Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Mới nhất)

KỶ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

1. Khái niệm nhóm

2. Phân loại

3. Các giai đoan hình thành nhóm.

4. Các vị trí trong nhóm

1. Khái niệm nhóm

▪ Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng

hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng

tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm

đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn

toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động

qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên

trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong

nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển

được. Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể

được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng

cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.

▪ Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh

thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết

chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong

một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện

bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết).

2. Phân loại

2.1 Các nhóm chính thức

▪ Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ

chức. Chúng thường cố định, thực hiện công

việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng.

Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để

giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.

▪ Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo

chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm

đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm

chức năng chính thức thường đưa ra những ý

kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của

họ.

2.2 Các nhóm không chính thức

▪ Những nhóm người nhóm lại với nhau thất

thường để làm việc theo vụ việc có tính chất

đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

✓ các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

✓ các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay

cần dàn xếp từng vụ việc,

✓ các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho

những đề án cần nhiều sáng tạo,

✓ những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết

gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian

ngắn

2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính

thức

▪ Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về

khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc

của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện

các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được

trên cơ sở thông lệ.

▪ Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những

quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp

có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy

trình lý nghiêm ngặt hơn.

▪ Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính

thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành

quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

3. Các giai đoạn hình thành và phát triển

▪ Hình thành

▪ Xung đột

▪ giai đoạn bình thường hóa

▪ giai đoạn hoạt động trôi chảy

3.1 Hình thành

▪ Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi

người đều rất giữ gìn và rụt rè.

▪ Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực

tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là

tiêu cực.

▪ Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi

những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

▪ Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém

quan trọng và lo âu quá.

▪ Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi

trội lên như một người lãnh đạo.

3.2 Xung đột

▪ Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái

được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai

chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.

▪ Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai

lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói

chuyện cởi mở.

▪ Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực

đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn

xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời

mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

3.3 Giai đoạn bình thường hóa

▪ Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này,

nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác

cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.

▪ Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên

bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm

của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở

bên với toàn bộ nhóm.

▪ Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng

nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình

thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

▪ Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

▪ Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn

định trong một hệ thống cho phép trao đổi

những quan điểm tự do và thoải mái và có sự

hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành

viên và với các quyết định của nhóm.

II/ QUY CHẾ TỔ CHỨC NHÓM

1. Người lãnh đạo nhóm

2. Người góp ý

3. Người bổ sung

4. Người giao dịch

5. Người điều phối

6. Người tham gia ý kiến

7. Người giám sát

4.1 Người lãnh đạo nhóm

▪ Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới

và nâng cao tinh thần làm việc

▪ Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng

lực và cá tính của các thành viên trong nhóm.

▪ Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

▪ Có khả năng thông tri hai chiều.

▪ Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan

trong nhóm.

4.2 Người góp ý

▪ Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu

quả lâu dài của nhóm.

▪ Không bao giờ thoả mãn với phương sách

kém hiệu quả.

▪ Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy

được các mặt yếu trong đó.

▪ Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

▪ Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

4.3 Người bổ sung

▪ Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

▪ Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

▪ Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm

việc nhằm tránh chúng đi.

▪ Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

▪ Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

4.4 Người giao dịch

▪ Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho

nhóm

▪ Người có ngoại giao và phán đoán đúng các

nhu cầu của người khác.

▪ Gây được sự an tâm và am hiểu.

▪ Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của

nhóm.

▪ Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.

4.5 Người điều phối

▪ Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc

chung với nhau theo phương án liên kết

▪ Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới

nội bộ.

▪ Cảm nhận được những ưu tiên.

▪ Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.

▪ Có tài giải quyết những rắc rối.

4.6 Người tham gia ý kiến

▪ Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực

đổi mới của toàn nhóm

▪ Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú

vị.

▪ Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những

người khác.

▪ Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân

đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.

4.7 Người giám sát

▪ Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu

chuẩn cao

▪ Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.

▪ Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.

▪ Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.

▪ Không chần chừ đưa vấn đề ra.

▪ Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.

III/CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM