Bài giảng Giao dịch và đàm phán trong kinh doanh - Chương 10: Tổ chức đàm phán kinh doanh

Giao dịch và đàm phán

trong kinh doanh

1

Chương 10

Tổ chức đàm phán kinh

doanh

2

Chương 10

Tổ chức đàm phán kinh

doanh

I. Tiến trình và những nguyên

tắc cơ bản tổ chức đàm phán

kinh doanh

II. Nghệ thuật mở đầu đàm phán

III. Truyền đạt thông tin trong đàm

phán

3

I. Tiến trình và những nguyên tắc cơ

bản tổ chức đàm phán kinh doanh

1. TiÕn tr×nh c¬ b¶n cña tæ chøc ®µm ph¸n kinh doanh

* T×m hiÓu thùc tÕ:

Trong qu¸ tr×nh t×m hiÓu thùc tÕ, nhµ ®µm ph¸n cÇn hiÓu râ

h¬n vÒ môc tiªu vµ ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña ®èi t¸c

* Gi¶i lao:

Trong khi gi¶i lao, nhãm ®µm ph¸n nªn ®¸nh gi¸ l¹i ®iÓm

m¹nh, ®iÓm yÕu cña m×nh còng nh- cña ®èi t¸c, xem xÐt

l¹i môc tiªu vµ kho¶ng cã thÓ chÊp nhËn

* Gi¶m sù kh¸c biÖt.

Khi c¸c cuéc ®µm ph¸n chÝnh thøc l¹i tiÕp diÔn, nhµ ®µm

ph¸n x¸c ®Þnh mçi vÊn ®Ò, ®-a ra c¸c dÉn chøng thùc tÕ

vµ thuyÕt phôc ®èi t¸c r»ng møc cña m×nh ®-a ra lµ hîp

lý.

* MÆc c¶ døt kho¸t:

MÆc c¶ døt kho¸t liªn quan ®Õn viÖc sö dông thñ thuËt

"hoÆc chÊp nhËn - hoÆc kh«ng".

4

I. Tiến trình và những nguyên tắc

cơ bản tổ chức đàm phán kinh

doanh

2. C¸c nguyªn t¾c cña ®µm ph¸n kinh doanh

> Nguyªn t¾c thø nhÊt: Ph¶i am t-êng ®èi t¸c giao

dÞch ®µm ph¸n

> Nguyªn t¾c thø hai: X©y dùng niÒm tin, thu hót chó

ý, khªu gîi sù quan t©m høng thó cña ®èi t¸c

> Nguyªn t¾c thø ba: LuËn chøng chi tiÕt, lËp luËn s¾c

s¶o, minh chøng cô thÓ dÉn gi¶i râ rµng sÏ lµm

cho ®èi t¸c ®ång ý víi quan ®iÓm, ý kiÕn cña ta

> Nguyªn t¾c thø t-: T¸c ®éng vµo së thÝch vµ lµm tan

mèi nghi ngê cña ®èi t¸c

> Nguyªn t¾c thø n¨m: BiÕn ®æi, chuyÓn ho¸ nhu cÇu

cña ®èi t¸c vµo quyÕt ®Þnh cuèi cïng. Tho¶ thuËn

vµ nhÊt trÝ quyÕt ®Þnh ph¶i trªn c¬ së nhu cÇu vµ

lîi Ých cña nhau

5

I. Tiến trình và những nguyên tắc cơ bản tổ

chức đàm phán kinh doanh

2. C¸c nguyªn t¾c cña ®µm ph¸n kinh doanh

(tiếp)

9 ®iÒu chØ dÉn sau ®©y khi tiÕn hµnh giao dÞch ®µm ph¸n kinh doanh.



Mét: Chó ý nghe ®èi t-îng giao dÞch ®µm ph¸n cho ®Õn cïng



Hai: Kh«ng bao giê ®-îc coi th-êng ý nghÜa vÒ sù thµnh kiÕn cña

®èi t-îng giao dÞch ®µm ph¸n



Ba: Tr¸nh hiÓu lÇm vµ nh÷ng c¸ch gi¶i thÝch sai lÇm. Tr×nh bµy

ph¶i râ rµng, khóc triÕt, ng¾n gän, ®¬n gi¶n vµ dÔ hiÓu



Bèn: H·y t«n träng vµ quý träng ®èi t-îng giao dÞch ®µm ph¸n.

