Bài giảng Kỹ năng quản lý trong quản lý dự án

KỸ NĂNG QUẢN LÝ

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Th.S Trần Trung Hậu

06/2007

Người Quản Lý: Anh là ai?

^Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do

CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự

án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Công việc Anh sẽ

phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?

^Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt

toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư

^Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm

trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp

luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao

nhiệm vụ

Những công việc của Quản Lý

^Hoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết

lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch

^Tổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm

theo nguyên tắc 5W+ 1H

^Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân

viên và giải quyết các mâu thuẫn

^Kiểm soát: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực

hiện theo kế hoạch

Những kỹ năng Quản lý cần có

^Lập kế hoạch

^Tổ chức, sắp xếp công việc

^Tuyển dụng người tài

^Giữ chân người giỏi

^Quản lý nhóm

^Đánh giá và huấn

luyện

^Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp

dưới

^Xử lý những nhân

viên có vấn đề

^Quản lý thời gian hiệu quả

^Giải quyết khủng

hoảng

^Phát triển nghề

nghiệp

^Trở thành nhà lãnh

đạo

^Dự thảo ngân sách

^Hiểu các báo cáo tài chính

^Hiện giá thuần và tỷ suất thu nhập

nội bộ

^Phân tích hoà vốn và đòn bẩy hoạt

dộng

^Chiến lược

Kỹ năng hoạch định

^Nhận thức cơ hội, thách thức

^Lập các mục tiêu, mục đích

^Xem xét các tiền đề hoạch định

^Xác định các phương án thực hiện

^So sánh các phương án, dựa trên mục tiêu

^Chọn một phương án, và hoạch định các cách phụ trợ

^Số hoá tài chính, ngân sách của phương án chọn

Kỹ năng Tổ chức

^Khảo sát và phân tích hệ thống hiện hành ( hoặc dự kiến

mô hình tổ chức mới)

^Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động,

các yếu tố ảnh hưởng

^Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy

mô, số lượng

^Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của

từng cấp, từng bộ phận

^Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên

trong, bên ngoài

Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)

^Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm

thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu

quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho

tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.

^Cân bằng Sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra

Qđ theo nhóm hay tự mình

^Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo

^Làm một tác nhân thay đổi

^Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi

Kỹ năng Kiểm soát

^Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành

động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát:

^Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường,

phân tích định tính, định lượng

^Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa

ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh

sai lệch

Quá trình Lập Kế Hoạch

1. Kế hoạch nhân sự

2. Lập ngân sách

3. Hoạch định kế toán

4. Hoạch định kỹ thuật

5. Hoạch định hành chính

6. Kế hoạch vật tư

Công tác Nhân sự

^Hoạch định tổng quát nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng nguồn

nhân lực,dự báo khối lượng công việc và phân tích công việc cần thực hiện,

dự báo nhu cầu nhân lực cần để hoàn thành công việc…

^Tuyển dụng: Xác định yêu cầu cần tuyển, thông báo tuyển, các hình thức

thu hút nguồn ứng viên

^Chọn lựa: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (có thể

kết hợp với BP chuyên môn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí công việc.

 Hướng dẫn người mới đến: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hoá tổ

chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và

mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngoài.

^Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương

trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trình

^Đánh giá lao động và thù lao đãi ngộ: xem xét năng lực và thành quả,

xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui.

Kỹ năng Phỏng vấn

^Chuẩn bị buổi phỏng vấn: Xác định yêu cầu, quyết

định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp

lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thông tin,

chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế

nào

^Thực hiện phỏng vấn: Mở màn buổi PV, đánh giá

ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngôn ngữ cơ thể, kết

thúc buổi PV

^Phân tích các nội dung đã phỏng vấn: Lập

danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, có lời

mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viên

CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ

Giao tiếp rõ ràng

Quản lý thời gian hiệu quả

Phân công, giao việc cho cấp dưới

Động viên, khích lệ cấp dưới

Quản lý nhóm hành động/công tác

Quản lý cuộc họp hiệu quả

Trình bày xúc tích, thành công

Thương thảo thành công

Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp

Quản lý Tài chính

Ra Quyết Định

Biện pháp giảm stress

Giao tiếp rõ ràng

^Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu

ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ,

đọc hiểu nhanh và hiệu quả

^Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử

dụng ĐT, fax, mail, viết thư.

^Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao

tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo,

^Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông

công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo,

Quản lý thời gian hiệu quả

^Hiểu giá trị của thời gian

^Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả

^Tạo ra các thay đổi tức thì

^Quản lý thời gian của người khác

Quản lý thời gian hiệu quả

^Hiểu giá trị của thời gian



Phân tích thời gian

Phân tích cách sử dụng thời gian

Phân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gian

^Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả



Phân tích mục đích của bạn

Đặt ra mục tiêu ưu tiên

Đánh giá cách làm việc của bạn

Sử dụng công cụ Kế hoạch quản lý thời gian

Suy nghĩ cách tích cực

Quản lý thời gian hiệu quả

^Tạo ra các thay đổi tức thì



Dọn dẹp văn phòng của bạn

Sắp xếp giấy tờ gọn gàng

Tránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiền

Làm việc với những người khác

Gọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quả

Đọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình

hành động, thư cho đối tác…)



Sử dụng các công cụ hiện đại

Tổ chức buổi họp hiệu quả

Đi công tác sao cho đảm bảo hiệu công việc và sức khoẻ tốt

Lên tiến độ thực hiện công việc

Quản lý thời gian hiệu quả

^Quản lý thời gian của người khác



Giao tiếp tốt, hiệu quả

Phân công công việc cho cấp dưới hiệu quả

Quản lý các đồng nghiệp hiệu quả

Quản lý cấp trên hiệu quả …!...? (hihi…)smile…

Phân công, giao việc cho cấp

dưới

^Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công



Định nghĩa sự phân công

Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm?

Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới

Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc

^Phân công cấp dưới hiệu quả



Lựa chọn công việc nào sẽ phân công

Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện

Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp

Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới

Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi

Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng

Phân công, giao việc cho cấp

dưới

 Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới



Làm việc nhưng có sự kiểm soát

Giảm thiểu rủi ro thấp nhất

Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới

Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện

Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới

Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới

Phân tích khó khăn, thuận lợi

Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt

 Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới



Phát triển cấp dưới có tiềm năng

Bổ nhiệm cấp phó

Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp,

phân nhiệm

Động viên, khích lệ cấp dưới

^Phân tích sự động viên, khuyến khích

^Xây dựng cách động viên

^Ghi nhận những khả năng tốt nhất của

những người xung quanh

^Tán thưởng những thành tựu

Bài giảng Kỹ năng quản lý trong quản lý dự án - Trần Trung Hậu