Bài giảng Kỹ năng đàm phán - Chương 5: Tổ chức đàm phán thương mại

Chương 5

TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI

1

NHỮNG NGUYÊN TẮC TRONG ĐP

(1) Nguyên tắc thứ nhất: Phải am tường đối tác giao

dịch đàm phán

(2) Nguyên tắc thứ hai: Xây dựng niềm tin, thu hút chú

ý, khêu gợi sự quan tâm hứng thú của đối tác

(3) Nguyên tắc thứ ba: Luận chứng chi tiết, lập luận sắc

sảo minh chứng cụ thể, dẫn giải rõ ràng

(4) Nguyên tắc thứ tư: Tác động vào sở thích và làm

tan mối nghi ngờ của đối tác

(5) Nguyên tắc thứ năm: Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu

của đối tác vào quyết định cuối cùng.

2

Chín điều chỉ dẫn khi tiến hành giao dịch ĐP KD

Một: Chú ý nghe đối tác cho đến cùng

Hai: Không thành kiến với đối tác ĐP

Ba: Tránh hiểu lầm và những cách giải thích sai lầm

Bốn: Tôn trọng và quý trọng đối tác

Năm: Hòa nhã, thân mật, lịch sự

Sáu: Khi cần phải giữ lập trường kiên định, thái độ bình

thản

Bảy: Giúp đối tác tiếp thu dễ dàng luận điểm và đề nghị

của ta

Tám: Sử dụng chiến thuật ĐP thích hợp

Chín: Kiên định thực hiện ý đồ và mục tiêu của mình.

3

5.1. NGHỆ THUẬT MỞ ĐẦU ĐÀM PHÁN

1. Nhiệm vụ của mở đầu đàm phán

- Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán

- Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho đàm phán

- Lôi cuốn sự chú ý

- Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán

- Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết)

Điều đầu tiên nên tránh: Đặt câu hỏi buộc đối tác phản

ứng, tự vệ.

4

2. phương pháp mở đầu đàm phán

Có nhiều cách mở đầu đàm phán

- Phương pháp làm dịu căng thẳng:

Nói vài lời chân thành, nồng nhiệt, động viên,

khen ngợi họ

- Phương pháp kiếm cớ (móc xích):

Nêu vấn đề, sự kiện kinh tế, chính trị, chính sách

ngắn gọn làm cớ để liên hệ với nội dung đàm phán

- Mở đầu trực tiếp: Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ

chức cuộc đàm phán.

5

Tạo không khí đàm phán

- Tạo bầu không khí tin cậy, tôn trọng lẫn nhau,

thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết

- Xây dựng được cảm tình tốt đẹp với đối phương

ngay lần tiếp xúc đầu tiên “ấn tượng ban đầu là quan

trọng nhất”

- Dành một số thời gian nhất định để nói về những

vấn đề không liên quan gì đến đàm phán (nói chuyện

ngoài lề) nhằm tạo một bầu không khí thoải mái,

thuận lợi cho đàm phán.

6

3. Những thủ thuật và quy tắc mở đầu ĐP

Mở đầu đàm phán đúng đắn đòi hỏi phải:

- Miêu tả chính xác mục tiêu đàm phán,

- Giới thiệu, làm quen các thành viên trong đoàn với nhau,

- Người đề xuất,

- Người chủ trì,

- Đề tài/nội dung

- Tuyên bố trình tự các vấn đề cần bàn hoặc giải quyết.

7

- Một số vấn đề nhằm tạo bầu không khí thuận lợi cho

đàm phán

+ Lời phát biểu khai mạc rõ ràng, ngắn gọn súc tích

+ Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ

+ Trang phục, tư thế, vẻ mặt phù hợp

+ Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại

+ Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm phán

lần trước đến nay (nếu có).

8

- Nên sử dụng phương pháp nhập tâm để giới thiệu

- Trong khi bàn luận và trao đổi cần lưu ý:

Khô ng nên nó i

Nên nó i

- “Dù anh khô ng biết điều đó…”

- “Như cá c anh đã biết…”

- “Tất nhiên là anh khô ng biết điều đó..” - “Tất nhiên cá c anh đã rõ …”

-“Có khả năng cá c anh chưa được nghe - Hẳn là cá c anh có nghe nó i về điều

điều đó…”

đó...”

- Kế hoạch mở đầu đàm phán phải tạo điều kiện, khả

năng để tìm hiểu:

+ Ý đồ

+ Nhu cầu

+ Nguyện vọng của đối tác đàm phán.

9

4. Khó khăn thường gặp trong giai đoạn mở đầu ĐP

- Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn tượng

ban đầu) tự nhiên giữa mọi người

- Thành kiến và định kiến

Để khắc phục cần hành động:

+ Bình tĩnh

+ Chín chắn

+ Không vội vàng, hấp tấp.

