Bài giảng Chiêu đãi ngoại giao

Bài 5

I. Ý NGHĨA, MỤC ĐÍCH

- Đối với chủ tiệc: chiêu đãi là một cách đánh dấu

trọng thể các sự kiện trọng đại của nước mình.

- Đối với khách: đáp lời mời tham dự một cuộc chiêu

đãi là để biểu thị sự đồng tình, tình hữu nghị và hoan

nghênh biện pháp lễ tân đó của chủ tiệc.

- Đối với chủ lẫn khách, đó là một dịp để thư giản,

tiếp xúc, đối thoại trực tiếp, thoải mái, có khi có hiệu

quả hơn tại bàn đàm phán chính thức.

II. CÁC LOẠI TIỆC CHIÊU ĐÃI

1. Tiệc ngồi

Là kiểu chiêu đãi trọng thể, chính thức với nhiều nghi

thức lễ tân.

Trong tiệc ngồi, khách ngồi quanh bàn tiệc theo sơ

đồ bàn được dự tính trước theo thứ tự cấp bậc của

thực khách (có thể ghi họ tên từng khách dự đặt

sẵn trên bàn tiệc ở vị trí của mỗi người), có người

phục vụ tại chỗ thức ăn, đồ uống.

Tiệc có thể được tổ chức buổi trưa hoặc (thông

thường) buổi tối.

a. Tiệc trưa (Dejeuner – Lunch)

* Thời gian tổ chức

* Thực đơn

* Mục đích của tiệc

* Yêu cầu về mặt lễ tân

b. Tiệc tối (Diner – Dinner).

* Thời gian tổ chức

* Thực đơn

* Mục đích của tiệc

* Yêu cầu về mặt lễ tân

❖ Quy trình diễn biến một tiệc chiêu đãi ngồi.

* Phòng chờ

* Thứ bậc trong khi giới thiệu.

* Phòng tiệc

2. Tiệc đứng.

Là hình thức chiêu đãi rộng rãi với sự tham dự của

nhiều khách mời cùng một lúc, khách mời có thể rất

đông hàng trăm, có khi cả ngàn người, có thể được tố

chức ở phòng lớn, hội trường hoặc ở ngoài vườn.

* Thời gian tổ chức

* Yêu cầu về mặt lễ tân

- Buffet – Diner

- Cocktail

- Vin d’honneur

3.Tiệc trà

Tiệc này dùng cho phụ nữ

III. CÁCH TỔ CHỨC BỮA TIỆC CHIÊU ĐÃI.

1. Chọn hình thức chiêu đãi (loại tiệc)

Tùy từng trường hợp cụ thể mà tổ chức, lựa chọn tiệc

chiêu đãi. Điều này còn phụ thuộc vào truyền thống lễ

tân của từng nước.

2. Lập danh sách khách mời:

Người lập danh sách trước hết cần xác định tổng số

khách cần mời. Số lượng này không được quá khả

năng, điều kiện cho phép phục vụ và không được đông

quá so với địa điểm dùng để tổ chức chiêu đãi.

Đồng thời cũng phải tính đến khả năng có thể vì

nguyên nhân, lý do nào đó mà khách mời từ chối

không thể đến dự đủ được.

Danh sách lập nên cần rà soát lại một cách kỹ lưỡng

và thận trọng. Tránh trường hợp lên danh sách mời

nhưng không nắm vững có thể người đó đã chết, hoặc

mời khách cùng phu nhân nhưng thực tế người đó đơn

côi hoặc mời sai, thiếu địa chỉ, chức vụ hoặc tên, họ….

3. Chuẩn bị giấy mời

• Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn, được

viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ(không như

một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thế sự rõ ràng

và súc tích trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc

chủ đạo

• Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề

để trả lời cho các câu hoỉ mà người được mời có thể

nêu ra. Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai được

mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào

thồi gian nào? Địa điểm ở đâu? Trả lời bàng cách

nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó như thế nào?

➢ Người mời

➢ Nội dung:

➢ Về địa điểm:

➢ Gửi giấy mời tới khách

➢ Trả lời giấy mời.

