Bài giảng Quản trị học - Bài 7: Kiểm tra

BÀI 7: KIỂM TRA

1

v2.0014101214

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Tình huống:

Bà Huyền là chủ tịch và trưởng ban quản trị của CTP đã nổi giận nói với ông

Hùng, phó chủ tịch tài chính và ông Dũng, kiểm tra viên như sau:

“Tại sao không có ai báo cáo cho tôi về các sự việc? Tại sao tôi không thể biết

cái gì đang xảy ra ở xung quanh đây? Tại sao tôi bị giữ trong bóng tối? Không

một ai thông báo cho tôi công ty đang hoạt động như thế nào và dường như

không bao giờ nghe biết được những vấn đề của chúng ta cho tới tận khi

chúng trở thành khủng hoảng. Bây giờ tôi muốn các vị đưa ra một hệ thống

mà tôi có thể giữ lại những gì được thông báo, và tôi muốn biết các vị sẽ thực

hiện điều này như thế nào trước thứ hai tuần sau. Tôi đang mệt mỏi vì bị

tách rời với mọi việc mà tôi cần phải biết nếu như tôi chịu trách nhiệm về công

ty này”.

Câu hỏi:

Có khả năng xảy ra việc bà Huyền đã nhận được thông tin rồi mà bà không

biết hay không? Ông Hùng hay ông Dũng sẽ phải làm gì để biết được điều này

và sẽ xử lý sự việc như thế nào?

2

v2.0014101214

MỤC TIÊU

Sau khi kết thúc bài học, học viên có khả năng:

• Trình bày khái niệm chức năng kiểm tra;

• Chỉ ra các vai trò của chức năng kiểm tra;

• Trình bày quy trình kiểm tra và các bước trong

quy trình kiểm tra;

• Phân biệt các hình thức kiểm tra;

• Trình bày các phương pháp kiểm tra;

• Giải thích các nguyên tắc kiểm tra.

3

v2.0014101214

NỘI DUNG

1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm tra;

2. Quy trình kiểm tra;

3. Các hình thức kiểm tra;

4. Các phương pháp kiểm tra.

4

v2.0014101214

HƯỚNG DẪN BÀI HỌC

Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác kiểm tra bằng cách:

• Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái

niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý, …

• Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống

kê, 1998: Chương14 – Chức năng kiểm soát (từ trang 414-441); Những vấn

đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Chương

22: Hệ thống kiểm tra và quá trình kiểm tra (từ trang 545-567) để có thêm

các kiến thức về công tác kiểm tra của một tổ chức và để có thể hoàn

thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài;

• Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ.

5

v2.0014101214

1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA

1.1. Khái niệm chức năng kiểm tra;

1.2. Vai trò của chức năng kiểm tra.

6

v2.0014101214

1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG KIỂM TRA

Khái niệm:

Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực

hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát

hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện

pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo

rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục

tiêu kế hoạch đề ra.

7

v2.0014101214

1.2. VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA

Xác định lại nguồn lực

của tổ chức (ở đâu, ai

sử dụng, như thế nào?).

Đánh giá mức độ thực

hiện kế hoạch, tìm kiếm

nguyên nhân và biện

pháp khắc phục.

Đảm bảo cho các mục tiêu

của kế hoạch được thực

hiện với hiệu quả cao.

Giúp tổ chức theo sát

và ứng phó với sự thay

đổi của môi trường.

Đảm bảo thực thi quyền

lực quản lý.

8

v2.0014101214

2. QUY TRÌNH KIỂM TRA

Xây dựng

các tiêu chuẩn

Đo lường

việc thực hiện

Điều chỉnh

các sai lêch

9

v2.0014101214

2.1. XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA

• Tiêu chuẩn kiểm tra là những

điểm được lựa chọn mà tại đó người

ta đặt các phép đo để đánh giá việc

thực hiện kế hoạch.

• Phương pháp xây dựng tiêu

chuẩn kiểm tra:

 Thống kê kinh nghiệm;

 Phân tích toán;

 Chuyên gia.

Khi xây dựng các tiêu chuẩn cần chú ý:

• Các tiêu chuẩn cần đo lường được;

• Các tiêu chuẩn cần thống nhất với mục tiêu của tổ chức;

• Có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định lượng (nên dưới dạng

định lượng).

