Tài liệu Kỹ năng thương lượng - Trần Lê Đăng Phương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

DỰ ÁN P.H.E

KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG

(Tài liệu phục vụ chuyên đề rèn luyện kỹ năng sống

cho sinh viên thiệt thòi trường ĐHAG)

Biên soạn: Th.S. Trần Lê Đăng Phương

Tháng 01/ 2007

MỞ ĐẦU

Nếu như, những cuộc thương lượng trong gia đình, giữa bạn bè với

nhau…với những yêu cầu đặt ra không quá cao và không nhất thiết phải lập một kế

hoạch trước cho quá trình thương lượng. Ngược lại, các cuộc thương lượng trong

kinh doanh, trong công việc yêu cầu cần đạt được là rất cao, đòi hỏi người tiến

hành thương lượng phải có sự chuẩn bị thật chu đáo.

Trong tương lai, chúng ta có thể sẽ là một nhân viên văn phòng, một thư ký,

hay một doanh nhân, và không hiếm khi chúng ta sẽ phải thay mặt lãnh đạo tiếp

xúc, trao đổi, giải quyết những công việc nhất định với các đồng nghiệp, khách

hàng, đối tác; không hiếm khi chúng ta phải chuẩn bị cho các cuộc thương lượng

của lãnh đạo và tham gia vào cuộc thương lượng đó. Chính vì vậy, chúng ta cần

phải có những kiến thức nhất định về thương lượng, phải nắm vững các kỹ năng cơ

bản để đảm bảo cho cuộc thương lượng thành công tốt đẹp.

Trong thực tế, quá trình thương lượng diễn ra rất đa dạng, phong phú, tùy

theo từng trường hợp cụ thể mà người thương lượng sẽ tiến hành các thủ tục cần

thiết hay nhiều bước khác nhau. Tuy nhiên, các chuyên gia thương lượng thường

xác định quá trình thương lượng gồm ba giai đoạn sau đây:

I. Chuẩn bị thương lượng

II. Tiến hành thương lượng

III. Kết thúc thương lượng

Ba giai đoạn trên giúp chúng ta phần nào hình dung về một cuộc thương

lượng, ba giai đoạn trên cũng là nội dung chính của tài liệu này.

Mục đích của tài liệu này nhằm giới thiệu những kinh nghiệm của nhiều

chuyên gia thương lượng trong cuộc sống nói chung, cũng như trong hoạt động

kinh doanh nói riêng. Mặc dù tác giả đã rất cố gắng trình bày, nhưng với tư cách

là người tập hợp những kinh nghiệm của các chuyên gia, cho nên tính lôgíc và hệ

thống của tài liệu vẫn còn hạn chế. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng

góp để tài liệu này được phong phú và hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn

Phần I

CHUẨN BỊ THƯƠNG LƯỢNG

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình thương lượng là phải có

sự chuẩn bị thật tốt, nếu làm ngược lại chúng ta sẽ có thể bỏ lỡ cơ hội thương lượng

thành công. Ở giai đoạn chuẩn bị, ngoài việc phải nghiên cứu vấn đề sẽ được đưa

ra trao đổi, bàn bạc, nắm vững các qui định của pháp luật về vấn đề đó, mỗi bên

còn phải cân nhắc, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của mình.

I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG

1. Khái niệm

Có rất nhiều tình huống trong gia đình và xã hội cần phải thương lượng.

Chẳng hạn, chúng ta có thể đã thương lượng về việc làm vệ sinh phòng ở ký túc xá,

nếu chúng ta phụ trách công việc này vào ngày thứ bảy, các bạn còn lại sẽ phụ trách

công việc đó vào những còn lại. Công việc cứ như thế luân phiên. Thỉnh thoảng,

chúng ta có việc đột xuất hay thay đổi thời khóa biểu thì những điều khoản đã thống

nhất trên cũng cần phải thương lượng lại.

Thương lượng là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống,

thương lượng hiện diện ở mọi lúc mọi nơi. Chúng ta luôn tiến hành thượng ngay cả

khi chúng ta không biết mình đang thực hiện hoạt động này.

Vậy, thương lượng là gì?

Có thể hiểu, “thương lượng là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay

nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm

còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”¹.

Trong môi trường kinh doanh, thay vì chỉ chấp nhận hay bác bỏ những gì bên

kia đưa ra, các bên tiến hành thương lượng để đạt được một thỏa thuận tốt hơn.

Vậy, thương lượng trong hoạt động kinh doanh là một quá trình cho và nhận một

cách tự nguyện, ở đó cả hai bên đều điều chỉnh các đề xuất và nguyện vọng của

mình để tiến lại gần nhau hơn.

2. Vai trò của thương lượng

Tại sao con người phải thương lượng với nhau? Tại sao các bên lại phải ngồi

lại với nhau, trao đổi, bàn bạc để đưa ra ý kiến chung thống nhất? Tại sao chúng ta

và người bán hàng mặc cả với nhau về giá cả của một món hàng?

Đó có phải là hai bên mong muốn giải quyết một vấn đề nào đó; đó có phải là

người bán hàng muốn bán được hàng, còn chúng ta muốn mua hàng để phục vụ nhu

cầu sinh hoạt ?

3. Đặc điểm của thương lượng

¹TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế. NXB Thống Kê, 2001. Tr 4

a. Trong quá trình thương lượng, một bên không chỉ đơn thuần theo đuổi lợi

ích riêng lẻ của mình, mà phải biết điều chỉnh lợi ích đó để xích lại gần

nhau và đi đến ý kiến thống nhất.

Thương lượng là một quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nằm đi đến

sự nhất trí. Nói cách khác, thương lượng là quá trình đưa ra yêu cầu, nhượng bộ và

đi đến ý kiến thống nhất. Nếu trong quá trình này, các bên luôn luôn giữ yêu cầu

của mình, không có bất cứ sự nhượng bộ nào, thì tất nhiên cuộc thương lượng sẽ

thất bại.

Ví dụ: Chúng ta trả giá một đôi giày thể thao là 350.000 đồng, bên người bán

vẫn giữ mức giá đưa ra là 500.000 đồng. Chúng ta không chịu trả thêm, và người

bán giày vẫn giữ đúng mức giá đã đưa ra. Do vậy, việc mua bán không thể diễn ra.

b. Thương lượng là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và

“xung đột”.

Một quá trình thương lượng thành công và ký kết hợp đồng, lợi ích chung

của các bên được thống nhất, và đây được xem là khía cạnh “hợp tác” của các bên.

Bên cạnh đó, các bên luôn giữ lập trường của mình, mong muốn đạt được lợi

ích nhiều hơn bên kia, và làm cho quá trình thương lượng thất bại. Đó là vì lợi ích

của các bên mâu thuẫn với nhau, và đây được xem là khía cạnh “xung đột” trong

thương lượng.

