Giáo trình Kỹ năng đàm phán
CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU ĐÀM PHÁN
MỤC ĐÍCH
Sau khi học xong phần này, bạn sẽ:
1. Giải thích được bản chất của đàm phán
2. Phân biệt được đàm phán dựa trên lợi ích và đàm phán dựa trên lập trường
3. Giải thích được năm nguyên tắc để cùng thắng trong đàm phán
4. Mô tả 5 giai đoạn cơ bản của một cuộc đàm phán
1.1Định nghĩa đàm phán
1.1.1 Vì sao phải đàm phán?
Theo bạn, điều gì khiến người ta đã và đang dành nhiều thời gian và công sức
cho các cuộc đàm phán?
Những lý do có thể bao gồm:
• Người ta muốn có được điều mình muốn với mức chi phí hợp lý
• Không có cách nào khác để có được điều mình muốn
• Người ta tin rằng đàm phán có thể mang lại những kết quả tốt hơn
• Giải quyết những đểim bất đồng để đạt được lợi ích chung
•
Để bảo vệ lợi ích của mình
Đàm phán khởi nguồn từ chỗ chúng ta muốn đạt được một điều gì đó hoặc có
được vật gì đó của người khác để thoả mãn nhu cầu của mình. Nhưng chỉ muốn
không thôi thì chưa đủ. Chúng ta bắt đầu nghĩ xem mình sẽ mang cái gì mình có để
đổi lấy điều đó hoặc vật đó. Vật trao đổi đương nhiên phải là thứ có giá trị đối với
bên kia, có thể đáp ứng được nhu cầu nào đó của họ.
Thường thì người ta không thống nhất được với nhau ngay về cách thức trao
đổi. Nguyên nhân là do những khác biệt về quan điểm, những lợi ích đối lập (chẳng
hạn như người mua muốn giá thấp, người bán muốn giá cao). Đàm phán chính là để
xác định một phương thức trao đổi mà các bên cùng chấp nhận. Như vậy, lý do cơ
bản khiến người ta đàm phán là để thoả mãn nhu cầu của mình một cách tốt nhất có
thể được.
1.1.2 Định nghĩa:
Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi
ích xung đột, cùng nhau tìm ra và thống nhất một giải pháp để giải quyết vấn đề
Đàm phán là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của tất cả các
bên liên quan. Các bên tham gia đàm phán vì họ muốn vấn đề được giải quyết và tin
rằng đàm phán có thể giúp họ đạt được nhiều lợi ích hơn.
“Cùng có lợi” là yếu tố cốt lõi của đàm phán. Một số người đàm phán cho
rằng mục tiêu quan trọng nhất của họ là lợi dụng những sơ hở của đối tác. Làm như
vậy là tự chuộc lấy thất bại vì nếu quyền lợi của một bên đàm phán không được
quan tâm, bên đó sẽ rút lui. Mặc dù, trong quá trình đàm phán, các bên luôn tìm
cách để bảo vệ quyền lợi của mình, đàm phán không phải là một cuộc cạnh tranh.
Mục đích của các bên khi tham gia đàm phán là để thoả mãn nhu cầu của mình một
cách tốt nhất chứ không phải là bảo vệ lập trường hay chiến thắng đối tác. Điều này
có nghĩa là trong đàm phán chúng ta muốn kết quả tốt nhất cho bản thân nhưng
không phải nhằm đánh bại đối tác, chúng ta theo đuổi lợi ích của mình và các đối
tác khác cũng vậy.
Mỗi bên đối tác khi bước vào đàm phán đều đặt ra những mục tiêu cho mình.
Giá cả đương nhiên là một mục tiêu quan trọng nhưng không phải là mục tiêu duy
nhất. Vì thế, nếu các bên đàm phán có thể thống nhất được một giải pháp thì tất cả
các bên có liên quan ít nhiều đều có được lợi từ giải pháp đó. Nếu giải pháp đạt
được là do sự thiếu hiểu biết của một bên (hoặc do bị lừa gạt) thì giải pháp đó
không bền vững và hai bên đàm phán không thể có mối quan hệ lâu dài.
