Luận văn Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự phối hợp và hiệu quả công việc tại Ủy ban Nhân dân Quận 3
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
------------------
NGUYỄN HOÀNG AN
NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG
ĐẾN SỰ PHỐI HỢP VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh - Năm 2019
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
-----------------
NGUYỄN HOÀNG AN
NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG
ĐẾN SỰ PHỐI HỢP VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3
Chuyên ngành
: Quản lý công (Hệ điều hành cao cấp)
Mã số
: 8340403
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN VĂN GIÁP
TP. Hồ Chí Minh - Năm 2019
ỜI C ĐO N
Tôi cam đoan Luận văn ―Nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng đến sự phối
hợp và hiệu quả công việc tại Ủy ban nhân dân Quận 3‖ là nghiên cứu của tôi và
được sự hướng dẫn của TS Ngu n Văn Gi p. Luận văn đưa ra kết quả nghiên cứu
là trung thực và chưa được công bố bằng hình thức nào trước đây. Những số liệu
trong bảng biểu phục vụ trong việc phân tích, nhận xét, đ nh gi được chính tác giả
thu thập từ các nguồn kh c nhau và được ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và tính trung thực của đề tài
nghiên cứu./.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 10 năm 2019
Ngƣời thực hiện luận văn
Nguyễn Hoàng An
Lớp: Quản lý công EMPM2
MỤC LỤC
LỜI C ĐO N
MỤC LỤC
TÓM TẮT - ABSTRACT
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU......................................................................................1
1.1 Đặt vấn đề...........................................................................................................1
1.2 Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu .........................................................................2
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................3
1.4 Phương ph p nghiên cứu....................................................................................3
1.5 Bố cục luận văn ..................................................................................................4
Tóm tắt chương 1 ........................................................................................................5
2.1 Các khái niệm liên quan ....................................................................................6
2.1.1 Sự phối hợp........................................................................................................6
2.1.2 Đo lường sự phối hợp........................................................................................7
2.1.3 Hiệu quả công việc ............................................................................................9
2.1.4 Đo lường hiệu quả công việc...........................................................................10
2.2.1 Học thuyết Z của William Ouchi (1981).........................................................13
2.2.3 Nghiên cứu của Ulloa & Adams (2004)..........................................................15
2.2.4 Nghiên cứu của Rasker và cộng sự (2001)......................................................16
2.2.5 Nghiên cứu của Lencioni (2005)......................................................................16
2.2.6 Nghiên cứu của Edmonson (2016) ..................................................................17
3.1 Quy trình nghiên cứu........................................................................................26
3.2 Thiết kế nghiên cứu..........................................................................................27
3.3 Thiết kế mẫu khảo sát.......................................................................................27
3.4 Kết cấu bảng hỏi...............................................................................................28
3.5 Xây dựng thang đo ...........................................................................................29
3.6 Mã hóa dữ liệu..................................................................................................33
3.7 Phương ph p phân tích.....................................................................................35
Tóm tắt chương 3 ......................................................................................................40
4.1 Thống kê mô tả mẫu.........................................................................................41
4.2 Kiểm định độ tin cậ thang đo .........................................................................45
4.3 Phân tích nhân tố kh m ph EFA ....................................................................48
4.4 Phân tích nhân tố khẳng định CFA ..................................................................51
4.5 Điều chỉnh mô hình nghiên cứu .......................................................................56
4.6.3 Phân tích và kiểm định c c giả thu ết..............................................................59
Tóm tắt chương 4 ......................................................................................................62
5.1 Kết luận ............................................................................................................63
5.2 Khuyến nghị .....................................................................................................64
5.2.1 Giải ph p đối với yếu tố Mục tiêu chung.........................................................64
5.2.2 Giải ph p đối với yếu tố Trách nhiệm .............................................................66
5.2.3 Giải ph p đối với yếu tố Hỗ trợ .......................................................................67
5.2.4 Giải ph p đối với yếu tố Truyền đạt ................................................................68
5.2.5 Giải ph p đối với yếu tố Quản lý xung đột......................................................69
5.2.6 Một số giải pháp khác ......................................................................................70
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Phương ph p phân tích nhân tố khẳng định (Confirmatory Factor
Analysis)
CFA
CFI
Chỉ số thích hợp so sánh (Comparative Fit Index)
EFA
Phương ph p phân tích nhân tố khám phá (Exploratory Factor Analysis)
Hệ số (Kaiser - Meyer – Olkin)
KMO
RMSEA
SEM
Sig.
