Phân tích công việc - Giải pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý viên chức tại Đại học Huế

Phân tích công việc . . .

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - GIẢI PHÁP QUAN TRỌNG GÓP

PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VIÊN CHỨC

TẠI ĐẠI HỌC HUẾ

*

**

Phan Minh Tiến , Phạm Thế Kiên

TÓM TẮT

Phân tích công việc là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Để góp phần

giúp các nhà quản lý có một cái nhìn tổng quát, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu thực trạng, chỉ

ra được những bất cập trong phân tích công việc tại cơ quan Đại học (ĐH) Huế và đề xuất các nội

dung nhằm hoàn thiện phân tích công việc, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ viên chức

tại cơ quan ĐH Huế trong giai đoạn hiện nay.

Từ khóa: Phân tích, công việc, công cụ đo lường, đánh giá, quản lý, đại học Huế

JOB ANALYSIS - KEY SOLUTION TO IMPROVE STAFF

MANAGEMENT EFFECTIVENESS IN HUE UNIVERSITY

SUMMARY

Work analysis is a fundamental activity of personnel management. In order to help

administrators have a general overview, we have carried out studies on the real situation to show

shortcomings in work analysis in Hue University’s functional ofices and propose measures for

it better, contributing to improving staff management effect in Hue University’s functional ofices

currently.

Key word: Analysis, work, measure to improve, management , Hue univesrity

1. Đặt vấn đề

bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục

tiêu đề ra thì phải xây dựng cho mình một đội

ngũ người lao động đảm bảo đủ số lượng với

mức trình độ và kỹ năng phù hợp và phải tổ

chức quản lý người lao động một cách hợp lý,

hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được

thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy

tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên

cần phải biết và cần phải thực hiện tốt của

Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của

con người trong tổ chức đã được mọi người,

mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng

định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày

càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ

chức hình thành nên bởi con người, vận hành

bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi

nguồn lực khác trong tổ chức, con người là

yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành

*

PGS.TS. Khoa Tâm lý học, Trường Đại học Sư phạm, Đại học Huế

Ths. Ban Thanh ta – Pháp chế, Đại học Huế

**

59

Taïp chí Kinh te - Ky thuat

các nhà quản lý, là hoạt động mang tính nền

tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc

là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông

tin về công việc một cách có hệ thống nhằm

xác định, làm rõ bản chất của từng công việc;

đồng thời xây dựng được Bản mô tả công

việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản

tiêu chuẩn thực hiện công việc để giúp nhà

quản lý làm tốt những công tác khác của quản

lý nhân sự như: định biên, xây dựng vị trí

việc làm, tuyển dụng lao động, đánh giá thực

hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn

nhân lực,…

- Giám đốc ĐH Huế đã chỉ đạo cho Ban

Tổ chức Nhân sự phối hợp với các Bộ phận

chức năng khác (Văn phòng, các Ban chức

năng...) trong cơ quan thực hiện phân tích

công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng

trong nhiệm vụ giữa các viên chức làm các

công việc khác nhau, để giúp cho viên chức

hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm

vụ gì (mô tả, định danh công việc).

- Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc ĐH

Huế, Ban Tổ chức Nhân sự đã đề nghị Trưởng

các Bộ phận chức năng thực hiện công tác

định danh công việc cho tất cả các viên chức.

- Trưởng các Bộ phận chức năng chủ

yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp

vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng

kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của Bộ

phận mình; một phần kết hợp với thông qua

hàng ngày làm việc cùng viên chức trong Bộ

phận nên có thể quan sát quá trình thực hiện

công việc của họ và có thể có những trao đổi,

thảo luận ngắn, không mang tính chính thức

với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm

vụ cần thực hiện từ đó Trưởng các Bộ phận

chức năng trực tiếp viết văn bản phân tích

công việc, cụ thể là bản phân công công việc/

nhiệm vụ.

2. Thực trạng phân tích công việc tại

Đại học Huế

Cơ quan ĐH Huế bao gồm Văn phòng và

các Ban chức năng, là những bộ phận tham

mưu giúp Giám đốc ĐH Huế quản lý, điều

hành, thực hiện mọi hoạt động của ĐH Huế;

đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo,

giám sát về chuyên môn nghiệp vụ đối với

các đơn vị trực thuộc.