Trên thực tế, chúng ta vần gặp những cuộc đàm phán trong đó các bên tham
gia cạnh tranh với nhau để giành chiến thắng và kết quả là thoả thuận đạt được chỉ
mang lại lợi ích cho một (hoặc một số) bên. Điều này thường xảy ra khi các bên
đàm phán không quan tâm đến mối quan hệ hợp tác lâu dài, hoặc một vài đối tác
đàm phán không có thời gian hay cho rằng kết quả đàm phán không quan trọng lắm
nên sẵn sàng nhượng bộ. Nhưng ở đây chúng ta chỉ xem xét những cuộc đàm phán
có các đặc điểm sau:
Các bên tham gia đều muốn bảo vệ mối quan hệ hợp tác lâu dài
Các bên tham gia sẵn sàng dành thời gian cho đàm phán
Kết qủa đàm phán có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên tham
gia
Đàm phán là cách hoá giải những xung đột lợi ích, những khác biệt về quan
điểm thông qua một giải pháp được tất cả các bên chấp nhận
1.2 Đàm phán trên lập trường và đàm phán trên lợi ích
1.2.1 Đàm phán trên lập trường:
Đàm phán trên lập trường, các bên đàm phán chỉ tập trung vào những mâu
thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau những mâu thuẫn đó: nhu
cầu thực sự. Kết qủa là các bên không tìm ra được cách giải quyết sáng tạo, có thể
đáp ứng được nhu cầu của tất cả các bên. Ngoài ra cách tiếp cận này khiến cuộc
đàm phán mang tính cạnh tranh và nó ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa các bên.
Nếu chỉ nhìn vào mâu thuẫn lập trường, hẳn bạn cũng nhận ra rằng không có
giải pháp nào có thể thoả mãn nhu cầu của cả hai bên. Để có thể tìm ra một giải
pháp như vậy, hai bên đàm phán cần chú trọng vào nhu cầu thực sự đằng sau mỗi
lập trường – nghĩa là lợi ích chứ không phải sự đối lập về lập trường.
1.2.2 Đàm phán dựa trên lợi ích
Câu chuyện trái cam dưới đây là ví dụ điển hình cho đàm phán dựa trên lợi
Hai chị em nhà nọ tranh nhau một trái cam, người mẹ phải đứng ra phân xử.
ích
Bà hỏi từng đứa con vì sao nó muốn trái cam. Đứa chị nói muốn lấy vỏ cam để cắt
thành hình bông hoa. Đứa em nói muốn uống nước cam. Bà mẹ liền gọt quả cam,
lấy vỏ đưa cho đứa lớn và vắt nước đưa cho đứa nhỏ.
Nếu người mẹ chỉ giải quyết đơn giản là cắt trái cam ra làm hai phần bằng
nhau thì cả hai đứa trẻ đều không hài long (đứa nào cũng muốn được cả trái cam) và
lợi ích mà chúng nhận được cũng ít hơn. Nhờ hiểu đúng mong muốn của từng đứa
con mà bà mẹ đã có cách giải quyết “vẹn cả đôi đường”.
Như vậy, bằng cách tập trung vào những nhu cầu thực sự (lợi ích cốt lõi), giải
quyết những vấn đề thực sự chúng ta có thể tìm ra nhiều giải pháp khác nhau cho
những mâu thuẫn về lập trường. Đó chính là nguyên tắc của đàm phán dựa trên lợi
ích và cũng là cơ sở để tất cả các bên cùng thắng trong đàm phán
Mặc dù đàm phán dựa trên lợi ích sẽ đem lại kết quả tốt hơn cho tất cả các bên
đàm phán, phương pháp này khó thực hiện hơn so với đàm phán dựa trên lập trường.
Nó đòi hỏi người đàm phán phải tìm hiểu những nhu cầu thực sự đằng sau lập
trường của đối tác, phải tìm ra những giải pháp sang tạo mang lại lợi ích cho tất cả
các bên, phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác…Không phải tất cả các
cuộc đàm phán đều đáng để người đàm phán nỗ lực như vậy!
Đàm phán dựa trên lập trường, vì thế, có thể phù hợp trong những trường hợp
sau:
• Kết quả đàm phán không quan trọng lắm đối với người đàm phán: nếu
bạn đi mua vài đồ dùng văn phòng phẩm như bút chì, kéo, dao cắt giấy
thì chẳng nên tốn công sức để tìm hiểu nhu cầu thực sự của người bán
• Vấn đề đàm phán không phức tạp: nếu bạn cần phải thống nhất với nhà
cung cấp về khối lượng tối thiểu của một đơn đặt hàng thì chẳng nên
nỗ lực phân tích mong muốn của nhà cung cấp
• Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác đàm phán là
không quan trọng: nếu đối tác đàm phán không phải là một khách hàng
quan trọng hay giao dịch chỉ diễn ra một lần, có thể bạn không cần phải
quan tâm nhiều đến việc tìm những giải pháp nhằm thoả mãn lợi ích
của cả hai bên.
