Tài liệu Kỹ năng làm việc nhóm - Trần Minh Hải
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
DỰ ÁN P.H.E
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
(Tài liệu phục vụ chuyên đề rèn luyện kỹ năng sống
cho sinh viên thiệt thòi trường ĐHAG)
Biên soạn: Th.S. Trần Minh Hải
Tháng 01/ 2007
1
MỤC LỤC
BÀI 1: KHÁI NIỆM NHÓM?.....................................................................................................3
BÀI 2: TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHÓM?............................................................................4
BÀI 3: TÌM HIỂU NHAU - CHẤP NHẬN NHAU ...................................................................7
BÀI 4: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU NGƯỜI KHÁC NHAU VỀ TUỔI, GIỚI
TÍNH, VĂN HOÁ, NGHỀ NGHIỆP…. ...................................................................................12
BÀI 5: KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM
...................................................................................................................................................14
BÀI 6: QUẢN LÝ CÁ NHÂN ĐỂ HOÀ NHẬP NHÓM.........................................................18
BÀI 7: CHUẨN BỊ GÌ CHO BUỔI HỌP NHÓM VÀ TIẾN TRÌNH CỦA BUỔI HỌP NHÓM
...................................................................................................................................................18
BÀI 8: KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM ............................................................21
BÀI 9: KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN ...................................24
BÀI 10: MẪU THUẪN/XUNG ĐỘT VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN/XUNG ĐỘT
TRONG NHÓM........................................................................................................................27
BÀI 11: RA QUYẾT ĐỊNH VÀ CÁC KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM ......29
BÀI 12: KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH/ĐÓNG GÓP Ý KIẾN HAY KỸ NĂNG ĐƯA
VÀ NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI......................................................................................30
BÀI 13: CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM...............................................................................33
2
BÀI 1: KHÁI NIỆM NHÓM?
- Hiểu nhóm là gì?
Mục
- Vai trò và hiệu quả của làm việc nhóm
Tiêu
Nội
Dung
Chính
1. Định nghĩa:
Nhóm là tập hợp những cá nhân thoả 4 yếu tố sau
- Có từ 2 thành viên trở lên
- Có thời gian làm việc chung nhau nhất định
- Cùng chia sẻ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến các
mục tiêu cả nhóm kỳ vọng.
- Hoạt động theo những quy định chung của nhóm.
Làm việc nhóm
2. Vai trò và hiệu quả của nhóm
- Hoạt động nhóm mang lại những những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể
làm được hay làm được mà hiệu quả không cao.
- Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của
cá nhân, xã hội để đạt/hoàn thành được các kết quả/mục tiêu cao hơn. Đồng thời
kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm
- Việc hợp tác của một nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty, hay xã
3
hội tạo tiền đề để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng. Vì
các nhóm phát triển sau học hỏi những kinh nghiệm từ nhóm ban đầu.
Ghi Chú
- Số thành viên tốt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thông thường là 4- 15
người.
- Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không
có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện công việc.
- Nhóm quá đông sẽ khó đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do
trong nhóm có nhiều người khác nhau có ý kiến, quan điểm khác nhau.
BÀI 2: TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHÓM?
- Hiểu được những lợi ích của nhóm và làm việc nhóm
- Những thuận lợi và khó khăn khi làm việc nhóm
Mục
Tiêu
??
Tại sao phải làm việc nhóm
1. Lợi ích của nhóm
Nội
Dung
Chính
- Tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập
thể
- Ảnh hưởng của nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng
4
tốt
- Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng/toàn diện hơn, do có nhiều thành viên
khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác.
- Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khắc phục những khó
khăn đang gặp phải.
1.1 Tình huống
Một nhóm 7 người đứng xếp hàng gần nhau, cùng quay mặt về một phía, tay
người này choàng qua vai người kia.
- Lần 1: Nhóm cử ra 1 người nhóm trưởng để hô khẩu lệnh “ bước lên trước 1
bước”, và tất cả các nhóm viên nghe và làm theo mệnh lệnh của nhóm trưởng. Kết
quả: Cả hàng tiến về trước 1 bước
- Lần 2: nhóm cũng làm như lần 1, nhưng lần này yêu cầu 1 thành viên trong
nhóm “cố tình không bước”, để cho các nhóm viên khác ‘kéo” mình đi theo. Khi
nghe khẩu lệnh “bước lên trên 1 bước” từ nhóm trưởng. Cả nhóm đều bước (trừ 1
thành viên).