Chỉ số phân tích (Root Mean Square Error Approximation)
Phân tích mô hình cấu trúc tuyến tính (Structural Equation Modeling)
Mức ý nghĩa quan s t (Observed significance level)
Phần mềm thống kê cho khoa học xã hội (Statistical Package for the
Social Sciences)
SPSS
TLI
Chỉ số Tucker & Lewis
DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 2.1
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5
Bảng 3.6
Bảng 3.7
Bảng 3.8
Bảng 3.9
Bảng 4.1
Bảng 4.2
Bảng 4.3
Bảng 4.4
Bảng 4.5
Bảng 4.6
Bảng 4.7
Bảng 4.8
Bảng 4.9
Tổng hợp các yếu tố t c động đến sự phối hợp ....................... 18
Thang đo ếu tố Mục tiêu chung.............................................. 30
Thang đo ếu tố Trách nhiệm ................................................. 30
Thang đo ếu tố Quản lý xung đột........................................... 31
Thang đo ếu tố Hỗ trợ ............................................................ 31
Thang đo ếu tố Truyền đạt ..................................................... 32
Thang đo ếu tố Tham gia ra quyết định ................................. 32
Thang đo ếu tố Phối hợp ........................................................ 33
Thang đo ếu tố Hiệu quả công việc........................................ 33
Mã hóa dữ liệu.......................................................................... 34
Đặc điểm mẫu nghiên cứu........................................................ 41
Kết quả kiểm định Cronbach’s alpha....................................... 46
Phân tích nhân tố khám phá EFA (lần 1)................................. 48
Phân tích nhân tố khám phá EFA (lần 2)................................. 49
Qu tắc đ nh gi mức độ phù hợp của mô hình cấu trúc......... 51
Tổng hợp hệ số tin cậ tổng hợp và tổng phương sai trích...... 54
C c hệ số đã chuẩn hóa ............................................................ 55
Phân tích Boostrap ................................................................... 58
Hệ số hồi qu chuẩn hóa .......................................................... 59
Bảng 4.10 Kết quả kiểm định c c giả thu ết............................................. 60
DANH MỤC CÁC HÌNH, BIỂU ĐỒ
Trang
Hình 2.1
Mô hình nghiên cứu đề xuất về sự phối hợp.............................19
Quy trình nghiên cứu ................................................................26
Cơ cấu đối tượng khảo sát theo giới tính..................................42
Cơ cấu đối tượng khảo s t theo độ tuổi ....................................42
Cơ cấu đối tượng khảo s t theo trình độ học vấn .....................43
Cơ cấu đối tượng khảo s t theo lĩnh vực ..................................43
Cơ cấu đối tượng khảo sát theo chức vụ...................................44
Cơ cấu đối tượng khảo sát theo kinh nghiệm ...........................44
Kết quả phân tích nhân tố khẳng định CFA chuẩn hóa ............52
Kết quả phân tích mô hình SEM...............................................57
Mô hình nghiên cứu cuối cùng .................................................60
Hình 3.1
Biểu đồ 4.1
Biểu đồ 4.2
Biểu đồ 4.3
Biểu đồ 4.4
Biểu đồ 4.5
Biểu đồ 4.6
Hình 4.1
Hình 4.2
Hình 4.3
TÓM TẮT LUẬN VĂN
Nghiên cứu xuất phát từ thực ti n hoạt động trong các tổ chức với yêu cầu
đổi mới phương ph p quản lý, thì công tác phối hợp giữa các phòng ban là nội dung
quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm nguồn lực và hoạt động
hiệu quả hơn. Nghiên cứu đã tập trung tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến công tác
phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận 3, đo lường
t c động của các yếu tố trên đối với yếu tố Phối hợp và đồng thời đo lường yếu tố
Phối hợp t c động như thế nào đến Hiệu quả công việc. Thông qua phương ph p
kiểm định giả thuyết mô hình bằng SEM (Structural Equation Modeling) với 236
mẫu khảo sát từ cán bộ công chức Quận 3, kết quả phân tích cho thấy 05 yếu tố ảnh
hưởng đến công tác phối hợp gồm: (1) Mục tiêu chung, (2) Trách nhiệm, (3) Quản
lý xung đột, (4) Hỗ trợ, (5) Truyền đạt. Về mặt thực ti n, đề tài nghiên cứu đã bổ
sung các giải ph p thúc đẩy sự phối hợp, liên kết, hợp tác giữa các phòng ban
chuyên môn góp phần nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo sử dụng hiệu quả các
nguồn lực, nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý, điều hành của Ủy ban nhân
dân Quận.