1.1.3 Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích
Đàm phán là quá trình các bên cùng nhau tìm cách hoá giải những xung đột
lợi ích. Để quá trình đàm phán gặt hái kết qủa tốt đẹp, các bên cần áp dụng những
cách thức xử lý xung đột hợp lý. Dưới đây là năm kỹ thuật xử lý xung đột thường
gặp:
Lảng tránh: cố ý không đề cập đến một xung đột một lợi ích nào đó để
hạn chế ảnh hưởng của nó.
Cạnh tranh: nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công
lợi ích của đối tác đàm phán, không chấp nhận nhượng bộ
Nhượng bộ: chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng
cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân
Thoả hiệp: các bên đàm phán cùng chấp nhận giảm bớt một phần lợi
ích của bản thâm
Hợp tác: các bên đàm phán tìm cách để bảo đảm lợi ích của nhau một
cách tốt nhất
Các kỹ thuật xử lý xung đột đều có những ưu điểm và nhược điểm. Sử dụng
kỹ thuật nào phải tuỳ thuộc vào tình chất cũng như bối cảnh cụ thể của xung đột.
- Lảng tránh phù hợp với những xung đột lợi ích nhỏ, lợi ích đó không phải là
một mục tiêu quan trọng. Lảng tránh cũng thích hợp với những xung đột mà bạn
cho rằng lợi ích đem lại không đủ bù đắp chi phí để giải quyết (thời gian, công sức,
mối quan hệ,…) hay những xung đột mà bạn biết là không thể giải quyết được.
- Cạnh tranh dễ gây ra bế tắc, không giải quyết được vấn đề hoặc ảnh hưởng
xấu đến mối quan hệ lâu dài. Nên sử dụng chiến thuật cạnh tranh một cách thận
trọng. Bạn có thể sử dụng chiến thuật này trong những trường hợp “tự vệ” khi đối
tác muốn khai thác những điểm yếu của bạn để gây sức ép và lợi ích đó rất quan
trong đối với bạn.
- Nhượng bộ là cách ứng xử tốt nhất khi bạn nhận ra rằng xung đột đó đang
tạo ra một trở ngại không thể vượt qua được và nó có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm
phán. Nhượng bộ là cần thiết khi bạn biết rằng yêu cầu của mình có phần không
hợp lý. Nhượng bộ cũng phù hợp khi bạn muốn giảm căng thẳng cho cuộc đàm
phán và khi xung đột đó không nghiêm trọng
- Thoả hiệp được sử dụng để giải quyết những xung đột lợi ích do mục tiêu
của các bên hoàn toàn đối lập. Khi đó các bên phải tìm ra một điểm để trung hoà lợi
ích. Có lẽ thoả hiệp là cách tốt nhất cho những cuộc thương lượng về giá cả.
- Hợp tác thường phù hợp với những xung đột lợi ích phức tạp, lợi ích đó có ý
nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên. Hợp tác đòi hỏi sự cam kết của tất cả các
bên liên quan và thời gian để tìm kiếm giải pháp.
Các bên đàm phán thường có nhiều mục tiêu và vì thế có nhiều xung đột lợi
ích. Thoả mãn tất cả các lợi ích dường như là một điều quá lý tưởng. Các bên cần
xác định mục tiêu nào là quan trọng và mục tiêu nào có thể hy sinh, nhờ đó có thể
sử dụng linh hoạt các kỹ thuật xử lý xung đột khác nhau. Có những lợi ích phải kiên
quyết bảo vệ, có những lợi ích có thể nhượng bộ. Có như vậy đàm phán mới có thể
thành công được.
1.1.4 Các giai đoạn của một cuộc đàm phán
Một cuộc đàm phán thường bao gồm 5 giai đoạn cơ bản sau:
Chuẩn bị: trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định
rõ mục tiêu của mình dựa trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và
những gì mình thực sự cần. Sau đó, các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin
cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm
phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn
chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian,
lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, chuẩn bị tài liệu.
Trao đổi thông tin: trong giai đoạn này, các bên đàm phán trao đổi thông
tin liên quan đến tình huống đàm phán, xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau,
thăm dò xem đối tác quan tâm đến điều gì và dự đoán kết quả đàm phán.
Giai đoạn này đòi hỏi những người đàm phán phải có kỹ năng lắng nghe
và quan sát đối tác tốt. Trong giai đoạn này, những người đàm phán cũng
cần suy nghĩ một cách linh hoạt.
