Tài liệu Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán

Page 1 of 32

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

I - Các khái niệm chung

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đĩ phụ thuộc rất

nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường.

1- Khái niệm đàm phán:

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đĩ là quá trình giao

tiếp cĩ đi cĩ lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia cĩ những quyền lợi cĩ thể chia sẻ

và cĩ những quyền lợi đối kháng.

Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng

định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như

một khối đá. Người đĩ phải cĩ phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và cĩ thể

đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết

hé lộ, đưa ra những thơng tin cĩ vẻ là bí mật đối với người khác.

Nhà đàm phán giỏi cịn phải biết tự chế ngự mình để thơng tin cĩ vẻ là bí mật đối với người khác để

tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nĩi những lời chưa kịp nghĩ và khơng

bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

2 - Những nguyên tắc cơ bản:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.

Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng cĩ thể đạt được.

Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.

Khơng phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.

Khơng đạt được thỏa thuận cĩ khi là kết quả tốt.

Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán.

Khơng để cuộc đàm phán bị phá vỡ hồn tồn.

Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.

Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.

3 - Các phương pháp đàm phán

Đàm phán cĩ thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:

Kỹ năng đàm phán

Page 2 of 32

Vấn đề

Đối tác

Mục tiêu

Đàm phán mềm

Bè bạn

Đạt được thỏa thuận

Đàm phán cứng

Địch thủ

Giành được thắng lợi

Đàm phán nguyên tắc

Người cộng tác

Giải quyết cơng việc

hiệu quả

Nhượng bộ

Nhượng bộ để tăng tiến quan Yêu cầu bên kia nhượng bộ Phân tích cơng việc và

hệ

quan hệ để trao đổi

nhượng bộ

Thái độ

Ơn hịa

Cứng rắn

Ơn hịa với người, cứng

rắn với cơng việc

Tín nhiệm

Lập trường

Cách làm

Tín nhiệm đối tác

Dễ thay đổi lập trường

Đề xuất kiến nghị

Khơng tín nhiệm đối tác

Giữ vững lập trường

Uy hiếp bên kia

sự tín nhiệm khơng liên

quan đến đàm phán

Trọng điểm dặt ở lợi ích

chứ khơng ở lập trường

Cùng tìm kiếm lợi ích

chung

Điều kiện để thỏa

thuận

Phương án

Nhượng bộ để đạt được thỏa Để đạt được cái muốn cĩ mới Cả 2 bên cùng cĩ lợi

thuận chịu thỏa thuận

Tìm ra phương án đối tác cĩ Tìm ra phương án mà mình Vạch ra nhiều phương

thể chấp thuận chấp thuận án cho 2 bên lựa chọn

Kiên trì muốn đạt được thỏa Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì tiêu chuẩn

thuận khách quan

Hết sức tránh tính nĩng nảy Thi đua sức mạnh ý chí giữa Căn cứ vào tiêu chuẩn

Kiên trì

Biểu hiện

đơi bên

khách quan để đạt được

thỏa thuận

Kết quả

Khuất phục trước sức ép của Tăng sức ép khiến bên kia

Khuất phục nguyên tắc

chứ khơng khuất phục

sức ép.

đối tác

khuất phục hoặc đổ vỡ.

4 - Các hình thức đàm phán:

Do đàm phán là quá trình cĩ tính mục đích nên trong thực tế cĩ rất nhiều cách được thể hiện để đàm

phán. Tựu chung lại cĩ thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán

bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại.

Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu

doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.

a - Đàm phán bằng văn bản

Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:

- Hỏi giá: Do người mua đưa ra và khơng ràng buộc người hỏi phải mua

Kỹ năng đàm phán

Page 3 of 32

- Chào hàng

•

Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực

của chào hàng.

• Chào hàng tự do: Người chào hàng kh ơ ng bị ràng buộc với chào hàng của mình.

- Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đĩ đề nghị mới

trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực.

- Chấp nhận.

Một chấp nhận cĩ hiệu lực phải đảm bảo:

- Hồn tồn, vơ điều kiện.

- Khi chào hàng vẫn cịn hiệu lực.

- Do chính người được chào hàng chấp nhận.

- Được truyền đạt đến tận người chào hàng.

- Xác nhận:

Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn và

phân biệt với những đàm phán ban đầu.

b- Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại

* Bắt tay

Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự

chúc mừng người khác.

