Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức

BÀI 4

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dâ n

v1.0

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết

quả hoạt động của một tổ chức?

• Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8

khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chí nh, kế toá n, luật, hệ thống thô ng tin, ngoại

ngữ kinh tế, với cá c hệ chí nh quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trì nh đào tạo

ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâ m nghiên cứu và tư vấn

lớn của cả nước.

• Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô

tuyển sinh, nội dung ch/trì nh đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt

động của mì nh.

• Đội ngũ giảng viên, nhâ n viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000,

trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phò ng

Ban, Trung tâ m.

• Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn cá c quyết định liên quan

đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chí nh, nguồn nhâ n lực… được đưa ra

ở cấp trường. Cá c khoa hầu như chỉ hoạt động như những phâ n xưởng sản xuất, thực

hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường.

v1.0

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Sự hò a nhập giữa cá c khoa và bộ mô n trong trường thấp dẫn đến tì nh trạng cá t cứ.

Nhiều chuyên ngành và mô n học trở nên trùng lắp. Mối quan hệ cô ng việc giữa cá c

bộ phận trong trường khô ng rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp…

• Hậu quả của tì nh trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường

trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giá o viên, nhâ n viên khô ng cao hơn

cá c trường trong khối, động lực của giá o viên giảm sút.

• Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phá t triển mới cần có sự thay

đổi toàn diện. Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào

tạo và tài chí nh. Về phí a mì nh, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhì n: trở

thành một trường ĐH mang tí nh đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhâ n lực chất

lượng cao, nghiên cứu và tư vấn.

v1.0

3

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên cá c

đơn vị chiến lược là cá c trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến

lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xâ y dựng cá c chương trì nh đào tạo theo

nhu cầu xã hội; phá t triển cá c nhó m nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường

sự hò a nhập giữa cá c đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hó a hoạt động của toàn hệ

thống. Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút,

sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà

trường.

• Trường Đại học KT là hì nh ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học cô ng lập ở Việt Nam

hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng

tổ chức.

1. Trong tì nh huống trên, cá c vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại

học KT có phải là một trong những nguyên nhâ n làm ảnh hưởng đến kết

quả hoạt động của Nhà trường hay khô ng?

2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong

tì nh huống trên?

v1.0

4

MỤC TIÊU

• Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ

chức trong triển khai một kế hoạch nhất định.

• Nắm được khá i niệm cơ cấu tổ chức

• Hiểu và phâ n tí ch được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo cá c

thuộc tí nh cơ bản của cơ cấu tổ chức.

• Hiểu quy trì nh hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng

trong quy trì nh hoàn thiện cơ cấu tổ chức

v1.0

5

NỘI DUNG

Một số khá i niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức

Cá c thuộc tí nh cơ bản của cơ cấu tổ chức

Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

v1.0

6

1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

• Tổ chức là quá trì nh triển khai cá c kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).

• Với tư cá ch một chức năng quản lý, tổ chức là quá trì nh sắp xếp nguồn lực con

người và gắn liền với con người là cá c nguồn lực khá c nhằm thực hiện thành cô ng

kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp).

• Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp.

v1.0

CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Cơ cấu tổ chức - khuô n khổ trong đó cá c hoạt động của tổ chức được phâ n chia,

cá c nguồn lực được sắp xếp, con người và cá c bộ phận được phối hợp nhằm thực

hiện cá c mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu chí nh thức: tập hợp cá c bộ phận và cá nhâ n có mối quan hệ tương tá c,

phối hợp với nhau, được chuyên mô n hoá , có nhiệm vụ, quyền hạn và trá ch nhiệm

nhất định, được bố trí theo những cấp khá c nhau, thực hiện cá c hoạt động của tổ

chức nhằm tiến tới cá c mục tiêu kế hoạch.

• Cơ cấu phi chí nh thức được tạo nên bởi cá c mối quan hệ phi chí nh thức giữa cá c

thành viên của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn

chiến lược của tổ chức.

• Cơ cấu tổ chức tạm thời được hì nh thành nhằm triển khai cá c kế hoạch tá c nghiệp

của tổ chức.

v1.0

2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1. Chuyên môn hóa công việc

2.2. Hình thành các bộ phận

2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý

2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý

2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức

v1.0

9

2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC

• Thể hiện mức độ phâ n chia nhiệm vụ

thành cá c cô ng việc mang tí nh độc lập

tương đối để trao cho cá c cá nhâ N.

• Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao

động, chất lượng và hiệu quả của người

lao động.

• Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chá n,

giảm khả năng sá ng tạo của người lao

động; tì nh trạng xa lạ, đối địch giữa

những người lao động.

v1.0

2.2. HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN

• Tiêu chí hình thành bộ phận;

• Theo lĩnh vực chức năng;

• Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị

(mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/

địa dư;

• Mô hình tổ chức ma trận;

• Mô hình tổ chức theo nhóm;

• Cơ cấu mạng lưới.

v1.0

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO

MÁ Y ABC

v1.0

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG

• Là hì nh thức tạo nên bộ phận trong đó cá c cá nhâ n

hoạt động trong cùng một chức năng được hợp

nhó m trong cùng một đơn vị cơ cấu.

• Ưu điểm:

1) Đơn giản, rõ ràng và mang tí nh logic cao;

2) Phá t huy những ưu thế của chuyên mô n hoá ,

giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản

hoá đào tạo;

3) Giữ được sức mạnh và uy tí n của cá c chức

năng cơ bản;

4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và

tư cá ch nhâ n viên;

5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp

cao nhất.

v1.0

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo)

• Nhược điểm:

1) Mâ u thuẫn giữa cá c đơn vị chức năng;

2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa cá c

bộ phận;

3) Chuyên mô n hó a quá mức có thể tạo ra

cá ch nhì n hạn hẹp ở cá c nhà quản lý;

4) Giảm tí nh nhạy cảm của tổ chức đối với

sản phẩm, dịch vụ và khá ch hàng;

5) Hạn chế việc phá t triển cá c nhà quản

lý chung;

6) Đổ trá ch nhiệm thực hiện mục tiêu

chung của tổ chức cho cấp lã nh đạo

cao nhất.

v1.0

TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ

• Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân

thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm,

phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu

vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu.

• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực

hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để

phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm,

dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng.

• Cơ cấu theo khách hàng: là hình thức tạo nên bộ

phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm

khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một

đơn vị cơ cấu.

• Cơ cấu theo địa dư: các hoạt động trong một khu

vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho

một nhà quản lý

v1.0

MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

v1.0

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH

NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG

v1.0

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI

v1.0

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/

KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Ưu điểm:

1) Tập trung sự chꢀ ý vào những sản phẩm,

khách hàng hoặc lꢁnh thổ đặc biệt;

2) Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì

mục tiêu cuối cꢂng có hiệu quả hơn;

3) Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ

quan tâm;

̃ được

4) Có được thông tin tốt hơn về thị trường và

khách hàng sẽ được quan tâm hơn;

5) Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các

địa phương khác nhau;

6) Việc quy định trách nhiệm giải trình đối với

kết quả cuối cꢂng khá dễ dàng;

7) Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp

cao và tạo khả năng phát triển các nhà

̉

quản chung.

v1.0

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/

KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Nhược điểm:

1) Công việc có thể bị trꢂng lắp;

2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến;

̉

3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên

toàn tổ chức;

4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;

5) Khó thực hiện các dịch vụ hꢃ trợ tập trung;

6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm

soát của cấp quản lý cao nhất.

v1.0

20

Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức - Phan Kim Chiến