Đưa ra đề nghị: đây là giai đoạn mà các bên đàm phán đưa ra đề nghị để
thăm dò phản ứng của đối tác. Những người đàm phán sẽ đặt câu hỏi để
làm rõ đề nghị của đối tác, tóm tắt những thông tin đã nhận được và đáp lại
bằng một đề nghị phù hợp với nhu cầu của đối tác. Giai đạon này có vai
trò tạo bối cảnh cho việc thương lượng diễn ra sau đó.
Thương lượng: các bên xem xét lý lẽ và kết quả mà đối tác mong muốn
trong tương quan với kết quả mà mình mong muốn. Giai đoạn này cũng
diễn ra việc trao đổi lợi ích, một bên đề nghị các bên kia đáp ứng nhu cầu
của mình và đổi lại họ sẽ đáp ứng nhu cầu của các bên kia – “Nếu
ông…chúng tôi sẽ…và chúng ta sẽ đạt được thoả thuận”.
Kết thúc: trong gian đoạn thương lượng, các bên đã thống nhất được với
nahu về những vấn đề chính, trong giai đoạn này các bên sẽ tổng kết lại
toàn bộ những kết quả đã đạt được và tìm cách giải quyết một số vấn đề
vướng mắc còn lại. Sau đó, một bên đàm phán sẽ đưa ra đề nghị cuối cùng.
Nếu đề nghị cuối cùng được chấp thuận, các bên tiến hành ký kết hợp
đồng. Ngược lại, cuộc đàm phán kết thúc mà không đạt được thoả thuận
nào.
TÓM TẮT
• Mặc dù mâu thuẫn lập trường có vẻ như là điểm khởi đầu của các cuộc
đàm phán. Lý do thúc đẩy người ta tìm đến với các cuộc đàm phán chính
là để tìm cách thoả mãn nhu cầu nào đó một cách tốt nhất
•
Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi
ích xung đột, cùng nhau tìm ra và thống nhất một giải pháp để giải quyết
vấn đề
• Cùng có lợi là yếu tố cốt lõi của đàm phán. Thoả thuận đạt được thông qua
đàm phán ít nhiều đều phải mang lại lợi ích cho các bên có liên quan
•
Đàm phán trên lập trường chỉ tập trung giải quyết mâu thuẫn lập trường
trong khi đàm phán trên lợi ích tập trung tìm kiếm giải pháp thoả mãn
những nhu cầu thực sự của các bên. Đàm phán trên lợi ích vì thế tập trung
tìm hiểu nhu cầu thực sự của các bên đằng sau lập trường của họ.
• Năm kỹ thuật xử lý xung đột cơ bản là lảng tránh, cạnh tranh, nhượng bộ,
thoả hiệp và hợp tác. Các kỹ thuật này cần được sử dụng một cách linh
hoạt trong quá trình đàm phán, tuỳ thuộc vào bối cảnh đàm phán và bản
chất của mỗi xung đột lợi ích.
• Một cuộc đàm phán thường bao gồm 5 giai đoạn cơ bản là chuẩn bị, trao
đổi thông tin, đưa ra đề nghị, thương lượng và kết thúc.
CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
MỤC ĐÍCH
Sau khi học xong phần này bạn sẽ:
1. Xác định được các mục tiêu đàm phán một cách rõ ràng
2. Liệt kê được các thông tin cần tìm hiểu về đối tác đàm phán và cách thu
thập các thông tin đó.
3. Nhận biết được một số chiến thuật đàm phán thường sử dụng
4. Mô tả được cách thành lập một đoàn đàm phán và các vai trò khác nhau
của những người tham gia đàm phán
2.1 Vì sao đàm phán không thành công?
Đàm phán thường thất bại vì các nguyên nhân sau:
•
Đặt mục tiêu không khả thi
• Xác định sai mục tiêu
• Mất định hướng trong quá trình đàm phán
• Không có hoặc thiếu thông tin về đối tác đàm phán
• Thiếu thông tin cần thiết
Có thể có nhiều nguyên nhân khác nữa, nhưng hẳn bạn cũng đồng ý rằng một
nguyên nhân cơ bản nhất là người đàm phán chưa chuẩn bị chu đáo cho cuộc đàm
phán.
Điều kiện cần cho cuộc đàm phán thành công là chuẩn bị. Nếu bạn có nhiều
thông tin hơn đối tác đàm phán, bạn có nhiều cơ hội đạt mục tiêu hơn. Trước khi
ngồi vào bàn đàm phán, bạn cần:
• Xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì?