Hiểu rõ hai mặt “hợp tác” và “mâu thuẫn” trong quá trình thương lượng là

chìa khóa thành công giúp ta định ra những chiến lược thương lượng cụ thể.

c. Thương lượng đó là sự hợp tác hai bên cùng có lợi.

Trong quá trình thương lượng, các bên luôn tìm cách bảo vệ lợi ích của mình,

trong phạm vi đã được xác định và có thể đạt được càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên,

muốn thương lượng thành công, tất cả các nhà thương lượng, kể cả nhà thương

lượng giỏi cũng phải biết tìm cách thỏa mãn một phần lợi ích thấp nhất của đối

phương. Ngược lại, nếu không làm thực hiện được điều này cuộc thương lượng sẽ

dễ đi đến thất bại.

Cho nên chúng ta cần phải hiểu rõ bên thương lượng với mình để từ đó xác

định được mức lợi ích mà họ có thể chấp nhận được.

d. Thương lượng dựa trên cơ sở pháp luật.

Hiểu rõ mục đích của đối phương vẫn chưa đủ; việc am hiểu pháp luật, các

thông lệ liên quan của quốc gia hai bên và kể cả các qui định pháp luật quốc tế là

điều cần thiết cho một quá trình thương lượng thành công. Bởi lẽ, trong quá trình

các bên trao đổi, bàn bạc với nhau cũng điều phải dựa trên các nguyên tắc đã được

thừa nhận hợp pháp trước đó. Hơn nữa, am hiểu lĩnh vực pháp luật còn giúp cho

những thỏa thuận của các bên được thực hiện một cách nghiêm túc, tránh xảy ra

những thiệt hại.

e. Thương lượng vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật

Thương lượng là nhằm điều hòa lợi ích giữa người với người, thỏa mãn nhu

cầu của mỗi bên để đi đến ý kiến chung thống nhất. Vấn đề đặt ra là, các bên phải

suy nghĩ, hướng đến lợi ích của các bên, và để thực hiện được điều này, các bên

phải tiến hành tự nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách toàn diện, khách quan và

có hệ thống dựa trên cơ sở chiến lược và chiến thuật thương lượng. Và đây chính là

tính khoa học của thương lượng.

Tuy nhiên, thương lượng còn là một nghệ thuật, một người có kiến thức sâu

rộng, song vẫn chưa đủ đảm bảo cho sự thành công của cuộc thương lượng. Do vậy,

ngoài kiến thức, sự am hiểu pháp luật….chúng ta còn cần phải lĩnh hội được nghệ

thuật thương lượng, cụ thể đó là phải tinh tế, nhạy bén, khéo léo, linh hoạt, biết

thuyết phục người khác.

Tóm lại, thương lượng là một quá trình phức tạp, nhưng với khả năng ứng xử

tốt thì sẽ nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Bởi lẽ, không thể lấy lợi ích thuyết phục

con người mà là ở đây phải biết dùng con người thuyết phục con người.

4. Các hình thức thương lượng thường gặp

Trong cuộc sống có rất nhiều hình thức thương lượng khác nhau, tương ứng

với mỗi hình thức là sự cần thiết những kỹ năng và chiến lược riêng biệt. Mỗi hình

thức thương lượng có những đặc điểm riêng và sự khác biệt về các chủ thể tham gia

hoặc thực hiện. Có thể nêu một vài hình thức điển hình.

CÁC HÌNH THỨC THƯƠNG LƯỢNG²

HÌNH THỨC

VÍ DỤ

CÁC BÊN LIÊN QUAN

THƯƠNG LƯỢNG

QUẢN TRỊ THƯỜNG

NGÀY:

ꢀ Tổ chức tiền lương, các

điều khoản và điều

kiện làm việc.

ꢀ Hội đồng quản trị

ꢀ Các cơ quan trực thuộc

ꢀ Đồng nghiệp

Những thương lượng như

thế này liên quan đến những

vấn đề nội bộ và mối quan

hệ công việc giữa các nhóm

nhân viên.

ꢀ Xác định vị trí vai trò

công việc và phạm vi

trách nhiệm.

ꢀ Công đoàn

ꢀ Tư vấn pháp luật

ꢀ Tăng năng suất bằng

cách làm việc thêm

giờ.

THƯƠNG MẠI:

ꢀ Giành được một hợp

đồng cung cấp cho

khách hàng.

ꢀ Hội đồng quản trị

ꢀ Nhà cung cấp

Những cuộc thương

lượng này thường xảy ra

²TIM HINDLE, Negotiating Skills (Kỹ năng thương lượng, biên dịch Nguyễn Đô), NXB Tổng hợp TP.

HCM, 2005. Tr 8

giữa một tổ chức và đối tác

bên ngoài. Mục đích chính

là những vấn đề liên quan

đến lợi ích về tài chính.

ꢀ Lịch giao hàng và cung

cấp dịch vụ.

ꢀ Khách hàng

ꢀ Các cơ quan nhà nước

ꢀ Công đoàn

ꢀ Thỏa thuận về chất

lượng và giá cả sản

phẩm.

ꢀ Tư vấn pháp luật

PHÁP LÝ:

ꢀ Tuân thủ những quy

định của chính quyền

địa phương và pháp

luật quốc gia.

ꢀ Chính

phương

quyền

địa

Những cuộc thương

lượng này thường là chính

thức và ràng buộc về mặt

pháp lý. Những tranh chấp

phát sinh trước đây có thể

trở thành vấn đề quan trọng

cần thương lượng.

ꢀ Chính phủ

ꢀ Các cơ quan pháp luật

ꢀ Hội đồng quản trị

ꢀ Tiếp xúc với các cơ

quan pháp luật (như cơ

quan chống độc quyền)

5. Những sai lầm thường mắc phải trong thương lượng

Những nhà thương lượng tài giỏi nhất cũng không tránh khỏi những sai lầm.

Một khi đã mắc phải thì khả năng có một kết quả tốt rất ít. Việc nghiên cứu những

sai lầm của những người đi trước để từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân là

điều rất cần thiết.

Ngồi vào bàn phán với suy nghĩ quá nhiều định kiến, cụ thể là làm sao luôn

luôn thắng.

Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối

phương.

Không xác định được thế mạnh của mình là gì.

Khi ngồi vào bàn thương lượng chỉ với một phương án duy nhất.

Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như, thời gian, vấn đề cần

giải quyết….

Bỏ mất cơ hội đưa ra lời đề nghị trước.

Vội rời khỏi cuộc thương lượng khi vừa bắt đầu đi vào bế tắc.

Không chọn được thời điểm kết thúc cuộc thương lượng.

Trên đây là những sai làm chủ yếu trong thương lượng thường gặp phải.

Ngoài ra còn nhiều loại sai lầm khác mà trong quá trình chuẩn bị và tiến hành

thương lượng chúng ta sẽ phát hiện ra.

II. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

Chỉ khi nào xác định được mục tiêu thì chúng ta mới có thể lập kế hoạch

thực hiện mục tiêu này. Do vậy, trước khi tiến hành lập kế hoạch cho quá trình

thương lượng chúng ta phải viết ra tất cả những mục tiêu mong muốn.

