Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 4: Tiến hành đàm phán

BÀI 4

TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN

1

Những nội dung cơ bản

1 Mở đầu đàm phán

2

Trao đổi thông tin

Đưa ra đề nghị

Thương lượng

3

4

5

Kết thúc đàm phán

2

1.Mở đầu đàm phán

Chào hỏi và giới thiệu

• Chào hỏi là nghi lễ bì nh thường trong mọi cuộc gặp

gỡ, nhưng khô ng phải là việc đơn giản. Lời nó i, cử chỉ

của bạn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của đối tá c

đối với bạn

• Chào hỏi:

✓ Bước vào phò ng đàm phá n, tay phải khô ng cầm vật gì

✓ Chủ động bắt tay đối tá c ngay

✓ Bắt tay chắc và nhanh, khô ng nên siết chặt quá

✓ Mỉm cười một cá ch cởi mở, khô ng gượng é p

✓ Nhì n thẳng vào mắt đối tá c

✓ Lắng nghe lời chào của đối tá c và đáp lại

• Cần lưu ý đến đặc điểm văn hoá của đối tá c ĐP

3

1.Mở đầu đàm phán (tiếp)

Tìm tiếng nói chung

• Những phút đầu của cuộc ĐP nên được sử

dụng để xâ y dựng bầu khô ng khí thuận lợi cho

cuộc ĐP

• Nên bắt đầu bằng việc thăm hỏi đối tá c hoặc

trao đổi những chủ đề đơn giản mà hai bên có

thể dễ dàng chia sẻ, hoặc tì m hiểu thêm thô ng

tin về đối tá c

• Khô ng nên quá ồn ào hoặc tỏ ra quá tò mò

• Nên trá nh ảnh hưởng của thành kiến, định kiến

4

hoặc ấn tượng ban đầu vô thức về đối tá c

Mở đầu đàm phán

Thống nhất chương trình đàm phán

• Mỗi bên trì nh bày vấn đề ĐP của mì nh và lắng

nghe đối tá c trì nh bày vấn đề theo cá ch của họ.

Sau đó, cá c bên thống nhất về những vấn đề

sẽ thảo luận

• Chương trì nh ĐP cần chỉ rõ :

✓Lý do cá c bên đến với cuộc đàm phá n

✓Những nội dung cá c bên cần thảo luận

✓Trì nh tự thảo luận cá c nội dung

✓Thời gian ước tí nh của cuộc đàm phá n

5

Mở đầu đàm phán

Các phương pháp mở đầu ĐP

• Phương phá p làm dịu căng thẳng: dùng lời nó i,

hành động tạo bầu khô ng khí thâ n thiện, gần

gũi khi ĐP

• Phương phá p kiếm cớ (mó c xí ch): viện dẫn

những vấn đề, sự kiện có liên quan đến nội

dung ĐP

• Phương phá p trực tiếp: thô ng bá o ngắn gọn lý

do của cuộc ĐP

• Phương phá p kí ch thí ch trí tưởng tượng: nêu

6

cá c câ u hỏi về cá c vấn đề cần ĐP

Trao đổi/Truyền đạt thông tin

• Là giai đoạn tì m hiểu đối tá c một cá ch trực tiếp

• Là cơ hội để:

✓ Nhận biết những nhu cầu và giới hạn của đối tá c

✓ Kiểm tra những giả định của bạn về đối tá c

✓ Gâ y ảnh hưởng, thuyết phục và cung cấp cho đối tá c những thô ng tin

cần thiết

✓ Thăm dò những mục tiêu quan trọng của đối tá c

• Cần cẩn trọng, khô ng nên quá huênh hoang về mì nh và quá tò

mò về đối tá c

• Cần có thá i độ xâ y dựng, khô ng chỉ trí ch hoặc châ m chọc đối

tá c

• Nên đặt câ u hỏi một cá ch trực tiếp, sau đó giữ im lặng để nghe

cầu trả lời

• Lắng nghe và ghi nhận (chứ khô ng phải là đồng ý) với những

nhu cầu của đối tá c

• Thường xuyên tó m tắt lại những thô ng tin đã thu nhận được

7

Đề nghị

• Đề nghị là con đường mà bạn và đối tá c phải đi để có

thể đạt được thoả thuận

• Đề nghị cần:

✓ Được đưa ra đúng lúc

✓ Được trì nh bày rõ ràng, ngắn gọn và tự tin

✓ Thể hiện mong muốn đạt được thoả thuận

• Một số người chủ động đưa ra đề nghị, 1 số người

khá c lại muốn đối tá c đưa ra đề nghị.