Tính đến tháng 01/2013, cơ quan ĐH

Huế có tổng cộng 143 viên chức làm việc ở

16 bộ phận gồm có Văn phòng ĐH Huế, các

Ban chức năng, Trung tâm Công nghệ thông

tin và các Văn phòng đoàn thể.

Phân tích công việc tại cơ quan ĐH Huế

đã được triển khai thực hiện nhưng thực hiện

chưa hoàn thiện: từ việc tổ chức thực hiện,

hệ thống các văn bản phân tích công việc cho

đến việc ứng dụng kết quả của phân tích công

việc vào các hoạt động quản lý nhân sự khác

tại cơ quan. Thực tế này đang gây ra cho cơ

quan những khó khăn nhất định trong công

tác quản lý nhân sự.

- Sau khi Trưởng các Bộ phận chức năng

đã xây dựng được bản phân công công việc/

nhiệm vụ, văn bản này được đưa cho viên

chức trong Bộ phận đọc và đề xuất ý kiến

đóng góp.

- Trưởng các Bộ phận chức năng giao bản

phân công việc/nhiệm vụ cho Ban Tổ chức

Nhân sự để lưu và làm cơ sở giúp Ban Tổ

chức Nhân sự nắm tình hình để báo cáo Ban

Giám đốc.

2.1. Cách thức tiến hành phân tích công

việc

Như vậy:

Phân tích công việc tại cơ quan ĐH Huế

được thực hiện theo cách thức sau đây:

- Phân tích công việc đã được các Bộ

phận thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Giám

60

Phân tích công việc . . .

đốc thông qua Ban Tổ chức Nhân sự, với mục

đích của phân tích công việc là giúp viên chức

cơ quan nắm được mình có những nhiệm vụ

gì, giúp Ban Tổ chức Nhân sự cơ bản nắm

được tình hình nhân sự và công việc các viên

chức đang thực hiện.

mình. Đó là ưu điểm của việc Trưởng các Bộ

phận chức năng là người thực hiện phân tích

công việc vì khi đó các thông tin trong văn

bản phân tích công việc đảm bảo chính xác,

đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa, như thế còn

tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng

thời gian các bộ phận khác nhau có thể cùng

tiến hành viết văn bản phân tích công việc

cho Bộ phận mình.

Tuy nhiên, do chưa nhận thức rõ được vai

trò, ý nghĩa và mục đích của phân tích công

việc, các viên chức quản lý trực tiếp ở các Bộ

phận chức năng cho rằng phân tích công việc

là công việc chỉ riêng của Ban Tổ chức Nhân

sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này

và thường chỉ cung cấp thông tin cho Ban Tổ

chức Nhân sự theo kiểu mô tả nhiệm vụ. Bên

cạnh đó, viên chức chuyên môn của cơ quan,

có nhiều người vẫn chưa nắm được phân tích

công việc là hoạt động gì? Điều này có ảnh

hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho

phân tích công việc cũng như ảnh hưởng đến

thái độ làm việc của viên chức.

Tuy nhiên, Trưởng các Bộ phận chức

năng là những người có chuyên môn không

thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất

hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công

việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập

thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông

tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công

việc... Cơ quan cũng chưa có sự đào tạo, Ban

Tổ chức Nhân sự chưa có hướng dẫn cho

Trưởng các Bộ phận chức năng về phân tích

công việc. Ngoài ra, Trưởng các Bộ phận chức

năng cũng có thể vì sự nể nang, vì số lượng

biên chế cho bộ phận đã có sẵn, nên vẫn có

những viên chức được “chia thêm” công việc

nhằm đảm bảo có việc để làm nhưng lại hầu

như không thực hiện công việc đó.

- Người chịu trách nhiệm thực hiện phân

tích công việc được Ban Tổ chức Nhân sự

giao cho Trưởng các Bộ phận chức năng chứ

không phải viên chức của Ban Tổ chức Nhân

sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc

thuê bên ngoài cơ quan.

-Trưởng các Bộ phận chức năng không tiến

hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

và cũng không có phương pháp thu thập thông

tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử

lý thông tin hầu như không có. Trưởng các Bộ

phận chức năng viết bản phân công công việc/

nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của

mình về các công việc, chứ không có sự thu

thập thông tin từ viên chức, nếu có cũng chỉ là

những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang

tính không chính thức với viên chức.