1. Làm rõ mục tiêu

Trong một cuộc thương lượng có nhiều mục tiêu mà chúng ta cần đạt được.

Vì vậy, chúng ta cần phải liệt kê tất cả các mục tiêu đó, xem những vấn đề công

khai có thể thỏa hiệp và những vấn đề không thể thỏa hiệp.

Khi xác định mục tiêu thương lượng, chúng ta cần phải thu thập những số

liên quan đến nội dung. Bởi lẽ, trong quá trình thương lượng những gì chúng ta đã

làm và chưa làm sẽ quyết định biểu hiện của chúng ta tại bàn thương lượng.

Do vậy, chúng ta phải biết đặt ra mục tiêu lý tưởng, đó chính là những gì

chúng ta mong muốn đạt được trong cuộc thương lượng.

Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho quá trình thương lượng? Có thể dựa

trên các tiêu chí sau để xây dựng mục tiêu:

ꢀ Mục tiêu đặt ra phải cụ thể

ꢀ Mục tiêu đặt ra phải thực tế

ꢀ Mục tiêu đặt ra phải đo được

ꢀ Mục tiêu đặt ra phải được thực hiện trong thời gian xác định.

ꢀ Mục tiêu đặt ra phải có phạm vi thực hiện nhất định

2. Xác định mức độ ưu tiên

Khi chúng ta đã xác định các mục tiêu cho cuộc thương lượng, hãy sắp xếp

chúng theo thứ tự ưu tiên và xác định những mục tiêu thứ yếu. Như vậy, khi tiến

hành thương lượng, chúng ta sẽ biết mục tiêu nào nên nhượng bộ trước. Tùy theo

hình thức thương lượng mà chúng ta sẽ có một cách xác lập mục tiêu ưu tiên riêng

biệt.

Ví dụ: Chúng ta biết rằng, thương lượng trong hoạt động kinh doanh, người

mua và người bán thường quan tâm đến các mục tiêu sau: Giá cả, chất lượng,

phương thức thanh toán, phương thức giao nhận hàng,…chẳng hạn. Với bảng sau

đây chúng ta có thể tham khảo để xác định mục tiêu nào là ưu tiên:

XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ ƯU TIÊN

Độ ưu tiên

BÊN BÁN

BÊN MUA

Trên cơ sở chuẩn bị và xác định mức độ ưu tiên, chúng ta có thể dễ dàng

nhận dạng những mục tiêu nào phải loại bỏ hoàn toàn ở giai đoạn trước và ngay cả

khi trong tiến trình thương lượng. Có như vậy chúng ta mới nhanh chóng tiến đến ý

kiến chung thống và đạt được kết quả tốt đẹp.

III.TỰ CHUẨN BỊ

Những thông tin có được trước khi tiến hành thương lượng và ngay trong khi

tiến hành thương lượng sẽ quyết định sự thành công của chúng ta. Chúng ta sẽ

giành được ưu thế hơn nếu như có nhiều thông tin. Do vậy, công việc chuẩn bị

những thông tin có độ tin cậy cao, cùng với việc biết tự đánh giá bản thân, chúng ta

sẽ có được kết quả tốt cho quá trình thương lượng.

1. Đánh giá bản thân

Để đạt được những mục tiêu mà chúng ta đã đề ra, điều cần thiết thực hiện

đầu tiên là phải nhận thức đúng bản thân, hoàn cảnh, những điểm mạnh, điểm yếu

của bản thân. Để tự đánh giá được bản thân, chúng ta có thể tham khảo các câu hỏi

sau đây:

Chúng ta am hiểu vấn đề sắp được đưa ra trao đổi và bàn bạc ở mức độ nào?

Chúng ta sở hữu điểm mạnh nào? Và điểm yếu nào vẫn còn tồn tại? Chúng ta

phải phát huy điểm mạnh này ra sao, và khắc phục điểm yếu như thế nào?

Ngoài ra, chúng ta còn phải biết áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm

chuẩn bị sự tự tin về tâm lý, tư thế sẳn sàng trước cuộc thương lượng. Đó là những

tố chất mà nhà thương lượng cần phải có, cụ thể:

a) Kỹ năng quan sát và suy nghĩ

Quan sát và suy nghĩ là hai điều kiện không thể tách rời nhau của con

người. Trong thương lượng, hai yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phương pháp

để thương lượng và phương hướng hành động.

Do vậy, trong cuộc sống hằng ngày chúng ta phải tập quan sát để ý đến tất

cả những sự việc xung quanh, và trong quá trình thương lượng chúng ta cũng

đừng bỏ qua bất cứ lời nói, cử chỉ và hành động nào của đối tác. Có được các

thông tin này, chúng ta phải biết phân tích và nắm vững bản chất của vấn đề.

b) Sự tự tin

Có được sự tự tin sẽ giúp cho tiến trình thương lượng được tiến hành một

cách tốt đẹp, nâng cao năng lực của người thương lượng, hơn thế nữa sự tự tin

mang đến sự tin tưởng từ phía đối tác đối với chúng ta. Sự tự tin phải tự xuất

phát từ bản thân chúng ta, do vậy:

- Chúng ta luôn nói: Chúng ta có thể làm được !

- Đừng nên nghi ngờ bản thân mỗi khi gặp khó khăn.

- Hãy tự trấn an mỗi khi gặp nguy hiểm.

c) Khả năng khống chế tình cảm

Tình cảm của người thương lượng thể hiện trong quá trình này đóng vai

trò quan trọng. Bởi lẽ, sự bực bội không vui đối với người nóng tính rất dễ bộc

lộ và một khi rơi vào trạng thái như thế sẽ có những ảnh hưởng không tốt đến

quá trình thương lượng.

d) Khả năng suy đoán

Trong thương lượng, chúng ta không thể khẳng định được rằng mình hoàn

toàn nắm được tình hình, hiểu thái độ của đối tác…Cho nên, việc sử dụng óc

phán đoán có tính chính xác về đối tác và đưa ra những giả thuyết tốt là điều

cần thiết.

Để có được nhiều giả thuyết chúng ta phải biết đặt trên suy nghĩ của đối

tác.

Giả thuyết phải được căn cứ vào sự thật. Lấy sự thật làm căn cứ cho các

giả thuyết sẽ có tính chính xác cao.

Trong tình thế chưa nắm rõ được các chứng cứ cụ thể, chúng ta có thể đưa

ra nhiều giả thuyết, đó có thể là những việc đã xảy ra trong quá khứ, đó có thể

là những việc đang xảy ra ở hiện tại và kể cả sẽ diễn ra trong tương lai. Và,

đây là cơ sở giúp chúng ta có thể đưa ra chiến lược đối phó thích ứng.

