Báo cáo Đề tài Xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000-2010
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
––––––––––––––––
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG
XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương
Hà Nội, năm 2012
1
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
––––––––––––––––
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG
XÁC ĐỊNH NỘI HÀM HỆ THỐNG THUẬT NGỮ VỀ CÁC LOẠI
VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRUNG ƯƠNG
VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2000-2010
Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương
Thành viên tham gia: Nguyễn Mạnh Cường
Trần Thị Hạnh
Nguyễn Thị Thuý Hằng
Trần Văn Quang
Hà Nội, năm 2012
2
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Cơ quan
CQ
Định nghĩa
Đn
Khoa học - Công nghệ
Quy phạm pháp luật
Tài liệu
KHCN
QPPL
TL
Tổ chức
TC
Văn bản quản lý nhà nước
Việt Nam
VBQLNN
VN
3
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong việc dạy - học ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng
cũng như ở các cơ sở đào tạo khác về các chuyên ngành mà trong chương trình
đào tạo bắt buộc có học phần, nội dung liên quan đến công tác như: soạn thảo,
ban hành, quản lý và sử dụng văn bản quản lý nhà nước chưa có một công trình
nghiên cứu nào có tính toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm các thuật
ngữ về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước được hình thành trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.
Nguyên nhân cơ bản của tình hình nêu trên là do thiếu tính cập nhật các
văn bản qui phạm pháp luật hiện hành và chưa có sự tổng kết cần thiết về thành
tựu đã có về hướng nghiên cứu này ở trong cũng như ngoài nước. Ví dụ, ngay
một số công trình nghiên cứu gần đây nhất, khi giải thích thuật ngữ cơ bản có
liên quan đến nội dung của hướng nghiên cứu của đề tài như thuật ngữ “Tài
liệu” vẫn chưa phân tích sự khác biệt của nó với thuật ngữ “Văn bản”, đặc biệt
là còn nhấn mạnh tới phương diện vật mang tin với tư cách là một phương diện
chủ yếu trong các nội hàm của hai thuật ngữ này. Trong khi đó, ở thế giới,
phương diện này đang dần dần được coi là thứ yếu do xu hướng điện tử hóa,
hiện đại hóa quá trình soạn thảo, bản hành, giải quyết và quản lý văn bản trong
các cơ quan quản lý nhà nước. Thậm chí có một số tác giả, đó đây, còn chưa
chuẩn xác khi giải thích nội hàm một số thuật ngữ về một số thể loại văn bản.
Trong khi đó, công cuộc cải cách toàn diện và sâu rộng nền hành chính
nước ta theo hướng hiện đại, hội nhập quốc tế đòi hỏi phải chuẩn xác hóa, nhất
thể hóa, thống nhất hóa, đặc biệt là phải qui chuẩn hóa và công khai hóa các thủ
tục hành chính, trong đó có thủ tục văn thư với nội dung cơ bản là soạn thảo,
ban hành, giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
quản lý nhà nước nói chung và ở các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà
nước ở Trung ương nói riêng. Đến lượt mình, việc ban hành và tổ chức thực
4
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
hiện thủ tục văn thư một cách có hiệu quả không thể không nghiên cứu để chuẩn
hóa và thống nhất cách giải thích nội hàm hệ thống thuật ngữ về loại và thể loại
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước nói chung và ở
các cơ quan quản lý văn bản hành chính nhà nước ở Trung ương nói riêng. Như
vậy, xét về mặt lý luận cũng như thực tiễn, việc nghiên cứu để xác định nội hàm
hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động
của các cơ quan quản lý nhà nước ta hiện nay là tối cần thiết và rất cấp bách.
Xuất phát từ những lý do nêu trên tác giả đã đề xuất và được Hiệu trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho phép triển khai nghiên cứu đề tài cấp
Trường với tên gọi: “Xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể
loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước
trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000-2010”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trước hết là tình hình nghiên cứu ở Việt Nam. Theo kết quả nghiên cứu
của chúng tôi, cơ quan nghiên khoa học chuyên ngành về văn thư - lưu trữ là
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, các cơ nghiên cứu khoa học khác ở nước ta và các cơ sở đào tạo
về chuyên ngành văn thư - lưu trữ như: Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng
(Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học quốc gia Hà Nội),
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như Học viện Hành chính thuộc Học viên
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - nơi có đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật xây
dưng văn bản quản lý nhà nước, đều chưa thực hiện công trình nghiên cứu nào
về đề tài này, có chăng chỉ trong một số công trình nghiên cứu có đề cập một
cách sơ lược, chưa toàn diện về nội dung của đề tài này. Cụ thể là, các công
trình tiêu biểu như: “Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (1992), Đề tài nghiên
cứu khoa học cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Văn thư Việt
Nam” (năm 2008) do tác giả Trần Quốc Thắng - Phó Cục trưởng Cục Văn Thư
và Lưu trữ Việt Nam thực hiện hoặc Đề tài cấp Bộ với tên gọi “Xây dựng hệ
5
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
thống thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” (2008) do tác giả Vũ Thị Minh Hương - Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện, tuy có nêu và định nghĩa
một số thuật ngữ về loại và thể loại văn bản thường gặp trong công tác văn thư -
lưu trữ nhưng chưa có sự xem xét chúng từ góc độ phân tích nội hàm của chúng
và đặc biệt là chưa có sự liên kết giữa chúng với nhau trong một tổng thể. Tình
hình tương tự cũng xảy ra với một loạt các công trình nghiên cứu khác - những
công trình được sử dụng làm tài liệu giảng dạy hiện nay ở các cơ sở đào tạo ở
nước ta - của các tác giả như: Vương Đình Quyền (Ch.biên và tác giả) với các
công trình: Văn bản và lưu trữ học đại cương, H: Giáo dục. 1996, Lý luận và
phương pháp công tác văn thư, H. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, Văn bản
quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, H.
