Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SẮP XẾP THỜI GIAN

I : Quản lý thời gian:

Thời gian có quan trọng không?. Tai sao lại phải quản lý và sắp xếp thời gian?.

Dùng cái gì để quản lý và sắp xếp thời gian?.

• Thời gian là gì?: Thời gian là một thứ rất khó để định nghĩa. Từ "thời gian" có trong

tất cả các ngôn ngữ của loài người. Khái niệm thời gian có thể có cả ở động vật. Định

nghĩa về thời gian là một định nghĩa khó nếu phải cắt nghĩa chính xác. Đa số chúng ta

ai cũng phải dùng từ đó và nói đến nó, ví dụ "thời gian trôi",... và do đó dứt khoát phải

có một cách hiểu chung nhất.

Thời gian là một thuộc tính của vận động và phải được gắn với vật chất, vật thể. Các

nhà triết học đúc kết rằng "thế giới" vận động không ngừng (luôn vận động). Giả sử

rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm thời gian trở nên vô nghĩa. Các sự

vật luôn vận động song hành cùng nhau. Có những chuyển động có tính lặp lại, trong

khi đó có những chuyển động khó xác định. Vì thế để xác định thời gian người ta so

sánh một quá trình vận động với một quá trình khác có tính lặp lại nhiều lần hơn, ổn

định hơn và dễ tưởng tượng hơn. Ví dụ chuyển động của con lắc (giây), sự tự quay

của trái đất hay sự biến đổi của mặt trời trên bầu trời (ngày), sự thay đổi hình dạng

của mặt trăng (tháng âm lịch),... hay đôi khi được xác định bằng quãng đường mà một

vật nào đó đi được, sự biến đổi trạng thái lặp đi lặp lại của một "vật".

Thời gian chỉ có một chiều duy nhất (cho đến nay được biết đến) đó là từ quá khứ đến

hiện tại và tương lai. Do sự vận động không ngừng của thế giới vật chất từ vi mô đến

vĩ mô (và kể cả trong ý thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí (xét theo quan điểm

động lực học) của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi. Chúng luôn có những quan

hệ tương hỗ với nhau và vì thế "vị trí và trật tự" của chúng luôn biến đổi, không thể

trở về với trạng thái hay vị trí trước đó được. Đó chính là trình tự của thời gian.

Thời gian một đi là không trở lại, mỗi chúng ta hãy quý trọng từ giây từng phút mình

có để sống tốt nhất có thể, tận dụng thời gian của mình hết sức.

• Tại sao phải quản lý và sắp xếp thời gian:

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra

những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.

Thời gian tạo ra giá trị chân thực của cuộc sống, có thời gian là có tất cả, đó là lý do

mà con người phải trân trọng thời gian, phải tiết kiệm và khai thác triệt để hiệu quả

của thời gian, muốn thực hiện được những điều đó thì con người phải có chính sách

và chiến lược quản lý thời gian thật hợp lý

Quan ly thoi gian cung dong nghia voi quan ly cong viec,co quan ly tot moi mang lai

hieu qua tot...quan ly tot thoi gian va cong viec,cung nhu sap xep thoi gian phu

hop,lam nhung cong viec hop ly...khong lam phi thoi gian va suc khoe bo ra de thuc

hien nhung viec khong can thiet...

Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng: "Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt!".

Bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề cần phải giải

quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề

và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của bạn.

Nhưng thành thật mà nói nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta

chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao

cho tốt hơn. Chúng ta làm việc theo những kiểu nhất định chúng ta tìm cách để đương

đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng để mọi việc diễn ra như là chúng vốn

thế.

Trong số tất cả các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng, thời gian là thứ quý giá

nhất và cũng là thứ khó nhất để có thể sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích

nó sẽ không bao giờ có thể quay lại nữa.

Có thể chắc chắn một điều là nếu bạn không quản lý và kiểm soát được thời gian của

chính mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ

khác.

Để quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta cần đặt câu hỏi:

- Chúng ta đang cố gắng đạt điều gì?

- Những gì cản trở ta đạt đến điều đó?

Mục tiêu cần đạt:

- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lý thời gian

tốt hơn.

- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian của bạn và xác

định ưu tiên của chính bạn.

- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng thời gian

hiệu quả hơn.

- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lý thời gian và đưa ra cách giải quyết

chúng.

• Dùng cái gì để quản lý, sắp xếp thời gian:

-

- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.

-

- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan

trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.

- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.

- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc

những gì đã đề ra.

-

• Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên:

-

Nếu chúng ta không quản lý thời gian, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối như mớ

bòng bong. Chúng ta sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Đây là một trong

những kĩ năng hàng đầu mà mỗi người chúng ta cần phải thành thạo.

• Tại sao chúng ta phải học quản lý thời gian:

-

Kiểm soát cuộc đời của chính bạn

Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “nước tới chân

mới nhảy“. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì “hạn chót“. Hiệu quả công việc của

bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn. Bạn sẽ thăng

tiến nhanh hơn, mục tiêu của bạn sẽ được hoàn thành sớm hơn những ai không để ý

tới quản lý thời gian.

Bạn sẽ có một cuộc sống hoàn thiện hơn, khi vừa hoàn thành tốt công việc, vừa

có thời gian phục vụ các sở thích nho nhỏ như chơi thể thao, du lịch, thư pháp, học

tiếng pháp, tiếng nhật…

Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không để sống

một cuộc đời đầy ý nghĩa.

• PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER

Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu

quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công

việc (Ma trận Eisenhower)

Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

*P= Priority: Sự ưu tiên

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

1. Việc này có quan trọng không?

2. Nó có khẩn cấp không?

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp

vào cấp độ này:

Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các

cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới

bạn thân…

Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi

sát…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có

thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại

học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn

không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp,

nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:

•

Ôn thi từ đầu học kỳ

Đọc sách

Học tiếng anh

Tập thể dục

Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn

giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang

ngày hôm sau!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm

được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được

chúng.

Ví dụ:

•

Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.

Tin nhắn từ đám bạn.

Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết

thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo

léo…để giảm thời gian cho những việc này.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời

gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

PHÂN BỐ THỜI GIAN

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

GHI CHÉP

Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính

hoặc điện thoại. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này bạn sẽ tận

hưởng được cảm giác hoàn thành công việc, rất tuyệt vời.

Hoặc dùng phần mềm trên điện thoại, máy tính: Như Priority Matrix trên hệ điều hành

iOS.

-

Và phần mềm My Effectiveness: To do, Tasks trên hệ điều hành Andriod.

Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng

ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp

bạn quản lý công việc hiệu quả:

My Misson: Thiết lập sứ mệnh

My Influence: Loại bỏ những xao nhãng

Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống

Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần

Google Note

*Cho những ai thích sự đơn giản

Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc.

iOS:

Eisenhower App

NGHỊCH ĐẢO

Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên.

Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau.

Ví dụ:

Xem phim được xếp vào:

P2 Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát

âm, sử dụng. Tạo Flash Card cho từ đó. Nghe đi nghe lại những chỗ chưa nghe được.

Học các nối âm, đọc lướt trong phim. Học văn hóa của họ. Bạn có thể cần tải phụ đề

để hỗ trợ nghe khi cần.

P4 Khi mục đích của bạn là giải trí mà bạn cần phải hoàn thành một đống bài tập.

Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng anh thì hãy xếp vào P2. Xem

các game của Hội Đồng Anh (British

Council): https://learnenglish.britishcouncil.org/en/games.

Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang

chinh phục mục tiêu. Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn

thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng sa đà.

II: Sắp xếp và lập kế hoạch công việc:

1.