Điều cần thiết nhất ở đây là chúng ta phải mạnh dạn đưa ra các giả thuyết.

e) Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ

Như chúng ta đã biết, thương lượng còn là một nghệ thuật và ngôn ngữ

biểu đạt là chủ yếu trong suốt quá trình. Một khi năng lực thương lượng được

nâng cao thì khả năng biểu đạt ngôn ngữ cũng không ngừng tăng lên. Nhưng,

câu hỏi được đặt ra, chúng ta phải bắt đầu từ đâu? Đó là phải không ngừng học

tập và rèn luyện mình.

- Thường xuyên đọc sách sẽ tạo lập khả năng biểu đạt ngôn

ngữ tốt hơn.

- Khi trình bày vấn đề với phía đối tác, bí quyết thành công là

chúng ta phải nhìn vào mắt đối phương và nói một cách thoải

mái.

- Hãy cố gắng tìm hiểu sở trường của đối phương để đưa ra lời

khen ngợi đúng lúc.

- Khi gặp phải tình huống người giao tiếp không nói lý lẽ, điều

tốt nhất là không nên trả đũa.

- Với phụ nữ, chúng ta hãy dùng những lời khen để rút ngắn

khoảng cách.

- Khống chế cơn giận, đưa ra lý lẽ đầy đủ sẽ dễ dàng thuyết

phục đối tác hơn.

- Chúng ta phải luôn chú ý về cách dùng ngôn từ sao cho phù

hợp trong từng ngữ cảnh riêng.

f) Khả năng trả lời

Trong quá trình thương lượng, chúng ta không thể tránh khỏi những câu

hỏi rất khó trả lời, và đây là nguyên nhân gây áp lực cho nhà thương thuyết. Vì

thế, ở giai đoạn chuẩn, việc suy nghĩ và viết ra các câu hỏi mà đối tác có thể

đặt ra sẽ giúp chúng ta phát hiện khả năng trả lời của mình, để từ đó có sự điều

chỉnh tốt hơn trong bàn thương lượng. Một vấn đề cần lưu ý, trả lời câu hỏi

nên tránh sự dài dòng.

Một vấn đề không kém phần quan trọng là phải biết cách đặt câu hỏi

ngược lại cho đối tác. Để có được thông tin tốt và câu trả lời chính xác về nội

dung cần trao đổi, thì việc đặt câu hỏi là một nghệ thuật.

Chúng ta phải chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ đặt ra cho phía đối tác, bởi lẽ

trong khoảng thời gian ngắn của cuộc thương lượng chúng ta không thể lập tức

đưa ra nhiều câu hỏi. Có thể, chúng ta sẽ dùng thông tin trước đây về đối tác

để làm tư liệu đặt câu hỏi. Và, điều tốt nhất là phải diễn đạt câu hỏi đó với

người đồng nghiệp của mình.

Những dạng câu hỏi mà chúng ta có thể đặt:

ꢀ Chúng ta thử đưa ra những câu hỏi sẽ có thể đẩy đối tác đến bước

đường cùng.

ꢀ Hãy đặt những câu hỏi mà đối phương có thể sẽ né tránh

ꢀ Dùng những câu hỏi đã có để kiểm tra mức độ tin cậy của đối phương.

Những dạng câu hỏi sau đây không nên đặt ra cho đối tác:

ꢀ Tránh đặt các câu mang tính nhạy cảm.

ꢀ Đừng đặt câu hỏi với thái độ kẻ trên cho người dưới.

ꢀ Không nên đặt câu hỏi để tỏ vẻ chúng ta thông minh.

Đối với những câu hỏi mà chúng ta chưa hiểu rõ vấn đề, điều tốt nhất là

không nên vội trả lời ngay. Với một câu hỏi, có thể chúng ta trả lời dừng lại ở

một phần nội dung sẽ tốt hơn, không nên trả lời toàn bộ.

Phải biết phân biệt đâu là câu hỏi và đâu là câu trả lời. Chúng ta nên tránh

đưa ra lời giải đáp cho câu hỏi không cần thiết phải trả lời, và biết tránh đặt

những câu hỏi không nên hỏi.

g) Năng lực ứng biến

Nhà thương thuyết phải có khả năng ứng biến trong quá trình thương

lượng, có thể hiểu đó là khả năng thích ứng của nhà thương thuyết, khả năng

này tồn tại đối lập với những gì tóm gọn trong khuôn khổ hay quá cứng nhắc.

Để làm được điều này, nhà thương thuyết phải biết tự điều chỉnh về tâm lý sao

cho phù hợp với tình huống.

Có thể khẳng định rằng, trong suốt quá trình thương lượng chúng ta không

thể chỉ giữ một cách nói, một giọng nói, một nét mặt,…duy nhất. Mà phải có

sự thay đổi linh hoạt để kịp thời thích nghi với những thay đổi.

Khả năng ứng biến này không phải đương nhiên mà có được, chúng ta

phải đầu tư rèn luyện một tư duy nhạy bén, sức chịu đựng áp lực cao…

Câu hỏi đặt ra là chúng ta phải rèn luyện khả năng này bằng cách nào? Có

thể giới thiệu các cách sau:

Hãy suy nghĩ bằng con đường ngược lại vấn đề mỗi khi gặp khó khăn.

Hãy tập trung lắng nghe, phân tích và phát hiện những mâu thuẫn trong lời

nói của đối tác, để từ đó có thể kịp thời phản bác lại.

2. Tìm hiểu đối tác

Người xưa truyền lại rằng, biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Cho nên,

công việc tự đánh giá bản thân không, có thể nói, vẫn chưa đủ tạo ra cơ sở cho cuộc

thương lượng thành công. Yếu tố còn lại mà nhà thương thuyết giỏi hay thực hiện

đó là phải tìm hiểu kỹ về đối tác. Nói về tìm hiểu đối tác, chúng ta thường chú ý đến

các yếu tố khả năng của đối tác, mục đích của đối tác, có khi tự đặt câu hỏi ai là

người sẽ trực tiếp thương lượng với chúng ta; và chính từ câu hỏi này chúng ta cần

phải tìm hiểu kỹ đối tác có thể ở khía cạnh văn hóa.

Tìm hiểu khả năng của đối tác đó là khả năng tài chính, năng lực sản xuất-

kinh doanh, mức độ trang bị cơ sở vật chất- kỹ thuật…

Khi đã tìm hiểu về khả năng của đối tác, chúng ta hãy đặt câu hỏi tại sao họ

quyết định thương lượng với chúng ta, việc quyết định này có phải là thành ý với ta

hay không, họ sẽ được lợi ích gì qua cuộc thương lượng này, hơn nữa đối tác đã

thương lượng với ai khác hay không? Một loạt các câu hỏi chúng ta sẽ tự đặt ra

xung quanh mục đích của đối tác.

