Bài giảng Phát triển kỹ năng quản trị (Phần 2)
CHƢƠNG 5: QUYỀN LỰC VÀ ẢNH HƢỞNG
5.1. Xây dựng nền tảng quyền lực và sử dụng sức ảnh hƣởng khéo léo
Sử dụng quyền lực một cách hiệu quả là yếu tố then chốt nhất của quản lý. Nhà nghiên
cứu Warren Bennis, khi nghiên cứu 5 yếu tố then chốt cho một nhà quản trị hiệu quả đã phỏng
vấn 90 ngƣời đã từng đƣợc các đồng nghiệp bầu là ngƣời đứng đầu có ảnh hƣởng nhất trong tất
cả mọi lĩnh vực của xã hội. Bennis đã nhận thấy rằng những ngƣời này đều có một đặc điểm
chung: họ làm cho người khác cảm thấy có sức mạnh, có quyền lực. Những ngƣời lãnh đạo
này có quyền lực bởi họ học đƣợc cách xây dựng một nền tảng về quyền lực trong công ty
hoặc trong tổ chức của họ. Họ gây được ảnh hưởng bởi vì họ sử dụng sức mạnh của mình để
giúp đỡ đồng nghiệp và cấp dưới hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn. Để hoàn thành
những công việc thông thƣờng thì không cần có một sức mạnh đặc biệt nào (kỹ năng hoặc tài
năng bẩm sinh). Nhƣng không thể thực hiện đƣợc những công việc thực sự khó khăn mà
không có những ―mánh khoé‖.
5.1.1. Thiếu quyền lực
Quyền lực là một công cụ đƣợc sử dụng hàng ngày trong các tổ chức, nhiều tổ chức sẽ
không tồn tại nếu không có quan hệ quyền lực. Để mọi thứ đƣợc thực hiện, các nhà lãnh đạo cần
ảnh hƣởng đến ngƣời khác. Điều này có nghĩa rằng quyền lực là một công cụ rất quan trọng trong
việc đạt đƣợc các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Weber (1980) quyền lực có nghĩa là mọi cơ
hội / khả năng tồn tại trong một mối quan hệ xã hội, cho phép ngƣời ta thực hiện ý chí của riêng
mình, thậm chí chống lại sự kháng cự và bất kể cơ sở mà cơ hội có thể dựa dẫm. Guardini (1998)
đƣa ra một định nghĩa ngắn gọn về quyền lực: ―Quyền lực là khả năng di chuyển sự xác thực‖.
Pfeffer (1992) quyền lực là cơ hội để xây dựng, tạo ra, để di chuyển lịch sử theo một hƣớng khác.
Russell (2004) cho rằng: quyền lực có thể đƣợc định nghĩa là trình bày các ảnh hƣởng dự định.
Nhà khoa học chính trị Mỹ Robert Dahl: "A có quyền lực trên B đến mức anh ta có thể khiến B
làm điều gì đó mà B sẽ không làm điều khác."
Thƣờng thì mọi ngƣời cảm nhận quyền lực với một ý nghĩa tiêu cực, nó gợi lên hình ảnh
những ông chủ độc đoán, xảo quyệt luôn tìm cách đàn áp cấp dƣới. Tuy nhiên, đây chỉ là những
cái nhìn hạn hẹp về quyền lực. Quyền lực không nhất thiết phải gắn với sự tấn công, sự quá
khích, gắn với sức mạnh hoặc sự đàn áp. Quyền lực có thể được xem như là một dấu hiệu về sự
86
hiệu quả cá nhân. Rees & Porter (2008) cho rằng: Quyền lực có thể đƣợc định nghĩa là ‗khả năng
sắp xếp tài nguyên con ngƣời, thông tin hoặc vật chất để hoàn thành công việc.Quyền lực có thể
đƣợc sở hữu bởi tất cả mọi ngƣời trong tổ chức và không nhất thiết chỉ bởi những ngƣời có thẩm
quyền. Nó có thể đƣợc phân chia tới tất cả các cấp độ của phân cấp và có thể đƣợc thực hiện lên,
xuống hoặc theo chiều ngang. Quyền lực có thể ảnh hƣởng đến một tập hợp các quyết định trong
tổ chức. Những ngƣời có quyền lực thƣờng tạo nên môi trƣờng xung quanh họ, trong khi những
ngƣời không có quyền thƣờng bị môi trƣờng xung quanh dẫn dắt. Rollo May, đã cho rằng
những ngƣời không muốn thực thi quyền lực và ảnh hƣởng thì thƣờng phải gặp nhiều điều
không vui trong suốt cuộc đời họ.
Không điều gì gây thất vọng hơn là cảm giác bạn có một ý kiến rất độc đáo sáng tạo về
một vấn đề gì đó rất quan trọng đối với công ty bạn nhƣng sau đó phải đối diện với sự bất lực.
Khía cạnh này có thể đƣợc minh họa từ những sinh viên mới tốt nghiệp. Họ tự tin về năng lực
bản thân, kiến thức và sự nhiệt tình nhƣng họ nhanh chóng cảm thấy thất vọng và cây đắng.
Nhà quản lý khôn ngoan hiểu rằng, trong dài hạn không ai có lợi từ việc phân phối quyền
lực không cân xứng. Kinh nghiệm rằng: ―những thành viên không có quyền lực trong tổ chức trở
nên giận dữ hoặc cố gắng phá loại tổ chức hoặc sẽ trở nên lãnh đạm và xa lánh. Dù khía cạnh
nào đi nữa mọi ngƣời đều mất mát, cả nhà quản trị và nhân viên‖.
Kanter (1979) cũng đã xác định nhiều chỉ tiêu của quyền lực của một nhà quản lý xuất phát
từ cấp trên cũng nhƣ cấp dƣới trong một tổ chức (xem khung).
Một nhà quản lý có quyền lực có thể:
o Đứng ra can thiệp cho những ngƣời đang gặp rắc rối.
o Có thể bố trí đƣợc một vị trí công tác thuận lợi cho một cấp dƣới có năng lực.
o Có thể đƣợc cấp trên thông qua cho những khoản chi vƣợt dự toán.
o Đƣa vào hoặc gạt bỏ những vấn đề ra khỏi chƣơng trình các cuộc họp.
o Nhanh chóng gặp tiếp xúc đƣợc với những ngƣời ra quyết định cao nhất.
o Duy trì đƣợc các mối liên hệ đều đặn thƣờng xuyên với các nhà lãnh đạo cao
nhất.
o Có những thông tin nhanh về các thay đổi trong quyết định và chính sách.
5.1.2. Lạm dụng quyền lực
Sự lạm dụng quyền lực vốn không còn xa lạ, nhất là trong lịch sử. Sopholé đã cảnh
cáo rằng con ngƣời không nên thèm khát quyền lực trừ phi chúng ta hiểu đƣợc kết cục của nó.
87
Quá khao khát quyền lực cuối cùng sẽ dẫn tới sự thất bại và kết cục bi đát. Trong một cuộc
nghiên cứu gần đây đối với những nhà quản lý thành công và thất bại (McCall và
Lombardo, 1983) cũng chỉ ra kết quả tƣơng tự. Nghiên cứu của Trung tâm quản trị sáng tạo đã
xác định đƣợc gần 20 nhà kinh doanh lãnh đạo công ty của họ và so sánh với hơn 20 nhà
kinh doanh khác thất bại trong sự nghiệp. Khởi đầu cả hai nhóm này đều gia nhập các công ty
với những tiền đề nhƣ nhau. Không có sự khác biệt đáng kể trong trình độ học vấn cũng nhƣ
khả năng chuyên môn và những đặc điểm khác. Tuy nhiên, dần dần sự nghiệp của những
ngƣời nhóm hai đã càng ngày càng tuộc dốc do những yếu tố cá nhân (xem khung dƣới đây).
Tuy nhiên cũng cần lƣu ý rằng có rất nhiều vấn đề nảy sinh do sử dụng quyền lực
không hiệu quả trong những mối quan hệ cá nhân.