CTQG. 2002; Lưu Kiếm Thanh (Ch.b), Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình kỹ thuật
xây dựng và ban hành văn bản, H. Giáo dục. 2006 và. Nguyễn Văn Thâm, Soạn
thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, – H. CTQG. 2010; Nghiêm Kỳ Hồng và
các tác giả khác, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb. “Lao Động”. H-
2009; Lê Văn In, Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động
quản lý và kinh doanh, Nxb .“Chính trị quốc gia”. H-2010; Dương Văn Khảm,
Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Nxb, “Văn hóa thông tin”. H-2011
và một số bài báo của các tác giả khác đăng tải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ
Việt Nam. Ví dụ, tác giả công trình “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo
trong hoạt động quản lý và kinh doanh”. Nxb.“Chính trị quốc gia”. H-2010 đã
định nghĩa “Công văn” như sau: “Là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải
quyết công việc mang tính hành chính với các cơ quan khác” (tr.57). Sự thiếu
chuẩn xác của định nghĩa này là sử dụng khái niệm “thư công” - là một thể loại
văn bản có tên gọi để định nghĩa cho một văn bản không có tên loại cụ thể. Có
thể đưa ra định nghĩa về “Công văn” mà tác giả khác đã nêu ra để khẳng định
tính thiếu nhất quán hiện nay trong hướng nghiên cứu này. Đó là định nghĩa về
“Công văn” do các tác giả của cuốn “Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính”
do nhà xuất bản Thống kê ấn hành năm 1999: “Là một loại văn bản hành chính
6
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi
công tác vv… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có
liên quan” (Tr.170). Trên đây là khái quát tình hình nghiên cứu về vấn đề cần
nghiên cứu thuộc phạm vi đề tài ở trong nước.
Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài: Ở một số nước và các tổ chức thế gới
cũng đã có những công trình công bố đề cập đến một số nội dung nghiên cứu
tương tự của đề tài này. Ví dụ, ở Nga có “Từ điển các thuật ngữ chuyên sâu về
các loại và thể loại tài liệu”, Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước
xã hội chủ nghĩa” (1982), Tổ chức ICA (Hội đồng Lưu trữ quốc tế) xuất bản
“Từ điển thuật ngữ Lưu trữ” hoặc ở Liên bang Đức có công trình nghiên cứu của
Barbara Craig “Xác định giá trị lưu trữ” (2004) đều đưa ra định nghĩa về một số
loại và thể loại văn bản.Ngoài ra còn có những công trình nghiên cứu khác có
liên quan đến đề tài này. Nhưng ở các công trình nghiên cứu này cũng chỉ đưa ra
định nghĩa mà không nghiên cứu toàn diện và chuyên sâu để xác định nội hàm
của các thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước.
3. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở thống kê, hệ thống hóa và xác định rõ nội hàm các thuật ngữ
về các loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của
các cơ quan Nhà nước ở cấp Trung ương Việt Nam đưa ra định nghĩa giải thích
cho từng thuật ngữ đó.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử;
- Phương pháp so sách, thống kê, tổng hợp;
- Phương pháp phân tích hệ thống;
- Phương pháp phân tích thông tin;
- Phương pháp chuyên gia.
7
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
5. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung, đề tài chỉ đề cập tới các loại và thể loại văn bản quản lý nhà
nước, trong đó chủ yếu là văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp Trung
ương, bởi vì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương có tầm quan
trọng đặc biệt và ảnh hưởng rộng lớn, đồng thời có liên q uan trực tiếp tới công
cuộc cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay ở nước ta. Trong các cơ quan
quản lý hành chính nhà nước trung ương , về phạm vi cơ quan, đề tài cũng chỉ
lựa chọn một số bộ, ngành tiêu biểu cho một số lĩnh vực cơ bản: lĩnh vực nội
chính, lựa chọn Bộ Nội vụ; lĩnh vực kinh tế - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; lĩnh vực
văn hóa - xã hội lựa chọn Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch; lĩnh vực Khoa học
- Công nghệ lựa chọn Viện Khoa học - Công nghệ Quốc gia.
