Bài giảng Kỹ năng quản lý hồ sơ (Mới nhất)

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1. Khái niệm

2. Vai trò của quản lý hồ sơ

1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp,

thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ

sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc

phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo

quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của

một tổ chức

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

• Giảm chi phí mua sắm thiết bị

• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu

quả.

• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân

viên bệnh, nghỉ việc riêng.

• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông

tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ

phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý

một hệ thống lưu trữ hồ sơ.

• Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh

chóng tìm ra khi cần.

• Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận

hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những

hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy

cập.

• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ,

các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để

có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ

khi cần.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí

điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan

trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng

trống sẵn có.

• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa

hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát,

tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ

thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem

xét khác.

• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục

đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài

liệu bao gồm một số lãnh vực.

• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được

lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác,

nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm

bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử

dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục

sắp xếp.

• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ

đạo chung.

• Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ

của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ

thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là

những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và

các yêu cầu quản trị hiện đại.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và

phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.

• Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận

diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu

nào đó.

• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng

dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

• Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục

chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên

riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc

nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo

bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ

ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép

nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ.

Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.

• Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như

vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia

thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.

cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý

hoặc bằng một phương pháp khác

II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ

• Lưu theo vần, mẫu tự:

• Lưu theo số, mã số

• Phương tiện và thiết bị lưu trữ

1. Lưu theo vần, mẫu tự:

Sử dụng cho hồ sơ tên:

• Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào

bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên

và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp

xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

• Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ

truy tìm các tư liệu.

• Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại

theo từng giai đoạn.

• Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau

tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)

Hồ sơ theo chủ đề:

• Tên chủ đề cần đặt cụ thể,

• Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung

• Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề

• Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần

mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng

có thể tạo lập trên máy tính).

• Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ

cho mỗi tiêu đề chính.

• Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ

sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.

1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)

Hồ sơ theo địa danh:

• Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ

đề.

• Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm

(nên dùng máy tính).

2. Lưu theo số, mã số

• Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không

hết số.

• Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã

số), ví dụ: 7-25-30.

• Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số,

trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ

thứ tự trong mã đó.

3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

• Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở

(không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ

đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay,

thiết bị bánh xe,

• Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,

chụp vi phim,…

• Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn

ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'

• Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ

trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào

công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà

phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

• Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc

biệt khi các tài liệu đã được đánh số.

• Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể

có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực

hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ

những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo

cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.

• Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động

lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không

còn dùng đến nữa.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

• Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại

một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả

các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham

chiếu.

• Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời

gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số

tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà

không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

• Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào

đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian

phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời

gian phát sinh.

• Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý

hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.

• Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong

những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ

biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng

trình tự thời gian bên trong hồ sơ.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

• Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được

không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ

ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu

địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

• Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong

việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian

quá lâu.

6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

• Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành

nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng

cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi

đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ

thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và

những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.

•

• Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần

chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và

có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay

không.

•

• Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có

thể trùng nhau.