Tài liệu Kỹ năng thương lượng - Trần Lê Đăng Phương
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
DỰ ÁN P.H.E
KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG
(Tài liệu phục vụ chuyên đề rèn luyện kỹ năng sống
cho sinh viên thiệt thòi trường ĐHAG)
Biên soạn: Th.S. Trần Lê Đăng Phương
Tháng 01/ 2007
MỞ ĐẦU
Nếu như, những cuộc thương lượng trong gia đình, giữa bạn bè với
nhau…với những yêu cầu đặt ra không quá cao và không nhất thiết phải lập một kế
hoạch trước cho quá trình thương lượng. Ngược lại, các cuộc thương lượng trong
kinh doanh, trong công việc yêu cầu cần đạt được là rất cao, đòi hỏi người tiến
hành thương lượng phải có sự chuẩn bị thật chu đáo.
Trong tương lai, chúng ta có thể sẽ là một nhân viên văn phòng, một thư ký,
hay một doanh nhân, và không hiếm khi chúng ta sẽ phải thay mặt lãnh đạo tiếp
xúc, trao đổi, giải quyết những công việc nhất định với các đồng nghiệp, khách
hàng, đối tác; không hiếm khi chúng ta phải chuẩn bị cho các cuộc thương lượng
của lãnh đạo và tham gia vào cuộc thương lượng đó. Chính vì vậy, chúng ta cần
phải có những kiến thức nhất định về thương lượng, phải nắm vững các kỹ năng cơ
bản để đảm bảo cho cuộc thương lượng thành công tốt đẹp.
Trong thực tế, quá trình thương lượng diễn ra rất đa dạng, phong phú, tùy
theo từng trường hợp cụ thể mà người thương lượng sẽ tiến hành các thủ tục cần
thiết hay nhiều bước khác nhau. Tuy nhiên, các chuyên gia thương lượng thường
xác định quá trình thương lượng gồm ba giai đoạn sau đây:
I. Chuẩn bị thương lượng
II. Tiến hành thương lượng
III. Kết thúc thương lượng
Ba giai đoạn trên giúp chúng ta phần nào hình dung về một cuộc thương
lượng, ba giai đoạn trên cũng là nội dung chính của tài liệu này.
Mục đích của tài liệu này nhằm giới thiệu những kinh nghiệm của nhiều
chuyên gia thương lượng trong cuộc sống nói chung, cũng như trong hoạt động
kinh doanh nói riêng. Mặc dù tác giả đã rất cố gắng trình bày, nhưng với tư cách
là người tập hợp những kinh nghiệm của các chuyên gia, cho nên tính lôgíc và hệ
thống của tài liệu vẫn còn hạn chế. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng
góp để tài liệu này được phong phú và hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn
Phần I
CHUẨN BỊ THƯƠNG LƯỢNG
Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình thương lượng là phải có
sự chuẩn bị thật tốt, nếu làm ngược lại chúng ta sẽ có thể bỏ lỡ cơ hội thương lượng
thành công. Ở giai đoạn chuẩn bị, ngoài việc phải nghiên cứu vấn đề sẽ được đưa
ra trao đổi, bàn bạc, nắm vững các qui định của pháp luật về vấn đề đó, mỗi bên
còn phải cân nhắc, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của mình.
I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG
1. Khái niệm
Có rất nhiều tình huống trong gia đình và xã hội cần phải thương lượng.
Chẳng hạn, chúng ta có thể đã thương lượng về việc làm vệ sinh phòng ở ký túc xá,
nếu chúng ta phụ trách công việc này vào ngày thứ bảy, các bạn còn lại sẽ phụ trách
công việc đó vào những còn lại. Công việc cứ như thế luân phiên. Thỉnh thoảng,
chúng ta có việc đột xuất hay thay đổi thời khóa biểu thì những điều khoản đã thống
nhất trên cũng cần phải thương lượng lại.
Thương lượng là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống,
thương lượng hiện diện ở mọi lúc mọi nơi. Chúng ta luôn tiến hành thượng ngay cả
khi chúng ta không biết mình đang thực hiện hoạt động này.
Vậy, thương lượng là gì?
Có thể hiểu, “thương lượng là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay
nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm
còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”1.
Trong môi trường kinh doanh, thay vì chỉ chấp nhận hay bác bỏ những gì bên
kia đưa ra, các bên tiến hành thương lượng để đạt được một thỏa thuận tốt hơn.
Vậy, thương lượng trong hoạt động kinh doanh là một quá trình cho và nhận một
cách tự nguyện, ở đó cả hai bên đều điều chỉnh các đề xuất và nguyện vọng của
mình để tiến lại gần nhau hơn.
2. Vai trò của thương lượng
Tại sao con người phải thương lượng với nhau? Tại sao các bên lại phải ngồi
lại với nhau, trao đổi, bàn bạc để đưa ra ý kiến chung thống nhất? Tại sao chúng ta
và người bán hàng mặc cả với nhau về giá cả của một món hàng?
Đó có phải là hai bên mong muốn giải quyết một vấn đề nào đó; đó có phải là
người bán hàng muốn bán được hàng, còn chúng ta muốn mua hàng để phục vụ nhu
cầu sinh hoạt ?
3. Đặc điểm của thương lượng
1 TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế. NXB Thống Kê, 2001. Tr 4
a. Trong quá trình thương lượng, một bên không chỉ đơn thuần theo đuổi lợi
ích riêng lẻ của mình, mà phải biết điều chỉnh lợi ích đó để xích lại gần
nhau và đi đến ý kiến thống nhất.
Thương lượng là một quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nằm đi đến
sự nhất trí. Nói cách khác, thương lượng là quá trình đưa ra yêu cầu, nhượng bộ và
đi đến ý kiến thống nhất. Nếu trong quá trình này, các bên luôn luôn giữ yêu cầu
của mình, không có bất cứ sự nhượng bộ nào, thì tất nhiên cuộc thương lượng sẽ
thất bại.
Ví dụ: Chúng ta trả giá một đôi giày thể thao là 350.000 đồng, bên người bán
vẫn giữ mức giá đưa ra là 500.000 đồng. Chúng ta không chịu trả thêm, và người
bán giày vẫn giữ đúng mức giá đã đưa ra. Do vậy, việc mua bán không thể diễn ra.
b. Thương lượng là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và
“xung đột”.
Một quá trình thương lượng thành công và ký kết hợp đồng, lợi ích chung
của các bên được thống nhất, và đây được xem là khía cạnh “hợp tác” của các bên.
Bên cạnh đó, các bên luôn giữ lập trường của mình, mong muốn đạt được lợi
ích nhiều hơn bên kia, và làm cho quá trình thương lượng thất bại. Đó là vì lợi ích
của các bên mâu thuẫn với nhau, và đây được xem là khía cạnh “xung đột” trong
thương lượng.
Hiểu rõ hai mặt “hợp tác” và “mâu thuẫn” trong quá trình thương lượng là
chìa khóa thành công giúp ta định ra những chiến lược thương lượng cụ thể.
c. Thương lượng đó là sự hợp tác hai bên cùng có lợi.