Về thời gian, tuy đề tài có số liệu khảo sát từ năm 2000-2010, nhưng đề
tài đề cập sâu đến các vấn đề nảy sinh chủ yếu trong 5 năm gần đây để đảm bảo
vừa có tính kế thừa vừa có tính cập nhật thông tin mới.
Về các loại văn bản, đề tài chỉ đề cập đến những văn bản qui phạm pháp
luật, tài liệu hành chính mà không bàn tới tài liệu chuyên ngành cũng như không
đề cập tới khái niệm “ tài liệu lưu trữ” nói chung và các loại tài liệu lưu trữ cụ
thể nói riêng.
6. Nội dung nghiên cứu
- Khảo sát, thống kê và hệ thống hóa các loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước hình thành trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhà
nước Việt Nam trong 10 năm (từ 2000-2010), đặc biệt là trong các văn bản quy
phạm pháp luật, các công trình nghiên cứu và các tài liệu nghiệp vụ có liên quan
đến nội dung nghiên cứu của đề tài;
- Nghiên cứu, so sánh, phân tích và tổng hợp các định nghĩa về các loại và
các thể loại văn bản nêu trên;
8
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
- Nghiên cứu làm sáng rõ các khái niệm cơ bản như: văn bản, văn kiện, tài
liệu, tư liệu, những đặc điểm cơ bản của văn bản nói chung và văn bản quản lý
nhà nước nói riêng để làm căn cứ khoa học cho việc giải thích về nội hàm các
thuật ngữ mà đề tài sẽ đề cập tới;
- Trên cơ sở kết quả thực hiện các nội dung nêu trên, đưa ra định nghĩa
thống nhất, chuẩn hóa cho những thuật ngữ về loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước thuộc phạm vi của đề tài.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Đề tài được thực hiện dựa trên kết quả phân tích và tổng hợp các nguồn
tài liệu có độ tin cậy và rất phong phú đa dạng. Các nguồn tài liệu đó có thể chia
làm ba nhóm chính: Nhóm thứ nhất là các công trình nghiên cứu có liên quan
của các tác giả trong và ngoài nước mà chúng tôi có thể tiếp cận được; Nhóm
thứ hai là các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, qui chuẩn nghiệp vụ
trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ, trong đó có công tác ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính; Nhóm thứ ba là những kết quả khảo sát, ý
kiến đóng góp của một số chuyên gia, nhà quản lý ở một số cơ quan được khảo
sát.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung của đề tài được chia làm ba
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận để xác định các loại và thể loại văn bản quản lý
nhà nước
Chương 2. Thực trạng của công tác văn bản hóa trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn 2000-2010
Chương 3. Nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản
hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương.
9
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI VÀ THỂ LOẠI VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Tài liệu”
Trước hết, để bàn về loại và thể loại văn bản quản lý nhà nước cần phải
hiểu thống nhất về thuật ngữ “văn bản” và một số thuật ngữ liên quan khác như:
tài liệu, văn kiện, tư liệu và văn bản quản lý nhà nước.
Khái niệm “tài liệu” (TL), tiếng La tinh là “dokumentum”, tiếng Nga là
“документ”, tiếng Anh là “document” là một trong những thuật ngữ cơ bản, có
tính phổ biến bậc nhất trong công tác văn thư và lưu trữ cũng như trong hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay ở trên toàn thế
giới. Chính vì vậy, việc giải thích có cơ sở khoa học khái niệm “tài liệu” là một
trong những vấn đề lý luận cơ bản của văn bản học và lưu trữ học. Cho nên làm
rõ nội dung (nội hàm) của khái niệm này đóng góp phần quan trọng trong việc
giải quyết thành công, ở một phạm vi rộng lớn, các vấn đề liên quan đến nghiệp
vụ văn thư - lưu trữ cũng như quản lý hành chính nhà nước. Do đó, trong công
trình nghiên cứu này chúng tôi cố gắng đưa ra một cách giải thích có cơ sở khoa
học làm căn cứ phân biệt với các khái niệm khác như “Văn bản”, “Văn kiện” và
“Tư liệu” với mục đích làm sáng tỏ nội hàm các thuật ngữ về các loại và thể loại
tài liệu thuộc hệ thống văn bản quản lý nhà nước hình thành trong các cơ quan
quản lý nhà nước Trung ương Việt Nam.