Vậy, để đạt được lợi ích trên thì ai sẽ là người có thẩm quyền quyết định

trong cuộc thương lượng này, có địa vị như thế nào trong đơn vị và trong xã hội, đối

phương có phải là những chuyên gia thương lượng có nhiều kinh nghiệm không, đối

phương có đủ hiểu biết và thực tế cần thiết để đạt được mục tiêu hay không, đến với

cuộc thương lượng họ có bị một áp lực nào đó buộc phải quyết vấn đề hay không,

và kể cả việc tìm hiểu tính cách và sở thích của người này. Nghĩa là chúng ta sẽ tìm

hiểu về người thương lượng với mình không chỉ ở khía cạnh quyền lực mà còn tìm

hiểu kỹ khía cạnh văn hóa của họ³.

Chúng ta sẽ tạo được ưu thế tốt trong thương lượng nếu như nhận biết được

sự khác biệt về văn hóa giữa các quốc gia, giữa các dân tộc; sự khác biệt này còn

thể hiện ở sự khác biệt về tuổi tác, giới tính⁴…

3. Tổ chức đoàn thương lượng

Trong trường hợp hai đoàn tiến hành thương lượng, công việc chuẩn bị tổ

chức đoàn thương lượng có ý nghĩa rất quan trọng. Cơ cấu của đoàn thương lượng

thông thường có các vai trò sau: “Trưởng đoàn, Chuyên gia thương lượng, Quan sát

viên”⁵

a) Trưởng đoàn:

b) Chuyên gia thương lượng:

c) Quan sát viên:

IV. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC THƯƠNG LƯỢNG LINH HOẠT

Sau khi chúng ta đã xác định được mục tiêu của mình và của phía đối tác,

công việc tiếp theo là xây dựng một chiến lược thương lượng thật đơn giản và linh

họat. Có thể hiểu, chiến lược là một chính sách chung nhằm đạt được một số mục

tiêu đã định.

1. Đặt ra phương án thương lượng

Thực tế, nhiều cuộc thương lượng đi đến việc ký kết hợp đồng, nhưng một

trong hai bên cảm thấy dường như bị ép phải chấp nhận cuộc giao dịch mà họ

không vừa ý. Nguyên nhân xuất phát từ đâu, đó có thể họ đã không chuẩn bị nhiều

phương án thương lượng khác nhau. Trong điều kiện đó, nếu đã chuẩn bị nhiều

phương án, khi cuộc thương lượng thất bại thì có thể đưa ra những lựa chọn để đối

phương phải suy nghĩ.

Làm thế nào để có thể đưa ra nhiều phương án cho cuộc thương lượng?

Chúng ta phải bắt đầu từ công việc chuẩn bị. Phương án chúng ta chuẩn bị nhằm

mục đích nào sau đây: phương án chuẩn bị sẽ áp dụng khi cuộc thương lượng thất

³Về khía cạnh văn hóa, xin xem ở phần phụ lục ở trang 30

4

Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, Thanh niên Mỹ có học vấn tốt nhưng thường thiếu kinh nghiệm làm việc.

Hay như người Nga ở độ tuổi trung niên thường kém nhạy bén về thị trường thương mại….

⁵Nhiều tác giả, Giáo trình kỹ năng giao tiếp, NXB Giáo Dục, 2005, tr 139

bại sẽ đưa ra điều khoản mới; hay là khi đối tác không đồng ý với các điều kiện của

chúng ta đưa ra thì sẽ đưa ra điều kiện mới?

Chúng ta phải biết sắp xếp phương án thương lượng theo trật tự, lô-gíc, và

căn cứ vào vấn đề đang thương lượng, như vậy từng vấn đề sẽ dược bàn bạc một

cách cụ thể và dứt khoát; một khi vấn đề nào đó chưa được giải quyết dứt điểm thì

không thảo luận vấn đề tiếp theo.

2. Chuẩn bị nhiều chiến thuật

Chiến thuật chính là những phương pháp cụ thể để thực hiện một chiến

lược. Do vậy, khi tiến hành thương lượng mà chỉ với một chiến thuật duy nhất thì

quả là chưa đủ. Nếu như chiến lược thương lượng sai thì chiến thuật đề ra cho dù

tuyệt vời đi chăng nữa thì cũng vô tác dụng.

Căn cứ vào những tổng kết của những chuyên gia, theo biểu hiện của nhà

thương lượng trong quá trình này, có thể chia chiến thuật của quá trình này ra làm

mấy loại sau: “Chiến thuật cứng rắn, Chiến thuật thương lượng theo kiểu công kích,

Chiến thuật theo kiểu số đông để thủ thắng, Chiến thuật theo kiểu ép buộc…”⁶

BẢNG SO SÁNH CÁC CHIẾN THUẬT THƯƠNG LƯỢNG

Chiến thuật

Ưu điểm

Nhược điểm

Chiến thuật cứng rắn:

Khi nhà thương thương Đạt được lợi nhuận tối đa Dễ đi đến thất bại

thuyết có sẳn một ưu thế

lớn hoặc do tính cách của

họ.

Chiến thuật công kích:

Nhà thương thuyết áp Nhận được nhiều nhượng Đối tác nhận biết và

dụng chiến thuật này dùng bộ

để ép đối tác phải nhượng

bộ.

nhanh chóng rút lui.

Hợp đồng được ký nhưng

không giữ được mối quan

hệ tốt.

Chiến thuật dùng số đông

để thắng:

Có được sự trợ giúp của Nếu tổ chức không tốt sẽ

Trên bàn thương lượng có nhiều chuyên gia, nhiều là điểm yếu để đối tác làm

nhiều nhà thương thuyết lĩnh vực khác nhau,…để xáo trộn dẫn đến mất đoàn

⁶TRƯƠNG DANH QUYÊN, Đàm phán và thương lượng trong giao dịch kinh doanh, NXB Thanh Niên 2005,

tr 50.

nhất

những thỏa thuận được kết và đi đến kết quả thỏa

chặt chẽ hơn. Giải quyết thuận trái ngược lại với

vấn đề nảy sinh trong mục tiêu đã đặt ra.

thương lượng sẽ linh hoạt

hơn.

Chiến thuật phòng ngự:

Đây là chiến thuật rất thông minh, có thể đối phó lại

với những đối tác áp dụng chiến thuật cứng rắn và

công kích.

Nhà thương thuyết áp dụng chiến thuật này dễ dàng né

tránh sự tấn công của đối tác, luôn kiên nhẫn, tìm lý lẽ

và cơ hội để phản công lại⁷.

Tóm lại, nhà thương thuyết phải chuẩn bị nhiều chiến thuật có tính linh

hoạt, sẽ sở hữu được quyền thay đổi linh hoạt, và vì thế trong khi thương lượng có

thể phân tích và nắm vững tình thế. Từ đó, có thể điều chỉnh mục tiêu của mình.

Trong quá trình xây dựng chiến lược thương lượng, cần trả lời các câu hỏi

sau đây:

- Ta cần bao nhiêu người thương lượng trong đoàn?

- Nên mở đầu như thế nào?

- Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi mở đầu?

- Đối tác có thể sẽ hỏi những câu hỏi nào?

- Ta sẽ trả lời những câu hỏi đó như thế nào?

- Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?