Những đặc điểm không tốt đối với nghề nghiệp của một nhà quản trị
o
o
o
o
o
o
Kém nhạy cảm đối với ngƣời khác, trơ lỳ, gây sợ hãi.
Lạnh lùng, xa cách, kiêu căng.
Phản bội sự tin tƣởng của ngƣời khác.
Quá tham vọng, mƣu mô và luôn cố gắng leo cao.
Không thể uỷ thác cho ngƣời khác hoặc xây dựng một nhóm.
Quá phụ thuộc vào ngƣời khác ( ngƣời hƣớng dẫn).
5.1.3.Tạo quyền lực cho ngƣời khác
Không có quyền lực và lạm dụng quyền lực đều làm suy nhƣợc và phản tác dụng. Trái
lại là khái niệm ―tạo quyền lực‖ (empowerment). Điểm tối ƣu nhất của nhà quản trị là ở đỉnh
cao của đƣờng cong quyền lực. Muốn vậy, cần có hai công cụ hỗ trợ quan trọng để đạt đƣợc
quyền lực và biến chuyển quyền lực trở thành ảnh hƣởng cá nhân song vẫn tránh đƣợc sự lạm
dụng quyền lực.
5.2. Các chiến lƣợc để có quyền lực trong tổ chức
Hai yếu tố cơ bản xác định quyền lực của một cá nhân trong một tổ chức: Các đặc
điểm cá nhân và các đặc điểm vị trí công tác. Tầm quan trọng của từng yếu tố phụ thuộc
vào từng công ty khác nhau.
Cả hai nguồn này đều phải đƣợc phát triển nếu họ muốn xây dựng một nền tảng quyền lực
bền vững. Một ngƣời nắm giữ một ví trị quan trọng trong tổ chức song lại không có những kỹ
năng cá nhân cần thiết để huy động đƣợc hết các lợi thế do vị trí mang lại thì cũng không thể
khai thác đƣợc hết các nguồn lực tiềm năng của vị trí đó. Ngƣợc lại, một cá nhân có những
88
đặc điểm phù hợp đề nắm giữ quyền lực song chỉ có một công việc nhỏ bé, ít ý nghĩa thì
cũng không khai thác đƣợc hết năng lực của mình.
Tạo lập quyền lực
Ảnh hƣờng
THÀNH
TÍCH CÁ
NHÂN
Lạm dụng quyền lực
Thiếu quyền lực
Không ảnh
hƣởng
Thiếu
Vừa đủ
Thừa
QUYỀN LỰC CÁ NHÂN
Hình 5.8. Mối quan hệ giữa quyền lực và thành tích
5.2.1. Các thuộc tính cá nhân
Có 4 thuộc tính cá nhân có thể mang lại quyền lực đó là: kiến thức chuyên môn, sự hấp
dẫn cá nhân, các nỗ lực và tính hợp pháp
5.2.1.1. Kiến thức chuyên môn
Kiến thức chuyên môn là một nguồn gốc quan trọng của quyền lực đặc biệt là trong
thời đại công nghệ cao ngày nay. Kiến thức chuyên môn có thể có được từ sự giáo dục, đào tạo
chính thức cũng như là các kinh nghiệm từ thực tiễn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các
công ty kinh doanh do tiến trình ra quyết định dựa trên tiêu chuẩn hợp lý. Trong một môi
trƣờng mà các quyết định đƣợc đƣa ra trên cơ sở đánh giá các thông tin một cách khách quan
cho mỗi phƣơng án thì một ngƣời có kiến thức sẽ dễ dàng tăng thêm quyền lực. Điều này có thể
gây ra vấn đề khi cấp dƣới có nhiều kiến thức hơn cấp trên. Những cấp dƣới giỏi chuyên môn
này phải làm cho kiến thức của họ trở thành kiến thức của cấp trên theo cách không đƣợc đe
doạ quyền lực của cấp trên trong việc ra quyết định sau cùng, song đồng thời phải củng cố vị
thế chuyên gia của cấp dƣới.
89
Kiến thức chuyên môn sẽ cung cấp một nền tảng quyền lực mạnh mẽ trong các tổ chức
lớn, công nghệ cao và tốc độ thay đổi nhanh. Trong môi trƣờng này, các chuyên gia kỹ thuật
đặc biệt có quyền lực bởi vì các nhà quản trị cấp cao ở tƣơng đối tách biệt với các hoạt động
cơ bản hằng ngày của tổ chức. Các nhà quản trị thƣờng ít biết đến những bƣớc tiến mới
trong nghiên cứu cơ bản, các cải tiến sản xuất mới nhất từ phía đối thủ cạnh tranh hoặc các thay
đổi từ lực lƣợng lao động. Do đó, sự phản ứng để dẫn đạo trong các lĩnh vực này đặc biệt
dành cho đội ngũ các chuyên gia chức năng, những ngƣời hầu nhƣ là độc quyền về kiến thức
trong lĩnh vực của họ.
Nhƣ vậy, hai yếu tố của quyền lực: từ các đặc điểm cá nhân và từ vị trí công tác đều có
tầm quan trọng nhƣ nhau. Nếu chỉ xem xét quyền lực từ vị trí của các chuyên gia, bạn có thể
kết luận rằng họ có rất ít quyền lực. Vai trò của họ trong tổ chức không rõ ràng lắm nếu so với
các nhà quản trị trực tuyến. Công việc của họ thƣờng là những công việc hàng ngày đƣợc
định trƣớc và nhiệm vụ của họ, xét về bản chất nói chung không gắn với mục tiêu chủ chốt
nhất cũng nhƣ là các mối quan tâm của công ty. Song một chuyên gia có thể bù trừ cho sự
thiếu quyền lực do vị trí bằng cách phát triển các kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực cụ
thể của tổ chức: ví dụ một hệ thống kế toán mới, chế độ thuế, các quy định về an toàn và
môi trƣờng hoặc những quy định mới về mua lại doanh nghiệp.
Cần rất nhiều thời gian để trở thành một chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó. Tuy nhiên
nếu bạn muốn tiến cao hơn nữa trên nấc thang của tổ chức, tên gọi ‖chuyên gia‖ có thể là một
trở ngại. Ví dụ, nếu bạn trở thành chuyên gia của công ty trong các mối quan hệ với chính phủ
các nƣớc vùng Nam Mỹ, kiến thức của bạn có thể là không thể thiếu đƣợc đối với chi nhánh
có nhiều nhà máy ở Mêhicô. Các nhà quản trị trử phải cẩn thận, không nên quá giới hạn các
cơ hội phát triển lâu dài bằng cách tập trung vào những lĩnh vực quá hẹp của kinh doanh.
Điều này là rất khó đối với những ngƣời muốn thiết lập một nền tảng quyền lực. Luôn có
những ngách nhỏ trong tổ chức mà những ngƣời khao khát quyền lực có thể tạo dựng sức mạnh
từ đó. Chỉ khi họ rơi vào những chiếc bẫy đó, họ mới nhận ra đƣợc tầm quan trọng của việc xây
dựng một kiến thức nền rộng liên quan đến nhiều hoạt động của doanh nghiệp để có thể tạo
dựng những cơ hội phát triển trong dài hạn.
90
Một khía cạnh quan trọng khác của kiến thức chuyên môn là ―ấn tƣợng quản trị‖.
Ngƣời ta đánh giá kiến thức của bạn không chỉ dựa trên số lƣợng bằng cấp mà bạn tích luỹ, số
lƣợng các khoá đào tạo mà bạn đã trải qua, hoặc số năm kinh nghiệp, họ còn dựa trên cách mà
bạn ứng xử. Nếu bạn liên tục nhắc đến cách thực hiện công việc trong quá khức, họ có thể
cho rằng kiến thức của bạn đã lỗi thời. Nếu bạn viết một bản báo cáo dài dòng và quá nhiều từ
kỹ thuật, cấp trên có thể nghi ngờ về khả năng truyền thông của bạn. Khái niệm ―ấn tƣợng quản
trị‖ đôi khi đƣợc xem là đồng nghĩa với các mánh khóe, tiểu xảo. Tuy nhiên, ở đây từ này đồng
nghĩa với sự cần thiết phải cƣ xử phù hợp với sự mong đợi. Mọi ngƣời có một hình ảnh nhất
định nào đó về cách thức một chuyên gia cƣ xử và hành động để có thể có đóng góp nhất định
cho tổ chức. Và điều quan trọng là những ngƣời đƣợc xem nhƣ là chuyên gia về kỹ thuật không
đƣợc làm giản đi độ tin cậy của họ bằng cách vi phạm những mong đợi này.
