Bài giảng Hành vi tổ chức - Bài 6: Giao tiếp trong nhóm và trong tổ chức - Phạm Thị Kim Ngọc
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Hành vi tổ chức
TS. Phạm Thị Kim Ngọc
Bài 6
Giao tiếp trong nhóm và
trong tổ chức
TS. Phạm Thị Kim Ngọc
1
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
2
Mục tiêu
Sau khi học bài này, học viên cần:
Hiểu thế nào là giao tiếp và quá trình giao tiếp
Nắm vững các dạng giao tiếp trong tổ chức
Biết được những ảnh hưởng của tin đồn và
cách kiểm soát tin đồn
Biết cách lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp
Nắm được các biện pháp giúp nâng cao hiệu
quả của giao tiếp
3
Nội dung
Giao tiếp và các chức năng của Giao tiếp
Quá trình Giao tiếp và các dạng Giao tiếp trong
nhóm và trong tổ chức
Lựa chọn kênh giao tiếp
Các yếu tố cản trở quá trình giao tiếp
2
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Khái niệm và các chức năng
4
giao tiếp
GIAO TIẾP là gì?
Người gửi
Người nhận
Thông điệp
là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để đối tượng có
thể hiểu những thông điệp được truyền đi
Khái niệm và các chức năng
giao tiếp
4
Giao tiếp hoàn chỉnh nếu có
đủ ba yếu tố sau:
Sự trao đổi thông tin hai chiều
Ít nhất hai đối tượng tham gia
Thông tin phải được hai bên
hiểu rõ
3
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Khái niệm và các chức năng
giao tiếp
4
Các chức năng giao tiếp:
vụ cho nhân viên, kiểm soát hành vi của những người
không tuân thủ chuẩn mực nhóm
Động viên: giải thích rõ công việc phải thực hiện,
phản hồi kết quả làm việc, hình thành mục tiêu cụ thể
Biểu lộ cảm xúc: giúp nhân viên thỏa mãn nhu cầu
giao tiếp, giảm căng thẳng khi làm việc, thể hiện cảm
Cung cấp thông tin: giúp cá nhân hoặc nhóm đưa ra
quyết định
5
Quá trình giao tiếp
Thông
điệp
Thông
điệp
Thông
điệp
Thông
điệp
Mã hóa
Kênh
Giải mã
Người
nhận
Người
gửi
Nhiễu
Kênh
Mã
Giải
Phản hồi
4
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Các thành phần của quá trình
giao tiếp
NGƯỜI GỬI: người gửi xây dựng/mã hóa thông điệp
6
NGƯỜI NHẬN: người giải mã thông điệp.
THÔNG ĐIỆP: lời nói, cử chỉ, ngữ điệu, hay những biểu
tượng, ký hiệu khác
KÊNH TRUYỀN TIN: phương tiện để truyền thông điệp
PHẢN HỒI: phản ứng với thông điệp nhận được.
NHIỄU: bất cứ sự can thiệp nào làm ảnh hưởng đến quá
trình trao đổi thông tin/giao tiếp
NGƯỜI GỬI VÀ NGƯỜI NHẬN
NGƯỜI GỬI: người truyền thông điệp
NGƯỜI NHẬN: người nhận thông điệp
người gửi cần phải gửi thông tin ở dạng mà người nhận
sẽ hiểu được.
việc chuyển các thông tin ở dạng mà người nhận sẽ
hiểu được là quá trình mã hóa
5
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
THÔNG ĐIỆP
Là ý kiến hoặc cảm xúc của người gửi muốn
chia sẻ
lời nói, văn bản hoặc cử chỉ (dưới dạng các biểu
tượng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ)
KÊNH GIAO TIẾP
Kênh giao tiếp: là phương tiện được sử dụng để
truyền hoặc mã hóa thông điệp (ví dụ thư, fax,
điện thoại, e-mail...)
người nhận dịch ra. Quá trình này được hiểu là
quá trình giải mã thông tin.
6
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
THÔNG TIN PHẢN HỒI
Phản ứng hoặc ghi nhận của người nhận về
thông điệp của người gửi
Tạo cho người gửi cơ hội để cải thiện và làm
cho giao tiếp của người gửi hiệu quả hơn
→ tạo cơ hội để đánh giá một sự giao tiếp là
đúng hay không đúng?
NHIỄU THÔNG TIN
Một sự ngắt quãng tại bất cứ điểm nào trong quá trình
giao tiếp và làm cho quá trình giao tiếp không hiệu quả
Có thể xảy ra ở nhiều dạng khác nhau: tiếng ồn từ
đường phố, tiếng ồn của loa, đường truyền lỗi, viết xấu,
giọng nói quá to hoặc quá nhỏ,…..
Là những rào rản đối với việc giao tiếp hiệu quả
7
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Trong tất cả mọi tình huống giao tiếp, người ta đều là người nhận và
người gửi (có nghĩa là gửi và nhận thông điệp cùng một lúc)
Thậm chí khi 2 người đang nói với nhau cùng ngôn ngữ
các vấn đề vẫn có thể xảy ra vì sự hiểu lầm do các yếu
tố sau gây ra :
Sự mong đợi khác nhau của 2 bên
Không rõ về ngữ điệu và cách chọn từ
Ngôn ngữ cử chỉ không rõ ràng và không đẹp
Các yếu tố bên ngoài thường hiện hữu trong mọi trường
hợp giao tiếp trong thế giới thực là :
+ các tiếng ồn vật lý: nhạc to, âm thanh giao thông, chim
hót, ...