Ở nước ta, hai từ “tài liệu” được sử dụng rất rộng rãi trong công tác Văn
thư - Lưu trữ, song hai từ này chỉ được quan tâm xem xét mới đây với tư cách
như là một thuật ngữ. Thật vậy, ngay trong từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt
Nam” do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992, thuật ngữ này vẫn chưa
được định nghĩa. Trong khi đó nó được dùng làm từ gốc để định nghĩa cho các
10
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
loại tài liệu. Cụ thể, theo thống kê của chúng tôi, hai từ này được sử dụng ở đây
để làm từ gốc cho 29 thuật ngữ phái sinh về các loại tài liệu và 16 năm sau (năm
2008) trong công trình nghiên cứu khoa học “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn
thư Việt Nam” do tác giả Trần Quốc Thắng chủ nhiệm, hai từ “tài liệu” mới
được định nghĩa với tư cách là một thuật ngữ trong công tác Văn thư - Lưu trữ
Việt Nam. Trong công trình nghiên cứu này, thuật ngữ “tài liệu” được định
nghĩa như sau:
Định nghĩa 01 (Đn 01): “Tài liệu là vật mang tin chứa đựng các thông tin
về các đối tượng của thực tế khách quan hoặc hoạt động tư duy của con người”.
Phân tích định nghĩa này, ta thấy có ba nội hàm cơ bản. Tài liệu trước hết phải là
vật mang. Thứ hai, vật mang đó chứa đựng thông tin. Điều cần nhấn mạnh ở
đây, đã là tài liệu, trước hết phải là vật mang có thông tin phản ánh không chỉ
hoạt động lao động sản xuất, hoạt động quản lý, hoạt động xã hội mà còn cả
hoạt động tư duy của con người.
Định nghĩa tiếp theo được nêu trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư
lưu trữ Việt Nam” (Nxb. “Văn hóa thông tin”, Hà Nội - năm 2011) thuật ngữ
“Tài liệu” được giải thích là:
Đn 02: “Tài liệu”: “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt
động xã hội”. Phân tích định nghĩa này ta thấy, có ba nội hàm được đưa ra. Thứ
nhất, tài liệu trước hết là vật mang tin. Thứ hai, vật mang tin đó có thông tin.
Thứ ba, vật mang thông tin đó phải là phương tiện cho các hoạt động xã hội.
Điều cần chú ý ở đây là, định nghĩa quan tâm tới khả năng tài liệu có thể làm
phương tiện cho các hoạt động xã hội. (Nội hàm đó trong định nghĩa này, cần
được lưu ý khi tiến hành tổng hợp về các nội hàm thuật ngữ “tài liệu”). Hơn nữa,
để hiểu thống nhất về định nghĩa này cần hiểu thống nhất về cụm từ “các hoạt
động xã hội”. Lý do là các hoạt động xã hội có thể hiểu theo nghĩa là các hoạt
động của xã hội loài người mà cũng có thể được hiểu là các hoạt động có tính
chất thuần túy xã hội để phân biệt với các hoạt động khác như hoạt động sản
xuất, hoạt động quản lý… Chính vì vậy khi giải thích định nghĩa này, Từ điển đã
11
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
làm rõ rằng “các hoạt động xã hội” ở đây là được hiểu là “các lĩnh vực hoạt
động của xã hội”. Cụ thể tác giả cho rằng: “Tài liệu bao gồm các loại văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi
trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ… dùng
làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động
khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của những hoạt động đó”. Như
vậy, theo cách giải thích này, khái niệm “tài liệu” bao gồm cả các nguồn tư liệu
khác. Nhưng nguồn tư liệu khác là nguồn nào thì chưa được giải thích. Điều
này rất cần thiết, bởi vì, thuật ngữ “tư liệu”, “nguồn tư liệu” là hai thuật ngữ
hiện nay tuy đang được sử dụng trong công tác thông tin - thư viện và công tác
văn thư - lưu trữ nhưng chưa có một giải thích thống nhất.
Một định nghĩa mới đây nhất về thuật ngữ “tài liệu” là định nghĩa được
nêu trong Điều 2 Chương I của Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11
năm 2011. Trong Luật này thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa:
Đn 03: “Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân”. Ở định nghĩa này, ngoài hai yếu tố nêu trên, yếu tố “vật
mang” và “thông tin” có thêm một yếu tố thứ ba là nguồn gốc xuất xứ “hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Trong phần giải thích,
Luật đã qui định rằng “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,
nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc
in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Phân tích định nghĩa và cách giải thích trong
Luật này, chúng ta thấy, thuật ngữ “tài liệu” được hiểu rất rộng: là vật mang tin
với điều kiện duy nhất là vật mang tin đó hình thành nên trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức và của cá nhân. Nó bao gồm tất cả các vật mang tin,
kể cả những vật mang tin được bao hàm bởi thuật ngữ “văn bản”. Rõ ràng đây
là một sự giải thích chưa logic về nội hàm của thuật ngữ. Thật vậy, thuật ngữ
12
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
“văn bản” có nội hàm rộng không thể liệt kê cùng cấp với các loại tài liệu như
được liệt kê trong Luật này. Về thuật ngữ này chúng sẽ bàn tới dưới đây.