5.2.1.2. Sự hấp dẫn cá nhân
Sự hấp dẫn cá nhân đƣợc thể hiện theo nhiều cách:‖ Khi cô ấy trình bày trong cuộc
họp, bài trình bày của cô có sức mạnh đến nỗi bất cứ thông điệp nào cũng rất hoàn hảo‖,
―Tính cách của anh ta đã giúp anh ta thu hút đƣợc những ngƣời giỏi nhất và tận tuỵ nhất làm
việc với anh ta.‖ Nhƣ vậy, có hai nguồn gốc cơ bản của sự hấp dẫn cá nhân: hành vi dễ thƣơng
và bề ngoài hấp dẫn.
Các nhà tâm lý học đã xác định đƣợc nhiều yếu tố quyết định cái mà họ gọi là ―khả năng
đƣợc ƣa thích‖. Những hành vi này là những hành vi tốt thƣờng gắn liền với tình bạn. Thực
tế, nghiên cứu đã phát hiện ra nhiều yếu tố ảnh hƣởng đến sự thu hút cá nhân (xem khung).
Chúng tôi thích một ai đó khi chúng tôi tin rằng họ sẽ:
o
o
o
o
o
o
Ủng hộ một mối quan hệ cởi mở, chân thành và lâu dài.
Có thái độ thân tình.
Có thái độ thiện cảm và sự chấp nhận vô điều kiện.
Chấp nhận hy sinh vài thứ nếu cần thiết cho mối quan hệ.
Luôn tỏ ra dễ mến, thông cảm.
Cam kết trong các trao đổi xã hội cần thiết để duy trì một mối quan hệ.
Vậy những thông tin về tình bạn có thể có liên quan gì đến vấn đề chúng ta đang bàn
luận? Có phải điều đó có nghĩa là bạn phải trở thành những ngƣời bạn tốt với đồng nghiệp, cấp
dƣới hay sếp của bạn? Không nhất thiết. Rất nhiều ngƣời chọn lựa làm việc với ai đó là do
kiến thức chuyên môn, ngay cả khi họ biết rằng không hợp với nhau. Hơn thế nữa, thƣờng
91
không phù hợp lắm để thiết lập một tình bạn gần gũi với ai đó cùng cơ quan bạn. Đo đó, ngƣời
ta không nhất thiết phải trở thành bạn của nhau trong công việc, nhƣng những ngƣời có tính
cách dễ thƣơng đối với đồng nghiệp (và nếu hoàn cảnh cho phép, sẽ dẫn tới một tình bạn)
thƣờng dễ cảm thấy đƣợc trao quền lực hơn.
Nền tảng thứ hai của sự cuốn hút cá nhân là sự hấp dẫn bề ngoài (hình thức). Nghiên
cứu đã chỉ ra rằng những ngƣời có hình thức bề ngoài hấp dẫn sẽ đƣợc đánh giá là có tính
tình dễ thƣơng và dễ thành công trong cuộc sống. Ngƣời ta cũng dễ cho rằng họ có nghề nghiệp
tốt và có ngƣời bạn đời thành công, cũng nhƣ là gia đình danh giá. Ngoài ra, những ngƣời hấp
dẫn đƣợc đánh giá là có thể làm chủ số phận mình, theo đuổi mục đích riêng, thấm nhuần sứ
mệnh riêng chứ không bị dẫn dắt bởi bên ngoài. Nói chung, dƣờng nhƣ ngƣời ta cho rằng
những ngƣời có hình thức đẹp cũng rất hiệu quả và có đạo đức tốt.
Trong thực tế, có nhiều lĩnh vực mà ngƣời đẹp dễ thành công hơn. Ví dụ, các nghiên
cứu về dân số học đã chỉ ra rằng những ngƣời phụ nữ kết hôn với những ngƣời ở tầng lớp
xã hội cao hơn thì có sắc đẹp trên trung bình. Các sinh viên hình thức đẹp cũng thƣờng đƣợc
thiện cảm hơn từ phía giáo viên. Trong môi trƣờng công việc, các bản báo cáo của những ngƣời
đẹp thƣờng dễ đƣợc đánh giá cao, và họ cũng dễ đƣợc cấp trên ƣu ái hơn.
Các phát hiện trên dƣờng nhƣ rất khó chuyển thành những hành động cụ thể để phát triển
lĩnh vực giao tiếp trong kinh doanh. Ngƣời ta ít có thể làm đƣợc gì để thay đổi hình dáng bên
ngoài cũng nhƣ là những tính cách cơ bản hay chiều cao của mình. Tuy nhiên, các phát hiện
này cũng hữu ích đối với các nhà quản trị. Ngƣời ta cũng có thể thay đổi đôi chút để làm tăng
sự hấp dẫn của mình bằng cách trở nên nhạy hơn đối với những nguyên tắc về ăn mặc, dáng
vẻ. Ngƣời ta cũng có thể nhấn mạnh đến những khía cạnh này trong tính cách của ngƣời sao
cho phù hợp với các tiêu chuẩn trong môi trƣờng tổ chức. Ngƣời ta cũng có thể trở nên nhạy
bén hơn với cách ngƣời khác tạo nên ấn tƣợng hoặc đánh giá. Nếu bạn nghĩ rằng mình chƣa
đạt đƣợc yêu cầu trong một lĩnh vực nào đó mặc dù đã nỗ lực trong việc ―nhấn mạnh các ƣu
thế‖, bạn cũng nên bù trừ bằng cách nhấn mạnh vào những nguồn khác tạo nên quyền lực. Dù
bạn có cảm thấy rằng ngƣời khác có công bằng hay không, điều quan trọng là bạn phải hiểu
thấu đáo họ để có những chọn lựa chính xác.
5.2.1.3. Nỗ lực
92
Trong bài báo có tựa đề ―Quyền lực của những ngƣời cấp dƣới‖, David Mechanin
(1962) đã mô tả nhiều cách để các thành viên tổ chức có thể có nhiều quyền lực hơn là từ vị trí
mang lại. Một chiến lƣợc tác giả đề cập dựa trên tiền đề là do các thành viên thâm niên trong
tổ chức thƣờng không thể tham gia tất cả những hoạt động quan trọng trong công ty, họ buộc
phải dựa vào những thành viên trẻ hơn để thực hiện nhiều nhiệm vụ rất quan trọng đối với tổ
chức. Các cá nhân này ngày càng trở nên phụ thuộc nhiều vào cấp dƣới. Nếu cấp dƣới không
thực hiện tốt, điều đó phản ánh sự đánh giá và khả năng kiểm soát kém của sếp. Do đó, cấp dƣới
ở trong vị trí phải gia tăng quyền lực của họ bằng cách làm việc chăm chỉ trong những nhiệm vụ
quan trọng, từ đó đạt đƣợc sự ƣa ái của cấp trên.
Ngoài việc tạo ra tinh thần về nghĩa vụ cá nhân, cần có nỗ lực để làm gia tăng những đặc
điểm cá nhân khác. Ví dụ, những ngƣời làm việc chăm chỉ trong một công việc nào đó thƣờng có
xu hƣớng tăng đƣợc kiến thức của mình về chủ đề đó. Do đó, họ dễ đƣợc ngƣời khác hỏi ý
kiến về lĩnh vực đó. Do đó, họ cũng dễ thu thập những thông tin cần thiết đối với những thành
viên khác trong tổ chức. Thông tin này có thể trở thành chìa khóa để giảm bớt sự không chắc
chắn của ngƣời khác. Một thƣ ký đã trải qua 4 đời giám đốc và là ngƣời duy nhất biết đƣợc
những tài liệu quan trong đƣợc cất giữ ở đâu, ngân quỹ chi tiêu của tổng giám đốc thực sự là
bao nhiêu, v.v., chính vì vậy trở thành một nhân vật quan trọng để có đƣợc ảnh hƣởng đối
với ngƣời khác.
