Báo cáo Đề tài Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư văn tân
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ
BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC
TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN
GIÁO SƢ VĂN TÂN
Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01
Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy
Lớp
: 1705LTHA
Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên
Hà Nội, 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ
BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC
TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN
GIÁO SƢ VĂN TÂN
Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01
Chủ nhiệm đề tài
: Cao Thị Thủy
Thành viên tham gia : Nguyễn Kim Phƣợng
Phạm Trần Phƣơng Uyên
Lớp
: 1705LTHA
Cán bộ hƣớng dẫn
: ThS. Phạm Thị Hồng Quyên
Hà Nội, 2020
LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện báo cáo khoa học này, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ từ nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Báo cáo khoa học được
hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các kết quả nghiên
cứu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả ở các trường Đại
học, các tổ chức nghiên cứu, tổ chức chính trị…
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phạm Thị Hồng Quyên –
người trực tiếp hướng dẫn khoa học đã luôn dành nhiều thời gian, công sức
hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành báo
cáo khoa học.
Tiếp theo, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia
III và cá nhân các anh chị Phòng Thu thập - Chỉnh lý đã nhiệt tình chỉ bảo và có
những chia sẻ bổ ích cho chúng em trong quá trình thực hiện báo cáo.
Chúng em xin trân trọng cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn
thư – Lưu trữ đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ chúng em
trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong báo
cáo khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em kính mong Quý
thầy cô và những người quan tâm đến báo cáo có thêm những ý kiến góp ý để
báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa chúng em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày …. tháng … năm …
Tác giả
LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu khoa học do nhóm nghiên cứu
làm dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên. Các nội dung trong đề tài này
là trung thực, chính xác và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước
đây.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung đề tài của mình.
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
M ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Lí do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................. 3
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4
7. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5
8. Bố cục của đề tài......................................................................................... 5
tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm............................................................... 24
phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................................................................... 29
Văn Tân......................................................................................................... 38
Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 44
GIÁO SƢ VĂN TÂN......................................................................................... 45
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................................................................ 45
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 45
3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46
3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 47
phông lưu trữ cá nhân .................................................................................. 47
cá nhân .......................................................................................................... 54
Tiểu kết Chương 3: ....................................................................................... 55
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 56
M ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Phông lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động
của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất
định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu
biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn.
Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt
động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu
biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... Đồng thời là
đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như:
cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong
lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội
nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học,...
Hiện nay, có hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ
sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong số đó thì có phông lưu trữ cá
nhân của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân là phông có số lượng tài
liệu tương đối đầy đủ, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Ông là
một trong những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác
nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học.
Trong quá trình công tác của mình, ông đã đảm nhận những vai trò, vị trí quan
trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư
Văn Tân đã được thành lập để lưu giữ lại khối tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của Giáo sư bao gồm các bản viết tay, bản thảo, bản đánh
máy có bút tích của ông... Đồng thời, khối tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân
này là nguồn sử liệu có giá trị và có thể khai thác sử dụng vào các mục đích
khác nhau như nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của giáo sư Văn Tân; phục vụ
1
các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu, phục vụ nhu cầu của các nhà nghiên cứu…
Tuy nhiên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói
riêng vẫn còn nhiều hạn chế.
Với mục đích tìm hiểu thực tiễn tổ chức tài liệu của một phông lưu trữ cá
nhân cụ thể nhằm làm sáng tỏ những vấn đề lý luận đã được cung cấp trong
chương trình học, chúng tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá
nhân Giáo sư Văn Tân” làm đề tài nghiên cứu khoa học.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự
(1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình,
dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và
phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016);…
giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề
chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức
quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng.
Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các
đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như:
- Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về
Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông
lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử
nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
- Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá
nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt
nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
- Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá
nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9);
2
- PGS. TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở
Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà
Nội, tr.79;
- Th.s Trần Văn Quang , Ths. Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một
thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời
gian số 1+2/2017.
- Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình,
dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu
thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm;
“Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh
trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị
Thuyên,...
Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn
để nghiên cứu. Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu
cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số
nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những
thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. Vì vậy, đề tài
chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu
trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác
tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm
tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi
nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ
đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông
lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài
liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các
3
nhiệm vụ sau đây:
- Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự
nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân;
- Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn
Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân;
- So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất.
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu là phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính,
Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội).