Từ khóa: Sự phối hợp, Ủy ban nhân dân Quận 3, hiệu quả công việc, phòng
ban chuyên môn.
ABSTRACT
Based on practical activities in several public organizations and the
requirements of renovating management methods, it is undenial that the effective
collaboration among specialized departments is one of the most crucial elements
contributing to the improvement of working efficiency, saving valuable resources
and developing an effectively-operating government. The research focused on
identifying factors affecting the collaboration between specialized departments of
People's Committee of District 3 as well as determining the impact degree of these
factors on the coordination and measuring how these factors affect working
efficiency. By using hypothesis test method with structural equation modeling
(SEM) and 236 survey samples collected from civil servants in District 3, the result
shows that there are 5 factors affecting the collaboration, namely (1) General goals,
(2) Responsibilities, (3) Conflict management, (4) Mutual Support and (5)
Communication. In practice, the research topic has added solutions promoting the
collaboration, cooperation and coordination among specialized departments. This
will help to improve the working efficiency and ensure the efficient use of limited
resources As the result, People’s Committee of District 3 could improve the
efficiency of the executive management process.
Keywords: The collaboration, working efficiency, People’s committee of
District 3, specialized departments.
1
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Trong thời kỳ hội nhập hiện nay, xu hướng về liên kết, sự phối hợp, cộng tác,
chia sẻ nguồn lực trong quản lý công là chủ đề thu hút sự quan tâm của nhiều nhà
nghiên cứu nhằm hướng đến nâng cao hiệu quả quản lý công. Không nằm ngoài xu
thế phát triển chung của thế giới và khu vực, Chính phủ Việt Nam đã tập trung chỉ
đạo các giải pháp cải cách hành chính, đưa ra thông điệp về ―Xây dựng một Chính
phủ kiến tạo, liêm chính, hành động và phục vụ‖ Trong đó, chú trọng tăng cường
hiệu quả công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn nhằm đạt đến mục tiêu
chung, tiết kiệm nguồn lực, tăng cường hiệu quả công việc, đ p ứng yêu cầu đổi
mới tổ chức, quản lý của bộ m nhà nước, nâng cao chất lượng dịch vụ công và
xây dựng chính quyền hoạt động hiệu lực, hiệu quả và hội nhập quốc tế.
Thực hiện các chủ trương về cải cách hành chính, chính quyền Quận 3 đã
có những đổi mới trong việc điều hành, quản lý và thực thi nhiệm vụ công, trong
đó công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn được lãnh đạo Quận chú
trọng chỉ đạo thực hiện, đề ra các kế hoạch có sự tham gia của các ban ngành,
phân công cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ cho từng thành viên. Trên thực tế, các
phòng ban độc lập xử lý công việc là vô cùng khó khăn, mất nhiều thời gian, công
sức và nguồn lực. Vì vậy, các nội dung chỉ đạo, đề nghị thực hiện công tác phối
hợp chiếm hơn 60% khối lượng công việc được giao trong c c văn bản chỉ đạo.