Trưởng các Bộ phận chức năng thường là

những người có kiến thức sâu sắc về chuyên

môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu

năm trong lĩnh vực mình đang quản lý. Họ là

người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công

công việc, nhiệm vụ cho từng viên chức trong

Bộ phận mình, yêu cầu người viên chức thực

hiện công việc như thế nào và phải đạt kết

quả ra sao; hàng ngày, Trưởng các Bộ phận

chức năng có thể làm việc cùng viên chức

nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc

và tiếp xúc trực tiếp với viên chức hơn. Vì

vậy Trưởng các Bộ phận chức năng là người

hiểu rõ nhất về các công việc của Bộ phận

2.2. Hệ thống văn bản phân tích công

việc

Dựa trên Quy định về chức năng, nhiệm

vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các

61

Taïp chí Kinh te - Ky thuat

Ban chức năng, cơ quan đã xây dựng được

Bản mô tả công việc cho tất cả viên chức ở

các Bộ phận trong cơ quan. Bản mô tả công

việc đã nêu ra những nhiệm vụ và phần nào

là trách nhiệm mà viên chức ở từng vị trí việc

làm đã xác định phải thực hiện. Tuy nhiên, các

Bộ phận chức năng thuộc cơ quan ĐH Huế vẫn

chưa xây dựng được Bản tiêu chuẩn vị trí việc

làm và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Đó là các đòi hỏi của công việc đối với viên

chức về trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh

nghiệm cần phải có, các yêu cầu về phẩm chất

chính trị, đạo đức nghề nghiệp và các yêu cầu

cụ thể khác trong tiêu chuẩn vị trí việc làm;

và hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí về mặt định

lượng hoặc định tính phản ánh yêu cầu hoàn

thành công việc về số lượng, chất lượng, thời

gian… trong tiêu chuẩn thực hiện công việc.

2.3. Việc ứng dụng kết quả của phân tích

công việc vào một số hoạt động quản lý nhân

sự tại cơ quan

gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí

quảng cáo.

Phần mô tả công việc trong thông báo

tuyển dụng của cơ quan nêu ra ngắn gọn những

nhiệm vụ chính của công việc. Phần này chủ

yếu do các Bộ phận chức năng cần tuyển viên

chức tự viết nên, họ có thể chắt lọc từ những

thông tin trong bản mô tả, định danh công việc

của một vị trí nào đó ở Bộ phận mình.

Do bản mô tả, định danh công việc của

cơ quan chưa có phần yêu cầu của công việc

đối với người thực hiện nên khi cơ quan cần

tuyển dụng viên chức ở vị trí nào thì sẽ xây

dựng yêu cầu tuyển dụng và tiêu thức tuyển

chọn ở vị trí đó. Phần này cũng chủ yếu do

các Bộ phận chức năng cần tuyển dựa vào

kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc

cần tuyển người, trong sự kết hợp với Ban Tổ

chức Nhân sự và theo xu hướng chung của thị

trường tuyển dụng để xác định nên.

Điều đó dẫn đến tình trạng là mặc dù đã

phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng

Bộ phận và xác định rõ hệ thống công việc

của cơ quan nhưng tiêu chuẩn về chuyên môn

cho từng vị trí, tiêu chuẩn để đề bạt viên chức

quản lý vẫn còn chung chung, chưa được

lượng hóa. Ngoài ra, công tác tuyển chọn viên

chức chưa bảo đảm mục tiêu tìm người phù

hợp công việc, mặc dù việc tuyển chọn viên

chức đã được thực hiện chặt chẽ hơn, nhưng

những chỉ tiêu, đối tượng và tiêu chuẩn vẫn

còn chung chung, chưa thể hiện được tính

chuyên môn hóa, chưa thấy được sự khác biệt

cho các vị trí công việc khác nhau.

Phân tích công việc tiến hành chưa đầy

đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính

chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực

hiện các công tác khác của quản lý nhân sự.

Việc ứng dụng kết quả của phân tích công

việc vào việc thực hiện các hoạt động quản

lý nhân sự khác tại cơ quan như tuyển dụng,

đánh giá, đào tạo... hầu như chưa có.

