Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 5: Tâm lý và văn hoá trong đàm phán

BÀI 5

TÂM LÝ VÀ VĂN HOÁ TRONG

ĐÀM PHÁN

1

Các đặc điểm tâm lý cá nhân

Tí nh khí

• Tí nh khí : là toàn bộ cá c đặc điểm tâ m lý riêng của con

người, thể hiện ở tốc độ xuất hiện và cường độ của

tì nh cảm, cử chỉ, động tá c…

• Tí nh khí khô ng biểu hiện chí nh kiến, quan điểm, năng

lực của con người mà chủ yếu thể hiện cảm xúc và

đặc điểm bề ngoài trong hành vi ứng xử của người đó

• Cá c kiểu tí nh khí chủ yếu:

✓ Tí nh nó ng: nhanh nhẹn, sô i nổi, nó ng nảy…

✓ Tí nh lạnh: bì nh tĩnh, điềm đạm, kiên trì …

✓ Tí nh hoạt: hoạt bá t, năng động, dễ thí ch nghi…

2

✓ Tí nh ưu sầu: yếu ớt, uể oải, suy tư, hay chịu đựng…

Các đặc điểm tâm lý cá nhân

Tí nh cá ch

• Tí nh cá ch: là tổng thể những đặc tí nh tâ m lý vững bền, thuộc

bản chất con người với tư cá ch là một thành viên của xã hội,

thể hiện ở thá i độ và cá ch hành động.

• Tí nh cá ch khô ng phải là bẩm sinh mà được hì nh thành trong

quá trì nh sống và hoạt động của con người với tư cá ch là một

thành viên của xã hội, phụ thuộc vào thế giới quan, niềm tin, lý

tưởng, vị trí xã hội của người đó và ảnh hưởng của mô i trường

sống

• Tí nh cá ch là đặc điểm riêng của cá nhâ n

• Cá c né t tí nh cá ch:

✓ Nhó m 1: né t trí tuệ, ý chí và cảm xúc của bản thâ n con người

✓ Nhó m 2: thể hiện mối quan hệ của con người với mô i trường

xung quanh: với người khá c, với lao động, với tài sản, với

3

quyền lực…

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người nóng nảy, hay cáu gắt

• Lu«n n«n nãng, mÊt b×nh tÜnh, thiÕu tù chñ.

• Ứng xử:

✓ Th¶o luËn víi hä vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cßn ph¶i bµn c·i (nÕu ®·

râ) tríc khi bíc vµo ®µm ph¸n.

✓ Lu«n lu«n tá vÎ b×nh tÜnh, th¶n nhiªn vµ cã hiÓu biÕt, th«ng

th¹o.

✓ Nãi chuyÖn tay ®«i víi hä khi gi¶i lao nh»m t×m hiÓu nguyªn

nh©n dÉn ®Õn lËp trêng tiªu cùc cña hä.

✓ Trong trêng hîp c¨ng th¼ng qu¸ møc cã thÓ ®Ò nghÞ ngõng

cuéc ®µm ph¸n b»ng "gi¶i lao", sau ®ã mäi ngêi bít nãng l¹i

tiÕp tôc häp.

✓ XÕp ®èi t¸c nµy ngåi gÇn nh÷ng ngêi cã uy quyÒn trong

phßng khi ®µm ph¸n…

4

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người đối thoại tích cực

• B×nh tÜnh, dÔ chÞu, yªu lao ®éng, tèt bông

• Ứng xö:

✓ Cïng víi hä lµm râ vµ kÕt thóc viÖc xem xÐt tõng trêng hîp

riªng biÖt.

✓ T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c ®èi t¸c giao dÞch kh¸c ®ång ý víi ph-

¬ng ph¸p cã tÝnh chÊt x©y dùng mµ ngêi ®ã ®a ra trong cuéc

tranh luËn, ®µm ph¸n.

✓ Tranh thñ sù gióp ®ì, ñng hé cña hä trong nh÷ng vÊn ®Ò

khã kh¨n, tranh c·i vµ trong t×nh huèng nÆng nÒ, vÊt v¶.

✓ XÕp hä ngåi vµo chç trung t©m gi÷a c¸c thµnh viªn kh¸c.

5

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người “biết tất cả”

• NghÜ r»ng m×nh th«ng th¹o h¬n ai hÕt vÒ mäi vÊn

®ề, cã ý kiÕn vÒ mäi thø vµ lu«n lu«n yªu cÇu ®îc

ph¸t biÓu ý kiÕn.

• Ứng xử:

✓ §Æt hä ngåi c¹nh ngêi chñ tr× ®µm ph¸n.

✓ ThØnh tho¶ng nh¾c nhá hä r»ng mäi thµnh viªn kh¸c còng

muèn ph¸t biÓu ý kiÕn.

✓ Yªu cÇu hä cho phÐp nh÷ng ngêi kh¸c cã ®iÒu kiÖn rót ra

nh÷ng kÕt luËn trung gian.