Tuy nhiên, trong các báo cáo tổng kết các hoạt động của Quận và các phòng ban
đều đưa ra hạn chế là công tác phối hợp giữa c c cơ quan thiếu gắn kết trong việc
thực thi nhiệm vụ mà chưa chỉ ra các nguyên nhân tồn tại của những hạn chế trong
công tác phối hợp. Yêu cầu phối hợp giữa các phòng ban ngày càng phổ biến và
có vai trò quan trọng. Nhưng hiện nay các nghiên cứu tìm rõ nguyên nhân của hạn
chế trong cách thức phối hợp chưa được đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa có
nghiên cứu nào phân tích các yếu tố t c động đến công tác phối hợp.
2
Sự phối hợp thực hiện nhiệm vụ được thể hiện rõ nét nhất trong các Ban Chỉ
đạo của Quận, hiện nay Quận 3 có hơn 20 Ban Chỉ đạo thuộc c c lĩnh vực khác
nhau, trong đó thành viên được cơ cấu gồm c c lãnh đạo, chuyên viên có chức năng
liên quan. Điều này tạo ra môi trường phối hợp giữa các phòng ban thuộc nhiều lĩnh
vực, chuyên môn khác nhau. Các kết quả của sự phối hợp đã mang lại lợi ích về
việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thời
gian giải quyết công việc, cải thiện chất lượng các dịch vụ công của Quận.
Tuy nhiên, quá trình phối hợp phát sinh nhiều hạn chế, khó khăn chưa giải quyết
được như phân công nhiệm vụ chưa cụ thể, tư du ỷ lại vào đơn vị khác, trùng lắp
về chức năng nhiệm vụ, dẫn đến các hoạt động kém hiệu quả, hiệu suất công việc
không cao thậm chí còn giảm so với khi không phối hợp, gây lãng phí nguồn lực.
Công tác phối hợp thực hiện các nhiệm vụ là hoạt động quan trọng của các tổ
chức công và toàn hệ thống chính trị, đặc biệt là trong các tổ chức có nhiệm vụ,
chức năng kh c nhau nhưng cùng giải quyết một vấn đề, lĩnh vực mang tính chất
liên ngành. Việc phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ tăng cường hiệu quả, hiệu lực
quản lý nhà nước, giúp hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn, góp phần xây dựng
nền hành chính hiện đại và chuyên nghiệp. Từ những lý do trên, tác giả chọn đề tài
―Các yếu tố ảnh hƣởng đến sự phối hợp và hiệu quả công việc tại Ủy ban nhân
dân Quận 3‖ Nghiên cứu này tập trung phân tích các yếu tố liên quan đến sự phối
hợp, ý nghĩa của công tác phối hợp đến hiệu quả công việc và cung cấp những
thông tin khuyến nghị cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận, thủ trưởng các phòng
ban nên làm gì để phối hợp tốt hơn, qua đó nâng cao hiệu quả công việc của tổ
chức, góp phần thực hiện các giải ph p đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính của
chính quyền Quận 3.
1.2 Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phối
hợp giữa c c cơ quan. Từ đó, đưa ra những giải ph p để nâng cao hiệu quả công
việc của các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân Quận 3 thông qua việc nâng cao
công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn.
3
Mục tiêu nghiên cứu:
1) X c định các yếu tố t c động đến sự phối hợp giữa các phòng ban thuộc
Ủy ban nhân dân Quận 3.
2) Đo lường t c động đến sự phối hợp giữa các phòng ban ảnh hưởng đến
hiệu quả công việc.
3) Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phối hợp.
Các mục tiêu nghiên cứu được gắn liền với các câu hỏi nghiên cứu:
1) Những yếu tố nào t c động đến việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ giữa các
phòng ban chuyên môn của Quận?
2) T c động của các yếu tố đến sự phối hợp như thế nào?
3) T c động của sự phối hợp đến hiệu quả công việc như thế nào?
4) Ủy ban nhân dân Quận, các phòng ban cần làm gì để thúc đẩy sự phối hợp
nhằm nâng cao hiệu quả công việc?
1.3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là sự phối hợp giữa các phòng ban và hiệu quả công
việc tại Quận 3.
Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân Quận 3
Thời gian nghiên cứu: từ th ng 01/2019 đến tháng 09/2019.
Đối tượng khảo s t để thu thập thông tin là công chức làm việc tại các phòng
ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận 3.