Trong quá trình thương lượng, các bên luôn tìm cách bảo vệ lợi ích của mình,
trong phạm vi đã được xác định và có thể đạt được càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên,
muốn thương lượng thành công, tất cả các nhà thương lượng, kể cả nhà thương
lượng giỏi cũng phải biết tìm cách thỏa mãn một phần lợi ích thấp nhất của đối
phương. Ngược lại, nếu không làm thực hiện được điều này cuộc thương lượng sẽ
dễ đi đến thất bại.
Cho nên chúng ta cần phải hiểu rõ bên thương lượng với mình để từ đó xác
định được mức lợi ích mà họ có thể chấp nhận được.
d. Thương lượng dựa trên cơ sở pháp luật.
Hiểu rõ mục đích của đối phương vẫn chưa đủ; việc am hiểu pháp luật, các
thông lệ liên quan của quốc gia hai bên và kể cả các qui định pháp luật quốc tế là
điều cần thiết cho một quá trình thương lượng thành công. Bởi lẽ, trong quá trình
các bên trao đổi, bàn bạc với nhau cũng điều phải dựa trên các nguyên tắc đã được
thừa nhận hợp pháp trước đó. Hơn nữa, am hiểu lĩnh vực pháp luật còn giúp cho
những thỏa thuận của các bên được thực hiện một cách nghiêm túc, tránh xảy ra
những thiệt hại.
e. Thương lượng vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật
Thương lượng là nhằm điều hòa lợi ích giữa người với người, thỏa mãn nhu
cầu của mỗi bên để đi đến ý kiến chung thống nhất. Vấn đề đặt ra là, các bên phải
suy nghĩ, hướng đến lợi ích của các bên, và để thực hiện được điều này, các bên
phải tiến hành tự nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách toàn diện, khách quan và
có hệ thống dựa trên cơ sở chiến lược và chiến thuật thương lượng. Và đây chính là
tính khoa học của thương lượng.
Tuy nhiên, thương lượng còn là một nghệ thuật, một người có kiến thức sâu
rộng, song vẫn chưa đủ đảm bảo cho sự thành công của cuộc thương lượng. Do vậy,
ngoài kiến thức, sự am hiểu pháp luật….chúng ta còn cần phải lĩnh hội được nghệ
thuật thương lượng, cụ thể đó là phải tinh tế, nhạy bén, khéo léo, linh hoạt, biết
thuyết phục người khác.
Tóm lại, thương lượng là một quá trình phức tạp, nhưng với khả năng ứng xử
tốt thì sẽ nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Bởi lẽ, không thể lấy lợi ích thuyết phục
con người mà là ở đây phải biết dùng con người thuyết phục con người.
4. Các hình thức thương lượng thường gặp
Trong cuộc sống có rất nhiều hình thức thương lượng khác nhau, tương ứng
với mỗi hình thức là sự cần thiết những kỹ năng và chiến lược riêng biệt. Mỗi hình
thức thương lượng có những đặc điểm riêng và sự khác biệt về các chủ thể tham gia
hoặc thực hiện. Có thể nêu một vài hình thức điển hình.
CÁC HÌNH THỨC THƯƠNG LƯỢNG2
HÌNH THỨC
VÍ DỤ
CÁC BÊN LIÊN QUAN
THƯƠNG LƯỢNG
QUẢN TRỊ THƯỜNG
NGÀY:
ꢀ Tổ chức tiền lương, các
điều khoản và điều
kiện làm việc.
ꢀ Hội đồng quản trị
ꢀ Các cơ quan trực thuộc
ꢀ Đồng nghiệp
Những thương lượng như
thế này liên quan đến những
vấn đề nội bộ và mối quan
hệ công việc giữa các nhóm
nhân viên.
ꢀ Xác định vị trí vai trò
công việc và phạm vi
trách nhiệm.
ꢀ Công đoàn
ꢀ Tư vấn pháp luật
ꢀ Tăng năng suất bằng
cách làm việc thêm
giờ.
THƯƠNG MẠI:
ꢀ Giành được một hợp
đồng cung cấp cho
khách hàng.
ꢀ Hội đồng quản trị
ꢀ Nhà cung cấp
Những cuộc thương
lượng này thường xảy ra
2 TIM HINDLE, Negotiating Skills (Kỹ năng thương lượng, biên dịch Nguyễn Đô), NXB Tổng hợp TP.
HCM, 2005. Tr 8
giữa một tổ chức và đối tác
bên ngoài. Mục đích chính
là những vấn đề liên quan
đến lợi ích về tài chính.
ꢀ Lịch giao hàng và cung
cấp dịch vụ.
ꢀ Khách hàng
ꢀ Các cơ quan nhà nước
ꢀ Công đoàn
ꢀ Thỏa thuận về chất
lượng và giá cả sản
phẩm.
ꢀ Tư vấn pháp luật
PHÁP LÝ:
ꢀ Tuân thủ những quy
định của chính quyền
địa phương và pháp
luật quốc gia.
ꢀ Chính
phương
quyền
địa
Những cuộc thương
lượng này thường là chính
thức và ràng buộc về mặt
pháp lý. Những tranh chấp
phát sinh trước đây có thể
trở thành vấn đề quan trọng
cần thương lượng.
ꢀ Chính phủ
ꢀ Các cơ quan pháp luật
ꢀ Hội đồng quản trị
ꢀ Tiếp xúc với các cơ
quan pháp luật (như cơ
quan chống độc quyền)
5. Những sai lầm thường mắc phải trong thương lượng
Những nhà thương lượng tài giỏi nhất cũng không tránh khỏi những sai lầm.
Một khi đã mắc phải thì khả năng có một kết quả tốt rất ít. Việc nghiên cứu những
sai lầm của những người đi trước để từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân là
điều rất cần thiết.
Ngồi vào bàn phán với suy nghĩ quá nhiều định kiến, cụ thể là làm sao luôn
luôn thắng.
Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối
phương.
Không xác định được thế mạnh của mình là gì.
Khi ngồi vào bàn thương lượng chỉ với một phương án duy nhất.
Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như, thời gian, vấn đề cần
giải quyết….
Bỏ mất cơ hội đưa ra lời đề nghị trước.
Vội rời khỏi cuộc thương lượng khi vừa bắt đầu đi vào bế tắc.
Không chọn được thời điểm kết thúc cuộc thương lượng.
Trên đây là những sai làm chủ yếu trong thương lượng thường gặp phải.
Ngoài ra còn nhiều loại sai lầm khác mà trong quá trình chuẩn bị và tiến hành
thương lượng chúng ta sẽ phát hiện ra.
II. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
Chỉ khi nào xác định được mục tiêu thì chúng ta mới có thể lập kế hoạch
thực hiện mục tiêu này. Do vậy, trước khi tiến hành lập kế hoạch cho quá trình
thương lượng chúng ta phải viết ra tất cả những mục tiêu mong muốn.
