Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch (Mới nhất)

KỸ NĂNG LẬP KẾ

HOẠCH

1. Khái niệm

◼ Hoạch định là một quá trình ấn định những

mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để

thực hiện những mục tiêu đó.

◼ Nó liên hệ với những phương tiện cũng như

với những mục đích. Tất cả những người quản

lý đều làm công việc hoạch định.

2

2. Ý nghĩa

◼ Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản

lý

◼ Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

◼ Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ

chức.

◼ Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối

hợp với các quản lý viên khác.

◼ Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của

môi trường bên ngoài

◼ Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3

3. Làm thế nào xác định công việc?

◼ Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển

khai công việc đó hoàn hảo?

◼ Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ

các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công

việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công

việc

4

3. Làm thế nào xác định công việc?

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG

VIỆC 5WH2C5M

◼ Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

◼ Xác định nội dung công việc 1W (what)

◼ Xác định 3W: where, when, who

◼ Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

◼ Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

◼ Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

◼ Xác định nguồn lực thực hiện 5M

5

3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu

◼ Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan

tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng?

◼ Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công

việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chíng là why với nội

dung như trên.

◼ Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng

tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối

cùng.

6

3.2 Xác định nội dung công việc

◼ 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

◼ Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc

được giao.

◼ Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng

của bước công việc trước.

7

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

◼ Công việc đó thực hiện tại đâu?

◼ Giao hàng tại địa điểm nào?

◼ Kiểm tra tại bộ phận nào?

◼ Testing những công đoạn nào?...

8

3.3 Xác định 3W

◼ When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi

nào kết thúc…

◼ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác

định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng

công việc.

◼ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn

cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc

quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan

trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan

trọng và khẩn cấp trước.

9

3.3 Xác định 3W

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

◼ Ai làm việc đó

◼ Ai kiểm tra

◼ Ai hổ trợ.

◼ Ai chịu trách nhiệm…

10

3.4 Xác định phương pháp 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các

nội dung:

◼ Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực

hiện từng công việc)?

◼ Tiêu chuẩn là gì?

◼ Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

11

3.5 Xác định phương pháp kiểm soát

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

◼ Công việc đó có đặc tính gì?

◼ Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

◼ Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

◼ Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng

yếu (xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp

quản lý theo quá trình)

12

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung

sau:

◼ Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông

thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương

tự các bước phải kiểm tra.

◼ Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1

lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

◼ Ai tiến hành kiểm tra?

13

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra

◼ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

◼ Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến

hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng

ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan

trọng nhất).

◼ Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto

(20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20

% số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai

sót.

14

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

◼ Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng

đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được

khả thi.

◼ Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

✓ Man = nguồn nhân lực.

✓ Money = Tiền bạc.

✓ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

✓ Machine = máy móc/công nghệ.

✓ Method = phương pháp làm việc.

15

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Man, bao gồm các nội dung:

◼ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ,

kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

◼ Ai hỗ trợ?

◼ Ai kiểm tra?

◼ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con

người để hỗ trợ không?

16

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng,

bao gồm các yếu tố:

◼ Xác định tiêu chuẩn NVL.

◼ Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

◼ Xác định phương pháp giao hàng

◼ Thời hạn giao hàng.

17

4. Phân loại

4.1 Hoạch định chiến lược.

4.2 Hoạch định tác nghiệp.

4.3 Hoạch định dự án.

4.4 Mục tiêu.

4.5 Hoạch định năm.

4.6 Hoạch định tháng.

4.7 Hoạch định tuần.

18

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

◼ Thời hạn: vài năm

◼ Khuôn khổ : rộng

◼ Mục tiêu: ít chi tiết

19

4.1 Hoạch định chiến lược (tt)

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

◼ Nhận thức được cơ hội

◼ Xác định các mục tiêu

◼ Phát triển các tiền đề

◼ Xác định các phương án lựa chọn

◼ Đánh giá các phương án.

◼ Lựa chọn phương án

◼ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ

◼ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

20