Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát

BÀI 6

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dâ n

v1.0

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

• Bộ Giá o dục và Đào tạo Việt Nam đã cô ng bố Dự thảo phá t triển giá o dục Việt Nam

giai đoạn 2009-2020. Nhằm nâ ng cao chất lượng đội ngũ giá o viên, một trong những

biện phá p Bộ đề ra là tổ chức cho sinh viên đánh giá giảng viên. Đến thời điểm hiện

nay, nhiều trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá cô ng tá c

giảng dạy của giảng viên. Cá ch thức mà cá c trường thường thực hiện đó là, xâ y

dựng hệ thống cá c tiêu chí đánh giá , tổ chức đánh giá khi kết thúc mô n học mà giá o

viên giảng dậy. Mục tiêu của Bộ Giá o dục và Đào tạo và cá c trường đại học khi tiến

hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” là để thu thập thô ng

tin từ sinh viên –“những khá ch hàng” về quá trì nh giảng dạy của giảng viên, những

thô ng tin thu thập được sẽ là cơ sở để cá c giảng viên điều chỉnh nội dung, phương

phá p giảng dạy của mì nh, là cơ sở để trường điều chỉnh cô ng tá c giảng dạy và biết

được kết quả làm việc của giảng viên – “những nhâ n viên” của trường, từ đó phục vụ

cho cô ng tá c nhâ n sự của trường.

v1.0

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

• Để đánh giá , cá c trường xâ y dựng một bảng hỏi gồm cá c tiêu chí đánh giá và gửi tới

cá c sinh viên khi kết thúc mô n học. Cá c tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh

những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung

cấp cho sinh viên, cá c nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay khô ng, giảng

viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay khô ng, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ

hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, cá c thức kiểm tra, đánh

giá của giảng viên và cá c tiêu chí khá c. Trong bảng hỏi cò n có cá c câ u hỏi mở để

sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mì nh về chất lượng giảng dậy.

• Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phá t sinh nhiều

ý kiến, quan điểm trá i chiều. Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thô ng qua cô ng việc này

giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xé t để tham khảo, nhì n lại cá ch truyền giảng của

mì nh và cải tiến, nếu thấy cần thiết. Đối với cá c trường, khi thấy khi thấy giảng viên

được sinh viên đánh giá khô ng tốt nhà trường sẽ có cá ch xử lý phù hợp, từ đó sẽ

giúp nâ ng cao chất lượng đào tạo. Sinh viên nhận xé t, nêu nguyện vọng về giảng

viên chí nh là cá ch để bảo vệ quyền lợi chí nh đáng của họ, đây là một việc thể hiện

tí nh dâ n chủ trong nhà trường

v1.0

3

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

• Cá c ý kiến phản đối thì cho rằng đây khô ng phải là một việc hợp lẽ thường. Sinh viên có

thể sẽ đánh giá mang tí nh chất cảm tí nh, cho điểm theo ý thí ch. Kết quả là cá c thầy cô

có phong cá ch nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dã i, thậm chí cho đọc ché p... dễ đạt điểm

cao hơn cá c thầy hay đòi hỏi học trò phải động nã o và cho điểm chặt chẽ, sá t, đúng.

Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hì nh thức “dân chủ” trá i chiều, khô ng

cần thiết, lã ng phí và có thể gâ y tá c hại, và do vậy cá c trường đại học cần có hì nh thức

khá c để kiểm soá t chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng

giảng dậy của giảng viên.

1. Với mục tiêu tăng cường chất lượng giá o dục, bạn ủng hộ hay phản đối

việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giá o viên, Tại sao?

2. Nếu ủng hộ, cá c trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả cô ng việc đánh

giá này?

3. Nếu phản đối, cá c trường đại học cần có hì nh thức kiểm soá t khá c như thế

nào để tăng cường chất lượng giá o dục?

v1.0

4

MỤC TIÊU

Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soá t –

một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm cá c

bài tập tì nh huống, sinh viên có thể:

• Hiểu khá i niệm kiểm soá t.

• Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soá t – thước đo cho phé p nhà

quản lý đánh giá tí nh hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý.

• Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soá t.

• Hiểu được quy trì nh kiểm soá t và có thể thực hiện được quy trì nh kiểm soá t đối với

những hoạt động nhất định.

