Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện

KHỞI SỰ THÀNH LẬP MỘT CÔNG TY

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Event Channel – Có rất nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện rất giỏi

nhưng không phải ai cũng có khả năng điều hành một Event Agency

(công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành

thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải

xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó

hay không.

Phần 1

Tố chất cần có của người lãnh đạo

Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi

mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển

kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ

phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng

đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của

bạn nữa.

Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự

kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn

mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã

hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính

mình.

Tố chất lãnh đạo luôn là một yếu tố cần thiết khi bạn thành lập doanh

nghiệp

Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản

để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:

1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc

được giao

2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro

3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.

4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa

chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.

5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.

6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu

quả.

7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình

8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.

9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm

10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người

xung quanh.

Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân

viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của

mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau

dồi kiến thức về ngành Event bằng cách "xắn tay áo" tham gia vào một vài

event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học

về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy

tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom

( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)...

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.

Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là

những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị

trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần

đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ

là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn

chuẩn bị thành lập công ty.

Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là

bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến

với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì

vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn

biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định

giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.

Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân... Đừng

bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối

quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing,

Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của

họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để "nhà tổ chức

sự kiện chuyên nghiệp" đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho

người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay

từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.

Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì

Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới,

trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp,

triển lãm... Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những

dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó

bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành

nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc

rối, vì như người ta đã nói "Trăm hay không bằng tay quen".

Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh

vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức

khởi công, động thổ, khánh thành... chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ

chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc

lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá.

Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những

cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một

cách hoàn hảo.

Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những

công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh

giá cao những công ty luôn gật đầu "Cái gì tôi làm cũng được cả". Vì vậy

hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp

với nhu cầu của họ và sở trường của mình.

Nghiên cứu thị trường.

Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối

tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên

tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm

dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công,

động thổ... có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước

nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm,

dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái "gu" của họ.

Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình

đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự

kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những

công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành

khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ

tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì

khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách

hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào

nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì

bạn cần phải nỗ lực hơn.

Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu,

cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh

• Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng

để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện

cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những

điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như

kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt

cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)

• Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối

thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh?

Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên

kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong

thời gian đầu.

• Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về

xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho

bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo

nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.

• Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay

đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống…) hay bất kỳ

tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác

định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện

diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức

Event

Phần 2

Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh

Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân

tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh

doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:

• Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu

vốn, doanh thu và lợi nhuận

• Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường

hợp không may.

Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh

doanh:

• Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong

ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa,

đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng

có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị trường.

• Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của

nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn

đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên

công ty.

• Xác định cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp

cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ

mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên

tắc khi tiếp xúc khách hàng.

• Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ

sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để

xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu,

đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để đảm bảo

thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời điểm sẽ

tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu cầu thị

trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm bảo thu

chi tốt.

• Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ

dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ

chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị

tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách

đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại

do nó gây ra.

Trăm thứ phải lo khi thành lập công ty tổ chức sự kiện

Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty

Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không

để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.

Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm

thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể

vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa

phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch

đầu tư Tp.HCM).

Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các

ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này

nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành

nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên

việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc

xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho

thuê vật dụng... sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một

khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay

in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ

chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy

nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc

phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung

cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký

kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.

Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và

tuyển

dụng

nhân

viên.

Xây dựng website và profile cho công ty

Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ

tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất

thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của

công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ

chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động

nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?).

Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới

tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho

website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều

người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản

phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm

kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được

việc này.

Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật

chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ

bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của

bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn

có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và

cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn

không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng

bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết

kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp

bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi

bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.

Tiếp cận khách hàng

Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi,

còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời

gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho

họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang

mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com...

Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai

thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận

phù hợp.

Tận dụng mọi mối quan hệ sẵn có để biến thành cơ hội kinh doanh tiềm

năng

Đừng quên thông báo rộng rãi cho bạn bè, người thân về việc thành lập công

ty vì biết đâu có lúc họ sẽ đem đến cho bạn một cơ hội làm ăn.

Bạn cũng có thể tự sản xuất các event của mình, rất nhiều công ty đã thành

công nhờ việc tự sản xuất chương trình và chào bán cho nhà tài trợ hay

người tham dự, việc này sẽ làm bạn chủ động hơn vì không cần đợi khách

hàng phát sinh nhu cầu. Nhưng việc hoàn vốn từ tìm kiếm tài trợ, hay các

khoản thu khác cũng là vấn đề không đơn giản, vì vậy cần thận trọng để

không bị hụt vốn vì những Event tự sản xuất như thế này.

Trong những năm đầu còn khó khăn có thể có những thay đổi không giống

như kế hoạch đã đề ra nhưng hãy linh động để thay đổi, điều chỉnh, đừng

quá cứng nhắc bám sát theo kế hoạch sẽ tự đánh mất nhiều cơ hội của mình.

Chúc bạn thành công với lĩnh vực tổ chức sự kiên, một lĩnh vực khá vất vả

nhưng cũng không kém phần thú vị.