1. Làm rõ mục tiêu
Trong một cuộc thương lượng có nhiều mục tiêu mà chúng ta cần đạt được.
Vì vậy, chúng ta cần phải liệt kê tất cả các mục tiêu đó, xem những vấn đề công
khai có thể thỏa hiệp và những vấn đề không thể thỏa hiệp.
Khi xác định mục tiêu thương lượng, chúng ta cần phải thu thập những số
liên quan đến nội dung. Bởi lẽ, trong quá trình thương lượng những gì chúng ta đã
làm và chưa làm sẽ quyết định biểu hiện của chúng ta tại bàn thương lượng.
Do vậy, chúng ta phải biết đặt ra mục tiêu lý tưởng, đó chính là những gì
chúng ta mong muốn đạt được trong cuộc thương lượng.
Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho quá trình thương lượng? Có thể dựa
trên các tiêu chí sau để xây dựng mục tiêu:
ꢀ Mục tiêu đặt ra phải cụ thể
ꢀ Mục tiêu đặt ra phải thực tế
ꢀ Mục tiêu đặt ra phải đo được
ꢀ Mục tiêu đặt ra phải được thực hiện trong thời gian xác định.
ꢀ Mục tiêu đặt ra phải có phạm vi thực hiện nhất định
2. Xác định mức độ ưu tiên
Khi chúng ta đã xác định các mục tiêu cho cuộc thương lượng, hãy sắp xếp
chúng theo thứ tự ưu tiên và xác định những mục tiêu thứ yếu. Như vậy, khi tiến
hành thương lượng, chúng ta sẽ biết mục tiêu nào nên nhượng bộ trước. Tùy theo
hình thức thương lượng mà chúng ta sẽ có một cách xác lập mục tiêu ưu tiên riêng
biệt.
Ví dụ: Chúng ta biết rằng, thương lượng trong hoạt động kinh doanh, người
mua và người bán thường quan tâm đến các mục tiêu sau: Giá cả, chất lượng,
phương thức thanh toán, phương thức giao nhận hàng,…chẳng hạn. Với bảng sau
đây chúng ta có thể tham khảo để xác định mục tiêu nào là ưu tiên:
XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ ƯU TIÊN
Độ ưu tiên
BÊN BÁN
BÊN MUA
Trên cơ sở chuẩn bị và xác định mức độ ưu tiên, chúng ta có thể dễ dàng
nhận dạng những mục tiêu nào phải loại bỏ hoàn toàn ở giai đoạn trước và ngay cả
khi trong tiến trình thương lượng. Có như vậy chúng ta mới nhanh chóng tiến đến ý
kiến chung thống và đạt được kết quả tốt đẹp.
III.TỰ CHUẨN BỊ
Những thông tin có được trước khi tiến hành thương lượng và ngay trong khi
tiến hành thương lượng sẽ quyết định sự thành công của chúng ta. Chúng ta sẽ
giành được ưu thế hơn nếu như có nhiều thông tin. Do vậy, công việc chuẩn bị
những thông tin có độ tin cậy cao, cùng với việc biết tự đánh giá bản thân, chúng ta
sẽ có được kết quả tốt cho quá trình thương lượng.
1. Đánh giá bản thân
Để đạt được những mục tiêu mà chúng ta đã đề ra, điều cần thiết thực hiện
đầu tiên là phải nhận thức đúng bản thân, hoàn cảnh, những điểm mạnh, điểm yếu
của bản thân. Để tự đánh giá được bản thân, chúng ta có thể tham khảo các câu hỏi
sau đây:
Chúng ta am hiểu vấn đề sắp được đưa ra trao đổi và bàn bạc ở mức độ nào?
Chúng ta sở hữu điểm mạnh nào? Và điểm yếu nào vẫn còn tồn tại? Chúng ta
phải phát huy điểm mạnh này ra sao, và khắc phục điểm yếu như thế nào?
Ngoài ra, chúng ta còn phải biết áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm
chuẩn bị sự tự tin về tâm lý, tư thế sẳn sàng trước cuộc thương lượng. Đó là những
tố chất mà nhà thương lượng cần phải có, cụ thể:
a) Kỹ năng quan sát và suy nghĩ
Quan sát và suy nghĩ là hai điều kiện không thể tách rời nhau của con
người. Trong thương lượng, hai yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phương pháp
để thương lượng và phương hướng hành động.
Do vậy, trong cuộc sống hằng ngày chúng ta phải tập quan sát để ý đến tất
cả những sự việc xung quanh, và trong quá trình thương lượng chúng ta cũng
đừng bỏ qua bất cứ lời nói, cử chỉ và hành động nào của đối tác. Có được các
thông tin này, chúng ta phải biết phân tích và nắm vững bản chất của vấn đề.
b) Sự tự tin
Có được sự tự tin sẽ giúp cho tiến trình thương lượng được tiến hành một
cách tốt đẹp, nâng cao năng lực của người thương lượng, hơn thế nữa sự tự tin
mang đến sự tin tưởng từ phía đối tác đối với chúng ta. Sự tự tin phải tự xuất
phát từ bản thân chúng ta, do vậy:
- Chúng ta luôn nói: Chúng ta có thể làm được !
- Đừng nên nghi ngờ bản thân mỗi khi gặp khó khăn.
- Hãy tự trấn an mỗi khi gặp nguy hiểm.
c) Khả năng khống chế tình cảm
Tình cảm của người thương lượng thể hiện trong quá trình này đóng vai
trò quan trọng. Bởi lẽ, sự bực bội không vui đối với người nóng tính rất dễ bộc
lộ và một khi rơi vào trạng thái như thế sẽ có những ảnh hưởng không tốt đến
quá trình thương lượng.
d) Khả năng suy đoán
Trong thương lượng, chúng ta không thể khẳng định được rằng mình hoàn
toàn nắm được tình hình, hiểu thái độ của đối tác…Cho nên, việc sử dụng óc
phán đoán có tính chính xác về đối tác và đưa ra những giả thuyết tốt là điều
cần thiết.
Để có được nhiều giả thuyết chúng ta phải biết đặt trên suy nghĩ của đối
tác.
Giả thuyết phải được căn cứ vào sự thật. Lấy sự thật làm căn cứ cho các
giả thuyết sẽ có tính chính xác cao.
Trong tình thế chưa nắm rõ được các chứng cứ cụ thể, chúng ta có thể đưa
ra nhiều giả thuyết, đó có thể là những việc đã xảy ra trong quá khứ, đó có thể
là những việc đang xảy ra ở hiện tại và kể cả sẽ diễn ra trong tương lai. Và,
đây là cơ sở giúp chúng ta có thể đưa ra chiến lược đối phó thích ứng.