10

v2.0014101214

2.2. ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN KIỂM TRA

• Dựa trên các tiêu chuẩn kiểm

tra, các nhà quản lý đo lường

việc thực hiện kế hoạch (thực

hiện các chỉ tiêu trên) tại các

điểm đã được lựa chọn trong

chương trình.

• Cần kết hợp các phương

pháp đo lường:

 Đối với các chỉ tiêu định

lượng: Đo trực tiếp;

 Đối với các chỉ tiêu định

tính: Quan sát cá nhân, báo

cáo miệng, báo cáo thống

kê, báo cáo viết.

11

v2.0014101214

2.3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH

• Khi phát hiện những sai lệch giữa thực tế so

với kế hoạch, các nhà quản lý cần phân tích

các nguyên nhân có thể, từ đó đề xuất biện

pháp điều chỉnh.

• Các nhà quản lý có thể điều chỉnh các sai

lệch bằng nhiều cách như:

 Sử dụng các chức năng khác của quản lý

như phân công lại công việc, tổ chức lại cơ

cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân

viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, v.v. để

gia tăng hiệu quả của công việc;

 Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch

hoặc sửa đổi các mục tiêu.

12

v2.0014101214

3. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA

3.1. Kiểm tra lường trước

3

3.2 Kiểm tra trong quá trình

3

3.3 Kiểm tra phản hồi

3

Phản hồi

Quá trình

Đầu ra

Đầu vào

Kiểm tra lường trước

Dự đoán các vấn đề có

thể phát sinh để tìm ra

cách ngăn ngừa trước.

Kiểm tra phản hồi

Sửa chữa trục trặc

sau khi xuất hiện và

đề ra biện pháp điều

chỉnh trong tương lai.

Kiểm tra đồng thời

Điều chỉnh những sai

sót ngay khi xuất hiện.

13

v2.0014101214

3.1. KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC

Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra

được tiến hành trước khi hoạt động thực

sự. Kiểm tra lường trước theo tên gọi của

nó là dự đoán các vấn đề có thể phát

sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.

14

v2.0014101214

3.2. KIỂM TRA ĐỒNG THỜI

• Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra

được tiến hành trong khi hoạt động

đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt

động đó đều hướng đến các mục tiêu

đã đề ra.

• Hình thức kiểm tra đồng thời thông

dụng nhất là giám sát trực tiếp.

15

v2.0014101214

3.3. KIỂM TRA PHẢN HỒI

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra

được thực hiện sau khi hoạt động đã

xảy ra. Kiểm tra phản hồi tập trung

vào những kết quả đã thực hiện, xác

định những trục trặc đã phát sinh để

sửa chữa những trục trặc đó hoặc đề

ra những biện pháp phòng ngừa trong

tương lai.

16

v2.0014101214

4. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

4.1

4.2

Các phương pháp

kiểm tra ngân quỹ

Các phương pháp

kiểm tra phi ngân quỹ

17

v2.0014101214

4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ

• Sử dụng ngân quỹ như là một phương

tiện để kiểm tra.

• Khái niệm ngân quỹ: Ngân quỹ là

cách phát biểu các kế hoạch cho một

thời kỳ tương lai đã định theo các

quan hệ bằng con số.

18

v2.0014101214

4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)

• Các dạng ngân quỹ:

 Ngân quỹ thu – chi;

 Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật

liệu, sản phẩm;

 Ngân quỹ chi tiêu cơ bản (nhà xưởng,

máy móc,...);

 Ngân quỹ tiền mặt;

• Mục đích: Quy về con số cho phép đo lường

kết quả nhanh chóng => Nhà quản lý có thể

phân giao quyền tự do hơn trong phạm vi có

hạn của ngân quỹ; Kiểm soát tốt hơn các bộ

phận của tổ chức thông qua việc tách ngân

quỹ của các bộ phận.

19

v2.0014101214

4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)

Ưu, nhược điểm của việc lập ngân quỹ

• Ưu điểm:

 Tăng cường hiệu quả của kiểm tra;

 Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ

phận trong tổ chức;

 Là số liệu cơ sở cho việc lập kế hoạch;

• Nhược điểm:

 Có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động

nếu lập ngân quỹ quá cứng nhắc;

 Cần đầu tư thời gian;

 Có thể hạn chế đổi mới và cải tiến trong

tổ chức.

20

v2.0014101214