Bài giảng Kỹ năng đàm phán - Chương 4: Chuẩn bị đàm phán kinh doanh

Chương 4

CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KD

1

NỘI DUNG

- Nghiên cứu chuẩn bị ĐPKD

- Xây dựng Kế hoạch ĐPKD

- Kiểm tra tập dượt các phương án ĐPKD.

2

4.1. NGHIÊN CỨU CHUẨN BỊ ĐPKD

1. Vị trí của giai đoạn chuẩn bị

“Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”

- Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chốt

cho sự thành công của đàm phán

- Một sự chuẩn bị chu đáo giúp:

+ Tập hợp các dữ liệu, các thông tin

+ Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến lược

(xác định các mục tiêu cần đạt được)

+ Tạo cho người ĐP sự tự tin, có khả năng phản ứng

lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức tạp.

3

2. Nội dung chuẩn bị giao dịch/Đàm phán

Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm:

- Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia

ĐP

- Thông tin về những:

+ Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế)

+ Các nhu cầu ngắn và dài hạn

+ Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng

+ Các chiến thuật

+ Biện luận (lý lẽ)

+ Vị thế

+ Khía cạnh văn hóa.

4

Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa

- Thông tin về hàng hoá:

+ Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định

kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng

lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân

loại,…

+ Xuất sứ của hàng hóa

+ Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ, khả

năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề

công nhân,…

+ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm

+ Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường).

5

- Thông tin về thị trường (ĐPKD quốc tế)

+ Thông tin đại cương về đất nước, con người, văn

hóa trong giao dịch đàm phán tình hình về chính

trị, xã hội của nước đối tác

+ Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành

viên của WTO, AFTA,…không? Hàng rào thuế

quan, các rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc

tế,…

+ Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải

hàng hoá,…

6

Tì m hiểu đối tá c:

- Thực lực của đối phương, bao gồm: Lịch sử của

công ty, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ

thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm (bối cảnh

của đối phương)

- Nhu cầu và thành ý của đối phương:

+ Đối phương muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì?

+ Mục đích hợp tác của họ như thế nào?

+ Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?

+ Mức độ bức thiết của sự hợp tác?

+ Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay

không?

7

Trạng thái nhân viên đàm phán của đối phương:

+ Đoàn đàm phán của họ gồm những ai?

+ Cương vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của từng

người?

+ Ai là người đứng đầu? (người có quyền quyết định?)

+ Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm,…

Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu tìm

hiểu có khác nhau. Tuy nhiên càng hiểu cụ thể, sâu sắc

về đối phương thì việc đánh giá càng chuẩn xác, đầy

đủ và có cơ hội làm chủ trong đàm phán.

8

3. Bố trí nhân sự cho đàm phán

Các thành viên trong đoàn ĐP bao gồm: trưởng đoàn,

các nhà chuyên môn, thư ký, phiên dịch, luật sư

(1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân

- Tìm hiểu mình trước để thấy rõ những ưu, nhược

điểm và những mặt mạnh, yếu của mình, những đặc

điểm tâm lý

- Loại bỏ những cố tật, những nhược điểm, có ảnh

hưởng bất lợi đối với khả năng đàn phán của bản thân

- Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như:

+ Tính kiên nhẫn

+ Óc chính xác

+ Tập kiềm chế cảm xúc (cử chỉ phi ngôn ngữ)

+ Kỹ năng nghe, nói, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi,…

9

Thế nào là một nhà đàm phán giỏi

“Một nhà đàm phán giỏi là người có đầu óc nhanh

nhạy nhưng lại có lòng kiên nhẫn vô hạn, là người

biết che dấu những cảm xúc của mình mà không là

kẻ dối lừa, biết truyền cho mọi người cảm giác đáng

tin cậy mà không tin cậy vào người khác, là người

nhã nhặn nhưng quyết đoán…”

Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi thì cần phải có

sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt.

10

Thế nào là một nhà đàm phán giỏi

Theo Francois de Cailere, một nhà thương thuyết

nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng

định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là

người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn

như khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử

nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự

và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác, song

đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục

bằng cách hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí

mật đối với người khác”.