+ các tiếng ồn vô hình hoặc các giá trị và mong đợi khác
nhau của người gửi và người nhận. Loại nhiễu này hoặc
những can thiệp vào sự giao tiếp thành công này là hết
sức phổ biến đặc biệt trong giao tiếp đa văn hóa
8
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
7
Các dạng truyền thông trong
nhóm và tổ chức
Giao tiếp được thực hiện theo chiều dọc hoặc chiều ngang
-
Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới: lãnh đạo, trưởng nhóm giao
các chỉ tiêu, hướng dẫn công việc, thông báo về chính sách, thủ
tục,…--- thường theo dạng văn bản
-
Giao từ dưới lên: phản hồi cho lãnh đạo về kết quả công việc, vấn đề
tồn tại,….---giúp nhà quản lý nắm bắt được cảm tưởng của nhân
viên về công việc, đồng nghiệp, tổ chức,…
Giao tiếp theo chiều ngang: giữa các thành viên cùng cấp bậc
trong nhóm, giữa các nhà quản lý cùng cấp hoặc giữa các nhân
viên có cấp tương đương: tiết kiệm thời gian và phối hợp công
việc
7
Các hình thức giao tiếp phổ biến
Giao tiếp ngôn từ: bằng lời, văn bản (chữ viết)
Giao tiếp bằng lời nói
Nguyên tắc: trao đổi, thảo luận giữa các thành viên trong nhóm và
các tin đồn không chính thức
Đặc điểm: tốc độ và có sự phản hồi, điều chỉnh thông điệp kịp thời;
thông tin có thể bị thất thoát hoặc bị bóp méo nếu thông điệp được
truyền đi qua một số người
Giao tiếp qua chữ viết
Nguyên tắc: chuyển lời nhắn được ghi lại, thư, thư điện tử, fax, thông
báo trên bảng,….
Đặc điểm: rõ ràng, phong phú, lưu lại thông điệp trong một thời gian
nhất định, người gửi cần suy nghĩ kỹ hơn, cẩn thận hơn, tốn thời
gian, sự phản hồi chậm hay không có
9
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
7
Các hình thức giao tiếp phổ biến
Giao tiếp phi ngôn từ
Nguyên tắc: bao gồm các cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt, vẻ mặt,
ngữ điệu, trọng âm của người nói
Đặc điểm: mọi cử chỉ, động tác đều có ý nghĩa, không có cử
chỉ động tác nào là ngẫu nhiên, có thể hỗ trợ hoặc làm phức
tạp thêm các giao tiếp ngôn từ, người nhận phải nhạy cảm với
những yếu tố phi ngôn từ trong giao tiếp.
8
Các yếu tố ảnh hưởng đến
quá trình giao tiếp
-
-
Lọc tin: quá trình lựa chọn và thay đổi cách chuyền tải thông tin
có chủ ý của người gửi để làm vui lòng người nhận
Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính: người
nhận thông tin sẽ nhận và nghe thông tin theo nhu cầu, động cơ,
kinh nghiệm, kiến thức, cá tính của họ
-
-
Sự khác biệt về giới tính:
-
Nam giới: giao tiếp để giữ gìn tính độc lập và duy trì địa vị
-
Nữ giới: giao tiếp là cuộc thương lượng, tạo sự gần gũi
Cảm xúc: ảnh hưởng đến cách thức người nhận diễn dịch và
hiểu thông điệp đó
-
-
-
Khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ
Các dấu hiệu phi ngôn ngữ
Sự khác biệt văn hóa của cá nhân tham gia quá trình giao tiếp
10
Hành vi tổ chức, Viện Kinh tế và Quản lý, HSUT
Mar. 2012, Ngoc PTK
5/7/2012
Tóm lược bài 6
Giao tiếp trong tổ chức là vấn đề quan trọng và phức tạp
17
trong tổ chức, quyết định sự thành công của tổ chức
Giao tiếp trong tổ chức được thực hiện theo chiều
ngang, theo chiều dọc với các hình thức giao tiếp ngôn
từ và phi ngôn từ.
Để giao tiếp có hiệu quả cần hiểu rõ các yếu tố ảnh
hưởng đến giao tiếp và đưa ra các biện pháp khắc phục
các yếu tố cản trở trong giao tiếp
Câu hỏi ôn tập bài 6
Truyền thông là gì? Quá trình giao tiếp được thể hiện
như thế nào?
18
Hướng và các hình thức giao tiếp chủ yếu là gì?
Có những yếu tố nào ảnh hưởng đến giao tiếp?
Làm thế nào để Giao tiếp hiệu quả
11
11 trang
07/04/2022
4100
Bạn đang xem tài liệu "Bài giảng Hành vi tổ chức - Bài 6: Giao tiếp trong nhóm và trong tổ chức - Phạm Thị Kim Ngọc", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_hanh_vi_to_chuc_bai_6_giao_tiep_trong_nhom_va_tron.pdf