1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu
Nghiên cứu nà được thực hiện bằng cách kết hợp phương pháp nghiên cứu
định tính và nghiên cứu định lượng.
Nghiên cứu định tính: khảo lược những nghiên cứu trước có liên quan đến
vấn đề phối hợp, liên kết, hợp tác, từ đó điều chỉnh, lựa chọn các yếu tố phù hợp, có
t c động đến sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn để xây dựng mô hình giả
thiết phù hợp với thực trạng tại Quận 3.
4
Nghiên cứu định lượng: Thực hiện khảo sát trực tiếp công chức làm việc
tại các phòng ban thuộc Quận 3 thông qua bảng câu hỏi để thu thập dữ liệu, ý kiến
đ nh gi về các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phối hợp Trên cơ sở kết quả khảo
sát, sử dụng phần mềm SPSS và AMOS để phân tích các dữ liệu đã thu thập được.
1.5 Bố cục luận văn
Luận văn nghiên cứu được kết cấu thành 5 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu, Trình bà lý do hình thành đề tài, đối
tượng, phạm vi nghiên cứu, phương ph p nghiên cứu và kết cấu của nghiên cứu.
Phần này là một mô tả ngắn gọn về bối cảnh chung của vấn đề nghiên cứu, tổng
quan về các nội dung liên quan đến sự phối hợp giữa c c cơ quan
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu, Trình bà cơ sở lý thuyết
liên quan đến các khái niệm nghiên cứu như: sự phối hợp, hiệu quả công việc và
mối quan hệ của các yếu tố này, tổng hợp các học thuyết, nghiên cứu liên quan đến
yếu tố t c động đến sự phối hợp. Trên cơ sở đó, t c giả đề ra mô hình nghiên cứu để
thực hiện phân tích nghiên cứu.
Chương 3: Phương ph p nghiên cứu, Trình bày quy trình nghiên cứu, xây
dựng bảng câu hỏi, thu thập dữ liệu, phương ph p phân tích c c thang đo nhằm đo
lường các yếu tố đã đặt ra từ mô hình nghiên cứu.
Chương 4: Kết quả nghiên cứu, Trình bày thông tin về mẫu khảo sát, sử dụng
khung phân tích và các dữ liệu thu thập được để phân tích, kiểm định mô hình đo
lường các khái niệm nghiên cứu, phân tích các kết quả đạt được.
Chương 5: Kết luận và khuyến nghị, Trình bày kết quả nghiên cứu, đề xuất
các khuyến nghị cho Ủy ban nhân dân Quận nâng cao hiệu quả công tác phối hợp
giữa các phòng ban chuyên môn Đồng thời nêu lên những hạn chế đề tài và đề nghị
hướng nghiên cứu tiếp.
5
Tóm tắt chƣơng 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày nguyên nhân lựa chọn đề tài liên quan
đến sự phối hợp giữa các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân quận 3, x c định mục
tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài nhằm nâng cao hiệu quả công việc
trong hoạt động quản lý công; đồng thời, mô tả sơ lược về phương ph p nghiên cứu,
bố cục luận văn, qua đó giúp thấy rõ tổng qu t ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.
6
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.1 Các khái niệm liên quan
2.1.1 Sự phối hợp
Theo nghĩa đơn giản ―phối hợp‖ có nghĩa là việc tổ chức hoạt động giữa hai
hoặc nhiều cơ quan, phòng ban trong cùng một phạm vi tổ chức. Trong lĩnh vực
quản lý nhà nước, phối hợp là một phương thức, một hình thức, một quy trình kết
hợp hoạt động của c c cơ quan, tổ chức lại với nhau để bảo đảm cho các cơ quan, tổ
chức này thực hiện được đầ đủ, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao, nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Phối hợp tồn tại trong
suốt quá trình quản lý, từ hoạch định chính sách, xây dựng thể chế, đến việc tổ chức
thực thi cơ chế, chính sách, pháp luật, ở đâu có quản lý thì ở đó có nhu cầu phối
hợp. Mục tiêu cuối cùng của phối hợp là tạo ra sự thống nhất, đồng thuận, bảo đảm
chất lượng và hiệu quả trong quản lý. Có thể hiểu, phối hợp là phương thức thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các chủ thể trong quản lý nhà nước.