• Nếu chủ động đưa ra đề nghị thì có lợi thế là chủ

động lựa chọn thời điểm thuận lợi nhất cho đề nghị

của mình và được quyền đặt mức kỳ vọng

• Nếu chưa chuẩn bị kỹ và sợ bị “hớ” thì nên chờ đối

tác đưa ra đề nghị trước và thận trọng đưa ra quyết

định trên cơ sở đề nghị của đối tác.

8

Đề nghị

Xác định thời điểm thích hợp

• Đề nghị nên được đưa ra ở thời điểm cả 2 đã phán

đoán được vấn đề và nên cố gắng hoà hợp được lợi

ích của các bên.

• Làm thế nào để xác định đúng thời điểm đưa ra đề

nghị?

✓ Có những tín hiệu cho biết đã đến lúc đưa ra đề nghị, đó là

tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng xem lại các điều kiện của

mình.

✓ Tín hiệu thường thể hiện bằng những thay đổi trong ngôn

ngữ mà đối tác sử dụng, từ dứt khoát sang lưỡng lự

✓ Tín hiệu cũng có thể thể hiện thông qua cử chỉ, điệu bộ →

cần lắng nghe và quan sát.

• Nếu không nhận thấy tín hiệu, nên chủ động phát tín

9

hiệu để có được tín hiệu từ phía đối tác.

Đề nghị

Đưa ra đề nghị

• Đề nghị cần:

✓ Có chừa chỗ cho thương lượng

✓ Không bỏ sót một vấn đề nào

✓ Thể hiện rõ những điều kiện đi kèm với nó

✓ Không bao gồm những nhượng bộ, loại trừ, những điều kiện

không thực tế hoặc quá ưu đãi nào.

• Nên bắt đầu bằng những điểm dễ thống nhất

• Nên thăm dò những đề nghị khác của đối tác bằng

cách đưa ra những câu như: chúng tôi sẽ cân nhắc

khả năng, nếu…. thì…

• Nên dự đoán những phản ứng có thể có của đối tác

để chuẩn bị đối đáp.

10

• Đề nghị đối tác phản hồi.

Đề nghị

Nhận đề nghị

• Lắng nghe lời đề nghị của đối tác, không cắt ngang phần trình

bày của đối tác.

• Nếu có vấn đề gì chưa rõ, hãy đợi đến khi đối tác trình bày

xong. Không ngại đặt câu hỏi về những gì chưa rõ.

• Không nhất thiết phải có phản hồi ngay. Trước khi phản hồi cần

xem xét đề nghị của đối tác, hiểu rõ những nội dung của đề

nghị đó và lý do tại sao đối tác lại đề nghị như vậy.

• Có thể tạm dừng đàm phán để thảo luận, nhưng hạn chế sử

dụng chiến thuật này.

• Phản hồi:

✓ Nên bắt đầu bằng cách tóm tắt lại đề nghị của đối tác

✓ Phản hồi dựa trên đề nghị của đối tác

✓ Với những điểm không tán đồng, nên đưa ra phương án

11

thay thế

✓

Chú ý thái độ phản hồi

Thương lượng

Vùng thương lượng

• Là vùng mà mong muốn của hai bên chồng lấn nhau

Mức giá lý

tưởng của

người mua

Mức giá tối

đa của người

mua

Vùng chồng lấn

Giá trị

Mức giá tối

Mức giá lý

thiểu của

tưởng của

người bán

12

Thương lượng

Vùng thương lượng (tiếp)

• Nếu mong muốn của 2 bên không có vùng chồng lấn,

thương lượng sẽ không có cơ hội thành công

• Có nhiều vùng thương lượng tương ứng với mỗi vấn

đề đàm phán khác nhau

• Nếu đã đưa ra giới hạn cuối cùng mà đối tác vẫn

không chấp nhận → 2 bên không có vùng chồng lấn

• Nên thăm dò giới hạn của đối tác để biết hai bên có

vùng chồng lấn hay không

• Việc xác định khoảng chồng lấn (vùng thương lượng)

có tồn tại hay không là việc rất khó, phụ thuộc rất

nhiều vào sự nhạy bén của người đàm phán.

13

Thương lượng

Các phương pháp lập luận

• LËp luËn lµ qu¸ tr×nh s¾p xÕp nh÷ng ý nghÜ, lý lÏ mét

c¸ch cã hÖ thèng ®Ó tr×nh bµy nh»m chøng minh cho

mét kÕt luËn vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã.

• Trong ®µm ph¸n kinh doanh, lËp luËn lo gic cã thể làm

thay ®æi hoàn toàn hoặc một phần lËp trêng cña ®èi

t¸c, kh¼ng ®Þnh, b¶o vÖ quan ®iÓm cña ta hoÆc ngîc

l¹i.