Điều cần thiết nhất ở đây là chúng ta phải mạnh dạn đưa ra các giả thuyết.
e) Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ
Như chúng ta đã biết, thương lượng còn là một nghệ thuật và ngôn ngữ
biểu đạt là chủ yếu trong suốt quá trình. Một khi năng lực thương lượng được
nâng cao thì khả năng biểu đạt ngôn ngữ cũng không ngừng tăng lên. Nhưng,
câu hỏi được đặt ra, chúng ta phải bắt đầu từ đâu? Đó là phải không ngừng học
tập và rèn luyện mình.
- Thường xuyên đọc sách sẽ tạo lập khả năng biểu đạt ngôn
ngữ tốt hơn.
- Khi trình bày vấn đề với phía đối tác, bí quyết thành công là
chúng ta phải nhìn vào mắt đối phương và nói một cách thoải
mái.
- Hãy cố gắng tìm hiểu sở trường của đối phương để đưa ra lời
khen ngợi đúng lúc.
- Khi gặp phải tình huống người giao tiếp không nói lý lẽ, điều
tốt nhất là không nên trả đũa.
- Với phụ nữ, chúng ta hãy dùng những lời khen để rút ngắn
khoảng cách.
- Khống chế cơn giận, đưa ra lý lẽ đầy đủ sẽ dễ dàng thuyết
phục đối tác hơn.
- Chúng ta phải luôn chú ý về cách dùng ngôn từ sao cho phù
hợp trong từng ngữ cảnh riêng.
f) Khả năng trả lời
Trong quá trình thương lượng, chúng ta không thể tránh khỏi những câu
hỏi rất khó trả lời, và đây là nguyên nhân gây áp lực cho nhà thương thuyết. Vì
thế, ở giai đoạn chuẩn, việc suy nghĩ và viết ra các câu hỏi mà đối tác có thể
đặt ra sẽ giúp chúng ta phát hiện khả năng trả lời của mình, để từ đó có sự điều
chỉnh tốt hơn trong bàn thương lượng. Một vấn đề cần lưu ý, trả lời câu hỏi
nên tránh sự dài dòng.
Một vấn đề không kém phần quan trọng là phải biết cách đặt câu hỏi
ngược lại cho đối tác. Để có được thông tin tốt và câu trả lời chính xác về nội
dung cần trao đổi, thì việc đặt câu hỏi là một nghệ thuật.
Chúng ta phải chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ đặt ra cho phía đối tác, bởi lẽ
trong khoảng thời gian ngắn của cuộc thương lượng chúng ta không thể lập tức
đưa ra nhiều câu hỏi. Có thể, chúng ta sẽ dùng thông tin trước đây về đối tác
để làm tư liệu đặt câu hỏi. Và, điều tốt nhất là phải diễn đạt câu hỏi đó với
người đồng nghiệp của mình.
Những dạng câu hỏi mà chúng ta có thể đặt:
ꢀ Chúng ta thử đưa ra những câu hỏi sẽ có thể đẩy đối tác đến bước
đường cùng.
ꢀ Hãy đặt những câu hỏi mà đối phương có thể sẽ né tránh
ꢀ Dùng những câu hỏi đã có để kiểm tra mức độ tin cậy của đối phương.
Những dạng câu hỏi sau đây không nên đặt ra cho đối tác:
ꢀ Tránh đặt các câu mang tính nhạy cảm.
ꢀ Đừng đặt câu hỏi với thái độ kẻ trên cho người dưới.
ꢀ Không nên đặt câu hỏi để tỏ vẻ chúng ta thông minh.
Đối với những câu hỏi mà chúng ta chưa hiểu rõ vấn đề, điều tốt nhất là
không nên vội trả lời ngay. Với một câu hỏi, có thể chúng ta trả lời dừng lại ở
một phần nội dung sẽ tốt hơn, không nên trả lời toàn bộ.
Phải biết phân biệt đâu là câu hỏi và đâu là câu trả lời. Chúng ta nên tránh
đưa ra lời giải đáp cho câu hỏi không cần thiết phải trả lời, và biết tránh đặt
những câu hỏi không nên hỏi.
g) Năng lực ứng biến
Nhà thương thuyết phải có khả năng ứng biến trong quá trình thương
lượng, có thể hiểu đó là khả năng thích ứng của nhà thương thuyết, khả năng
này tồn tại đối lập với những gì tóm gọn trong khuôn khổ hay quá cứng nhắc.
Để làm được điều này, nhà thương thuyết phải biết tự điều chỉnh về tâm lý sao
cho phù hợp với tình huống.
Có thể khẳng định rằng, trong suốt quá trình thương lượng chúng ta không
thể chỉ giữ một cách nói, một giọng nói, một nét mặt,…duy nhất. Mà phải có
sự thay đổi linh hoạt để kịp thời thích nghi với những thay đổi.
Khả năng ứng biến này không phải đương nhiên mà có được, chúng ta
phải đầu tư rèn luyện một tư duy nhạy bén, sức chịu đựng áp lực cao…
Câu hỏi đặt ra là chúng ta phải rèn luyện khả năng này bằng cách nào? Có
thể giới thiệu các cách sau:
Hãy suy nghĩ bằng con đường ngược lại vấn đề mỗi khi gặp khó khăn.
Hãy tập trung lắng nghe, phân tích và phát hiện những mâu thuẫn trong lời
nói của đối tác, để từ đó có thể kịp thời phản bác lại.
2. Tìm hiểu đối tác
Người xưa truyền lại rằng, biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Cho nên,
công việc tự đánh giá bản thân không, có thể nói, vẫn chưa đủ tạo ra cơ sở cho cuộc
thương lượng thành công. Yếu tố còn lại mà nhà thương thuyết giỏi hay thực hiện
đó là phải tìm hiểu kỹ về đối tác. Nói về tìm hiểu đối tác, chúng ta thường chú ý đến
các yếu tố khả năng của đối tác, mục đích của đối tác, có khi tự đặt câu hỏi ai là
người sẽ trực tiếp thương lượng với chúng ta; và chính từ câu hỏi này chúng ta cần
phải tìm hiểu kỹ đối tác có thể ở khía cạnh văn hóa.
Tìm hiểu khả năng của đối tác đó là khả năng tài chính, năng lực sản xuất-
kinh doanh, mức độ trang bị cơ sở vật chất- kỹ thuật…
Khi đã tìm hiểu về khả năng của đối tác, chúng ta hãy đặt câu hỏi tại sao họ
quyết định thương lượng với chúng ta, việc quyết định này có phải là thành ý với ta
hay không, họ sẽ được lợi ích gì qua cuộc thương lượng này, hơn nữa đối tác đã
thương lượng với ai khác hay không? Một loạt các câu hỏi chúng ta sẽ tự đặt ra
xung quanh mục đích của đối tác.
Vậy, để đạt được lợi ích trên thì ai sẽ là người có thẩm quyền quyết định
trong cuộc thương lượng này, có địa vị như thế nào trong đơn vị và trong xã hội, đối
phương có phải là những chuyên gia thương lượng có nhiều kinh nghiệm không, đối
phương có đủ hiểu biết và thực tế cần thiết để đạt được mục tiêu hay không, đến với
cuộc thương lượng họ có bị một áp lực nào đó buộc phải quyết vấn đề hay không,
và kể cả việc tìm hiểu tính cách và sở thích của người này. Nghĩa là chúng ta sẽ tìm
hiểu về người thương lượng với mình không chỉ ở khía cạnh quyền lực mà còn tìm
hiểu kỹ khía cạnh văn hóa của họ3.