V. THƯƠNG LƯỢNG THỬ

Trong trường hợp chúng ta nhận thấy rằng cuộc thương lượng có nhiều vấn

đề phức tạp hoặc là chúng ta chưa có nhiều kinh nghiệm; do vậy để tiến hành cuộc

thương lượng tránh không mắc sai lầm, chúng ta nên tiến hành thương lượng thử.

Thương lượng thử là việc chúng ta tổ chức thành hai nhóm thương lượng,

trong đó một bên đóng vai và có quan điểm lập trường như đối tác, còn lại là chúng

ta.

Thương lượng thử sẽ góp phần vào sự thành công của quá trình thương lượng

nếu như được sự tham gia nhiệt tình và nghiệm túc của tất cả thanh viên đóng vai.

⁷Tuy nhiên, đối với một nhà thương thuyết giỏi thì cách đối phó lại với chiến thuật phòng ngự này không

phải là khó, đó là họ tìm hiểu kỹ lý do tại sao đối tác lại phòng ngự.

Phần II

TIẾN HÀNH THƯƠNG LƯỢNG

Sau khi đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, các bên sẽ ngồi lại với nhau để trao

đổi, bàn bạc các vấn đề cần giải quyết, hay còn gọi là tiến hành thương lượng.

Trong giai đoạn này, các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để đi đến giải

pháp chung cho vấn đề mà các bên cùng quan tâm. Và các bên cũng nhận thức

được rằng, mỗi bên có cách nhìn riêng về cuộc thương lượng; đó là, một sự mong

muốn khác nhau về kết quả. Vì vậy, để quá trình thương lượng đạt kết quả tốt đẹp,

điều đầu tiên phải biết tạo ấn tượng đẹp, sau đó là việc đưa ra những đề nghị cũng

như việc trả lời những đề nghị của đối phương. Song, những yếu tố khác cũng

không kém phần quan trọng ngay trong quá trình thương lượng, đó là việc phải đối

phó với những thủ thuật mà đối phương sử dụng.

I. ẤN TƯỢNG ĐẦU TIÊN

Chúng ta nên nhớ rằng, thương lượng không phải là cuộc biện luận, cuộc

tranh chấp, không phải là một cuộc chiến, không phân định ai thắng ai thua,…một

cuộc thương lượng thành công trong đó các bên đều đạt được lợi ích. Thực tế

thương lượng là một quá trình giao lưu về tư tưởng, nhận thức giữa các bên. Xuất

phát từ nhận thức đó, để mở đầu cuộc thương lượng chúng ta phải xây dựng lòng

tin, hướng đối tác đến lợi ích chung, tạo dựng bầu không khí, khi cần thiết có thể

khen ngợi đối tác; có nghĩa là trong quá trình này phải biết dùng tình cảm để thuyết

phục, sau đó với những nghệ thuật đã chuẩn bị dẫn dắt một cách khéo léo vào vấn

đề.

1. Xây dựng lòng tin

Trong quá trình thương lượng, giao lưu tốt sẽ có lợi cho việc tạo nên bầu

không khí thương lượng tốt đẹp, rất có ích cho việc phát triển và kết thúc thương

lượng tốt đẹp.

Xây dựng được lòng tin lẫn nhau có lợi ích là cho đối phương thấy rằng

chúng ta rất chân thành đến với cuộc thương lượng, các bên liên kết với nhau để

nhanh chóng giải quyết các vấn đề; đây chính là cơ sở cho việc giải quyết các xung

đột. Để bước đầu xây dựng được lòng tin, chúng ta cần phải chú các vấn đề sau

đây:

Rút ngắn khoảng cách giữa chúng ta và đối tác: Chúng ta phải biết sử dụng

đại từ xưng hô một cách hợp lý, cụ thể như từ “chúng ta” làm cho đối phương luôn

nghĩ rằng họ và chúng ta là một.

Dùng sự chân thành đối đãi với đối tác: Sự chân thành ở đây có nghĩa là chỉ

nên tiết lộ những thông tin cần thiết và trong khuôn khổ cho phép. Chúng ta phải

luôn kiểm soát hành vi của bản thân và kịp thời điều chỉnh.

Một khi nói sai hay có cử chỉ không đúng phải nhận sai sót và kịp thời xin

lỗi. Không nên tranh cãi với đối tác.

Khi đối tác đã thật sự tin tưởng chúng ta thì lúc đó chúng ta mới tin tưởng họ.

Ngoài ra, chúng ta đừng cố ý phê bình một cách tiêu cực một điểm nào đó

của đối tác.

Tuy nhiên, đứng về phía chúng ta không nên tin tưởng quá nhiều vào đối tác.

Có rất nhiều cách tạo dựng lòng tin với phía đối tác, với những câu hỏi sau

đây có thể giúp chúng ta làm tốt công tác chuẩn bị⁸:

Chúng ta thật sự chú ý đến vấn đề con người chưa?

Có phải chúng ta đến đây để vạch trần những điểm yếu của đối tác chăng?

Chúng ta có mong muốn đối tác tin tưởng mình không?

Chúng ta có thật sự hiểu hành vi của đối tác chưa?

Tại sao chúng ta lại không tin tưởng vào đối tác của mình?

2. Hướng đối tác đến lợi ích chung

Có thể nói rằng, trong các cuộc thương lượng mục đích cuối cùng của các

bên là hợp tác với nhau; đạt được những lợi ích mong muốn từ đối tác, cho nên

thương lượng là sự thống nhất mối quan hệ được mất giữa các bên.

Vậy làm thế nào để tìm ra lợi ích chung cho các bên? Và chúng ta biết rằng

mỗi cuộc thương lượng đều ẩn chứa những lợi ích chung, trong đó chỉ có nhà

thương lượng sẽ là người tìm ra.

Trước tiên, chúng ta phải biết nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau.

Tất nhiên là ở góc độ của đối tác, để từ đó có thể đưa ra nhiều biện pháp lựa chọn

để giải quyết vấn đề.

Hãy phân tích xem có phải đối tác đang mong muốn điều gì đó, chẳng hạn họ

mong muốn biết được sự thật, họ muốn có được nhiều ưu đãi, họ muốn được lắng

nghe, họ muốn tránh những điều bất ngờ và thay đổi, họ muốn có một cảm giác tốt

đẹp, họ muốn tránh bị chèn ép, hay là họ muốn tiền-hàng hóa và dịch vụ……?

3. Tạo dựng bầu không khí thích hợp

Có những cuộc thương lượng, ngay sau khi các bên gặp gỡ giao lưu, tiếp xúc

với nhau cũng đã xảy ra xung đột. Dĩ nhiên, đây chỉ mới là thời điểm bắt đầu và

thời điểm kết thúc của quá trình còn dài ở phía sau. Vì thế, ngay ở bước đầu này

chúng ta phải biết tạo nên bầu không khí thật tốt đẹp để có mối quan hệ đến kết quả

của cuộc thương lượng.