✓ T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c thµnh viªn bµy tá ý kiÕn víi nh÷ng

®iÒu kÕt luËn kh¼ng ®Þnh dòng c¶m cña ®èi t¸c.

✓ §«i khi ®Æt cho hä nh÷ng c©u hái chuyªn m«n phøc t¹p vµ

6

khi cÇn thiÕt ngêi chñ tr× cã thÓ tr¶ lêi cho hä.

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người khoác lác

• Hä thêng thiÕu tÕ nhÞ, v« cí c¾t ngang qu¸ tr×nh ®µm

ph¸n. Hä Ýt chó ý ®Õn thêi gian giµnh cho lêi ph¸t biÓu

cña m×nh.

• Ứng xö :

✓ §Æt hä ngåi gÇn ngêi chñ tr× ®µm ph¸n hoÆc ngêi cã uy tÝn.

✓ Khi hä ®i chÖnh híng cÇn ph¶i tÕ nhÞ ng¨n l¹i.

✓ Khi hä l¶ng tr¸nh ®Ò tµi ®µm ph¸n nªn hái xem ®iÒu anh ta

nãi cã liªn quan g× ®Õn chñ ®Ò ®ang ®µm ph¸n.

✓ Hái ý kiÕn tõng c¸ nh©n tham gia ®µm ph¸n vÒ nh÷ng vÊn

®Ò hä nãi ra.

✓ Trong trêng hîp cÇn thiÕt nªn quy ®Þnh thêi gian cho cuéc

giao dÞch, ®µm ph¸n vµ mçi lêi ph¸t biÓu.

✓ Chó ý kh«ng cho hä ®¸nh tr¸o tõ vÊn ®Ò nµy sang vÊn ®Ò

kh¸c

7

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người nhút nhát

• ThiÕu tù tin khi ph¸t biÓu tríc ®¸m ®«ng, s½n sµng im

lÆng, sî ph¸t biÓu nh÷ng ®iÒu mµ theo quan ®iÓm cña

hä lµ ngu ngèc, buån cêi.

• Ứng xử:

✓ Nªn ®Æt cho hä c©u hái nhÑ nhµng cã tÝnh chÊt th«ng tin.

✓ KhuyÕn khÝch hä ph¸t biÓu, phª b×nh vµ ®Ò xuÊt ý kiÕn, ph-

¬ng ¸n.

✓ Gióp hä diÔn ®¹t ý kiÕn.

✓ Kiªn quyÕt ng¨n chÆn bÊt kú sù cêi nh¹o nµo cña c¸c ®èi t¸c

kh¸c.

✓ Nªn sö dông c¸ch diÔn ®¹t cã tÝnh chÊt khuyÕn khÝch nh "TÊt

c¶ chóng t«i muèn nghe ý kiÕn cña anh".

✓ §Ých th©n c¶m ¬n hä v× nh÷ng ®ãng gãp, nhËn xÐt cña hä

cho cuéc ®µm ph¸n

8

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người bình thản, khó lay chuyển

• KÝn ®¸o, thêng c¶m thÊy m×nh sèng ngoµi thêi gian vµ

kh«ng gian (c« ®¬n) còng nh ngoµi lÒ ®Ò tµi, t×nh

huèng cña cuéc giao dÞch, ®µm ph¸n cô thÓ

• Ứng xử:

✓ Tríc hÕt nªn trao ®æi vÒ nh÷ng kinh nghiÖm cña b¶n th©n hä

vµ xin nh÷ng lêi khuyªn.

✓ Nªn hái hä nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ mµ hä biÕt, hä quan t©m.

§Ò nghÞ hä cho ý kiÕn nhËn xÐt vÒ c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n

s©u.

✓ Khi cã ®iÒu kiÖn tranh thñ t×m hiÓu nguyªn nh©n cña hµnh vi

®ã.

9

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người “quan trọng hoá vấn đề”

• kh«ng thí ch sù phª b×nh (dï lµ trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp),

thí ch tỏ ra là người có tầm quan trọng, đứng trên

người khá c

• øng xö:

✓ Kh«ng cho phÐp hä ®ãng vai trß lµm kh¸ch trong cuéc giao

dÞch, ®µm ph¸n.

✓ CÇn ®Ò nghÞ nhÑ nhµng lµm sao cho hä b×nh ®¼ng víi c¸c

thµnh viªn kh¸c.

✓ Kh«ng cho phÐp bÊt kú sù phª ph¸n nµo ®èi víi nh÷ng ngêi

l·nh ®¹o cã mÆt hoÆc v¾ng mÆt còng nh c¸c c¸ nh©n kh¸c.

✓ Lu«n lu«n nhắc nhở rằng ở đ©y ta chØ bµn vÒ mét chñ ®Ò

®µm ph¸n vµ ai lµ ngêi ®Ò xíng ra nã.