• Hiểu, có khả năng sử dụng cá c cô ng cụ kiểm soá t nó i chung, kiểm soá t thời gian,

kiểm soá t tài chí nh và kiểm soá t chất lượng.

v1.0

5

NỘI DUNG

Tổng quan về kiểm soá t

Hệ thống kiểm soá t

v1.0

6

1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

1.1. Khái niệm, vai trò của kiểm soát

1.2. Bản chất của kiểm soát

1.3. Nguyên tắc của kiểm soát

v1.0

7

1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT

• Khá i niệm kiểm soá t:

Kiểm soá t là quá trì nh giá m sá t, đo lường,

đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm

bảo sự thực hiện theo kế hoạch.

• Vai trò của kiểm soá t:

➢ Giúp hệ thống theo sá t và đối phó với sự

thay đổi của mô i trường;

➢ Ngăn chặn cá c sai phạm có thể xảy ra

trong quá trì nh quản lý;

➢ Đảm bảo thực thi quyền lực của cá c nhà

quản lý;

➢ Hoàn thiện cá c quyết định quản lý;

➢ Giảm thiểu cá c chi phí trong quá trì nh

quản lý;

➢ Tạo tiền đề cho quá trì nh hoàn thiện và

đồi mới.

v1.0

1.2. BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT

Kiểm tra trong

HĐ (Concurrent

Controls)

HỆ THỐNG KIỂM TRA

Giải quyết vấn đề

sau khi xuất hiện

• Quản lý chất

lượng toàn diện

• Nhân viên tự

quản

trước khi xuất hiện ngay khi xuất hiện

Kiểm tra phản hồi

(Feedback

Kiểm tra trong HĐ

Kiểm tra trước

(Concurrent

Controls)

hoạt động

Kiểm tra phản hồi

(Feedback

Kiểm tra trước

hoạt động

(Feedforward

Controls)

Đảm bảo kết quả

cuối cùng đạt được

kết quả mong muốn

(Feedforward

Đảm bảo những

Controls)

công việc được thực

• Đảm bảo các chỉ

hiện theo kế hoạch

• Kiểm tra chất

lượng cuối cùng

KCS

• Phỏng vấn khách

hàng

dẫn đúng đắn

được xây dựng

• Đầu vào sẵn có,

đạt tiêu chuẩn

• Kiểm tra sức

khỏe nhân viên

• Kiểm tra nguyên

vật liệu đầu vào

QUÁ TRÌ NH

ĐẦU VÀO

ĐẦU RA

CHUYỂN ĐỔI

v1.0

9

• Kiểm soá t là hệ thống phản hồi về kết quả của cá c hoạt động

• Kiểm soá t là hệ thống phản hồi dự bá o

v1.0

1.3. NGUYÊN TẮC CỦA KIỂM SOÁT

• Tuâ n thủ phá p luật;

• Chí nh xá c, khá ch quan;

• Cô ng khai minh bạch;

• Tí nh đồng bộ;

• Điểm kiểm soá t thiết yếu;

• Tí nh hiệu quả.

v1.0

2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

2.1. Chủ thể kiểm soát

2.2. Công cụ kiểm soát

2.3. Quy trình kiểm soát

v1.0

12

2.1. CHỦ THỂ KIỂM SOÁT

2.1.1. Chủ thể bên ngoài

2.1.2. Chủ thể bên trong

v1.0

2.1.1. CHỦ THỂ BÊN NGOÀI

Chủ thể kiểm soá t bên ngoài bao gồm cá c

nhó m tổ chức:

1) Cá c cơ quan quản lý nhà nước (Giá m sá t của

Quốc hội, Hội đồng nhâ n dâ n, Tò a á n; Kiểm

tra của Chí nh phủ và Ủy ban nhâ n dâ n, của

cá c cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của

Thanh tra Nhà nước và chuyên ngành; Kiểm

sá t của Viện Kiểm sá t nhâ n dâ n cá c cấp và

Kiểm toá n Nhà nước);

2) Cá c tổ chức trong mô i trường ngành (đối thủ

cạnh tranh, khá ch hàng, nhà cung cấp…);

3) Cá c tổ chức chí nh trị xã hội (cá c hiệp hội,

đoàn thể quần chúng, cá c cơ quan thô ng tấn

bá o chí …).

v1.0

2.1.2. CHỦ THỂ BÊN TRONG

• Hội đồng quản trị (HĐQT):

➢ Kiểm soá t chiến lược của tổ chức;

➢ Kiểm soá t vấn đề về tổ chức nhâ n sự cao cá p;

➢ Kiểm soá t vấn đề về tài chí nh theo năm hoặc theo quý.