Trên đây là những định nghĩa giải thích khái niệm “tài liệu” với tư cách là
thuật ngữ khoa học và dùng trong quản lý công tác lưu trữ. Ngoài ra còn có các
cách giải thích về thuật ngữ này rải rác ở các công trình khoa học, giáo trình
khác nhưng không phải với mục đích giải thích nó như một thuật ngữ khoa học
mà thông qua nó để giải quyết các vấn đề chính khác. Ví dụ, trong cuốn “Tổ
chức và bảo quản tài liệu”, thuật ngữ “tài liệu” được giải thích như sau:
Đn 04: “Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, tạp chí
và các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu”. Phân tích cách giải thích này,
ta thấy, khái niệm tài liệu được giải thích theo phương pháp liệt kê các vật mang
thông tin khác nhau. Đây là một điểm cần chú ý khi tổng hợp cách giải thích về
khái niệm tài liệu.
Trên đây là những định nghĩa được nêu trong các công trình khoa học của
một số tác giả người Việt Nam do các nhà xuất bản Việt Nam công bố ở trong
nước.
Dưới đây là sự phân tích một số định nghĩa về thuật ngữ này ở nước
ngoài.
Trước hết là các định nghĩa do một số nhà văn bản học và lưu trữ học nước
Nga đưa ra.
Cần phải nói rằng, có nhiều nhà văn kiện học cũng như nhà lưu trữ học Nga
quan tâm đặc biệt tới việc định nghĩa thuật ngữ tài liệu (документ). Thật vậy,
cho đến nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm tài liệu, được tổng hợp
và phân tích sâu trong các công trình nghiên cứu của nhiều nhà văn bản học và
lưu trữ học Nga. Song trong khuôn khổ công trình nghiên cứu mà chúng tôi tiến
hành, cần kể đến công trình nghiên cứu như: “Các khó khăn trong việc giải thích
khái niệm “tài liệu” và những cách vượt qua chúng” (K.B Geliman-Vinogradop.
Sứ mệnh đặc biệt của các tài liệu. Các công trình của các nhà khoa học của Viện
BNIIDAD. M.2009). Bởi lẽ, tính tới thời điểm này đây là công trình nghiên cứu
13
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
có sự phân tích và tổng kết nhiều định nghĩa về khái niệm “tài liệu ” được công
bố ở nước Nga. Trong công trình này, sau khi phân tích các định nghĩa được nêu
trong các nguồn tài liệu khác nhau ở trong và ngoài nước, cũng như quá trình
chuẩn hóa định nghĩa khái niệm “tài liệu” đối với các loại tài liệu khác nhau (tài
liệu trên nền giấy (tài liệu truyền thống), tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu
ma trận (матд), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử), tác giả đã lưu ý rằng, “để
vượt qua những khó khăn trong việc giải thích khái niệm “tài liệu” cần phải theo
dõi các thành tựu mang tầm quốc tế trong lĩnh vực văn bản học và lưu trữ học,
những thành tựu được khẳng định bởi các kết quả của khoa học lịch sử, sử liệu
học, các bộ môn khoa học chuyên ngành và của hàng loạt các khoa học đang
phát triển khác thuộc phạm vi khoa học nhân văn”. Tác giả, theo hướng nghiên
cứu này, đã đi đến một nhận xét rằng, định nghĩa được nêu ra trong bản tiêu
chuẩn quốc tế hiện hành ISO 15489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu” là “một
sự giải thích đáng tin cậy và cô đọng nhất”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như
sau về thuật ngữ “tài liệu” (document).
Đn 05: “Là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý
như một đơn vị - một thể thống nhất”. Tuy nhiên, tác giả lưu ý rằng, định nghĩa
này đã bỏ qua sự hiện diện của một bộ phận cấu thành, mà theo suy nghĩ của tác
giả, là có tính bắt buộc. Đó là bộ phận cấu thành có tính vật chất tạo nên tài liệu.
Do đó, theo hướng để chuẩn hóa định nghĩa này, tác giả nhắc đến một định
nghĩa được tác giả đưa ra trước đây mà không trái với định nghĩa nêu trong tiêu
chuẩn này.