Kết quả: Cả nhóm vẫn đi về trước 1 bước, mặc dù có 1 thành viên không bước (bị
các thành viên khác “lôi” đi).
Kết luận:
Lần 1: Nhóm đồng lòng, hiệu quả cao
Lần 2: có 1 người trong 7 người không đồng lòng, cả nhóm vẫn tiến lên được, và
kéo theo thành viên không đồng lòng
- Tập thể sẽ “kéo” được một vài cá nhân yếu, để cùng phát triển và đạt mục tiêu
- Cá nhân phải phục tùng tập thể
2. Những thuận lợi của làm việc nhóm
- Chia sẻ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh
nghiệm xã hội.
- Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân,
giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt các mục tiêu chung của nhóm.
- Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt trong
bối cảnh nhóm do yêu cầu công việc vai trò của thành viên. Sau thời gian tham gia
hoạt động nhóm, từng thành viên cảm thấy họ tự “ lớn lên” ở nhiều mặt, kinh
nghiệm, kiến thức, hay kỹ năng.
5
Ví dụ: Phát biểu trước đám đông không còn run, học được cách quản lý thời gian.
- Trong một nhóm, mỗi thành viên là một người giúp đỡ tiềm năng hay là “một
thiên tài nằm trong lá ủ”. Mỗi người là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động
của nhóm thích hợp với từng cá nhân, sẽ tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt
động, suy nghĩ và làm việc. Kết quả đạt được sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá
nhân.
- Môi trường nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo sự “hưng phấn” trong công
việc và suy nghĩ cho mọi thành viên.
3. Những bất lợi của làm việc nhóm
- Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân như: đóng quỹ, xây dựng nội quy,
trang thiết bị, thời gian làm việc chung…..Nên một số cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng
buộc trong một số hoàn cảnh.
Ví dụ:
+ Họp nhóm lúc 7g30 tối, đúng vào thời điểm bạn muốn xem chương trình thời
sự của đài truyền hình Việt nam, một chương trình mà bạn thích nhất.
+ Phải đóng quỹ hoạt động, tốn tiền.
- Đôi khi cá nhân phải hy sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích cá nhân vì
nhóm. Trong khi thảo luận/ phân chia công việc sẽ có một số cá nhân phải “hy
sinh” một phần cá nhân về lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn để thực hiện các
mục tiêu chung của nhóm.
Ví dụ:
+ Bạn muốn đi ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, nhưng đa phần
các thành viên lại đề nghị đi ăn lẩu hải sản. Bạn phải chấp nhận di ăn lẩu hải sản
mà không được ăn món sở trường là vịt nấu chao.
+ Công ty phân công cả nhóm đi công tác tất cả các huyện trong tỉnh An
Giang bằng xe gắn máy. Không ai chịu đi huyện An Phú, vì phải qua phà và đi xa.
Nhưng bạn bốc thăm trúng huyện An Phú, bạn phải đi huyện An Phú, xa hơn các
bạn khác.
- Một số cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, khi trong nhóm có sự
phân chia bè phái tiêu cực. Trong thực tế, những nhóm quản lý không tốt, sẽ hình
thành các bè phái trong nhóm, nhất là các nhóm làm việc liên quan đến kinh tế,
tiền bạc , hay chức vụ… Khi biểu quyết, ý kiến được chấp thuận cho cả nhóm là ý
6
kiến của nhóm nào có đông thành viên hơn trong bè phái. Nên mặc dù quyết định
đưa ra gọi là quyết định nhóm, nhưng thực chất đó là quyết định của một số đông
người trong nhóm mà thôi.
- Các vấn đề riêng tư cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong nhóm, gây nên những
chuyện không hay trong quan hệ, xử sự lẫn nhau trong nhóm. Do hiểu thông tin
lẫn nhau không rõ, mất cân đối, nên một số thành viên thường tiết lộ một số thông
tin cá nhân không cần thiết cho các nhóm viên, nhưng không ngờ nhóm viên này
lại dùng những thông tin trên vào mục đích không lành mạnh.
- Một số cá nhân sẽ thiệt thòi khi họ “quá hiền” hay khi nhóm trưởng không có sự
quan tâm hết các thành viên hay khi nhóm quá đông thành viên. Trong thực tế, có
những cá nhân do có địa vị xã hội thấp hơn những cá nhân khác, hay do bản tính
hiền, ít nói, hay có tính dễ dàng chấp nhận “ ai sao tôi vậy”…. Họ thường không
dám đưa ra ý kiến hay không đưa ra ý kiến.