Chúng ta sẽ tạo được ưu thế tốt trong thương lượng nếu như nhận biết được
sự khác biệt về văn hóa giữa các quốc gia, giữa các dân tộc; sự khác biệt này còn
thể hiện ở sự khác biệt về tuổi tác, giới tính4…
3. Tổ chức đoàn thương lượng
Trong trường hợp hai đoàn tiến hành thương lượng, công việc chuẩn bị tổ
chức đoàn thương lượng có ý nghĩa rất quan trọng. Cơ cấu của đoàn thương lượng
thông thường có các vai trò sau: “Trưởng đoàn, Chuyên gia thương lượng, Quan sát
viên”5
a) Trưởng đoàn:
b) Chuyên gia thương lượng:
c) Quan sát viên:
IV. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC THƯƠNG LƯỢNG LINH HOẠT
Sau khi chúng ta đã xác định được mục tiêu của mình và của phía đối tác,
công việc tiếp theo là xây dựng một chiến lược thương lượng thật đơn giản và linh
họat. Có thể hiểu, chiến lược là một chính sách chung nhằm đạt được một số mục
tiêu đã định.
1. Đặt ra phương án thương lượng
Thực tế, nhiều cuộc thương lượng đi đến việc ký kết hợp đồng, nhưng một
trong hai bên cảm thấy dường như bị ép phải chấp nhận cuộc giao dịch mà họ
không vừa ý. Nguyên nhân xuất phát từ đâu, đó có thể họ đã không chuẩn bị nhiều
phương án thương lượng khác nhau. Trong điều kiện đó, nếu đã chuẩn bị nhiều
phương án, khi cuộc thương lượng thất bại thì có thể đưa ra những lựa chọn để đối
phương phải suy nghĩ.
Làm thế nào để có thể đưa ra nhiều phương án cho cuộc thương lượng?
Chúng ta phải bắt đầu từ công việc chuẩn bị. Phương án chúng ta chuẩn bị nhằm
mục đích nào sau đây: phương án chuẩn bị sẽ áp dụng khi cuộc thương lượng thất
3 Về khía cạnh văn hóa, xin xem ở phần phụ lục ở trang 30
4
Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, Thanh niên Mỹ có học vấn tốt nhưng thường thiếu kinh nghiệm làm việc.
Hay như người Nga ở độ tuổi trung niên thường kém nhạy bén về thị trường thương mại….
5 Nhiều tác giả, Giáo trình kỹ năng giao tiếp, NXB Giáo Dục, 2005, tr 139
bại sẽ đưa ra điều khoản mới; hay là khi đối tác không đồng ý với các điều kiện của
chúng ta đưa ra thì sẽ đưa ra điều kiện mới?
Chúng ta phải biết sắp xếp phương án thương lượng theo trật tự, lô-gíc, và
căn cứ vào vấn đề đang thương lượng, như vậy từng vấn đề sẽ dược bàn bạc một
cách cụ thể và dứt khoát; một khi vấn đề nào đó chưa được giải quyết dứt điểm thì
không thảo luận vấn đề tiếp theo.
2. Chuẩn bị nhiều chiến thuật
Chiến thuật chính là những phương pháp cụ thể để thực hiện một chiến
lược. Do vậy, khi tiến hành thương lượng mà chỉ với một chiến thuật duy nhất thì
quả là chưa đủ. Nếu như chiến lược thương lượng sai thì chiến thuật đề ra cho dù
tuyệt vời đi chăng nữa thì cũng vô tác dụng.
Căn cứ vào những tổng kết của những chuyên gia, theo biểu hiện của nhà
thương lượng trong quá trình này, có thể chia chiến thuật của quá trình này ra làm
mấy loại sau: “Chiến thuật cứng rắn, Chiến thuật thương lượng theo kiểu công kích,
Chiến thuật theo kiểu số đông để thủ thắng, Chiến thuật theo kiểu ép buộc…”6
BẢNG SO SÁNH CÁC CHIẾN THUẬT THƯƠNG LƯỢNG
Chiến thuật
Ưu điểm
Nhược điểm
Chiến thuật cứng rắn:
Khi nhà thương thương Đạt được lợi nhuận tối đa Dễ đi đến thất bại
thuyết có sẳn một ưu thế
lớn hoặc do tính cách của
họ.
Chiến thuật công kích:
Nhà thương thuyết áp Nhận được nhiều nhượng Đối tác nhận biết và
dụng chiến thuật này dùng bộ
để ép đối tác phải nhượng
bộ.
nhanh chóng rút lui.
Hợp đồng được ký nhưng
không giữ được mối quan
hệ tốt.
Chiến thuật dùng số đông
để thắng:
Có được sự trợ giúp của Nếu tổ chức không tốt sẽ
Trên bàn thương lượng có nhiều chuyên gia, nhiều là điểm yếu để đối tác làm
nhiều nhà thương thuyết lĩnh vực khác nhau,…để xáo trộn dẫn đến mất đoàn
6 TRƯƠNG DANH QUYÊN, Đàm phán và thương lượng trong giao dịch kinh doanh, NXB Thanh Niên 2005,
tr 50.
nhất
những thỏa thuận được kết và đi đến kết quả thỏa
chặt chẽ hơn. Giải quyết thuận trái ngược lại với
vấn đề nảy sinh trong mục tiêu đã đặt ra.
thương lượng sẽ linh hoạt
hơn.
Chiến thuật phòng ngự:
Đây là chiến thuật rất thông minh, có thể đối phó lại
với những đối tác áp dụng chiến thuật cứng rắn và
công kích.
Nhà thương thuyết áp dụng chiến thuật này dễ dàng né
tránh sự tấn công của đối tác, luôn kiên nhẫn, tìm lý lẽ
và cơ hội để phản công lại7.
Tóm lại, nhà thương thuyết phải chuẩn bị nhiều chiến thuật có tính linh
hoạt, sẽ sở hữu được quyền thay đổi linh hoạt, và vì thế trong khi thương lượng có
thể phân tích và nắm vững tình thế. Từ đó, có thể điều chỉnh mục tiêu của mình.
Trong quá trình xây dựng chiến lược thương lượng, cần trả lời các câu hỏi
sau đây:
- Ta cần bao nhiêu người thương lượng trong đoàn?
- Nên mở đầu như thế nào?
- Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi mở đầu?
- Đối tác có thể sẽ hỏi những câu hỏi nào?
- Ta sẽ trả lời những câu hỏi đó như thế nào?
- Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?