• Tìm hiểu thông tin
• Xác định phương án thay thế tốt nhất cho đàm phán
• Nắm bắt được thông tin cần thiết về đối tác đàm phán
• Chuẩn bị được một chiến lược đàm phán rõ rang với các chiến thuật cụ
thể
• Xác định được nơi đàm phán phù hợp
• Chuẩn bị chương trình đàm phán chi tiết
2.2 Xác định mục tiêu
Do công việc kinh doanh phát triển nhanh, công ty tư vấn Phương Chi dự
định sẽ mở rộng quy mô hoạt động vào đầu năm tới. Việc mở rộng quy mô đòi hỏi
công ty phải có văn phòng rộng rãi hơn. Hương được giao nhiệm vụ tìm thuê một
văn phòng khác.
Nếu bạn là Hương, bạn sẽ làm gì để thực hiện nhiệm vụ này?. Có thể bạn cho
rằng Hương cần lậ danh sách những đơn vị cho thuê văn phòng, tìm hiểu thị trường,
thăm dò giá cả, tìm kiếm đối tác đàm phán…
Đó là những việc mà Hương sẽ phải làm, nhưng trước tiên Hương cần hiểu
rõ nhu cầu của công ty. Không hiểu rõ nhu cầu, người đàm phán sẽ không có định
hướng cho việc tìm kiếm. Hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định
mục tiêu đàm phán.
2.2.1 Xác định nhu cầu
Chúng ta đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó. Vì vậy, người đàm
phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Trên thực tế, chúng ta thường hay bị lẫn lộn
giữa những điều mình cần với những điều mình muốn. Cách đơn giản nhất để phân
biệt nhu cầu thực sự với những mong muốn là đặt câu hỏi “Tại sao?”. Hỹa tự hỏi tại
sao bạn mong muốn một kết quả cụ thể nào đó và đánh giá xem lý do đó có liên
quan đến nhu cầu thực sự như thế nào?
Trở lại tình huống đi thuê văn phòng của công ty Phương Chi, giám đốc cho
Hương biết ông cần một văn phòng rộng khoảng 200m2, nằm ở trung tâm trong
vòng bán kính 2 km, có thang máy, hợp đồng 5 nă, có chỗ để xe cho khoảng 50
nhân viên và khách hàng, giá thuê khoảng 2.000USD/tháng. Tìm hiểu lý do của
những yêu cầu này, Hương xác định được nhu cầu thực sự của công ty như sau:
Mong muốn
Diện tích 200m2
Nhu cầu
- Đáp ứng nhu cầu hiện tại đồng thời chuẩn
bị cho nhu cầu phát triển trong 5 năm tới
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Vị trí: Trung tâm, bán kính 2 km Thuận tiện cho khách hàng
Có thang máy
Thuận tiện cho khách hàng
- Ổn định
Hợp đồng 5 năm
- Tiết kiệm chi phí
Có chỗ để xe cho 50 nhân viên - Thuận tiện cho khách hàng
và khách hàng
- Thuận tiện cho nhân viên
Giá thuê 2.000USD/tháng
Tiết kiệm chi phí
Nhận mặt bằng trước tháng 10
Ước tính cần có 2 tháng để trang trí nội thất
cho văn phòng mới. Công ty phải chuyển
sang văn phòng mới vào đầu năm tới
Hiểu đúng nhu cầu thực sự sẽ giúp việc tìm kiếm văn phòng của Hương dễ
dàng hơn nhiều vì Hương có thể linh hoạt hơn. Thay vì đi tìm văn phòng đáp ứng
tất cả những yêu cầu trên, cô có thể cân nhắc một văn phòng không đáp ứng điều
kiện về chỗ để xe nếu văn phòng đó nằm cạnh một bãi giữ xe công cộng lớn (vì cả
hai phương án đều đảm bảo đáp ứng nhu cầu “thuận tiện cho khách hàng và cho
nhân viên”) hoặc một toà nhà không có thang máy nếu mặt bằng thuê nằm ở tầng
trệt
Tóm lại, xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán:
• Không mất định hướng trong quá trình đàm phán
• Linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu
2.2.2 Xác định các phạm vi đàm phán
Thật là lý tưởng nếu tất cả các mong muốn đều được đáp ứng. Tuy nhiên,
trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi những mong
muốn của đối tác đàm phán. Đàm phán là quá trình thương lượng và trao đổi lợi ích:
bên A đáp ứng mong muốn của bên B để đổi lại bên B sẽ đáp ứng mong muốn của
bên A. Bạn cần chuẩn bị để trao đổi.