+ Thời gian: 1959-1978.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ
bản sau:
+ h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực
tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung
và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác
trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn;
+ h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để
phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư
nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây;
+ h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những
nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương
đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ
quan, tổ chức ;
+ h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi
sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông
lưu trữ cá nhân. Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa
4
những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống.
Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của
Giáo sư Văn Tân.
7. Đóng góp của đề tài
Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu
phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên
tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cụ thể đề tài giới thiệu cho
độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn
Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối
với đời sống xã hội;...
Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu
phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một
số đề xuất.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì
đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu
phông lưu trữ cá nhân.
Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn
Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ
chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân.
5
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ
TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN
1.1. Lý luận chung về phông lƣu trữ cá nhân
1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ
Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của
cá nhân”.
1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân
Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ
khác nhau:
Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác
phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài
liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin
của cá nhân đó [18].
Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số
nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu sử
dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ. Tài
liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau.
Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có
giá trị thông tin để nghiên cứu [19].
Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện
lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu
riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân
sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng
ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản. Nhà
nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà
nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn
bán thì chỉ được bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước”.
Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà
nước xuất bản: “Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá
6
trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” [12,76].
Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ
Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu trữ
quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu. Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi của tài liệu cá
nhân. Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân chỉ liên quan đến
những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự mở rộng phạm vi
sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm trong tay nhân dân. Vì
thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài liệu xuất xứ cá nhân.
Từ những định nghĩa về tài liệu cá nhân nêu trên, thuật ngữ phông lưu trữ
cá nhân đã được khái quát như sau:
Theo cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng
chế độ Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định
nghĩa: “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình
lịch sử được tích luỹ nên trong sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một
gia đình, của một gia tộc”.
Theo Bách khoa toàn thư mở: “Lưu trữ cá nhân là một nhánh của khoa
học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cá
nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan. Nó thường liên quan đến tiền
sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản
cho thế hệ tương lai”.
Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990) của các tác giả
Đào Văn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền thì
đưa ra định nghĩa: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong
một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với
những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có
ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác” [4,60-61].
Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi lựa chọn định nghĩa về phông
7
lưu trữ cá nhân như sau:
Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong
quá trình sống và hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản
trong một kho lưu trữ nhất định” [6,131].
Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ
Chí Minh, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn...
Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có: Phông lưu trữ của nhà văn Tô Hoài,
Phông lưu trữ nhà thơ Xuân Quỳnh, Phông lưu trữ nhạc sỹ Văn Cao, Phông lưu
trữ nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, ...
1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân
Tài liệu phông lưu trữ cá nhân là một loại hình tài liệu lưu trữ nên có các
đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung của tài liệu chứa đựng những
thông tin quá khứ, phản ánh quá trình sống, hoạt động của cá nhân; hình thành
gần như đồng thời với các sự kiện liên quan đến cá nhân nên có tính chính xác
cao và rất đa dạng về loại hình, tác giả, chất liệu, ngôn ngữ. Đó là những tài liệu
như giấy khai sinh, chứng minh thư, hộ chiếu, những hình ảnh cá nhân đó chụp
với bạn bè, gia đình, … tài liệu về thân thế của cá nhân; là những tài liệu phản
ánh về các dấu mốc qua0n trọng, những tài liệu mà cá nhân đó không bao giờ
quên khi hồi tưởng lại và ít nhiều ảnh hưởng tới con đường khoa học của họ.
Bên cạnh đó, tài liệu phông lưu trữ cá nhân cũng có các đặc điểm riêng sau:
Một là, tài liệu phông lưu trữ cá nhân là tài sản riêng thuộc sở hữu tư nhân
hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư. Do đó, phần lớn tài liệu của cá
nhân được lưu giữ tại gia đình của cá nhân đó. Một số ít tài liệu của cá nhân tiêu
biểu còn được lưu giữ tại các cơ quan Lưu trữ, Bảo tàng … hoặc được cá nhân
khác sưu tầm. Mặt khác, khi đề cập tới tài liệu lưu trữ cá nhân còn có lượng lớn
tài liệu của các cơ quan, tổ chức viết về cá nhân đó, đó không chỉ là tài liệu đề
cập tới ở văn bản giấy mà còn là những tài liệu được sản xuất thành phim như:
Trần Đại Nghĩa – chân dung người anh hùng, …
Hai là, thành phần, nội dung tài liệu được lựa chọn để lưu trữ phụ thuộc
8
vào quan điểm riêng của từng cá nhân. Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp,
gián tiếp đến cá nhân hoặc do họ tự sáng tác ra, còn có những tài liệu khác được
sưu tầm và lưu giữ do sở thích riêng của từng cá nhân.
