Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo - Bài 3: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức - Nguyễn Thị Minh Thu

Download

BÀI 3

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC

NGUYỄN THỊ MINH THU

KNLD - 2017

Quá trình quản lý?

LẬP KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC

LÃNH ĐẠO

KIỂM SOÁT

• Thiết lập

các mục

tiêu và

• Đảm bảo

nguồn lực

để thực

hiện kế

• Đánh thức

lòng nhiệt

tính, tạo

động lực

để làm

• Giám sát,

đánh giá.

Điều chỉnh

hoạt động

>> đảm

phương

thức hành

động thích

hợp để

đạt mục

tiêu

hoạch

việc một

cách tốt

nhất >>

đạt mục

tiêu kế

hoạch

bảo thực

hiện theo

kế hoạch

KNLD - 2017

NỘI DUNG

3.1 Kỹ năng lập kế hoạch

3.2 Kỹ năng tổ chức công việc

KNLD - 2017

3.1 Lập kế hoạch

3.1.7 Nguyên tắc SMART trong

lập KH

3.1.8 Một số công cụ lập KH

3.1.9 Phương pháp 5W1H2C5M

trong lập KH

3.1.10 Một số lưu ý trong lập KH

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch?

3.1.2 Vai trò của việc lập KH

3.1.3 Phân loại KH

3.1.4 Tiếp cận trong lập KH

3.1.5 Quy trình lập KH

3.1.6 Căn cứ cơ bản để xây

dựng KH

KNLD - 2017

Xử lý tình huống?

• Đã khi nào bạn hay đơn vị • Rèn luyện óc tổ chức: Đặt ra

3 câu hỏi Quá khứ - Hiện Tại –

của bạn có rất nhiều việc

cần làm mà không biết nên

bắt đầu từ đâu?

Tương lai gần

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên

công việc

• Xác định việc quan trọng

nhất

• Hãy từ chối nếu quá nhiều

việc

• Điều chỉnh kế hoạch (nếu

cần)

KNLD - 2017

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (1)

•KẾ HOẠCH?

•Là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và nguồn lực

mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu

của tổ chức

•Tập hợp các hoạt động theo trình tự thời gian với

quy mô, địa bàn triển khai cụ thể → Đạt mục tiêu

trong điều kiện nguồn lực và thời gian xác định

>>> Cần phải làm gì? Làm như thế nào? Làm khi

nào? Ai làm?….

KNLD - 2017

3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (2)

• LẬP KẾ HOẠCH?

• Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để

xác định một tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong

muốn cho tổ chức của họ

• Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập

mục tiêu, quyết định chiến lược, chính sách, kế

hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định

• Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa

chọn phương án để đạt được mục tiêu đề ra

KNLD - 2017

3.1.2 Vai trò của việc lập kế hoạch

• Thể hiện phương hướng hoạt động trong tương lai

• Phối hợp tốt giữa các bộ phận, cá nhân trong cùng

đơn vị/ tổ chức: Biết mục tiêu, cách thức để đạt được

mục tiêu >> Dễ thực hiện công việc

• Giảm bất ổn: Lập kế hoạch phải lường trước rủi ro có thể

• Giảm chồng chéo và lãng phí nguồn lực: Khi lập kế

hoạch đã lựa chọn các giải pháp được cho là tốt nhất

• Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra: Kế hoạch – Thực hiện

KNLD - 2017

3.1.3 Phân loại kế hoạch (1)

1) CHIA THEO CẤP ĐỘ KẾ HOẠCH:

• KH chiến lược

• KH tác nghiệp

chiến lược tác nghiệp

Thời gian Dài, ≥ 3 năm Ngắn, ≤ 1 năm

Tiêu chí

Rộng, chung Hẹp, riêng cho

cho tổ chức từng bộ phận

Phạm vi

Mục tiêu Tổng thể Cụ thể, chi tiết

KNLD - 2017

3.1.3 Phân loại kế hoạch (2)

2) CHIA THEO THỜI GIAN:

• KHdài hạn: ≥ 5 năm

3) CHIA THEO MỨC ĐỘ CỤ THỂ:

