Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả

mong muốn.

Không có thông tin

Một số thông tin

Thông tin đầy đủ

Rủi ro có thể dự đoán

Rủi ro không thể dự đoán

Rủi ro có thể xác định

CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO

Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro …

1. Nhận biết rủi ro

4. Dự kiến hậu quả

2. Phân tích rủi ro

5. Giải pháp dự kiến

6. Tài liệu xử lý tình huống

3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro

QUY TRÌNH

Lĩnh vực

Rủi ro

Xác định

Phân tích

(2)

Lượng hóa

Giải pháp

Tài liệu

(1)

Xác suất

Hậu quả

(3)

(4)

(5)

(6)