Nỗ lực cá nhân cao độ có thể mang lại trách nhiệm và các cơ hội cao hơn thông qua một
tiến trình gọi là ―giảm bớt sự bất hoà nhận thức‖. Một nguyên tắc tâm lý là những ngƣời cố
gắng giảm bớt sự khác biệt giữa niềm tin riêng và các hành vi cá nhân, giữa kỳ vọng của họ
về ngƣời khác và hành vi của ngƣời khác. Khi cá nhân có nhiều nỗ lực hơn mong đợi, theo
chính sách hoặc các tiêu chuẩn của tổ chức, đã tồn tại sự khác biệt. Do phần thƣởng của một
ngƣời dựa trên sự hoàn thành khối lƣợng công việc, sự khác biệt có thể xoá bỏ bằng cách hoặc
các nỗ lực đã giảm đi, hoặc trách nhiệm gia tăng. Đối với các hoạt động quản trị, thì phƣơng án 2
phổ biến hơn cả. Ở tình huống này, các nỗ lực vƣợt bậc đƣợc xem nhƣ là dấu hiệu của sự cam
kết và sự tận tuỵ và phải đƣợc khuyến khích, khen thƣởng.
Phải phân biệt đƣợc nỗ lực vƣợt bậc và hình ảnh vƣợt trội. Nỗ lực vƣợt bậc tập trung
vào sự gia tăng hiệu quả, năng suất trong khi hình ảnh vƣợt trội nhấn mạnh đến sự nhìn nhận,
93
hình ảnh (không gắn với năng suất, hiệu quả). Mục tiêu của nỗ lực là đề cao cấp trên, mục tiêu
của hình ảnh là gây ấn tƣợng cho cấp trên. Các cấp dƣới đƣợc trao quyền lực rất cảnh giác
trong các nỗ lực để hiểu đƣợc nhu cầu của sếp và để giảm bớt trách nhiệm.
Trong bảng dƣới đây là những hƣớng dẫn mà Jack Gabaro và John Kotter (1980) đã đƣa
ra để định hƣớng các nỗ lực của bạn sao cho có lợi cho sếp: phải hiểu đƣợc những sức ép mà
sếp phải gánh chịu cũng nhƣ các ƣu tiên của ông ta, đồng thời đánh giá đƣợc nhu cầu và
điểm mạnh riêng của bạn. Kiến thức này sẽ giúp bạn nâng cao năng lực hơn thông qua định
hƣớng và hạn định thời gian cho các nỗ lực để tối đa hoá hiệu quả của nó.
Bảng 5.14. Quản lý mối quan hệ với cấp trên của bạn
Đảm bảo bạn hiểu sếp của mình gồm:
- Mục tiêu và mục đích của sếp.
- Sức ép mà sếp đang gánh vác.
- Những điểm mạnh, điểm yếu và những điều nản lòng của sếp.
- Phong cách làm việc đƣợc sếp ƣu thích.
Tài sản của bản thân bao gồm:
- Những điểm mạnh, điểm yếu của chính bản thân bạn.
- Phong cách cá nhân của bạn.
- Khuynh hƣớng của bạn dựa vào những nhân vật quyền lực.
Phát triển và duy trì mối quan hệ mà:
- Điều chỉnh nhu cầu và phong cách của bạn thích hợp.
- Đƣợc đặc trƣng bởi những kỳ vọng chung.
- Giữ cho sếp của bạn có một sự hiểu biết.
- Dựa trên cơ sở tin cậy và chân thành.
- Chọn lựa sử dụng thời gian của sếp và các nguồn lực.
5.1.2.4. Sự phù hợp với văn hóa tổ chức
Giá trị đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức. Nó mang lại sự hợp pháp và hƣớng
dẫn hành vi của các cá nhân gắn kết với nó. Những nhà lãnh đạo thƣờng thận trọng trong việc
bảo vệ những giá trị tổ chức cốt lõi và hội nhập những nhân viên vào các cách thức suy nghĩ
và hành động phù hợp. Các nhân viên mới hoặc những ngƣời ngoài tổ chức thƣờng không
94
hiểu đƣợc vai trò quan trọng của nền văn hoá tổ chức trong việc truyền bá và bảo vệ lý do tồn
tại của tổ chức.
Những hoạt đông phù hợp với hệ thống giá trị phổ biến thƣờng đƣợc cho rằng đáng tin
cậy hoặc hợp với quy định. Chúng đƣợc coi là đƣơng nhiên đúng, thay vì phải đánh giá nghiên
cứu cẩn thận.. Do đó, sẽ làm tăng tính chấp nhận và tính chấp nhận là yếu tố then chốt đối với
ảnh hƣởng cá nhân.
Các thành viên mới của tổ chức đƣợc chỉ bảo rằng những hành vi nào là có thể chấp nhận
đƣợc (thông qua các câu chuyện), các nghi thức, các biểu tƣợng.. những nhân viên mới nhìn
vào những phát biểu chính thức cho các vị trí trong công ty, thăm dò những câu trả lời cho các
câu hỏi nhƣ ―Nguồn gốc của sự hãnh diện trong tổ chức là gì‖, ― Đâu là cách nhanh nhất để gây
rắc rối‖, ―Ai là ngƣời hùng của công ty‖, ―Các truyền thống của công ty là gì?‖.
Nhiều ngƣời cho rằng các hoạt động thực tế đó có ý nghĩa chỉ khi đƣợc đánh giá là mang
tính củng cố cho các giá trị cơ bản, cốt lõi của tổ chức.
5.2.2. Đặc điểm vị trí tạo nên quyền lực
Không phải quyền lực chỉ bắt nguồn từ các đặc điểm cá nhân, mà còn bắt nguồn từ vị
trí và công việc. Các đặc điểm quan trọng của một vị trí có liên quan đến quyền lực là: tính tập
trung và quan trọng, tính linh hoạt, khả năng thể hiện và sự phù hợp.
5.2.2.1. Tính tập trung và tính quan trọng
Một trong những cách quan trọng để có đƣợc quyền lực trong một tổ chức là thiết lập một
mạng lƣới rộng các công việc và những mối quan hệ cá nhân. Mạng lƣới vô cùng quan trọng đối
với năng lực, do những lý do: trừ những công việc bình thƣờng hàng ngày, không ai có
những nguồn lực và thông tin cần thiết để hoàn thành những gì ngoài mong đợi. Thực tế đã
chứng minh rằng những ngƣời thành công là nhờ khả năng thiết lập các mối quan hệ phi chính
thức thông qua mạng lƣới. Bị cô lập trong một mạng lƣới phi chính thức thì không thể thu
thập đƣợc thông tin, nguồn lực và các hỗ trợ cần thiết để hoàn thành những công việc quan
trọng, khó khăn.
Quyền lực sẽ gia tăng thông qua các mối quan hệ mạng lƣới chiều dọc cũng nhƣ chiều
ngang bởi vì vị trí và chức năng của một ngƣời trong mạng lƣới. Nói một cách đơn giản, vị trí
càng ở trung tâm so với luồng thông tin đi khắp mạng lƣới và chức năng càng quan trọng so với
95
hiệu quả làm việc của ngƣời khác trong mạng lƣới thì quyền lực sẽ càng gia tăng. Cái nhìn
về quyền lực của tổ chức nhƣ thế đƣợc gọi là ―Ngẫu nhiên chiến lƣợc‖. Trƣờng phái lý thuyết
này cho rằng nguyên nhân của việc phân bố quyền lực không đều là do các đơn vị cũng nhƣ là
các vị trí khác biệt nhau ở khả năng kiểm soát các ngẫu nhiên chiến lƣợc (ví dụ: về bảo mật
thông tin, kiến thức chuyên môn, tài chính) quan trọng đối với hiệu suất công việc của ngƣời
khác. Rất ít các hoạt động quan trọng diễn ra riêng biệt; những gì xảy ra ở bộ phận này ảnh
hƣởng đến việc xảy ra ở bộ phận khác. Do đó, các tác động do hoạt động của một ví trí nào đó
càng lan rộng khắp tổ chức thì cơ sở sức mạnh càng lớn.
