Bài giảng Giao dịch và đàm phán trong kinh doanh - Chương 9: Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

Giao dịch và đàm phán

trong kinh doanh

1

Chương 9

Hoạt động chuẩn bị đàm

phán kinh doanh

2

Chương 9

Hoạt động chuẩn bị đàm

phán kinh doanh

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm

ph¸n kinh doanh.

II. X©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n kinh

doanh.

III. KiÓm tra vµ tËp d-ît c¸c ph-¬ng ¸n

®µm ph¸n kinh doanh

3

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

- Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn,

phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn

bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm

phán.

- Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm

phán kinh doanh.

+ Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc

chuẩn bị đàm phán kinh doanh.

+ Quy tắc 2: Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.

4

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh.

1.

Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh

(TIẾP)

Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng

nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn

bị CẦN:

- Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ

chức và lập kế hoạch đàm phán.

- Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi

tiết).

- Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc

đàm phán

- Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình

huống có thể xẩy ra trong quá trình đàm phán.

- Phân tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến

các thành viên tham gia đàm phán.

5

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán

kinh doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm

phán kinh doanh (TIẾP)

Để nắm quyền chủ động và đề ra sáng kiến tổ

chức tốt cuộc đàm phán CẦN:

+ Tính tích cực, chủ động, nhạy bén và óc

linh cảm (yếu tố đầu tiên)

+ Khả năng phân tích sơ bộ

+ Khối lượng công việc cần phải giải quyết.

6

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm

ph¸n kinh doanh (TIẾP)

LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc chuÈn bÞ ®µm ph¸n lµ

hµnh ®éng cô thÓ cña kh©u chuÈn bÞ ®µm

ph¸n. Trong phÇn nµy cÇn v¹ch râ khèi luîng

c«ng viÖc cÇn ph¶i chuÈn bÞ, chÊt l-îng, thêi

gian, sè l-îng thµnh viªn cÇn thiÕt cho tõng

c«ng viÖc chuÈn bÞ. C¸c kÕ ho¹ch ë trªn ®-îc

thµnh lËp trªn c¬ së ph¸n ®o¸n, nhËn xÐt,

®¸nh gi¸, do ®ã ®ßi hái chóng ta ph¶i cã ãc

t-ëng t-îng, t- duy ph©n tÝch, tæng hîp

7

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh (TIẾP)

a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

Lµ c«ng viÖc khã kh¨n vµ chiÕm nhiÒu thêi gian nhÊt, nh-ng lµ

mét trong nh÷ng thao t¸c quan träng cña kh©u chuÈn

bÞ.

> CÇn cã m¹ng l-íi thu thËp th«ng tin, tµi liÖu æn ®Þnh, cã kÕ

ho¹ch nh»m më réng kiÕn thøc, n©ng cao tr×nh ®é

chuyªn m«n, cñng cè kiÕn thøc v¨n ho¸ c¬ b¶n.

> Cã rÊt nhiÒu s¸ch tra cøu, s¸ch chuyªn ngµnh, t¹p chÝ, c«ng

tr×nh nghiªn cøu vÒ tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc trong cuéc sèng.

> Th«ng tin còng cã nhiÒu nguån kh¸c nhau, chóng ta cã thÓ

thu thËp tÊt c¶ c¸c bµi b¸o, b¶n viÕt tay cã liªn quan

®Õn nhu cÇu vµ ho¹t ®éng cña m×nh b»ng c¸ch c¾t, sao

chôp, in l¹i c¸c lo¹i t¹p chÝ hay

8

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh

a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:

(TIẾP)

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

Muèn gi¶m nhÑ g¸nh nÆng trong viÖc thu thËp tµi liÖu cÇn tu©n theo c¸c

nguyªn t¾c sau ®©y:

- GiÊy tr¾ng vµ c¸c lo¹i phiÕu nªn cã kÝch th-íc b»ng phong b× cña b-u ®iÖn

th× tiÖn lîi h¬n c¶.

- CÇn ghi b»ng mét vµi tõ then chèt, nhÊn m¹nh néi dung chñ yÕu cña b¶n

chÐp tay hoÆc phiÕu ghi.

- C¸c phiÕu ph¶i ®¸nh sè thø tù, ch÷ viÕt ph¶i râ rµng.

- ChØ viÕt mét mÆt phiÕu ®Ó dÔ tra cøu vµ t¨ng tÝnh trùc quan cña tµi liÖu.

- Dµnh ®ñ chç (lÒ) ®Ó bæ sung tµi liÖu.

- G¹ch d-íi nh÷ng vÊn ®Ò quan träng trong phiÕu hoÆc bµi viÕt tay ®ã.

9

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.

1.

Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh

doanh

a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:

(TIẾP)

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

C¸c c©u hái lµm tiªu chuÈn cho viÖc lùa chän tµi liÖu mét c¸ch nhanh

chãng phôc vô cho c«ng viÖc:

- Tµi liÖu nµy ®em l¹i lîi Ých thùc tÕ g× cho lËp tr-êng quan ®iÓm cña

chóng ta, cho viÖc tiÕn hµnh ®µm ph¸n ?

- CÇn thêi gian bao l©u ®Ó tr×nh bµy tµi liÖu ?

- Tµi liÖu cã tÝnh thuyÕt phôc, cã dÔ hiÓu ®èi víi ®èi t¸c hay kh«ng ?