Các nguyên tắc bắt tay thơng dụng:

- Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người cĩ chức vụ cao, chủ nhà

- Cần tránh: đeo găng tay, bĩp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.

- Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

- Giới thiệu

Kỹ năng đàm phán

Page 4 of 32

Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao,nam với nữ, khách với

chủ…..

* Trao và nhận danh thiếp

Khi trao danh thiếp cần chú ý:

- Đưa mặt cĩ chữ dễ đọc

- Khơng cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao

- Đưa bằng hai tay

- Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình

- Trao cho tất cả những người cĩ mặt

Khi nhận danh thiếp cần chú ý:

- Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập

- Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi

- Trao danh thiếp của mình. Nếu khơng cĩ thì phải xin lỗi, hẹn lần sau.

* Ứng xử với phụ nữ

Luơn tỏ ra quan tâm, săn sĩc, tơn trọng và giúp đỡ. Ví dụ

- Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước

- Chỗ khĩ đi, phải đi trước mở đường

- Phải để phụ nữ chủ động khốc tay chỗ quãng đường khĩ đi

- Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau.

- Kéo ghế mời phụ nữ ngồi

- Muốn hút thuốc phải xin lỗi

- Khơng chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới

mà khơng cần xin phép.

Kỹ năng đàm phán

Page 5 of 32

* Thăm hỏi

Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì

chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.

* Tiếp chuyện

Trong phịng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt ngồi

các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo vị trí xuất khẩu hay tuổi tác. Khơng rung đùi hay nhìn ngang liếc

dọc, khơng lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà khơng giĩi thiệu.

* Điện thoại

- Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?

- Người nhận thể hiện sự sẵn lịng nghe

- Hãy mỉm cười khi nĩi chuyện điện thoại

- Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người

gọi xem mình cĩ thể gọi lại cho họ khơng?

- Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại

- Để người gọi kết thúc cuộc nĩi chuyện

5 - Những lỗi thơng thường trong đàm phán

1. Bước vào đàm phán với đầu ĩc thiếu minh mẫn

2.

Khơng biết đối tác ai là người cĩ quyền quyết định

3.

Khơng biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nĩ như thế nào

Bước vào đàm phán với mục đích chung chung

4.

5.

Khơng đề xuất những quan điểm và lý lẽ cĩ giá trị

6.

Khơng kiểm sốt các yếu tố tưởng như khơng quan trọng như thời gian và trật tự của

các vấn đề

7.

Khơng để cho bên kia đưa ra đề nghị trước

Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán

Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

Khơng biết kết thúc đúng lúc

8.

9.

10.

Những điểm cơ bản để tránh lỗi thơng thường

Kỹ năng đàm phán

Page 6 of 32

1.

Khơng ngắt lời bên kia. Nĩi ít và tích cực nghe

Đặt các câu hỏi mở cĩ mục đích dể tạo sự hiểu biết

Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tich cực

Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm sốt được nội bộ

Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán

Tĩm tắt thường xuyên

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu

Tránh dùng những ngơn ngữ yếu

8.

9.

Khơng chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa thuận

Tránh chọc tức

10.

11.

12.

Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình.

Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá nhân.

6 - Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng trong đàm phán

1. Ấn tượng ban đầu.

Khơng nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu địi hỏi. Trước hết phải tạo ra một

khơng khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nĩi mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu.

Bạn luơn nhớ rằng sẽ khơng bao giờ cĩ cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đĩ bạn sẽ bắt đầu nĩi

về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.

Ít nhất một nửa thơng tin định truyền đạt trong đàm phán được thơng qua và tiếp nhận qua các cử chỉ,

thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thơng tin được tiếp nhận thơng qua tiếng nĩi, giọng

điệu và cách nĩi của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chĩng tạo nên thiện

cảm từ phía đối tác đàm phán. ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay

trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nĩi. Chỉ cĩ thể đàm phán và thuyết phục thành cơng nếu tự người

đàm phán khơng cĩ ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đĩng kịch với đối tác.

3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luơn luơn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình

đàm phán.

Người nào khơng biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình khơng mong muốn.

Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối

cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng

cĩ nhiều mục tiêu cụ thể và luơn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng

của đàm phán càng chĩng đạt được.

4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình cĩ khả năng lắng nghe đối tác nĩi.