Chúng ta hiểu thế nào về bầu không khí của cuộc thương lượng? Đó là sự

biểu hiện thái độ của các bên trong qúa trình thương lượng, là yếu tố ảnh hưởng đến

8

Có thể khẳng định đây chỉ là những câu hỏi mang tính chất tham khảo, tùy thuộc vào nội dung thương

lượng và sự khác biệt về nền văn hóa,….. chúng ta còn có thể đưa ra rất nhiều câu hỏi khác.

tâm lý, tình cảm và cảm giác của nhà thương lượng, từ đó tạo nên những phản ứng

tương ứng.

Bầu không khí tích cực sẽ tạo sự thân thiện và làm cho nhà thương lượng

cảm thấy thoải mái, tự tin hơn. Tạo cảm giác tốt đẹp cho đối tác khi bước vào tiến

hành thương lượng. Sau đây là những vấn đề chúng ta cần phải làm và cần phải

tránh:

Hãy cũng tâm sự với đối tác, tất nhiên phải đề cập đến chủ đề mọi người đều

thích, và tránh đừng nói đến vấn đề riêng mang tính chất cá nhân.

Hãy kể chuyện cho đối tác nghe, đương nhiên phải là chuyện cười.

Chúng ta hãy luôn chú ý đến vẻ mặt của mình

Khi nói, tốt nhất nên đứng dậy để tạo tư thế thoải mái, tự do và năng động

hơn. Và phải nhìn thẳng về phía đối tác.

Có như thế, chúng ta sẽ tiến hành nhập đề một cách nhẹ nhàng, không nên

nói nhanh quá và cũng đừng nói quá chậm.

Lưu ý, khi nói chúng ta vẫn phải chú ý đến những vấn đề xung quanh để có

những thông tin kịp thời.

4. Khen ngợi đối tác đúng lúc

Khen ngợi người khác là một nghệ thuật trong giao tiếp, một lời khen chứa

đựng sự chân thành sẽ rất có ý nghĩa cho các bên. Khen ngợi được xem như là một

bí quyết giúp chúng ta có được sự tín nhiệm và thiện cảm của đối tác.

Bí quyết dùng lời khen để có sự tín nhiệm của đối tác không phải áp dụng

cho mọi đối tượng, mà trước khi dùng lời khen đó tốt nhất hãy suy nghĩ thật kỹ⁹, lời

khen sắp nói ra đây có căn cứ không? Một khi đối tác nghe rồi có tin và chấp nhận

hay không? Do vậy, muốn sử dụng bí quyết này thì phải biết rõ sở trường của đối

tác là gì? Và nếu, phát hiện ra những ưu điểm của đối tác mà người khác chưa phát

hiện thì đây cũng là một lợi thế.

Sử dụng lời khen chứa đựng ngôn từ tránh công kích vào khuyết điểm về

hình thể của đối tác.

Một lời khen ngợi nhiệt tình, khiêm tốn và ôn hòa sẽ giúp chúng ta hoàn

thành tốt các bước còn lại.

5. Dẫn dắt vào vấn đề

Như chúng ta đã nghiên cứu tại sao đối tác lại tiến hành thương lượng với

mình, đó chính là họ cũng có lợi ích trong cuộc thương lượng này. Cho nên, đối với

các bên đã từng thương lượng với nhau hay đối với các bên chỉ mới thương lượng

9

Có thể nói nên chú ý đến sự khác biệt về giới tính để sử dụng lời khen cho phù hợp; giả sử thông thường

người phụ nữ rất thích nhận được những lời khen, còn đàn ông xem lời khen đôi khi đó là sự mỉa mai chứa

đựng quá nhiều ẩn ý.

lần đầu tiên, thì chúng ta cũng nên hiểu rằng chủ đề của cuộc tiếp xúc thường là

biểu hiện trực tiếp những vấn đề mà họ quan tâm. Thông qua cuộc nói chuyện này

chúng ta cũng phần nào hiểu được tâm lý của đối tác, và với thời điểm thích hợp

chúng ta nên chuyển chủ đề cùng với việc thay đổi giọng nói (tốc độ lời nói),

chuyển hướng vào chủ đề cần thương lượng.

Dẫn dắt đối tác vào chủ đề đòi hỏi người thương lượng phải thật sự nhạy bén

và tự nhiên. Có như vậy, trong suốt quá trình thương lượng người này luôn ở thế

chủ động.

II.ĐƯA RA LỜI ĐỀ NGHỊ

Lời đề nghị chính là nền tảng cho mọi cuộc thương lượng, vì thế ngay từ

bước chuẩn bị khi xác định các mục tiêu thì chúng ta phải tính đến phương án mình

nên đưa ra lời đề nghị trước hay là chờ trả lời đề nghị của đối tác. Đây là một phần

quan trọng trong chiến lược thương lượng. Vấn đề bên nào đưa ra lời đề nghị trước

hay sau sẽ chiếm ưu thế hơn? Thông thường, nhà thương thuyết sẽ chọn một thời

điểm thích hợp và với cách thức trình bày thích hợp để đưa ra đề nghị với nhiều lựa

chọn.

1. Đưa ra đề nghị với nhiều lựa chọn.

Có thể hiểu, đề nghị là một lời hứa có liên quan hoặc yêu cầu, thông qua

con đường này, hai bên tiến tới xây dựng nên hợp đồng. Trong một cuộc thương

lượng các bên sẽ đưa ra rất nhiều đề nghị khác nhau. Tuy nhiên, có trường hợp chỉ

cần một lời đề nghị đưa ra có thể chi phối cả quá trình thương lượng nếu như chúng

ta tin chắc vào yêu cầu của mình và phải thật sự nắm chắc vấn đề. Ngược lại, sẽ là

nguyên nhân dẫn đến sự thất bại hay gây ra những thiệt hại.

Trong cuộc thương lượng mỗi bên đều mong muốn bảo vệ lợi ích của mình.

Tuy nhiên, lợi ích đó chỉ đạt được khi có ý kiến chung thống nhất, có nghĩa chúng

ta đưa ra lời đề nghị sao cho thật hợp lý.

Để đối tác dần dần tiếp xúc với các điều kiện và để cho kế hoạch của chúng

ta được phát huy, bí quyết thành công là nên đưa ra lời đề nghị mở, có nghĩa là có

nhiều lựa chọn để đối tác thấy rằng đề nghị này có thể thương lượng được.

Trong suốt quá trình thương lượng, chúng ta không thể nhớ hết tất cả những

gì mà các bên đưa ra, hãy ghi chép lại những đề nghị được đưa ra, và tốt nhất phải

đưa cho người cộng sự kiểm tra để phát hiện những điểm còn thiếu sót. Nội dung

ghi chép này sẽ có ích vào việc thiết lập hợp đồng.

Có thể đưa ra lời đề nghị theo cách này: “nếu các ông làm điều này, chúng

tôi sẽ làm điều kia”….

Trong các cuộc thương lượng thương mại, giá là nội dung cơ bản của các đề

nghị. Các bên sẽ quan tâm về giá đã đưa ra và xoay quanh vấn đề này hầu như nhiều

nhất.

