Bài giảng Thông tin quản lý hành chính

THÔNG TIN

I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH:

1. Khái niệm:

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người

gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu ,

truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động

đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng

biết.

•

THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH:

2. Vai trò của thông tin:

• Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động

của cơ quan, đơn vị

• Là cơ sở để ban hành các quyết định quản lý

• Là đối tượng, là công cụ đắc lực của nhà QL

• Là nhu cầu thương xuyên trong cuộc sống và

của các cơ quan doanh nghiệp

• Thông tin làm phát triển dân trí

Quaù

trình xöû

lyù thoâng

tin trong

cô quan

Thoâng

tin vaøo

Thoâng tin

ra

Söï phaûn

hoài thoâng

tin

I. TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP:

1. Quá trình truyền thông giữa các cá nhân

• Quá trình trao đổi thông tin

gồm nhiều thành tố: người

gửi,người nhận, thông điệp,

các kênh trao đổi thông tin,

thông tin phản hồi và những

yếu tố cản trở quá trình trao

đổi.

• Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết

hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác.....

• Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người

gửi đến người người nhận.

• Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt

bởi người nhận

• Sau khi giải mã và nhận thức bản thông điệp, người nhận

phản hồi tới người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu

quả của việc thông tin.

• Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông điệp

có thể bị nhiễu

b. Hoàn thiện quá trình truyền thông

giữa các cá nhân:

* Yêu cầu đối với người phát:

• Tại sao bạn phải giao tiếp (Why) ?

• - Bạn sẽ giao tiếp về cái gì (What

• - Bạn sẽ giao tiếp với ai (Who)

• - Bạn sẽ giao tiếp như thế nào (How)

• Khi nào thì nên giao tiếp (When)

• Nên giao tiếp ở đâu (Where)

b. Hoàn thiện quá trình truyền thông

giữa các cá nhân:

Khi thiết kế và truyền tải thông điệp đó đến người nhận

cần phải chú ý đến một số nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc ABC :

+ Chính xác (accuracy)

+ Ngắn gọn (brevity)

+ Rõ ràng (clarity)

- Nguyên tắc 5Cs :

+ Rõ ràng (Clear)

+ Hoàn chỉnh (Complete)

+ Ngắn gọn, xúc tích (Concise)

+ Chính xác (correct)

+ Lịch sự (courteous)

2. Truyền thông trong tổ chức:

a. Khái niệm về tổ chức:

Tổ chức là tập hợp người có cơ cấu nhất định, cùng

tiến hành một hoạt động nào đó vì lợi ích chung

b. Các hình thức truyền thông trong tổ chức:

- Truyền thông chính thức:

Là truyền thông theo hình thức được quy định hoặc

bản thân quá trình truyền thông là một bộ phận của công

việc. Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến

trong tổ chức là báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản…

- Truyền thông không chính thức:người phát đi bản

thông điệp đó chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt ai

hay đại diện cho ai chính thức

b. Các hình thức truyền thông trong tổ chức:

• 3. Chiều truyền thông:

• - Thông tin từ trên xuống

• - Thông tin từ dưới lên

• - Thông tin theo chiều ngang

• 4. Mạng truyền thông:

• Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu

quả hoạt động của tổ chức vì chính nó là mạch máu

của tổ chức. Có 5 loại mạng

4. Mạng truyền thông:

• Mạng dây chuyền:

Trưởng nhóm chỉ có thể

giao tiếp với 1 người

gần mình nhất Tính

chính xác của thông tin

cao, tuy nhiên nó không

tạo ra nhiều mối quan

hệ và tốc độ truyền

thông chậm.

4. Mạng truyền thông:

• Mạng chữ Y: Thông

tin chỉ truyền theo

chiều dọc , không có

trao đổi thông tin

theo chiều ngang

4. Mạng truyền thông:

• - Mạng bánh xe: Một

người đóng vai trò

trưởng nhóm và giao

tiếp với tất cả thành

viên còn lại, nhưng các

thành viên khác không

thể giao tiếp với nhau

và chỉ giao tiếp với

trưởng nhóm.

4. Mạng truyền thông:

• - Mạng vòng tròn:

Một thành viên có thể

giao tiếp với hai người

gần mình.

4. Mạng truyền thông:

• Mạng đan chéo: tất cả

thành viên đều giao

tiếp được với nhau ,

quan hệ không bị hạn

chế, tốc độ truyền

thông nhanh

3.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp

•

I. KV CHUNG - khu vực mở tương ứng

với những gì mà chúng ta biết về mình và

người khác cũng biết về chúng ta.

•

II – khu vực MÙ tương ứng với những

gì mà chúng ta không biết được về mình,

nhưng đối tượng giao tiếp lại biết..

•

III – khu vực RIÊNG tương ứng với

những gì mà chỉ chúng ta biết về mình còn

đối tượng giao tiếp lại không biết. Nó có thể

được coi là riêng vì trong giao tiếp chúng ta

không cởi mở để bộc lộ với người khác.

•

IV – KV KHÔNG NHẬN BIẾT ĐƯỢC

tương ứng với những gì mà cả chúng ta lẫn

người khác không biết, thông thường bao

gồm lĩnh vực vô thức và tiềm thức.

II. NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP:

3. Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong GT

Mỗi khu vực có thể được mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc chủ yếu

vào hai yếu tố : sự phản hồi và tính cởi mở.

• Sự phản hồi là sự truyền thông tin ngược trở về đối tượng giao tiếp

đến chúng ta, nó cho chúng ta biết suy nghĩ, cảm tưởng, đánh giá, nhận

xét của đối tượng giao tiếp về chúng ta. Sự phản hồi làm cho khu vực

chung được mở rộng và làm cho khu vực mù thu hẹp đi.

• Sự cởi mở là sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình cảm, ước

muốn, niềm tin và những phẩm chất tâm lý khác của mình với đối tượng

giao tiếp.

Trong giao tiếp mọi người đều cởi mở với nhau thì khu vực chung

của mỗi người sẽ được mở rộng, lấn át khu vực riêng, làm cho họ hiểu

biết nhau nhiều hơn và xích lại gần nhau hơn

Bài tập

• Tháng trước T được nhận vào làm việc tại bộ phận tiếp

thị của Tập đoàn HP. Tại Văn phòng, ngoài ông John là

trưởng văn phòng đại diện, ở mỗi bộ phận còn có người

phụ trách. Bộ phận tiếp thị là ông M. Công việc của T là

chào bán các sản phẩm của HP.

• Một hôm, có một khách hàng đề nghị một hợp đồng

lớn nhưng theo T là hơi mạo hiểm. Ngay hôm sau, T vội

vàng lên gặp ông John trình bày về hợp đồng đó và xin ý

kiến ông ta. Ông John chăm chú nghe T trình bày nhưng

ông không đưa ra ý kiến gì. Hôm sau nữa, ông M gọi T

đến gặp và phê bình T.

• Theo bạn Ông M phê bình T về vấn đề gì? Bạn hãy bình

luận cách xử sự của T