Hai khái niệm ―tính trung tâm và tính quan trọng‖ đã rất hữu ích vì chúng cung cấp
những hƣớng dẫn để mở rộng nền tảng quyền lực của bạn theo chiều ngang.
Đầu tiên, phải trở thành nhân vật trung tâm trong mạng lƣới truyền thông rộng nhất. Một
trong những nhầm lẫn lớn nhất mà những ngƣời bắt đầu sự nghiệp nhà quản trị hay mắc phải là
trở nên tự cô lập. Họ cho rằng dẫn đầu trong bộ phận của mình là đủ để trở thành dẫn đầu
trong toàn tổ chức. Kết quả là họ tập trung toàn bộ sức sự vào việc xây dựng mối quan hệ
với những ngƣời đồng nghiệp hiện tại. Nếu bạn nghĩ về tổ chức nhƣ những cấu trúc theo
chiều ngang, bạn sẽ thấy mạng lƣới truyền thông trong một bộ phận trở nên lẻ loi nhƣ thế nào.
Điều quan trọng là phải trở thành nhân vật trung tâm trong mạng lƣới truyền thông của tổ chức
chứ không chỉ của bộ phận. Điều này có thể thực hiện bằng cách đi ăn trƣa với những ngƣời ở
bộ phận khác, đọc báo cáo năm của tất cả các bộ phận, xung phong trong các công việc cần
nhiều bộ phận hợp tác, tìm kiếm các vị trí phải làm việc nhiều với những bộ phân khác.
Thứ đến, tăng tính quan trọng trong công việc của bạn. Một câu hỏi để xác định tầm
quan trọng trong trách nhiệm công việc của bạn là ―Nếu tôi vắng mặt một tuần, tổ chức sẽ gặp
rắc rối gì?‖, Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào nhiều yếu tố: (1) Những ngƣời khác
phụ thuộc vào bạn nhƣ thế nào trong công việc, ( 2) Mức độ đòi hỏi về kỹ năng và các kiến thức
đặc biệt trong vị trí công việc của bạn, (3) Số ngƣời thực hiện cùng công việc nhƣ bạn. Tồn tại
một nguyên tắc: những công việc ―mục đích chung chung‖ thƣờng đƣợc nhiều ngƣời làm, do
đó sẽ có ít quyền lực hơn là những trách nhiệm toàn bộ đố với những chức năng đặc thù đòi
hỏi kỹ thuật cao. Tầm quan trọng của một vị rí cũng có thể đƣơc tăng bằng cách đảm nhận
những chức năng thiết yếu đối với hiệu suất công việc của ngƣời khác, bằng cách giảm đi sự dƣ
96
thừa thông qua cách kết hợp nhiều vị trí, bằng cách gia tăng mức độ kiến thức kỹ thuật cần thiết
để thực hiện công việc.
5.2.2.2. Tính linh hoạt
Một đòi hỏi quan trọng để xây dựng cơ sở quyền lực là mức độ tự do- để thực hiện
đánh giá của chính mình. Một ngƣời không có quyền hạn tự sáng tác, tự đổi mới, tự thể hiện
các sáng kiến, sẽ thấy vô cùng khó khăn để có quyền lực (trừ những tình huống đặc biệt, trong
đó sự tuân thủ quá tỷ mỷ luật lệ sẽ phá vỡ hệ thống nhƣ trong trƣờng hợp sự chậm chạp của
ngƣời kiểm soát không lƣu). Một khái niệm khác của tự đo đó là linh hoạt. Một vị trí linh hoạt
có rất ít các quy định hay các thiết chế hƣớng dẫn cách thức làm công việc. Ngoài ra, khi cần ra
một quyết định không theo lệ thƣờng, không nhất thiết phải có sự đồng ý của nhà quản trị cấp
cao. Tính linh hoạt thƣờng gắn với một số loại nhiệm vụ nhất định, đặc biệt là các nhiệu vụ đa
dạng và có tính đổi mới cao. Những ngƣời đảm nhận các vị trí đó thƣờng đƣợc giao nhiều loại
hoạt động khác nhau, mỗi loại đòi hỏi cần phải có sự đánh giá đáng kể. Công việc càng theo
lối mòn và công việc càng ít thì càng dễ chƣơng trình hoá trƣớc công việc để xóa bỏ nhu cầu để
tự do hoạt động.
5.2.2.3. Khả năng thể hiện
Nếu có năng lực, song năng lực của anh không đƣợc mọi ngƣời nhận ra thì cũng khó có
thể có quyền lực.
Một trong những thƣớc đo của sự nhìn nhận này là số ngƣời mà bạn thông thƣờng
tƣơng tác với họ trong tổ chức. Điều này sẽ giải thích đƣợc tại sao những vị trí hƣớng đến
con ngƣời thƣờng có xu hƣớng nhiều quyền lực hơn là là những vị trí hƣớng đến công việc. Dĩ
nhiên, liên hệ với một vài thành viên nào đó nào đó trong tổ chức thì quan trọng hơn là những
ngƣời khác. Điều quan trọng là vị trí phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp xúc với các lãnh
đạo cấp cao. Có thể thực hiện điều này thông qua việc tham gia vào những chƣơng trình của
công ty hay ở bên ngoài, các cuộc hội họp, hội thảo. Nhiều nghề nghiệp đã khỏi sự rất tốt bằng
một bài báo cáo ấn tƣợng ở một buổi hội thảo hay họp hội đồng quản trị.
Có sự khác biệt rất lớn giữa tính trung tâm (centrality) và tính thể hiện (visibility). Mục
đích của việc trở thành trung tâm của một mạng lƣới giao tiếp rộng là tiếp cận với luồng thông
tin phong phú để bạn có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin của ngƣời khác. Trái lại, từ
97
quan điểm của tính thể hiện, là ở trong một vị trí cho phép bạn tƣơng tác với một số lƣợng
lớn những ngƣời có ảnh hƣởng để gia tăng quyền lực của bạn để làm cho kết quả công việc
của bạn đƣợc công nhận và rõ ràng hơn đối với những ngƣời chịu trách nhiệm phân bổ nguồn
lực (các nhiệm vụ tốt và thăng cấp).
5.2.2.4. Sự phù hợp
Sự phù hợp của một vị trí công việc nào đó chính là mối liên hệ giữa công việc đó với với
hoạt động cạnh tranh chính của công ty. Sự phù hợp cũng có liên quan đến tính quan trọng song
hai từ này khác nhau ở cơ chế sinh ra quyền lực. Trong trƣờng hợp tính quan trọng
(criticality), quyền lực bắt nguồn từ mối quan hệ giữa công việc do một ngƣời nào đó thực
hiện với công việc của ngƣời khác. Khi công việc đó chỉ đƣợc gắn liền duy nhất với một vị
trí trong tiến trình công việc, chính sự duy nhất đó làm cho cá nhân thực hiện công việc trở nên
quan trọng, cốt yếu đối với những ngƣời khác. Trái lại, sự phù hợp hàm ý mối liên hệ giữa
công việc và giá trị đặt ra đối với các hoạt động trong một tổ chức. Ví dụ, hoạt động tạo lợi thế
cạnh tranh. Các vị trí có quyền lực là vị trí mà những cá nhân nắm giữ có mối quan hệ mật
thiết với mối quan tâm sống còn của tổ chức.
98
CHƢƠNG 6: ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY
6.1. Chuẩn đoán những vấn đề thực hiện công việc
Hãy bắt đầu bằng việc xem xét trƣờng hợp về những nhà quản trị với những kỹ năng sắc sảo
để chấn đoán những vấn đề thực hiện công việc. Có những xu hƣớng để những nhà giám sát quy
nguyên nhân thực hiện công việc kém hay thành tích thấp là do động cơ thúc đẩy thấp. Khi nhân
viên không có khả năng đáp ứng những mong muốn về thành tích, nhà giám sát có xu hƣớng đỗ lỗi
kết cục này là do sự nỗ lực thấp- thƣờng thiếu sự quan tâm và cam kết.