2.3.1. Với các hoạt động tuyển dụng

nhân sự

Hiện tại ĐH Huế đang có chủ trương giảm

biên chế, chuyển đổi vị trí trong khối cơ quan

nhưng công tác tuyển dụng vẫn đang được

thực hiện. Thông báo tuyển dụng được đăng

trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Phần quảng cáo tuyển dụng thường không

mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của

công việc mà trình bày tóm tắt những thông

tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn

2.3.2. Với việc đánh giá thực hiện công

việc của đội ngũ viên chức

Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công

việc tại cơ quan chỉ mang tính hình thức do cơ

quan chưa xây dựng được hệ thống đánh thực

hiện công việc, công tác đánh giá hàng năm

62

Phân tích công việc . . .

chủ yếu dựa vào kiểm điểm tập thể theo các

tiêu chí chung còn nặng về hình thức như chấp

hành chính sách, pháp luật của nhà nước; thái

độ, ý thức công tác hoàn thành nhiệm vụ được

giao; thời gian làm việc thực tế... của viên

chức nên chưa phản ánh chính xác kết quả làm

việc, chưa thực sự gắn với các nhiệm vụ cụ

thể mà viên chức đang thực hiện. Bên cạnh

đó, phần lớn kết quả thực hiện công việc của

viên chức trong cơ quan khó định lượng; bản

phân công công việc/nhiệm vụ chưa đầy đủ,

đặc biệt chưa đưa ra được các chỉ tiêu, tiêu chí

về mặt định lượng hoặc định tính phản ánh yêu

cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất

lượng, thời gian… nên rất khó để cơ quan xây

dựng được hệ thống đánh giá.

quản lý nhân sự tại Đại học Huế, theo chúng

tôi, cần thực hiện tốt các nội dung sau đây:

3.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan

trọng của phân tích công việc

Nhận thức là một yếu tố quan trọng và có

ý nghĩa quyết định đến mọi hoạt động của mỗi

cá nhân, có nhận thức đúng thì con người mới

có hành động đúng. Mọi hoạt động của con

người đều thể hiện mối liên hệ giữa ý thức và

hành động, những biểu hiện bên ngoài đều có

khởi nguồn từ nhận thức bên trong.

Hiệu quả phân tích công việc tại cơ quan

sẽ được nâng cao và ngày càng hoàn thiện khi

nhận thức của Thủ trưởng cơ quan, viên chức

quản lý trực tiếp và viên chức thực hiện công

việc tại các Bộ phận chức năng diễn ra đồng

bộ cùng một lúc. Để thực hiện được điều này,

cần phải:

2.3.3. Với công tác đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực

Hệ thống văn bản phân tích công việc

chưa hoàn chỉnh, đặc biệt là chưa xây dựng

được Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản

tiêu chuẩn thực hiện công việc nên việc xác

định nhu cầu đào tạo về trình độ chuyên môn,

về kỹ năng nghề nghiệp… nhằm xây dựng

kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu

cầu nâng cao năng lực làm việc hiện tại của

viên chức cũng như làm quen, thích ứng với

vị trí công việc, việc làm mới do tuyển dụng,

thuyên chuyển, bổ nhiệm còn gặp rất nhiều

khó khăn. Công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa

thực sự căn cứ vào hệ thống chức danh và

tiêu chuẩn nghiệp vụ của từng vị trí trong

từng Bộ phận chức năng ở cơ quan mà chủ

yếu dựa trên việc nâng cao trình độ đáp ứng

tiêu chuẩn chung của một viên chức làm việc

tại cơ quan ĐH Huế.

* Đối với Thủ trưởng cơ quan:

- Cần phải ý thức được phân tích công

việc là nền tảng của quản lý nhân sự, là một

trong những giải pháp quan trọng cần được

chú trọng và triển khai cụ thể trong cơ quan

ĐH Huế.

- Chỉ đạo Ban Tổ chức Nhân sự làm đầu

mối lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra,

giám sát quy trình phân tích công việc trong

toàn cơ quan.

* Đối với viên chức quản lý trực tiếp:

Với nhiệm vụ là phối hợp với viên chức

phân tích công việc tạo điều kiện và cung cấp

cho họ những thông tin cần thiết về công việc

trong bộ phận mình quản lý và tham gia viết

các văn bản cho công việc; cũng là người trực

tiếp giúp đỡ cho Ban Tổ chức Nhân sự trong

việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra,

giám sát quy trình phân tích công việc trong

cơ quan và là những người áp dụng các kết

quả của phân tích công việc vào trong công

việc quản lý. Bản thân mỗi viên chức quản lý

3. Đề xuất một số nội dung hoàn thiện

phân tích công việc tại Đại học Huế

Để phân tích công việc trở thành công cụ

đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả công tác

63

Taïp chí Kinh te - Ky thuat

trực tiếp không chỉ hiểu mà còn giúp cho viên

chức thực hiện công việc tại Bộ phận mình

thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của

phân tích công việc thông qua trao đổi công

việc, các buổi họp Ban, họp Chi bộ để từ đó

cung cấp những thông tin chính xác và đầy

đủ về công việc.