Ba là, nhóm tài liệu sáng tác do chính cá nhân sáng tác ra thường mang
dấu ấn riêng của mỗi cá nhân [2,3].
1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân
1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nh n tự bảo quản
Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt
đối với tài liệu đó. Trong đó, ba quyền trên được hiểu như sau:
Quyền chiếm hữu tài liệu là quyền nắm giữ, quản lý tài liệu. Trong trường
hợp chủ sở hữu chiếm hữu tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được
thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi
hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, quản lý tài liệu nhưng không được trái
pháp luật, đạo đức xã hội. Khi chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài liệu cho người
khác thì người được ủy quyền thực hiện quyền chiếm hữu tài liệu đó trong phạm
vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác định.
Quyền sử dụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các
khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu thực
hiện quyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thác
tài liệu theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng
đến lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Quyền sử dụng
tài liệu có thể được chuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo
quy định của Pháp luật. Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài
liệu đúng tính năng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng
chuyển giao quyền sử dụng tài liệu hoặc theo quy định có liên quan khác của
Pháp luật.
Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ
quyền sở hữu đó. Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, để thừa kế, từ bỏ
hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với quy định của pháp luật.
Người được chủ sở hữu ủy quyền định đoạt tài liệu phải thực hiện việc định đoạt
9
phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu [2,7].
1.1.4.2. Đối với tài liệu đ c đăng ý tại L u trữ lịch sử theo quy định tại
khoản 1 Điều 5 Luật L u Trữ năm 2011
- Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thông tin tại Lưu trữ lịch sử còn việc bảo
quản tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu
vẫn là cá nhân, gia đình, dòng họ.
- Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử
chỉ có quyền quản lý tài liệu “do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền” và quyền
sử dụng tài liệu “theo thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu”; quyền sở hữu tài liệu
vẫn thuộc về cá nhân, gia đình, dòng họ.
- Nếu tài liệu được hiến tặng hoặc bán cho lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch
sử có đủ ba quyền là quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài
liệu đó. Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử.
1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nh n, gia đình, dòng họ có tài liệu
Cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các quyền sau đây:
- Được đăng ký tài liệu tại lưu trữ lịch sử nếu tài liệu đáp ứng được điều
kiện quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011 và hướng dẫn, giúp đỡ
về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu;
- Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;
- Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
- Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
- Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử nhưng
không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích
hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
- Được nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, gia đình, dòng họ có tài liệu còn có các nghĩa vụ sau đây:
- Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan
đến an ninh quốc gia;
- Trả phí bảo quản theo quy định của Pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại
Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.
10
1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì: “Tài liệu là vật
mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và các vật mang tin khác”.
Có thể phân loại tài liệu của phông lưu trữ cá nhân thành các nhóm cơ bản
như sau:
- Tài liệu về tiểu sử cá nhân. (V dụ: Sơ yếu lý lịch, các giấy tờ tùy thân;
gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử; các bài viết, công trình nghiên cứu,
phim tư liệu về tiểu sử cá nhân, …)
- Tài liệu về hoạt động học tập của cá nhân. (V dụ: Học bạ; bảng điểm;
sách vở ghi chép về các môn học; thẻ học sinh, sinh viên; bằng tốt nghiệp; giấy
khen, bằng khen về các thành tích đạt được trong quá trình học tập, …).
- Tài liệu về quá trình lao động và làm việc của cá nhân. (V dụ: Quyết
định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm vào các vị trí công tác; quyết định nâng
lương thường xuyên hoạc đột xuất; các tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết công việc như công văn, tờ trình, biên bản, thông báo, báo cáo…; thư từ
trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác; tài liệu sáng tác
như các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác nghệ thuật, các tác phẩm
văn học, thơ ca, nhạc họa… có thể dưới dạng bản thảo hoặc tác phẩm, công trình
đã được công bố, xuất bản.)