Ghi
- Có nhiều dạng nhóm khác nhau.
Chú
- Mỗi nhóm có những thuận lợi và khó khăn riêng.
- Nhóm khác nhau về mục tiêu sẽ có những hoạt động khác nhau.
BÀI 3: TÌM HIỂU NHAU - CHẤP NHẬN NHAU
Mục
- Từng cá nhân hiểu nhau trong nhóm
Tiêu
- Tìm ra được điểm mạnh và yếu của nhau
- Thỏa thuận quy tắc hoạt động
Nội
1. Tìm hiểu nhau
Dung
Chính
Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên trong nhóm tìm những thông tin của tất
cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi nhau trong công việc, tạo sự dễ dàng
trong liên lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Ví dụ: Tìm hiểu về cá tính của thành viên, động cơ hợp tác, nghề nghiệp, kinh
nghiệm bản thân, hôn nhân, tình yêu, tôn giáo, quan niệm, số nhà, số điện thoại,
email….
7
2. Những thông tin cần chú ý khi tìm hiểu nhóm
- Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí, hoạt động chính của nhóm này làm gì
Ví dụ: Nhóm phát triển sản phẩm mới, nhóm nghiên cứu thị trường, nhóm học
tập, nhóm nấu ăn, nhóm du lịch, nhóm sống vui, nhóm Nokia, nhóm @......
- Thành viên của nhóm là ai?: Tìm hiểu các thông tin chung về các thành viên
như: giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính……
- Các quy định, nội quy nhóm: Tìm hiểu các quy định chung của nhóm như: Số
lượng thành viên, nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc đóng góp quỹ, thời gian họp
và làm việc chung.
- Mục tiêu cần đạt được của nhóm: Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì?
để đạt được các mục tiêu đó, đòi hỏi những điều kiện về tài chính, kỹ năng, kinh
nghiệm gì?....
- Các thông tin cá nhân như: ngày sinh nhật, ngày cưới, những ngày quan trọng
trong gia đình, sở thích cá nhân…..
- Quan điểm của nhóm là gì?
- Phương thức hoạt động của nhóm cơ cấu, vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ bên
trong và bên ngoài nhóm, các hoạt động nào được sử dụng, cách thức tổ chức…
3. Chấp nhận nhau
- Mỗi cá nhân điều có mặt mạnh/yếu, hay/dở khác nhau. Nên chúng ta không nên
cầu toàn mà phải chấp nhận nhau. Đừng quá quan tâm đến cá tính của người khác,
chỉ nên quan tâm đến mục tiêu hoạt động của nhóm
8
- Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc. Không
nên nhìn vào các khuyết điểm và hạn chế về một cá nhân trong nhóm mà quên đi
mục tiêu chung của nhóm.
- Nên quan tâm vào mục tiêu chinh khi tham gia nhóm là gì. Không nên quá quan
tâm về tín ngưỡng, tôn giáo, quan niệm, hay lòng tin của một cá nhân trong nhóm.
4. Các giai đoạn phát triển của nhóm :
Trong quá trình phát triển của mỗi nhóm thường có 5giai đoạn
4.1 Giai đoạn thành lập : Giai đoạn tìm hiểu, thăm dò nhau.
- Giai đoạn này mọi thành viên trong nhóm điều mới biết nhau hay mới làm việc
chung với nhau. Những thông tin mà người này biết về người kia thường không
đầy đủ, đang trong quá trình cập nhật.
- Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm thăm dò nhau, đánh giá khả năng
của nhau. Các thành viên thường tìm thông tin của các cá nhân khác và so sánh
với chính bản thân mình, từ đó tìm ra các phương thức hoạt động cụ thể.
Chú ý: đây cũng là giai đoạn các thành viên cần được sự giải thích rõ ràng về các
quy định, nội quy nhóm và các tình hình khác trong nhóm.
4.2 Giai đoạn “bão táp”: Giai đoạn cạnh tranh, xác định vị trí của từng cá nhân
trong nhóm.
9
(Photo: CEFE)
- Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm tìm mọi cách để thể hiện khả năng
tốt nhất, nổi trội nhất của mình với các thành viên.
- Đây là giai đoạn dễ phát sinh bè phái, những nhóm nhỏ trong nhóm hay một số
cá nhân sử dụng “nhiều cách thức” khác nhau để đạt được các ý đồ, mục đích mà
từng cá nhân mong muốn.