- Tµi liÖu cã tÇm quan träng ®Õn møc nµo trong viÖc n¾m t×nh h×nh vµ

th«ng qua quyÕt ®Þnh cuèi cïng ?

- Cã thÓ bá tµi liÖu ®ã ®-îc kh«ng ?

10

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh

doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh

a.Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban

®Çu: (TIẾP)

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

KÕ ho¹ch hÖ thèng ho¸ tµi liÖu phôc vô cho cuéc ®µm ph¸n

chia thµnh ba møc ®é:

- Møc ®é tæng thÓ mang tÝch chÊt chøc n¨ng.

- Møc ®é c¸c ®Ò ¸n: TËp hîp c¸c chi tiÕt cïng lo¹i trªn cïng

mét kÕ ho¹ch

- Nhãm c¸c ®Ò ¸n chi tiÕt.

11

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh

a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:

(TIẾP)

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

ViÖc thu thËp vµ xö lý tµi liÖu cÇn tiÕn hµnh theo c¸c b-íc sau:

+ X¸c ®Þnh nguån th«ng tin (b¸o c¸o tæng kÕt, s¬ kÕt, chuyªn

®Ò, c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu, c¸c bµi b¸o, t¹p chÝ, sè

liÖu thèng kª chÝnh thøc, c¸c mèi quan hÖ c¸ nh©n trªn

thùc tÕ...).

+ §¸nh gi¸ s¬ bé vÒ møc ®é thu thËp tµi liÖu (khèi l-îng, chÊt

l-îng...)

+ TiÕn hµnh thu thËp th«ng tin

Chó ý sau khi thu thËp th«ng tin nµo ®ã cÇn cã ý kiÕn nhËn xÐt,

®¸nh gi¸ ngay.

12

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh

doanh.

1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh

a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban

®Çu:(TIẾP)

a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:

Khèi l-îng vµ chÊt l-îng th«ng tin thu ®-îc phô thuéc vµo:

+ Møc ®é am hiÓu th«ng tin nãi chung

+ Ph-¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin

+ Tr×nh ®é kiÕn thøc chuyªn m«n cña ng-êi thu thËp th«ng tin

+ Sù nhanh trÝ, s¸ng t¹o, tÝnh kiªn tr× vµ tinh thÇn tËn tuþ víi

c«ng viÖc cña c¸n bé thõa hµnh

13

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh (TIẾP)

a2 Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu:

Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa

chọn và hệ thống hoá tài liệu. Thực chất đây là sự tiếp

tục quá trình thu thập tài liệu

- a3 Phân tích tài liệu thu thập được:

Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các

hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu,

lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút

ra các kết luận cụ thể.

14

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh (TIẾP)

b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh

doanh.

Để bảo đảm thành công cho một cuộc đàm phán cần áp dụng 10 quy tắc dưới đây:

1. Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu về

nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.

2. Tính rõ ràng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc. Phải loại trừ

các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.

3. Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ

4. Có phương hướng ổn định: Cần phải luôn ghi nhớ những nhiệm vụ cơ bản và nhắc nhở

đối tác bám sát chủ đề tránh lan man, chệch hướng.

5. Quy tắc về nhịp điệu: Cố gắng tăng cường độ đàm phán vào lúc kết thúc, nhất là các vấn

đề then chốt, quan trọng.

15

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh doanh.

(tiếp)

6. Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại những vấn đề cơ bản, có ý nghĩa

quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin, điều

khoản cần thiết.

7. Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây được bất ngờ

cho đối tác vào thời điểm cần thiết.

8. Tính hàm súc khi nhận xét và lập luận: cần dẫn dắt cuộc đàm phán sao

cho có những “cao trào” (đòi hỏi đối tác phải tập trung chú ý),

và “thoái trào” (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy

nghĩ).

9. Thông tin vừa đủ:

10. Hài hước, châm biếm vừa phải. Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu

hoặc phải bác ý kiến thì hài hước hoặc châm biếm có tác dụng

đặc biệt.

16

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh

doanh. (tiếp)

cần lưu ý các chỉ dẫn sau đây để các cuộc đàm phán đạt được kết quả.

- Nội dung và phương pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa rất lớn đối

với bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào. Vì thế ngoài việc đảm

bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phán

cũng phải thật khoa học, chặt chẽ.

- Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đó.

- Cần có các phương án khác nhau cho mỗi cuộc đàm phán

- Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút ra kết luận từ những điều đã trình

bầy.

- Luôn luôn quan tâm, chú ý đến đối tác vì quan hệ, hiểu biết lẫn nhau

có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh.

17

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán

kinh doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm

phán kinh doanh

c- Nghiên cứu các phương pháp sử dụng ngôn ngữ

biểu cảm trong đàm phán kinh doanh:

căn cứ vào thể loại và mức độ tác động, biểu cảm

có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau:

- Phương pháp biểu cảm trực quan:

- Phương pháp gây ấn tượng

- Phương pháp gây căng thẳng

18

I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh.

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

d- Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc

đàm phán kinh doanh.

Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào:

+ Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng , động cơ thói

quen làm việc của người thừa hành.

+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán

+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán.

Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh, cần xác

định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng

giai đoạn cụ thể.

19

Chương 9

Hoạt động chuẩn bị đàm

phán kinh doanh

I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n

kinh doanh.

III. KiÓm tra vµ tËp d-ît c¸c ph-¬ng

¸n ®µm ph¸n kinh doanh

20