• Ban kiểm soá t:

➢ Ban kiểm soá t là cơ quan kiểm soá t do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện

chức năng kiểm soá t đối với hoạt động của doanh nghiệp.

➢ Ban kiểm soá t có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

▪ Kiểm tra sổ sá ch kế toá n, tài sản, cá c bảng tổng kết tài chí nh của cô ng ty

và triệu tập đại hội đồng khi xé t thấy cần thiết.

▪ Trì nh đại hội đồng bá o cá o thẩm tra cá c bảng tổng kết tài chí nh của cô ng

ty.

▪ Bá o cá o về những sự kiện tài chí nh bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm

trong quản trị tài chí nh của HĐQT.

v1.0

2.1.2. CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

• Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

Về mặt lý thuyết, cá c hội viên có quyền sinh quyền sá t, có quyền bã i miễn sau khi bổ

nhiệm cá c vị lã nh đạo doanh nghiệp. Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn

chủ yếu sau:

➢ Quyền được thô ng tin về cá c sổ sá ch kế toá n và cá c chương trì nh kế hoạch

hoạt động của doanh nghiệp.

➢ Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia

hoặc khô ng tham gia vào doanh nghiệp của cá c hội viên.

• Giá m đốc doanh nghiệp:

➢ Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế

hoạch, chí nh sá ch, phá p luật và xé t, giải quyết khiếu nại, tố cá o theo thẩm

quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mì nh.

➢ Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra,

đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trá ch nhiệm

của cơ quan, đơn vị mì nh.

v1.0

2.1.2. CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

• Cá c nhà quản lý bộ phận chức năng

➢ Trực tiêp quản lý, chỉ đạo, kiểm soá t người lao động.

➢ Tập trung vào kiểm soá t tá c nghiệp.

• Kiểm soá t của người làm cô ng

➢ Có quyền thô ng qua những quản trị viên là người làm cô ng trong hội đồng quản

trị để kiểm tra việc thực hiện cá c hợp đồng đối với người làm cô ng.

➢ Kiểm tra việc thực hiện chế đô trả cô ng, thù lao, sử dụng lao động bồi dưỡng…

theo quy định cho người làm cô ng của doanh nghiệp.

➢ Đòi hỏi giá m đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thô ng bá o qua hội đồng quản

trị tì nh hì nh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thô ng tin về mọi vấn đề

liên quan đến tì nh hì nh tổ chức, quản trị và sự phá t triển của doanh nghiệp.

➢ Tổ chức thanh tra nhâ n dâ n làm nhiệm vụ phá t hiện, ngăn chặn kịp thời cá c

hiện tượng vi phá m phá p luật, phản á nh ý kiến của người lao động với lã nh đạo

doanh nghiệp giá m sá t việc thực hiện cá c kiến nghị đó.

v1.0

2.2. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

• Cô ng cụ kiểm soá t chung:

➢ Dữ liệu thống kê

➢ Ngâ n quỹ

• Cô ng cụ kiểm soá t thời gian:

➢ Kỹ thuật sơ đồ ngang

➢ Kỹ thuật sơ đồ PERT

• Cô ng cụ kiểm soá t chất lượng:

➢ Kiểm soá t chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

➢ Quản lý chất lượng đồng bộ (TQM)

• Cô ng cụ kiểm soá t tài chí nh:

➢ Bá o cá o tài chí nh

➢ Trung tâ m trá ch nhiệm

➢ Kiểm toá n

v1.0

2.3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

v1.0

2.3.1. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ NỘI DUNG KIỂM SOÁT

• Mục tiêu của kiểm soá t trong cá c tổ chức

là xá c định, sửa chữa những sai lệch so

với cá c mục tiêu kế hoạch và tì m kiếm

cá c cơ hội mới để đổi mới mọi yếu tố của

tổ chức.

• Cá c nhà quản lý cần tự đặt ra cho mì nh

những câ u hỏi như sau:

➢ Cá i gì sẽ phản á nh tốt nhất cá c mục

tiêu của tổ chức?

➢ Cá i gì sẽ đo lường tốt nhất những

sai lệch thiết yếu?

➢ Những tiêu chuẩn nào sẽ cho chi

phí í t nhất?

v1.0

Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát - Phan Kim Chiến