Do đó để thu thập và xử lý được các thông

tin, cần phải có những người có đầy đủ những

kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết về

phân tích công việc để có thể đưa ra được

những kết quả cuối cùng của phân tích công

việc có thể làm cơ sở cho các hoạt động khác

của quản lý đội ngũ viên chức.

* Đối với viên chức thực hiện công việc

tại các Bộ phận chức năng:

Trong việc thực hiện phân tích công việc,

viên chức phụ trách công tác này của Ban Tổ

chức Nhân sự là người trực tiếp tham gia thực

hiện. Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa,

mục đích của phân tích công việc, là những

người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết

kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu

thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ

chuyên môn liên quan đến quản trị nhân lực.

Điều kiện tiên quyết để phân tích công việc

đạt hiệu quả đó là viên chức phụ trách việc

thực hiện phân tích công việc cần được đào

tạo, bồi dưỡng các kiến thức chuyên môn, các

kỹ năng cần thiết như giao tiếp, thuyết phục,

làm việc nhóm. Cơ quan có thể tiến hành đào

tạo các viên chức chuyên trách như cử đi học

tại các trường chính quy, tham gia các lớp

do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi

hội thảo về phân tích công việc hoặc mời các

chuyên gia đến nói chuyện và cử các nhân sự

tham dự học hỏi kinh nghiệm.

Viên chức thực hiện công việc tại các Bộ

phận chức năng là người trực tiếp tham gia

thực hiện công việc tương ứng với vị trí công

việc của mình. Thông tin liên quan đến các

nội dung phân tích công việc chủ yếu được

thu thập thông qua những viên chức này. Vì

vậy, chỉ khi nào Viên chức thực hiện công

việc tại các Bộ phận chức năng nhận thức

được tầm quan trọng của phân tích công việc

thì họ mới cung cấp những thông tin chính

xác và đầy đủ về công việc.

Ban Tổ chức Nhân sự cần có trách nhiệm

chức buổi nói chuyện với viên chức toàn cơ

quan nhằm phổ biến về phân tích công việc

nói riêng và các hoạt động quản trị nhân lực

khác nói chung. Qua buổi nói chuyện đó, viên

chức hiểu thêm về tầm quan trọng của phân

tích công việc, quyền lợi của từng viên chức

khi cơ quan thực hiện tốt công tác này, đồng

thời có thể nói lên các nguyện vọng và khó

khăn của công việc để tìm ra các biện pháp

khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc,

từ đó có được sự thống nhất giữa các bên liên

quan thì việc tiến hành phân tích công việc sẽ

thuận lợi và hiệu quả hơn.

3.3. Xây dựng quy trình thực hiện phân

tích công việc

Quy trình thực hiện phân tích công việc là

một trong những nội dung quan trọng quyết

định hiệu quả phân tích công việc. Để thực

hiện được điều này, Ban Tổ chức Nhân sự

là đầu mối tổ chức thực hiện, xây dựng quy

trình phân tích công việc phù hợp với thực

tế của cơ quan, các bước được xây dựng cụ

thể và sắp xếp rõ ràng, để giúp chính Ban Tổ

chức Nhân sự và viên chức phân tích công

việc biết mình phải làm những gì, theo trình

3.2. Đào tạo, bồi dưỡng viên chức chuyên

trách thực hiện phân tích công việc

Viên chức ở các Bộ phận chức năng đã

cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về

công việc, nhưng nếu không xử lý được hoặc

xử lý không tốt thì kết quả cũng sẽ không tốt.

64

Phân tích công việc . . .

tự nào, tránh cắt xén các bước hay thực hiện

lộn xộn giữa các bước, cụ thể:

thông tin cần thu thập đó là Thông tin về nhiệm

vụ, trách nhiệm của công việc, các mối quan

hệ trong công việc; Thông tin về yêu cầu của

công việc với người thực hiện: trình độ học

vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tuổi đời,

ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng,

các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện

công việc…; Thông tin về điều kiện làm việc,

trang thiết bị…; Thông tin về các tiêu chuẩn

mẫu và các tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Thứ năm, kiểm tra lại tính chính xác và

độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với

người thực hiện công việc đó và với viên

chức quản lý trực tiếp. Đây là việc quan trọng

quyết định đến hiệu quả của toàn bộ việc

phân tích công việc. Đồng thời điều này giúp

đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản

phân tích công việc bởi họ có cơ hội xét duyệt

lại chính công việc mà họ thực hiện.

