Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

KỸ NĂNG

TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

Nguyên nhân tổ chức cuộc họp

Các công ty thường tổ chức các cuộc

họp để:

 ……………………………….

Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu quả

❖ Người họp ……………………………....

❖ Cuộc họp không có …………………….

❖ ………………………………..

❖ Cuộc họp ……………………………..

Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu quả

❖ Trong nhiều trường họp, các áp lực

ngầm về quan hệ, về bối cảnh khiến cho

các thành viên không thể đưa ra những

chính kiến của mình.

❖ …………………………………………...

Việc chuẩn bị của người tổ chức họp

Khi tổ chức một cuộc họp, bạn phải xác định:

 Mục đích cuộc họp là gì?

 Ai sẽ tham dự?

 Tổ chức cuộc họp nơi nào và ở đâu?

 Thông báo mời họp như thế nào?

 Các nội dung trong cuộc họp nên triển

khai như thế nào?

Việc chuẩn bị của người tham gia

Khi tham dự một cuộc họp, bạn nên:

 Ghi lại thời gian và địa điểm của cuộc họp,

đánh dấu vào lịch làm việc của bạn.

 Thu xếp để đến họp đúng giờ.

 Đọc tài liệu. Nếu không hiểu hết tài liệu thì

nhờ ai đó giải thích, đừng chờ đến khi vào họp

để tìm câu trả lời.

 Chuẩn bị những ý kiến đóng góp cho cuộc

họp.

Bố trí phòng họp

Tránh bố trí phòng họp ở những nơi:

 ……………………………….

Bố trí phòng họp

Cũng nên hạn chế tối đa những yếu tố làm

cho cuộc họp gián đoạn, chẳng hạn như:

 Yêu cầu người dự họp tắt điện thoại di

động hoặc chuyển sang chế độ “im lặng”.

 Treo bảng “ĐANG HỌP” ở trước

phòng để người khác không vào quấy rối.

Chương trình cuộc họp

Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình

tự và những nội dung chính sẽ được thảo

luận, đồng thời cung cấp một số thông tin

cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp.

Chương trình cuộc họp cho biết những vấn

đề sẽ được thảo luận, cho người chủ tọa

cái nhìn tổng thể để điều khiển cuộc họp.

Chương trình cuộc họp

Chương trình cuộc họp thường có các thông tin

sau:

 Nội dung chính

 Địa điểm

 Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời

gian giải lao (nếu có).

 Tên người chủ tọa.

 Tên người điều khiển chương trình (nếu có)

Chương trình cuộc họp

 Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình

bày.

 Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung.

 Tính chất mỗi phần (ra quyết định, thông báo,

lấy ý kiến,…) và cách thức triển khai (thảo luận

chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày,…).

 Tên người ghi biên bản cuộc họp

 Các hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc

họp.

Chương trình cuộc họp

Các lưu ý khi lên chương trình cho một cuộc họp:

- Hạn chế số lượng các nội dung.

- Đừng quá tập trung thảo luận những chuyện đã

xảy ra trong quá khứ.

- Trình bày các vấn đề dưới gốc độ các cơ hội

tiềm tàng.

- Cho phép một khoảng thời gian đủ rộng.

- Nêu được những chi tiết hữu ích.

Vai trò của người chủ tọa

✓ Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ

tục.

✓ Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề

trong chương trình trong khoảng thời gian đã ấn

định.

✓ Tạo cơ hội cho mọi người trình bày ý kiến hữu

ích, không nên để người nào nói quá dông dài

hoặc lấn át người khác.

✓ Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm.

Vai trò của người chủ tọa

✓ Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra

quyết định một cách hiệu quả.

✓ Cung cấp những thông tin hữu ích mà chỉ ở cấp

của mình mới nắm được.

✓ Đảm bảo các quyết định đạt được bằng những

hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí

chung,…) và được hiểu thấu đáo.

✓ Có tiếng nói quyết định trong một số trường

hợp cần thiết.

Vai trò của người chủ tọa

✓ Đoán biết trước các khả năng bất đồng hay

xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận,

tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung

đột và đóng vai trò trọng tài hòa giải nếu cần.

Vai trò của người chủ tọa

Một số kỹ thuật có thể giúp người chủ tọa kiểm soát

tốt tình huống trong cuộc họp:

- Tiên đoán trước những câu hỏi hoặc tranh cãi có

thể xảy ra.

- ………………………………..

- Trả lời ………………………………..

- Lưu ý người tham dự về thời gian.

Vai trò của người chủ tọa

- Kiểm soát những thành viên đang chiếm quá

nhiều thời gian của cuộc họp và mời gọi ý kiến từ

các thành viên tỏ ra rụt rè.

- Ứng phó với các quan điểm cá nhân.

- Xử lý các tin đồn.

- Thông báo những tin xấu.

- Ứng phó những người tham dự hay ngắt lời

- Ứng phó những người tham dự có thái độ chống

đối.

Vai trò của người tham dự

Sự tham gia và hợp tác của người tham dự là một

trong những yếu tố khiến cuộc họp thành công.

Người tham dự không chỉ đơn thuần là có mặt

trong cuộc họp và xem việc chuẩn bị là trách

nhiệm của người tổ chức. Trái lại người tham

dự cần:

- Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp.

- Lắng nghe người khác trong cuộc họp.

- Phát biểu ý kiến trong cuộc họp.

Vai trò của người ghi biên bản

Người ghi biên bản sẽ có trách nhiệm ghi lại những ý

kiến, những quyết định hay những hành động được

thông qua trong cuộc họp.

Biên bản chỉ cần ghi những chi tiết sau:

- Thời gian và địa điểm.

- Thành phần tham dự.

- Các nội dung đã được thảo luận.

- Những quyết định đã được đưa ra và những công

việc phải thực hiện.

Vai trò của người ghi biên bản

Người ghi biên bản cuộc họp cần nhớ:

- Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để

giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do

cuộc họp đề xuất.

- Phải ghi những nội dung chính xác, khách

quan.

- Không chen vào biên bản các chính kiến, quan

điểm của người ghi biên bản.