V. THƯƠNG LƯỢNG THỬ
Trong trường hợp chúng ta nhận thấy rằng cuộc thương lượng có nhiều vấn
đề phức tạp hoặc là chúng ta chưa có nhiều kinh nghiệm; do vậy để tiến hành cuộc
thương lượng tránh không mắc sai lầm, chúng ta nên tiến hành thương lượng thử.
Thương lượng thử là việc chúng ta tổ chức thành hai nhóm thương lượng,
trong đó một bên đóng vai và có quan điểm lập trường như đối tác, còn lại là chúng
ta.
Thương lượng thử sẽ góp phần vào sự thành công của quá trình thương lượng
nếu như được sự tham gia nhiệt tình và nghiệm túc của tất cả thanh viên đóng vai.
7 Tuy nhiên, đối với một nhà thương thuyết giỏi thì cách đối phó lại với chiến thuật phòng ngự này không
phải là khó, đó là họ tìm hiểu kỹ lý do tại sao đối tác lại phòng ngự.
Phần II
TIẾN HÀNH THƯƠNG LƯỢNG
Sau khi đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, các bên sẽ ngồi lại với nhau để trao
đổi, bàn bạc các vấn đề cần giải quyết, hay còn gọi là tiến hành thương lượng.
Trong giai đoạn này, các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để đi đến giải
pháp chung cho vấn đề mà các bên cùng quan tâm. Và các bên cũng nhận thức
được rằng, mỗi bên có cách nhìn riêng về cuộc thương lượng; đó là, một sự mong
muốn khác nhau về kết quả. Vì vậy, để quá trình thương lượng đạt kết quả tốt đẹp,
điều đầu tiên phải biết tạo ấn tượng đẹp, sau đó là việc đưa ra những đề nghị cũng
như việc trả lời những đề nghị của đối phương. Song, những yếu tố khác cũng
không kém phần quan trọng ngay trong quá trình thương lượng, đó là việc phải đối
phó với những thủ thuật mà đối phương sử dụng.
I. ẤN TƯỢNG ĐẦU TIÊN
Chúng ta nên nhớ rằng, thương lượng không phải là cuộc biện luận, cuộc
tranh chấp, không phải là một cuộc chiến, không phân định ai thắng ai thua,…một
cuộc thương lượng thành công trong đó các bên đều đạt được lợi ích. Thực tế
thương lượng là một quá trình giao lưu về tư tưởng, nhận thức giữa các bên. Xuất
phát từ nhận thức đó, để mở đầu cuộc thương lượng chúng ta phải xây dựng lòng
tin, hướng đối tác đến lợi ích chung, tạo dựng bầu không khí, khi cần thiết có thể
khen ngợi đối tác; có nghĩa là trong quá trình này phải biết dùng tình cảm để thuyết
phục, sau đó với những nghệ thuật đã chuẩn bị dẫn dắt một cách khéo léo vào vấn
đề.
1. Xây dựng lòng tin
Trong quá trình thương lượng, giao lưu tốt sẽ có lợi cho việc tạo nên bầu
không khí thương lượng tốt đẹp, rất có ích cho việc phát triển và kết thúc thương
lượng tốt đẹp.
Xây dựng được lòng tin lẫn nhau có lợi ích là cho đối phương thấy rằng
chúng ta rất chân thành đến với cuộc thương lượng, các bên liên kết với nhau để
nhanh chóng giải quyết các vấn đề; đây chính là cơ sở cho việc giải quyết các xung
đột. Để bước đầu xây dựng được lòng tin, chúng ta cần phải chú các vấn đề sau
đây:
Rút ngắn khoảng cách giữa chúng ta và đối tác: Chúng ta phải biết sử dụng
đại từ xưng hô một cách hợp lý, cụ thể như từ “chúng ta” làm cho đối phương luôn
nghĩ rằng họ và chúng ta là một.
Dùng sự chân thành đối đãi với đối tác: Sự chân thành ở đây có nghĩa là chỉ
nên tiết lộ những thông tin cần thiết và trong khuôn khổ cho phép. Chúng ta phải
luôn kiểm soát hành vi của bản thân và kịp thời điều chỉnh.
Một khi nói sai hay có cử chỉ không đúng phải nhận sai sót và kịp thời xin
lỗi. Không nên tranh cãi với đối tác.
Khi đối tác đã thật sự tin tưởng chúng ta thì lúc đó chúng ta mới tin tưởng họ.
Ngoài ra, chúng ta đừng cố ý phê bình một cách tiêu cực một điểm nào đó
của đối tác.
Tuy nhiên, đứng về phía chúng ta không nên tin tưởng quá nhiều vào đối tác.
Có rất nhiều cách tạo dựng lòng tin với phía đối tác, với những câu hỏi sau
đây có thể giúp chúng ta làm tốt công tác chuẩn bị8:
Chúng ta thật sự chú ý đến vấn đề con người chưa?
Có phải chúng ta đến đây để vạch trần những điểm yếu của đối tác chăng?
Chúng ta có mong muốn đối tác tin tưởng mình không?
Chúng ta có thật sự hiểu hành vi của đối tác chưa?
Tại sao chúng ta lại không tin tưởng vào đối tác của mình?
2. Hướng đối tác đến lợi ích chung
Có thể nói rằng, trong các cuộc thương lượng mục đích cuối cùng của các
bên là hợp tác với nhau; đạt được những lợi ích mong muốn từ đối tác, cho nên
thương lượng là sự thống nhất mối quan hệ được mất giữa các bên.
Vậy làm thế nào để tìm ra lợi ích chung cho các bên? Và chúng ta biết rằng
mỗi cuộc thương lượng đều ẩn chứa những lợi ích chung, trong đó chỉ có nhà
thương lượng sẽ là người tìm ra.
Trước tiên, chúng ta phải biết nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau.
Tất nhiên là ở góc độ của đối tác, để từ đó có thể đưa ra nhiều biện pháp lựa chọn
để giải quyết vấn đề.
Hãy phân tích xem có phải đối tác đang mong muốn điều gì đó, chẳng hạn họ
mong muốn biết được sự thật, họ muốn có được nhiều ưu đãi, họ muốn được lắng
nghe, họ muốn tránh những điều bất ngờ và thay đổi, họ muốn có một cảm giác tốt
đẹp, họ muốn tránh bị chèn ép, hay là họ muốn tiền-hàng hóa và dịch vụ……?
3. Tạo dựng bầu không khí thích hợp
Có những cuộc thương lượng, ngay sau khi các bên gặp gỡ giao lưu, tiếp xúc
với nhau cũng đã xảy ra xung đột. Dĩ nhiên, đây chỉ mới là thời điểm bắt đầu và
thời điểm kết thúc của quá trình còn dài ở phía sau. Vì thế, ngay ở bước đầu này
chúng ta phải biết tạo nên bầu không khí thật tốt đẹp để có mối quan hệ đến kết quả
của cuộc thương lượng.
