Bài giảng Kỹ năng đàm phán - Chương 1: Khái quát chung về đàm phán

Chương 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN

1.1. KHÁI NIỆM VỀ ĐÀM PHÁN KD

1. Khái niệm

- “Đàm phá n là hành vi và quá trì nh mà trong đó hai

hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về cá c

mối quan tâ m chung và những điểm cò n bất đồng,

để đi đến một thỏa thuận thống nhất”

- Đàm phá n kinh doanh là bàn bạc, thỏa thuận

giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí

hay thỏa hiệp để giải quyết những vấn đề về

kinh doanh có liên quan đến cá c bên.

Đàm phán để làm gì?

Những cuộc ĐP mà bạn thường tham gia:

- Trong công việc hàng ngày?

- Trong cuộc sống hàng ngày?

Kết quả như thế nào?

Kết quả của cuộc đàm phán

- Thắng - Thua/Thua - Thắng

- Thắng - Thắng

- Không kết quả

- Thua - Thua

Làm thế nào để có kết quả Thắng - Thắng?

Các vấn đề rút ra từ khái niệm đàm phán

- Sự tác động lẫn nhau giữa những người

đàm phán thường dưới hình thức mặt đối mặt

- Sự bất đồng:

+ Lợi ích

+ Mục đích hay mục tiêu

+ Sự việc (và cách giải thích/quan điểm)

+ Phương pháp

+ Qui chế

+ …

2. Đặc điểm của đàm phán KD

- Đàm phá n kinh doanh là sự thống nhất giữa hai

mặt mâ u thuẫn “hợp tác” và “xung đột”

- Đàm phá n KD là quá trì nh hai bên khô ng ngừng

điều chỉnh nhu cầu (mục tiêu) của mì nh để đạt

được ý kiến thống nhất.

- Đàm phán kinh doanh không phải là thỏa

mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là

có giới hạn lợi ích nhất định.

B

- Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một

nghệ thuật

Mô hình vòng tròn đàm phán đảm bảo tính

năng động, sáng tạo và mềm dẻo của nhà ĐP.

- Đánh giá một cuộc đàm phá n thành cô ng hay

thất bại dựa trên tiêu chuẩn nào?

Cá c tiêu chuẩn:

+ Mục tiêu

+ Chi phí

+ Quan hệ giữa các bên.

3. Các hình thức đàm phán

- Theo đối tá c: Đàm phá n đối tá c trong nước và

đàm phá n kinh doanh quốc tế

- Theo số lượng cá c bên tham gia: Đàm phá n

song phương, đa phương

- Theo tiến trì nh: Đàm phá n sơ bộ và đàm phá n

chí nh thức

- Căn cứ vào chu trì nh đàm phá n: Đàm phá n

một vò ng, đàm phá n nhiều vò ng.

4. Các phương thức đàm phám

1) Đàm phán qua thư tín

- Hiện nay người ta sử dụng Fax, telex, thư

điện tử thay cho cá ch viết, gửi truyền thống

- Ưu điểm: Cho phé p đàm phá n được nhiều

bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm

phá n. Cá c quyết định đưa ra được câ n nhắc kỹ

lưỡng vì được chuẩn bị trước của một tập thể.

Đòi hỏi kiên nhẫn trả lời thư khá ch hàng

- Hạn chế: Khó kiểm soá t được ý đồ của đối

tá c, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội

KD

- Á p dụng cho cá c hợp đồng đơn giản, có giá

trị khô ng cao, mua hàng của đối tá c.

2) Đàm phán qua điện thoại

- Á p dụng: Để thoả thuận cá c chi tiết nhỏ trong

hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản

với giá trị thấp hoặc khi đàm phá n sơ bộ

- Ưu điểm: Tiết kiệm được thời gian, cho phé p

ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh

chó ng

3) Đàm phá n qua điện tử tin học, đàm phá n qua

cầu truyền hì nh trực tiếp, điện thoại vô tuyến

Điển hì nh là đàm phá n qua Internet

- Ưu điểm: Cho phé p đàm phá n đa phương,

song phương với địa điểm và thời gian trải

rộng toàn cầu

- Hạn chế: Chi phí lớn, tí nh bí mật khô ng cao.

4) Đàm phán trực tiếp

- Là gặp gỡ mặt đối mặt giữa cá c bên để trao

đổi, thoả thuận cá c điều khoản trong hợp đồng

- Ưu điểm: Cá c bên nắm bắt được tâ m lý, cử

chỉ của nhau, cùng tá c động đến nhau để giải

quyết vấn đề. Vấn đề được thảo luận ngay. Đẩy

nhanh được tốc độ giải quyết vấn đề

- Nhược điểm: Chi phí đón tiếp, đi lại, ăn ở cho

đối tá c cao

- Á p dụng: Phù hợp cho đàm phá n ký kết

những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả

thuận chi tiết.