- Nếu sự cạnh tranh này mang tính chuyên môn thì nhóm sẽ phát triển tốt, vì sau
sự cạnh tranh, nhóm sẽ phân công được các thành viên “đúng người, đúng việc”.
Ví dụ: có 2 người đều muốn dạy môn “kỹ năng giao tiếp” cả hai người đều trình
bày các ý tưởng đề cương giảng dạy cho các thành viên khác đánh giá, cuối cùng
cả nhóm sẽ chọn được người nào tốt hơn để dạy môn kỹ năng giao tiếp.
- Nếu sự cạnh tranh mang tính cá nhân, không lành mạnh, trong nhóm sẽ xuất hiện
mâu thuẫn, gây nên những tư tưởng bất mãn trong nhóm.
Ví dụ: Nhóm được thưởng 1 suất đi du lịch Thailand trong 3 ngày. Một số cá nhân
bắt đầu mang quà cáp, hay tìm cách tiếp cận nhóm trưởng để xin được nhận suất
du lịch, trong khi suất du lịch đó đáng lẽ dành cho 1 cá nhân khác xuất sắc hơn.
4.3 Giai đoạn ổn định: Giai đoạn chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường
thay đổi.
- Các thành viên tìm hiểu nhau ở mức độ sâu hơn, hiểu nhau về cá tính và khả
10
năng.
- Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhóm bằng
những khả năng, kỹ năng, hay kinh nghiệm nhằm mục đích đóng góp cho sự phát
triển chung của nhóm.
- Cá nhân yếu, sẽ tự rút lui trong các cuộc tranh chấp khẳng định vị thế, họ tự tìm
cho mình một hướng đi mới, một lĩnh vực mới trong nhóm.
- Giai đoạn này nhóm đôi khi phải thay đổi các phương pháp để đạt mục tiêu cho
phù hợp với tình hình mới, vì có nhiều thành viên mới thể hiện những khả năng
mới và cách làm hay giúp cả nhóm đạt được mục tiêu dễ hơn những phương pháp
trước đây.
4.4.Giai đoạn trưởng thành: Giai đoạn chia sẻ lãnh đạo và trách nhiệm.
- Từng cá nhân trong nhóm có “chỗ đứng” thích hợp. Hiểu nhau sâu sắc hơn, quen
dần với công việc, sự phối hợp nhau nhịp nhàng hơn, nên kết quả công việc được
giải quyết nhanh, gọn, hiệu quả cao.
- Có sự hình thành thứ bậc, ngôi vị trong nhóm.
- Các thành viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới từ thực tiễn công việc hay
từ kinh nghiệm của các thành viên.
4.5 Giai đoạn kết thúc : Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt.
- Cả nhóm cùng vượt qua các khó khăn để đạt các mục tiêu đề ra.
Ví dụ: Hoàn thành xong chiến lược tiếp thị khô cá tra phồng tại các nhà hàng trên
địa bàn thành phố Long Xuyên.
- Cả nhóm cùng nhau nhìn lại các hoạt động trong thời gian qua, tự mỗi cá nhân
rút ra cho mình một bài học kinh nghiệm mới.
Ghi
Chú
.* Dùng trò chơi quá khứ - hiện tại để minh hoạ
11
BÀI 4: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU NGƯỜI KHÁC NHAU VỀ TUỔI,
GIỚI TÍNH, VĂN HOÁ, NGHỀ NGHIỆP….
Mục
Tiêu
Nội
Dung
Chính
1. Lý thuyết JOHARI trong hoạt động nhóm hay cửa sổ JOHARI
Cửa sổ JOHARI được đặt tên bởi 2 nhà phát minh JOSHEPH LUFT và HARRY
INGHAM. Họ đã nghiên cứu và kết luận rằng: mỗi cá nhân, mỗi con người được
chia thành 4 vùng hay còn gọi là 4 cửa sổ
-
-
-
-
Vùng chung hay vùng mở
Vùng mật hay vùng kín
Vùng mù hay vùng ngạt
Vùng tối hay vùng tương lai
Bạn Có Thể Nhận
Bạn Không Thể
Nhận Biết
Biết
Người Khác Có Thể
Nhận Biết
VÙNG MÙ
VÙNG CHUNG
Người Khác Không VÙNG MẬT
Thể Nhận Biết
VÙNG TỐI
1.1 Vùng chung
Vùng chung hay còn gọi là vùng mở, vùng công khai. Đây là vùng quen thuộc đối
với bạn và với những người khác. Các cách ứng xử được bộc lộ trong vùng này là
những gì mà bản thân bạn và những người xung quanh bạn điều quen thuộc và biết
đến.