Để tránh rơi vào tình trạng đơn giản hóa việc nhận thức những vấn đề sự thực hiện công việc
hoặc những tồi tệ đó, những nhà quản trị cần một mô hình hoặc một hệ thống dẫn dắt tiến trình phân
tích của họ. Những nhà nghiên cứu chuyên sâu về nhiều tổ chức khác nhau (nhƣ Vroom, 1964;
Steers, Porter & Bigley, 1996) đã đƣa ra những công thức tóm lƣợc về sự thực hiện nhiệm vụ nhƣ
sau:
Sự thực hiện = Khả năng * Động cơ (Sự nỗ lực)
Trong đó:
Khả năng = Thái độ * Đào tạo * Các nguồn lực
Động cơ = Kỳ vọng(mong muốn) * Sự cam kết
Theo những công thức này, sự thực hiện công việc là sản phẩm của khả năng nhân với động
cơ thúc đẩy, và khả năng là kết quả của thái độ nhân với quá trình đào tạo và với các nguồn lực, và
động cơ thúc đẩy là kết quả của những mong muốn hay kỳ vọng nhân với sự cam kết. Hàm đa biến
trong công thức này cho rằng tất cả các yếu tố đó đều rất quan trọng. Ví dụ, những công nhân mà có
100% về động cơ thúc đẩy và 75% khả năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ thì thành tích có
thể ở mức độ cao hơn trung bình. Tuy nhiên, nếu những cá nhân chỉ có 10% khả năng cần thiết, thì
không có một động cơ thúc đẩy nào có khả năng cho phép họ thực hiện công việc một cách thỏa
mãn.
Thái độ phụ thuộc vào những kỹ năng và khả năng tự nhiên mà con ngƣời đem đến cho một
công việc. Những điều này liên quan đến khả năng thể chất và trí tuệ, nhƣng với những công việc
đƣợc định hƣớng vào con ngƣời, chúng cũng gồm cả những đặc điểm cá nhân. Phần lớn các khả
năng vốn có thể gia tăng nhờ hoạt động giáo dục và đào tạo. Quả vậy, nhiều điều chúng ta gọi là
khả năng tự nhiên ở những ngƣời trƣởng thành có thể đƣợc thấy trƣớc khi nhìn vào những hoạt động
của họ, bởi họ đã đƣợc thừa hƣởng những kỹ năng quan hệ xã hội của cha mẹ hoặc anh chị lớn hơn
99
trong gia đình của mình. Tuy nhiên, có thể đánh giá đào tạo nhƣ là một phần cấu thành riêng biệt
của khả năng là rất hữu ích bởi nó biểu hiện một cơ cấu quan trọng để cải thiện sự thực hiện công
việc của nhân viên. Khả năng nên đƣợc đánh giá trong suốt tiến trình phối hợp với công việc bằng
cách theo dõi, kiểm tra các ứng viên về những yêu cầu kỹ năng cho công việc. Nếu một ứng viên có
khuyết điểm nhỏ về thái độ công việc nhƣng có nhiều những đặc điểm khác tuyệt vời, thì một
chƣơng trình đào đạo chuyên sâu có thể sẽ làm gia tăng những khả năng để thực hiện công việc.
Định nghĩa của chúng tôi về khả năng là một khái niệm rộng. Chúng tôi đang tập trung vào
khả năng để thực hiện hơn là khả năng của người thực hiện. Vì thế, định nghĩa của chúng tôi liên
quan đến yếu tố thứ ba, một thành phần về trạng thái: nguồn lực tƣơng xứng. Thông thƣờng những
cá nhân đƣợc đào tạo tốt và có nhiều khả năng, đƣợc bố trí vào những ví trí, tình huống mà hạn chế
thành tích công việc. Đặc biệt, họ không đƣợc cung cấp các nguồn lực (kỹ thuật, nhân viên, chính
sách) để thực hiện một cách có hiệu quả những nhiệm vụ đƣợc giao.
Động cơ thúc đẩy miêu tả mong muốn của nhân viên và cam kết để thực hiện và chứng tỏ
những nỗ lực liên quan đến công việc. Một vài ngƣời muốn hoàn thành một nhiệm vụ nhƣng dễ bị
xao nhãng và nản lòng. Họ có mong muốn cao nhƣng thiếu sự cam kết. Một số ngƣời khác thì có sự
cam kết cao nhƣng thiếu những mong muốn, họ lê bƣớc một cách khó nhọc với sự kiên trì ấn tƣợng
nhƣng việc làm của họ thì rất tầm thƣờng.
Ngƣời giám sát phải đƣa ra câu chẩn đoán đầu tiên về thành tích kém của nhân viên là có gốc
từ thiếu khả năng hoặc thiếu động cơ thúc đẩy. Các nhà quản trị cần bốn thông tin để trả lời câu hỏi
này. (Michener, Fleishman, và Vaske, 1976):
1. Mức độ khó khăn của nhiệm vụ đƣợc giao cho cá nhân nhƣ thế nào?
2. Khả năng của nhân viên nhƣ thế nào?
3. Nhân viên có những khó khăn nhƣ thế nào trong nỗ lực hoàn thành công việc?
4. Có những cách nào để cải thiện nhân viên?
Về bốn câu hỏi này, nói chung có khả năng thấp liên quan với những nhiệm vụ rất khó khăn,
khả năng cá nhân thấp toàn diện, bằng chứng của sự nỗ lực mạnh mẽ, và thiếu sự cải tiến qua thời
gian.
Trả lời câu hỏi: ―Điều này là do vấn đề khả năng hay động cơ‖ có những nghiên cứu phân
loại khá rộng về mối quan hệ giữa các nhà quản trị và nhân viên. Nghiên cứu về chủ đề này chỉ ra
rằng những nhà quản trị có xu hƣớng quan tâm đến vấn đề con ngƣời hơn, nếu họ cảm thấy rằng con
100
ngƣời không chủ tâm thực hiện để đạt đƣợc những kỳ vọng, đúng hơn là không thực hiện một cách
hiệu quả không phải là do áp lực không thể kiểm soát bên ngoài. Đôi khi các nhà quản trị thanh
minh sự lựa chọn của họ về một chiến lƣợc ảnh hƣởng mạnh mẽ đối với cấp dƣới nếu cấp dƣới có
một thái độ tồi tệ là hằn học, thù địch đối với ngƣời có quyền hành hoặc thiếu sự cống hiến.
6.2. Thúc đẩy khả năng của các cá nhân
6.2.1. Các dấu hiệu giảm sút khả năng
Các nhà quản trị nên đƣợc báo động về những cá nhân có dấu hiệu giảm sút khả năng. Sau
đây là ba dấu hiệu nguy hiểm cho những vị trí quản lý:
Lẫn tránh trong chuyên môn. Những nhà quản trị bộc lộ những dấu hiệu thiếu khả năng khi
họ xử lý tình huống không dựa vào cơ sở về quản lý mà dựa theo đặc tính chuyên môn của họ.
Điều này thƣờng xuất hiện khi những nhà quản trị tổng quát cảm thấy không an toàn về những
vấn đề diễn ra ở bên ngoài lĩnh vực thành thạo và kinh nghiệm của họ.
Tập trung vào những thành tích trong quá khứ. Một dấu hiệu nguy hiểm khác là đánh giá
giá trị của ai đó trong tổ chức theo những thành tích quá khứ hoặc theo những tiêu chuẩn cũ trƣớc
đây. Một vài chỉ huy kỵ binh trong chiến tranh thế giới lần thứ nhất dựa vào những kiến thức lỗi
thời của mình đã thất bại thảm hại trong chiến tranh đƣợc cơ giới hóa. Nói chung trong các tổ
chức, hình thái lạc hậu này thất bại nhƣờng chỗ cho sứ mệnh của họ trong việc đáp ứng những
điều kiện thay đổi của thị trƣờng.