4. Lên thực đơn và chuẩn bị địa điểm (phòng tiếp)

5. Lập kế họach sơ đồ bàn tiệc.

6. Phục vụ bàn:

7. Nâng cốc phát biểu.

8. Ra về

9. Trang phục của cán bộ ngoại giao.

IV. BÀN TIỆC

1. Bố trí chỗ ngồi

Việc sắp xếp chổ ngôi tùy thuộc hình dáng chiếc

bàn tiệc, bàn có thể là hình chữ nhật, bầu dục, tròn,

vuông, chữ T, hình lược,

Việc bố trí bàn tiệc cần đảm bảo một số nguyên tắc:

➢ Chỗ ngồi gần ông chủ và bà chủ tiệc nhất đón là chỗ

long trọng nhất, chỗ càng xa ông chủ (bà chủ) tiệc

càngla chỗ ít long trọng

➢ Chỗ phía tay phải long trọng hơn chỗ phía bên tay trái

➢ Phía tay phải và trái ông chủ là phụ nữ.

➢ Phía tray phải và trái của bà chủ là nam giới

➢ Sau đó cứ lần lượt nam cách nữ hoặc nữ cách nam.

➢ Không xếp hai phụ nữ liền nhau: không xếp chồng

cạnh vợ. không xếp phụ nữ ngồi cuối bàn nếu như đầu

bàn không có nam giới ngồi.

➢ Người phụ nữ đã có chồng được xếp vị trí cao hơn

chồng.

➢ Khách có cùng hàm với cán bộ ngoại giao của cơ

quan đại diện ngoại giao mời tiệc thì khách được ngồi

chỗ ưu tiên hơn.

➢ Khi xếp chỗ ngồi cũng cần phải tính đến kiến

thức ngoại ngữ của những người ngồi cạnh khách.

➢ Để công việc lập danh sách khách mời được thuận

tiện, dễ dàng nên áp dụng một số kinh nghiệm sau:

Danh sách chung khách mời được chia làm 2

phần: một bên là danh sách phía chủ nhà và một nên

là danh sách khách mời.

Sau đó gộp chung 2 danh sách này lại rồi xếp theo

thứ tự đã chỉ dẫn ở trên

1. Phu nhân ngoại trưởng

2. Ngoại trưởng

3. Phu nhân Thư ký Bộ ngoại giao

4. Thư ký Bộ ngoại giao

5. Tham tán Đại sứ quán

6. Phu nhân Vụ trưởng Vụ Lãnh sự BNG

7. Vụ trưởng Vụ Lãnh sự BNG

8. Tùy viên quân sự giao

9. Vụ phó Vụ lễ tân Bộ Ngoại giao

10. Bí thư thứ I Đại sứ quán

11. Bí thư thứ II Đại sứ quán giao

12. Tùy viên Đại sứ quán

2. Một số trường hợp cụ thể:

❖Bàn hình chữ nhật.

Trong trường hợp bàn chữ nhật có nhiều thực

khách ngồi hai bên, chủ tọa bàn ăn hoặc ngồi ở giữa

hoặc ngồi ở hai đầu bàn.

Trong trường hợp thứ nhất người ta gọi đó là sơ đồ

bàn kiểu Pháp và trong trường hợp thứ 2 là sơ đồ

kiểu Anh.

Bàn kiểu Pháp

Bàn kiểu Anh

❖ Bàn tròn: có bốn cách chủ toạ

Khách mời danh dự và chủ ngồi cạnh nhau, sơ đồ

này thích hợp với cả người dự chẵn và lẻ.

Khách

Chủ

Khách

Chủ

danh dự

nhân

danh dự nhân

2

1

2

4

3

4

6

5

6

8

7

❖ Bàn Vuông

Mọi phương án đối với bàn hình chữ nhật và bàn

tròn đều áp dụng được cho bàn vuông; tuy nhiên

khách mời phải là số chẵn.

3

1

5

9

7

10

6

8

4

2

❖Bàn danh dự

Có hai loại bàn danh dự, loại xếp người ăn ngồi cùng

một bên, gọi là “truyền thống”. Loại bàn này được đặt

hay không được đặt lên bục cao .