1.2. CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN KINH DOANH

1. Bối cảnh

Gồm tì nh hì nh tài chí nh của đối tá c, vấn đề ưu tiên,

giá cả/chi phí , nhu cầu thực sự và sức é p từ bên

ngoài

Sá ch lược chung là: Giấu kí n bối cảnh của mì nh,

thăm dò bối cảnh của đối tá c

+ Triển khai thăm dò đối tá c sớm

+ Bí mật điều tra

+ Tì m đối tượng để thu thập thô ng tin

+ Quan sá t biểu hiện, hành động nhượng bộ của đối

tá c.

2. Thời gian:

Đàm phá n là một quá trì nh, có khởi điểm và kết

điểm (điểm chết)

+ Phải kiên nhẫn và chịu đựng sức é p của đối tá c

+ Kiềm chế, bì nh tĩnh và biết chớp lấy thời cơ

+ Quyết khô ng cho đối phương biết điểm chết

của mì nh

+ Quan sá t thá i độ của đối tá c trong quá trì nh ĐP

+ Biết trước có lợi thì mới hành động quyết định.

3. Quyền lực

Quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhâ n

ảnh hưởng đến cá c quyết định. Ai cũng có quyền

lực song việc sử dụng nó tùy thuộc vào khả năng

của mỗi người

+ Quyền lực tiềm tàng. Ví dụ: “Không bá n chịu”

+ Quyền lực hợp phá p: bảng giá , cô ng văn,…

+ Quyền lực chuyên mô n, sự hiểu biết

+ Quyền lực truyền thống (quan hệ)

+ Quyền lực hứa hẹn

+ Quyền lực mạo hiểm.

1.3. Các nguyên tắc cơ bản trong ĐPKD

- Đàm phá n là một việc tự nguyện

- Đàm phá n chỉ có thể bắt đầu khi í t nhất có một bên

muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt

được một thỏa thuận mới

- Chỉ xảy ra đàm phá n khi cá c bên hiểu rằng: sự việc chỉ

được giải quyết khi có thỏa thuận chung

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong

đàm phá n

- Một kết cục thành cô ng trong đàm phá n là đạt được

điều mà hai bên đều mong muốn

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thá i độ của những người

tham gia đàm phá n có ảnh hưởng quyết định đến kết

quả đàm phá n.

1.4. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán:

- Ngồi vào bàn ĐP với một cá i đầu đầy định kiến

- Khô ng xá c định được người có quyền quyết định

cuối cùng của phí a đối tá c

- Khô ng xá c định được chí nh xá c thế mạnh của mì nh

là gì

- Ngồi vào bàn đàm phá n với một phương á n duy nhất

- Khô ng biết cá ch nâ ng cao vị thế của mì nh

- Để đối tá c dành thế chủ động trong đàm phá n

- Để vuột khỏi tay quyền ra quyết định

- Vội bỏ cuộc đàm phá n có vẻ như đi vào chỗ bế tắc

- Khô ng chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc

đàm phá n.

1.5. Phong cách ĐPKD

1. Cạnh tranh trong đàm phán

Cá c bên tham gia đàm phá n hoặc mỗi bên đều

hướng về quyền lợi riêng của mì nh, theo đuổi

mục đích bằng cá i giá của phí a bên kia và khô ng

hợp tá c

- Á p dụng:

+ Khi đã xá c định rõ mục tiêu của mì nh và

khô ng thay đổi mục tiêu

+ Khi biết chắc chắn mì nh đúng, mì nh có lý và

khô ng thể khá c được

- Hạn chế: Khô ng duy trì được mối quan hệ lâ u

dài và dễ bị bế tắc trong đàm phá n.

2. Hợp tác trong đàm phán

Cá c bên tham gia đàm phá n cùng làm việc với

nhau để cố gắng tì m ra cá c giải phá p liên kết và

thoả mã n tất cả cá c bên có liên quan

Á p dụng: Khi cá c bên đều có thiện ý và đều

mong muốn tì m ra giải phá p phù hợp với cả hai

bên

- Để tạo dựng mối quan hệ lâ u dài, bền vững, tin

tưởng nhau

- Có nhiều hữu í ch

Nguyên tắc chung của đàm phá n là bắt đầu đàm

phá n bằng phong cá ch hợp tá c.

3. Lẩn tránh khi đàm phán

- Cá c bên tham gia đàm phá n né trá nh vấn đề,

khô ng bộc lộ mục tiêu, ý định và khô ng tỏ rõ

thá i độ

- Á p dụng:

+ Khi gặp vấn đề khô ng quan trọng, những vấn

đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ

+ Khi gặp vấn đề khô ng liên quan đến lợi í ch

của mì nh. Khi đó đối tá c có đưa ra đàm phá n

cũng phải tì m cá ch lờ đi, đánh trống lảng

+ Nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gâ y hậu

quả tiêu cực hơn là lợi í ch của nó

+ Cũng được dùng khi cần làm cho đối tá c

bì nh tĩnh trở lại.