N¨m: H·y hoµ nh·, th©n mËt vµ x· giao lÞch sù

S¸u: Khi cÇn ph¶i gi÷ lËp tr-êng kiªn ®Þnh vµ gi÷ th¸i ®é b×nh

th¶n



B¶y: B»ng mäi c¸ch gióp ®ì cho ®èi t-îng tiÕp thu dÔ dµng luËn

®iÓm vµ ®Ò nghÞ cña ta.



T¸m: H·y sö dông c¸c chiÕn thuËt ®µm ph¸n thÝch hîp

ChÝn: Kiªn ®Þnh thùc hiÖn ý ®å vµ môc tiªu cña m×nh

6

Chương 10

Tổ chức đàm phán kinh

doanh

I. Tiến trình và những nguyên tắc

cơ bản tổ chức đàm phán kinh

doanh

II. Nghệ thuật mở đầu

đàm phán

III. Truyền đạt thông tin trong

đàm phán

7

II. Nghệ thuật mở đầu đàm

phán

1. Môc ®Ých më ®Çu ®µm ph¸n

Më ®Çu ®µm ph¸n cã nh÷ng nhiÖm vô sau:

- TiÕp xóc ®-îc víi ®èi t-îng ®µm ph¸n

- X©y dùng bÇu kh«ng khÝ thuËn lîi cho cuéc

®µm ph¸n

- L«i cuèn sù chó ý

- KÝch thÝch sù quan t©m ®Õn cuéc ®µm ph¸n

- N¾m quyÒn chñ ®éng (nÕu cÇn thiÕt).

8

II. Nghệ thuật mở đầu đàm

phán

2. Ph-¬ng ph¸p më ®Çu ®µm ph¸n

* Ph-¬ng ph¸p lµm dÞu c¨ng th¼ng: Ph-¬ng ph¸p

nµy cho phÐp thiÕt lËp quan hÖ chÆt chÏ víi

®èi t-îng chØ cÇn nãi vµi lêi ch©n thµnh, nång

nhiÖt b¹n cã thÓ ®¹t ®-îc ®iÒu ®ã

* Ph-¬ng ph¸p kiÕm cí (mãc xÝch). Ph-¬ng ph¸p nµy

cho phÐp nªu vÊn ®Ò, sù kiÖn ng¾n gän lµm cí

®Ó liªn hÖ víi néi dung ®µm ph¸n

* Ph-¬ng ph¸p kÝch thÝch trÝ t-ëng t-îng Yªu cÇu

cña ph-¬ng ph¸p nµy lµ nªu mét lo¹t c©u hái

vÒ c¸c vÊn ®Ò cÇn bµn b¹c vµ gi¶i quyÕt

* Ph-¬ng ph¸p më ®Çu trùc tiÕp: Ph-¬ng ph¸p nµy

cã ®Æc ®iÓm h¬i "kh« khan, cøng nh¾c, phï

hîp cuéc ®µm ph¸n ng¾n Ýt quan träng.

9

II. Nghệ thuật mở đầu đàm phán

3. Nh÷ng thñ thuËt vµ quy t¾c më ®Çu ®µm

ph¸n

- Lêi ph¸t biÓu khai m¹c ph¶i râ rµng, ng¾n gän xóc

tÝch.

- Ph¶i gäi tªn ®èi t-îng ®Çy ®ñ khi nãi chuyÖn víi hä.

- Trang phôc, t- thÕ, vÎ mÆt ph¶i phï hîp.

- ThÓ hiÖn th¸i ®é t«n träng nh©n c¸ch ng-êi ®èi tho¹i,

chó ý ®Õn ý kiÕn, nhu cÇu cña hä

- Cã nhËn xÐt ®¸nh gi¸ tÝch cùc vÒ ®Þa ®iÓm ®µm ph¸n,

c¸ch trang trÝ néi thÊt, c¸ch bè trÝ s¶n xuÊt, uy

tÝn, thanh danh trong kinh doanh cña c¬ quan

chñ tr× ®µm ph¸n

- Nh¾c l¹i mét sè t×nh h×nh ®· thay ®æi tõ cuéc ®µm

ph¸n lÇn tr-íc ®Õn nay (nÕu cã).