• LËp luËn lµ giai ®o¹n khã kh¨n nhÊt trong qu¸ tr×nh

®µm ph¸n. §Ó cã lËp luËn tèt, ®ßi hái ph¶i cã sù hiÓu

vµ c¸ch tr×nh bµy hîp lý, lÞch sù.

14

• Các phương pháp lập luận hùng biện và tự biện.

Thương lượng (tiếp)

• Tranh luꢀn là phương pháp bác bỏ các lý lẽ , ý

kiến của đối tác

• Yêu cầu :

.Phải bình tꢀnh, tự tin,tôn trọng đối tác

.Sử dụng ngôn ngữ đa dạng mềm dẻo ,sâu sa

.Linh hoạt trong sử dụng các phương pháp tranh

luận

KL : Không bác bỏ trực tiếp mà bác bỏ gián tiếp

15

Thương lượng

Các chiến thuật thương lượng

• Chia nhỏ: Chia những vấn đề đang cản trở việc thoả thuận ra

thành nhiều mảng nhỏ, giải quyết dần những vấn đề nhỏ để đạt

được mục đích của vấn đề lớn.

• Phương á n mới: Khô ng nên chấm dứt đàm phá n khi có

khoảng cá ch về thương lượng quá xa, mà cần tì m kiếm những

phương á n mới, những lựa chọn mới.

• Thăm dò : Đưa ra cá c giả thiết khá c nhau để thăm dò đối tá c

nhằm mở lối thoá t khi thảo luận vấn đề với đối tá c. Khô ng nên

quá lạm dụng vì có thể khiến đối tá c cho rằng ta khô ng chắc là

ta muốn gì .

• Đi đường vò ng: Khi cuộc đàm phá n đang ở chỗ bế tắc, có thể

tạm gá c những vấn đề có vẻ khó sang một bên. Bạn phải quay

trở lại vấn đề sau đó, và trong nhiều trường hợp vấn đ₁ề₆đã

được xử lý bằng những quyết định khá c

Thương lượng

Các chiến thuật thương lượng (tiếp)

• Trao đổi nhượng bộ: Nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ,

khô ng bao giờ nhượng bộ đơn phương. Chỉ nhượng bộ khi

khô ng cò n cá ch nào khá c và khô ng nhượng bộ quá sớm.

• Tổng kết từng giai đoạn: Định kỳ tổng kết những thoả thuận

đã đạt được hoặc dành thời gian xem lại tiến trì nh thương

lượng nhằm củng cố những gì đã đạt được và xâ y dựng cơ sở

vững chắc cho tiến trì nh tiếp theo. Đồng thời, việc này giúp

phá t hiện những hiểu nhầm vì vị thế hiện tại của cá c bên để có

thể sớm giải quyết vấn đề.

• Sức é p thời gian: Sử dụng khi người đàm phá n muốn gâ y sức

é p với đối tá c để đi đến quyết định hoặc khi người đàm phá n

muốn có thêm thời gian để câ n nhắc những lựa chọn khá c.

17

Thương lượng

Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc

1. THOÁ T KHỎI TÌ NH THẾ BẾ TẮC:

• Tó m tắt lập trường của đối tá c

• Tó m tắt lập trường của bạn

• Thô ng bá o “chúng ta đang rơi vào bế tắc”

• Tá ch bạch giữa cảm xúc và thực tế

• Tá ch bạch con người và vấn đề

• Thay đổi người đàm phá n

• Ngừng đàm phá n trên cơ sở những gì đã thống nhất được và

đề nghị sẽ thảo luận sau

• Sử dụng BATNA

• Bổ sung những phương á n thay thế…

18

Thương lượng

Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc (tiếp)

2. RÚT LUI VÀ KẾT THÚC ĐÀM PHÁ N:

• Cần câ n nhắc kỹ vì phải chịu rủi ro.

• Cần chuẩn bị cho sự rút lui:

✓Trì nh bày với đối tá c về:

➢lập trường của bạn

➢Bạn hiểu như thế nào về lập trường của đối tá c

➢Vì sao hai bên khô ng đạt được thoả thuận

✓Cảm ơn đối tá c đã dành thời gian

• Thô ng bá o với đối tá c về quyết định rút lui một cá ch

lịch sự và trâ n trọng

19

Kết thúc đàm phán

Nhiệm vụ

• Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc mục tiêu dự

phòng

• Bảo đảm bầu không khí thuận lợi khi kết thúc

đàm phán

• Tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác

• Tóm tắt nội dung và rút ra kết luận cơ bản cho

cuộc đàm phán

20