Đn 06: “Tài liệu (là đối tượng vật chất, có chứa bản ghi (запись-gần
tương đương với thuật ngữ Record-ND) thông tin ngữ nghĩa”. Theo quan điểm
của tác giả, việc định nghĩa tài liệu với tư cách một đối tượng vật chất là vô cùng
cần thiết, bởi lẽ, nó không những không làm giảm ý nghĩa của thông tin - bộ
phận cấu thành nên đối tượng mà còn cho phép sử dụng được những đặc trưng
của nó như: kích thước, hình khối, trọng lượng và những đặc tính về lượng khác,
tọa độ trong thành phần của các bộ tài liệu, các tính chất lý - hóa của vật liệu tạo
14
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
nên đối tượng đó, các đặc điểm công nghệ và kinh tế của chúng vv… Trên cơ sở
kết quả phân tích đó, tác giả đã đi đến một khẳng định rất đáng lưu ý. Tác giả
khẳng định, “đặc trưng tạo nền tảng chung cho tất cả các loại tài liệu (trên nền
giấy - tài liệu truyền thống, tài liệu phim - ảnh - điện ảnh, tài liệu ma trận
(матд), tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử) là sự hiện diện thông tin được ghi
lại trong đó. Điều này rất quan trọng để tránh lệch hướng khi định nghĩa khái
niệm “tài liệu”. Tuy nhiên, khi tuân theo điều đó, cần chú ý tới một sự tổng kết
bổ sung là: tùy theo các mục đích lập và các định hướng sử dụng của tài liệu mà
có thể thiên về một trong các ý nghĩa như: điều hành, pháp lý, truyền thông
(thông báo), chuyển phát, ký ức, tưởng niệm và ý nghĩa có tính đơn nhất giống
như thế hoặc kết hợp nhiều ý nghĩa - ý nghĩa kết hợp”. Một lưu ý khác của tác
giả mà đối với chúng ta cũng rất quí báu. Đó là hiện nay, khi ứng dụng các công
nghệ mới có liên quan đến sử dụng tài liệu điện tử, đang xuất hiện các định
nghĩa mang hình thái khác nhau về khái niệm “tài liệu” theo hướng đạt được
tính tổng hợp trong giải thích. Ví dụ, trong bản tiêu chuẩn nhà nước Nga -
ГОСТ P 52292-2004: “Giao dịch thông tin điện tử” về thuật ngữ “tài liệu” được
nêu như sau:
Đn. 07: “Là đối tượng của sự tương hỗ thông tin trong môi trường xã hội,
nhằm biểu hiện về mặt hình thức các mối quan hệ xã hội giữa các đối tượng
khác nhau của môi trường xã hội đó”. Với định nghĩa có tầm bao quát lớn như
vậy, tác giả lưu ý rằng cần phải xem xét một cách toàn diện để tránh liệt kê vào
khái niệm “tài liệu” - “tất cả các đối tượng vật chất, những cái có thể được sử
dụng để truyền thông tin trong xã hội (bao gồm cả các vật trưng bày của các bảo
tàng, đài tưởng niệm, các mẫu vật đất đá vv… Điều đã gặp phải trong cuốn sách
của N.N.Kushnarenko (“Văn bản học” sách giáo khoa. Kiep.2001)”.
Một công trình nghiên cứu khác có sự phân tích sâu về các định nghĩa về
khái niệm “tài liệu” “Tài liệu điện tử trong quản lý” của hai tác giả: M.V.Larin,
O.I. Rưskốp xuất bản 2005. Ở đây, sau khi phân tích các định nghĩa về khái
niệm “tài liệu”, trong đó có sự xem xét tới mối liên kết giữa mang vật chất và
15
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
thông tin được cố định trên vật mang đó, các tác giả đã đi đến kết luận: “Những
định nghĩa trước đây có xu hướng chú trọng tới đối tượng vật chất, tới vật mang
thông tin nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin
tạo nên tài liệu. Các tác giả đã nêu lên các ví dụ, cụ thể là: trong tiêu chuẩn thuật
ngữ đầu tiên của nước Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647- 70
“Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật
ngữ “Tài liệu” được định nghĩa là:
Đn 08: “phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện, hiện tượng
của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”; ví dụ khác, trong
tiêu chuẩn thuật ngữ ГОСТ P 16487 – 83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ tài liệu được định nghĩa là: “đối
tượng vật chất với thông tin được cố định bởi con người bằng một phương thức
để truyền thông tin đó theo thời gian và trong không gian”.
Hiện nay, khái niệm tài liệu trong Luật Liên bang “Về thông tin hoá và
bảo vệ thông tin” và trong tiêu chuẩn nhà nước ГОСТ P 51141 - 98 được định
nghĩa như sau:
Đn 09: “Tài liệu - đó là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm
theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông
tin”. Đối với quản lý, công tác văn thư và công tác lưu trữ rất cần thiết để thông
tin trong tài liệu có thể nhận dạng được, để tài liệu được trình bày theo thủ tục
đã quy định cùng với những yếu tố thể thức nhất định.
Cần phải bổ sung thêm là tài liệu còn có thêm hai đặc trưng nổi bật khác.
Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý
thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động
của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quả
hoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó. Đặc trưng thứ hai có vai trò không kém
tầm quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động của cá nhân là một phần
nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó là khả năng làm bằng chứng
16
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
của tài liệu. Ở đây tác giả đã đồng tình với cách định nghĩa được nêu trong tiêu
chuẩn quốc tế ISO 15489-1 về khái niệm “tài liệu-record”. Theo đó, TL được
hiểu là:
Đn 10: “Là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc
một cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện
nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh”. Có nghĩa là trước hết tài liệu
là thông tin song thông tin đó phải được một pháp nhân cụ thể lập ra, nhận và
được bảo quản-duy trì để làm bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một
cá nhân trong xã hội. Cần nói rõ ở đây một điều là, trong tiếng Nga, thuật ngữ
“tài liệu - document” được hiểu và định nghĩa không phân biệt với thuật ngữ
“văn bản - record”. Bởi vì tiếng Nga không có từ nào tương đương với từ
Record của tiếng Anh. Thực tế có một từ tiếng Nga gần với từ Record là từ
запись - bản ghi. Nhưng không phải bản ghi nào cũng là văn bản theo nghĩa
tiếng Anh. Cho nên, Đn.10 nêu trên là định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn
quốc tế ISO 15489-1. Song, nguyên bản tiếng Anh, định nghĩa này là định nghĩa
dành cho thuật ngữ “RECORDS”, tiếng Nga dịch là документ-tài liệu, còn tiếng
Việt RECORD là văn bản.