Ví dụ: Tôi biết bạn là nữ, hay thích mặc áo màu hồng, thích đi uống café một mình..
1.2 Vùng mật: Hay còn gọi là vùng kín. Vùng này là nơi người ta giữ những điều bí
mật về bản thân mình mà người khác không thể biết được.
Ví dụ: bạn không hề tiết lộ bạn đã yêu mấy lần trước khi có gia đình.
1.3 Vùng mù: Hay còn gọi là vùng ngạt. Đây là vùng về bản thân mình mà chính
12
mình lại không hề biết. Vùng này vẫn còn khó thấy đối với bạn vì những người thấy
được vùng này muốn nói cho bạn biết nhưng lại sợ bạn mất lòng.
Ví dụ: Bạn nói chuyện không lịch sự, bạn cáu gắt lúc căng thẳng, bạn hay nói xấu
một người khác với một người thứ ba…
1.4 Vùng tối: Đây là vùng trong đó bản thân bạn và những người xung quanh điều
không nhận biết được nhưng trong vùng này có nhiều khả năng và năng khiếu chưa
được biết đến hoặc chưa được phát hiện. Nhiều người thích gọi vùng này là vùng
tương lai.
2. ý nghĩa
2.1. Khi mới tham gia nhóm, bạn cũng như những thành viên khác sẽ có 4 vùng
giống như sơ đồ trên. Tuy nhiên, phạm vi của các vùng này sẽ bị thay đổi bạn thể
hiện các khả năng cởi mở, bộc lộ những thông tin về vùng mật của mình. Tương tự,
khi nhận được các thông tin phản hồi từ người khác. Vùng mù sẽ giảm và vùng mở
sẽ tăng trong bạn.. Qua thời gian, bạn và các thành viên trong nhóm sẽ có nhiều
thông tin nhau hơn. Lúc này vùng mù và vùng tối sẽ giảm và vùng mở sẽ tăng lên.
Đây là giai đoạn mà mỗi cá nhân tham gia nhóm phải rèn luyện để đạt được.
2.2. Cố gắng khai thác và mở rộng thông tin của vùng Mù, Vùng Tối và Vùng Mật.
Dùng các kỹ năng cá nhân để khai thác, tìm hiểu thông tin của 3 vùng trên, bạn sẽ
hiểu nhiều hơn về các bạn trong nhóm, và hiểu chính bản thân bạn, từ đó mình hình
thành nên cách quan hệ đối xử với những thành viên khác trong nhóm.
3. Những kỹ năng khác
- Không phản ứng quá nhanh, hãy dành thời gian để tìm hiểu nhóm sau đó đề ra cách
ứng xử.
- Một số người lớn tuổi vẫn còn quan điểm “người nhỏ tuổi phải lắng nghe người lớn
tuổi hơn”. Đối với những trường hợp này, bạn phải khéo léo để làm việc và hợp tác.
- Chỉ tập trung vào thảo luận những chủ đề mà nhóm đưa ra, tránh tranh luận các
quan điểm về tôn giáo, tín ngưỡng.
- Hiểu rõ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của từng người và tận dụng các khả
năng, kỹ năng đó trong nhóm. Tránh hỏi vào những lĩnh vực mà người khác không
có chuyên môn.
13
BÀI 5: KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM VÀ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM
Mục
- Các bước cần chú ý khi xây dựng nhóm
Tiêu
- Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm
Nội
1. Thành lập và xây dựng nhóm
Dung
Chính
Nếu tất cả các thành viên trong nhóm có cùng 1 mục tiêu hợp tác thì mức độ thành
công, mức độ giải quyết công việc của nhóm sẽ đạt kết quả cao. Vì vậy bước ban
đầu xây dựng nhóm rất quan trọng.
4 bước cần chú ý khi thành lập và xây dựng nhóm
1.1 Xác định nhu cầu/động lực làm việc nhóm
Thông thường khi đề xuất thành lập nhóm, sẽ có nhiều người muốn tham gia. Tuy
nhiên khi xem xét lại các tiêu chí hoạt động mà nhóm đưa ra, một số cá nhân sẽ
không “đạt chuẩn” tham gia. Chúng ta nên loại trừ những thành viên này ra khỏi
nhóm từ ban đầu, để đảm bảo cho sự hoạt động tốt của nhóm sau này.