Chúng ta hiểu thế nào về bầu không khí của cuộc thương lượng? Đó là sự
biểu hiện thái độ của các bên trong qúa trình thương lượng, là yếu tố ảnh hưởng đến
8
Có thể khẳng định đây chỉ là những câu hỏi mang tính chất tham khảo, tùy thuộc vào nội dung thương
lượng và sự khác biệt về nền văn hóa,….. chúng ta còn có thể đưa ra rất nhiều câu hỏi khác.
tâm lý, tình cảm và cảm giác của nhà thương lượng, từ đó tạo nên những phản ứng
tương ứng.
Bầu không khí tích cực sẽ tạo sự thân thiện và làm cho nhà thương lượng
cảm thấy thoải mái, tự tin hơn. Tạo cảm giác tốt đẹp cho đối tác khi bước vào tiến
hành thương lượng. Sau đây là những vấn đề chúng ta cần phải làm và cần phải
tránh:
Hãy cũng tâm sự với đối tác, tất nhiên phải đề cập đến chủ đề mọi người đều
thích, và tránh đừng nói đến vấn đề riêng mang tính chất cá nhân.
Hãy kể chuyện cho đối tác nghe, đương nhiên phải là chuyện cười.
Chúng ta hãy luôn chú ý đến vẻ mặt của mình
Khi nói, tốt nhất nên đứng dậy để tạo tư thế thoải mái, tự do và năng động
hơn. Và phải nhìn thẳng về phía đối tác.
Có như thế, chúng ta sẽ tiến hành nhập đề một cách nhẹ nhàng, không nên
nói nhanh quá và cũng đừng nói quá chậm.
Lưu ý, khi nói chúng ta vẫn phải chú ý đến những vấn đề xung quanh để có
những thông tin kịp thời.
4. Khen ngợi đối tác đúng lúc
Khen ngợi người khác là một nghệ thuật trong giao tiếp, một lời khen chứa
đựng sự chân thành sẽ rất có ý nghĩa cho các bên. Khen ngợi được xem như là một
bí quyết giúp chúng ta có được sự tín nhiệm và thiện cảm của đối tác.
Bí quyết dùng lời khen để có sự tín nhiệm của đối tác không phải áp dụng
cho mọi đối tượng, mà trước khi dùng lời khen đó tốt nhất hãy suy nghĩ thật kỹ9, lời
khen sắp nói ra đây có căn cứ không? Một khi đối tác nghe rồi có tin và chấp nhận
hay không? Do vậy, muốn sử dụng bí quyết này thì phải biết rõ sở trường của đối
tác là gì? Và nếu, phát hiện ra những ưu điểm của đối tác mà người khác chưa phát
hiện thì đây cũng là một lợi thế.
Sử dụng lời khen chứa đựng ngôn từ tránh công kích vào khuyết điểm về
hình thể của đối tác.
Một lời khen ngợi nhiệt tình, khiêm tốn và ôn hòa sẽ giúp chúng ta hoàn
thành tốt các bước còn lại.
5. Dẫn dắt vào vấn đề
Như chúng ta đã nghiên cứu tại sao đối tác lại tiến hành thương lượng với
mình, đó chính là họ cũng có lợi ích trong cuộc thương lượng này. Cho nên, đối với
các bên đã từng thương lượng với nhau hay đối với các bên chỉ mới thương lượng
9
Có thể nói nên chú ý đến sự khác biệt về giới tính để sử dụng lời khen cho phù hợp; giả sử thông thường
người phụ nữ rất thích nhận được những lời khen, còn đàn ông xem lời khen đôi khi đó là sự mỉa mai chứa
đựng quá nhiều ẩn ý.
lần đầu tiên, thì chúng ta cũng nên hiểu rằng chủ đề của cuộc tiếp xúc thường là
biểu hiện trực tiếp những vấn đề mà họ quan tâm. Thông qua cuộc nói chuyện này
chúng ta cũng phần nào hiểu được tâm lý của đối tác, và với thời điểm thích hợp
chúng ta nên chuyển chủ đề cùng với việc thay đổi giọng nói (tốc độ lời nói),
chuyển hướng vào chủ đề cần thương lượng.
Dẫn dắt đối tác vào chủ đề đòi hỏi người thương lượng phải thật sự nhạy bén
và tự nhiên. Có như vậy, trong suốt quá trình thương lượng người này luôn ở thế
chủ động.
II.ĐƯA RA LỜI ĐỀ NGHỊ
Lời đề nghị chính là nền tảng cho mọi cuộc thương lượng, vì thế ngay từ
bước chuẩn bị khi xác định các mục tiêu thì chúng ta phải tính đến phương án mình
nên đưa ra lời đề nghị trước hay là chờ trả lời đề nghị của đối tác. Đây là một phần
quan trọng trong chiến lược thương lượng. Vấn đề bên nào đưa ra lời đề nghị trước
hay sau sẽ chiếm ưu thế hơn? Thông thường, nhà thương thuyết sẽ chọn một thời
điểm thích hợp và với cách thức trình bày thích hợp để đưa ra đề nghị với nhiều lựa
chọn.
1. Đưa ra đề nghị với nhiều lựa chọn.
Có thể hiểu, đề nghị là một lời hứa có liên quan hoặc yêu cầu, thông qua
con đường này, hai bên tiến tới xây dựng nên hợp đồng. Trong một cuộc thương
lượng các bên sẽ đưa ra rất nhiều đề nghị khác nhau. Tuy nhiên, có trường hợp chỉ
cần một lời đề nghị đưa ra có thể chi phối cả quá trình thương lượng nếu như chúng
ta tin chắc vào yêu cầu của mình và phải thật sự nắm chắc vấn đề. Ngược lại, sẽ là
nguyên nhân dẫn đến sự thất bại hay gây ra những thiệt hại.
Trong cuộc thương lượng mỗi bên đều mong muốn bảo vệ lợi ích của mình.
Tuy nhiên, lợi ích đó chỉ đạt được khi có ý kiến chung thống nhất, có nghĩa chúng
ta đưa ra lời đề nghị sao cho thật hợp lý.
Để đối tác dần dần tiếp xúc với các điều kiện và để cho kế hoạch của chúng
ta được phát huy, bí quyết thành công là nên đưa ra lời đề nghị mở, có nghĩa là có
nhiều lựa chọn để đối tác thấy rằng đề nghị này có thể thương lượng được.
Trong suốt quá trình thương lượng, chúng ta không thể nhớ hết tất cả những
gì mà các bên đưa ra, hãy ghi chép lại những đề nghị được đưa ra, và tốt nhất phải
đưa cho người cộng sự kiểm tra để phát hiện những điểm còn thiếu sót. Nội dung
ghi chép này sẽ có ích vào việc thiết lập hợp đồng.
Có thể đưa ra lời đề nghị theo cách này: “nếu các ông làm điều này, chúng
tôi sẽ làm điều kia”….
Trong các cuộc thương lượng thương mại, giá là nội dung cơ bản của các đề
nghị. Các bên sẽ quan tâm về giá đã đưa ra và xoay quanh vấn đề này hầu như nhiều
nhất.