11

(2) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán

- Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách

nhiệm cao, kiên định với mục tiêu. Kiến thức sâu rộng,

tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén,… có thể dẫn dắt đàm

phán

+ Phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế

hoạch chuẩn bị đàm phán

+ Phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phó

với các tình huống trong đàm phán

+ Có trách nhiệm phân công thành viên của đoàn và

các công việc trong đoàn

+ Có kiến thức chuyên môn, giỏi trình bày, thuyết

trình.

12

- Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán:

Họ có thể gồm nhiều chuyên gia kinh tế (kinh doanh),

pháp luật, công nghệ (kỹ thuật). Nhiệm vụ chủ yếu của

nhóm là:

+ Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng

hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác

+ Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo

dõi chiến lược, sách lược của các bên

+ Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để kiến

nghị với trưởng đoàn

+ Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá

trình đàm phán. Giúp trưởng đoàn đưa ra các kết luận

cuối cùng.

13

4. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

(1) Nghiên cứu cấu trúc một cuộc ĐPKD

Một cuộc ĐPKD thông thường bao gồm các giai đoạn:

+ Giai đoạn 1: Mở đầu

+ Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin

+ Giai đoạn 3: Lập luận

+ Giai đoạn 4: Vô hiệu hóa lập luận của đối tác

+ Giai đoạn 5: Ra quyết định kết thúc đàm phán

Cấu trúc này không phải cố định mà có thể thay đổi

trình tự hoặc có thể bỏ qua một vài giai đoạn

Giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất.

14

(2) Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc

ĐPKD

Tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết từ

khâu đề ra kế hoạch cho đến khi ra quyết định

Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào:

+ Thiên hướng, năng lực, động cơ, thói quen làm việc

của người thừa hành

+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán

+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán

Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh

cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội

dung từng giai đoạn cụ thể.

15

4.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐPKD

1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch ĐP

Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc,

thao tác, thời hạn, chi phí và khả năng thực hiện mt.

Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một

sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi trường

hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các

cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu đã định

- Xây dựng kế hoạch đàm phán chu đáo giúp ta rèn

luyện kỹ năng, hình thành thói quen phản ứng linh

hoạt trong mọi tình huống

- Tạo ưu thế thuận lợi trong đàm phán.

16

2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP

- Xây dựng kế hoạch ĐP cần thực hiện các thao tác sau:

+ Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán

+ Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của

cuộc đàm phán

+ Tìm kiếm giải pháp, bước đi thích hợp nhằm giải

quyết nhiệm vụ đó

+ Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho

cuộc đàm phán

+ Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên

(lập chương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn),

phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc trong ĐP.

17

2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP

- Lên các kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành

đàm phán

+ Kế hoạch chung: Định rõ từng loại công việc, thời gian

hoàn thành và người thực hiện

+ Kế hoạch chiến lược: Đường lối, phương hướng,

chương trình hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra

+ Kế hoạch cụ thể: Là những chương trình hành động

nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán

+ Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu:

. Nguồn thông tin; Khối lượng thông tin đã thu thập được

. Người thu thập thông tin; Thời gian hoàn thành

+ Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian.

18

2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP

- Phân chia kế hoạch tổng thể thành các kế hoạch chi

tiết

- Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết:

+ Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng,

chất lượng công việc, các thao tác cần phải làm trước

khi đàm phán

+ Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ

khó khăn trong quá trình đàm phán

+ Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi

cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm, việc

chuẩn bị đàm phán.

19

4.3. KIỂM TRA VÀ TẬP DƯỢT CÁC PHƯƠNG ÁN

ĐPKD

1. Hoàn thiện kế hoạch ĐP

Thực chất là khâu tu sửa, chuẩn hóa (bằng lời hoặc

bằng văn bản) các phần cơ bản của kế hoạch ĐP

Soạn thảo thật chi tiết các kế hoạch đàm phán

Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán: Chỉnh sửa cho hợp

lý là công việc tiếp theo của thao tác kiểm tra.

20