Cƣờng điệu những khía cạnh của vai trò lãnh đạo. Những nhà quản trị thiếu lòng tin về
khả năng của họ có xu hƣớng phòng thủ. Điều này thƣờng dẫn họ cƣờng điệu về một khía cạnh
nào đó về vai trò quản lý của họ. Nhiều nhà quản trị có thể giao phó hầu hết trách nhiệm của họ bởi
vì họ không cảm thấy thành thạo nữa để thực hiện chúng tốt. Hoặc họ có thể trở thành những nhà
quản trị hành chính cụ thể, xem xét kỹ lƣỡng mọi chi tiết đến mức vƣợt khỏi giá trị thự tiễn. Mặc
dầu những ngƣời khác đã kịch liệt phản đối nhƣng tính tiêu cực của họ không thể thúc đẩy khả
năng sáng mà lại ngăn cản những nỗ lực nhằm thay đổi họ.
6.2.2. Giải pháp cho vấn đề thiếu khả năng
Có 5 công cụ chính hữu dụng để khắc phục những vấn đề thành tích kém nhằm vào thiếu khả
năng: cung cấp lại, đào tạo lại, trang bị lại, phân công lại và sa thãi. Chúng ta sẽ bàn về những điều
này với mục đích để các nhà quản trị xem xét chúng.
101
Một khi nhà quản trị biết chắc rằng thiếu khả năng là nguyên nhân chính của thành tích kém,
họ nên tổ chức một cuộc phỏng vấn kiểm tra để tìm ra những giải pháp này, bắt đầu với việc cung
cấp lại và đào tạo lại.
Cung cấp lại tập trung vào những nhu cầu hỗ trợ công việc, liên quan đến con ngƣời, ngân
sách và các chính sách. Đƣa ra câu hỏi: ―Anh cần gì để thực hiện công việc một cách thỏa mãn?‖
cho phép cấp dƣới bày tỏ sự không thỏa mãn của họ liên quan đến sự hỗ trợ không tƣơng xứng.
Thông thƣờng một xu hƣớng tự nhiên là các cá nhân đổ lỗi cho các nguyên nhân bên ngoài về những
lỗi của họ, các nhà quản trị nên thăm dò những than phiền của thuộc cấp mình về thiếu sự hỗ trợ một
cách chi tiết để xác định tính hiệu lực của những than phiền đó. Thậm chí, nếu nhân viên phóng đại
về những yêu sách của họ, hãy bắt đầu sự thảo luận của bạn về thành tích kém, đƣa ra những dấu
hiệu của bạn sẵn sàng hỗ trợ họ giải quyết vấn đề từ hoàn cảnh của họ hơn là tìm khiếm khuyết từ
hoàn cảnh của họ.
Đào tạo lại những công ty của Hoa Kỳ với hơn 100 nhân viên, đã chi 60,7 tỉ đô la để đào tạo
chính thức khoản 54,5 triệu nhân viên trong năm 1998, gia tăng 26% so với năm 1993. Để cung cấp
sự đào tạo này các công ty đã chi 42 tỉ đô la cho những nhà huấn luyện của công ty và khoản 14,3 tỉ
đô la cho những tổ chức đào tạo. Đây là một khoản phí tổn khá lớn của các công ty Hoa Kỳ, nhƣng
lý do cho những phí tổn này là quá sức rõ ràng. Trƣớc hết, công nghệ thay đổi quá nhanh làm cho kỹ
năng của nhân viên sớm bị lạc hậu. Điều này nói rằng những kỹ sƣ đã tốt nghiệp đƣợc 25 năm sẽ cần
đào tạo lại 8 lần trong 40 năm nghề nghiệp của họ. Thứ hai nhân viên sẽ đƣợc bố trí vào những vị trí
khác nhau trong suốt cuộc đời làm việc của họ và mỗi một vị trí đó cần một sự thành thạo khác biệt
nhau. Cuối cùng, nhân khẩu học thay đổi trong xã hội của chúng ta sẽ dẫn đến một sự gia tăng về lực
lƣợng lao động lớn tuổi. Để các công ty duy trì đƣợc sự cạnh tranh, họ phải ngày càng đào tạo lại đội
ngũ nhân viên già cỗi của mình.
Những chƣơng trình huấn luyện có thể đƣa ra những hình thức khác nhau. Ví dụ, nhiều công
ty đang sử dụng công nghệ máy tính nhiều hơn trong đào tạo. Điều này liên quan đến sự giảng dạy
theo kỹ thuật tƣơng tác và những trò chơi kinh doanh, đƣợc mô phỏng theo những hoạt động của các
nhà quản trị trong các tổ chức, những hình thức truyền thống hơn trong đào tạo nhƣ thiết lập các
chƣơng trình liên kết với các trƣờng đại học, hoặc thảo luận về những tình huống quản trị.
Trong nhiều trƣờng hợp, sự hỗ trợ các nguồn lực và đào tạo lại không đủ khắc phục tình trạng
thành tích kém. Khi điều này xảy ra thì bƣớc tiếp theo nên xem xét cẩn thận, điều chỉnh lại những
102
nhân viên thành tích kém về nhiệm vụ đã phân công cho họ. Lúc này cấp dƣới vẫn duy trì trong
công việc hiện tại, thì cần phân tích những thành phần công việc của họ và các phối hợp khó khăn về
nhiệm vụ và khả năng để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, và cũng cần chú trọng đến việc cung cấp
một việc làm có ý nghĩa và thỏa mãn trong công việc. Ví dụ, một ngƣời phụ tá đƣa ra cách quản lý
về những sự kiện kỹ thuật cho vị trí của giám sát viên trực tuyến (nhà quản trị cấp cơ sở), thì giám
sát viên sẽ có nhiều thời gian rỗi để phát triển nhân viên hoặc phát triển những kế hoạch dài hạn
bộc lộ khả năng quản trị ở những vị trí cao hơn.
Nếu bản mô tả công việc đƣợc duyệt lại mà không vận hành đƣợc hoặc không tƣơng xứng,
thì phƣơng án thứ tƣ là phân công lại cho những nhân viên có thành tích kém hoặc là một vị trí ít
trách nhiệm hoặc ví trí cần ít những kiến thức kỹ thuật hoặc những kỹ năng quan hệ cá nhân. Ví dụ,
một chuyên gia y khoa ở một bệnh viện, ngƣời này nhận thức những khó khăn gia tăng để theo kịp
với những thủ tục y khoa mới nhƣng để chứng tỏ những kỹ năng quản lý họ có thể chuyển sang chức
vụ hành chính thƣờng trực cao hơn.
Giải pháp cuối cùng là sa thãi, nếu việc đào tạo lại và xác định lại những công việc trong
phân công lại nhiệm vụ mà không có kết quả và nếu không có cơ hội để phân công lại trong tổ chức,
thì nhà quản trị nên xem xét sa thãi nhân viên. Nói chung việc này sẽ bị công đoàn, những chính
sách của công ty, lý do thâm niên và những quy định của chính phủ chống đối. Tuy nhiên, thông
thƣờng những ngƣời thành tích kém cố bám chặt ở lại, những ngƣời này có thể không bị sa thãi bởi
vì quản lý chọn bƣớc là phân công (sidestep) những công việc ít đƣợc ƣa thích. Hơn nữa quyết
định đƣa ra xác định những cá nhân này là ―bỏ đi‖, nằm ngoài xu hƣớng của các hoạt động, ở đó họ
không thể gây ra bất kỳ vấn đề gì. Thậm chí, khi hành động này đƣợc thúc đẩy bởi sự quan tâm nhân
đạo, nó thƣờng sản sinh ra kết quả ngƣợc lại. Những hành động bao quanh bảo vệ nhân viên năng
suất thấp do ngƣợng nghịu của việc sa thãi chỉ thay thế sự làm bẽ mặt bằng bản chất bị lờ đi. Hiển
nhiên, sa thãi là một hành động mạnh mẽ không nên khinh suất. Vì vậy, sau khi bốn giải pháp trên
đƣợc tiến hành mà không mang lại kết cục mong muốn nào thì giải pháp này mới đƣợc xem xét.