• KH định hướng: Mang

tính chỉ đạo chung, chưa

xác định rõ mục tiêu

• KH trung hạn: 1 – 5 năm

• KH ngắn hạn: < 1 năm

• KH cụ thể: Xác định rõ

mục tiêu

KNLD - 2017

3.1.4 Tiếp cận trong lập kế hoạch

•Từ trên xuống (Top Down)

•Từ dưới lên (Bottom Up)

•Có sự tham gia (Participatory)

KNLD - 2017

3.1.5 Quy trình lập kế hoạch

1. Phân tích bối cảnh

2. Xác định mục tiêu

3. Xây dựng các phương

án/giải pháp thực hiện

4. Đánh giá, điều chỉnh và lựa

chọn phương án/giải pháp tối ưu

5. Ra bản kế

hoạch

KNLD - 2017

3.1.6 Căn cứ cơ bản để xây dựng kế hoạch

•Chức năng, nhiệm vụ

•Tình hình hiện tại

•Nhu cầu/ Mong muốn

•Khả năng về nguồn lực có thể của kỳ kế hoạch

•Dự đoán thời cơ/cơ hội, nguy cơ/rủi ro của kỳ kế hoạch

•Các ưu tiên khác…

KNLD - 2017

3.1.7 Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch

•Trong kế hoạch, MỤC TIÊU rất quan trọng.

•SMART giúp thể hiện tốt mục tiêu của kế hoạch

• Specific: Cụ thể, rõ ràng để định hướng cho hoạt động

• Measurable: Đo đếm được

• Achievable: Đạt được, vừa sức

• Realistics: Thực tế

• Timebound/ Time: Có thời hạn, thời gian

KNLD - 2017

3.1.8 Một số công cụ lập kế hoạch

•Thu thập thông tin

•Đánh giá thực hiện kế hoạch ở kỳ trước

•Phân tích vấn đề: Cây vấn đề - mục tiêu – giải pháp và

SWOT → Khó khăn, mục tiêu và giải pháp cho kế

hoạch

•Xếp hạng, cho điểm → Nhu cầu, ưu tiên và phương

án giải quyết

KNLD - 2017

3.1.9 Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế

hoạch

1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (why)

2. Xác định nội dung công việc (what)

3. Xác định (where, when, who)

4. Xác định cách thức thực hiện (how)

5. Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (control, check)

6. Xác định nguồn lực thực hiện (man, money, material, machine và

method)

KNLD - 2017

1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

• Trước khi bắt tay vào bất cứ

việc gì, bạn thường tự đặt ra

những câu hỏi gì?

• Tại sao phải làm công việc

đó_Why?

• Ý nghĩa của công việc đó?

• Nếu không thực hiện công

việc đó thì hậu quả là gì?

>>> Giúp xác định mục

tiêu và yêu cầu của công

việc

KNLD - 2017

2. Xác định nội dung công việc

•Nội dung của công việc đó là gì_What?

•Quy trình/các bước để thực hiện công việc đó?

•Sự kế thừa giữa các bước đó theo một trật tự

logic như thế nào?

KNLD - 2017

3. Xác định địa điểm, thời gian và ai đảm

nhiệm

• Địa điểm_Where

• Được thực hiện tại đâu?

• Thời gian_When

• Thực hiện khi nào?

• Thời điểm bắt đầu?

• Thời điểm kết thúc?

• Xác định tính chất quan trọng và khẩn cấp để ưu tiên?

• Ai_Who

• Người nào làm chính?

• Người nào phối hợp?

• Người nào kiểm tra/ giám_Ks_NLá_{D -}t₂?₀₁₇

4. Xác định cách thức thực hiện

•Làm như thế nào_How?

•Cách thức thực hiện từng tiểu mục trong công

việc như thế nào?

•Tiêu chuẩn là gì?

•Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như

thế nào?

KNLD - 2017

Tải về để xem bản đầy đủ

34 trang yennguyen 14660 Free

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo - Bài 3: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức - Nguyễn Thị Minh Thu", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

bai_giang_ky_nang_lanh_dao_bai_3_ky_nang_lap_ke_hoach_va_to.pdf