Kỹ năng đàm phán

Page 7 of 32

Người ta nĩi rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ cĩ ai thật sự quan tâm chú ý

lắng nghe đối tác đàm phán với mình nĩi gì, muốn gì thì người đĩ mới cĩ những phản ứng, lý lẽ phù hợp cĩ

lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ cĩ biểu

hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội khơng. Cũng cĩ thể đối tác đàm phán đang

muốn lơi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thơng tin.

5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khơn khéo, linh hoạt.

Đừng bao giờ nĩi rằng vấn đề này mình cĩ quan điểm khác mà nên nĩi về cơ bản mình cũng nghĩ như

vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nĩi thẳng rằng đối tác cĩ cách nhìn nhận sai lầm mà

nên nĩi đĩ cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao.

Ðừng bao giờ nĩi hàng hĩa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn khơng tốt về

chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nĩi: chúng ta sẽ khơng đạt được kết quả nếu chỉ

đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem

xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hố, phương thức thanh tốn,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá

cả khơng cịn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.

6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nĩi nhiều.

Người nào hỏi nhiều thì người đĩ sẽ cĩ lợi thế, khơng chỉ về thơng tin mà cả về tâm lý, về tính chủ

động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luơn luơn lắng

nghe, quan tâm đến điều họ đang nĩi. Chính trong thời gian lắng nghe bạn cĩ thể phân tích, tìm hiểu các

động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp cĩ thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu

hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm

phán và cĩ được nhiều thơng tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng cĩ thể là câu

hỏi đĩn đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay

khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời cĩ hay khơng. Tất nhiên phải thận

trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khĩ chịu.

7. Người đàm phán cần phải biết mình cĩ thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.

Ðâu là điểm thấp nhất mà mình cĩ thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình khơng bao giờ được thay đổi

theo hướng cĩ lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay

chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Khơng phải cuộc đàm phán thương

thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người cĩ khả năng đàm phán tốt phải là

người cĩ đủ dũng cảm và quyết đốn khơng chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu cĩ thể gây bất lợi cho

mình. Ðể đàm phán thành cơng, khơng nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về

khơng".

Kỹ năng đàm phán

Page 8 of 32

8. Ðể thành cơng trong đàm phán kinh doanh, cần cĩ một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần

thiết.

Cĩ khi "một mĩn quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì cĩ thể đem lại cho bạn

cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận

"cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu cĩ

người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn cịn tiếp tục kinh doanh với đối tác

đĩ. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều cĩ lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán

khơng chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu

của bên kia.

9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vơ tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị

lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên

trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.

Làm được điều đĩ tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ

cĩ thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết cĩ thể đưa cả hướng giải

quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tĩm tắt từng nội dung đã đàm phán

sẽ giúp cho nhà thương thuyết luơn luơn khơng xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên cĩ hệ

thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.

7- Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại

1. Nĩi quá nhỏ:

Nếu nĩi quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác khơng tập trung và cĩ thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần

phải nĩi đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nĩi chậm hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ cĩ thời gian để nghe,

tiếp nhận và hấp thụ các thơng tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.

2. Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác khơng thiện cảm, khơng tin tưởng, thậm

chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của

mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.

3. Khơng cĩ kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng cĩ kế hoạch cụ thể định trước sẽ khơng đem lại

kết quả như mong muốn. Nếu cĩ nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để

tránh lẫn lộn khi đàm phán.

4. Khơng thơng báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:

Kỹ năng đàm phán

Page 9 of 32

Điều này cĩ thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng

buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì khơng rõ nội

dung sẽ đàm phán.

5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:

Nếu đối tác nĩi quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng

những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Cĩ nhiều trường hợp đối tác lợi

dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hồn tồn khác.

6. Ðưa hết tất cả thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:

Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà khơng hiệu quả. Hãy sử

dụng lần lượt các thơng tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của

đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần cĩ thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" các thơng tin trước khi bị thuyết phục

để đi đến thống nhất trong đàm phán.

7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác:

Ðiều đĩ chỉ làm cho đối tác càng cĩ lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đĩ sẽ

gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn

trả lời bằng tất cả các lý lẽ thơng tin của mình.

8. Khơng chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:

Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi khơng thể cĩ những linh hoạt nhân nhượng trong

chừng mực cĩ thể. Và như thế, khơng chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà cịn tạo ra

định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.

9. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác:

Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện

tinh thần học hỏi khi đàm phán. Khơng nên cĩ những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khĩ

chịu cho đối tác.

II - Chuẩn bị đàm phán

1 - Đánh giá tình hình:

a - Thu thập thơng tin về thị trường.

- Luật pháp và tập quán buơn bán.

Kỹ năng đàm phán

Page 10 of 32

- Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường.

- Các loại thuế và chi phí.

- Các nhân tố chính trị và xã hội.

- Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.

b - Thu thập thơng tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh cĩ thể là hàng hĩa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thơng

tin về nĩ, chẳng hạn:

- Cơng dụng và đặc tính.

- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.

- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.

c - Thu thập thơng tin đối tác

- Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.

- Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người cĩ quyền quyết định.

- Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, cĩ thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức

ép.

- Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.

Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, cĩ thể tạm chia khách hàng thành những loại sau:

Khách hàng trọng giá cả

Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ khơng chấp nhận

giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn.

Khách hàng trọng giá trị:

Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận

giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.

Khách hàng trung thành:

Kỹ năng đàm phán

Page 11 of 32

Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro cĩ

thể xảy ra nếu với những đối tác mới.

Khách hàng trọng tiện lợi.

Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, khơng cần so sánh các giải pháp thay thế

để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng.

d- Thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh.

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để cĩ những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ

đĩ đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan

điểm của đối tác.

Phân tích SWOT

• Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận

dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.

• Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khĩ khăn để đạt đến

mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ.

• Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngồi cĩ tác động thuận lợi đến hoạt động của ta.

• Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngồi cĩ tác động thuận lợi đến hoạt động của ta.

2 - Đề ra mục tiêu:

Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối

quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn:

+ Một mục tiêu cao nhất - kết quả cĩ thể đạt được tốt nhất.

+ Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vãn cĩ thể chấp nhận.

+ Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........

3 - Chuẩn bị nhân sự

+ Thành viên trong đồn đàm phán

Trưởng đồn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần)

+ Tự đánh giá:

Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người cĩ lợi và bất lợi cho đàm phán

Kỹ năng đàm phán

Page 12 of 32

Thế nào là người đàm phán giỏi ?

•

Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao

giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc

các giải pháp hai lần.

• Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng

tơi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đơ la".

• Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều

này cĩ thể hiểu như là "chúng tơi hy vọng nhận được 2 đơ la, nhưng nếu chúng tơi chỉ nhận được cĩ

1.50 đơ la thì cũng được".Điều cĩ nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt.

Những người đàm phán giỏi khơng tự khố mình vào một chỗ mà điều đĩ cĩ thể làm họ mất mặt nếu họ

phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý lẽ.

Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi thì khơng đưa

ra quá nhiều lý do.Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng tĩm tắt và cân nhắc các điểm chính,

kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa.

4 - Lựa chọn chiến lược, chiến thuật

4.1 - Lựa chọn kiểu chiến lược

a - Chiến lược “Cộng tác”

Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nĩ nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân

và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân

khơng chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà cịn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy

xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là

cách giải quyết mang tính cộng tác mà nĩ địi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nĩ

cũng địi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo.

Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:

- Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.

- Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.

- Cần sự cam kết để giải quyết cơng việc.

- Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.

b - Chiến lược “Thỏa hiệp”

Kỹ năng đàm phán

Page 13 of 32

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là khơng cĩ thể, người đàm phán

hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến

mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lơi kéo cĩ ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm

ra một số cách cĩ thể dùng được chấp nhận mà nĩ phần nào làm hài lịng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp cĩ nghĩa

là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”.

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

- Vấn đề là quan trọng nhưng khơng thể giải quyết được.

- Mối quan hệ là quan trọng nhưng khơng thể hịa giải.

- Các bên cĩ sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất.

- Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.

- Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.

- Chỉ cĩ một sự lựa chọn duy nhất chứ khơng cĩ giải pháp nào khác.

c - Chiến lược “Hịa giải”

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất

cứ giá nào, cĩ liên quan rất ít hoặc khơng cĩ liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vơ

nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết

quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.

Chiến lược “Hồ giải” sử dụng tốt nhất khi:

- Nhận thấy mình sai.

- Mong muốn được xem là người biết điều.

- Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia.

- Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau.

- Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu.

- Sự hịa thuận và ổn định là quan trọng hơn.

d - Chiến lược “Kiểm sốt”:

Kỹ năng đàm phán

Page 14 of 32

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn

được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần

thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh

nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.

Chiến lược “Kiểm sốt” sử dụng tốt nhất khi:

- Hành động nhanh chĩng, dứt khốt là vấn đề sống cịn ( như trường hợp khẩn cấp).

- Một vấn đề quan trọng địi hỏi phải hành động bất thường.

- Biết mình đúng.

- Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.

e- Chiến lược “Tránh né”.

Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của

kiểu này là lảng tránh, nĩ tạo ra kết quả là làm thất vọng hồn tồn cho các bên liên quan. Mục đích của các

bên khơng được đáp ứng, mà cũng khơng duy trì được mối quan hệ. kiểu này cĩ thể tạo hình thức ngoại giao

để làm chênh lệch một vấn đề, hỗn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi

một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đĩ quan điểm của

người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.

Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:

- Những vấn đề khơng quan trọng.

- Cĩ nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.

- Khơng cĩ cơ hội đạt được mục đích khác.

- Cĩ khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.

- Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ.

- Phía bên kia cĩ thể giải quyết xung đột cĩ hiệu quả hơn.

- Cần thời gian để thu thập thơng tin.

4.2 - Lựa chọn chiến thuật

a - Địa điểm đàm phán.

Kỹ năng đàm phán

Page 15 of 32

- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phịng của mình.

- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.

- Đàm phán ở địa điểm trung lập.

b - Thời gian đàm phán.

Lưu ý:

- Cần cĩ thời gian để giải lao.

- Thời gian trống cho phép trưởng đồn và chuyên gia cĩ ý kiến tham mưu, hay trưởng đồn hai bên

tham khảo ý kiến của nhau.

- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).

- Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết.

c - Thái độ đàm phán.

Thái độ đơn giản và thẳng thắn:

Là thái độ “nĩi cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nĩ cĩ tác dụng tước vũ khí

của bên kia và nhanh chĩng đi đến thỏa thuận.

Chỉ sử dụng khi:

- Đã quen thuộc bên kia.

- Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt.

- Sức ép về thời gian khơng cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay.

Thái độ gây sức ép và cương quyết:

Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia

biết được họ sẽ rất khĩ chịu.

Được sử dụng khi:

- Ta ở thế mạnh hơn.

Kỹ năng đàm phán

Page 16 of 32

- Phía bên kia cần kết thúc sớm.

- Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán.

Thái độ thờ ơ, xa lánh:

Là thái độ tỏ ra khơng quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia,

tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối khơng biết được tình hình của

mình thế nào.

Chỉ sử dụng khi:

- Phía bên kia họ mạnh hơn.

- Ta đang chịu sức ép thời gian.

- Ta đã cĩ giải pháp thay thế.

III - Mở đầu đàm phán.

1. Tạo khơng khí đàm phán

Nếu xuất phát từ gĩc độ cĩ lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được một bầu khơng khí tin cậy

lẫn nhau, thành thật hợp tác.

Cố gắng xây dựng một mối quan hệ tốt với phía bên kia ngay từ giây phút gặp mặt, dù bạn đã biết

hoặc khơng biết họ trước đĩ. Một vài câu chuyện "xã giao" ban đầu sẽ là những cầu nối làm quen cĩ hiệu quả

trong hồn cảnh này

2. Đưa ra những đề nghị ban đầu:

Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban đầu của 2 bên vì một số lí

do sau:

- Nĩ truyền đạt thơng tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thức của bên kia và những vấn

đề bất đồng.

- Nĩ cĩ khả năng tiếp tục tạo bầu khơng khí trong đàm phán.

- Nĩ cĩ thể được sử dụng để các bên thăm dị tình hình của phía bên kia trước khi đưa ra quyết định của

mình.

Kỹ năng đàm phán

Page 17 of 32

- Nĩ cĩ thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán.

+ Lựa chọn vấn đề “dễ trước, khĩ sau”.

+ Khuyến khích bên kia đưa ra đề nghị trước.

+ Khơng bao giờ chấp nhận một đề nghị đầu tiên mà phải luơn yêu cầu những đề nghị tốt hơn.

+ Khơng đưa ra đề nghị đầu tiên tốt nhất và kiên trì bảo vệ.

- Cần phải tính tốn để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi cĩ thể thỏa thuận.

- Lợi ích thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với những mất mát thể diện do

phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại lớn trong đàm phán.

- Tạo ra cạnh tranh: Cần cho bên kia biết rằng chúng ta khơng phải chỉ cĩ một cơ hội này, họ khơng

phải là đối tác duy nhất.

3. Lập chương trình làm việc

Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập ra chương trình làm việc nên

được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để cĩ thời gian chuẩn bị. Tuy nhiên chương trình làm việc vẫn cĩ

thể đàm phán thay đổi lại.

IV- Tạo sự hiểu biết.

1. Đặt câu hỏi

1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán

- Thu thập thơng tin nhất định.

- Đưa ra thơng tin.

- Làm cho phí bên kia chuyển hướng.

- Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận.

- Thu hút sự chú ý.

Loại câu hỏi:

Kỹ năng đàm phán

Page 18 of 32

- Câu hỏi mở để đạt được thơng tin khái quát liên quan đến vấn đề cĩ liên quan.

- Câu hỏi thăm dị để gợi thêm ra những thơng tin.

- Câu hỏi đĩng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn

giản là cĩ và khơng.

- Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định.

1.2 Kỹ thuật đặt câu hỏi.

- Khơng đặt nhiều những câu hỏi đĩng trừ khi khơng cần thiết.

- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ khơng nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp.

- Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính va thái độ bình tĩnh. Nhưng cơng kích lớn tiếng hoặc áp đặt khơng

mang lại những đáp ứng tích cực.

- Nếu định lấy thơng tin khĩ moi hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hĩa câu

trả lời của bên kia, sau đĩ mới đặt câu hỏi chính.

2. Im Lặng.

Sự im lặng trong đàm phán cĩ ý nghĩa:

- Buộc bên kia tiếp tục phát biểu.

- Báo hiệu rằng mình đã nĩi đủ.

- Thể hiện những bất bình hoặc khơng chấp nhận những quan điểm của bên kia.

- Thể hiện một sự thất vọng.

- Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nĩi cịn cĩ tác dụng thu hút sự chú ý của bên

kia.

- Im lặng cịn thể hiện sự miễn cưỡng.

3. Lắng nghe:

Lắng nghe trong đàm phán để:

Kỹ năng đàm phán

Page 19 of 32

- Thể hiện sự tơn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên

gắn bĩ hơn, đàm phán thuận lợi hơn.

- Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia.

- Phát hiện những điểm then chốt cĩ giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…)

để đốn được sự trung thực trong lời nĩi của phái bên kia.

- Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa.

Muốn lắng nghe cĩ hiệu quả cần:

- Loại bỏ tất cả những gì cĩ thể phân tán tư tưởng.

- Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe.

- Bộc lộ thái độ chia sẻ.

- Sử dụng những câu từ, bơi trơn.

- Hãy lắng nghe cả cách nĩi.

- Khơng cắt ngang.

- Khơng phát biểu giúp (nĩi leo) khi bên kia gặp khĩ khăn trong diễn đạt.

- Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nĩi để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cơ

đọng lại.

- Khơng vội phán quyết.

- Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ.

- Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo.

- Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản.

4. Quan sát

4.1. Diện mạo:

Kỹ năng đàm phán

Page 20 of 32

Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì cĩ thể bị nhầm lẫn. Do đĩ phải dùng cả kinh nghiệm, linh

cảm và những thơng tin thu thập được về bên kia để cĩ cách hành động. Nĩi chung việc cảm nhận qua diện

mạo chỉ dùng để tham khảo.

4.2. Thái độ:

Nếu bên kia cĩ thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong khơng khí đối địch, nếu cĩ thái độ thân

thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên cũng khơng nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầu vì thái độ của họ sẽ

biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán.

4.3. Cử chỉ:

• Nghe chăm chú, thể hiện:

- Mở mắt to và lanh lợi.

- Khuynh hướng hơi đổ về phía trước.

- Bàn tay mở và cánh tay duỗi.

• Thủ thế, thể hiện.

- Mở mắt và lanh lợi.

- Tư thế thẳng đứng.

- Cánh tay và chân hơi chéo nhau.

- Nắm chặt tay.

• Thất vọng, thể hiện.

- Bàn tay nắm hơi chặt.

- Xoa gáy.

- Nhìn ra lối ra hoặc bên ngồi.

• Chán ngán, thể hiện.