Chuẩn bị trao đổi nghĩa là bạn phải xác định được mức độ nhượng bộ trong
mỗi mong muốn và những mong muốn nào bạn có thể hy sinh, những mong muốn
nào thì không. Để làm được điều đó, bạn cần:
• Xác định phạm vi cho các mong muốn của mình
• Phân loại các mong muốn
Xác định phạm vi cho các mong muốn là xác định giới hạn trên và giới hạn dưới.
Bạn sẽ ngưng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó. Mong muốn về văn phòng mới
của công ty Phương Chi có thể được thể hiện như sau:
Mong muốn
Diện tích
Vị trí
Tối thiểu
180 m2
Cách trung tâm Cách trung tâm bán
bán kính 4km kính 2km
Lý tưởng
Tối đa
220m2
200m2
Có thang máy
Không có thang Có thang máy
máy thì văn phòng
phải ở lầu 1
Thời hạn hợp đồng 3 năm
5 năm
10 năm
Chỗ để xe
Không có, nhưng 50
gần bãi xe công
cộng
Giá thuê
2.000USD/tháng
Tháng 10
2.200USD/tháng
Tháng 8
Thời gian nhận Giữa tháng 10
mặt bằng
Các mong muốn có thể được chia làm 3 loại:
• Thiết yếu: những mong muốn nhất định phải được đáp ứng
• Quan trọng: những mong muốn cần được đáp ứng
•
Có thì tốt: những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng
nhiều
Hiểu rõ lý do của các mong muốn sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại được các
mong muốn. Công ty Phương Chi đã phân loại các yêu cầu như sau:
Thiết yếu
Diện tích
Thời điểm bàn giao mặt bằng
Thời hạn thuê hợp đồng
Quan trọng
Có thì tốt
Giá thuê
Vị trí
Có thang máy
Có chỗ đậu xe cho nhân viên và khách hàng
Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu
sẽ rất khác nhau với các doanh nghiệp khác nhau. Đối tác đàm phán của bạn cũng
có những yêu cầu và cũng phân loại chúng. Yêu cầu của người có văn phòng cho
thuê có thể như sau:
Thiết yếu
Đạt được thỏa thuận giá cho thuê tối đa
Thỏa thuận lại giá thuê hàng năm
Lĩnh vực kinh doanh của khách hàng phù hợp
Quan trọng
Có thì tốt
Báo trước 6 tháng nếu thanh lý hợp đồng trước thời hạn
Hợp đồng thuê dài hạn
Thanh toán vào đầu tháng
Như vậy, mục tiêu của Hương là tìm thuê văn phòng với những điều kiện
sau:
Mong muốn
Diện tích
Tối thiểu
180 m2
Lý tưởng
200m2
Tối đa
220m2
Thời gian nhận Giữa tháng 10
mặt bằng
Tháng 10
Tháng 8
Thời hạn hợp đồng 3 năm
Giá thuê
5 năm
10 năm
2.000USD/tháng
2.200USD/tháng
Vị trí
Cách trung tâm Cách trung tâm bán
bán kính 4km kính 2km
Có thang máy
Không có thang Có thang máy
máy thì văn phòng
phải ở lầu 1
Chỗ để xe
Không có, nhưng 50
gần bãi xe công
cộng
Bây giờ, Hương đã có một mục tiêu cụ thể, nhưng mục tiêu đó xuất phát từ
nhu cầu của công ty, nó có thể không khả thi. Hương cần phải đặt chúng trong bối
cảnh thị trường thực tế, vì vậy, bước tiếp theo cô cần tìm hiểu thị trường, về lĩnh
vực mà cô cần phải đàm phán.
2.3 Thu thập thông tin:
Thông tin sẽ mang đến cho bạn những lợi thế trong quá trình đàm phán, bạn
sẽ đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra.
Càng có nhiều thông tin về lĩnh vực đàm phán, bạn càng tự tin hơn.
Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán. Không có thông
tin bạn sẽ ở trong tình thế bất lợi.
Để chuẩn bị cho cuộc đàm phán của mình, bạn cần biết thông tin về giá cả,
nhà cung cấp, người mua, cung và cầu, những yêu cầu của bạn có khả thi không,
những nhà cung cấp hoặc đối tác nào có thể đáp ứng yêu cầu của bạn,…Những kết
quả quan trọng mà việc thu thập thông tin thị trường cần đạt được là:
•
Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu
• Lựa chọn được một (hoặc một vài) đối tác đàm phán: chẳng hạn như tòa
nhà đối diện đang có một văn phòng trống, một khu văn phòng cho thuê
sẽ hoàn công vào tháng sau.