2. Thời điểm đưa ra lời đề nghị
Có quan điểm cho rằng, chúng ta sẽ có nhiều lợi thế hơn nếu như đối tác
đưa ra lời đề nghị mở đầu, vì như thế sẽ rút ngắn khoảng cách giữa yêu cầu của họ
và mong muốn của chúng ta. Nếu như gặp tình huống này, hãy mạnh dạn thay đổi
chiến lược của chúng ta cho phù hợp. Ngược lại, chúng ta quyết định rằng mình đưa
ra đề nghị trước, rất có thể lời đề nghị này sẽ không thực tế, vì vậy hãy đưa ra lời đề
nghị chứa đựng nhiều điều kiện mở và có thể cao hơn chúng ta mong muốn và có
được sự đáp ứng thấp hơn.
Tùy theo tình huống, việc đưa ra lời đề nghị trước hay sau có một ý nghĩa
nhất định. Hãy lên tiếng khi có điều cần phải nói.
3. Cách thức trình bày lời đề nghị
Như đã đề cập, thương lượng còn là một nghệ thuật, vì vậy khi trình bày lời
đề nghị đầu tiên chúng ta hãy tự tin và trình bày một cách lưu loát, có căn cứ khoa
học.
Đưa ra lời đề nghị càng ít cảm xúc càng tốt. Hãy sử dụng cách nói mạnh
dạn, và dứt khoát, như: “Chúng tôi cần…..; chúng tôi yêu cầu…..; chúng tôi đòi
hỏi….”
III.
PHẢN HỒI LỜI ĐỀ NGHỊ
Khi đối tác trình bày lời đề nghị, hãy để cho họ trình bày hết ý kiến, lắng
nghe trước rồi hãy trả lời. Để phản hồi đề nghị và mong muốn đối tác chấp nhận
câu trả lời, đầu tiên hãy phân tích kỹ lời đề nghị đó, tất nhiên là chúng ta cũng cần
phải có khoảng thời gian, sau khi trả lời hãy quan sát những thay đổi.
1. Phân tích kỹ lời đề nghị của đối phương:
Sau khi đối tác trình bày xong đề nghị, chúng ta không bị bắt buộc phải đưa
ra ngay câu trả lời cho lời đề nghị đó. Hãy thận trọng phân tích lời đề nghị xem nếu
chúng ta trả lời như thế có phù hợp với mục tiêu mình đã đặt ra chưa. Có thể trong
lời đề nghị đó có nhiều điều mà chúng ta vẫn còn hiểu một cách mơ hồ.
Phân tích kỹ lời đề nghị giúp chúng ta không phải rơi vào thế mà đối
phương đã sắp đặt sẳn. Bởi lẽ, trong nhiều cuộc thương lượng đối tác có thể sẽ sử
dụng thủ thuật đưa ra lời đề nghị giả tạo, nhưng điều này sẽ mang lại lợi ích nhiều
cho đối tác.
Điển hình, có những cuộc thương lượng mà trong đó đối tác đưa ra “giá
giả”10, thường là một giá thấp. Cho dù chúng ta đang ở vị thế là bên bán hay bên
mua, khi hiểu được cái bẫy giá thấp sẽ không bị mất những lợi ích cho những cuộc
thương lượng sau này.
10
Có thể hiểu hình thức “giá giả” là người mua đưa ra một cái giá thật cao để loại những người mua khác,
cuối cùng chỉ còn lại người này thì họ lại tiếp tục trả giá, khi gặp tình huống này, người bán không muốn bán
nữa cũng không được. Và đây được là cách làm vi phạm mặt đạo đức kinh doanh.
Tóm lại, hãy phân tích kỹ lời đề nghị để hiểu rõ ý đồ của đối tác là gì, sau
đó hãy trả lời.
2. Kéo dài thời gian
Muốn phân tích kỹ lời đề nghị của đối tác, tất nhiên phải có thời gian, thế
nhưng ngay trong quá trình thương lượng làm thế nào để có đủ thời gian suy nghĩ
và phân tích kỹ? Có thể khẳng định, chúng ta chỉ có thể sử dụng các thủ thuật để
kéo dài thời gian. Các thủ thuật sau đây là phần nào giúp các nhà thương thuyết
tranh thủ được về mặt thời gian:
Có thể yêu cầu đối tác làm rõ một điểm nào đó hoặc làm nổi bật nội dung cần
thảo luận.
Giả vờ không hiểu yêu cầu của đối tác hoặc không hiểu ý nghĩa một thuật ngữ
mà đối tác sử dụng, chẳng hạn, “Ý nghĩa của từ….là gì vậy? Anh (chị) hãy nói rõ
hơn một tí”.
Có thể yêu cầu nghỉ giải lao để có thời gian suy nghĩ về những đề nghị.
Khi sử dụng các thủ thuật nhằm kéo dài thời gian, hãy thực hiện một cách tinh
tế và đầy thận trọng. Có như vậy, chúng ta mới có thể chủ động trong quá trình
thương lượng, và, có thể phát hiện thêm những gì mà đối tác muốn “lòe” người
khác.
3. Đề nghị biện pháp thay thế
Đưa ra đề nghị biện pháp thay thế, là cách thức mà nhà thương thuyết sử
dụng đưa ra một đề nghị khác đối kháng với đề nghị của đối tác ngay sau khi đã
tóm tắt đề nghị đối tác. Điều này có nghĩa là những vấn đề đối trọng phải chứa đựng
nội dung ưu tiên cho đối tác, để từ đó chúng ta phát hiện ra những gì chúng ta
không cần thiết, lúc này hãy đưa vào đề nghị của mình.
4. Quan sát sự việc thay đổi
Trong giai đoạn này, khi có được thời gian suy nghĩ và phân tích đề nghị
của đối tác, cũng là lúc đang quan sát biểu hiện của đối tác. Rất có thể đó là sự biểu
hiện mạnh mẽ, cứng rắn,….Tuy nhiên, không vì thế mà sợ hãi, phản ứng cứng rắn
lại; cách tốt nhất là hãy để cho đối tác được tự do và chúng ta có thể ngồi yên sau đó
hãy trình bày.
Ở đây, phải biết lắng nghe đối tác trình bày, chú ý đến tất cả các động tác
của bên kia để từ đó có thể hiểu được chính xác về hành vi cũng như những suy
nghĩ của họ. Không nên ngắt lời hay vội phản bác ý kiến của đối tác.
Muốn quan sát được sự việc thay đổi, đòi hỏi nhà thương lượng phải thật sự
bình tĩnh, tự tin, dám nghĩ dám làm. Trong cuộc thương lượng, chúng ta không chỉ
nghe đối tác trình bày mà còn phải hiểu xem họ làm gì, thông qua tư thế và nét mặt
của họ để đánh giá.
IV. ỨNG PHÓ VỚI NHỮNG THỦ THUẬT
Tải về để xem bản đầy đủ
36 trang
23500
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Kỹ năng thương lượng - Trần Lê Đăng Phương", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_ky_nang_thuong_luong_tran_le_dang_phuong.pdf