✓ Sö dông ph¬ng ph¸p "v©ng…, nhng" sÏ rÊt cã lîi ®èi víi kiÓu

ngêi nµy.

10

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người hay vặn hỏi

• Thí ch nh÷ng c©u hái bÊt kÓ chóng cã c¬ së thùc tÕ

hay lµ bÞa ®Æt, muèn vÆn hái vÒ tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò.

• Ứng xử:

✓ Đối với những câ u hỏi mang tí nh chất thô ng tin, cần trả lời

ngay một cá ch rõ ràng, cụ thể

✓ Ngay lËp tøc thõa nhËn lÏ ph¶i vµ quyÒn cña hä nÕu nh

kh«ng cã ®iÒu kiÖn tr¶ lêi cô thÓ.

✓ Hỏi lại

11

Văn hoá và các thành phần của văn

hoá

• Văn hoá bao gồm tổng thể kiến thức, đạo đức, đức

tin, nghệ thuật, luật phá p, tập quá n, thó i quen… được

cá c thành viên trong một cộng đồng thừa nhận. Nó i

cá ch khá c, văn hoá là tất cả những gì mà cá c thành

viên trong xã hội có , nghĩ và làm

• Cá c thành phần của văn hoá :

✓ Yếu tố vật chất: kinh tế, cô ng nghệ

✓ Yếu tố tổng thể xã hội: tổ chức xã hội, cơ cấu chí nh trị, giá o

dục…

✓ Yếu tố quan niệm, tí n ngưỡng, đức tin

✓ Yếu tố thẩm mỹ

12

✓ Yếu tố ngô n ngữ

Ảnh hưởng của văn hoá đối với

hành vi đàm phán

• Sự khá c biệt về ngô n ngữ và những cử chỉ,

hành vi khô ng lời

• Sự khá c biệt về quan niệm giá trị: sự khá ch

quan, sự cạnh tranh, sự cô ng bằng, quan niệm

về thời gian…

• Sự khá c biệt về tư duy và quá trì nh ra quyết

định

13

Vận dụng sự khác biệt về văn

hoá trong đàm phán

1. Lựa chọn các thành viên trong đoàn đàm phán

theo khía cạnh văn hóa

2. Bồi dưỡng kiến thức về văn hoá chꢀo cho các

thành viên đàm phán

3 .Phong cách văn hoá trong đàm phán

4 .Các vấn đề văn hóa sau khi kết thúc đàm

phán: hợp đồng, ký kết thoả thuận…

14

Vận dụng sự khác biệt về văn

hꢀa trong đàm phán (tiꢁp)

1. Lựa chꢂn phái đoàn đàm phán:

. Sự chín chắn

.Linh hoạt nhưng ổn định về tình cảm

.Có sự nhạy cảm độ lượng về văn hóa

.Sử dụng tốt kỹ năng lắng nghe, ngôn ngữ

.Khả năng hợp tác tốt giữa các thành viên

.1 số thành viên phải có vai trꢁ quyết định

15

Vận dụng sự khác biệt về văn

hꢀa trong đàm phán (tiꢁp)

2. Bꢃi dưꢄng kiꢁn thꢅc văn hꢀa chꢆo:

Tổ chức các khóa ngắn hạn về kỹ năng đàm phán

cho nhân viên với định hướng nhấn mạnh vào

sự khác biệt về văn hóa

3. Phong cách văn hꢀa trong đàm phán

.Nói chuyện ngoài lề

.Trao đổi thông tin

.Thuyết phục

.Nhượng bộ và thỏa thuận

16

Các vꢇn đề văn hꢀa sau khi kꢁt

thꢈc đàm phán

• Về hꢉnh thꢅc hꢊp đꢃng trong tập quán

kinh doanh của người Mỹ và Nhật Bản

• Về cách thꢅc kꢋ kꢁt hꢊp đꢃng của các

nhà kinh doanh Mỹ và Nhật Bản, Trung

Quốc, Thái Lan…

17

5 Trở ngꢌi tꢌo ra thꢁ căng thꢍng

trong đàm phán kinh doanh

1. Khoảng cách giữa lợi ích mà các bên đề

ra là quá lớn

2. Hai bên cố bám vào lập trường hình

thức mà không xem xꢀt thực chất nhu

cầu mꢂi bên

3. Một bên dꢃng thế mạnh để bắt ꢀp bên

kia

4. Không hiểu nhau (hiểu sai về nhau )

5. Do đặc điểm tâm lý:sợ trách nhiệm,tự ái

18

7 sách lưꢊc phá thꢁ căng thꢍng

trong đàm phán

1. Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào

lập trường

2. Sáng tạo ra các phương án để cꢃng đạt được

mục tiêu

3. Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan

4. ꢄp dụng thuật “nhu đạo”

5. Thay thế nhân viên đàm phán

6. Đánh vào điểm chủ chốt, nhân vật chủ chốt

7. Tìm đối tác khác để tạo sự cạnh tranh

19