- Tài liệu về quá trình tham gia các đoàn thể, tổ chức. (V dụ: Hồ sơ xét
kết nạp Đảng và công nhận Đảng viên chính thức; thẻ Đảng; tài liệu phục vụ các
buổi sinh hoạt Đảng; Bản tự nhận xét, kiểm điểm của Đảng viên…)
- Tài liệu về tài sản. (V dụ: Các giấy chứng nhận quyền sở hữu; hóa đơn,
chứng từ về mua bán tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến tài sản của cá nhân…)
- Tài liệu tạo hình. (V dụ: Ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân…)
11
- Tài liệu vinh danh, khen thưởng. (V dụ: Các quyết định khen thưởng;
các bằng khen, giấy khen, huân chương, huy chương, kỷ niệm chương; giải
thưởng quốc gia, quốc tế …)
- Các sưu tập do cá nhân và các thành viên trong gia đình, dòng họ sưu
tập, thu nhập. (V dụ: Ấn phẩm, tài liệu, tranh, ảnh, tem …)
Có thể thấy rằng thành phần, nội dung tài liệu của phông lưu trữ cá nhân
rất đa dạng và phong phú. Những tài liệu này không chỉ ghi lại những sự kiện,
biến cố diễn ra trong quá trình sinh sống, học tập và làm việc cũng như những
cống hiến, đóng góp của cá nhân đối với gia đình, dòng họ, xã hội, đất nước qua
các giai đoạn lịch sử khác nhau mà còn phản ánh truyền thống gia đình, dòng họ
và một phần đời sống tinh thần, vật chất của mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ
giữa các thành viên trong gia đình, dòng họ [2,4].
1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân
Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài
liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn
nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông
lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Theo quy định khoản 1 Điều 5 Luật lưu trữ năm 2011 thì:
Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung
là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:
- Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử
- Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học
sáng tác, thư từ trao đổi
- Phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử
- Công trình bài viết về cá nhân
- Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được.
Người được thành lập phông cá nhân là các nhà hoạt động chính trị, xã
hội, các nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế, những kết quả
cuộc sống hoạt động của cá nhân hình thành các tài liệu quý hiếm. Mỗi một
12
phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời
và sự nghiệp của cá nhân đó.
1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân
Cũng giống như các loại hình tài liệu lưu trữ khác, tài liệu của phông lưu
trữ cá nhân là một nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị trên nhiều phương diện như
chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa - xã hội …
Thứ nhất, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử
dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sử phát
triển của một gia đình, dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thù giai
cấp xã hội, dấu ấn thời đại mà họ sinh sống, hoạt động.
V dụ: Khi nghiên cứu khối tài liệu của Giáo sư Toán học Hoàng Tụy
(một trong hai người tiên phong trong việc xây dựng ngành Toán học Việt Nam),
chúng ta sẽ phần nào hiểu được những cống hiến khoa học của Ông đối với việc
cải cách nền giáo dục Việt Nam nói chung và nghành Toán học Việt Nam nói
riêng (tiêu biểu là việc phát minh ra phương pháp “Lát cắt Tụy”, được coi là mốc
đầu tiên đánh dấu sự ra đời của một chuyên nghành toán mới – Lý thuyết tối ưu
toàn cục )… Bên cạnh đó, những tài liệu này “còn có giá trị như những chứng tích
về hoạt động khoa học trong một giai đoạn khó khăn của đất nước”.
Thứ hai, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của phông lưu trữ cá
nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác. Thông qua những tài
liệu này, chúng ta có thể nhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó có vai
trò của những cá thể tiêu biểu trong tiến trình lịch sử dân tộc.
V dụ: Dựa vào gia phả của dòng họ Nguyễn Trãi ở Nhị Khê và các địa
phương khác, giới nghiên cứu đã có thể làm rõ hơn về vụ án Lệ Chi Viên. Trong
thời gian gần đây, việc phát hiện và giải mã 60 trang tài liệu gốc bằng chữ Hán,
chữ Nôm và bản gia phả đã được dịch sang tiếng Việt nói về dòng họ Võ Văn ở
xã An Vĩnh (tỉnh Quảng Ngãi), trong đó có tờ Chỉ thị của Thượng Tướng Công
thời Tây Sơn năm 1987 và phả hệ Võ Văn do chính Võ Văn Khiết lập ngày
19 6 1806 đã phần nào làm phong phú thêm kho tư liệu về đội dân binh Hoàng
Sa kiêm quản Bắc Hải trên đảo Lý Sơn; đồng thời góp phần khẳng định chủ
13
Tải về để xem bản đầy đủ
70 trang
21520
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Báo cáo Đề tài Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư văn tân", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bao_cao_de_tai_to_chuc_tai_lieu_phong_luu_tru_ca_nhan_giao_s.pdf