- §Ò nghÞ mäi ng-êi ph¸t biÓu ý kiÕn, chØ dÉn, khuyªn

nhñ

10

II. Nghệ thuật mở đầu đàm

phán

3. Nh÷ng thñ thuËt vµ quy t¾c më

®Çu ®µm ph¸n

- ph-¬ng ph¸p c¸ nh©n cña chóng ta trong

cuéc ®µm ph¸n

Quy t¾c c¬ b¶n lµ: sö dông ph-¬ng ph¸p nhËp

t©m ®Ó më ®Çu ®µm ph¸n

- Ph-¬ng ph¸p nhËp t©m lµ thÓ hiÖn kh¶ n¨ng

cña ng-êi chñ tr× ®µm ph¸n ®Æt m×nh vµo

®Þa vÞ cña ®èi t-îng ®µm ph¸n nh»m hiÓu

hä s©u s¾c h¬n

11

II. Nghệ thuật mở đầu

đàm phán

4. Khã kh¨n th-êng gÆp trong giai ®o¹n

më ®Çu ®µm ph¸n

4.1. Cã thÓ xuÊt hiÖn th¸i ®é ¸c c¶m,

thiÖn c¶m (Ên t-îng ban ®Çu) tù

nhiªn gi÷a mäi ng-êi

4.2. Thµnh kiÕn vµ ®Þnh kiÕn

12

Chương 10

Tổ chức đàm phán kinh

doanh

I. Tiến trình và những nguyên tắc

cơ bản tổ chức đàm phán kinh

doanh

II. Nghệ thuật mở đầu đàm phán

III. Truyền đạt thông tin

trong đàm phán

13

III. Truyền đạt thông tin trong đàm

phán

1. Môc ®Ých truyÒn ®¹t th«ng tin

Giai ®o¹n truyÒn ®¹t th«ng tin nh»m c¸c môc ®Ých sau:

- Thu thËp tin tøc vÒ c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n, t×m hiÓu nhu cÇu,

®ßi hái, nguyÖn väng cña ®èi t-îng ®µm ph¸n còng nh-

c¬ quan mµ hä ®¹i diÖn.

- Lµm s¸ng tá ®éng c¬, môc ®Ých cña ®èi t-îng ®µm ph¸n

- TruyÒn ®¹t th«ng tin ®· chuÈn bÞ s½n theo kÕ ho¹ch.

- T¹o c¬ së cho viÖc lËp luËn, kiÓm tra tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c

luËn cø then chèt, t¹o nh÷ng ®iÓm tùa trong ý thøc cña

®èi t-îng nh»m sö dông ë c¸c giai ®o¹n ®µm ph¸n tiÕp

theo

- Ph©n tÝch, kiÓm tra lËp tr-êng, quan ®iÓm cña ®èi t-îng ®µm

ph¸n.

- Tuú theo kh¶ n¨ng mµ x¸c ®Þnh s¬ bé ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng

tiÕp theo, gióp cho viÖc th«ng qua quyÕt ®Þnh ®-îc ®¬n

gi¶n, dÔ dµng.

- Tuú theo kh¶ n¨ng mµ x¸c ®Þnh s¬ bé ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng

tiÕp theo, gióp cho viÖc th«ng qua quyÕt ®Þnh ®-îc ®¬n

gi¶n, dÔ dµng.

14

III. Truyền đạt thông tin

trong đàm phán

2. C¬ së cña viÖc truyÒn ®¹t th«ng tin

TruyÒn ®¹t th«ng tin lµ qu¸ tr×nh giao tiÕp

gi÷a chóng ta vµ ®èi t-îng ®µm ph¸n.

Giai ®o¹n truyÒn ®¹t th«ng tin bao gåm c¸c

thµnh phÇn sau:

- Th«ng b¸o nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n, cã môc ®Ých

cho ®èi t-îng ®µm ph¸n.

- §Æt c©u hái

- Nghe ®èi t-îng ®µm ph¸n

15

III. Truyền đạt thông tin

trong đàm phán

3. Kü thuËt truyÒn ®¹t th«ng tin

CÇn ph¶i tù kiÓm tra nghiªm kh¾c vµ cã møc

®é x· giao nhÊt ®Þnh

PhÐp øng xö lÞch sù - §ã lµ th«ng b¸o nh÷ng

tin tøc khã chÞu ë møc ®é võa ph¶i, nÕu

®iÒu ®ã lµ cÇn thiÕt, biÕt c¸ch tù kiÒm

chÕ vµ cÈn thËn trong mäi tr-êng hîp.

Th«ng tin truyÒn ®¹t cho ®èi t-îng ph¶i chÝnh

x¸c, râ rµng, cã néi dung sóc tÝch, trùc

quan vµ ®óng ®¾n vÒ mÆt nghÒ nghiÖp

chuyªn m«n. CÇn ph¶i chó ý ®Æc biÖt

trong viÖc tr×nh bµy ng¾n gän.