Sự phối hợp giữa c c phòng ban chuyên môn c ng có thể nhận thấy trong qu
trình làm việc của các Ban Chỉ đạo, là hoạt động chung của c c cơ quan chức năng
liên quan, trong đó lợi ích của các phòng ban và mỗi cán bộ công chức phụ thuộc
vào sự thống nhất và hiệu quả của tập thể. Một quan hệ phối hợp là tập hợp những cá
nhân, tổ chức phụ thuộc lẫn nhau về các yếu tố như thông tin, nguồn lực, k năng và
những người tìm kiếm kết hợp nỗ lực để đạt được mục tiêu chung (Thompson, 2004).
Theo Alexander (1993) phối hợp là quá trình hai hoặc nhiều hơn c c tổ chức,
xây dựng mới và sử dụng những qu định, nguyên tắc hiện hữu để cùng nhau xử lý
các nhiệm vụ Đó là các vấn đề phức tạp đòi hỏi hệ thống phải liên kết với nhau
nhằm đạt được mục tiêu hoặc thực hiện các chính s ch ―qu lớn cho một cơ quan
duy nhất có thể thực hiện được‖ (Van de Ven và cộng sự, 1976).
Theo O’Toole (1997) định nghĩa sự phối hợp là tạo ra một mạng lưới gồm
c c cơ quan, tổ chức phụ thuộc lẫn nhau, mạng lưới này có khả năng liên kết đến
nhiều tổ chức hay nhiều bộ phận của tổ chức. Những cấu trúc hợp tác khác nhau có
7
một số điểm khác biệt trong bản chất, chủ yếu là trong mức độ tự chủ. Một tổ chức
có thể có nhiều hoặc ít sự tự chủ, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và vị trí của nó
trong mạng lưới phối hợp. Chỉ có tổ chức đứng đầu, hoặc toàn bộ mạng lưới phối
hợp mới có quyền tự chủ cao nhất.
Nghiên cứu của Wei-Skillern và Silver (2013) nhận định sự phối hợp c ng
được hiểu dưới góc độ của sự hợp tác là quá trình làm việc với các nhân vật hữu
quan khác giữa c c cơ quan, đơn vị là nền tảng cho sự thành công của sứ mạng tổ
chức. C c cơ quan hợp tác với nhau cần có sự cân bằng trong thẩm quyền và các
nguồn lực phải được sử dụng hiệu quả.
Theo Urban và cộng sự (1980) sự phối hợp là sự hợp t c đa chức năng liên
quan đến hành vi giữa các phòng ban với nhau. Về cơ bản, sự phối hợp đề cập đến
yếu tố sự phụ thuộc lẫn nhau và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trong tổ chức.
Theo quan điểm của Luo và cộng sự (2006) sự phối hợp giữa c c cơ quan liên quan
bao gồm hai yếu tố là cường độ hợp tác và khả năng hợp tác. Trong đó cường độ
hợp tác là mức độ mà c c phòng ban tương t c qua lại lẫn nhau trong một tổ chức
(Rindfleisch và cộng sự, 2001), còn khả năng hợp tác là năng lực tìm kiếm và chia
sẻ kiến thức (Flatten, 2011).
Như vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về sự phối hợp, trong nghiên cứu
này có thể hiểu sự phối hợp là một phương thức hoạt động mang tính chính thức
trong hoạt động quản lý công, trong đó qu trình phối hợp là gồm nhiều phòng ban
chuyên môn cùng làm việc với nhau theo nhiệm vụ, chức năng, thẩm quyền được
giao, nhằm đạt đến mục tiêu chung của tổ chức hoặc theo kế hoạch mà tổ chức đã
thảo luận, bàn bạc và thống nhất đặt ra.