Một công trình nghiên cứu tiếp theo có sự phân tích sâu về các định
nghĩa về khái niệm “tài liệu”. Đó là công trình do M.P. Rukôva chủ biên “Xác
định giá trị tài liệu quản lý và thu thập chúng vào các viện lưu trữ nhà nước” (Lý
luận và phương pháp M,. 2007). Ở đây, tác giả cho rằng:
Đn 11: Tài liệu - là kết quả của việc cố định thông tin về các sự vật của
hiện thực khách quan và về hoạt động tư duy của con người bằng cách viết, đồ
họa, chụp ảnh, ghi âm hoặc bằng một phương thức khác trên một vật mang tin
bất kỳ… Là một khái niệm khoa học chung, tài liệu có một số điểm khác nhau
nhất định trong định nghĩa bởi khác bộ môn khoa học khác nhau phản ánh đối
tượng và nhiệm vụ của các môn học đó. Cách hiểu rộng nhất về tài liệu được
đưa ra trong môn tài liệu học. Theo đó tài liệu được hiểu là vật mang vật chất
17
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
bất kỳ với thông tin được cố định bằng ngôn ngữ bất kỳ và bởi phương
thức bất kỳ. Trong văn bản học, tài liệu là phương tiện cố định thông tin bằng
các phương thức khác nhau trên vật liệu đặc biệt về các sự kiện, biến cố của hiện
thực khách quan và hoạt động tư duy của con người. Trong sử liệu học, tài liệu
là khách thể (đối tượng) dành riêng cho việc truyền thông tin.
Nói tóm lại, sự phân tích một số định nghĩa do một số nhà văn bản học và
lưu trữ học nước Nga đưa ra cho thấy, cần phải rất thận trọng khi bàn tới nội
hàm của thuật ngữ “tài liệu”. Bởi lẽ, hiện nay có nhiều định nghĩa mang sắc thái
khác nhau. Cho nên, khi bàn về nội hàm của thuật ngữ này phải dựa vào các căn
cứ như: Thứ nhất là mục đích lập và định hướng sử dụng (chỉ là để thông báo-
truyền thông tin trong không gian và thời gian hay với mục đích làm bằng chứng
- làm phương tiện hoạt động hay là kết hợp nhiều mục đích và hướng sử dụng
khác nhau); Thứ hai là thông tin; Thứ ba vật mang tin. Tùy thuộc vào mức độ
sâu và rộng trong sử dụng các căn cứ này, sẽ có những cách giải thích khác nhau
về khái niệm “tài liệu”.
Để khẳng định nhận định trên, chúng ta tiếp tục xem xét một số định
nghĩa về thuật ngữ “tài liệu” do các học giả khác ở một số nước nói tiếng Anh,
Cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO và Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) nêu ra trong
những năm gần đây.
Trước hết phải kể đến công trình “Xác định giá trị lưu trữ” (Lý luận và
Phương pháp) của Barbara Craig, xuất bản năm 2004, Muchen- CHLB Đức. Bởi
lẽ đây là một công trình chuyên khảo có tính tổng kết “dành cho việc xác định
giá trị các đối tượng lưu trữ đã được thực hiện ở các nước nói tiếng Anh”.
Trong công trình khoa học này, thuật ngữ “tài liệu” (document) được định nghĩa
như sau:
Đn 12: “Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình
thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and
media). Phân tích định nghĩa này cho thấy rằng, khái niệm “tài liệu” bao gồm
trong nó ba yếu tố cơ bản sau đây: Thứ nhất phải là một đơn vị chỉnh thể. Thứ
18
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
hai là đơn vị thông tin - mang thông tin. Thứ ba là đơn vị thông tin đó phải được
ghi ký lại. Một điều cần chú ý là, định nghĩa này không chú trọng tới yếu tố: vật
mang và hình thức thể hiện của thông tin mà chỉ chú trọng tới bộ phận cấu thành
cơ bản nhất của tài liệu là bộ phận thông tin. Tuy vậy, nếu phân tích sâu, chúng
ta cũng thấy rằng: mặc dù định nghĩa này phát biểu “không phụ thuộc vào vật
mang và hình thức thông tin” nhưng điều đó không chứng minh là hai yếu tố đó
không bao hàm trong khái niệm “tài liệu”. Có nghĩa là thông tin được ghi lại vẫn
ở trên hoặc trong vật mang và có hình thức nhất định. Nhưng chúng ta cần hiểu
vật mang và hình thức đó là vật mang và hình thức bất kỳ. Sở dĩ định nghĩa này
không nhấn mạnh tới hai yếu tố vật chất và hình thức là vì nó thiên về mục tiêu
quản lý thông tin mà không chú trọng về quản lý vật mang và hình thức biểu thị
của thông tin. Và nhờ vậy nó đạt được tính khái quát hơn, rộng hơn. Khác với
xu hướng này là cách định nghĩa về khái niệm “tài liệu” theo hướng hẹp và kém
tổng quát hơn. Ví dụ, trong cuốn “Từ điển các thuật ngữ lưu trữ” (Hội đồng lưu
trữ quốc tế. Munchen. NewYork. London. Paris -1988), thuật ngữ “tài liệu”
(document) được giải thích theo hai nghĩa sau đây:
Đn 13 (nghĩa 1): Một sự kết hợp giữa vật mang và thông tin được ghi lại
trên hoặc trong vật mang đó, cái có thể dùng làm chứng cứ hoặc để tham khảo.