• Xác định được các phương án khác nhau có thể thỏa mãn nhu cầu của
bạn: luôn có nhiều cách khác nhau để thỏa mãn một nhu cầu nào đó.
Ngoài giải pháp thuê một văn phòng khác rộng rãi hơn, các giải pháp
khác cho nhu cầu mở rộng văn phòng của Phương Chi có thể là thuê kho
để chứa đồ và thiết kế lại văn phòng hiện tại, mở thêm một chi nhánh
khác trong cùng thành phố.
Khi thu thập thông tin thị trường cho các cuộc đàm phán, có rất nhiều nguồn
thông tin hữu ích mà bạn có thể thu thập, bao gồm:
Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng
Công ty Phương Chi có thể tìm kiếm các bài báo bàn về thị trường văn
phòng cho thuê trong thời gian gần đây. Những tòa nhà nào được đánh giá tốt,
những tòa nhà nào có vị trí đẹp, và cả những tranh chấp liên quan đến hợp đồng
thuê văn phòng,…Thông tin quảng cáo cũng là nguồn tin bạn cần tham khảo.
Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới
Công ty Phương Chi có thể lập danh sách những đơn vị có văn phòng cho
thuê trong thành phố và đề nghị họ cho biết giá cả và điều kiện thuê
Kinh nghiệm của những người bạn
Những người bạn của công ty Phương Chi (nhà cung cấp, bạn hàng, nhân
viên,…) có thể chia sẻ kinh nghiệm của họ trong việc đi thuê văn phòng, cung cấp
những địa chỉ đáng tin cậy.
Kết quả của quá trình thu thập thông tin thị trường là bạn xác định được
những giải pháp khác nhau để thỏa mãn mong muốn, những đối tác đàm phán thích
hợp. Bạn cũng sử dụng những thông tin thu thập được để điều chỉnh lại những
mong muốn của mình cho hợp lý.
Tìm hiểu thị trường văn phòng cho thuê Hương được biết giá thuê văn phòng
ở khu trung tâm là khoảng 12-15 USD/m2/tháng. Hương đề nghị giám đốc điều
chỉnh lại và thống nhất mục tiêu như sau:
Mong muốn
Diện tích
Tối thiểu
180 m2
Lý tưởng
200m2
Tối đa
220m2
Thời gian nhận Giữa tháng 10
mặt bằng
Tháng 10
Tháng 8
Thời hạn hợp đồng 3 năm
Giá thuê
5 năm
10 năm
2.000USD/tháng
2.200USD/tháng
Vị trí
Cách trung tâm Cách trung tâm bán
bán kính 4km kính 2km
Không có thang Có thang máy
Có thang máy
máy thì văn phòng
phải ở lầu 1
Chỗ để xe
Không có, nhưng 50
gần bãi xe công
cộng
Hương cũng xác định được hai đối tác tiềm năng mà cô có thể đàm phán là:
Tòa nhà mà hiện tại công ty Phương Chi đang đặt văn phòng: một văn
phòng trong cùng tòa nhà sắp đóng cửa vào tháng 8, văn phòng này có
diện tích 150m2
Một ngôi nhà 2 lầu có diện tích sử dụng khoảng 250m2 hiện đang bỏ
trống
Với những thông tin vừa thu thập được, Hương cần cân nhắc xem liệu có giải
pháp nào tôt hơn đàm phán không trước khi quyết định lựa chọn đối tác đàm phán.
2.4 Xác định phương án thay thế tốt nhất:
Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp thỏa mãn
nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm
phán đó.
Tuy nhiên, các phương án thay thế hấp dẫn thường không có sẵn đâu đó để
“chờ” bạn, thông thường là bạn phải tạo ra dựa trên những thông tin mà bạn có
được. Ba bước để xây dựng phương án thay thế tốt nhất là:
1. Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt
Hương cho rằng công ty có thể tăng diện tích văn phòng bằng cách thuê kho
ở bên ngoài và cải tạo diện tích kho hiện tại thành khu làm việc, bố trí lại văn phòng
cho hợp lý hơn, chấp nhận thuê diện tích 150 m2 và thuê thêm kho hoặc mở thêm
một chi nhánh khác trong cùng thành phố.
2. Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và biến chúng thành hiện thực
Giả sử phương án mở thêm chi nhánh khác và thuê kho là hai phương án
triển vọng nhất, Hương phải biến phương án đó thành hiện thực bằng cách xác định
xem chi nhánh đó sẽ đặt ở đâu, sẽ thuê địa điểm nào, chi phí thuê kho, cải tạo văn
phòng, thuê văn phòng chi nhánh là bao nhiêu,…
3. Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất: bạn cần có những tiêu
chí để đánh giá, đó chính là mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án.
Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà
quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị
của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp
bạn tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp bạn tránh được
những thỏa thuận bất lợi. Khi bạn hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất
và quyết định đàm phán vì việc đó có thể mang lại cho mình nhiều lợi ích hơn thì
phương án thay thế tốt nhất sẽ là cơ sở khách quan để bạn biết được khi nào thì nên
rút lui.
Hương đang đại diện cho công ty Phương Chi để đàm phán với chủ ngôi nhà
mà công ty muốn thuê. Cô đã đạt được thỏa thuận với chủ nhà trong các vấn đề
khác, ngoại trừ giá thuê. Hương biết mức giá hợp lý là khoảng 2.200 USD/tháng
nhưng cô muốn thỏa thuận được mức giá 2.000USD/tháng. Mặc dù rất hài lòng với
ngôi nhà, Hương cho rằng cô sẽ không trả quá 2.400 USD.
Giả sử chủ nhà không chấp nhận mức giá thấp hơn 2.600USD/tháng và
Hương quyết định rút lui. Bạn có cho rằng đó là một quyết định sáng suốt không?
Có thể bạn cho rằng quyết định của Hương là đúng bởi vì nếu chấp nhận
mức giá cao hơn thì sẽ quá đắt, không hợp lý. Ngoài ra, mục tiêu đặt ra ban đầu là
chi phí thuê không quá 2.400USD/tháng.
Đánh giá trên là một đánh giá không khách quan vì nó căn cứ trên những tiêu
chí chủ quan. Quá đắt hay hợp lý chỉ là nhận định chủ quan của Hương, trên cơ sở
cảm nhận của cô về giá trị sử dụng của ngôi nhà. Mục tiêu đặt ra ban đầu cũng là
chủ quan của công ty căn cứ trên ngân sách dành cho việc thuê văn phòng.
Để có thể đánh giá khách quan hơn, chúng ta cần biết phương án thay thế
nếu không thuê được ngôi nhà đó của công ty Phương Chi là gì? Nếu phương án đó
mang lại nhiều lợi ích hơn là chấp nhận mức giá 2.600 USD/tháng thì đó là một
quyết định sáng suốt. Ngược lại, nếu không có phương án nào tốt hơn thì đó là một
quyết định sai lầm. Rất có thể sau đó Hương không tìm được một địa điểm nào phù
hợp hơn và khi quay trở lại thì người khác đã thuê ngôi nhà đó rồi.
Phương án thay thế tốt nhất chính là cơ sở để xác định giới hạn đàm phán.
Trong quá trình đàm phán bạn sẽ so sánh phương án thay thế tốt nhất mà bạn có thể
có được với giá trị thỏa thuận mà bạn có thể đạt được trong cuộc đàm phán. Nếu
phương án thay thế tốt nhất mang lại nhiều lợi ích hơn thì đương nhiên bạn không
thể chấp nhận thỏa thuận đó.
Khi xác định mục tiêu đàm phán, với mỗi mục tiêu người đàm phán đã xác
định một phạm vi cụ thể. Mục đích của việc xác định những phạm vi đó là đặt ra
những giới hạn nhằm giúp người đàm phán tránh được những thỏa thuận sai lầm.
Tuy nhiên, phạm vi xác định cho mỗi mục tiêu được đưa ra trên cơ sở mong muốn
của người đàm phán trong khi đó phương án thay thế tốt nhất là giải pháp có thật
cho nhu cầu của người đàm phán.
Hẳn bạn cũng nhận ra rằng những phạm vi đó sẽ khiến cho cuộc đàm phán
trở nên kém linh hoạt. Về nguyên tắc, bạn không thể thay đổi những phạm vi đó
trong quá trình đàm phán. Nhưng trong quá trình đàm phán, rất có thể bạn biết thêm
thông tin về đối tác và bạn nhận thấy mình có thể có được một thỏa thuận có lợi hơn
nếu chấp nhận vượt qua một phạm vi nào đó để thỏa mãn một muc tiêu khác nhiều
hơn.
Tải về để xem bản đầy đủ
36 trang
05/04/2022
8683
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kỹ năng đàm phán", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_ky_nang_dam_phan.pdf