16

III. Truyền đạt thông tin trong

đàm phán

4. Quan s¸t ph¶n øng cña ®èi t-îng ®µm ph¸n

Quy t¾c c¬ b¶n lµ: H·y kh«ng rêi m¾t quan s¸t cö

®éng vµ ph¶n øng bªn ngoµi cña ®èi t-îng, sau

®ã h·y nh×n vµo m¾t ®èi t-îng ®µm ph¸n khi hä

tr×nh bµy lËp tr-êng quan ®iÓm cña m×nh.

Trong mäi tr-êng hîp, ®Çu tiªn cÇn ph¶i gi¶i thÝch

kiÓm tra nh÷ng ph¶n øng ®· quan s¸t ®-îc ë

®èi t-îng vµ sau ®ã thay ®æi h-íng nãi chuyÖn

NÕu chóng ta thùc sù mong muèn thuyÕt phôc ®èi

t-îng tin vµo lËp tr-êng, quan ®iÓm ý kiÕn cña

chóng ta th× tr-íc hÕt ph¶i hiÓu ®-îc ®éng c¬,

®éng lùc, tham väng nh»m thóc ®Èy hµnh ®éng

cña hä

17

III. Truyền đạt thông tin trong đàm

phán

th«ng tin

> BÊt kú th«ng b¸o nµo trong qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t th«ng tin ®Òu

mÊt ®i tÝnh râ rµng, toµn vÑn vµ cÊu tróc. CÇn ph¶i tÝnh

®Õn ®iÒu ®ã trong khi ®µm ph¸n.

> Khi thu, nhËn th«ng tin ®Òu cã sù mÊt m¸t (gäi lµ sù t¶n m¸t

th«ng tin).

+ ë ng-êi nhËn cã nh÷ng mÊt m¸t th«ng tin khi nghe tËp

hîp c¸c tõ ®· ®-îc chän läc, ®é mÊt m¸t ®ã tuú thuéc vµo

kü n¨ng nghe vµ tËp trung chó ý cña ®èi t-îng trong qu¸

tr×nh ®ã.

+ MÊt m¸t th«ng tin do hiÓu biÕt th«ng tin gi÷a ng-êi nhËn

vµ ng-êi trao ®æi th«ng tin kh«ng gièng nhau

+ Cuèi cïng ph¶i tÝnh to¸n ®Õn sù mÊt th«ng tin ë ng-êi

nhËn do v« t×nh hay h÷u ý mµ bá qua mét lo¹t ký hiÖu "Bé

läc ý chÝ" gi÷ l¹i mét phÇn th«ng tin

18

III. Truyền đạt thông tin trong đàm phán

§Ó h¹n chÕ mÊt m¸t th«ng tin cÇn chó ý:

rÊt quan träng lµm cho ®èi t-îng dÔ chÞu

- CÇn ph¶i cã gi¶i thÝch ®Çy ®ñ h¬n víi nh÷ng th«ng tin chuyªn m«n

t-¬ng øng, th-êng xuyªn nhí r»ng ng«n ng÷ nãi cã h¹n chÕ,

ch-a hoµn thiÖn, ch-a râ rµng ch-a chÝnh x¸c vµ kh«ng cã ai tri

gi¸c ®iÒu gi¶i thÝch nh- chóng ta hiÓu nã.

- TruyÒn ®¹t th«ng tin cô thÓ d-íi d¹ng ng¾n gän nhÊt, cßn viÖc gi¶i

thÝch cã thÓ réng h¬n.

th«ng tin cho phï hîp víi ®éng c¬ vµ tr×nh ®é th«ng th¹o tin tøc

cña ®èi t-îng.

- Cè g¾ng chuyÓn tõ ®éc tho¹i sang ®èi tho¹i

- T¹o ®iÒu kiÖn cho ®èi t-îng tr×nh bµy sù hiÓu biÕt cña m×nh.

- Chí quªn r»ng chóng ta kh«ng thÝch ai ®ã nãi hµng tiÕng ®ång hå,

hoÆc th-êng xuyªn ng¾t lêi ph¸t biÓu cña ta ®Ó nãi ý kiÕn cña

m×nh.

tin cña chóng ta.

- KiÓm tra chÆt chÏ uy tÝn cña m×nh trong giai ®o¹n truyÒn ®¹t th«ng tin.

Cho phÐp ®èi t-îng b×nh tÜnh ph¸t biÓu ý kiÕn cña m×nh.

19

III. Truyền đạt thông

tin trong đàm phán

5. Nh÷ng khã kh¨n trong

Nh÷ng phÇn tö c¬ b¶n cña giai ®o¹n truyÒn

®¹t th«ng tin

- §Æt c©u hái

- Nghe

- Nghiªn cøu ph¶n øng cña ®èi t-îng

20