2. Thời điểm đưa ra lời đề nghị

Có quan điểm cho rằng, chúng ta sẽ có nhiều lợi thế hơn nếu như đối tác

đưa ra lời đề nghị mở đầu, vì như thế sẽ rút ngắn khoảng cách giữa yêu cầu của họ

và mong muốn của chúng ta. Nếu như gặp tình huống này, hãy mạnh dạn thay đổi

chiến lược của chúng ta cho phù hợp. Ngược lại, chúng ta quyết định rằng mình đưa

ra đề nghị trước, rất có thể lời đề nghị này sẽ không thực tế, vì vậy hãy đưa ra lời đề

nghị chứa đựng nhiều điều kiện mở và có thể cao hơn chúng ta mong muốn và có

được sự đáp ứng thấp hơn.

Tùy theo tình huống, việc đưa ra lời đề nghị trước hay sau có một ý nghĩa

nhất định. Hãy lên tiếng khi có điều cần phải nói.

3. Cách thức trình bày lời đề nghị

Như đã đề cập, thương lượng còn là một nghệ thuật, vì vậy khi trình bày lời

đề nghị đầu tiên chúng ta hãy tự tin và trình bày một cách lưu loát, có căn cứ khoa

học.

Đưa ra lời đề nghị càng ít cảm xúc càng tốt. Hãy sử dụng cách nói mạnh

dạn, và dứt khoát, như: “Chúng tôi cần…..; chúng tôi yêu cầu…..; chúng tôi đòi

hỏi….”

III.

PHẢN HỒI LỜI ĐỀ NGHỊ

Khi đối tác trình bày lời đề nghị, hãy để cho họ trình bày hết ý kiến, lắng

nghe trước rồi hãy trả lời. Để phản hồi đề nghị và mong muốn đối tác chấp nhận

câu trả lời, đầu tiên hãy phân tích kỹ lời đề nghị đó, tất nhiên là chúng ta cũng cần

phải có khoảng thời gian, sau khi trả lời hãy quan sát những thay đổi.

1. Phân tích kỹ lời đề nghị của đối phương:

Sau khi đối tác trình bày xong đề nghị, chúng ta không bị bắt buộc phải đưa

ra ngay câu trả lời cho lời đề nghị đó. Hãy thận trọng phân tích lời đề nghị xem nếu

chúng ta trả lời như thế có phù hợp với mục tiêu mình đã đặt ra chưa. Có thể trong

lời đề nghị đó có nhiều điều mà chúng ta vẫn còn hiểu một cách mơ hồ.

Phân tích kỹ lời đề nghị giúp chúng ta không phải rơi vào thế mà đối

phương đã sắp đặt sẳn. Bởi lẽ, trong nhiều cuộc thương lượng đối tác có thể sẽ sử

dụng thủ thuật đưa ra lời đề nghị giả tạo, nhưng điều này sẽ mang lại lợi ích nhiều

cho đối tác.

Điển hình, có những cuộc thương lượng mà trong đó đối tác đưa ra “giá

giả”¹⁰, thường là một giá thấp. Cho dù chúng ta đang ở vị thế là bên bán hay bên

mua, khi hiểu được cái bẫy giá thấp sẽ không bị mất những lợi ích cho những cuộc

thương lượng sau này.

10

Có thể hiểu hình thức “giá giả” là người mua đưa ra một cái giá thật cao để loại những người mua khác,

cuối cùng chỉ còn lại người này thì họ lại tiếp tục trả giá, khi gặp tình huống này, người bán không muốn bán

nữa cũng không được. Và đây được là cách làm vi phạm mặt đạo đức kinh doanh.

Tóm lại, hãy phân tích kỹ lời đề nghị để hiểu rõ ý đồ của đối tác là gì, sau

đó hãy trả lời.

2. Kéo dài thời gian

Muốn phân tích kỹ lời đề nghị của đối tác, tất nhiên phải có thời gian, thế

nhưng ngay trong quá trình thương lượng làm thế nào để có đủ thời gian suy nghĩ

và phân tích kỹ? Có thể khẳng định, chúng ta chỉ có thể sử dụng các thủ thuật để

kéo dài thời gian. Các thủ thuật sau đây là phần nào giúp các nhà thương thuyết

tranh thủ được về mặt thời gian:

Có thể yêu cầu đối tác làm rõ một điểm nào đó hoặc làm nổi bật nội dung cần

thảo luận.

Giả vờ không hiểu yêu cầu của đối tác hoặc không hiểu ý nghĩa một thuật ngữ

mà đối tác sử dụng, chẳng hạn, “Ý nghĩa của từ….là gì vậy? Anh (chị) hãy nói rõ

hơn một tí”.

Có thể yêu cầu nghỉ giải lao để có thời gian suy nghĩ về những đề nghị.

Khi sử dụng các thủ thuật nhằm kéo dài thời gian, hãy thực hiện một cách tinh

tế và đầy thận trọng. Có như vậy, chúng ta mới có thể chủ động trong quá trình

thương lượng, và, có thể phát hiện thêm những gì mà đối tác muốn “lòe” người

khác.

3. Đề nghị biện pháp thay thế

Đưa ra đề nghị biện pháp thay thế, là cách thức mà nhà thương thuyết sử

dụng đưa ra một đề nghị khác đối kháng với đề nghị của đối tác ngay sau khi đã

tóm tắt đề nghị đối tác. Điều này có nghĩa là những vấn đề đối trọng phải chứa đựng

nội dung ưu tiên cho đối tác, để từ đó chúng ta phát hiện ra những gì chúng ta

không cần thiết, lúc này hãy đưa vào đề nghị của mình.

4. Quan sát sự việc thay đổi

Trong giai đoạn này, khi có được thời gian suy nghĩ và phân tích đề nghị

của đối tác, cũng là lúc đang quan sát biểu hiện của đối tác. Rất có thể đó là sự biểu

hiện mạnh mẽ, cứng rắn,….Tuy nhiên, không vì thế mà sợ hãi, phản ứng cứng rắn

lại; cách tốt nhất là hãy để cho đối tác được tự do và chúng ta có thể ngồi yên sau đó

hãy trình bày.

Ở đây, phải biết lắng nghe đối tác trình bày, chú ý đến tất cả các động tác

của bên kia để từ đó có thể hiểu được chính xác về hành vi cũng như những suy

nghĩ của họ. Không nên ngắt lời hay vội phản bác ý kiến của đối tác.

Muốn quan sát được sự việc thay đổi, đòi hỏi nhà thương lượng phải thật sự

bình tĩnh, tự tin, dám nghĩ dám làm. Trong cuộc thương lượng, chúng ta không chỉ

nghe đối tác trình bày mà còn phải hiểu xem họ làm gì, thông qua tư thế và nét mặt

của họ để đánh giá.

IV. ỨNG PHÓ VỚI NHỮNG THỦ THUẬT