- Tự đánh giá bản thân xem có thỏa các mục đích/tiêu chí/quy định hoạt động của
nhóm hay không. Nếu bản thân ta có cùng mục tiêu, sở thích như trên thì tham gia
nhóm sẽ giúp bản thân và nhóm cùng phát triển.
- Đối với nhóm viên:
+ Xác định động cơ tham gia vào nhóm của từng nhóm viên là gì? Họ có tìm
hiểu các nội quy/yêu cầu/tiêu chí của nhóm hay không? Họ tham gia nhóm vì bị bắt
buộc hay xuất phát từ động cơ cùng hợp tác và phát triển.
+ Xác định mục đích chính khi tham gia nhóm của từng nhóm viên:
1.2 Lựa chọn những cá nhân có tiềm năng hợp tác và có nhu cầu hợp tác thật
sự:
- Giải thích rõ mục tiêu, quy định, nội dung, phương hướng hoạt động… của nhóm
cho từng thành viên, để nhóm có tiêu chí lựa chọn đúng người nhằm đảm bảo chất
lượng hoạt động cho nhóm.
- Nêu rõ các qui định chung của nhóm như: số lượng người tham gia, các đóng góp
khi tham gia, các đòi hỏi về kỹ năng, khả năng khi tham gia….
- Tiếp xúc từng cá nhân để nắm thêm các thông tin mới
- Tiến hành sàng lọc danh sách các cá nhân chuẩn bị thành lập nhóm
1.3 Chuẩn bị thành lập nhóm
14
Đây là bước quan trong quyết định đến hiệu quả hoạt động của nhóm, nếu chuẩn bị
tốt, chúng ta sẽ chọn ra các thành viên đúng theo yêu cầu chung của nhóm và chuẩn
bị các công việc cụ thể cho ngày ra mắt nhóm.
Các công việc cần làm
- Tổ chức buổi gặp gỡ chung tất cả các thành viên nhằm mục đích
+ Thông báo nội dung và mục đích của buổi họp, đưa ra các công việc cần giải
quyết trong buổi họp này.
+ Thảo luận và giải thích những vấn đề chưa rõ cho các thành viên
+ Điều chỉnh các nội quy, quy định, mục tiêu hay kế hoạch hoạt động cho phù
hợp với nhiều thành viên.
Ví dụ: chúng ta có thể điều chỉnh thời gian và địa điểm họp, thêm hoặc bớt một số
nội dung trong bản điều lệ, nội quy hay phương hướng hoạt động
+ Đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhóm trưởng, các chức danh khác ( thư kí,
thủ quỹ…) và nhiệm vụ của họ
+ Thảo luận các nghi thức hay công việc của buổi thành lập nhóm
+ Làm các báo cáo cho người/cơ quan có thẩm quyền
1.4 Thành lập nhóm
Ngày thành lập nhóm được coi là ngày khai sinh và cũng là ngày sinh nhật của
nhóm. Bắt đầu từ ngày thành lập, từng nhóm viên phải tham gia nhóm theo đúng các
nội quy và quy định chung của nhóm để cả nhóm cùng nhau phát triển và đạt được
các mục tiêu nhóm đề ra.
Các công việc cần làm
- Mời một vài cá nhân ngoài nhóm (bạn cùng cơ quan, lãnh đạo, chính quyền địa
phương….) tham gia với tư cách là nhân chứng, hay người chứng giám cho sự ra đời
của nhóm
- Thông qua các điều lệ, nội quy, yêu cầu, nhiệm vụ của nhóm
- Thông báo các chức danh ( nhóm trưởng, thư kí, thủ quỹ…)
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của nhóm. Mỗi yếu tố điều có
một vai trò nhà quan trọng nhất định, tuỳ theo tình huống, tình hình nhóm mà chúng
ta sử dụng các công cụ sau
2.1 Xây dựng nội quy nhóm
Nội quy hoạt động của 1 nhóm bao gồm các nội dung sau
15
- Thời gian bắt đầu và kết thúc của buổi họp
- Địa điểm họp
- Quy luật nói và nghe
- Quy định về phát biểu và đóng góp ý kiến
+ Ví dụ: mỗi người phát biểu tối đa 5 phút, phát biểu vắn tắt…..