Đn 14 (nghĩa 2): “Là một tài liệu lưu trữ độc lập, văn bản hoặc bản thảo -
viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Thông thường không thể chia được về thực thể
vật lý ”.
Phân tích Đn 13 nêu trong từ điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định
nghĩa đó bao quát ba yếu tố (đặc trưng) như: Thứ nhất, phải là vật mang. Thứ
hai, phải có thông tin ở trên hoặc trong vật mang. Thứ ba, phải có giá trị - làm
bằng chứng (chứng cứ) hoặc có giá trị tham khảo. Phân tích Đn 14 nêu trong từ
điển này về thuật ngữ “tài liệu”, ta thấy định nghĩa đó không có sự giải thích mà
chỉ coi nó có nghĩa tương đương với ba thuật ngữ là “tài liệu lưu trữ”, “văn bản”
và thuật ngữ “ bản thảo - viết tay hoặc tài liệu đánh máy”. Ở đây chúng ta cần
chú ý tới thuật ngữ “văn bản - record” một thuật ngữ sẽ được xem xét dưới đây.
19
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
Có thể nói, cách định nghĩa này được đưa ra theo xu hướng không mở rộng, kém
tổng quát. Nó nhấn mạnh yêu cầu khi nói đến tài liệu là phải có sự liên kết giữa
vật mang và thông tin và phải chú trọng tới giá trị chứng cứ hoặc giá trị tham
khảo của tài liệu. Ngoài ra, khái niệm “tài liệu” đồng nghĩa với khái niệm “văn
bản”.
Ngược với xu hướng này là cách định nghĩa nêu trong Tiêu chuẩn quốc tế
ISO 15489-1: “Thông tin và hệ thống tài liệu. Phần chung. Quản lý văn bản”.
Theo tiêu chuẩn này, thuật ngữ “tài liệu - document” được định nghĩa như sau:
Đn 15: “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý
như một đơn vị hoàn chỉnh”.
Phân tích định nghĩa này cho thấy, thuật ngữ “tài liệu” bao gồm trong nó
quá ít yếu tố. Cụ thể là chỉ cần có thông tin được ghi lại là có thể coi đối tượng
bất kỳ nào đó là tài liệu miễn là nó được xử lý như một đơn vị (thông tin-TG)
hoàn chỉnh.
Tổng kết những phân tích 15 định nghĩa nêu trên về khái niệm “tài liệu”,
căn cứ vào mức độ nông - sâu, rộng - hẹp và sự kết hợp của ba bộ phận (yếu tố -
đặc trưng) cơ bản cấu thành thuật ngữ “tài liệu” như: vật mang - bộ phận vật
chất, thông tin - bộ phận cấu thành nội dung, phương tiện hoạt động, giá trị bằng
chứng, giá trị tham khảo - bộ phận phản ánh về mục đích lập và định hướng sử
dụng tài liệu chúng ta có thể phân chia chúng thành ba nhóm sau đây:
Nhóm thứ nhất, Đó là các định nghĩa giải thích thuật ngữ “tài liệu” theo
hướng nhấn mạnh bộ phận thông tin mà không quan tâm đến bộ phận vật mang-
yếu tố vật chất cũng như mục đích và giá trị sử dụng cụ thể của tài liệu. Thuộc
nhóm này có các định nghĩa 05, 07, 12, 15. Tiêu biểu, phù hợp, đáng tin cậy và
cô đọng nhất là định nghĩa được nêu trong ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống
tài liệu”. Tiêu chuẩn này đã định nghĩa như sau về thuật ngữ “tài liệu”
(document):
20
Tải về để xem bản đầy đủ
109 trang
13120
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Báo cáo Đề tài Xác định nội hàm hệ thống thuật ngữ về các loại và thể loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương Việt Nam giai đoạn từ năm 2000-2010", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bao_cao_de_tai_xac_dinh_noi_ham_he_thong_thuat_ngu_ve_cac_lo.pdf
