Bài giảng Hành vi tổ chức - Chương 7: Truyền thông trong nhóm

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM

SAU KHI KẾT THÚC CHƯƠNG NÀY, CHÚNG TA CÓ

THỂ

1. Mô tả quy trình truyền thông

2. So sánh hiệu quả của các dạng truyền thông chính

thức

3. Xác định những ảnh hưởng của tin hành lang.

4. Giải thích tầm quan trọng về độ phong phú của các

kênh nhằm cải thiện kỹ năng truyền thông hiệu quả

5. Xác định những cản trở chính cho truyền thông

hiệu quả

10–2

Các chức năng của truyền thông

Truyền thông

Là quá trình chuyển đổi và hiểu được ý nghĩa

Các chức năng của truyền thông

1. Kiểm soát hành vi của các thành viên.

2. Giúp động viên để thực hiện công việc.

3. Giúp biểu lộ tình cảm.

4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định.

10–3

Mô hình quy trình truyền thông

Thông điệp

Kênh

Mã hóa

Nguồn

Thông điệp

Phản hồi

Người

nhận

Giải mã

Thông điệp

10–4

Đường truyền thông

Trên xuống

Ngang cấp

Dưới lên

10–5

3 dạng truyền thông chính thức

E X H I B I T

10-3

10–6

Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn

hiệu quả

Mạng truyền thông

Tiêu chuẩn

Tốc độ

Chuỗi

TB

Vò ng trò n

Nhanh

Cao

Mọi hướng

Nhanh

TB

Chí nh xá c

Cao

Xuất hiện lãnh đạo

TB

Cao

Khô ng

Cao

Sự hài lòng của

cá c tviên

Thấp

10–7

Tin hành lang

➢ Các đặc điểm của tin hành lang

– Không được ban lãnh đạo kiểm soát

– Hầu hết các nhân viên đều nhận thức thông tin hành lang

đáng tin cậy hơn thông tin chính thức.

– Phần lớn tin hành lang sử dụng cho lợi ích của một số

người đưa tin.

– Lý do:

• Muốn biết nhiều thông tin hơn liên quan đến các tình

huống quan trọng.

• Các điều kiện mơ hồ

• Các điều kiện gây ra lo lắng

10–8

Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn

1. Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định quan

trọng

2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán,

bí mật

3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và

ngược lại cho các quyết định hiện tại cũng như kế

hoạch tương lai

4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các tình

huống xấu

10–9

Lựa chọn kênh truyền thông

Độ phong phú của kênh truyền thông

Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin được

chuyển tải trong quá trình truyền thông

Các đặc điểm của kênh phong phú

1. Xử lý nhiều thông tin cùng lúc.

2. Khuyến khích phản hồi nhanh.

3. Mang tính rất cá nhân theo tình huống

10–10

Mức độ phong phú thông tin của các kênh truyền

thông

Tính

phong phú

Nói chuyện trực

tiếp

Hội nghị

quay phim

Điện thoại

Email

Bảng ghi

nhớ, thư từ

Báo cáo,

tập tài liệu

Tính

rõ ràng

Tình huống

truyền thông

Thông lệ,

Không thông

lệ, mơ hồ

10–11

Truyền thông qua máy tính

➢ E-mail

– Thuận lợi: viết, gửi, lưu trữ nhanh chóng; Chi phí gửi thấp.

– Không thuận lợi: Thông tin quá tải, thiếu phần tình cảm,

lạnh lùng.

➢ Intranet

– Hệ thống mạng nội bộ

➢ Extranet

– Hệ thống mạng thông tin kết nối giữa nhân viên với khách

hàng, nhà cung cấp và đối tác.

➢ Videoconferencing

– Là dạng intranet hay extranet cho phép mọi người nói

chuyện trực tiếp qua những liên kết hình ảnh.

10–12

Những cản trở truyền thông hiệu quả

Sàng lọc

Người gửi sàng lọc thông tin sao cho

thông tin đến người nhận theo chiều

hướng họ thích

10–13

Những cản trở truyền thông hiệu quả

Nhận thức chọn lọc

Con người diễn giải những điều mình

thấy dựa trên mối quan tâm của mình,

kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và

thái độ

10–14

Những cản trở truyền thông hiệu quả

Thông tin quá tải

Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt quá

khả năng xử lý của cá nhân

10–15

Những cản trở truyền thông hiệu quả

Cảm xúc

Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của người

nhận sẽ ảnh hưởng đến thông điệp được gửi đến

10–16

Những cản trở truyền thông hiệu quả

Ngôn ngữ

Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau

Lo sợ truyền thông

Áp lực hoặc lo lắng quá mức về

truyền thông bằng lời, bằng thư

từ hoặc cả hai

10–17

Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới

➢Nam giới nói chuyện

➢ Nữ giới nói chuyện để:

để:

– Thiết lập mối liên hệ và

– Nhấn mạnh địa vị,

quyền lực và tính độc

lập.

thân tình

– Chỉ trích nam giới

không biết lắng nghe.

– Than phiền về nữ giới

nói liên tục.

– Trình bày vấn đề vì

muốn thổ lộ.

– Đề nghị giải pháp

– Biểu lộ sự hối tiếc và

duy trì cân bằng khi

đàm thoại.

– Khoe khoang thành

tích

10–18

Truyền thông giữ các nền văn hóa khác

nhau

➢ Các cản trở văn hóa

– Cản trở bởi nghĩa của từ

– Cản trở bởi nghĩa rộng của từ

– Cản trở về giọng nói

– Cản trở do những khác biệt về nhận thức

10–19

Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau

E X H I B I T

10-10a

10–20