10

5.2. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN (Giai đoạn thực chất)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá

trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến

hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề hai bên cùng

quan tâm như: Đối tượng mua bán (hàng hóa/dv), số

lượng, chất lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán…,

nhằm đi đến ý kiến thống nhất.

11

1. Đưa ra yêu cầu (đề nghị) và lắng nghe đối tác

Khi đưa ra yêu cầu cần chú ý:

- Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ

- Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản

- Lắng nghe và quan sát đối tác

- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm

phán

- Đừng sử dụng cách nói mềm yếu trong đàm phám. Ví

dụ: “Chúng tôi hy vọng …”, “Chúng tôi mong rằng…”

mà hãy nói: “Chúng tôi cần…”, “Chúng tôi yêu

cầu…”, “Chúng tôi đòi hỏi…”.

12

Trong giai đoạn này cần phải gợi cho đối tác trình

bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời.

Muốn vậy phải:

+ Không cắt ngang lời đối tác

+ Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

+ Chỉ nói khi cần thiết

+ Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói

+ Tránh bị lạc đề.

13

2. Trình bày và thuyết phục

- Giai đoạn này rất quan trọng, dễ đưa đến xung đột.

Không nên ăn thua đủ với đối tác mà hãy bình tĩnh

đưa ra các giải pháp để tìm sự thỏa thuận

- Làm cho đối tác thấy sự bất lợi nếu họ từ chối

thương vụ này

- Trong giai đoạn này người đàm phán nên suy nghĩ:

+ Chiến lược nào mà ta nên sử dụng?

+ Phải làm gì với đối tác để chiến lược này có thể thực

hiện được?

+ Chiến lược thay thế

+ Dùng giải pháp nào để đi đến kết thúc thành công?

14

2. Trình bày và thuyết phục

- Trình bày thuyết phục:

Dùng học thuyết “có và muốn”

Ví dụ: Anh “có muốn” đầu tư sinh lời kay không? Nếu

“muốn” vậy nhận làm đại lý của công ty tôi thì anh sẽ

được như ý. Sau đó trình bày thêm:

+ Đặc trưng của sản phẩm/dịch vụ

+ Sự thuận lợi trong việc mua bán

+ Tạo thành lợi ích thiết thực cho khách hàng.

15

Phương pháp khêu gợi nhu cầu:

Khô ng chỉ bá n phần cứng

Mà cò n bá n phần mềm

-Thức ăn nhanh

-Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, khỏi vất

vả để nấu ăn

- Giày thể thao

-Kem đánh răng

-Trẻ trung, model, thể thao

- Vệ sinh răng, thơm miệng, chắc

răng, chô nhs sâ u răng

- Niềm tin yêu, sự thanh lịch

-Tiện nghi, sự sang trọng

-Bó hoa

-Bộ ghế Salon

Lưu ý trình bày với sự nhiệt tình:

+ Tạo sự chú ý

+ Tạo sự thú vị, lợi ích khi mua bán

+ Mong muốn thỏa mãn, muốn sở hữu

+ Hành động mua.

16

2. Trình bày và thuyết phục

- Xác nhận những điểm tương đồng

- Xác nhận những điểm khác biệt và tôn trọng quan

điểm của các bên

- Xây dựng mối quan hệ hữu nghị trong quá trình

thuyết phục qua:

+ Xưng hô và thái độ chân thành

+ Mắt nhìn vào mắt của khách hàng

+ Nói bằng ngôn ngữ của đối tác (nếu được)

- Tạo niềm cảm thông.

17

3. Nhận và đưa ra nhượng bộ

Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên

các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt

Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước bạn 3 vấn đề sau:

- Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?

- Bạn sẽ cho đi bao nhiêu (mức nhượng bộ)?

- Bạn sẽ nhận được những gì?

18

Đưa ra nhượng bộ có điều kiện

+ Gắn điều kiện vào với nhượng bộ ta sẽ không sợ

bị “mất trắng”, ngăn cản sự đòi hỏi của đối tác

+ Bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được

một cái gì đó đổi lấy nhượng bộ của mình

+ Khi đưa ra nhượng bộ, bạn hãy nêu những điều

kiện trước mà không đưa ra những chi tiết của sự

nhượng bộ.

19

5.3. KỸ NĂNG TRONG ĐÀM PHÁN

1. Kỹ năng nghe trong đàm phán

2. Kỹ năng hỏi trong đàm phán

3. Kỹ năng trả lời trong đàm phán

4. Kỹ năng đàm phán giá

Thách giá cao

Trả giá thấp

Nhượng bộ từ từ, giảm dần.

20