2.1.2 Đo lường sự phối hợp
Nghiên cứu của Provan và Kenis (2008) về sự phối hợp là việc đạt được
các kết quả tích cực ở cấp độ phối hợp giữa c c cơ quan, mà c c cơ quan riêng lẻ
không thể đạt được khi hành động độc lập. Những nghiên cứu trước của Ghoshal
và cộng sự (1994) và Tsai (2002) đã chỉ ra rằng sự tương t c thường xuyên giữa
8
các bộ phận chức năng tạo ra cơ hội để chia sẻ kiến thức và ý tưởng giữa các
phòng ban từ đó cung cấp thông tin kịp thời và mang lại hiệu quả hoạt động cho tổ
chức (Uzzi, 1997).
Theo Alexander (1993) sự phối hợp giữa c c cơ quan (phối hợp liên cơ quan
– IOC) là một phần vô cùng quan trọng trong việc lên kế hoạch thực hiện nhiệm vụ
chung, mà nội dung kế hoạch cần sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức tương t c
với nhau. Sự phối hợp sâu và rộng giữa c c cơ quan không chỉ thúc đẩy sự phát
triển mà còn giúp lãnh đạo tổ chức ra quyết định chiến lược hợp tác hiệu quả hơn
Bên cạnh đó, sự phối hợp chặt chẽ còn làm giảm sự chồng chéo chức năng và tạo ra
cách tiếp cận thông tin tốt hơn, thúc đẩy giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt hơn,
từ đó tạo ra giá trị về mặt nguồn lực và chất lượng dịch vụ (Kohli, 1990).
Theo Milward và Provan ( 2000) một số đo thực tế về hiệu quả hoạt động sẽ
không tập trung vào một tổ chức riêng lẻ nào, mà được đo bằng hiệu quả hoạt động
của toàn tổ chức Khi đo lường hiệu quả của sự phối hợp, cần tập trung vào đ nh gi
của tổ chức, xem xét phản hồi của tổ chức và các cơ quan phối hợp, sự hài lòng về
chất lượng dịch vụ của tổ chức. Nghiên cứu nhận thấy rằng mạng lưới hoạt động
hữu hiệu nhất là khi trong c c cơ quan có tính tập quyền và tập trung quanh một
phòng ban cơ bản. Bên cạnh đó, kinh phí hoạt động đóng vai trò trung tâm trong
việc phối hợp c c cơ quan để cung cấp dịch vụ. Như vậy, sự phối hợp hiệu quả cần
có một cơ quan cốt lõi liên kết các bên, có cơ chế kiểm soát kinh phí hoạt động,
không manh mún, nguồn lực dồi dào và mạng lưới hoạt động ổn định.
Theo Agranoff (2007), đề cập đến sự phối hợp giữa c c cơ quan, tổ chức
gồm 04 chức năng được xếp theo thứ tự từ thấp đến cao. Chức năng thông tin, chia
sẻ thông tin về c c chương trình, kế hoạch hành động của mỗi cơ quan Chức năng
phát triển bao gồm chức năng chia sẻ thông tin và thực hiện việc phát triển năng lực
cho các thành viên trong tổ chức. Chức năng mở rộng có các hoạt động tiến xa hơn
khi c c cơ quan cùng xâ dựng chiến lược liên ngành, nhằm thu được một nguồn
lực với quy mô lớn hơn để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chức năng hành
9
động là mạng lưới phối hợp giữa c c cơ quan có năng lực tham mưu, xúc tiến
những chỉ đạo, lãnh đạo cho lãnh đạo địa phương, làm tha đổi c c chương trình
liên ngành, các chính sách phù hợp với tình hình thực tế. Các yếu tố t c động đến
công tác phối hợp gồm quyền lực và thẩm quyền, sự truyền đạt, chiến lược và mục
tiêu chung, lợi ích và giá trị gia tăng, sự tin cậy lẫn nhau.
Trong phạm vi thực hiện của nghiên cứu này, việc đo lường phối hợp giữa
các phòng ban chuyên môn dựa trên mức độ phối hợp, mục tiêu chung của tổ chức,
tính trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các cơ quan, mức độ
truyền đạt thông tin, sự phân công và lợi ích giữa các bên.
2.1.3 Hiệu quả công việc
Hiệu quả công việc là mục tiêu cuối cùng mà các nhà nghiên cứu lĩnh vực
quản lý công quan tâm. Theo Parker (1998) hiệu quả công việc là khả năng hoàn
thành công việc cụ thể nào đó, nó còn được hiểu là mức độ năng suất của một cá
nhân, mà những hành động thực hiện của cá nhân góp phần vào mục tiêu chung của
tổ chức (Rotundo & Sackett, 2002).