- Trước hết, phải xác định mục đích của

phân tích công việc và công việc cần phân

tích. Từ đó xác định loại thông tin liên quan

đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết

cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin. Phân

tích công việc tại cơ quan cần được tiến hành

phân tích theo từng vị trí việc làm.

- Thứ hai, phải xây dựng được mẫu cho

văn bản phân tích công việc và lựa chọn viên

chức tham gia phân tích công việc. Văn bản

phân tích công việc gồm có Bản mô tả công

việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản

tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Nội dung Bản mô tả công việc phải có

đầy đủ các thông tin về tên công việc, công

việc cần thực hiện và điều kiện làm việc;

Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm phải có đầy

đủ các thông tin về trình độ chuyên môn, kỹ

năng, kinh nghiệm cần phải có, các yêu cầu

về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp

và các yêu cầu cụ thể khác trong tiêu chuẩn vị

trí việc làm; Bản tiêu chuẩn thực hiện công

việc phải có đầy đủ các thông tin về hệ thống

các chỉ tiêu, tiêu chí về mặt định lượng hoặc

định tính phản ánh yêu cầu hoàn thành công

việc về số lượng, chất lượng, thời gian…

Viên chức tham gia phân tích công việc

gồm: viên chức phân tích công việc của Ban

Tổ chức Nhân sự và viên chức ở các Bộ phận

chức năng khác đóng vai trò là người cung

cấp thông tin.

Thứ sáu, tiến hành xử lý thông tin thu

thập và viết các bản kết quả của phân tích

công việc. Viên chức phân tích công việc tập

hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic

để dễ dàng xử lý. Khi xử lý thông tin cũng

cần phải chú ý tới nguyên tắc xử lý - đó là xử

lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy

cho phép.

Với các thông tin thu được cùng với sự

hỗ trợ của các viên chức chuyên môn, viên

chức quản lý, viên chức phân tích công việc

tiến hành viết Bản mô tả công việc, Bản tiêu

chuẩn vị trí việc làm và Bản tiêu chuẩn thực

hiện công việc cho từng vị trí công việc trong

cơ quan.

- Thứ ba, phải lựa chọn được phương

pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu

thu thập thông tin phù hợp thực trạng của

cơ quan và phù hợp với từng đối tượng viên

chức.

Thứ bảy, chuẩn hóa các kết quả của phân

tích công việc, đưa vào sử dụng và kiểm tra

xem xét theo định kỳ.

4. Kết luận

- Thứ tư, tiến hành thu thập thông tin từ

các đối tượng viên chức ở cơ quan. Các loại

Trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực trạng

một cách khách quan, chúng tôi đã đề xuất 3

65

Taïp chí Kinh te - Ky thuat

nội dung chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện

phân tích công việc, làm cơ sở để tác động

đến hiệu quả các hoạt động quản lý nhân sự

khác tại cơ quan.

Thực chất, là xác định được vị trí việc làm,

làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh

giá... tại cơ quan ĐH Huế nhằm góp phần

xây dựng một đội ngũ viên chức có trình độ

chuyên môn cao, có kỹ năng, chuyên nghiệp,

có phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp

để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công

việc, đủ sức thực hiện có chất lượng mục tiêu

và kế hoạch đặt ra của ĐH Huế.

Các nội dung hoàn thiện phân tích công

việc tại cơ quan ĐH Huế chính là hướng đến

nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự,

góp phần quan trọng trong việc nâng cao

chất lượng đội ngũ viên chức của cơ quan.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, Giáo trình Cơ sở khoa học quản lý, Hà Nội, 2009.

[2]. Chính phủ, Nghị định 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 Quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản

lý viên chức.

[3]. Chính phủ, Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 Quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự

nghiệp công lập.

[4]. Trần Kim Dung, Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê, 2006.

[5]. Luật Giáo dục đại học, 2012.

[6]. Luật Viên chức, 2010.

66