6.3. Nuôi dƣỡng một môi trƣờng làm việc thúc đẩy
Thành phần thứ hai về sự thực hiện của nhân viên là động cơ thúc đẩy. Trong khi xem xét các
chƣơng trình đào tạo, nhu cầu hỗ trợ cho cấp dƣới và chủ động thuê và phối hợp công việc để đảm
bảo khả năng phù hợp là rất quan trọng, ảnh hƣởng của nhà quản trị trong việc động viên cấp dƣới
103
hằng ngày cũng là vấn đề không kém phần quan trọng. Các nhà quản trị dành khá nhiều thời gian để
tăng cƣờng thúc đẩy các nhân viên của họ.
Một trong những đóng góp ảnh hƣởng mạnh đến sự phát triển về sau của tƣ tƣởng quản trị là
Douglas McGregor (1960) đƣa ra Thuyết X bàn về một phong cách quản lý tiêu biểu cho sự giám sát
chặt chẽ. Giả thiết căn bản của lý thuyết này là, con ngƣời thực sự không muốn làm việc vất vả hoặc
gánh vác trách nhiệm. Vì thế để buộc họ làm việc, các nhà quản trị phải ép buộc, đe dọa, trừng phạt
và giám sát chặt chẽ nhân viên của họ. Ngƣợc lại McGregor cũng đƣa ra Thuyết Y khi xem xét công
nhân. Ông đã diễn đạt một ý nghĩ đối lập rằng, về cơ bản những ngƣời công nhân muốn làm việc tốt
và sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm. Vì vậy, vai trò của các nhà quản lý là hỗ trợ những ngƣời công
nhân để họ đạt đến những tiềm năng của mình bằng cách thúc đẩy họ một cách có hiệu quả. Thật
không may, McGregor đã nhận ra rằng phần lớn các nhà quản trị tán đồng những giả thiết của
Thuyết X về động cơ của công nhân.
Sự thịnh hành theo tƣ duy của Thuyết X, đƣa ra một loạt vấn đề thú vị về động cơ thúc đẩy.
Mục đích của giảng dạy những kỹ năng thúc đẩy cho các nhà quản trị là gì? Những nhà quản trị có
nên nghiên cứu những kỹ năng này để họ có thể giúp đỡ nhân viên đạt đƣợc những tiềm năng của
mình? Hoặc chúng ta đang dạy các kỹ năng này cho các nhà quản trị để họ có thể lôi kéo hiệu quả
hơn những hành vi của nhân viên họ. Đƣơng nhiên những vấn đề này dẫn dắt một khuynh hƣớng
khái quát về những vấn đề mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Giả sử một nhà quản trị cảm
nhận chịu trách nhiệm về việc duy trì mức năng suất nhất định, điều đó có liên quan đến các nhu cầu
và những mong muốn của nhân viên không? Nói cách khác, tinh thần làm việc của nhân viên liên
quan đến năng suất của công ty hoặc là chúng loại trừ nhau?
Nghiên cứu hiện nay, cũng nhƣ những chƣơng trình động cơ thúc đẩy của tổ chức đã tuyên
bố ủng hộ vai trò liên quan đến sự thỏa mãn tinh thần và hiệu suất công việc có thể đồng tồn tại.
Theo hình 6.8 đã chỉ ra, các chƣơng trình không chỉ mà còn tập trong vào gia tăng cả hai là cho
sự thỏa mãn tinh thần của nhân viên và hiệu suất công việc.
Nhấn mạnh vào sự thỏa mãn cao với việc hƣớng vào hiệu suất công việc thấp là biểu hiện
của một quan điểm thiếu trách nhiệm của vai trò quản trị. Những nhà quản trị đƣợc thuê mƣớn để
quan tâm đến quyền lợi của ngƣời chủ. Những nhân viên hiểu đƣợc này có thể chịu trách nhiệm
về kết quả sản xuất một cách thỏa đáng. Những nhà quản trị nhấn mạnh vào sự thỏa mãn loại trừ
hiệu suất sẽ đƣợc coi nhƣ là những ngƣời vui vẻ, nhƣng kiểu quản trị nuông chìu này sẽ làm suy
104
yếu hiệu suất công việc của nhân viên cấp dƣới của mình, bầu không khí câu lạc bộ sẽ hạn chế
hiệu quả.
Nhấn mạnh vào hiệu suất công việc để loại trừ sự thỏa mãn là sự kém hiệu quả nhƣ nhau. Lần
này, thay vì nuông chiều nhà quản trị áp đặt những quy định buộc chấp nhận phải thực hiện công
việc. Trong trƣờng hợp này nhà quản trị ít quan tâm về việc nhân viên cảm thấy về công việc của
mình nhƣ thế nào. Những mệnh lệnh của ông chủ đƣa ra thì nhân viên phải làm theo chúng. Những
nhân viên bị ra lệnh sẽ cảm thấy chán, khổ sở và có thể tìm kiếm một công việc ở công ty của đối
thủ cạnh tranh. Vì thế, sự bóc lột, mệnh lệnh có thể làm gia tăng hiệu suất trong ngắn hạn, nhìn
chung hiệu quả trong dài hạn sẽ bị giảm xuống thể hiện bằng việc gia tăng sự vắng mặt, tốc độ luân
chuyển nhân viên cao, và thậm chí trong một vài trƣờng hợp họ chống đối ngầm phá hoại, bạo lực.
Khi nhà quản trị không quan tâm đến cả nhân viên và hiệu suất công việc, họ đang lờ đi trách
nhiệm của mình. Kết quả của sự bỏ mặc này phản ánh sự thiếu quản lý. Không có một sự lãnh đạo
thực sự, theo nghĩa những nhân viên không nhận đƣợc những quyền ƣu tiên và cả sự định hƣớng. Họ
bị đờ ngƣời ra giữa việc họ không biết làm gì để quan tâm đến con ngƣời và công việc, nhà quản trị
đã không quan tâm đến cả hai. Kết quả là một sự bỏ mặc, nếu điều này cứ tiếp tục, kết cục sẽ đƣa
đến sự thất bại của đơn vị.
Chiến lƣợc động viên hợp nhất liên kết vừa nhấn mạnh vào con ngƣời và hiệu suất công
việc một cách cân bằng. Những nhà quản trị hiệu quả có thể phối hợp những lực lƣợng đang mâu
thuẩn nhau vào trong những chƣơng trình điều phối và hợp nhất. Thay vì, chấp nhận sự hiểu biết
truyền thống, họ cho rằng những lực lƣợng cạnh tranh có thể tiêu diệt nhau, họ lợi dụng sự căng
thẳng giữa những sự kiện đƣợc phối hợp, để đƣa ra những cách tiếp cận sáng tạo. Vì vậy, điều này
có nghĩa rằng cả hai vấn đề con ngƣời và công việc có thể không đƣợc thỏa mãn một cách hoàn
toàn trong từng tình huống đặc biệt. Đƣơng nhiên, một vài việc cân bằng cách yếu tố khác nhau
để đạt đƣợc sự kết hợp tốt nhất xuất hiện đối với những tình huống công việc đang xảy ra. Vì vậy,
trong dài hạn cả hai mục tiêu này nên đƣợc xem xét nhƣ nhau.
Quan điểm hợp nhất về động cơ thúc đẩy cho rằng, trong khi trạng thái cảm xúc hài lòng của
nhân viên về điều họ đang làm và cách họ đƣợc đối xử, thì không thể giảm sút các hoạt động. Sự
quan tâm này không thể làm lu mờ trách nhiệm của quản lý về kết quả hoạt động của nhân viên.
Những nhà quản trị nên ngăn ngừa những cạm bẩy cặp đôi này trong công việc để tạo ra tinh thần
nhân viên cao vì lợi ích của chính các nhân viên hoặc chỉ thúc đẩy đƣợc nhân viên trong những kết
105
Tải về để xem bản đầy đủ
46 trang
06/04/2022
7780
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Phát triển kỹ năng quản trị (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_phat_trien_ky_nang_quan_tri_phan_2.pdf