+ Ví dụ: đóng góp ý kiến không mang tính soi mói các khuyết điểm cá nhân của
người khác, đóng góp với thái độ hoà nhã, thân thiện…
- Quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của các chức danh trong nhóm
Bảng nội quy của nhóm nuôi ếch Xã Bình Phú
Photo: Trần Minh Hải
- Các quy định thưởng/phạt, khen thưởng/kỷ luật trong nhóm.
2.2 Vai trò và khả năng của nhóm trưởng
Nếu nhóm trưởng có các kỹ năng sau, thì hiệu quả hoạt động của nhóm sẽ cao
- Khuyến khích sự bộc lộ tự do và có ý nghĩa của nhóm viên
- Giúp nhóm giải quyết mâu thuẫn
- Giúp nhóm ra những quyết định phục vụ cho mục tiêu chung
- Giúp nhóm tham gia mạnh vào các hoạt động chung
- Duy trì khuyến khích sự thảo luận vào trọng tâm của các mục tiêu
- Giúp nhóm lường trước hậu quả của các lựa chọn khác nhau.
16
- Đối xử công bằng với các thành viên
2.3 Sự tham gia tích cực của nhóm viên
“ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” (Ca dao)
Câu ca dao nói lên sức mạnh của tập thể khi có sự kết của từng cá nhân riêng lẻ. Nếu
từng cá nhân tham gia tích cực vào các hoạt động và công việc của nhóm thì hiệu
quả hoạt động của nhóm càng cao.
2.4 Sự quan tâm giúp đỡ của các tác nhân bên ngoài
Chính quyền địa phương, lãnh đạo công ty, hay 1 tổ chức bên ngoài địa phương
quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo, động viên, hiệu quả hoạt động nhóm sẽ cao.
2.5 Hiệu quả hoạt động của nhóm còn phụ thuộc vào 3 yếu tố: Nội dung hoạt động
của nhóm, phương pháp thực hiện và vai trò của người chủ toạ.
Phương pháp
tiến hành
chủ toạ
Nội Dung
17
BÀI 6: QUẢN LÝ CÁ NHÂN ĐỂ HOÀ NHẬP NHÓM
Mục
Tiêu
Nội
1. Quản lý thời gian
Đến đúng giờ hẹn trong các buổi làm việc nhóm. Đến đúng giờ hẹn sẽ làm cho mọi
thành viên trong nhóm đảm bảo được kế hoạch hoạt động của nhóm.
- Có nhiều cách để làm cho bạn “ đúng giờ” như: đặt đồng hồ báo thức, đi sớm hơn
giờ hẹn 5 phút, vặn đồng hồ cá nhân sớm hơn 5 phút….
Dung
Chính
2. Quản lý cá tính
- Một số cá tính của bạn sẽ ảnh hưởng không tốt đến đến các thành viên khác như:
căng thẳng lúc áp lực công việc cao, hay cao gắt, nói chuyện lớn tiếng, không quan
tâm đến người khác, thường nói về một người khác với người thứ 3….. Bạn nên
nhận ra các cá tính của mình và biết tự kiềm chế đúng lúc.
BÀI 7: CHUẨN BỊ GÌ CHO BUỔI HỌP NHÓM VÀ TIẾN TRÌNH CỦA BUỔI HỌP
NHÓM
Mục
Tiêu
- Hiểu các công việc cần chuẩn bị cho buổi họp nhóm
- Hiểu trình tự của buổi họp nhóm
- Hiểu được vai trò và trách nhiệm của người chủ toạ/điều phối/người điều khiển
buổi họp
- Vai trò của người tham gia
Nội
1. Xác định mục đích của buổi họp
Dung
Chính
- Xác định rõ mục đích của buổi họp và các mục tiêu cần giải quyết trong buổi họp.
Sau đó thông báo các nội dung cần giải quyết trong buổi họp cho từng thành viên.
- Sau khi nắm được nội dung của buổi họp, từng thành viên chuẩn bị các ý kiến và
nội dung liên quan đến công việc của mình để cùng tham gia thảo luận khi họp
nhóm.
2. Ấn định thời gian họp (lịch họp nhóm)
- Ấn định thời gian họp sẽ tạo nên phong cách làm việc đúng giờ cho mọi thành
viên, các thành viên chủ động trong việc sắp xếp thời khoá biểu làm việc của họ.
- Mỗi cá nhân tôn trọng thời gian của người khác bằng cách đến họp đúng giờ,
không nên có ý nghĩ mình là “nhân vật chính, nhân vật quan trọng” nên được quyền
đến sau.
- Mọi người sẽ có cảm giác khó chịu, hay không hài lòng khi cả nhóm phải chờ một
vài cá nhân đi trễ
- Kinh nghiệm để giúp các thành viên đi đúng giờ:
+ Qui định giờ hợp với biên độ + hoặc trừ 5 phút. Có nghĩa là đến họp nhóm
18
sớm hơn hoặc trễ hơn 5 phút so với giờ quy định. Quá thời gian quy định, coi như
vắng mặt.
+ Quy định thời gian họp nhóm dễ nhớ bằng cách chọn ngày cố định theo một
quy luật mà cả nhóm cùng biết
Ví dụ:
i) Họp nhóm vào lúc 6g chiều ngày thứ 6 của tuần thứ 4 hàng tháng
ii) Họp nhóm vào lúc 6g ngày 30 tây hàng tháng….
3. Chuẩn bị lịch làm việc hay nội dung làm việc ( Agenda)
- Agenda là một bảng tóm tắt các công việc hay thời khoá biểu của buổi họp nhóm
mà nhóm cần tuân thủ để đạt được mục tiêu của nhóm.
- Agenda giúp cho nhóm viên và người điều khiển chương trình chủ động trong cuộc
hợp vì biết mình đã xong và chưa xong phần nội dung nào
- Agenda thường đặt ở nơi dễ thấy, cho các thành viên trong nhóm điều có thể nhận
thấy
Ví dụ: Agenda/lịch làm việc cho buổi họp nhóm xây dựng thương hiệu nông sản An
Giang
Buổi họp nhóm xây dựng thương hiệu nông sản
LICH LÀM VIỆC
8:00 – 8:20
8:20 – 9:00
Giới thiệu nội dung và cách làm việc
báo cáo tình hình thương hiệu nông sản
An Giang
9:00 – 9:15
Giải lao
9:15 – 10:00
10:00 – 10:30
10:30 – 10:45
Thảo luận kế hoạch xây dựng thương hiệu
Tóm tắt kết quả thảo luận
Chụp hình lưu niệm
-----*-----
4. Vai trò và trách nhiệm của người chủ toạ/điều phối/người điều khiển buổi
họp ( gọi chung là chủ toạ)
“Chủ toạ là người điều phối, hướng dẫn các nhóm viên hoạt động trong suốt buổi
họp nhằm đạt hiệu quả cao nhất các mục tiêu của nhóm đề ra”.
5. Các kỹ năng khi làm chủ toạ (facilitator)
+ Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họp
+ Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề theo thời gian cho phép
nhất định.
19
+ Duy trì sự thảo luận sâu, có trọng tâm của các thành viên
+ Giúp nhóm ra các quyết định bằng cách đưa ra các phương pháp lựa chọn ý kiến
như: biểu quyết, thống kế, bỏ phiếu…
+ Có kỹ năng quan sát những người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ,
phát hiện những biểu hiện khác thường của cả nhóm để có quản ứng điều chỉnh kịp
thời.
+ Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận để giải quyết vấn đề. Cố gắng tìm
cách lịch sự để hạn chế một số cá nhân nói nhiều, nói dài. Đồng thời cũng động viên
các cá nhân ít nói hay chưa có cơ hội nói.
+ Tóm tắt lại các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên.
6. Hướng dẫn tổ chức buổi họp nhóm
6.1 Trước khi họp
- Thông báo rõ ràng mục tiêu họp, địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự.
- Chuẩn bị các công cụ, phương tiện phục vụ cho buổi họp.
Ví dụ như: Hệ thống âm thanh, máy chiếu, giấy……
6.2 Trong khi họp
- Điểm danh lại thành phần tham dự
- Giới thiệu mục tiêu của buổi họp, các nội dung cần trao đổi và kết quả mong muốn
đạt được.
- Chọn chủ toạ ( người điều khiển buổi họp), thư kí….
- Đưa ra các quy định làm việc trong buổi họp
- Tiến hành thảo luận các nội dung đã đặt ra
- Tóm tắt lại những nội dung đã được thảo luận
- Đánh giá buổi họp và kết thúc
20
Tải về để xem bản đầy đủ
34 trang
31281
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Kỹ năng làm việc nhóm - Trần Minh Hải", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_ky_nang_lam_viec_nhom_tran_minh_hai.pdf