Hiệu quả công việc là vấn đề được quan tâm của các tổ chức và các nhà
nghiên cứu, đặc biệt là đối với khu vực công vì một mục tiêu then chốt của công
cuộc cải cách hành chính giúp từng cán bộ công chức thấy rõ vai trò, trách nhiệm
gắn với năng suất làm việc, chất lượng công tác (Nguy n Thị Ngọc Khánh, 2017).
Theo chủ trương của Chính phủ về ―Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà
nước giai đoạn 2011 – 2020‖, hiệu quả công việc là một trong những mục tiêu của
cải cách hành chính, và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức.
Trên thực tế, hiệu quả công việc được đ nh gi đảm bảo tính khách quan, tính tự
đ nh gi kết quả công việc của mỗi cán bộ công chức, từ đó nhận thấ được sở trường,
thế mạnh để tiếp tục phát huy, chỉ ra các hạn chế, những điểm chưa hoàn thiện để chủ
động khắc phục, có giải ph p tha đổi. Hình thức đầu ra của hiệu quả công việc là khá
đa dạng, phụ thuộc vào những yếu tố như vị trí công tác, nhiệm vụ mỗi cán bộ công
chức được giao thực hiện, thẩm quyền của c nhân, cơ quan, tổ chức.
10
Nhiều quan điểm cho rằng, hiệu quả công việc là một trong những tiêu chí
quan trọng để đ nh gi chất lượng nguồn nhân lực nói chung, đ nh gi năng lực của
mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong khu vực công. Hiệu quả công việc còn là sự
thể hiện của tính chuyên nghiệp ở người công chức, là khả năng thích ứng và khắc
phục khó khăn khi thực thi công vụ với tính kỷ luật cao, vô tư không vụ lợi trong
việc chấp hành và thừa hành pháp luật được đặt trong mối quan hệ và sự hợp tác,
phối hợp với đồng nghiệp, công dân, tổ chức. Hiệu quả công việc là kết quả đầu ra
được đ nh giá về chất lượng của công việc đã hoàn thành, số lượng công việc công
chức hoàn thành, tính hiệu quả của chi phí, tính kịp thời của từng công việc đã hoàn
thành, thực hiện c c qu định và chỉ thị hành chính.
Để đ nh gi hiệu quả công việc trong hoạt động quản lý công, nghiên cứu
này dựa trên kết quả đạt được của tập thể cán bộ công chức trong sự hợp tác, phối
hợp giữa c c phòng ban chu ên môn để tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân
Quận quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền theo đúng qu định của pháp luật.
Các kết quả công việc cần đảm bảo về số lượng, chất lượng, mang tính kịp thời và
đảm bảo những qu định của pháp luật.
2.1.4 Đo lường hiệu quả công việc
Theo Taylor (1972), quan hệ phối hợp với đồng nghiệp là một trong bốn yếu
tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức bao gồm (1) môi trường tổ chức,
(2) lãnh đạo chiến lược, (3) quan hệ phối hợp với đồng nghiệp và (4) sự thỏa mãn
của khách hàng Theo đó quan hệ phối hợp với đồng nghiệp càng tốt thì hiệu quả
công việc càng tăng lên và ngược lại.
Theo nghiên cứu của Quinn và cộng sự (1983), hiệu quả công việc của tổ
chức được thể hiện tập trung vào các hoạt động và qu trình để tổ chức đạt được lợi
thế trong việc cung cấp các giá trị mà khách hàng kỳ vọng bao gồm: sản phẩm, dịch
vụ chất lượng, phối hợp quy trình nội bộ, hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và uy tín của
tổ chức.
Tải về để xem bản đầy đủ
118 trang
12500
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự phối hợp và hiệu quả công việc tại Ủy ban Nhân dân Quận 3", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- luan_van_nghien_cuu_cac_yeu_to_anh_huong_den_su_phoi_hop_va.pdf
